ছোট ব্যবসার জন্য ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা। NauDoc - ছোট এবং মাঝারি ব্যবসার জন্য বিনামূল্যে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম

AT এই মুহূর্তেআইটি প্রযুক্তির ক্ষেত্রে সফ্টওয়্যার সমাধানগুলির একটি সক্রিয় বিকাশ রয়েছে। তারা সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয় বিভিন্ন ক্ষেত্রউত্পাদন, ছোট ব্যবসা, শিক্ষা এবং অন্যান্য সমান গুরুত্বপূর্ণ শিল্পে মানুষের কার্যকলাপ। এর সমান্তরালে, প্রচুর কাগজের ডকুমেন্টেশন সর্বত্র ব্যবহৃত হয়।

আজকাল, অনেক এন্টারপ্রাইজ কাগজের নথি ত্যাগ করতে চায় এবং তাদের উদ্যোগকে একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে স্থানান্তর করতে চায়। এটা অবিশ্বাস্যভাবে সুবিধাজনক এবং ব্যবহারিক.

অবশ্যই, একটি ইলেকট্রনিক সিস্টেমে ডকুমেন্টেশন অনুবাদ করার প্রয়োজনীয়তার আবির্ভাবের সাথে, সংস্থাগুলি এই দিকে সফ্টওয়্যার পণ্যগুলি বিকাশ করে। এবং কখনও কখনও এই একই পণ্যগুলি কেবল তাদের দাম দিয়ে কিনতে চান যারা তাদের হতবাক করে। যাইহোক, কিছু লোককে ধন্যবাদ যারা স্ব-স্বার্থের জন্য কাজ করে না, আপনি বিনামূল্যে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য প্রোগ্রাম খুঁজে পেতে পারেন।

আজ, এই জাতীয় দুটি পণ্য আলাদা করা যেতে পারে: আলফ্রেস্কো এবং নাউডক।

NauDoc একটি পণ্য যা অফিসের কাজ, বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এই প্রোগ্রামটি NAUMEN দ্বারা তৈরি করা হয়েছিল। উপস্থাপিত প্রোগ্রামটি নথিগুলি প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতি পরিচালনা করা সম্ভব করে, পাশাপাশি কার্য সম্পাদনের শৃঙ্খলা নিয়ন্ত্রণ করা, অর্পিত কার্যগুলি পূরণের ফলাফলের ফলস্বরূপ।

NauDoc আপনাকে ভূমিকার উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন অ্যাক্সেস অধিকার সহ নথিগুলির জন্য স্টোরেজ সংগঠিত করার অনুমতি দেয়। এটি একটি নির্দিষ্ট কোম্পানির কর্মচারীদের যে কোনো সময়ে ডকুমেন্টেশন দেখতে দেয়, এমনকি যদি সেই মুহূর্তে এটির জন্য দায়ী ব্যক্তি কর্মক্ষেত্রে কোনো কারণে অনুপস্থিত থাকে।

এই প্রোগ্রামটিতে একটি নিবন্ধন লগ রয়েছে, যেখানে আপনি এন্টারপ্রাইজের মধ্যে নথিগুলির সমস্ত গতিবিধি এবং তাদের অনুলিপিগুলি ট্র্যাক করতে পারেন।

NauDoc-এ নিয়ন্ত্রণের সম্ভাবনা আপনাকে সিস্টেমে সরাসরি আপনার কর্মীদের কাজগুলি অর্পণ করতে, তাদের কার্য সম্পাদনের নিরীক্ষণ, সময়সীমা নিরীক্ষণ করতে, অনুমোদনের জন্য নথি পাঠাতে এবং তারপর সিস্টেমের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছে ইতিমধ্যে অনুমোদিত নথি পাঠাতে দেয়। প্রোগ্রামটি আপনাকে স্বয়ংক্রিয় মোডে একটি নির্দিষ্ট ধরণের নথির জন্য রুট সেট আপ করতে দেয়।

সিস্টেমের একেবারে সমস্ত ক্রিয়াগুলি ওয়েব-ইন্টারফেসের মাধ্যমে সঞ্চালিত হয়। এটি গ্রহের যেকোনো কোণে সিস্টেমে লগ ইন করা সম্ভব করে তোলে। এইভাবে, সংস্থার মধ্যে একটি একক তথ্য স্থান রয়েছে এবং এটির প্রতিনিধি অফিস এবং শাখা কোথায় অবস্থিত তা বিবেচ্য নয়।

সিস্টেমের প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্যগুলি নিম্নরূপ:

- 100% ওয়েব-ইন্টারফেস যেকোনো জায়গা থেকে সিস্টেমের সাথে সংযোগ করার সম্ভাবনা খোলে;
- সিস্টেমের মধ্যে একত্রিত সফটওয়্যার, স্ক্যান করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, সেইসাথে পাঠ্য স্বীকৃতি ABBYY ফাইন রিডার স্ক্রিপ্টিং সংস্করণ;
- সিস্টেমটি এমনভাবে কনফিগার করা হয়েছে যাতে বহিরাগত ডিরেক্টরি পরিষেবাগুলিতে ব্যবহারকারীদের অনুমোদন এবং প্রমাণীকরণ করা যেতে পারে;
— সিস্টেমে একটি ইলেকট্রনিক ডিজিটাল স্বাক্ষরের সাথে কাজ করার জন্য একটি মডিউল রয়েছে। ব্যবহারকারীরা Microsoft CryptoAPI ইন্টারফেস সমর্থন করে এমন যেকোনো ক্রিপ্টো প্রদানকারীর ডিজিটাল স্বাক্ষর ব্যবহার করতে পারেন।

NauDoc সিস্টেমের ক্ষমতাগুলির মধ্যে রয়েছে:

- সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক দিকনির্দেশের নথি সহ কাজের সহজতা। সমস্ত ইলেকট্রনিক নথি নির্দিষ্ট টেমপ্লেটের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়। একটি নথি তৈরি করার সময়, ব্যবহারকারীকে শুধুমাত্র নথি নিবন্ধন কার্ডে বিবরণের মান উল্লেখ করতে হবে। এই মানগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথির পাঠ্যে যুক্ত হয়। প্রয়োজনে ব্যবহারকারীকে টেমপ্লেট টেক্সট পরিবর্তন করার অনুমতি দেওয়া যেতে পারে।

প্রতিটি ধরনের নথিতে একটি নির্দিষ্ট সেট বিশদ বরাদ্দ করা যেতে পারে। এটি করার জন্য, ব্যবহারকারীর অবশ্যই "প্রযুক্তিবিদ" এর অধিকার থাকতে হবে।

নথিটি তৈরি হওয়ার পরে, এটি সেই কর্মীদের অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয় যারা এন্টারপ্রাইজে এই ফাংশনের জন্য দায়ী। অনুমোদন প্রক্রিয়া সম্পূর্ণরূপে সিস্টেমে সংরক্ষিত হয়. নির্ধারিত সময়সীমা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়, প্রয়োজনীয় কর্মচারীদের অবহিত করা হয় এবং অনুমোদন প্রক্রিয়া সম্পর্কে একটি বিজ্ঞপ্তি প্রাপ্ত হয়।

প্রতিটি নথির সাথে কাজ করার সময়, সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটিতে একটি নিবন্ধন নম্বর বরাদ্দ করে।

- প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা. NauDoc সিস্টেম ম্যানেজারিয়াল এবং এর সাথে যুক্ত ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করা সম্ভব করে তোলে উৎপাদন প্রনালীউদ্যোগ প্রতিটি প্রক্রিয়া আলাদাভাবে সিস্টেমে কনফিগার করা যেতে পারে, অর্থাৎ, একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ার জন্য, সিস্টেমের মধ্যে নিজস্ব প্রতিনিধিত্ব বরাদ্দ করা হয়, এর জন্য দায়ী ব্যক্তিরা, সেইসাথে নির্ধারিত সময়সীমা। প্রোগ্রামটিতে রিপোর্টিং টুল রয়েছে যা আপনাকে প্রক্রিয়ার প্রতিটি পর্যায় নিয়ন্ত্রণ করতে দেয় এবং নির্ধারিত সময়সীমার সম্ভাব্য ব্যর্থতার ক্ষেত্রে, এই ঘটনার অপরাধী নির্ধারণ করতে। তথ্য সংগ্রহ করার পরে, আপনি প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করতে পারেন.

- দায়িত্বশীল কর্মকর্তাদের দ্বারা নথি অনুমোদনের পদ্ধতি। একটি নথি তৈরি করার পরে, এটি সংস্থার মধ্যে গৃহীত পদ্ধতির উপর নির্ভর করে অনুমোদনের জন্য লোকেদের একটি বৃত্তের কাছে পাঠানো হয়। নথির সাথে সম্মিলিত কাজের ক্ষেত্রে, নথির একই অনুলিপির জন্য সমস্ত পদ্ধতি সঞ্চালিত হয়। অনুমোদনের জন্য দায়ী ব্যক্তিরা নথিতে অ্যাক্সেস পান। যে কোনো সময়ে, আপনি একটি অনুমোদন প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন, যেখানে অনুমোদনকারীর নাম এবং অবস্থান সংযুক্ত করা হয়, এটি অবিলম্বে নির্দেশিত হয় সঠিক সময়পদ্ধতি

- কাগজ নিবন্ধনের সম্ভাবনা এবং ইলেকট্রনিক নথিসিস্টেমে কাজের একটি নির্দিষ্ট পর্যায়ে স্বয়ংক্রিয় লগিং ঘটে। বিশেষ করে কাগজের নথিগুলির জন্য, সিস্টেমটি একটি ইলেকট্রনিক কার্ড সরবরাহ করে, যা নথির একটি গ্রাফিক চিত্র সংযুক্ত করার ক্ষমতা রাখে, যা নথিটি স্ক্যান করে প্রাপ্ত করা যেতে পারে।

- বিষয়বস্তু এবং বিবরণ দ্বারা দস্তাবেজ জন্য দ্রুত অনুসন্ধান. প্রোগ্রাম আপনাকে দ্রুত খুঁজে পেতে অনুমতি দেয় প্রয়োজনীয় নথিবিশদ বিবরণ প্রবেশ করান, অর্থাৎ একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা নিবন্ধন নম্বর দ্বারা। সিস্টেমটি সংযুক্ত ফাইলগুলির বিষয়বস্তু এবং সেইসাথে নথিগুলির দ্বারা অনুসন্ধান করা সম্ভব করে তোলে।

- চিঠিপত্রের সাথে কাজ করুন (আগত এবং বহির্গামী)। সিস্টেমটি কোম্পানির মেল সার্ভার ব্যবহার করে কোম্পানির চিঠিপত্রের সাথে কাজ করার সুযোগ প্রদান করে। সিস্টেমের মধ্য দিয়ে যাওয়া যেকোনো চিঠি একটি সাধারণ নথি হিসাবে প্রক্রিয়া করা হয়।

আগত চিঠিপত্র সরাসরি সচিবের কাছে যায়।তিনি আগত চিঠিপত্রের লগে চিঠি নিবন্ধন করেন। নথিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নিবন্ধন নম্বর পায়। তারপরে এটি কোম্পানির প্রধানের কাছে পাঠানো হয় এবং এটি পড়ার পরে, এটি বিবেচনা বা সম্পাদনের জন্য কর্মীদের কাছে পাঠানো হয়।

বহির্গামী ডকুমেন্টেশন সংস্থা দ্বারা গৃহীত একটি টেমপ্লেটের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়। নথিটি ম্যানেজারের কাছে পাঠানো হয়, যিনি এটি অনুমোদন করেন।

অনুমোদন পদ্ধতির পরে, নথিটি সচিবের কাছে যায়, যিনি এটি উপযুক্ত জার্নালে নিবন্ধন করেন। এই চিঠির পর সচিব কাঙ্খিত ইমেইল ঠিকানায় পাঠান। সমস্ত চিঠিপত্র স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিস্টেমে সংরক্ষণ করা হয় এবং যে কোনো সময় প্রত্যেকে তার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পেতে পারে।

- একটি কর্পোরেট ওয়েব পোর্টাল এবং কোম্পানির ওয়েবসাইট তৈরি করার ক্ষমতা। NauDoc সিস্টেম একটি এন্টারপ্রাইজকে ওয়েবসাইট তৈরি করতে এবং সেগুলিতে সামগ্রী রাখার অনুমতি দেয়। এই ক্ষেত্রে, বিষয়বস্তু হল নথি, ছবি এবং NauDoc-এ তৈরি করা অন্য কোনো বস্তু।

সিস্টেমে একটি অন্তর্নির্মিত WISYWIG-এডিটর রয়েছে যা আপনাকে সাইটের পৃষ্ঠাগুলি সম্পাদনা করতে দেয় এবং পরিচালনা করা সহজ। এছাড়াও এখানে আপনি সংবাদ, পোল এবং প্রশ্নাবলীর প্রকাশনা পরিচালনা করতে পারেন।

প্রয়োজনে, আপনি পৃষ্ঠাগুলির নকশা পরিবর্তন করতে পারেন। সাইটের বিভিন্ন বিভাগে অ্যাক্সেস আপনাকে নথিগুলি সাইটে প্রকাশ করার আগে সমন্বয় করতে দেয়। আজ NauDoc-এর দুটি সংস্করণ রয়েছে: বিনামূল্যে এবং এন্টারপ্রাইজ।

দ্বিতীয় ফ্রি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আলফ্রেস্কো তাকান। এই সিস্টেমটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন এবং প্রকল্প পরিচালনার জন্য পশ্চিমা কোম্পানিগুলি ব্যাপকভাবে ব্যবহার করে। জনপ্রিয়তা এই পরিষেবাকোডের উন্মুক্ততা (ওপেন সোর্স) দ্বারা ব্যাখ্যা করা যেতে পারে, যখন প্রোগ্রামটি স্থিরভাবে কাজ করে এবং বিভিন্ন আকারের প্রকল্পের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।

উপস্থাপিত প্রোগ্রামের স্থায়িত্বে আশ্চর্যের কিছু নেই, যেহেতু সিস্টেমের প্রতিষ্ঠাতা জন নিউটন, যিনি ডকুমেন্টাম চালানোর জন্য পরিচিত।

এই কোম্পানি বড় উদ্যোগের জন্য ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বাজারের নেতা। এই সিস্টেম সফলভাবে অনেক কর্পোরেশন দ্বারা ব্যবহৃত হয়. সিস্টেমটি ভিন্ন যে এটি যেকোনো প্ল্যাটফর্মে এবং বিভিন্ন ডাটাবেসের সাথে কাজ করে।

আলফ্রেস্কো সহজেই কয়েক হাজারের বেশি ব্যবহারকারীর সংখ্যা সহ সঞ্চিত নথির যে কোনও লোডের সাথে মোকাবিলা করে।

উপস্থাপিত সিস্টেমটি রাশিয়ায় খুব কম পরিচিত, যেহেতু সম্প্রতি পর্যন্ত কেউ সরবরাহ করতে পারেনি পেশাদারী সেবাআলফ্রেস্কো সিস্টেম ব্যবহারে সহায়তা এবং প্রশিক্ষণের সংগঠন।

আলফ্রেস্কোর সুবিধার মধ্যে রয়েছে ওয়েব অ্যাক্সেসযোগ্যতা। সিস্টেমের এন্টারপ্রাইজগুলির কম্পিউটারে অতিরিক্ত সফ্টওয়্যার ইনস্টল করার প্রয়োজন নেই, তাই ক্লায়েন্ট সফ্টওয়্যার আপডেট করার দরকার নেই। আপনি বিশ্বের যেকোন স্থানে থাকা সত্ত্বেও মোবাইল ডিভাইস থেকে সিস্টেমে কাজ করতে পারেন। Alfresco সবচেয়ে উন্নত এবং আধুনিক ওয়েব ইন্টারফেস বৈশিষ্ট্য.

এটা বলা মূল্যবান যে মধ্যে গত বছরগুলোউভয় আমেরিকান এবং ইউরোপীয় সিস্টেমইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা বন্ধ বিশেষ মনোযোগওয়েব ইন্টারফেসে দিন।

সমর্থন শুধুমাত্র ডকুমেন্টেশন দূরবর্তী অ্যাক্সেস জন্য প্রদান করা হয়. এটি এমন একটি ফলাফল ছিল যে লোকেরা অফিস অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে নথি সম্পাদনা করতে অভ্যস্ত।

তাহলে, কীভাবে স্ট্যান্ডার্ড ফোল্ডার এবং ফাইলগুলির সাথে কাজ করার প্রয়োজনের সমস্যাটি সমাধান করা যায়, যদিও তাদের রাউটিং নেই, প্রয়োজনীয় সংস্করণ সমর্থন করে না, অ্যাক্সেস নেই ইত্যাদি?

সমাধানটি তৈরি করা হয়েছিল এবং দীর্ঘকাল ধরে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে ব্যবহৃত হয়েছে।

আমাদের ডেস্কটপ কল্পনা করা যাক. এখানে, উদাহরণস্বরূপ, দুটি ফোল্ডার আছে। একটিকে "বিবেচনার জন্য নথি" বলা হয়, দ্বিতীয়টি - "কর্পোরেট নথি"। আমরা প্রথমটি খুলি এবং একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক নথি দেখি। এই ফোল্ডারের নথিগুলি বিবেচনা এবং সিদ্ধান্তের জন্য। এই জাতীয় নথি স্বাভাবিক এমএস ওয়ার্ডে খোলে। দেখা যাচ্ছে যে আপনার কাছে কেবল নথিটি পড়ার সুযোগ নেই, তবে নথির যে কোনও সংস্করণ খোলার, মন্তব্যগুলি পড়ার, এতে সিদ্ধান্ত নেওয়ার, এই দস্তাবেজটি যার প্রয়োজন তাকে পাঠাতে, উপরের সমস্ত পদক্ষেপগুলি সরাসরি সম্পাদন করে Word বা অন্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনে।

এছাড়াও, এখানে ব্যবহারকারী ইনকামিং এবং আউটগোয়িং কাজগুলি দেখেন।

আপনি যদি একটি নতুন চুক্তি তৈরি করতে চান এবং তারপর এটি অনুমোদনের জন্য পাঠান, কোন সমস্যা নেই। এই সব MS Word এ করা যেতে পারে, একটি নথি তৈরি করুন এবং নির্দিষ্ট স্ট্যান্ডার্ড রুটে পাঠান। আপনি "কর্পোরেট নথি" ফোল্ডারে নথিটিকে সহজভাবে অনুলিপি করতে পারেন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পছন্দসই রুটে চলে যাবে৷

অবশ্যই, কেউ ওয়েব-ইন্টারফেস প্রত্যাখ্যান করতে যাচ্ছে না। ওয়েব ইন্টারফেস আপনাকে কাজগুলির একটি বিস্তৃত পরিসর সম্পাদন করতে দেয়।

এই পদ্ধতিটি ট্রিপ, ব্যবসায়িক ট্রিপ, মোবাইল ডিভাইস থেকে দ্রুত অ্যাক্সেসের পাশাপাশি নথি এবং প্রতিবেদনের সাথে যৌথ কাজ সম্পাদন করার ক্ষমতার ক্ষেত্রে সুবিধাজনক।

আলফ্রেস্কো সিস্টেম দুটি প্রধান সংস্করণে প্রকাশিত হয়েছে: এন্টারপ্রাইজ সংস্করণ এবং সম্প্রদায় সংস্করণ।কমিউনিটি সংস্করণটি বিনামূল্যে ডাউনলোডের জন্য উপলব্ধ এবং যেকোনো ব্যবসার দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি লক্ষণীয় যে এই সংস্করণটি শুধুমাত্র সিস্টেম সম্প্রদায়ের সদস্যদের দ্বারা সমর্থিত। এই সত্ত্বেও, আলফ্রেস্কো সম্প্রদায় ইউরোপীয় দেশগুলিতে সিস্টেমের সবচেয়ে সাধারণ সংস্করণ।

সিস্টেমটি অল্প সংখ্যক অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে, সেইসাথে দশ হাজারেরও বেশি ব্যবহারকারীকে সহজেই পরিবেশন করতে সক্ষম। সিস্টেমটি অন্তর্নির্মিত PostgreSQL এবং MySQL ডাটাবেসের সাথে কাজ করে।

একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের প্রধান প্রয়োজনীয়তাগুলি অবশ্যই পূরণ করতে হবে:

• নির্ভরযোগ্য স্টোরেজ এবং ডকুমেন্টেশনের সহজ অনুসন্ধান।
• করণিক কাজ সমর্থন এবং কর্মক্ষমতা.
• নথি এবং তাদের রাউটিং সম্পাদনের উপর সময়মত নিয়ন্ত্রণ।
• বিশ্লেষণাত্মক প্রতিবেদন তৈরি করা।
• তথ্য নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।

আধুনিক EDMS-এ গ্রাহকদের সাথে আলাপচারিতা, তাদের অনুরোধ প্রক্রিয়াকরণ, এবং অতিরিক্ত দরকারী টুলস রয়েছে যা আপনাকে অনেক প্রয়োগ সমস্যা সমাধান করতে দেয়।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের প্রকার

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বিভিন্ন ধরনের শ্রেণীবিভাগ আছে, কিন্তু সবচেয়ে নির্দেশক শ্রেণীবিভাগ হল শিরোনাম কার্যকারিতা দ্বারা EDMS-এর বিভাজন। যেকোন EDMS এর বিকাশকারী দ্বারা প্রাথমিকভাবে একটি নির্দিষ্ট ধরণের কাজ সম্পাদন করার জন্য ডিজাইন করা হয়। এর অর্থ এই নয় যে এটি বেশিরভাগ "ভাইদের" অন্তর্নিহিত কোনও অতিরিক্ত প্রযুক্তি সরবরাহ করে না। প্রতিটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সরঞ্জামগুলির একটি সেটের নিজস্ব শক্তি রয়েছে এবং দুর্বল দিক. শিরোনাম কার্যকরী অনুসারে শ্রেণীবিভাগে, এটি কেবল বিবেচনায় নেওয়া হয় শক্তি SEDov.

সুতরাং, এটি এই মত দেখায়:

• EDMS তৈরি এবং এর সাথে কাজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন, সেইসাথে কাগজের নথির ডিজিটাল অ্যানালগ।
• অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম যা তাদের জুড়ে ঘটনা এবং নথি নিবন্ধন স্বয়ংক্রিয় জীবনচক্র(ইলেক্ট্রনিক ফাইল)।
• EDMS, যার প্রধান কাজ হল বড় কর্পোরেট তথ্য ভান্ডারের সাথে কাজটি স্বয়ংক্রিয় করা।
• ডকুমেন্টেশন সহ ইলেকট্রনিক আর্কাইভ পরিচালনা করে সিস্টেম।
• EDMS, যার কার্যকারিতা আর্কাইভ এবং অন্যান্য ইলেকট্রনিক উত্স থেকে প্রয়োজনীয় তথ্য আহরণে বিশেষ।
• যে সিস্টেমগুলি কর্পোরেট প্রক্রিয়া, নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং সংস্থার কর্মচারীদের কার্যকলাপ পরিচালনা করে যারা ব্যবসায়িক নথিগুলির সাথে কাজ করার সাথে জড়িত।
• তথ্য EDMS যা ডেটা স্টোরেজ ডিভাইস পরিচালনা করে।

উৎপত্তি দেশ অনুসারে SED-এর একটি সংক্ষিপ্ত শ্রেণীবিভাগও রয়েছে, শুধুমাত্র রাশিয়ায় ব্যবহৃত হয়। এটি অনুসারে, আমাদের দেশে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি বিদেশী লোটাস / ডোমিনো প্ল্যাটফর্মে তৈরি দেশীয়, আমদানি করা এবং রাশিয়ানগুলিতে বিভক্ত। আমাদের পর্যালোচনায় শুধুমাত্র দুটি বিদেশী EDMS- EMC ডকুমেন্টাম এবং Lotus Domino.Doc-এর উদাহরণ রয়েছে। অন্য সব EDMS রাশিয়ার "নাগরিকত্ব" আছে।

TOP-10 ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম

আমরা একটি এন্টারপ্রাইজে নথি ব্যবস্থাপনা স্বয়ংক্রিয় করার জন্য একটি EDMS নির্বাচন করার সময় নির্ধারক পাঁচটি প্যারামিটারের তুলনার উপর ফোকাস করে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মূল্যায়ন করেছি। স্কেল দশ-পয়েন্ট।

দ্রষ্টব্য: সারণীতে সিস্টেমের চূড়ান্ত মূল্যায়ন 100% উদ্দেশ্যমূলক বলে দাবি করে না এবং এই বিষয়টির গভীর বিশ্লেষণের ভিত্তিতে লেখকের মতামতকে প্রতিফলিত করে। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের এই পর্যালোচনা শুধুমাত্র উচ্চ-মানের সফ্টওয়্যার পণ্যগুলির মধ্যে তৈরি করা হয়েছে যা বিভিন্ন ধরণের ব্যবসায় ব্যবহারের জন্য নিরাপদে বেছে নেওয়া যেতে পারে।

একটি ব্যবসা

এই ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম পুরো সোভিয়েত-পরবর্তী স্থান জুড়ে এর বিভাগে একটি স্বীকৃত নেতা। বৃহত্তম হোল্ডিং এবং কর্পোরেশন এবং ছোট ব্যবসা উভয়ই সফলভাবে নথির প্রচলন এবং অফিসের কাজ পরিচালনা করে। এই সিস্টেমের সাথে সম্পর্কিত, এটি একটি টাউটোলজি প্রয়োগ করা উপযুক্ত: "DELO" তার ব্যবসা জানে। প্রকৃতপক্ষে, এই সফ্টওয়্যারটি অফিসের কাজ এবং কর্মপ্রবাহের গভীর অটোমেশনের জন্য আদর্শ।

পেশাদার

• যে কোনো ইলেকট্রনিক নথির গতিবিধির সমস্ত ধাপ ট্র্যাক করার ক্ষমতা।
• ডকুমেন্টেশন প্রকল্প তৈরিতে সরলতা এবং সুবিধা।
• সিস্টেমের সাধারণ ডিবাগিং এবং কার্যকারিতা।

মাইনাস

• "প্রসারিত" বিয়োগগুলির মধ্যে রয়েছে কিছুটা প্রাচীন ইন্টারফেস এবং আয়ত্তে একটি নির্দিষ্ট অসুবিধা।

মূল্য কি?

একটি কর্মক্ষেত্রে "DELO" সিস্টেম ব্যবহার করার জন্য লাইসেন্সের মূল্য (DBMS - Oracle) এই স্থানগুলির পরিকল্পিত মোট সংখ্যার উপর নির্ভর করে এবং 11,000 রুবেল (201-500 r/m) থেকে 13,400 রুবেল (1-5 r) পর্যন্ত পরিবর্তিত হয় /মি)। যদি সংস্থাটি মাইক্রোসফ্ট এসকিউএল সার্ভার ডিবিএমএস ব্যবহার করে, তবে একটি কর্মক্ষেত্রের লাইসেন্সের জন্য যথাক্রমে 7200 থেকে 9500 রুবেল খরচ হবে।

যুক্তিবিদ্যা

লজিক SED প্রোগ্রামটিকে 2012 সাল পর্যন্ত বস-রেফারেন্ট বলা হত এবং এটি সবচেয়ে জনপ্রিয় ছিল রাশিয়ান সিস্টেমইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, ডেলো ইডিএমএসের একটি গুরুতর প্রতিদ্বন্দ্বী। নাম পরিবর্তন এই সফ্টওয়্যার পণ্য গুণমান প্রভাবিত করেনি, এবং এটি এখনও নির্ভরযোগ্য এবং কার্যকরী সিস্টেমযেকোনো ধরনের এবং আকারের উদ্যোগে অফিস পরিচালনার জন্য।

পেশাদার

• নথি অনুমোদনের জন্য জটিল মাল্টি-লেভেল রুট তৈরি করার ক্ষমতা।
• ব্যবহারকারীর ডেটা সুরক্ষার উচ্চ ডিগ্রি।
• সিস্টেমের প্রধান উপাদান আয়ত্ত আপেক্ষিক সহজ.
• নমনীয় এবং কাস্টমাইজযোগ্য নথি প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়া।

মাইনাস

• একটি গুরুতর কর্মীদের টার্নওভারের সাথে অ্যাক্সেসের অধিকারের অসুবিধাজনক পার্থক্য।
• প্রযুক্তিগত সহায়তার সবচেয়ে বিবেকপূর্ণ কাজ নয়।
• প্রাচীন ইন্টারফেস।

মূল্য কি?

এই প্রোগ্রামটি ব্যবহার করার জন্য একটি লাইসেন্সের খরচ এটির সাথে সংযুক্ত কর্মচারীর সংখ্যার উপর নির্ভর করে। যদি তাদের সংখ্যা 49 জনের বেশি না হয়, তাহলে প্রতিটি কর্মক্ষেত্রের জন্য মূল্য 5,900 হবে; 50 থেকে 199 সংযুক্ত কর্মী - 5,200 রুবেল; এবং যদি 200 টিরও বেশি কাজ থাকে তবে একটি লাইসেন্সের দাম সর্বনিম্ন হবে - 4900 রুবেল।

ইউফ্রেটিস

এই ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমটি অফিসের কাজের ক্ষেত্রে ISO 9000 মানের মান এবং রাশিয়ান GOST এর প্রয়োজনীয়তাগুলির সাথে সম্পূর্ণ সম্মতিতে তৈরি করা হয়েছিল। এর "সহকর্মী" থেকে "ইউফ্রাটস" এর নিজস্ব অনেক অনন্য সফ্টওয়্যার বিকাশের উপস্থিতিতে আলাদা যা প্রতিযোগী EDMS-এ পাওয়া যায় না। সম্পূর্ণরূপে প্রযুক্তিগত এই সিস্টেমআধুনিকের সবচেয়ে "উন্নত" এক রাশিয়ান বাজার SEDov.

পেশাদার

• এই সিস্টেমের ডেলিভারি প্যাকেজে একটি অন্তর্নির্মিত Nika DBMS রয়েছে, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহারকারী সংস্থাকে অতিরিক্ত সফ্টওয়্যার কেনা থেকে মুক্ত করে।
• একটি সুন্দর স্মরণীয় নকশা সহ বন্ধুত্বপূর্ণ ইন্টারফেস।
• অ্যাক্সেস অধিকার পরিচালনার জন্য অন্তর্নির্মিত ভূমিকা ব্যবস্থা।

মাইনাস

• বেশ ধীর গতি, বিশেষ করে দুর্বল কম্পিউটারে।
• কাজের মধ্যে পর্যায়ক্রমিক ব্যর্থতা এবং ধীর প্রযুক্তিগত সহায়তা।

মূল্য কি?

প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব সার্ভারে সিস্টেমের ইনস্টলেশন সহ একটি আদর্শ লাইসেন্সের জন্য প্রতি ওয়ার্কস্টেশনে 5200 থেকে 7300 রুবেল খরচ হয়, আরও ব্যবহারকারী - দাম কম। যাইহোক, প্রস্তুতকারকের সরঞ্জামগুলিতে সার্ভারের উপাদান স্থাপন করার বিকল্পও রয়েছে। এই ক্ষেত্রে, একটি সাবস্ক্রিপশন ফি সিস্টেম প্রয়োগ করা হয় - চারটি ট্যারিফ, প্রতি মাসে 10,000 থেকে 95,000 রুবেল পর্যন্ত খরচ হয়।

1C: আর্কাইভ

এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য এটি একটি সেরা এবং অবশ্যই সবচেয়ে বহুমুখী প্রোগ্রাম। 1C:আর্কাইভ নির্ভরযোগ্য এবং, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, বিভিন্ন ফরম্যাটের ব্যবসায়িক ডকুমেন্টেশনের কেন্দ্রীভূত স্টোরেজ প্রদান করে, যেখানে ফাইল সম্পাদনা করতে পারে এমন অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা অ্যাক্সেস সহ।

পেশাদার

• প্রয়োজনীয় ডেটা দ্রুত খুঁজে পাওয়ার জন্য একটি ডিবাগ করা অ্যালগরিদম।
• পাঠ্য এবং গ্রাফিক্স থেকে অডিও এবং ভিডিও ফাইল পর্যন্ত - যেকোন ধরণের নথি সংরক্ষণ করার ক্ষমতা।
• প্রশস্ত মাপযোগ্যতা যা আপনাকে এই সফ্টওয়্যারটি বৃহৎ এবং ছোট উভয় উদ্যোগেই সফলভাবে ব্যবহার করতে দেয়।
• 1C এর প্রধান সুবিধা:আর্কাইভ, যা এই প্রোগ্রামটিকে প্রতিযোগীদের থেকে আলাদা করে, পণ্যের মূল্য এবং এর কার্যকারিতার ক্ষমতার সর্বোত্তম সমন্বয়।
• বাহ্যিক অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে একীকরণের জন্য সমর্থন।

মাইনাস

• সিস্টেম সম্পদ অনেক গ্রাস.
• এমনকি অভিজ্ঞ ব্যবহারকারীদের জন্য আয়ত্ত করার বর্ধিত অসুবিধা।

মূল্য কি?

এই প্রোগ্রামের "সমাবেশ" এর মূল্য 12,000 থেকে 57,000 রুবেল পর্যন্ত পরিবর্তিত হয় এবং প্রথম পরিমাণটি 1C: আর্কাইভের পূর্ববর্তী সংস্করণ আপগ্রেড করার জন্য একচেটিয়াভাবে প্রদান করতে হবে।

নির্দেশিকা

সহজ এবং কার্যকরী EDMS DIRECTUM ছোট এবং মাঝারি আকারের ব্যবসার জন্য একটি চমৎকার সমাধান হবে। এই সিস্টেমের জন্য ধন্যবাদ, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টকে প্রথাগত কাগজের কার্যপ্রবাহের সাথে সফলভাবে একত্রিত করা যেতে পারে যাতে পরবর্তীতে "বেদনাহীনভাবে" প্রতিষ্ঠানটিকে নির্দেশনায় কাজ করার জন্য সম্পূর্ণভাবে স্থানান্তর করা যায়। উন্নত ওয়ার্কফ্লো প্রযুক্তি অফিসের কাজের প্রক্রিয়াগুলির দক্ষ অটোমেশন প্রদান করে।

পেশাদার

• বিশেষ সফ্টওয়্যার সরঞ্জামগুলির উপলব্ধতা যা যতটা সম্ভব ডকুমেন্টেশন অনুসন্ধান এবং সনাক্তকরণকে সহজ করে।
• নির্দিষ্ট কাজের জন্য সিস্টেমের স্বাধীন পরিবর্তনের জন্য প্রচুর সুযোগ।
• অন্যান্য প্রোগ্রামের সাথে একীকরণের বর্ধিত সম্ভাবনা।

মাইনাস

• এন্টারপ্রাইজ পরিচালনার জন্য সিস্টেমের অভিযোজন - সাধারণ কেরানিদের পক্ষে এতে কাজ করা আরও কঠিন।
• কিছুটা বিভ্রান্তিকর এবং অস্বচ্ছ মূল্য নীতি।

মূল্য কি?

এই EDMS ব্যবহারের জন্য লাইসেন্সগুলি পৃথকভাবে এবং প্যাকেজ অফারের অংশ হিসাবে উভয়ই কেনা হয়। সবচেয়ে সস্তা মৌলিক ক্লায়েন্ট লাইসেন্স খরচ 7,800 রুবেল। লাইসেন্স প্যাকেজের মূল্য 148,200 রুবেল (20 জন কর্মচারীর জন্য মৌলিক) থেকে শুরু হয় এবং 2,010,000 রুবেল (200 কর্মচারীর জন্য) পর্যন্ত যায়।

অপটিমা-ওয়ার্কফ্লো

এই ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তার বিভাগে একটি শক্তিশালী মধ্যম কৃষক। এটি ক্রমাগত বিকাশে রয়েছে এবং এখনও পর্যন্ত বাজারের স্বীকৃত মাস্টোডনগুলির সাথে সমান শর্তে প্রতিযোগিতা করতে পারে না। যাইহোক, OPTIMA-WorkFlow-এর অনেকগুলি "ট্রিক্স আপ ইটস স্লিভ" রয়েছে - অনন্য প্রযুক্তি যা এটিকে ভিড় থেকে আলাদা করে তোলে৷

পেশাদার

• একই ধরনের নথি এবং তাদের নিবন্ধন তথ্যের সিরিয়াল ইনপুট ফাংশন বাস্তবায়ন।
• একটি অ্যান্টিভাইরাস প্রোগ্রাম দিয়ে স্ক্যান করা হচ্ছে।
• আপনার পছন্দের নিয়মিত এবং এনক্রিপ্ট করা নথির সূচীকরণ।
• বহুভাষিক ইউজার ইন্টারফেস।

মাইনাস

• সাধারণ কার্যকারিতার অসুবিধা যা বহির্গামী আপডেট দ্বারা স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হয়।

মূল্য কি?

এই প্ল্যাটফর্মের উপর ভিত্তি করে সাধারণ সমাধানগুলির দাম 55,000 থেকে 75,000 রুবেল পর্যন্ত।

ইএমসি ডকুমেন্টাম

ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করার জন্য এই প্ল্যাটফর্মটি আইটি শিল্পের বিশ্বনেতা, EMC দ্বারা তৈরি করা হয়েছিল। স্বতন্ত্র সরঞ্জামগুলির নমনীয় কাস্টমাইজেশন সহ শক্তিশালী কার্যকারিতা EMC ডকুমেন্টামকে রাশিয়ার বাজারে উপলব্ধ সেরা বিদেশী EDMS করে তোলে।

পেশাদার

• নকশা নথি পরিচালনার সুবিধার উচ্চ ডিগ্রী.
• একটি চেক-ইন/চেক-আউট পদ্ধতির বাস্তবায়ন যা আপনাকে অ্যাক্সেস অধিকারের বন্টন পরিচালনা করতে দেয়।
• একটি ফাংশনের উপস্থিতি যা আপনাকে বিভিন্ন স্তরে অনুমোদনের পদ্ধতি বাস্তবায়ন করতে দেয়।
• স্ক্যানিং এবং নথি শনাক্তকরণ ডিভাইসের জন্য সমর্থন।

মাইনাস

• শুধুমাত্র ইন্টারনেট এক্সপ্লোরার ব্রাউজার দিয়ে কাজ করে।
• অনুপস্থিতিতে সবার প্রবেশাধিকারপ্রযুক্তিগত এবং ব্যবহারিক ডকুমেন্টেশনসিস্টেম দ্বারা।
• ঘন ঘন "ব্রেক" এবং একটি উচ্চ সিস্টেম লোড সঙ্গে lags।

মূল্য কি?

এই প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করার জন্য কোন নির্দিষ্ট মূল্য নেই। এর বাস্তবায়নের খরচ প্রতিটি গ্রাহকের সাথে পৃথকভাবে আলোচনা করা হয়।

ল্যানডকস

1997 সালে বিকশিত দেশীয় কোম্পানি LANIT, নথি ব্যবস্থাপনা স্বয়ংক্রিয় করার এই প্ল্যাটফর্ম, আজও অনেক উদ্যোগ এবং প্রতিষ্ঠানের চাহিদা রয়েছে। LanDocs আপনাকে একটি আরামদায়ক ওয়ার্কফ্লো এবং ওয়ার্কফ্লো পরিবেশ তৈরি করতে দেয়, এটি পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলির সেট সহ সমস্ত শ্রেণীর ব্যবহারকারীদের প্রদান করে।

পেশাদার

• সমন্বিত ক্রিপ্টোগ্রাফিক সুরক্ষা সরঞ্জামগুলির উপলব্ধতা।
• কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়ায় দূরবর্তী শাখা থেকে কর্মীদের অন্তর্ভুক্ত করার ক্ষমতা।
• কাগজ ডকুমেন্টেশন ব্যাচ স্ক্যানিং ফাংশন উপস্থিতি.

মাইনাস

• বেশ সাধারণ কর্মক্ষমতা সমস্যা.
• কার্যকারিতা প্রসারিত করার দুর্বল সুযোগ।
• স্ক্র্যাচ থেকে সিস্টেম আয়ত্ত করতে অসুবিধা.

মূল্য কি?

একটি সার্ভার লাইসেন্সের মূল্য 30,000 থেকে 216,000 রুবেল পর্যন্ত পরিবর্তিত হয়। ব্যবহারকারী লাইসেন্স 5,600 থেকে 8,400 রুবেল মূল্যে কেনা যাবে।

কোম্পানি মিডিয়া

CompanyMedia হল সফ্টওয়্যার সমাধানগুলির একটি সম্পূর্ণ সেট যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া, কর্মপ্রবাহ এবং অফিসের কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এই EDMS সেটিংসের অতুলনীয় নমনীয়তা এবং আলাদাভাবে ইনস্টল করা যায় এমন স্বাধীন মডিউলের উপস্থিতিতে প্রতিযোগীদের থেকে আলাদা।

পেশাদার

• সম্ভাবনা সফল কাজএকটি জটিল কর্পোরেট কাঠামো এবং আঞ্চলিক কাঠামো সহ উদ্যোগে সিস্টেম।
• সিস্টেমের অভূতপূর্ব নির্ভরযোগ্যতা, যা এটি সক্রিয়ভাবে ঘড়ির চারপাশে, বছরে 365 দিন কাজ করতে দেয়।
• বিভিন্ন ধরণের কাজের সাথে কাজ করার জন্য স্বয়ংক্রিয় সমর্থন।
• সংস্থার শ্রেণিবদ্ধ কাঠামো অনুসারে অ্যাক্সেসের অধিকারের পার্থক্য।

মাইনাস

• ওয়েব ইন্টারফেসের কিছু ব্রাউজার, বিশেষ করে ফায়ারফক্সের জন্য সীমিত সমর্থন রয়েছে।
• সিস্টেমের ফোকাস প্রধানত মাঝারি এবং বড় ব্যবসার উপর।

মূল্য কি?

এই সফ্টওয়্যারটির চূড়ান্ত মূল্যে কর্মীদের প্রশিক্ষণ, অতিরিক্ত মডিউল ইনস্টল করা এবং সিস্টেম ব্যবহারের অধিকার হস্তান্তর সহ অনেক উপাদান রয়েছে। মোট পরিমাণের উপরের সীমা হল 99,000 রুবেল। সবচেয়ে সস্তা থিম্যাটিক মডিউল 4,000 রুবেল খরচ হবে।

Lotus Domino.Doc

এই EDMS হল সুপরিচিত নোট/ডোমিনো প্ল্যাটফর্মের একটি অ্যাপ্লিকেশন, যার একটি উচ্চ-স্তরের ডেটা নিরাপত্তা ব্যবস্থা রয়েছে। Lotus Domino.Doc-এর একটি উন্নত ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারও রয়েছে যা আপনাকে কর্পোরেট ডকুমেন্টেশনের একটি বড় ভান্ডার বাস্তবায়ন করতে দেয়৷

পেশাদার

• একটি বিতরণ করা পরিবেশে নথি প্রবাহ পরিচালনার কাজগুলির জটিল সমাধানের জন্য ডিজাইন করা অনন্য প্রতিলিপি সিস্টেমের উপলব্ধতা।
• তথ্য সংরক্ষণের পৃথক অংশে নথি অনুসন্ধানের সম্ভাবনা।
• LDAP ডিরেক্টরিগুলি কর্পোরেট স্তর পর্যন্ত স্কেল করে৷

মাইনাস

• এই সিস্টেমের অসুবিধাগুলি মূলত এর পশ্চিমী উত্স থেকে উদ্ভূত হয় - ইন্টারফেস এবং কিছু ফাংশন বাস্তবায়ন সম্পর্কে কিছু প্রশ্ন রয়েছে।

মূল্য কি?

ব্যবহারকারী এবং সার্ভার লাইসেন্সের খরচ প্ল্যাটফর্ম ওয়েবসাইটে পৃথকভাবে গণনা করা হয়।

অবশেষে

পর্যালোচনার অধীনে একটি নির্দিষ্ট লাইনের সংক্ষিপ্তসারে, আমি একটি গুরুত্বপূর্ণ সূক্ষ্মতা নোট করতে চাই: আপনার ব্যবসায় একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের প্রবর্তন তার লাভের তাত্ক্ষণিক বৃদ্ধির নিশ্চয়তা দেয় না এবং কিছু ক্ষেত্রে এটি করতে পারে। ক্ষতি যদি আপনার প্রতিষ্ঠান সফলভাবে কাজ করে এবং লাভ করে, EDMS ছাড়া কাজ করে, তাহলে সেগুলি বাস্তবায়ন করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে হাজার বার চিন্তা করুন। "প্রগতিশীল ফ্যাশন" তাড়া করার এবং তাদের জন্য গুরুতর প্রয়োজন ছাড়া এই সিস্টেমগুলি ইনস্টল করার দরকার নেই। যাইহোক, ব্যবসার সম্প্রসারণ এবং কর্মচারীদের উচ্চ কাজের চাপের সাথে, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এক ধরনের লাইফলাইন হয়ে উঠতে পারে যা কোম্পানিকে কাগজপত্রের মালস্ট্রম থেকে বেরিয়ে আসতে সাহায্য করবে।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার সচেতনতা বিগত কয়েক বছরে বেড়েছে, কিন্তু এর অনেক দিক এখনও সাধারণ মানুষের কাছে পরিষ্কার নয়। এটি প্রায়ই ফাইল ম্যানেজমেন্ট, এন্টারপ্রাইজ ইনফরমেশন রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট (যার ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট একটি অংশ), অফিস কাজের সংস্থা ইত্যাদির সাথে বিভ্রান্ত হয়।

এখানে আমরা একটি ছোট ব্যবসার দৃষ্টিকোণ থেকে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে পাঁচটি পৌরাণিক কাহিনী উড়িয়ে দেওয়ার চেষ্টা করব।

মিথ # 1: আমার একটি O আছেগউইন্ডোজফাইল ম্যানেজমেন্টের জন্য, এবং আমার আলাদা ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের প্রয়োজন নেই।

বাস্তবতা:উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার অবশ্যই আপনাকে আপনার ফাইল/ডকুমেন্টগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করে, তবে এটি শুধুমাত্র একটি মৌলিক টুল, যা মূলত একটি শ্রেণিবদ্ধ ফোল্ডার কাঠামোতে ফাইল সংরক্ষণের মধ্যে সীমাবদ্ধ। অন্য দিকে, ভাল সিস্টেমডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট আপনাকে আপনার প্রতিষ্ঠানের অনন্য প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে নথির প্রকার-নির্দিষ্ট মেটাডেটা সংরক্ষণ করতে দেয়। সুতরাং, একটি চালানের প্রতিটি স্ক্যান করা চিত্রের জন্য, আপনি স্টোরেজের জন্য মেটাডেটা সংজ্ঞায়িত করতে পারেন: চালানের তারিখ, চালানের পরিমাণ, কোম্পানি, স্থিতি (প্রদেয়/প্রদেয় নয়) ইত্যাদি। এটি আপনার অনুসন্ধান এবং দলিল নথির সংখ্যা ব্যাপকভাবে বৃদ্ধি করে। এটি ছাড়াও, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি প্রায়ই আপনাকে নথিগুলির মধ্যে লিঙ্ক স্থাপন করতে, তাদের টীকা তৈরি করতে এবং নথিগুলিতে বিভিন্ন অ্যাক্সেসের অধিকার সেট করতে দেয় (উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারী দেখতে পারে, কিন্তু সম্পাদনা করতে পারে না)। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এটি আপনার অপারেটিং সিস্টেমের অফার থেকে অনেক বেশি।

মিথ 2: ছোট ব্যবসার ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার প্রয়োজন নেই

বাস্তবতাউত্তর: এটি সম্ভবত সবচেয়ে বড় ভুল ধারণা। ছোট ব্যবসার মালিকরা সীমিত সংস্থানগুলি পরিচালনা করে এবং তাই নিয়মিত কাগজপত্র পরিচালনা করার জন্য প্রায়শই কর্মী নিয়োগ করতে অক্ষম হয়: স্ট্যাম্পিং, ফাইলিং, সংরক্ষণাগার, নথিগুলি সন্ধান এবং ফেরত দেওয়া, প্রতিটি পর্যালোচনার পরে পুনরায় নিবন্ধন করা। ইতিমধ্যে একটি ছোট কোম্পানির নিয়োগকৃত কর্মচারীরা এই কাজের জন্য অতিরিক্ত সময় ব্যয় করে যার জন্য তাদের নিয়োগ করা হয়েছিল। একটি ভাল ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম থাকা মাউসের ক্লিকে সমস্ত নথিতে অ্যাক্সেস প্রদান করে।

মিথ 3: ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা বাস্তবায়ন করা খুব কঠিনছোট কোম্পানিতে।

বাস্তবতা:একটি ছোট ব্যবসা হিসাবে, আপনাকে অবশ্যই আপনার ফার্মের মৌলিক নথি ব্যবস্থাপনার প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে স্পষ্ট হতে হবে। একবার এই চাহিদাগুলি চিহ্নিত করা হলে, সাশ্রয়ী মূল্যের এবং সহজে বাস্তবায়িত সমাধানগুলি অবিলম্বে স্পষ্ট হয়ে উঠবে। অধিকাংশ সর্বোত্তম পন্থাএকটি সমাধান বাস্তবায়ন করুন - কোম্পানির একটি বিভাগ বা ব্যবসায়িক কাজগুলির একটির সমাধানের জন্য এটি "পরীক্ষা" করুন (উদাহরণস্বরূপ, ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ইনভয়েসগুলির পরিচালনার ব্যবস্থা করুন)। এক বা দুই মাসের মধ্যে আবার দেখুন এবং দেখুন আপনার লোকেরা নথি ব্যবস্থাপনায় কতটা কার্যকরী হয়েছে। একবার আপনি একটি বিভাগে সুবিধাগুলি দেখতে পেলে, আপনি বাকি সংস্থায় সমাধানটি প্রতিলিপি করতে পারেন।

সমাধানটিতে নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য যত্ন নেওয়া আবশ্যক: এটি ইনস্টল করা এবং কনফিগার করা সহজ, একটি সাধারণ ব্যবহারকারী ইন্টারফেস, একটি বিশদ ব্যবহারকারী ম্যানুয়াল এবং কারিগরি সহযোগিতাউপলব্ধ ই-মেইলঅথবা ফোন।

মিথ 4: ছোট ব্যবসার জন্য ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা খুবই ব্যয়বহুল

বাস্তবতা:ছোট ব্যবসাগুলির উন্নত, ব্যাপক EDMS ক্ষমতার প্রয়োজন নাও হতে পারে যা সাধারণত বড় উদ্যোগগুলির দ্বারা প্রয়োজনীয়। পাশাপাশি এই সফ্টওয়্যার পণ্যটির সাথে কাজ করবে এমন ব্যবহারকারীর সংখ্যা বড় প্রতিষ্ঠানের তুলনায় কম হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। যাইহোক, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার পণ্য রয়েছে যা ছোট ব্যবসার জন্য সাশ্রয়ী। উপরন্তু, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টে রূপান্তর আপনাকে কাগজ এবং অন্যান্য স্টেশনারি ব্যবহার কমাতে দেয়, যার ফলে আপনার বর্তমান খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস পায়। প্রকৃতপক্ষে, যখন আপনি একটি ছোট ব্যবসার ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য বিনিয়োগের উপর রিটার্ন (ROI) গণনা করবেন, আপনি দেখতে পাবেন যে এটিতে বিনিয়োগ আসলে সবচেয়ে বেশি হতে পারে লাভজনক বিনিয়োগমাঝারি এবং দীর্ঘমেয়াদী আপনার কোম্পানি.

মিথ 5: আমার কাছে একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম থাকলেই আমি সমস্ত কাগজের নথি মুছে ফেলতে পারি।

বাস্তবতা:আপনি একটি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বাস্তবায়ন করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। অভিনন্দন! কিন্তু অবিলম্বে শ্রেডারের কাছে দৌড়াবেন না! এই নথি অনেক অবশ্যইকাগজ আকারে সংরক্ষণ করুন।

আপনার সমস্ত নথি 3টি গ্রুপে ভাগ করুন:

1. সেই নথিগুলি যেগুলি আইন দ্বারা কাগজের আকারে রাখতে হবে, উদাহরণস্বরূপ, স্বাক্ষর সহ মূল চুক্তি৷

2. নথিপত্র যা আপনার নিয়মিত কাজের সময় কাগজের আকারে প্রয়োজন হতে পারে।

3. সেই নথিগুলি যা আপনার অবশ্যই কাগজের আকারে আর প্রয়োজন নেই৷

শ্রেডারের দিকে যাওয়ার আগে, আপনি শুধুমাত্র এই 3টি গ্রুপের শেষটি ধরতে পারেন। মাস/বছর পর, আপনাকে আর তৃতীয় এবং দ্বিতীয় গ্রুপ থেকে কাগজের নথি রাখতে হবে না, যা আপনাকে কাগজবিহীন কর্মপ্রবাহের আরও কাছাকাছি নিয়ে আসবে।

অনুবাদ: আনানিনা আনা (নির্দেশনা)।

মানুষের অভ্যাসের জড়তা উদ্যোগে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS) প্রবর্তনের প্রধান বাধা। তাদের সুবিধা শীঘ্রই মধ্যে নির্ণায়ক হয়ে উঠবে প্রতিযোগিতা, তাই এখন আপনাকে অফিসের কাজকে ডিজিটাল পর্যায়ে স্থানান্তর করার কথা ভাবতে হবে।

EDS জন্য আইনি ভিত্তি

একটি বিস্তৃত শাখা নেটওয়ার্ক সহ বড় উদ্যোগগুলি দ্রুত ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনায় চলে যাচ্ছে, যা পর্যাপ্ত পরিমাণের প্রাপ্যতার দ্বারা সহজতর হয়েছে আইনগত কাঠামো.

EDS এর কাজ নিয়ন্ত্রণকারী আইন হল:

1. নং 149-এফজেড "অন ইনফরমেশন, ইনফরম্যাটাইজেশন এবং ইনফরমেশন প্রোটেকশন"।
2. নং 63-FZ "ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরে"।
3. নং 263-এফজেড "ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার উপর বিধিনিষেধ বিলোপের উপর"।
4. ন্যায়সংহিতা.
5. আরবিট্রেশন প্রসিডিউর কোড।

প্রত্যক্ষ আইনী নিয়মগুলি প্রত্যেকের জন্য একই, তবে একটি EDMS প্রয়োগ করার সময়, একটি এন্টারপ্রাইজকে অবশ্যই অতিরিক্ত সংখ্যক অভ্যন্তরীণ প্রশাসনিক নথি তৈরি করতে হবে:

• EDS ব্যবহারের জন্য প্রবিধান;
• বিরোধ সমাধানের জন্য একটি অ্যালগরিদম সহ ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার জন্য কর্পোরেট নিয়ম;
• নিয়মে যোগদানের একটি নথি, যা সমস্ত কর্মচারীদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে।

কোম্পানির কর্মচারীদের শুধুমাত্র প্রত্যয়িত EDS এবং তথ্যের ক্রিপ্টোগ্রাফিক সুরক্ষার উপায় ব্যবহার করতে হবে। এই নিয়মের সাথে সম্মতি এবং আইনী কাঠামোর সামঞ্জস্যতা একটি কর্পোরেট EDMS-এ একজন কর্মচারীর ক্রিয়াকলাপকে আইনিভাবে তাৎপর্যপূর্ণ করা সম্ভব করে তোলে।

EDMS এর সারমর্ম এবং কার্যাবলী

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম - স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমকর্মপ্রবাহ ব্যবস্থাপনা, যা কর্মীদের মাধ্যমে যোগাযোগ করতে দেয় ডিজিটাল ডিভাইসকাগজ মিডিয়া ব্যবহার ছাড়া।

EDMS এর মৌলিক কাজগুলো হল:

• ইলেকট্রনিক নথি (ED) তৈরি, স্থানান্তর, স্টোরেজ;
• কাগজ নথির ডিজিটাইজেশন;
• এর বৈশিষ্ট্য সহ একটি নথি কার্ড তৈরি করা;
• উপর ভিত্তি করে নথি তৈরি রেডিমেড টেমপ্লেটপ্রদত্ত বৈশিষ্ট্য সহ;
• একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেসে নথি অনুসন্ধান করুন;
• নথি রাউটিং;
• নথির প্রাপ্তির উপর নিয়ন্ত্রণ এবং এতে থাকা নির্দেশাবলীর বাস্তবায়ন;
• জার্নাল, ক্লাসিফায়ার রাখা;
• ED-কে সামঞ্জস্যপূর্ণ ফরম্যাটে রূপান্তর করা;
• ইনকামিং ডকুমেন্টেশনের স্বয়ংক্রিয় নিবন্ধন;
• বিজ্ঞপ্তি পাঠানো;
• নথি সমন্বয়;
• ED এর সাথে যৌথ কাজ;
• কোম্পানির প্রতিপক্ষের সাথে ED এর মাধ্যমে মিথস্ক্রিয়া;
• নথি সম্পাদন এবং নড়াচড়া সংক্রান্ত প্রতিবেদন তৈরি করা।

EDMS-এর একটি গুরুত্বপূর্ণ প্যারামিটার হল এর মডুলারিটি, যা মৌলিক সেটিংসে উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন ছাড়াই কার্যকারিতা প্রসারিত করতে দেয়।

EDMS এর প্রকারভেদ

স্পষ্টতই, বড় শিল্প উদ্যোগএবং ট্রেডিং কোম্পানির বিভিন্ন EDS ​​প্রয়োজনীয়তা আছে। এই কারণেই সফ্টওয়্যার পণ্যগুলিকে দুটি বিভাগে ভাগ করা হয়েছে, কাজের প্রক্রিয়াগুলির মানককরণের উপর নির্ভর করে:

• "বক্স";
• বিস্তৃত কনফিগারেশন বিকল্পের সাথে মৌলিক।

"বক্সযুক্ত" পণ্য গুদাম অপারেশন, অফিস প্রক্রিয়া এবং ছোট শিল্পের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। তাদের শুধুমাত্র মডুলার কনফিগারেশন এবং প্রাথমিক তথ্যের প্রবর্তন প্রয়োজন।

তাদের বৈশিষ্ট্য:

• দ্রুত পদক্ষেপ;
• মানসম্মত প্রশিক্ষণ;
• কোন পরিবর্তনের প্রয়োজন নেই;
• কম রক্ষণাবেক্ষণ খরচ।

বেস প্ল্যাটফর্ম স্থাপন করা হয় বড় উদ্যোগএকটি অনন্য সাংগঠনিক এবং উত্পাদন কাঠামো সহ। গ্রাহকের নিজস্ব আইটি বিশেষজ্ঞদের দ্বারা এই ধরনের EDMS-এর দীর্ঘমেয়াদী পরিমার্জন প্রয়োজন।

তাদের নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে:

• নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সাথে সামঞ্জস্য করার ক্ষমতা;
• গ্রাহকের প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী অতিরিক্ত সফ্টওয়্যার মডিউল তৈরি;
• ইন্টারফেস পরিবর্তনযোগ্যতা;
• উন্নতির পরিমাণ অনুমান করতে অক্ষমতার কারণে খরচ পরিকল্পনার জটিলতা।

বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা এবং বাণিজ্য সংস্থার জন্য, স্ট্যান্ডার্ড "বক্সযুক্ত" সমাধানগুলি যথেষ্ট হবে।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সুবিধা

এন্টারপ্রাইজের নথির প্রবাহকে ইলেকট্রনিক আকারে স্থানান্তর করা কোম্পানিকে বিভিন্ন সাংগঠনিক স্তরে সুবিধা দেয়। EDMS আপনাকে ব্যবস্থাপনা এবং সাধারণ কর্মচারী উভয়ের কাজকে সহজ করতে দেয়।

কৌশলগত সুবিধা

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট আপনাকে কারেন্ট কমাতে দেয় অপারেটিং খরচব্যবসা এন্টারপ্রাইজ জুড়ে একটি EDMS ইনস্টল করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, সিস্টেমটি প্রয়োগ করার আগে কর্মীদের উত্পাদনশীলতা পরিমাপ করার পরামর্শ দেওয়া হয়। আপনি টেমপ্লেট কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে, প্রস্তাব অনুমোদন করতে, প্রয়োজনীয় নথিগুলি অনুসন্ধান করতে সময় গণনা করতে পারেন। আলাদাভাবে, আপনি অফিস সরঞ্জাম এবং স্টেশনারি বর্তমান খরচ নির্ধারণ করতে পারেন।

কোম্পানির মৌলিক প্রক্রিয়াগুলির কার্যকারিতার উপর ভিত্তি করে, EDMS-এর নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি আলাদা করা হয়েছে:

1. ব্যবহারকারীর ওয়ার্কস্টেশনে শারীরিক স্থান খালি করা।
2. আর্কাইভাল প্রাঙ্গনে ভাড়া খরচ কমানো.
3. কর্মচারীদের নথিগুলি অনুলিপি করতে, সেগুলি প্রক্রিয়া করতে এবং জার্নালে প্রবেশ করতে সময় সাশ্রয় করে৷
4. কাগজ, কপি সরঞ্জাম জন্য উপকরণ খরচ কমানো.
5. বিভাগগুলির মধ্যে কাগজের নথি স্থানান্তর করার সময় হ্রাস করা হয়েছে।
6. কর্মক্ষম প্রক্রিয়ার অংশের সম্পূর্ণ অটোমেশনের কারণে কর্মীদের জন্য সময় বাঁচানো।
7. রুটিন ওয়ার্ক কমিয়ে কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করা।

EDMS-এর কৌশলগত সুবিধাগুলি সাধারণ কর্মীদের কাজকে সবচেয়ে সহজ করে তোলে, তাই তারাই প্রথম স্থানে উন্নতিগুলি লক্ষ্য করবে।

কৌশলগত সুবিধা

EDMS বাস্তবায়নে কৌশলগত লক্ষ্যগুলি প্রধান ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে প্রভাবিত করে: লাভের সূচক, প্রতিপক্ষের সাথে যোগাযোগের গতি এবং কার্যকারিতা, বাণিজ্যিক তথ্যের সুরক্ষা।

এই ক্ষেত্রে, ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি আলাদা করা যেতে পারে:

1. একটি ED ডাটাবেস এবং একটি নিয়ন্ত্রিত সহ একটি কেন্দ্রীভূত তথ্য স্থান তৈরি করা দূরবর্তী প্রবেশাধিকারতাকে.
2. গুণাবলী দ্বারা তথ্য অনুসন্ধানের ত্বরণ।
3. একটি কম্পিউটার নেটওয়ার্কে বাণিজ্যিক তথ্যের জটিল সুরক্ষার সম্ভাবনা।
4. কাজের প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতা বৃদ্ধি, দুর্নীতির পরিকল্পনা প্রতিরোধ।
5. অভ্যন্তরীণ নথিগুলির সমান্তরাল সমন্বয়ের সম্ভাবনা।
6. কর্মক্ষেত্রের বাইরে কাজের প্রক্রিয়াগুলিতে দূরবর্তী অ্যাক্সেস।
7. নথির নিরাপত্তা বৃদ্ধি এবং তাদের মিথ্যা প্রমাণ করার অসম্ভবতা।
8. কর্মীদের কর্মের অনলাইন নিরীক্ষণের কারণে নির্দেশাবলী কার্যকর করার একটি ধারালো বৃদ্ধি।

কৌশলগত সুবিধাগুলি কোম্পানির পরিচালনাযোগ্যতা এবং চিত্রের বৃদ্ধিতে অবদান রাখে, যা নতুন গ্রাহকদের আকর্ষণ করার ক্ষেত্রে একটি উল্লেখযোগ্য সুবিধা দেয়।

সাধারণ ব্যবহারকারীদের জন্য সুবিধা

দীর্ঘমেয়াদী রুটিন ক্রিয়াকলাপগুলি অস্বাস্থ্যকর হিসাবে স্বীকৃত এবং উত্পাদনশীলতা মারাত্মকভাবে হ্রাস করে। বিভিন্ন প্রোগ্রামে অনুরোধ এবং নথির একঘেয়ে প্রক্রিয়াকরণ কর্তব্য থেকে বিভ্রান্ত করে, কেড়ে নেয় সিংহের ভাগকাজের সময়

এই ব্যবহারকারীর সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য EDMS-এর বেশ কয়েকটি সুবিধা রয়েছে:

1. সংরক্ষণাগারে ED-এর সুবিধাজনক অবস্থান, আপনাকে 1-2 মিনিটের মধ্যে বৈশিষ্ট্যগুলির দ্বারা সেগুলি খুঁজে পেতে অনুমতি দেয়৷
2. অপারেশনাল প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ. ফলস্বরূপ, কর্মচারী শুধুমাত্র সেই কাজগুলি পায় যা কাজের বিবরণ অনুসারে সম্পাদন করতে হয়।
3. আন্তঃ-কর্পোরেট মিথস্ক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজের প্রক্রিয়াগুলিতে নতুন কর্মচারীদের অভিযোজনকে ত্বরান্বিত করা।
4. অনুমোদনের চেইন এবং প্রকল্প বাস্তবায়নের পর্যায় সম্পর্কে তথ্য পাওয়ার ক্ষমতা।
5. কম্পিউটারে কাজের পরিবেশ একত্রিত করে, টেমপ্লেট ব্যবহার করে, নথি মুদ্রণের পর্যায় বাদ দিয়ে এবং তাদের স্বাক্ষর করার মাধ্যমে রুটিন ক্রিয়াকলাপ হ্রাস করা।

অ-নির্দিষ্ট ক্রিয়াকলাপগুলির সংখ্যা এবং সময়কাল হ্রাস করা আপনাকে সরাসরি কাজের প্রক্রিয়াগুলিতে সময় দিতে দেয় যার জন্য উচ্চ যোগ্যতার প্রয়োজন হয়।

এন্টারপ্রাইজের আইটি কাঠামোর জন্য সুবিধা

একটি EDMS বাস্তবায়ন করার সময়, এটি বিদ্যমান আইটি অবকাঠামোর সাথে একীভূত হয়, নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি প্রদান করে:

• সিস্টেমের উপর নিয়ন্ত্রণ সহজতর, হ্রাস যোগ্যতার প্রয়োজনীয়তাএর প্রশাসকের কাছে;
• স্ট্যান্ডার্ড প্রোগ্রামিং সরঞ্জাম ছাড়াই নতুন টেমপ্লেট এবং নথির রুট সেট আপ করার ক্ষমতা;
• একটি একক কাজের পরিবেশে একাধিক অ্যাপ্লিকেশন একত্রীকরণ;
• অতিরিক্ত খরচ ছাড়া সিস্টেম স্কেল করার ক্ষমতা;
• বিদ্যমান কম্পিউটার প্রতিস্থাপন করার প্রয়োজন নেই;
• ম্যালওয়্যারের বিরুদ্ধে ব্যাপক নেটওয়ার্ক সুরক্ষা।

EDMS প্রযুক্তিগত উপায়ে কিছু বিনিয়োগ জড়িত, কিন্তু তারা অল্প সময়ের মধ্যে পরিশোধ করে।

কম্পিউটার হার্ডওয়্যার ইন্টারঅপারেবল হয়ে ওঠে, যার ফলে এর সম্পদের ব্যবহার বৃদ্ধি পায়।

এক্সিকিউটিভদের জন্য সুবিধা

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট করে দক্ষ কাজসিস্টেমের নিম্নলিখিত সুবিধার কারণে ব্যবস্থাপনা কর্মীরা:

1. EDMS এর গতিশীলতা, ব্যবসায়িক ভ্রমণে দূরবর্তী কম্পিউটারের মাধ্যমে ED অ্যাক্সেস করার ক্ষমতা।
2. কর্মীদের তাদের কর্মক্ষমতা, উত্পাদনশীলতা এবং অ্যাসাইনমেন্টের সময়োপযোগীতার রিপোর্ট সহ সহজেই নিরীক্ষণ করুন।
3. সাথে একীকরণের মাধ্যমে।
4. সরবরাহকারী এবং ক্রেতাদের মধ্যে লজিস্টিক পদ্ধতির ত্বরণ যখন ভাগ করা SED. একটি একক বাহ্যিক অপারেটরের সাথে সংযোগ করে প্রাথমিক ED বিনিময় করা সম্ভব যা নথির আইনি বৈধতার গ্যারান্টি দেয়।
5. সচিবালয় বাদ দিয়ে একচেটিয়াভাবে শীর্ষ পরিচালকদের আর্থিক তথ্যে অ্যাক্সেস প্রদান করা।
6. গুরুত্বপূর্ণ নথি হারানোর সম্ভাবনা হ্রাস করুন।

ব্যবস্থাপক সর্বদা সিস্টেমে লগ ইন করতে পারেন এবং প্রতিটি কর্মচারীর কর্মক্ষমতা সম্পর্কে একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন।

কর্মচারীদের দ্বারা এই সত্য সম্পর্কে সচেতনতা তাদের নিজেদের ব্যবসাকে শিথিল করার এবং মন দেওয়ার সুযোগ দেয় না।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার অসুবিধা

এন্টারপ্রাইজে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার প্রবর্তনের ত্রুটি রয়েছে। তারাই ছোট ব্যবসাগুলিকে সম্পূর্ণ-স্কেল, গুদাম পরিচালনা এবং এসইডি ভিত্তিক ব্যবস্থাপনায় প্রবেশের অনুমতি দেয় না।

অসুবিধাগুলির মধ্যে রয়েছে:

1. অজানা দূষিত কোড দ্বারা ডাটাবেস দুর্নীতির সম্ভাবনা। নেটওয়ার্কের সাথে সংযুক্ত নয় এমন ডিভাইসগুলির তথ্য নিয়মিত ব্যাক আপ করে এই ত্রুটিটি সমাধান করা যেতে পারে।
2. 40+ বয়সের কর্মচারীদের ডিজিটাল ফর্মের ইন্টারঅ্যাকশনের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে অসুবিধা।
3. মূল্য বৃদ্ধি. ছোট ব্যবসার জন্য দেশীয় EDMS-এর মূল্য 1000-10000 ডলার পর্যন্ত।
4. কোম্পানির প্রতিপক্ষের ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা না থাকলে EDMS-এর কার্যকারিতা হ্রাস পায়।
5. অতিরিক্ত কাজের ইউনিট এবং কক্ষ ছাড়া কমপ্যাক্ট অফিসে সিস্টেমের সুবিধা সন্দেহজনক।
6. কিছু ঠিকাদারদের সাথে কাজ করার সময় কাগজের আকারে ইডি নকল করার প্রয়োজন।

এই ত্রুটিগুলি মূলত প্রয়োজনীয় গ্রহণে বিলম্বের কারণে আইনি প্রবিধানএবং ব্যবসায়িক পরিবেশে EDMS-এর অনুপ্রবেশের কম ডিগ্রি। কিন্তু প্রবণতা দেখায় যে 10-20 বছরে, এন্টারপ্রাইজে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা ব্যতিক্রমের চেয়ে বেশি নিয়ম হিসাবে বিবেচিত হবে।

কিভাবে সঠিক EDMS নির্বাচন করবেন?

একটি EDS নির্বাচন করা সহজ নয়, কারণ ভুল পণ্য কেনার বা একটি অযোগ্য কোম্পানির সাথে একটি চুক্তিতে প্রবেশ করার উচ্চ সম্ভাবনা রয়েছে।

অতএব, একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রাম কেনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, এটির বেশ কয়েকটি বৈশিষ্ট্য বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন:

1. রাশিয়ান বাজারে EDMS প্রস্তুতকারকের অপারেটিং ঘন্টা। জাতীয় আইনের সাথে মানিয়ে নিতে কয়েক বছর সময় লাগে ব্যবহারিক অভিজ্ঞতাএই ধরনের সিস্টেম বাস্তবায়ন।
2. শিল্প মান সঙ্গে সম্মতি.
3. কোম্পানির কাঠামোর সাথে সামঞ্জস্য।
4. সফ্টওয়্যার পণ্যের আরও রক্ষণাবেক্ষণের সম্ভাবনা এবং খরচ।
5. এন্টারপ্রাইজের সম্প্রসারণের সাথে EDMS-এর মাপযোগ্যতা।
6. ফুল-টাইম আইটি বিশেষজ্ঞদের জন্য সফ্টওয়্যার কনফিগারেশন ডকুমেন্টেশনের উপলব্ধতা।
7. তথ্য সুরক্ষা স্তর.
8. ডেটা রিডানডেন্সি বিকল্প
9. ব্যর্থতার পরে পুনরুদ্ধারের সময়।

EDMS বাস্তবায়নের জন্য একটি কোম্পানির চূড়ান্ত পছন্দের জন্য, এটি বেশ কয়েকটি প্রদানকারীকে বিশ্লেষণ করার, ডেমো সামগ্রীগুলি অধ্যয়ন করার এবং সফ্টওয়্যারটির একটি ডেমো সংস্করণ ইনস্টল করার পরামর্শ দেওয়া হয়। সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, সরঞ্জাম আপগ্রেডের খরচ এবং এর স্তর বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ বৃত্তিমূলক প্রশিক্ষণনিজস্ব আইটি বিশেষজ্ঞ।

EDMS বাস্তবায়নে অসুবিধা

রাশিয়ায় EDMS বাস্তবায়নের প্রক্রিয়া ব্যবহারকারীদের দ্বারা লাইসেন্সবিহীন অনেক প্রোগ্রামের ব্যবহার, তাদের অসঙ্গতি এবং ব্যবসায়িক পদ্ধতির ম্যানুয়াল পরিচালনার প্রসার দ্বারা প্রভাবিত হয়।

ফলস্বরূপ, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রদানকারীরা উদ্যোগে নিম্নলিখিত সমস্যার সম্মুখীন হয়:

1. বিভিন্ন বিভাগে ডেটা সংরক্ষণের জন্য একটি মোটলি বিন্যাস।
2. ব্যবহৃত অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে কাঠামোগত তথ্যের অভাব।
3. নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে কর্মীদের অ্যাক্সেসের অস্থির ব্যবস্থা। মান ফর্মকাজের বিবরণ SED সংস্থার জন্য সামান্য সাহায্য করে।
4. আমলাতান্ত্রিক পদ্ধতি এবং অনুমোদন সহ তথ্য প্রবাহ লোড করা।
5. বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনে ডেটা স্টোরেজের কারণে ব্যর্থতা।
6. এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের কম্পিউটার নিরক্ষরতা এবং পারফরমারদের স্তরে প্রশিক্ষণ কার্যক্রমের নাশকতা।
7. EDMS অ-সম্মতি শিল্প মানএবং উপ-আইন।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনায় স্যুইচ করতে, ব্যবস্থাপনার সামান্য দৃঢ়-ইচ্ছাকৃত সিদ্ধান্ত নেই। একটি সিস্টেম ওভারহল প্রয়োজন সরকারী দায়িত্বকোম্পানির কর্মচারী এবং ব্যবস্থাপনা কাঠামো। সিস্টেমের সাথে কাঙ্খিত একীকরণের জন্য, যা অবশ্যই আইন অনুসারে ইনস্টল করা উচিত।

EDMS বাস্তবায়নে একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক একটি অনমনীয় কর্মীদের নীতিঅযোগ্য এবং অপ্রশিক্ষিত কর্মচারীদের বিরুদ্ধে। কারণ নতুন নীতি অনুসারে কাজ করতে তাদের অনিচ্ছুকতা ইলেকট্রনিকের বাস্তবায়ন প্রক্রিয়া এবং রক্ষণাবেক্ষণের খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি করবে। ইডিএমএসকে অবশ্যই একটি একক প্রক্রিয়ার কাঠামোর মধ্যে লোকেদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে, তাই এর খারাপভাবে কার্যকরী উপাদানগুলিকে সময়মতো সংশোধন বা প্রতিস্থাপন করতে হবে।

আমরা জন্য একটি প্রস্তুত-তৈরি সমাধান এবং সরঞ্জাম আছে

EKAM প্ল্যাটফর্মের সমস্ত বৈশিষ্ট্য বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন

গোপনীয়তা চুক্তি

এবং ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ

1. সাধারণ বিধান

1.1. ব্যক্তিগত ডেটার গোপনীয়তা এবং প্রক্রিয়াকরণ সংক্রান্ত এই চুক্তিটি (এর পরে চুক্তি হিসাবে উল্লেখ করা হয়েছে) অবাধে এবং তার নিজের স্বাধীন ইচ্ছায় গৃহীত হয়, সমস্ত তথ্যের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যা Insales Rus LLC এবং/অথবা এর অনুষঙ্গী, একই সাথে সম্পর্কিত সমস্ত ব্যক্তি সহ LLC "Insales Rus" এর সাথে গ্রুপ ("EKAM পরিষেবা" LLC সহ) "Insales Rus" LLC এর যেকোন সাইট, পরিষেবা, পরিষেবা, কম্পিউটার প্রোগ্রাম, পণ্য বা পরিষেবাগুলি ব্যবহার করার সময় ব্যবহারকারী সম্পর্কে জানতে পারে পরিষেবাগুলি") এবং ব্যবহারকারীর সাথে যে কোনও চুক্তি এবং চুক্তির Insales Rus LLC কার্যকর করার সময়। চুক্তিতে ব্যবহারকারীর সম্মতি, তালিকাভুক্ত ব্যক্তির মধ্যে একজনের সাথে সম্পর্কের কাঠামোতে তার দ্বারা প্রকাশিত, অন্যান্য সমস্ত তালিকাভুক্ত ব্যক্তির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।

1.2. পরিষেবার ব্যবহার মানে এই চুক্তিতে ব্যবহারকারীর সম্মতি এবং এতে উল্লেখিত শর্ত; এই শর্তগুলির সাথে মতানৈক্যের ক্ষেত্রে, ব্যবহারকারীকে অবশ্যই পরিষেবাগুলি ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকতে হবে৷

"বিক্রয়"- সঙ্গে সমাজ সীমিত দায়"Insales Rus", PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, ঠিকানায় নিবন্ধিত: 125319, Moscow, Akademika Ilyushin St., 4, বিল্ডিং 1, অফিস 11 (এখানে একটি হাত ছাড়া), "একটি হাতে" হিসাবে উল্লেখ করুন এবং

"ব্যবহারকারী" -

বা স্বতন্ত্রযার আইনি ক্ষমতা আছে এবং রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন অনুসারে নাগরিক আইনি সম্পর্কের অংশগ্রহণকারী হিসাবে স্বীকৃত;

বা সত্তা, সেই রাজ্যের আইন অনুসারে নিবন্ধিত যেখানে এই ধরনের ব্যক্তি একজন বাসিন্দা;

বা রাষ্ট্রের আইন অনুসারে নিবন্ধিত একজন স্বতন্ত্র উদ্যোক্তা যার এই ধরনের ব্যক্তি একজন বাসিন্দা;

যা এই চুক্তির শর্তাবলী মেনে নিয়েছে।

1.4. এই চুক্তির উদ্দেশ্যে, পক্ষগুলি নির্ধারণ করেছে যে গোপনীয় তথ্য হল যে কোনও প্রকৃতির তথ্য (উৎপাদন, প্রযুক্তিগত, অর্থনৈতিক, সাংগঠনিক এবং অন্যান্য), বৌদ্ধিক কার্যকলাপের ফলাফল সহ, সেইসাথে বাস্তবায়নের পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য পেশাদার কার্যকলাপ(সহ, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়: পণ্য, কাজ এবং পরিষেবা সম্পর্কে তথ্য; প্রযুক্তি এবং গবেষণা কাজ সম্পর্কে তথ্য; তথ্য প্রযুক্তিগত সিস্টেমএবং সফ্টওয়্যার উপাদান সহ সরঞ্জাম; ব্যবসার পূর্বাভাস এবং প্রস্তাবিত ক্রয়ের বিবরণ; নির্দিষ্ট অংশীদার এবং সম্ভাব্য অংশীদারদের প্রয়োজনীয়তা এবং স্পেসিফিকেশন; বৌদ্ধিক সম্পত্তি সম্পর্কিত তথ্য, সেইসাথে উপরোক্ত সকলের সাথে সম্পর্কিত পরিকল্পনা এবং প্রযুক্তি), এক পক্ষ অন্য পক্ষকে লিখিতভাবে এবং / অথবা ইলেকট্রনিক ফর্ম, স্পষ্টভাবে পার্টি দ্বারা তার গোপনীয় তথ্য হিসাবে মনোনীত.

1.5. এই চুক্তির উদ্দেশ্য হল গোপনীয় তথ্য রক্ষা করা যা পক্ষগুলি আলোচনার সময় বিনিময় করবে, চুক্তির উপসংহার এবং বাধ্যবাধকতা পূরণের পাশাপাশি অন্য কোন মিথস্ক্রিয়া (সহ, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়, পরামর্শ, অনুরোধ এবং তথ্য প্রদান, এবং অন্যান্য কার্য সম্পাদন করা)।

2. পক্ষগুলোর বাধ্যবাধকতা

2.1. পক্ষগুলি পক্ষগুলির মিথস্ক্রিয়া চলাকালীন একটি পক্ষের কাছ থেকে প্রাপ্ত সমস্ত গোপনীয় তথ্য গোপন রাখতে সম্মত হয়, প্রকাশ, প্রকাশ, জনসাধারণ বা অন্যথায় তৃতীয় পক্ষের পূর্ব লিখিত অনুমতি ব্যতীত এই জাতীয় তথ্য সরবরাহ না করতে অন্যান্য পক্ষ, বর্তমান আইনে নির্দিষ্ট করা মামলাগুলি বাদ দিয়ে, যখন এই জাতীয় তথ্যের বিধান পক্ষগুলির দায়িত্ব।

2.2. প্রতিটি পক্ষই গোপনীয় তথ্য সুরক্ষার জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করবে অন্ততপক্ষে একই ব্যবস্থাগুলি ব্যবহার করে যা পার্টি তার নিজস্ব গোপনীয় তথ্য সুরক্ষার জন্য প্রযোজ্য। গোপনীয় তথ্যের অ্যাক্সেস শুধুমাত্র প্রতিটি পক্ষের সেই কর্মচারীদেরই দেওয়া হবে যাদের কার্য সম্পাদনের জন্য যুক্তিসঙ্গতভাবে এটি প্রয়োজন সরকারী দায়িত্বএই চুক্তি বাস্তবায়নের জন্য।

2.3. গোপন গোপনীয় তথ্য রাখার বাধ্যবাধকতা এই চুক্তির মেয়াদের মধ্যে বৈধ, 01.12.2016 তারিখের কম্পিউটার প্রোগ্রামের লাইসেন্স চুক্তি, কম্পিউটার প্রোগ্রাম, সংস্থা এবং অন্যান্য চুক্তির লাইসেন্স চুক্তিতে যোগদানের চুক্তি এবং পাঁচ বছরের মধ্যে তাদের ক্রিয়াকলাপ বন্ধ করা, যদি না পক্ষগুলি অন্যথায় সম্মত হয়।

(ক) যদি প্রদত্ত তথ্যগুলি কোনও একটি পক্ষের বাধ্যবাধকতা লঙ্ঘন না করেই সর্বজনীনভাবে উপলব্ধ হয়;

(খ) যদি প্রদত্ত তথ্য পার্টির নিজস্ব গবেষণা, পদ্ধতিগত পর্যবেক্ষণ বা অন্য পক্ষের কাছ থেকে প্রাপ্ত গোপনীয় তথ্য ব্যবহার না করে সম্পাদিত অন্যান্য কার্যকলাপের ফলে পরিচিত হয়;

(গ) যদি প্রদত্ত তথ্যটি কোনও তৃতীয় পক্ষের কাছ থেকে আইনত প্রাপ্ত হয় তবে তা গোপন রাখার বাধ্যবাধকতা ছাড়াই এটি কোনও পক্ষের দ্বারা সরবরাহ না করা পর্যন্ত;

(d) যদি তথ্যগুলি একটি রাষ্ট্রীয় কর্তৃপক্ষ, অন্যান্য রাষ্ট্রীয় সংস্থা, বা স্থানীয় সরকারের লিখিত অনুরোধে তাদের কার্য সম্পাদনের জন্য প্রদান করা হয় এবং এই সংস্থাগুলির কাছে তার প্রকাশ পার্টির জন্য বাধ্যতামূলক। এই ক্ষেত্রে, পার্টিকে অবিলম্বে অন্য পক্ষকে প্রাপ্ত অনুরোধের বিষয়ে অবহিত করতে হবে;

(ঙ) যদি তথ্যটি তৃতীয় পক্ষের কাছে প্রদান করা হয় যে পক্ষের সম্মতিতে তথ্য স্থানান্তর করা হচ্ছে।

2.5. Insales ব্যবহারকারীর দ্বারা প্রদত্ত তথ্যের যথার্থতা যাচাই করে না এবং এর আইনি ক্ষমতা মূল্যায়ন করতে সক্ষম হয় না।

2.6. পরিষেবাগুলিতে নিবন্ধন করার সময় ব্যবহারকারী Insales কে যে তথ্য প্রদান করে তা সংজ্ঞায়িত হিসাবে ব্যক্তিগত ডেটা নয় যুক্তরাষ্ট্রীয় আইনআরএফ নং 152-এফজেড তারিখ 27 জুলাই, 2006। "ব্যক্তিগত তথ্য সম্পর্কে"।

2.7. Insales এই চুক্তিতে পরিবর্তন করার অধিকার রাখে। বর্তমান সংস্করণে পরিবর্তন করার সময়, শেষ আপডেটের তারিখ নির্দেশিত হয়। চুক্তির নতুন সংস্করণটি স্থাপনের মুহূর্ত থেকে কার্যকর হয়, যদি না অন্যথায় প্রদান করা হয় নতুন সংস্করণচুক্তি।

2.8. এই চুক্তিটি গ্রহণ করার মাধ্যমে, ব্যবহারকারী স্বীকার করেন এবং সম্মত হন যে Insales ব্যবহারকারীকে ব্যক্তিগতকৃত বার্তা এবং তথ্য পাঠাতে পারে (সহ, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়) পরিষেবার গুণমান উন্নত করতে, নতুন পণ্য বিকাশ করতে, ব্যক্তিগত অফার তৈরি করতে এবং পাঠাতে ব্যবহারকারীকে, পরিবর্তন সম্পর্কে ব্যবহারকারীকে অবহিত করতে ট্যারিফ পরিকল্পনাএবং আপডেটগুলি, পরিষেবাগুলির সাথে সম্পর্কিত ব্যবহারকারীর কাছে বিপণন সামগ্রী পাঠাতে, পরিষেবা এবং ব্যবহারকারীদের সুরক্ষার জন্য এবং অন্যান্য উদ্দেশ্যে৷

ব্যবহারকারীর ই-মেইল ঠিকানা Insales-এ লিখিতভাবে অবহিত করে উপরোক্ত তথ্য গ্রহণ করতে অস্বীকার করার অধিকার রয়েছে।

2.9. এই চুক্তিটি গ্রহণ করার মাধ্যমে, ব্যবহারকারী স্বীকার করেন এবং সম্মত হন যে Insales পরিষেবাগুলি সাধারণভাবে পরিষেবাগুলির ক্রিয়াকলাপ বা বিশেষভাবে তাদের পৃথক ফাংশনগুলি নিশ্চিত করতে কুকিজ, কাউন্টার, অন্যান্য প্রযুক্তি ব্যবহার করতে পারে এবং ব্যবহারকারীর সংযোগে Insales এর বিরুদ্ধে কোনও দাবি নেই এর সাথে.

2.10. ব্যবহারকারী সচেতন যে ইন্টারনেটে সাইটগুলি দেখার জন্য তার দ্বারা ব্যবহৃত সরঞ্জাম এবং সফ্টওয়্যারগুলিতে কুকিজ (যেকোন সাইট বা নির্দিষ্ট সাইটের জন্য) ক্রিয়াকলাপ নিষিদ্ধ করার পাশাপাশি পূর্বে প্রাপ্ত কুকিগুলি মুছে ফেলার কাজ থাকতে পারে৷

ইনসেলসের এটি নির্ধারণ করার অধিকার রয়েছে যে ব্যবহারকারীর দ্বারা কুকিজ গ্রহণ এবং প্রাপ্তি অনুমোদিত হলেই একটি নির্দিষ্ট পরিষেবার বিধান সম্ভব।

2.11. ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার জন্য তার দ্বারা নির্বাচিত উপায়গুলির নিরাপত্তার জন্য সম্পূর্ণরূপে দায়ী এবং স্বাধীনভাবে তাদের গোপনীয়তা নিশ্চিত করে৷ ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টের অধীনে বা ব্যবহার করা সমস্ত ক্রিয়াকলাপের জন্য (সেইসাথে তাদের পরিণতিগুলির) জন্য ব্যবহারকারী সম্পূর্ণরূপে দায়ী, যেকোন শর্তে (চুক্তির অধীনে সহ) তৃতীয় পক্ষের কাছে ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেস করার জন্য ডেটা ব্যবহারকারীর স্বেচ্ছায় স্থানান্তরের ঘটনা সহ বা চুক্তি)। একই সময়ে, ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টের অধীনে পরিষেবাগুলির মধ্যে থাকা বা ব্যবহার করা সমস্ত ক্রিয়াগুলি ব্যবহারকারীর দ্বারা সম্পাদিত বলে বিবেচিত হয়, সেই ক্ষেত্রে ব্যতীত যখন ব্যবহারকারী ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে পরিষেবাগুলিতে অননুমোদিত অ্যাক্সেস এবং / অথবা কোনও লঙ্ঘন সম্পর্কে ইনসালসকে অবহিত করে ( লঙ্ঘনের সন্দেহ) তাদের অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেসের গোপনীয়তা।

2.12. ব্যবহারকারী অবিলম্বে ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে পরিষেবাগুলিতে অননুমোদিত (ব্যবহারকারীর দ্বারা অনুমোদিত নয়) অ্যাক্সেস এবং / অথবা তাদের অ্যাক্সেসের উপায়গুলির গোপনীয়তার যে কোনও লঙ্ঘন (লঙ্ঘনের সন্দেহ) ইনসেলসকে অবিলম্বে অবহিত করতে বাধ্য। অ্যাকাউন্ট নিরাপত্তার উদ্দেশ্যে, ব্যবহারকারী পরিষেবাগুলির সাথে কাজের প্রতিটি সেশনের শেষে স্বাধীনভাবে তার অ্যাকাউন্টের অধীনে কাজটি নিরাপদে বন্ধ করতে বাধ্য। ইনসেলস ডেটার সম্ভাব্য ক্ষতি বা দুর্নীতির জন্য দায়ী নয়, সেইসাথে চুক্তির এই অংশের বিধানগুলির ব্যবহারকারীর দ্বারা লঙ্ঘনের কারণে ঘটতে পারে এমন কোনও প্রকৃতির অন্যান্য পরিণতির জন্য দায়ী নয়৷

3. দলগুলোর দায়িত্ব

3.1. যে পক্ষ চুক্তির অধীনে স্থানান্তরিত গোপনীয় তথ্যের সুরক্ষা সংক্রান্ত চুক্তির দ্বারা নির্ধারিত বাধ্যবাধকতা লঙ্ঘন করেছে তারা ক্ষতিপূরণ দিতে বাধ্য, ক্ষতিগ্রস্ত পক্ষের অনুরোধে, চুক্তির শর্তাবলীর লঙ্ঘনের ফলে সৃষ্ট প্রকৃত ক্ষতি রাশিয়ান ফেডারেশনের বর্তমান আইন অনুসারে।

3.2 ক্ষয়ক্ষতির জন্য ক্ষতিপূরণ চুক্তির অধীনে বাধ্যবাধকতাগুলির যথাযথ কার্য সম্পাদনের জন্য লঙ্ঘনকারী পক্ষের বাধ্যবাধকতাগুলিকে শেষ করে না৷

4.অন্যান্য বিধান

4.1. এই চুক্তির অধীনে সমস্ত নোটিশ, অনুরোধ, দাবি এবং গোপনীয় তথ্য সহ অন্যান্য চিঠিপত্র অবশ্যই লিখিতভাবে তৈরি করতে হবে এবং ব্যক্তিগতভাবে বা কুরিয়ারের মাধ্যমে বিতরণ করতে হবে, অথবা কম্পিউটারের লাইসেন্স চুক্তিতে নির্দিষ্ট ঠিকানায় ই-মেইলের মাধ্যমে পাঠাতে হবে। ডিসেম্বর 01, 2016 তারিখের প্রোগ্রাম, কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলির জন্য লাইসেন্স চুক্তিতে যোগদানের চুক্তি এবং এই চুক্তিতে বা অন্যান্য ঠিকানা যা ভবিষ্যতে পার্টির দ্বারা লিখিতভাবে নির্দিষ্ট করা যেতে পারে।

4.2. যদি এই চুক্তির এক বা একাধিক বিধান (শর্তগুলি) হয় বা অবৈধ হয়ে যায়, তাহলে এটি অন্যান্য বিধান (শর্তাবলী) বন্ধ করার কারণ হিসাবে কাজ করতে পারে না।

4.3 রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন এই চুক্তিতে প্রযোজ্য হবে এবং চুক্তির প্রয়োগের সাথে সম্পর্কিত ব্যবহারকারী এবং ইনসালদের মধ্যে সম্পর্কের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে।

4.3. ব্যবহারকারীর অধিকার আছে এই চুক্তি সংক্রান্ত সমস্ত পরামর্শ বা প্রশ্ন Insales User Support Service বা ডাক ঠিকানায় পাঠানোর: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18, pp. 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus"।

প্রকাশের তারিখ: 01.12.2016

রাশিয়ান ভাষায় পুরো নাম:

সীমিত দায়বদ্ধতা কোম্পানি "ইনসালেস রাস"

রাশিয়ান ভাষায় সংক্ষিপ্ত নাম:

Insales Rus LLC

ইংরেজিতে নাম:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

বৈধ ঠিকানা:

125319, মস্কো, সেন্ট। শিক্ষাবিদ ইলিউশিন, 4, বিল্ডিং 1, অফিস 11

চিঠি পাঠানোর ঠিকানা:

107078, মস্কো, সেন্ট। Novoryazanskaya, 18, বিল্ডিং 11-12, BC "Stendhal"

টিআইএন: 7714843760 কেপিপি: 771401001

ব্যাংক বিবরণ:

ছোট ব্যবসা আমার কাছে বাজারের জন্য গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে হচ্ছে, যেহেতু বৃহৎ ফেডারেল গ্রাহকদের সংখ্যা সীমিত এবং তাদের প্রায় সবাই প্ল্যাটফর্ম এবং সফ্টওয়্যার পছন্দ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। এবং সেখানে যে প্রক্রিয়াগুলি কাজ করে তা খুব বেশি বাজার ভিত্তিক নয়।

তাই যদি আমরা বাজার সম্পর্কে বিশেষভাবে কথা বলি, তাহলে ক্লায়েন্ট বেস প্রসারিত করার প্রধান সম্ভাবনা হল একটি ছোট ব্যবসা। যখন ছোট ব্যবসাগুলি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রকৃত সুবিধাগুলি দেখতে পায় এবং যখন EDMS-এর কার্যকারিতা তাদের বাস্তব চাহিদাগুলিকে প্রতিফলিত করতে শুরু করে এবং মন্ত্রণালয়কে ক্ষুদ্র আকারে পুনরুত্পাদন না করে, তখন এই বাজারটি অ্যাকাউন্টিংয়ের মতো বিশাল হয়ে উঠবে। EDMS বিক্রেতাদের একজন কি 1C এর সাফল্যের পুনরাবৃত্তি করতে পারে?

সুতরাং, ছোট ব্যবসার জন্য EDMS সম্পর্কে 5টি মিথ:

যদিও ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য প্রস্তুতি গত কয়েক বছরে বেড়েছে, তবুও মানুষ প্রযুক্তির কিছু দিক সম্পর্কে বোঝার অভাব রয়েছে। তারা প্রায়ই এন্টারপ্রাইজ কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট বা EDMS-এর জন্য ফাইল ম্যানেজমেন্টকে ভুল করে, যা ECM-এর অংশ হিসেবে বিবেচিত হতে পারে। এখানে আমরা পাঁচটি মিথ দূর করার চেষ্টা করব, বিশেষ করে ছোট ব্যবসার চ্যালেঞ্জের কেন্দ্রবিন্দুতে।

মিথ # 1: আমার কাছে ফাইল এক্সপ্লোরার আছে তাই আমার আলাদা EDMS দরকার নেই
প্রকৃতপক্ষে, উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার আপনাকে ফাইলগুলি পরিচালনা করার অনুমতি দেয়, তবে এটি শুধুমাত্র একটি মৌলিক সরঞ্জাম, এর উল্লেখযোগ্য সীমাবদ্ধতা হল শ্রেণীবদ্ধ ফোল্ডার কাঠামো।

এমনকি একটি প্রাথমিক কাজ, যখন আপনি ফোল্ডার ব্যবহার করে পণ্য এবং গ্রাহকদের দ্বারা নথিগুলিকে গোষ্ঠীবদ্ধ করতে চান, তখন সমাধান হয় না - ক্লায়েন্ট A পণ্যগুলি X এবং Y অর্ডার করে৷ ক্লায়েন্ট B - পণ্যগুলি X এবং Z৷ আমরা পণ্য এবং গ্রাহকদের দ্বারা অর্ডার দেখতে চাই এবং যেকোনো ডিবিএমএস বা এমনকি এক্সেল আপনাকে এটি করতে দেয়। কিন্তু এইভাবে ফোল্ডারে ডকুমেন্ট বাছাই করা কাজ করবে না।

তাত্ত্বিকভাবে, আপনি লেবেল এবং লিঙ্ক ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু বাস্তবে এটি অসুবিধাজনক। দেখা যাচ্ছে যে ফাইল সিস্টেমের সাহায্যে নথিগুলির শ্রেণীবিভাগ এবং অনুসন্ধানের জন্য একটি সুবিধাজনক সিস্টেম তৈরি করা অসম্ভব।

মিথ #2। ছোট ব্যবসার EDMS প্রয়োজন নেই
সতে্যর উপরে কিছুই নেই. ছোট ব্যবসাগুলি গুরুতর সংস্থান সীমাবদ্ধতার মধ্যে কাজ করে, কেউ নথিপত্র সহ রুটিন ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করতে, তাদের স্থাপন, শ্রেণিবদ্ধকরণ এবং অনুসন্ধান করার জন্য অতিরিক্ত কর্মচারী নিয়োগ করবে না। এমনকি যারা কর্মচারী আছে, তাদের আরও উত্পাদনশীলভাবে কাজ করা উচিত। একটি প্রতিষ্ঠানে একটি EDMS উপস্থিতি তা নিশ্চিত করতে পারে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রএকটি একক মাউস ক্লিক সঙ্গে উপলব্ধ করা হবে.
(ওয়েল, হতে পারে দুই বা তিনটি, যা এখনও কাগজপত্র বা ফাইল স্টোরেজের মাধ্যমে গুঞ্জন করার চেয়ে দ্রুত।)

মিথ #3। ছোট ব্যবসার জন্য EDMS খুবই জটিল
একটি ছোট ব্যবসায় নথি প্রবাহের প্রয়োজনীয়তাগুলি সাধারণত সহজ হয় এবং মালিকরা ঠিকাদারের সামনে সেগুলি তৈরি করতে পারেন। বাজারে পর্যাপ্ত পণ্য রয়েছে যা বাস্তবায়ন করা সহজ। আপনি অ্যাকাউন্ট পরিচালনার মতো একটি বিভাগ বা ফাংশন দিয়ে শুরু করতে পারেন। এটি কীভাবে দক্ষতাকে প্রভাবিত করে তা দেখুন। তারপরে আপনি পুরো সংস্থায় প্রসারিত করতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে ERMS নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করে: একটি সাধারণ ব্যবহারকারী ইন্টারফেস, ইনস্টলেশন এবং কনফিগারেশনের সহজতা, একটি পরিষ্কার এবং সম্পূর্ণ ম্যানুয়াল এবং উচ্চ-মানের প্রযুক্তিগত সহায়তার উপলব্ধতা৷
(আমি নিজে থেকে যোগ করব - একটি বড় আমলাতান্ত্রিক অফিসের মতো হওয়ার চেষ্টা করবেন না! আপনার কাজের স্টাইল সংরক্ষণ করুন। কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেওয়া ভাল, আপনার এটি সংরক্ষণ করা উচিত নয়। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি বিশ্লেষণ এবং অঙ্কন করা থেকে বাঁচানো ভাল আপনি ইতিমধ্যে সেগুলি বুঝতে পেরেছেন৷ এবং যদি না হয়, সম্ভবত একটি ব্যবসা আর ছোট থাকবে না৷)

মিথ নম্বর 4। ছোট ব্যবসার জন্য EDMS খুব ব্যয়বহুল
ছোট ব্যবসার জন্য অত্যধিক উন্নত জটিল সমন্বিত সমাধানের প্রয়োজন হয় না, যা সাধারণত বড় কর্পোরেশনগুলিতে প্রয়োগ করা হয়। এবং আপনার খুব বেশি স্কেলেবিলিটির প্রয়োজন নেই, কারণ সেখানে খুব কম ব্যবহারকারী থাকবে। এর উপর ভিত্তি করে, আপনি একটি সমাধান চয়ন করতে পারেন যা দামে বেশ যুক্তিসঙ্গত হবে। উপরন্তু, ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনায় রূপান্তর প্রিন্টিং খরচ কমাতে সাহায্য করবে। (কিন্তু এটি সচেতনভাবে যোগাযোগ করা এবং পরিচালনা করা দরকার, অন্যথায় কাগজের দাম কেবল বাড়বে।)
(এবং আবার, আমি নিজের জন্য এটি বলব - একটি EDMS প্রয়োগ করার সময় ROI গণনা করা একটি অন্ধকার বিষয়। বিশ্লেষকরা আপনাকে কিছু বলবে। আপনার অন্তর্দৃষ্টিতে বিশ্বাস করুন। সাধারণভাবে, EDMS খরচ কমাতে এবং উত্পাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করবে।)

মিথ নম্বর 5। EDMS প্রবর্তনের পরে আপনি কাগজের নথি থেকে সম্পূর্ণরূপে পরিত্রাণ পেতে পারেন
সুতরাং, আপনি আপনার ছোট ব্যবসায় EDMS প্রয়োগ করেছেন। অভিনন্দন! তবে একটি নতুন শ্রেডারের জন্য তাড়াহুড়ো করবেন না। কাগজ নথি এখনও প্রয়োজন. আসুন তাদের তিনটি দলে বিভক্ত করি:
1) নথি যা আইন দ্বারা কাগজ আকারে হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, চুক্তি এবং অন্যান্য সরকারী নথি।
2) নথি যা কাগজের আকারে থাকে, কারণ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি সেভাবেই তৈরি করা হয়। যতক্ষণ না আপনার কুরিয়ার আইপ্যাড দিয়ে সজ্জিত না হয়, ততক্ষণ তাদের কাগজপত্র প্রয়োজন।
3) নথিগুলি যেগুলিকে ঠিক কাগজের আকারে থাকতে হবে না। সমস্ত ধরণের রিপোর্ট, মেমো, অ্যাপ্লিকেশন, ইত্যাদি - সবকিছু যা প্রথম দুটি গ্রুপে পড়েনি। এগুলি নিরাপদে শেরডারে বহন করা যেতে পারে।

মাস এবং বছর পরে, প্রথম দুটি দলের নথিগুলি ধীরে ধীরে তৃতীয়টিতে চলে যাবে। আইন পরিবর্তন হচ্ছে এবং প্রযুক্তির বিকাশ হচ্ছে, প্রতিটি কুরিয়ারকে একটি ট্যাবলেট দেওয়া এবং কাগজ দিয়ে বোকা না বানানো শীঘ্রই সহজ হতে পারে। এভাবেই আমরা একদিন পেপারলেস অফিসে পৌঁছাব।