Outsourcade redovisningstjänster. Redovisningsoutsourcing - att vara eller inte vara? Antal stamkunder

Accounting outsourcing - förmågan att organisera finansiell verksamhet företag mest effektivt, utan att överbetala personalen hos ordinarie anställda, vars arbetsproduktivitet inte alltid är hög. Om marknadens särdrag Finansiella tjänster i Ryssland berättade chefen för B-Consulting-projektet Maya Zinovieva om funktionerna i affärsutveckling, ledningssystemet och nyanserna av att arbeta med kunder hos outsourcingföretaget Zhazde.

Starta investeringar och utvecklingsdynamik

Idén att skapa ett företag kom till Maya redan på 90-talet, när hon började arbeta inom redovisningsområdet. 1991, efter en specialiserad tremånaderskurs, tog den framtida chefen för B-Consulting-projektet tjänsten som chefsrevisor i ett litet företag. Under mina studier blev det tydligt att redovisning kan vara en mycket intressant verksamhet och det är värt att göra det vidare.

Karriären började med en mycket intensiv yrkesverksamhet. Efter 6 månaders arbete hittade hon ett annat jobb och i slutet av sitt första år som revisor gav hon sina tjänster till 5 olika företag. Allt detta motsvarade dock inte riktigt intressen och prioriteringar hos en ung ambitiös kvinna - hon strävade efter att implementera nya idéer och projekt.

På den tiden var tanken att skapa ett redovisningsföretag, arbeta samtidigt för flera organisationer och vara oberoende företag. Med erfarenhet kom en strategisk vision om affärsutveckling - möjligheterna att fördela ansvaret för framtida anställda och organisera arbetet i företaget övervägdes. Så idén tog gradvis form i en specifik affärsplan.

På den tiden fanns dock ingen möjlighet att öppna ett eget företag. I olika skeden av hennes liv hade den framtida entreprenören positionerna som ekonomichef och finanschef i ett livsmedelsföretag. År 2000 sammanföll äntligen möjligheterna och önskemålen och ett eget redovisningsbolag skapades.

Serviceverksamheten är alltså inte kapitalintensiv startkapital var lite över 50 tusen rubel. Även på den tiden var detta belopp ganska överkomligt. Men nog länge sedan företagets vinster måste investeras i utveckling - förvärv av program, informationssystem, säkerhetssystem, dator- och serverteknik.

Maya Zinovieva: "De första kunderna var mycket dåligt insatta i principerna för att attrahera ett outsourcingföretag, många saker måste klargöras punkt för punkt, något måste korrigeras i processen. Men affärer är affärer – om du vill vara effektiv måste du lära dig och lära andra. Först jobbade jag som individuell entreprenör, då blev det möjligt att designa juridisk enhet. Min bror Dmitry arbetade med mig i projektet. Så här framstod Bi-Consulting LLC - vårt gemensamma idébarn, ett familjeföretag, kan man säga.

Vid den tiden visste ingen hur man driver ett outsourcingföretag, i själva verket skapade Maya sitt eget tjänsteleveranssystem genom försök och misstag. Och ingen är immun från misstag i början av resan.

Maya Zinovieva: "Det var en eller annan situation med kunden - och detta återspeglades i nästa kontrakt, i interna regler för personalen. Så under flera år ändrade vart och ett av våra misstag i kommunikationen med kunder och i arbetet kontraktet. Som ett resultat av detta har vi skapat ett 22-sidigt avtal som svarar på nästan alla möjliga frågor från kunden. Dokumentet har inte ändrats under de senaste 4 åren.

Lönsamhet och ekonomisk effektivitet

Om redär korrekt byggd kan återbetalningen nås ganska snabbt: på cirka sex månader. Återbetalningstiden för sådana projekt är till och med kortare än i andra typer av affärer, eftersom arbetet med kunder har en regelbunden basis. Till exempel har många kunder arbetat med Bi-Consulting i mer än 15 år, nästan från öppningsögonblicket.

Maya Zinovieva: "I början av resan visste vi inte mycket, vi gjorde misstag. Inte i redovisningen i sig, utan i relationerna med kunder - de kunde inte snabbt svara på förfrågningar, var inte överens, så att säga, "på stranden" om många detaljer i arbetet. Som ett resultat förlorade de sådana kunder, och därav vinsten. År 2005 lyckades vi bilda en publik stamkunder, vilket gav lönsam oavbruten drift utan förseningar lön, utan skulder till leverantörer och med en stabil vinst."

Nu har företaget "B-Consulting" 140 stamkunder. Under rapporteringsperioder finns det även de som endast ansöker om rapportering eller andra engångstjänster. Den genomsnittliga checken är 7-8 tusen rubel.

Teambuilding

Specialister som arbetar i företaget "B-Consulting" - en värdefull tillgång av professionell kunskap och erfarenhet. men företagspolicy Företaget är fokuserat på teambuilding. Endast i den kan man uppnå vad en enda specialist aldrig kan uppnå. Detta är den kombinerade kunskapen och stödet för varandra, och den gemensamma lösningen av komplexa problem. Och, naturligtvis, en mycket viktig faktor är chefens aktivitet som chef och en sorts axel kring vilken företagsstrukturen är uppbyggd.

Maya Zinovieva: "I början var jag den enda specialisten. Hon ledde själv de första företagen. Hon anställde bara assistenter som i bästa fall kunde lägga in handlingar i programmet. Och för det mesta behövdes de bara för att gå till skattemyndigheterna, bankerna, hämta och bära dokument. Nu är dessa rutiner digitaliserade, vi ser nästan aldrig klienter, även om de inte är långt borta. Kund-bank, operatörer elektronisk rapportering, skanningar, molnprogram - vi kunde bara drömma om detta i början av verksamheten.”

Gradvis ökade antalet kunder, företaget började rekrytera redan kvalificerade revisorer. Men att ta färdiga specialister visade sig vara en dålig idé.

Maya Zinovieva: ”Det finns många ambitioner, stora krav, och arbetet lämnar mycket övrigt att önska. Jag föredrar att lära ut chefsrevisorns arbete till tjejer som kom till oss efter högskolor eller institut utan arbetslivserfarenhet. Från dem visade sig de bästa specialisterna. De arbetar fortfarande i vårt vänliga team.”

Ledningssystem: metoder, tekniker, tekniker

I processen med ekonomisk tillväxt och strukturering av "B-Consulting"-företaget skapades ett speciellt unikt system med interna regler och standarder, som gör det möjligt att arbeta utan misslyckanden och fel, utan sjukskrivning och semester.

I processen för företagets arbete används alla tillgängliga kommunikationsmedel - e-post, snabbmeddelanden, telefoner - för snabb kommunikation med kunder. Företagets uppgift är att se till att kunden inte känner obehag för att revisorn arbetar på distans.

"B-Consulting" implementerar aktivt alla tillgängliga i modern värld tekniska medel: program och dokument i molnlösningar, distansarbete med banker, automatiserad rapportering.

Industri bokföring har blivit en högteknologisk industri. Och detta kräver förstås kompetens och kunskap inom automation från chefen. Den fortfarande ofta förändrade lagstiftningen tvingar dig att hålla dig à jour - du kan inte missa en månad utan att spåra ändringar i dokument på olika nivåer. Så chefen för ett redovisningsföretag måste helt enkelt vara en revisor och en skattespecialist och en advokat och en programmerare och en IT-specialist och en kunskapsarbetare. Och naturligtvis är valet av speciella tekniker och ledningsmetoder, sökandet efter ditt eget optimala sätt att interagera med ett team av anställda viktigt.

Maya Zinovieva: "Det verkar för mig att jag har ett chip - för att ta hänsyn till varje anställds förmågor och behov. Detta skapar en atmosfär av förtroende i organisationen och möjligheter för varje anställd att förverkliga sig inom företaget. Och, naturligtvis, stöd från kollegor. Det ska vara trevligt och lätt att arbeta, du behöver se resultatet av dina aktiviteter, förstå vad du gör och hur det relaterar till andras arbete. Då ökar effektiviteten.”

Funktioner i den konkurrensutsatta miljön och arbete med kunder

När "B-Consulting" började arbeta som ett företag som tillhandahåller tjänster för redovisningsoutsourcing fanns det praktiskt taget inga konkurrenter på detta område. Och det var en extremt svår uppgift att arbeta i en miljö där det inte finns något utbud, och därför ingen efterfrågan. Nu har marknaden det motsatta problemet - det finns för många företag, och inte alla tillhandahåller kvalitetstjänster. Och som ett resultat av detta skapas ett dåligt rykte för redovisningsoutsourcing i princip. Nu en av huvuduppgifterna marknadsföringsfrämjande- inte för att förklara vad ett redovisningsföretag är, utan för att bevisa att tjänsterna hos "B-Consulting" skiljer sig fundamentalt från resten.

Outsourcing är ett speciellt arbetssystem. Att helt enkelt anställa en chefsrevisor med erfarenhet, att ta med dokument till kontoret för att gå in i databasen betyder inte att tillhandahålla en redovisningstjänst. "B-Consulting"-företagets arbete är att helt ersätta hela affärsprocessen med alla därav följande konsekvenser: ansvar, organisation av distansarbete, beslut svåra situationer från individuellt förhållningssätt men också efterlevnad av lagen. Huvuddragen i företagets arbete är kunskapsförvaltning. För det mest värdefulla är kunskapen hos specialister och kunskap som erhållits som ett resultat av rik erfarenhet av att arbeta med en mängd olika företag.

Specificitet Marknadsvillkor i branschen dikterar behovet av att modernisera och ständigt utvecklas. Samtidigt är huvudfaktorn bildandet av rätt kompetens och ackumuleringen av affärserfarenhet.

Branschen utvecklas långsamt, marknaden är för närvarande bokstavligen översvämmad av små företag som helt enkelt inte kan tillhandahålla en kvalitetstjänst. Dels på grund av begränsade resurser, men mest på grund av bristande förståelse för hur outsourcing i princip ska fungera. Därför dyker det upp ett stort antal kunder som är missnöjda med uppdragsgivarens tjänster och tvingas återgå till inhyrda revisorer som redan blivit föråldrade. Och om stora företag fortfarande har råd att hitta en anständig specialist, för små och medelstora företag är outsourcing den enda civiliserade lösningen för att organisera redovisning.

Men problemen med att utveckla ett redovisningsbolag slutar inte där. Tillsammans med branschsvårigheter och hög konkurrens är en av de viktigaste utvecklingsprioriteringarna att attrahera nya kunder. Detta är problemet med komplexiteten i övergången till outsourcing.

Betygsätt kvaliteten Bokföringstjänster kunden kan bara över tid, eftersom produkten är designad för lång sikt. Dessutom verkar övergången till service i företaget vara en komplicerad procedur för en potentiell kund, även om Bi-Consulting minskade det till några timmar.

En annan nyans av att arbeta med ett outsourcingföretag är att det är ganska svårt för kunder att kontrollera kvaliteten på de tjänster som tas emot i processen för att tillhandahålla dem. Du kan bara fokusera på det slutliga resultatet.

Maya Zinovieva: ”Hur vet du att tjänsten är av dålig kvalitet? Företaget kan få reda på detta efter sex månader eller ett år. Och även då, om de hittar böter eller blockerar kontot. Du kan kontrollera en revisors arbete endast om du förstår det själv. Men om du förstår, varför behöver du då en outsourcing? Så det visar sig att du bara måste lita på orden från chefen för outsourcingföretaget.

Prestationer, resultat, utvecklingsplaner

Företagets främsta prestation är skapandet av ett eget effektivt arbetsorganisationssystem. Under 2005 sysselsatte "B-Consulting" 25 personer. Dessa var revisorer och kurirer och IT-specialister. De betjänade ett 40-tal företag. Nu är det 9 personer i staben inklusive ledningen och 140 företag är i tjänst. "B-Consulting" fungerar utan brådskande arbete och "nattsamlingar", i ett lugnt och regelbundet läge.

Företaget planerar dock inte att sluta där. Det finns planer på att ytterligare utöka verksamhetens geografi. Nu är projektets geografi inte begränsad till Moskva och Tula, där företagets kontor finns. "B-Consulting" arbetar med företag i olika regioner - bland kunderna finns Kaliningrad och Izhevsk och många andra.

Effektivt och bekvämt distansarbete gör att företaget kan arbeta effektivt på alla avstånd - allt arbete sker via Internet. Geografins expansion hindras snarare, psykologisk barriär affärsmännen själva. Det förefaller dem som att ett redovisningsbolag ska ligga inom gångavstånd, vissa är rädda för betydande avstånd.

Krisen bromsade något bolagets ekonomiska utveckling. Några av klienterna har minskat sin verksamhet, några har helt likviderats. Men "in the bottom line" (ankomsten av nya kunder minus dumpningar) varje år skaffar "B-Consulting" nya kunder och ökar omsättningen.

Maya Zinovieva: ”Jag tror faktiskt att vår utveckling är möjlig inte bara genom regional expansion. Även i Moskva arbetar inte alla företag med outsourcing, och ännu mer så får de inte tjänster av så hög kvalitet som vår. Vad gäller inte ryska marknaden– det här är nog inte för oss än. För det första är vi specialiserade på rysk lagstiftning. Så vi är mer benägna att se utländska företag som verkar i Ryssland bland våra kunder än att vi kommer in på marknaderna i andra länder. För det andra, hur patetiskt det än kan låta, är vårt uppdrag att organisera civiliserad redovisning för ryska företag. Jag vill att affärer i Ryssland ska bli ett företag i världsklass.”

"B-Consulting" företag i fakta och siffror

Grundens år

Startkapital

50 tusen rubel.

Återbetalningsperiod

6 månader.

Omsättning hittills

12 miljoner rubel

Lönsamhet

Antal stamkunder

140 företag.

Genomsnittlig kontroll

Den här artikeln är avsedd för de chefer som redan har bestämt sig för att lägga ut bokföring på entreprenad, såväl som för dem som ännu inte har fattat ett sådant beslut, men som vill studera hela processen i förväg. Så när du överför redovisningsfunktioner till en tredjepartsorganisation måste du vara uppmärksam på följande viktiga punkter

Vad lägger du ut på entreprenad

Bestäm först och främst vad du ska lägga ut på entreprenad - hela redovisningsavdelningen eller dess enskilda segment, till exempel bara förberedelse och inlämnande av rapporter.

Om vi ​​pratar om ett litet företag med ett litet antal affärsverksamheter och en personal på 15 till 100 personer, så är det direkt vettigt att helt lägga ut redovisningen på entreprenad. Ofta frestas ägarna av små företag att göra bokföring på egen hand, men som de säger, spelet är inte värt ljuset - besparingarna kommer att vara obetydliga, helt oförenliga med den tid och ansträngning som spenderas.

Om vi ​​pratar om ett medelstort företag med en personal på upp till 250 personer, kan du i det här fallet starta överföringen av redovisning från separata segment. I vissa fall är det lättare, organisatoriskt och psykologiskt. Omfattningen av uppdragsgivarens ansvar kan successivt utökas, och sedan kan de anförtros att sköta hela redovisningen av företaget.

Vilken modell som är att föredra att implementera för dig måste du diskutera direkt med tjänsteleverantören. I detta skede måste du hitta den optimala balansen med outsourcing, där du 1) minskar kostnaderna för att underhålla redovisnings- och/eller personalavdelningen, 2) men behåller den grad av kontroll du behöver över redovisnings- och analytiska processer för din företag.

Vad ska ingå i avtalet

När du har bestämt dig för volymen av redovisningsfunktioner som du lägger ut på entreprenad till en tredjepartsorganisation, ange tydligt i avtalet hela listan över tjänster som outsourcaren kommer att tillhandahålla dig.

Se till att schemalägga de viktigaste affärshändelserna som kommer att hålla ditt företag igång smidigt. Till exempel betalar du lön två gånger i månaden: den 25:e - förskottsbetalning, den 15:e - slutbetalning för föregående månad. Det innebär att uppdragsgivaren ska förse dig med utlåtanden för utbetalning av lön för godkännande senast den 21 och 11.

Kom överens om vilka kostnads-, kvantitets- och tidskriterier som ska användas av parterna för att bedöma kvaliteten på tjänsterna.

Ta reda på hur du kan övervaka och kontrollera utförarens arbete, göra justeringar av det. Nu använder många redovisningsbyråer onlinesystem (CRM) för detta. Med deras hjälp kan du följa arbetets framsteg i realtid. Men om du föredrar det traditionella formatet kan du ordna att rapporterna tillhandahålls i pappersform eller skickas via e-post.

Den viktigaste frågan är sekretess. Ange i avtalet de kategorier av information som du anser vara konfidentiella, såväl som kretsen av personer som har fått tillgång till sådan information och åtgärderna för ansvar för att den avslöjas.

Var noga med att diskutera frågan om att lagra dokument: var de kommer att lagras - med dig eller med en outsourcar. Om entreprenören har, vilka är då alla tillgängliga dokument från början av ditt företags verksamhet eller bara de som kommer att dyka upp efter överföringen av bokföring till outsourcing.

Frågan om ansvarsfördelning är oerhört viktig: för vad exakt är du ansvarig, för vad är utföraren; vid vilken tidpunkt börjar det. Samvetsgranna uppdragsgivare tar vanligtvis ansvar för de misstag som görs på grund av deras fel. Det vill säga om till exempel en uppdragsgivare underhåller all din rapportering, och den inte lämnades in i tid eller med fel, så betalar uppdragsgivaren böterna för detta. Det ersätter dig snarare för bötesbeloppet, eftersom det enligt lagen är du som ska betala det. Men om du inte lämnade de uppgifter som krävs för att rapportera i tid, och som ett resultat av det blev en försening, är detta redan ditt fel. Att undvika kontroversiella situationer Alla dessa punkter måste anges tydligt. Dessutom måste de vara preciserade i kontraktet och förståeliga för dig och entreprenören.

Notera!

År 2016 lämnas inte kvartalsbokslut till tillsynsmyndigheterna. Men du behöver kvartalsrapportering för drift förvaltningsredovisning och fatta strategiska beslut. Fixa därför i kontraktet med outsourcingföretaget volymen på det interna kvartalet bokslut och formen för dess presentation för dig. Detta kan vara en analytisk anteckning som anger alla huvudindikatorer i värde- och kvantitetstermer.

Om du har förpliktelser gentemot banker för lån, förväntar sig bankerna med största sannolikhet också kvartalsrapporter från dig. Du bör också informera uppdragsgivaren om detta i början av ditt samarbete.

Hur man överför redovisningsfunktioner och redovisningshandlingar

När avtalet är accepterat av båda parter och undertecknat kan du gå direkt till överföring av bokföring.

Det första du behöver göra i detta skede är att utfärda ett order om att ändra ditt företags redovisningsprincip. I den registrerar du överföringen av redovisningsfunktioner till en tredjepartsorganisation, och anger datumet.

Sedan måste du utföra en uttrycklig revision av redovisningsläget (som regel görs detta direkt av uppdragsgivaren). Expressrevision inkluderar revision av alla primära och bokföringshandlingar, jämförelse elektronisk version bokföring med faktiska primärhandlingar.

Detta måste göras, trots mer tid och eventuella ekonomiska kostnader. Faktum är att i processen med en uttrycklig revision kan brister i organisationen och underhållet av redovisning och skatteredovisning upptäckas. Om du överför bokföring till outsourcing utan preliminär verifiering, så är det för det första möjligt konfliktsituationer. Till exempel gjordes ett misstag i skedet före övergången, och det fick vissa konsekvenser. Du skyller på uppdragsgivaren för detta, han försöker bevisa för dig att det inte har med det att göra. Kanske kommer du i slutändan till en förståelse, men spendera tid och ansträngning på detta, och som de säger, sedimentet kommer att finnas kvar. För det andra leder eventuella fel som inte upptäcks i tid så småningom till vissa förluster.

Baserat på resultatet av en uttrycklig revision och en dokumentrevision utarbetas en lag som registrerar det faktiska läget för redovisning, skatt och personalregister i företaget vid tidpunkten för överlåtelsen. Den listar också felaktiga framställningar av fakta om det ekonomiska livet (om några), diskrepanser mellan fakta i redovisningssystemet, saknade dokument och andra avslöjade fakta. I den rekommenderande delen av lagen fixar uppdragsgivare vad som behöver återställas i redovisningen, vilka korrigeringar som måste göras i organisationens redovisning, skatte- eller personalregister för att den ska bli tillförlitlig. Den ger också rekommendationer om utarbetande av lokala regler (order, order, interna regler), som återställer logiken i företagets affärsliv.

Efter det kan du andas lugnt i alla avseenden: både för att processen med att överföra bokföring är klar och för att du slutligen är helt eller delvis fri från bokföring - denna tidskrävande, besvärliga och icke-kärnaktivitet.

Outsourcing bokföring kommer att minska företagets kostnader, eftersom tillhandahåller placera(eller befattningar) av redovisningspersonal innebär en betydande kostnad för företaget.

Dessutom är det inte alltid möjligt att utvärdera honom under ett samtal med en sökande till tjänsten som revisor. professionell kvalitet fullt. Därför finns det alltid en risk att skriva in en ”lågkvalificerad” specialist i företagets personal. Detta är uteslutet när det kommer till outsourcing. Medellönen för en revisor i Moskva är 35 000 rubel, i regionerna - 25 000 rubel. skatter och bidrag från lönen för en revisor, regional - cirka 7 tusen rubel.

Vid outsourcing av företagets angelägenheter blir kostnaden för dessa tjänster mycket billigare. Men allt kommer att bero på ägarformen, beskattningsformen och antalet redovisningstransaktioner som utförs under en viss tidsperiod.

I det här fallet kan du räkna med att högkvalificerade specialister tar hand om redovisningen, och kundföretaget kommer att få tillgång till beprövad avancerad redovisningsteknik och ett komplett utbud av redovisningstjänster.

Redovisningsoutsourcing: ett bra alternativ för småföretag

Redovisningsoutsourcing: kostnad

Bokföring outsourcing i Moskva

Fördelarna med outsourcing är uppenbara, men hur är det med nackdelarna?

Fördelar med att lägga ut redovisning i Moskva

Varför sluter vi, istället för att köpa en egen lastbil, anlita chaufför, speditör, programmerare, utan skuggan av tvivel och utan minsta tvekan avtal med specialiserade transport-, logistik- och IT-företag? Detta är överföringen av en del av funktionerna i vårt företag till outsourcing?!

Och denna art Outsourcing har praktiserats i vårt land sedan socialistisk tid. Bara själva namnet "outsourcing" kom till oss från det "progressiva västern" relativt nyligen.

Varför säger vi samtidigt kategoriskt ”nej” till redovisningsoutsourcing? Vi försökte hitta svaret på denna fråga i processen att kommunicera med ägare och chefer för små och stora företag i vår stora affärskraft. Resultatet blev en lista över rädslor som förföljer oss, faror som ligger och väntar på oss, vid minsta omnämnande eller när tankar uppstår om ett så fruktansvärt fenomen. modern verksamhet som "redovisningsoutsourcing".

Som ni vet uppstår inte rädsla utan anledning, och om man utrotar denna anledning kanske rädslan försvinner. Låt oss försöka …

Till att börja med föreslår vi att gå tillbaka 15-25 år sedan. Vi tror att alla kommer ihåg systemet med stadsbostäder och kommunala tjänster (HCS) som fanns på den tiden. Systemet var ett omfattande nätverk av REU (om någon glömde, så är detta en reparations- och underhållsplats, aka ZhEK, aka ZhEU, etc.) ledd av huvudavdelningen för stadens bostads- och kommunala tjänster. Varje REU hade sin egen redovisningstjänst. En del av funktionerna hos PRUE:s redovisningsavdelningar var dock redan utlagda på den tiden. Ja, ja, det är för outsourcing, bara under ett annat namn. Det handlar om om löner. Det fanns ett datorcenter i systemet för boende och kommunala tjänster, där revisorerna för REU överförde primära dokument (rapportblad, order, sjukskrivningsintyg, etc., i allmänhet, allt som är nödvändigt för att den anställde ska få "han ärlig" tjänade pengar”), och beräkningscentralen, efter att ha bearbetat allt detta på sina datorer, återvände han till revisorerna färdiga lönebesked, utdrag och koder. Observera att det finns många exempel som det ovan. Men du kan inte lura oss...

Vi vet att på den tiden beräknades lönen för de flesta medborgare på grundval av en enda stat tariffskala löner (vi kommer inte att fördjupa oss i distriktskoefficienter, norra, etc.). Därför, även utan att vilja det, kunde vi mycket snabbt "räkna andras pengar", det vill säga ta reda på hur mycket vår kollega får, förutom att när de fick lön skrev alla på samma ark. Det var inte fråga om någon sekretess på den tiden. Därför gav de bosättningsfunktionen åt sidan.

Nu är det en helt annan sak ... Våra löner är en stor hemlighet för resten!!!
Här är han Rädsla #1"redovisning outsourcing" - " De (redovisningsbolagen) förvisso,kommer att berätta för alla om våra anställdas inkomster”.

Vi vet detta helt exakt och, karakteristiskt, i förväg. Samtidigt har vi inte ens tanken på att inspektören skattetjänst(eller Pensionsfonden), till vilken vi årligen lämnar rapporter om vår personliga inkomst och våra anställdas inkomster, är redan ägare till "hemlig information" och kan använda den för vilket ändamål som helst. Vi är inte oroliga för att en revisor som arbetar i vårt företag, "av vänskap", "av trots" eller för att "vi behöver prata om något", kan berätta för vem som helst både inom företaget och bakom dem om inkomsten av en kollega. Vi tror att vår revisor är pålitlig bara för att han är "VÅR". Och detta är bara en illusion, eftersom tillförlitlighet inte bestäms av ordet "VÅR", utan av en specifik person, hans anständighet och samvete.

Vad är sannolikheten att revisorn för redovisningsföretaget är i vänskapliga (fiende) relationer med en av våra anställda och kommer att avslöja för honom "lönehemligheterna" för en annan av våra anställda, eller kommer att överföra uppgifterna till någon vid sidan av ? Uppenbarligen - sannolikheten är mycket liten, och det är ingen mening med sådana handlingar. Dessutom, om avtalet med redovisningsföretaget i detalj reglerar förfarandet för att arbeta med konfidentiell information och tillhandahåller ansvar för dess avslöjande, och de anställda i redovisningsföretaget är ordentligt instruerade och bekanta med informationssäkerhetsreglerna (förresten, En sådan skyldighet för redovisningsföretaget kan också specificeras i kontraktet), då minimeras våra risker. Och det finns inga risker - det finns inga skäl till rädsla.

p.s. Allt ovanstående gäller förresten inte bara begreppet "lön", utan även all annan finansiell information som utgör byteshemlighet vilket företag som helst.

Nu när du och jag erkänner att det är osannolikt att uppgifterna kommer att lämnas ut avsiktligt av Bokföringsföretaget, är det dags att ta itu med en annan fara, som också är relaterad till sekretess. Som ni vet är det snabbaste och bekvämaste sättet att överföra data idag e-post. Och där det finns e-post, finns det internet, det finns hackare, virus och så vidare. Så, Rädsla #2 - "När data skickas via e-post kan data vara fritt tillgänglig på Internet eller attackeras av hackare."

Vad ska man göra med detta? Låt oss börja lite längre. Visst, var och en av oss betalade minst en gång för varor eller tjänster med ett bankkort via Internet. Och om han inte betalade, så känner han troligen till bankklientsystemen, med hjälp av vilka revisorn skickar betalningar till banken, igen via Internet. Vi är inte rädda, eftersom vi vet att dessa operationer är ganska säkra, eftersom. det finns ett informationssäkerhetssystem på plats, dvs. speciella elektroniska nycklar, samt säkra elektronisk dokumenthantering, så att du kan kryptera inkommande och utgående meddelanden. Dessa system används redan inte bara av banker utan även av många andra företag när de arbetar med e-post inklusive redovisning. Varför går vi inte med i deras led?!

Här tycks vi ha tagit itu med farhågorna förknippade med sekretess. Nu är det dags att tänka på kvaliteten på tjänster som tillhandahålls av redovisningsföretag.

För varje mamma, varje pappa, är det deras barn - det smartaste, mest begåvade, vackraste. I allmänhet det allra bästa ... Och ingen kan och har ingen rätt att övertyga dem om detta. Alla ledare eller ägare, inte utan anledning, anser också att hans företag och dess verksamhet är unik. Och följaktligen, precis som föräldrar, vill de att andra ska behandla denna unikhet på rätt sätt. När du väljer revisor måste det därför finnas en fras i arbetsbeskrivningen som fokuserar på arbetslivserfarenhet inom ett visst verksamhetsområde, till exempel inom partihandel eller detaljhandeln, inom byggbranschen, inom försäkringsbolaget, inom olje- och gassektorn m.m. Av någon anledning tror man att en revisor som arbetat till exempel inom tjänstesektorn inte kan föra register i produktionen. Är det verkligen?!

Var närvarande Rädsla nr 3 - "I mitt företag finns det en specifik aktivitet, men har de specialister som kan ta hänsyn till denna specificitet korrekt?"

Först och främst vill jag säga att denna rädsla är berättigad till viss del. Men poängen här ligger snarare inte i bristen på erfarenhet inom ett visst område, utan i en revisors inställning till en riktningsändring, att bemästra något nytt. Vårt företag bestämde sig till exempel för att, förutom handel, börja bygga eget shoppingcenter. Det är osannolikt att vi omedelbart får tanken att revisorn ska ersättas av någon som kan redovisning inom bygg. Om vår revisor är en professionell med stor bokstav, kommer han troligen antingen självständigt att studera alla nyanser av redovisning inom byggandet eller delta i specialiserade redovisningskurser inom detta område. Tja, om han bestämmer sig för att lämna, så finns det ingen anledning att behålla honom - det här är inte specialisten som vi behöver för att utveckla ditt företag.

Redovisningsföretag anställer vanligtvis väldigt mobila specialister när det gäller att bemästra något nytt. Och detta beror i första hand på att redovisningsföretag betjänar många företag, som vart och ett är unikt i sin verksamhet, i sina detaljer. Det ackumuleras alltid i arbetet läromedel reglerar redovisningen av de flesta typer ekonomisk aktivitet, eftersom redovisningsföretag också är unika i sina detaljer, nämligen i redovisning. Dessutom kan specialister, när de är samlade på ett ställe, alltid utbyta sina åsikter, kunskaper och erfarenheter. Och det kollektiva sinnet, som ni vet, är alltid bättre än det individuella sinnet.

Därför, medan vår revisor kommer att spendera tid på oberoende studier eller på att hitta och delta i rätt seminarium, och vi kommer att spendera pengar på att betala för detta seminarium, kommer specialisterna på Redovisningsföretaget redan att börja föra register över vårt företags aktiviteter. Och allt eftersom det nödvändiga metodiska materialet redan har valts ut har problematiska problem som redan har uppstått i företag med liknande specifikationer identifierats och lösts, och en av specialisterna på redovisningsföretaget har redan deltagit i specialiserade seminarier och delat kunskap med sina kollegor. Är det läskigt? Tvärtom, det är underbart.

Men varför säger vi alltid redovisningsbolag, specialister på redovisningsbolag? Det är trots allt lite opersonligt. Vi är trots allt vana vid att bokföringen av vårt företag sköts av en specifik person som vi känner med ett specifikt namn och efternamn. Och här är bara namnet på Redovisningsföretaget. Här är han, Rädsla nr 4 - "Det är inte känt vem som kommer att föra register, men jag känner Marya Ivanovna."

När vi köper en produkt, till exempel en TV, vilka faktorer påverkar vårt beslut att köpa just den produkten? Kanske är detta produktens märke, tillverkarens rykte, produktens kvalitet, dess pris eller garantiservice. Undrar vi verkligen vem som specifikt har gjort denna TV - Petya Ivanov eller Vasya Smirnov. Självklart inte. Låt oss titta på redovisning som en vara. Om vårt företags rapporter lämnas in i rätt tid till skatteverket, om det inte finns några fel i redovisningen, om tillsynsmyndigheterna inte har några anspråk mot oss, om våra motparter inte klagar på dröjsmål med betalningar från vår sida, spelar det då någon roll vem exakt ligger bakom allt detta: Marya Ivanovna eller redovisningsföretaget? Det är nog inte så viktigt längre. Huvudsaken är att vi är lugna, eftersom vi inte längre är oroliga för sådana problem som: vad händer om Marya Ivanovna blir sjuk, och om hon åker på semester och plötsligt bestämmer sig för att sluta? Sjukdomar, semester eller uppsägningar av specialister från bokföringsföretaget berör oss inte, eftersom tjänsterna tillhandahålls oss av företaget och företaget ansvarar också för kvaliteten på dessa tjänster, eftersom det är med dem som vi har slutit ett avtal , och inte med en specifik Marya Ivanovna.

Tja, om vi fortfarande vill bekanta oss med en specifik specialist kan vi alltid göra detta genom att helt enkelt köra till kontoret för redovisningsföretaget. Dessutom finns det nu på de flesta redovisningsföretags hemsidor en sektion med bilder och meritförteckningar, både av ledningsgruppen och revisorer. Och en nyans till: om vi plötsligt grälar med Marya Ivanovna kommer det inte att vara så lätt att ersätta henne med en ny revisor och till och med uppnå en högkvalitativ överföring av ärenden från henne. Det är mycket lättare för ett redovisningsföretag att ersätta en specialist som arbetar med oss, eftersom kundnöjdhet är lagen för alla företag som vill behålla sitt rykte och ansvarar för kvaliteten på sin produkt.

Jo, vi verkar ha listat ut personligheterna, men vi måste på något sätt bygga upp vår kommunikation med redovisningsföretaget. Och vi förstår inte hur man gör det, hur man övervinner Rädsla #5 - "JagJag vet inte hur jag ska interagera med dem. Här - han kallade en person för sig själv, gav en uppgift, men där är det inte klart vem och vad som kommer att göra.

Alla bra åtaganden kan lätt omintetgöras om man inte till en början tar det på allvar. Låt oss säga att vi bestämmer oss för att producera en produkt. Först ska vi ta reda på vilka råvaror vi behöver och tillsammans med leverantören tar vi fram ett schema för leverans av dessa råvaror. Därefter kommer vi att bestämma produktionscykeln inom vårt företag, till exempel flytta halvfabrikat från butik nr 1 till butik nr 2, hitta köpare och ställa in den tid varan ska levereras till köparen, samt leveransplatsen som är lämplig för köparen.

På samma sätt måste vi när vi bygger relationer med ett redovisningsföretag tänka igenom alla nyanser i vår kommunikation för att i slutändan få en produkt, nämligen en redovisningstjänst, av högsta kvalitet. Och detta måste göras vid ingåendet av kontraktet. Först och främst måste vi bestämma vilka specifika tjänster vi vill få, oavsett om det är full bokföring, löneutbetalning eller fakturering. Ju mer detaljerat det är fixerat i kontraktet, vilka specifika åtgärder (skapade dokument) som ingår i den tillhandahållna tjänsten, desto lättare blir det för oss och Bokföringsföretaget.

Sedan kan vi tillsammans med Redovisningsföretaget ta fram ett arbetsflödesschema som kommer att registrera något i stil med följande:

• information och dokument som vi måste tillhandahålla redovisningsföretaget, såväl som tidpunkten för deras tillhandahållande;
• information och dokument som vi kommer att få från redovisningsföretaget, och följaktligen tidpunkten för deras mottagande;
• uppgifter och handlingar som Bokföringsföretaget kommer att lämna till tillsynsmyndigheter m.m.

Efter att ha gjort ovanstående åtgärder kommer vi därmed att få ett botemedel mot rädsla, nämligen regleringen av relationerna med redovisningsföretaget, från vilken det alltid är möjligt att förstå vem, vad och när som ska göra det.

Förresten, ovanstående regler, som inkluderar ett arbetsflödesschema och en lista över ansvariga personer, kommer att ge oss ovärderlig hjälp i kampen mot Rädsla nr 6 - "Hur ska jag kontrollera vad som görs och vad som inte görs?" När allt kommer omkring kan du förstå vad som har gjorts först när du vet exakt vad som borde ha gjorts.

Så vi har redan ett kontrollverktyg. Det andra verktyget kan vara en rapport från redovisningsföretaget om utfört arbete. Vi kan föreskriva skyldigheten att tillhandahålla den tillsammans med godkännandebeviset för de tjänster som tillhandahålls i avtalet. Rapporten måste innehålla information om alla handlingar som bokföringsföretaget utfört i processen att tillhandahålla tjänster till vårt företag, till exempel antalet fakturor som utfärdats för våra kunder, fakturor som behandlats, mottagits från våra leverantörer, skapade kontantdokumentåterspeglar rörelsen av våra kontanter pengaflöde etc. Efter att ha mottagit en sådan rapport och jämfört den med arbetsflödesschemat kommer vi inte bara att kunna kontrollera implementeringen av alla nödvändig handling men också för att förstå vad vi betalar pengar för.

Företag som är föremål för obligatorisk revision (eller genomför en frivillig revision) får ett annat kontrollverktyg - ett revisionsbolags slutsats.

Håller med om att frågan om kontroll inte visade sig vara så hemsk, för även utan att fördjupa oss i det speciellt hittade vi tre av de många möjliga svaren på det.

Samtidigt analyserade vi bara en sida av kontrollen – så att säga kvantitativ, men vad man ska göra med kvalitet. Ja, vår momsdeklaration lämnades in i tid, men var skatten korrekt beräknad? Detta Rädsla nr 7 - "De kommer att göra misstag, men vem kommer att svara, jag?!"

Som de säger, ingen är immun från misstag. Den som inte arbetar, han har inte fel. Men det gör det inte lättare för oss. Den som gör bokföringen i vårt företag, vare sig det är vår huvudrevisor eller Redovisningsföretaget, ansvaret ligger fortfarande på chefen, och reflekterar i slutändan på företagets ägare, eftersom misstag främst leder till förluster. Därför måste vi, om inte helt eliminera riskerna för redovisningsfel, så åtminstone försöka minimera de förluster som är förknippade med dem. Anta att skatteinspektionen gjorde en revision och presenterade vårt företag med ytterligare skatter, samt straff och böter, och allt för att vår revisor gjorde ett misstag i beräkningarna. Självklart kan vi kräva skadestånd av vår revisor, men endast inom ramen för arbetslagstiftning eftersom vi är laglydiga. Men vad händer om beloppen för skatter, straffavgifter och böter går långt över de gränser som fastställts av arbetslagstiftningen eller om revisorn plötsligt slutar?! Så det visar sig att alla förluster faller på ledaren. Låt oss överväga samma situation, men låt oss ändra ett villkor: misstagen gjordes av redovisningsföretaget. Kan vi betala skadestånd i detta fall? Inte bara kan vi, utan vi kommer att ersätta. Men för detta måste vi återigen på allvar närma oss ingåendet av ett avtal om redovisningstjänster, däri föreskriva redovisningsföretagets ansvar för den otillräckliga kvaliteten på de tillhandahållna tjänsterna, samt skyldigheten att ersätta oss för skadan som vi ådrar oss på grund av detta otillräcklig kvalitet. Och om, utöver detta, Redovisningsbolagets ansvar är försäkrat av ett pålitligt försäkringsbolag, kommer riskerna för våra förluster att minska avsevärt, vilket innebär att ytterligare en rädsla kommer att försvinna.

Till ett mellanmål lämnade vi något som knappast kommer att lämna någon oberörd, nämligen Rädsla nummer 8 - "Det är dyrt! Jag kommer att behöva betala inte bara revisorn, utan också "vinsten" för outsourcingföretaget."

Naturligtvis är målet för alla kommersiella företag att göra vinst. Och för att ta emot det måste vi framför allt minimera kostnaderna. Låt oss se vad det kostar oss att hålla en revisor. Utöver löner lägger vi pengar på:

• skatter på lönen för en revisor;
• semester och sjukskrivning för revisorer (d.v.s. tid då arbetet faktiskt inte är utfört);
• rekryteringstjänster (vid anställning av en revisor);
• sjukförsäkring
• kontorshyra;
• dator, pappersvaror, redovisningsprogram, seminarier, speciallitteratur m.m.

Glöm inte också att mängden av en revisors arbete helt beror på företagets affärsverksamhet. Men tänk om företagets verksamhet är säsongsbetonad. Våra intäkter sjunker vissa månader, men revisorns löne- och underhållskostnader ligger kvar på samma nivå. Och vi kan lätt ta en förlust. Så vore det inte bättre att sluta ett avtal med ett redovisningsföretag, och under förutsättning att betalning endast sker för den mängd arbete som utförts, till exempel för antalet behandlade transaktioner, handlingar etc?!

Och det sista jag skulle vilja säga.

Författaren till den här artikeln ville inte på något sätt ifrågasätta professionalismen, integriteten och engagemanget hos revisorer som arbetar i någon tillverkning, handel, konstruktion och andra företag än de som enbart specialiserar sig på att tillhandahålla redovisningstjänster.

När jag skrev artikeln ville jag bara en sak - att avslöja rädslan för redovisningsoutsourcing. I vilken utsträckning detta har uppnåtts är upp till er, kära läsare.