একটি নথি যা ইলেকট্রনিক। বৈদ্যুতিন নথির বিন্যাস এবং ফর্ম

একটি ইলেকট্রনিক নথি হল নথিভুক্ত তথ্য যা ইলেকট্রনিক আকারে উপস্থাপিত হয়, অর্থাৎ ইলেকট্রনিক কম্পিউটার ব্যবহার করে মানুষের উপলব্ধির জন্য উপযোগী একটি আকারে, সেইসাথে তথ্য এবং টেলিযোগাযোগ নেটওয়ার্কের মাধ্যমে সংক্রমণ বা তথ্য ব্যবস্থায় প্রক্রিয়াকরণের জন্য (ক্লজ 11.1, ফেডারেল আইনের অনুচ্ছেদ 2 তারিখ 27 জুলাই, 2006 নং 149-FZ "তথ্য, তথ্য প্রযুক্তি এবং তথ্য সুরক্ষা")।

অনুচ্ছেদ 3.1-এ উপস্থাপিত সংজ্ঞা অনুসারে "GOST R 7.0.8-2013। রাশিয়ান ফেডারেশনের জাতীয় মান। তথ্য, লাইব্রেরিয়ানশিপ এবং প্রকাশনার জন্য মানগুলির সিস্টেম। অফিসের কাজ এবং সংরক্ষণাগার। শর্তাবলী এবং সংজ্ঞা" (অর্ডার অফ রোসস্ট্যান্ডার্ট দ্বারা অনুমোদিত 10/17/2013 নং 1185-st), একটি ইলেকট্রনিক নথি হল একটি নথি যার তথ্য ইলেকট্রনিক আকারে উপস্থাপন করা হয়।

একই সময়ে, একটি বৈদ্যুতিন নথি দ্বারা চিহ্নিত করা হয়:

• সত্যতা - একটি বৈদ্যুতিন নথির একটি সম্পত্তি যা নিশ্চিত করে যে একটি বৈদ্যুতিন নথি ঘোষিত একটির সাথে অভিন্ন;
• নির্ভরযোগ্যতা - একটি বৈদ্যুতিন নথির সম্পত্তি, যেখানে একটি ইলেকট্রনিক নথির বিষয়বস্তু নিশ্চিত লেনদেন, কার্যকলাপ বা তথ্যগুলির একটি সম্পূর্ণ এবং সঠিক উপস্থাপনা এবং যা পরবর্তী ক্রিয়াকলাপ বা পরবর্তী কার্যকলাপে বিশ্বাস করা যেতে পারে;
• অখণ্ডতা - একটি বৈদ্যুতিন নথির অবস্থা যেখানে এটি তৈরি করার পরে কোনও পরিবর্তন করা হয়নি;
• ব্যবহারের জন্য উপযুক্ততা - একটি বৈদ্যুতিন নথির একটি সম্পত্তি যা এটিকে যেকোনো সময় স্থানীয়করণ এবং পুনরুত্পাদন করতে দেয়।

এর উপর ভিত্তি করে, আমরা উপসংহারে পৌঁছাতে পারি যে একটি ইলেকট্রনিক নথি হল যে কোনও নথি যা ইলেকট্রনিক আকারে উপস্থাপিত হয়, যার মধ্যে একটি নথির একটি স্ক্যান করা চিত্র, একটি পাঠ্য সম্পাদকে টাইপ করা একটি ফাইল ইত্যাদি।

একই সময়ে, ইলেকট্রনিক নথিগুলি আনুষ্ঠানিক করা যেতে পারে, যেমন এমনভাবে কম্পাইল করা হয়েছে যা সফ্টওয়্যার টুল ব্যবহার করে তাদের বিষয়বস্তু চিনতে দেয় এবং অনানুষ্ঠানিক (উদাহরণস্বরূপ, একটি স্ক্যান কপি)।

ইলেকট্রনিক নথি বিনিময়ের অংশ হিসাবে, পক্ষগুলি আনুষ্ঠানিক নথি এবং অ-আনুষ্ঠানিক নথি উভয়ই ব্যবহার করতে পারে। ব্যতিক্রম হল এমন ক্ষেত্রে যেখানে আইন একটি নির্দিষ্ট নথির বিনিময়ের জন্য একটি বাধ্যতামূলক বিন্যাস অনুমোদন করেছে (উদাহরণস্বরূপ, একটি চালানের বিন্যাস)। কিন্তু যদি দলিলটি আনুষ্ঠানিক না হয় তবে এর গ্রহণযোগ্যতা এবং স্বীকৃতি শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির অংশগ্রহণেই সম্ভব।

এই নথিগুলির পাঠ্যকে স্বীকৃতি দেওয়ার জন্য মানুষের অংশগ্রহণ ছাড়াই ইলেকট্রনিক আকারে নথি বিনিময় করার জন্য, সমস্ত নথিগুলিকে একটি আনুষ্ঠানিক আকারে আঁকতে হবে, যেমন একটি বিন্যাসে যা এক্সচেঞ্জের সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের সফ্টওয়্যার দ্বারা ব্যবহার করা যেতে পারে৷

1. ইলেকট্রনিক আকারে তথ্য, একটি যোগ্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত, একটি হস্তলিখিত স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত একটি কাগজের নথির সমতুল্য একটি বৈদ্যুতিন নথি হিসাবে স্বীকৃত, এবং রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন অনুসারে যেকোনো আইনি সম্পর্কে ব্যবহার করা যেতে পারে, ব্যতীত যদি ফেডারেল আইন বা তাদের নিয়ন্ত্রক আইনী আইন অনুসারে গৃহীত হয় তবে কাগজে একচেটিয়াভাবে একটি নথি আঁকার প্রয়োজনীয়তার প্রয়োজনীয়তা প্রতিষ্ঠা করে।

(আগের সংস্করণে পাঠ্য দেখুন)

2. ইলেকট্রনিক আকারে তথ্য, একটি সাধারণ ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর বা একটি অযোগ্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত, একটি হাতে লেখা স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত একটি কাগজের নথির সমতুল্য একটি ইলেকট্রনিক নথি হিসাবে স্বীকৃত হয়, ফেডারেল আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত ক্ষেত্রে, নিয়ন্ত্রক আইনি আইন অনুযায়ী গৃহীত হয় তাদের, বা একটি বৈদ্যুতিন মিথস্ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একটি চুক্তি। ইলেকট্রনিক মিথস্ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে নিয়ন্ত্রক আইনী আইন এবং চুক্তি যা একটি অযোগ্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত ইলেকট্রনিক নথিগুলিকে একটি হাতে লেখা স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত কাগজের নথিগুলির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃতি দেওয়ার ক্ষেত্রে একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর যাচাইকরণের পদ্ধতি প্রদান করে। ইলেকট্রনিক মিথস্ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে আদর্শিক আইনি ক্রিয়াকলাপ এবং চুক্তিগুলি একটি সাধারণ ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত ইলেকট্রনিক নথিগুলির স্বীকৃতির ক্ষেত্রে একটি হাতের লেখা স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত কাগজের নথিগুলির সমতুল্য হিসাবে এই ফেডারেল আইনের ধারা 9 এর প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলতে হবে৷

3. যদি, ফেডারেল আইন অনুসারে, তাদের সাথে গৃহীত নিয়ন্ত্রক আইনি আইন, বা ব্যবসায়িক অনুশীলন, একটি নথি অবশ্যই একটি সীল দ্বারা প্রত্যয়িত হতে হবে, একটি উন্নত বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত একটি বৈদ্যুতিন নথি এবং স্বাক্ষরিত একটি কাগজের নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃত হতে হবে একটি হস্তলিখিত স্বাক্ষর সহ হার্ড কপিতে একটি নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃত, একটি হাতে লেখা স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত এবং একটি সীলমোহর দ্বারা প্রত্যয়িত। ফেডারেল আইন, তাদের সাথে গৃহীত নিয়ন্ত্রক আইনি আইন, বা ইলেকট্রনিক মিথস্ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একটি চুক্তি একটি সিল দ্বারা প্রত্যয়িত কাগজের একটি নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃতি দেওয়ার জন্য একটি বৈদ্যুতিন নথির জন্য অতিরিক্ত প্রয়োজনীয়তা প্রদান করতে পারে।

3.1। যদি ফেডারেল আইন এবং তাদের সাথে গৃহীত নিয়ন্ত্রক আইনী আইনগুলি প্রদান করে যে একটি দস্তাবেজ অবশ্যই একাধিক ব্যক্তির দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে, তবে ইলেকট্রনিক নথিতে অবশ্যই সেই ব্যক্তিদের দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে (সংস্থা, সংস্থার অনুমোদিত কর্মকর্তা) যারা এই নথিটি প্রস্তুত করেছেন, এর প্রকার সহ স্বাক্ষর যা একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর সহ প্রস্তুত ইলেকট্রনিক নথিতে স্বাক্ষর করার জন্য রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়।

4. একাধিক আন্তঃসংযুক্ত ইলেকট্রনিক নথি (ইলেক্ট্রনিক নথি প্যাকেজ) একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষর করা যেতে পারে। একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ ইলেকট্রনিক নথিগুলির একটি প্যাকেজ স্বাক্ষর করার সময়, এই প্যাকেজে অন্তর্ভুক্ত প্রতিটি বৈদ্যুতিন নথিতে সেই ধরণের একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত বলে বিবেচিত হয় যা ইলেকট্রনিক নথির প্যাকেজ স্বাক্ষর করতে ব্যবহৃত হয়েছিল। ব্যতিক্রম হল সেই ক্ষেত্রে যখন প্যাকেজে স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির দ্বারা ইলেকট্রনিক নথির প্যাকেজে অন্যান্য ব্যক্তি (সংস্থা, সংস্থা) দ্বারা তৈরি এবং তাদের দ্বারা স্বাক্ষরিত বৈদ্যুতিন নথিগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে যা রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। এই ধরনের নথিতে স্বাক্ষর করা। এই ক্ষেত্রে, প্যাকেজে অন্তর্ভুক্ত বৈদ্যুতিন নথিটি সেই ব্যক্তির দ্বারা স্বাক্ষরিত বলে বিবেচিত হয় যিনি মূলত এই ধরনের একটি ইলেকট্রনিক নথি তৈরি করেছিলেন, যে ধরনের বৈদ্যুতিন স্বাক্ষরের সাথে এই নথিটি তৈরির সময় স্বাক্ষরিত হয়েছিল, তা নির্বিশেষে স্বাক্ষরিত বৈদ্যুতিন স্বাক্ষরের ধরন নির্বিশেষে ইলেকট্রনিক নথির প্যাকেজ।

এক সময়ে, কেরানিরা কাগজের লগ থেকে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে রূপান্তরকে প্রতিরোধ করেছিল। এখন বেশিরভাগ সংস্থায়, নথিগুলির অভ্যন্তরীণ সমন্বয় ইতিমধ্যেই EDMS (ইলেক্ট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম) এ বাহিত হয় এবং উদ্বেগের কারণ হয় না। এখন আমাদের কাছে নতুন সুযোগ রয়েছে যা সম্পূর্ণ ইলেকট্রনিক নথিতে রূপান্তরের জন্য আরও বেশি সম্ভাবনা দেয়। যাইহোক, একই সময়ে, নতুন ভয় আমাদের কাটিয়ে উঠতে শুরু করে।

"বৈদ্যুতিন নথি" বাক্যাংশটি পড়ার সময় কেউ কেউ অনিশ্চয়তা এবং সন্দেহের একটি অপ্রীতিকর অনুভূতি অনুভব করতে পারে। তাই অনেক প্রশ্ন অবিলম্বে মনে আসে: এটা নির্ভরযোগ্য? কিভাবে সংরক্ষণ করবেন? আদালত কি মেনে নেবে?

কিন্তু কাগজের সাথে কাজ করার সময় কেন কেউ একই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে না, তবে কেবল কারণ এটি পরিচিত এবং নির্ভরযোগ্য বলে মনে হয়। যদিও "কাগজ" আইনটি অসিদ্ধ এবং আপনি ত্রুটিগুলি খুঁজে পেতে পারেন। হ্যাঁ, ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার নিয়ন্ত্রক কাঠামোটিও নিখুঁত থেকে অনেক দূরে এবং এখনও সাদা দাগ রয়েছে, তবে এটি বিকাশ করছে এবং ক্রমাগত উন্নতি করছে, যখন "কাগজ" আইনটি ধীরে ধীরে অপ্রচলিত হয়ে উঠছে।

কিন্তু আমাদের প্রশ্ন কি? আমাদের তাদের উত্তর খুঁজতে হবে। ইলেকট্রনিক নথি - এটি সংরক্ষণ করুন এবং এটি আদালতে পাঠান।

এখন সময় এসেছে বৈদ্যুতিন নথিতে রূপান্তরের সিদ্ধান্ত নেওয়ার, এবং কাগজের সাথে তার জীবন যাপন না করার। আপনার প্রশ্ন এবং উদ্বেগের উত্তর পাওয়ার সময় এসেছে, যাতে পরে ধরা পড়ার ভূমিকায় না থাকে।

একটি ইলেকট্রনিক নথির আইনগত গুরুত্ব

কাগজ ছাড়া নথিগুলি কী করতে পারে তা বোঝার জন্য, একটি বৈদ্যুতিন নথিকে কীভাবে আইনি দৃষ্টিকোণ থেকে বিবেচনা করা হয় তা খুঁজে বের করা সবার আগে প্রয়োজন।

কিন্তু ইলেকট্রনিক নথিও এই রক্ষণশীল এলাকা জয় করছে। এমনকি একটি কাজের বইয়ের মতো আপাতদৃষ্টিতে অচল কাগজের জিনিস, শীঘ্রই এটিকে ইলেকট্রনিক আকারে রূপান্তর করার পরিকল্পনা করছেন আইনপ্রণেতারা।

যাইহোক, কর্মীদের রেকর্ড রয়েছে যা ইতিমধ্যেই সম্পূর্ণরূপে বৈদ্যুতিন আকারে রূপান্তরিত হতে পারে:

• শ্রম চুক্তির নিবন্ধন এবং তাদের সংশোধনের লগ;
• কর্মসংস্থানের জন্য আদেশ নিবন্ধন;
• ফর্ম T-60 (একজন কর্মচারীকে ছুটি দেওয়ার বিষয়ে একটি নোট-গণনা);
• ফর্ম T-61 (একটি কর্মচারীর সাথে একটি কর্মসংস্থান চুক্তির সমাপ্তি (বাতিলকরণ) উপর একটি নোট-গণনা (বরখাস্ত));
• সময় পত্রক, ইত্যাদি

এই নথিগুলির সঞ্চয়স্থানের জন্য, আইন অনুসারে, বৈদ্যুতিন নথিগুলি একই পরিমাণ সময়ের জন্য সংরক্ষণ করা হয়, যা তাদের কাগজের অংশগুলির কারণে হয়। যাইহোক, এই কারণে যে এটি কেবল একটি নথি নয় যা কাগজের মতো, কেবল তাক থেকে নেওয়া যেতে পারে, এটি সুপারইম্পোজ করা হয়েছে অতিরিক্ত আমানত প্রয়োজন, ইলেকট্রনিক নথির পুনরুত্পাদন প্রদান করে, সেইসাথে একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের সত্যতা যাচাই করার উপায়। এই তহবিলের সঞ্চয়ের সময়টি নথি সংরক্ষণের সময়ের সমান।

ইলেকট্রনিক নথিতে স্যুইচ করার সময়, এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে সেগুলি অবশ্যই প্রতিপক্ষ, নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ এবং প্রয়োজনে বিচারিকদের দ্বারা স্থানান্তরের জন্য প্রস্তুত থাকতে হবে। বিশেষ করে, ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিস বিনিময়ের বিন্যাস এবং পদ্ধতিতে কঠোর প্রয়োজনীয়তা আরোপ করে। প্রতিপক্ষের সাথে, বিনিময় সহজ.

নীচের টেবিলটি এই লেখার সময় ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিস দ্বারা গৃহীত সমস্ত সম্ভাব্য নথি দেখায় (29 জুন, 2012 তারিখের ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসের আদেশ অনুসারে নং. ММВ-7-6/ [ইমেল সুরক্ষিত]) নথিগুলিকে সেগুলির মধ্যে বিভক্ত করা হয়েছে যেগুলিকে অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট বিন্যাসে (xml) কঠোরভাবে পাঠাতে হবে এবং যেগুলি স্ক্যান করা ছবি হিসাবে পাঠানো যেতে পারে৷

অনুমোদিত ফরম্যাট অনুযায়ী উত্পন্ন বৈদ্যুতিন নথি যা একটি xml ফাইলে পরিদর্শনে জমা দেওয়া যেতে পারে (আনুষ্ঠানিক নথি)

যেকোন ফরম্যাটে ইলেকট্রনিক নথি (বা কাগজে নথি) যা ইন্টারনেটের মাধ্যমে গ্রাফিক ফরম্যাটে জেপিজি, টিআইএফ, পিডিএফ বা পিজিএন (কাঁচা নথি) এ পরিদর্শনে জমা দেওয়া যেতে পারে।

ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিসের আদেশ 18 জানুয়ারী, 2017 তারিখে বলবৎ হওয়ার পর নং ММВ-7-6/ [ইমেল সুরক্ষিত], যা নথির তালিকার xml-ফাইলের নতুন বিন্যাস অনুমোদন করেছে, TCS অনুযায়ী স্ক্যান করা চিত্র (jpg, tif, pdf ফর্ম্যাটে) আকারে xml-ফাইল এবং কাগজের নথি উভয়ই জমা দেওয়া সম্ভব হয়েছে। নতুন ইনভেন্টরিটি 1 জুন, 2017 থেকে বৈধ। এইভাবে, শুধুমাত্র ইলেকট্রনিক নথি নয়, কাগজে তৈরি করা নথিগুলিও TCS-এর মাধ্যমে পাঠানো যেতে পারে।

একই সময়ে, এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে ট্যাক্স কর্তৃপক্ষের কাছে স্থানান্তরিত ধারকটিতে xml এক্সটেনশন সহ উভয় ফাইল এবং উপযুক্ত বিন্যাসে স্ক্যান করা ফাইল থাকতে পারে।

উপরের সারণীতে প্রদত্ত নথিগুলির তালিকাটি সম্পূর্ণ (এই মুহূর্তে) এবং যদি করদাতার কাছ থেকে অন্যান্য ডেটা অনুরোধ করা হয়, তবে সেগুলি স্থানান্তর করতে করদাতার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট বা ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করা যাবে না। এই ক্ষেত্রে, রাশিয়ান ফেডারেশনের ট্যাক্স কোডের 93 অনুচ্ছেদে উল্লেখিত অন্য কোনও পদ্ধতি ব্যবহার করা প্রয়োজন।

আউটপুটের পরিবর্তে

সময়ের সাথে তাল মিলিয়ে চলতে, আপনাকে অবশ্যই সর্বদা যেতে হবে এবং মাঝে মাঝে নতুন পণ্যের সাথে হাতে হাত মিলিয়ে চলতে হবে। এবং এই দৌড়ের জন্য একটি সহজ হাঁটা হতে, আপনি সব উপলব্ধ সরঞ্জাম ব্যবহার করতে হবে. এই ক্ষেত্রে, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টুল হল ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (অভ্যন্তরীণ) এবং আইনগতভাবে উল্লেখযোগ্য ইলেকট্রনিক এক্সচেঞ্জ পরিষেবা (বাহ্যিক)। বিক্রেতারা এবং অপারেটররা আইন এবং প্রযুক্তির সমতা রাখেন, তারা আপনাকে কাগজবিহীন কাজ সঠিকভাবে তৈরি করতে পরামর্শ দিতে এবং সাহায্য করতে পারে। এটি তাদের সহায়তায় যে ইলেকট্রনিক নথিতে আপনার স্থানান্তর যন্ত্রণাহীন হবে।

ফেডারেল ল "ইনফরমেশন, ইনফরমেশন টেকনোলজিস এবং ইনফরমেশন প্রোটেকশন" এর অনুচ্ছেদ 2 এর অনুচ্ছেদ 11.1 অনুসারে, একটি ইলেকট্রনিক নথি হল "ইলেকট্রনিক আকারে উপস্থাপিত নথিভুক্ত তথ্য, যেটি ইলেকট্রনিক কম্পিউটার ব্যবহার করে মানুষের উপলব্ধির জন্য উপযুক্ত একটি আকারে। তথ্য এবং টেলিযোগাযোগ নেটওয়ার্কের মাধ্যমে সংক্রমণ বা তথ্য সিস্টেমে প্রক্রিয়াকরণের জন্য।

একটি নথির আইনি গুরুত্ব - কাগজ এবং ইলেকট্রনিক উভয়ই - এর বিষয়বস্তু এবং স্বাক্ষর দ্বারা দেওয়া হয়।

একই সময়ে, বৈদ্যুতিন নথিগুলির সাথে কাজ করার সময়, অন্যান্য শর্তগুলি অবশ্যই বিবেচনায় নেওয়া উচিত:

প্রয়োজনে এই সমস্ত শর্ত পূরণ করতে হবে। আসুন আরও বিশদে প্রতিটিতে চিন্তা করি।

1. প্রবিধান

সংস্থাগুলিকে যে সমস্ত নথিগুলি আঁকতে হবে সেগুলি প্রবিধানে বানান করা হয়েছে: চালানের জন্য -, প্রাথমিক নথিগুলির জন্য -, রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডে একটি চুক্তি, ইত্যাদি৷ যদি নিয়ন্ত্রক আইনে কোনও সরাসরি ইঙ্গিত না থাকে যে নথিটি শুধুমাত্র কাগজে আঁকা হয়, তারপর এটি সংকলিত এবং বৈদ্যুতিনভাবে উপস্থাপন করা যেতে পারে।

নথিগুলি তৃতীয় পক্ষের কাছে জমা দেওয়া হয়: ফ্যাক্টরিং কোম্পানি, ব্যাঙ্ক, ট্যাক্স কর্তৃপক্ষ, প্রসিকিউটর এবং অন্যান্য নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ। এই মুহুর্তে, সমস্ত নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ ইলেকট্রনিক নথি গ্রহণ এবং প্রক্রিয়া করতে পারে না। নির্দিষ্ট নথির জন্য, আপনাকে কর্তৃপক্ষের মতামত জিজ্ঞাসা করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, বিল অফ লেডিং (TTN) সম্পর্কে, আইন 402-FZ বলে যে নথিটি ইলেকট্রনিক আকারে আঁকা যেতে পারে, তবে ট্র্যাফিক পুলিশকে উপস্থাপন করার পথে চালকের জন্য TTN প্রয়োজনীয়। আর কাগজে কলমে ছাড়া চালকের কাছে তা উপস্থাপনের আর কোনো সুযোগ নেই।

2. বিষয়বস্তু এবং ফর্ম

একটি নথি হল তথ্য, এবং নথিটি যেভাবেই তৈরি করা হোক না কেন, এতে লেনদেন সম্পর্কে সমান গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকতে হবে। সেখানে বাধ্যতামূলক তথ্য রয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, প্রাথমিক নথিগুলির জন্য এটি তালিকাভুক্ত করা হয়েছে), যা ছাড়া নথিটির কোনও আইনি শক্তি নেই, তবে সেখানে ঐচ্ছিক। বাধ্যবাধকতাটি আইন দ্বারা নির্ধারিত হয় এবং খুব সহজভাবে ব্যাখ্যা করা হয়: নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ নথিটি পড়তে এবং তাদের অর্থনৈতিক জীবনে কী ধরণের ঘটনা ঘটেছে তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য, তাদের এই তথ্যের ন্যূনতম প্রয়োজন। অন্য সবকিছু, সংস্থাগুলি হয় নির্দিষ্ট করতে পারে না, বা তাদের খুশি মতো লিখতে পারে না। সংস্থাগুলি কী করেছে, তাদের নিজস্ব ফর্মগুলি উদ্ভাবন করেছে, তাদের কলাম এবং কলামগুলি যুক্ত করেছে, নথিটি যে ক্রমানুসারে আঁকা হয়েছিল তা একে অপরের সাথে সমন্বয় করে।

3. বিন্যাস

একটি নথি, উপরে উল্লিখিত, তথ্য যা একটি মাধ্যমের উপর গঠন করা হয়। কাগজে, তথ্য আমাদের পরিচিত ফর্মে (অথবা একটি নিয়ন্ত্রক নথি দ্বারা অনুমোদিত ফর্মে, ইনভয়েস (SF) হিসাবে): বিশদ বিবরণ, নম্বর সহ একটি টেবিল, ইত্যাদিতে অবস্থিত।

একটি ইলেকট্রনিক নথিও তথ্য এবং এর নিজস্ব কাঠামোও রয়েছে। গঠন ভিন্ন হতে পারে, প্রধান জিনিস এই তথ্য সফ্টওয়্যার দ্বারা পড়া এবং প্রক্রিয়া করা যেতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, পর্দায় প্রদর্শিত যাতে ব্যবহারকারী এটি দেখতে পারেন)। বিন্যাস তথ্যের গঠন, ক্ষেত্রগুলির দৈর্ঘ্য এবং অবস্থান জানে। যখন বিন্যাসটি সর্বজনীন হয় এবং অনেক অংশগ্রহণকারীর কাছে পরিচিত হয়, তখন তাদের সকলেই তাদের সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে সহজেই নথিটি পড়তে পারে।

এই মুহুর্তে, ফেডারেল ট্যাক্স সার্ভিস এসএফ, কেএসএফ, ক্রয় ও বিক্রয়ের বই, এসএফ অ্যাকাউন্টিং জার্নাল, কাজের স্থানান্তর (পরিষেবা) এবং চালান নোটের ফর্ম্যাটগুলি অনুমোদন করেছে। অধিকন্তু, শেষ দুটি প্রাথমিক নথির জন্য, বিন্যাসটি সুপারিশ করা হয়েছিল এবং বাধ্যতামূলক নয়।

এর মানে হল যে SF শুধুমাত্র এই বিন্যাসে আঁকা উচিত। বিন্যাস এটি আইনি গুরুত্ব দেয়. আপনি বিন্যাসে পরিবর্তন করতে পারবেন না। কিন্তু প্রাথমিক নথির প্রস্তাবিত বিন্যাস পরিবর্তন করা যেতে পারে। তদুপরি, প্রাথমিক নথিগুলি যে কোনও বিন্যাসে তৈরি করা যেতে পারে এবং এটি এর আইনগত তাত্পর্যকে প্রভাবিত করবে না।

4. স্থানান্তরের আদেশ

নথি স্থানান্তরের আদেশ আইনগত গুরুত্বকেও প্রভাবিত করতে পারে।

সুতরাং, ইলেকট্রনিক এসএফ (ইএসএফ) অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট ক্রমে স্থানান্তর করা উচিত (রাশিয়ান ফেডারেশনের ট্যাক্স কোডের ধারা 169)। এই পদ্ধতিটি 25 এপ্রিল, 2011 নং 50N তারিখের অর্থ মন্ত্রণালয়ের আদেশ দ্বারা অনুমোদিত হয়েছিল। এই পদ্ধতি মেনে চলতে ব্যর্থ হলে ESF-এর আইনি গুরুত্ব নষ্ট হয়ে যায়।

কিন্তু কাউন্টারপার্টির কাছে ইলেকট্রনিকভাবে জারি করা বাকি নথিগুলির জন্য, স্থানান্তর আদেশের জন্য কোনও প্রয়োজনীয়তা নেই।

5. স্বাক্ষর

একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর, ফেডারেল আইন 63-FZ "অন ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর" অনুসারে, ইলেকট্রনিক নথির আইনি গুরুত্ব দেয়।

আইন নং 63-FZ দুই ধরনের স্বাক্ষর অনুমোদন করে - সহজ এবং বর্ধিত। একটি সাধারণ স্বাক্ষর স্বাক্ষরকারীকে সনাক্ত করার অনুমতি দেয়। এটি তৈরি করতে, আপনাকে ক্রিপ্টোগ্রাফি এবং একটি কী জোড়া ব্যবহার করতে হবে না। একটি সাধারণ ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর (ES) হল এমন তথ্য যা একটি ফাইলের সাথে সংযুক্ত থাকে এবং কে নথিতে স্বাক্ষর করেছে তা বলে। ব্যবহারকারী তার লগইন-পাসওয়ার্ডের অধীনে সিস্টেমে লগ ইন করে এবং তার পক্ষ থেকে প্রাপকের কাছে ফাইলটি পাঠায়। সিস্টেমটি ব্যবহারকারীকে ঠিক করে, তাই দেখা যাচ্ছে যে ফাইলটিতে ব্যবহারকারী সম্পর্কে তথ্য রয়েছে (সরল ES)।

উন্নত ES শুধুমাত্র স্বাক্ষরকারীকে শনাক্ত করে না, কিন্তু পরিবর্তন থেকে নথিকে রক্ষা করে। একটি উন্নত ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর তৈরি করতে, ক্রিপ্টোগ্রাফিক উপায় এবং দুটি কী ব্যবহার করা হয়: ES কী এবং ES যাচাইকরণ কী৷ উন্নত যোগ্য এবং অযোগ্য ES বিভক্ত করা হয়.

একটি যোগ্য ES (CEP) একটি অযোগ্যদের থেকে আলাদা যে এটিতে একটি স্বীকৃত শংসাপত্র কেন্দ্র (CA) দ্বারা জারি করা একটি যোগ্য শংসাপত্র রয়েছে এবং কিছু প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে৷ এছাড়াও, CEP-এর ক্রিপ্টোগ্রাফিক তথ্য সুরক্ষার (CIPF) উপায়গুলি অবশ্যই FSB দ্বারা প্রত্যয়িত হতে হবে। সিইপি সব স্বাক্ষরের মধ্যে সবচেয়ে নিরাপদ।

ফেডারেল আইন নং 63-FZ বলে যে ইলেকট্রনিক মিথস্ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীরা যে কোনো ধরনের ES ব্যবহার করতে পারে, যদি এটি এই অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে প্রবিধান বা চুক্তির বিরোধিতা না করে (ধারা 4 নং 63-FZ)। এই মুহুর্তে, আইনটিতে কোন নথিতে স্বাক্ষর করা হয়েছে তার কয়েকটি ইঙ্গিত রয়েছে। CEP স্বাক্ষরিত হতে হবে: ESF, ইলেকট্রনিক রিপোর্টিং, অনুরোধকৃত নথির একটি তালিকা, দূরবর্তী কর্মীর সাথে একটি কর্মসংস্থান চুক্তি। প্রাথমিক নথিতে স্বাক্ষর করার জন্য, কোন ধরনের স্বাক্ষর ব্যবহার করতে হবে তার কোন নির্দেশনা নেই। অতএব, দলগুলি যে কোনও প্রকার বেছে নিতে পারে এবং নিজেদের মধ্যে এটিতে একমত হতে পারে।

ডিফল্টরূপে, আপনি সিইপি ব্যবহার করতে পারেন, এটির জন্য আপনাকে একটি কাগজের সাথে একটি বৈদ্যুতিন নথির সমতুল্যতার বিষয়ে একটি চুক্তি করার দরকার নেই। ফেডারেল আইন স্তরে CEP একটি হস্তলিখিত স্বাক্ষরের সমতুল্য, যখন অন্যান্য প্রকারের জন্য দলগুলিকে এমন একটি চুক্তি আঁকতে হবে (অনুচ্ছেদ 6 নম্বর 63-FZ এর 2 নং ধারা)।

6. দলগুলোর চুক্তি

ইলেকট্রনিক নথিগুলি CEP দ্বারা স্বাক্ষরিত না হলে একটি চুক্তি আঁকতে ছাড়াও, EDI-তে স্যুইচ করার জন্য একটি চুক্তি করা প্রয়োজন হতে পারে।

কাউন্টারপার্টির সাথে EDI এ স্যুইচ করা একটি স্বেচ্ছাসেবী বিষয়। পক্ষগুলি তাদের সম্মতি বা ইলেকট্রনিক নথির সাথে কাজ করতে অস্বীকার করতে পারে। সম্মতি বিভিন্ন আকারে প্রকাশ করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, চূড়ান্তভাবে, অর্থাৎ, যখন অংশগ্রহণকারীরা তাদের ক্রিয়া দ্বারা তাদের সম্মতি নিশ্চিত করে। সুতরাং, সিস্টেমে, অংশগ্রহণকারীরা কাউন্টারপার্টির কাছে ইলেকট্রনিক নথির সাথে কাজ করার জন্য একটি অনুরোধ পাঠিয়ে তাদের সম্মতি প্রকাশ করে, যা ফলস্বরূপ এটি গ্রহণ করে বা না করে। আরেকটি উপায় হল একটি চুক্তির আকারে লিখিতভাবে সম্মতি আনুষ্ঠানিক করা।

চুক্তিতে কী থাকা উচিত, অংশগ্রহণকারীরা নিজেরাই নির্ধারণ করে।

যদি কোম্পানিগুলির একটি প্রতিপক্ষের সাথে মিথস্ক্রিয়ার বৈশিষ্ট্যগুলি বিশদভাবে উল্লেখ করার প্রয়োজন হয় (উদাহরণস্বরূপ, পক্ষগুলির বাধ্যবাধকতা এবং দায়িত্বগুলি কী হবে, নথিগুলি কী ফর্ম্যাটে প্রেরণ করা হবে, কীভাবে নথিগুলি সংশোধন করা হবে ইত্যাদি), এটি বৈদ্যুতিন নথিগুলির সাথে কাজ করার পদ্ধতির বিষয়ে একটি চুক্তি তৈরি করা ভাল।

ডায়াডোকের মাধ্যমে প্রেরিত সমস্ত নথি একচেটিয়াভাবে সিইপি দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। তাই, ডায়াডোকের মাধ্যমে প্রেরিত ইলেকট্রনিক নথিগুলিকে আইনগতভাবে তাৎপর্যপূর্ণ হিসাবে স্বীকৃতি দেওয়ার জন্য, প্রতিপক্ষের সাথে কোনও অতিরিক্ত চুক্তি করার প্রয়োজন নেই - কেবল ডায়াডোকের সাথে সংযোগ করুন এবং SKB কন্টুরের সাথে একটি লাইসেন্স চুক্তিতে স্বাক্ষর করুন৷

যদি দলগুলি ইডিআই-তে স্থানান্তরের বিষয়ে একটি চুক্তি আঁকতে চায়, তবে এটি কাগজে বা ইলেকট্রনিক আকারে করা সম্ভব হবে, তবে সিইপিতে স্বাক্ষর করুন।

তামারা মোকিভা,ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ

অনুশীলনে, একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ নথি স্বাক্ষর করা দৃঢ়ভাবে প্রচলনে প্রতিষ্ঠিত হয়েছে। তবে এর সাথে সম্পর্কিত, প্রশ্নটি ক্রমাগত উত্থাপিত হয় যে একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর একটি হাতে লেখার সমতুল্য কিনা। আমরা ইডিএস-এর বর্তমান আইনের নিয়মের ভিত্তিতে এর উত্তর দিই।

আইন যা বলে

ইলেকট্রনিক নথিগুলিকে কাগজের নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃতি দেওয়ার প্রধান শর্তগুলি আর্টে বানান করা হয়েছে। 6 এপ্রিল, 2011 এর ফেডারেল আইনের 6 নং 63-এফজেড "ইলেক্ট্রনিক স্বাক্ষরে" (এর পরে - আইন নং 63-এফজেড)।

ইলেকট্রনিক নথিতে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর ব্যবহারের জন্য আইনি পন্থা নিম্নরূপ।

প্রিন্টের কি খবর

কখনও কখনও, ফেডারেল আইন অনুযায়ী, তাদের সাথে গৃহীত নিয়ন্ত্রক আইনি আইন, বা ব্যবসায়িক অনুশীলন, একটি নথি একটি সীল দ্বারা প্রত্যয়িত করা আবশ্যক। তারপরে একটি বর্ধিত EDS সহ স্বাক্ষরিত একটি ইলেকট্রনিক নথি এবং কাগজে একটি নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃত, নিজের হাতে স্বাক্ষরিত, কাগজে একটি নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃত, একটি হাতে লেখা স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত এবং একটি সীল দ্বারা প্রত্যয়িত৷

তদুপরি, ফেডারেল আইন, তাদের সাথে গৃহীত নিয়ন্ত্রক আইনী আইন বা ইলেকট্রনিক মিথস্ক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একটি চুক্তির জন্য প্রদান করতে পারে অতিরিক্তএকটি সিল দ্বারা প্রত্যয়িত একটি কাগজের নথির সমতুল্য হিসাবে স্বীকৃতি দেওয়ার জন্য একটি ইলেকট্রনিক নথির প্রয়োজনীয়তা৷ এন্টারপ্রাইজে পরিচালিত নথিগুলির বৈদ্যুতিন স্বাক্ষরের সিস্টেমটি এই নীতিটি বিবেচনায় নেওয়া উচিত।

একাধিক স্বাক্ষরকারী হলে

কখনও কখনও ফেডারেল আইন এবং তাদের সাথে গৃহীত নিয়ন্ত্রক আইনী আইনগুলি প্রদান করে যে একটি নথিতে অবশ্যই একাধিক ব্যক্তির স্বাক্ষর করতে হবে।

এর অর্থ হ'ল ইলেকট্রনিক নথিতে অবশ্যই সেই ব্যক্তিদের (শরীরের / সংস্থার অনুমোদিত কর্মকর্তা) দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে যারা এই নথিটি প্রস্তুত করেছেন, একটি ইলেক্ট্রনিকের সাথে প্রস্তুত ইলেকট্রনিক নথিতে স্বাক্ষর করার জন্য রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত স্বাক্ষরের ধরণ সহ। স্বাক্ষর

ইলেকট্রনিক নথির স্বীকৃতির জন্য এটি অন্যতম শর্ত।

নথি প্যাকেজ হলে

আইন অনুসারে, একাধিক আন্তঃসংযুক্ত ইলেকট্রনিক নথি (ইলেকট্রনিক নথির একটি প্যাকেজ) একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষর করা যেতে পারে।

তারপরে এই প্যাকেজে অন্তর্ভুক্ত প্রতিটি বৈদ্যুতিন নথিতে প্যাকেজটি নিজেই স্বাক্ষরিত ধরণের বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত বলে মনে করা হয়।

ব্যতিক্রম হল যখন ইলেকট্রনিক নথির প্যাকেজে স্বাক্ষরকারী ব্যক্তির দ্বারা ইলেকট্রনিক নথিগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে:

• অন্যান্য ব্যক্তিদের দ্বারা নির্মিত (সংস্থা, সংস্থা);
• এই জাতীয় নথিতে স্বাক্ষর করার জন্য রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন দ্বারা প্রতিষ্ঠিত বৈদ্যুতিন স্বাক্ষরের ধরণের সাথে তাদের দ্বারা স্বাক্ষরিত।

এই ক্ষেত্রে, প্যাকেজে অন্তর্ভুক্ত বৈদ্যুতিন নথিটি ব্যক্তির দ্বারা স্বাক্ষরিত বলে মনে করা হয় প্রাথমিকভাবেযিনি এই ধরনের একটি ইলেকট্রনিক নথি তৈরি করেছেন, ইডিএসের ধরন দ্বারা যার সাথে এই নথিটি তৈরির সময় স্বাক্ষরিত হয়েছিল। বৈদ্যুতিন নথিগুলির প্যাকেজটি কী ধরণের বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর সহ স্বাক্ষরিত তা বিবেচ্য নয়।