Анализ штатного расписания организации. Штатное расписание

Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

• Устав;
• структура предприятия (при ее наличии);
• учетная политика;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Введение

1. Теоретические основы составления штатного расписания в организации

1.1 Сущность и значение штатного расписания в управлении предприятием

1.2 Основы составления штатного расписания

1.3 Порядок изменений в штатном расписании

2. Анализ ведения штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка»

2.1 Характеристика предприятия ООО «Пумори-Оснастка»

2.2 Анализ составления штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка»

Заключение

Библиографический список

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). Одним из них является штатное расписание.

Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Необходимо отметить, что столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. А именно:

Обязательно ли штатное расписание для организации?

Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться?

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты?

Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата?

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Желание разобраться в этих актуальных вопросах и определило выбор темы нашей дипломной работы: «Роль и структура штатного расписания в организации».

Целью исследования дипломной работы является изучение процесса составления штатного расписания в организации.

Для достижения поставленной цели были поставлены и решались следующие задачи:

1. изучить литературные источники по выбранной теме;

2. определить сущность и значение штатного расписания в управлении предприятием;

3. рассмотреть порядок составления штатного расписания организации;

4. проанализировать ведение штатного расписания на примере конкретного предприятия.

Объектом исследования работы является процесс составления штатного расписания в организации.

Предметом исследования является деятельность по составлению штатного расписания.

В ходе исследования применялись такие общенаучные методы как: анализ, синтез, логический подход, а также классификации, группировки, обобщения и другие.

Теоретической основой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов, посвященных вопросам теории и практики управления, кадрового планирования, менеджмента: Базарова Т.Ю., Зайцева Г.Г., Магуры М.И., Смирнова Б.М., Травина В.В. и др.

Исследовательской базой является машиностроительное предприятие ООО «Пумори-Оснастка», расположенное по адресу: Россия, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Фрунзе, д. 35а.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность и значение штатного расписания в управлении предприятием

штатный расписание должность управление

В практической деятельности предприятий и их руководителей можно встретить самые различные подходы к составлению, утверждению и использованию штатных расписаний.

Есть руководители предприятий, которые считают, что им штатные расписания не нужны, что они вправе набирать любое количество работающих, не связывая себя никакими обязательствами по их должностному, профессиональному или квалификационному составу, равно как и по оплате работников, занимающих те или иные должности. Такая точка зрения и практика нередки на предприятиях, созданных в ходе реформирования экономики, особенно на малых предприятиях, принадлежащих частным лицам или обществам с ограниченной ответственностью.

Есть и другая практика, когда штатные расписания охватывают полностью весь персонал предприятия и переутверждаются при каждом изменении его численности или структуры, т. е. штатное расписание подгоняется под фактическую численность персонала.

Между этими полярными подходами существует множество промежуточных вариантов. Такая ситуация нередко вызывает споры, особенно между специалистами предприятий и различных контролирующих их организаций. И далеко не всегда эти споры разрешаются на справедливой основе, даже если какая-либо из сторон права.

В практике работы со штатными расписаниями многое сохранилось от прежней экономической системы, хотя, как известно, этой системы уже не существует. Как экономический нормативный документ предприятия штатное расписание отражало противоречия прежней экономической системы: с одной стороны, преследовалась цель рационализировать расход трудовых и денежных ресурсов, используемых на оплату труда, а с другой - преследовалась цель закрепить в штатном расписании излишнюю численность, чтобы можно было легче работать в рамках планового задания. Штатное расписание было одним из важнейших документов, с которым работали специалисты кадровых служб предприятий. Численность вакансий на предприятии определялась по незанятым должностям (профессионально-квалификационным группам) штатного расписания. На основе вакансий строилась работа по подбору новых работников, их подготовке и переподготовке, осуществлялось продвижение специалистов с одной должности на другую при росте их квалификации. Важная роль штатного расписания в экономической жизни предприятия привлекала к нему внимание всех организаций, контролирующих деятельность предприятия, а их было (да и остается) немало. Штатные расписания по подразделениям (когда их руководителем делегировались права утверждения соответствующих штатных расписаний) были предметом внутреннего контроля и проверок.

В то же время новая система не оформила в каком-либо четком виде свое отношение к такому документу предприятия, как штатное расписание.

В связи с этим следует, опираясь, прежде всего, на потребности практики, рассмотреть с различных позиций (юридической, экономической, организационной, социальной) вопрос о штатном расписании как нормативном документе предприятия.

Прежде всего, для этого необходимо дать штатному расписанию определенную терминологическую трактовку, т. е. охарактеризовать то, о чем идет речь, кому и для чего нужно штатное расписание.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание - это форма отчетности юридического лица, организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, численность отделов, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом . Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

Позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

Закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

Позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

Устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

Облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии .

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.

Но штатное расписание - не просто документ, производный от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном использовании работников. Штатное расписание - не алфавитный указатель имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т.е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое сравнение заставляет вернуться к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных (рабочих) инструкций, а от них - к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, составляется, как правило, в количестве трех экземпляров, срок его хранения по месту разработки и утверждения устанавливается руководством (постоянно или 3 года) .

На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда . Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации .

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации.

1.2 Основы составления штатного расписания

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 , составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, либо бухгалтерии, т.е. руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Самым распространенным При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» (смотри рисунок 1) следует начинать с наименования организации - оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования .

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например - «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Рисунок 1 - Образец заполнения штатного расписания

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

Руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);

Производственные подразделения;

Вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

Код структурного подразделения обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных.

Графа «Профессия (должность)» заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее - ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем - рабочих.

На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения.

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.), однако с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе.

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке, без сокращений, в именительном падеже единственного числа.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ .

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком "-", при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании .

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как "прочий персонал".

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения "зав.", "зам.", "нач." не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т.д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих .

Что же касается надбавок (графы 6 - 8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок устанавливаются в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и локальными нормативными актами.

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России N 1, в штатном расписании заработную плату можно указывать не только в рублях, но и с помощью процентов, коэффициентов и т.д.

Графа «Примечание» предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы в строке «Итого» указываются итоговые суммы по графам 4 - 9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф издается приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

При оформлении штатного расписания следует обратить внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае оно будет считаться окончательно оформленным и может быть принято к утверждению. В частности, необходимо заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления предприятием . Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

1.3 Порядок изменений в штатном расписании

Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя предприятия или уполномоченного им лица (смотри рисунок 2).

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями :

1) изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности;

2) когда изменения, вносимые в штатное расписание, несущественны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

Рисунок 2 - Пример оформления приказа при внесении изменений в штатное расписание

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

- "О внесении изменений в штатное расписание";

- "Об изменении штатного расписания";

- "О частичном изменении штатного расписания".

В качестве основания для внесения изменений в приказе могут быть указаны следующие причины:

Совершенствование организационной структуры организации;

Реорганизация организации;

Расширение или сокращение производственной основы организации;

Изменение законодательства;

Планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.

Когда в действующее штатное расписание вводятся новые и исключаются старые должности, происходит изменение наименования должностей или создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.

В этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов .

Переименование должности происходит тогда, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная организация производства и т.д.), по инициативе работодателя допускается их изменение.

Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений: работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности) необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен, следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку N Т-2 и трудовую книжку .

Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. При этом меняются существенные условия трудового договора (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее чем за два месяца.

Переименование структурного подразделения. Если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то изменение наименования (например, вместо «отдел маркетинга» - «отдел маркетинговых исследований») при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника, т.е. в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение его трудовой функции, определенной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

Изменение базовых (должностных) окладов осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в трудовой договор, так как обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; в личную карточку N Т-2.

Создание новых подразделений. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

Решение руководителя организации;

Проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;

Проект положения о структурном подразделении;

Проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;

Проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

Служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых должно быть не ниже отдела;

Отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

Должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

Введение новой (дополнительной) должности. На имя руководителя организации поступает комплект документов , включающий в себя:

Служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;

Обновленную структуру подразделения;

Проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

Должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;

Должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

Ликвидация структурного подразделения оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

Сокращение должности. Такое решение принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с трудовым законодательством за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

Увольнение сотрудников в связи с ликвидацией структурного подразделения, сокращение должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой.

Итак, штатное расписание является не обязательно законодательно требуемым документом, но оно является внутренне необходимым документом, организующим работу руководства с персоналом.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Разработка штатного расписания в организации поручается, как правило, отделу кадров, либо планово-экономическому отделу.

Способом оформления штатного расписания является заполнение унифицированной формы № Т-3.

Составление штатного расписания позволяет определиться с числом работников, необходимых компании денежными ресурсами на их содержание и со структурой самой организации.

2. АНАЛИЗ ВЕДЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ В ООО «ПУМОРИ-ОСНАСТКА»

2.1 Характеристика предприятия ООО «Пумори-Оснастка»

Объектом анализа является машиностроительное предприятие ООО «Пумори-Оснастка», расположенное по адресу: Россия, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Фрунзе, д. 35а.

ООО «Пумори-Оснастка» производит высококачественный импортозамещающий вспомогательный инструмент для станков с ЧПУ, сложную технологическую оснастку - штампы и пресс-формы; спортивные тренажеры; высокоточные изделия из металла по заказам предприятий. Вспомогательный инструмент «Пумори» - высокого качества, он успешно выдержал ряд испытаний, проведенных европейскими фирмами. Для его изготовления используется оборудование Okuma - токарные и фрезерные трех-, четырех и пятикоординатные станки, шлифовальные станки с ЧПУ.

По территориальному признаку предприятие работает на рынке Уральского региона, в городе Екатеринбург.

Предприятие ООО «Пумори-Оснастка» на рынке изготовления технологической оснастки успешно работает в течение 10 лет.

Основным клиентами продукции ООО «Пумори-Оснастка» являются такие компании как ООО «УДМЗ», ООО ЗСО «Искра», ООО СИЗ, Воткинский машзавод, ООО «Виком», ОАО «КУЛЗ», ОАО «МЗМЗ-ВММ» и другие предприятия и фирмы.

Направлениями деятельности предприятия ООО «Пумори-Оснастка» являются:

Разработка, производство и реализация опытных, единичных и серийных изделий, спецтехнологического оборудования, научно-технической продукции, продукции производственно-технического назначения;

Внешнеэкономическая деятельность;

Прочие виды деятельности, не запрещённые законом.

Целями деятельности ООО «Пумори-Оснастка» прежде всего, являются:

Обеспечение предприятий различных отраслей промышленности современным высококачественным вспомогательным инструментом, технической оснасткой;

Повышение эффективности производства путём снижения не производственных издержек;

Создание условий для внедрения прогрессивных технологий;

Увеличение доли рынка путём создания конкурентоспособной продукции и увеличения объёма продаж.

Основными видами деятельности ООО «Пумори-Оснастка» являются:

Инструментальное производство А;

Производство технической оснастки В.

Соотношение видов деятельности ООО «Пумори-Оснастка» представим на рисунке 3.

Рисунок 3 - Соотношение видов деятельности ООО «Пумори-Оснастка» в 2010 году

ООО «Пумори-Оснастка» является юридическим лицом и действует на основании устава и законодательства РФ.

Организационная структура управления предприятием ООО «Пумори-Оснастка» представлена на рисунке 4.

ООО «Пумори-Оснастка» является дочерним предприятием одного из крупнейших российских производителей металлорежущего и сложного вспомогательного инструмента, оснастки, поставщиком современных станков и оборудования в Российской Федерации, входит в Уральскую машиностроительную корпорацию «Пумори-СИЗ».

Уральской машиностроительной корпорации «Пумори-СИЗ» была создана путем интеграции группы предприятий «Пумори» и Свердловского инструментального завода. Объединение технического, производственного, научного и творческого потенциала предприятий в рамках единой структуры способствовало успешному решению сложных задач, стоящих перед машиностроительной отраслью России. Сегодня УМК «Пумори-СИЗ» объединяет более десятка предприятий и имеет дочерние предприятия в городах Санкт-Петербург, Пермь и представительства в Москве, Нижнем Новгороде, Новосибирске и других городах Российской Федерации. Уральская машиностроительная корпорация «Пумори-СИЗ» имеет обширные деловые связи в России и за рубежом.

Рисунок 4 - Организационная структура ООО «Пумори-Оснастка»

2.2 Анализ составления штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка»

Разработка штатного расписания на предприятии ООО «Пумори-Оснастка» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Разработкой штатного расписания на предприятии ООО «Пумори-Оснастка» занимается кадровая служба с непосредственным взаимодействием с отделом труда и экономическим отделом.

В связи с необходимостью разработки штатного расписания, в ООО «Пумори-Оснастка» сначала издается приказ о возложении на конкретного работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания, где устанавливается срок создания проекта штатного расписания. Обязательным условием подготовки проекта штатного расписания является согласованность его с руководителями всех подразделений предприятия.

Утверждается штатное расписание приказом, подписанным генеральным директором организации.

Для составления штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка» используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.

В каждое структурное подразделение включает штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.

Общее количество штатных единиц по штатному расписанию соответствует расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.

Наименования структурных подразделений и должностей в штатном расписании пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;

Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;

ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Штатное расписание в ООО «Пумори-Оснастка» было разработано и утверждено в 2001 году, в последствии, в штатное расписание вносились изменения.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

Совершенствование организационной структуры компании;

Проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

Реорганизация компании;

Расширение или сокращение производственной основы компании;

Изменение законодательства;

Оптимизация управленческой работы;

Планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Последнее изменение штатного расписания в связи с массовым сокращением численности в период действия мирового финансового кризиса, было в январе 2009 года, путем внесения изменений в действующее расписание.

Согласно штатному расписанию, представленому в приложении А, количество штатных единиц предприятия ООО «Пумори-Оснастка» составляет 137,4 единиц.

Однако штат ООО «Пумори-Оснастка» сформирован не полностью, согласно штатной расстановке на август 2011 г., количество занимаемых ставок составляет 121 штатная единица, это составляет 88% от всего количества штатных единиц утвержденного штатного расписания.

При детальном анализе организационно-управленческой структуры ООО «Пумори-Оснастка», мы определили, что штатное расписание отвечает деятельности предприятия, загрузка сотрудников равномерная, обязанности и управленческие полномочия сотрудников четко распределены, согласно должностным инструкциям.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данная работа была посвящена вопросу о роли штатного расписания в организации, а также определения его структуры.

Во введении мы определили актуальность темы работы, поставили цель, наметили задачи работы, определили объект и предмет исследования, обозначили теоретическую, исследовательскую базу работы, основные методы исследования.

В первой главе, на основе анализа литературных источников, мы рассмотрели теоретические аспекты составления штатного расписания.

Штатное расписание - это форма отчетности юридического лица, организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, численность отделов, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Разработка штатного расписания в организации поручается, как правило отделу кадров, либо планово-экономическому отделу.

Способом оформления штатного расписания является заполнение унифицированной формы № Т-3.

При сокращении численности или штата работников в штатное расписание вносятся изменения. Изменения вносятся двумя путями: изменением всего штатного расписания или внесением изменений, вносимых в штатное расписание.

Мы полагаем, что штатное расписание очень важный документ, помогающий в работе руководителя и его должна иметь любая серьёзная организация.

Во второй главе работы был проведен анализ составления штатного расписания на конкретном предприятии - в ООО «Пумори-Оснастка».

При детальном анализе штатного расписания ООО «Пумори-Оснастка», мы определили, что оно отвечает деятельности предприятия, загрузка сотрудников равномерная, обязанности и управленческие полномочия сотрудников четко распределены, согласно должностным инструкциям.

Таким образом, написание работы проводилось согласно актуальности темы и цели поставленной перед ней. Задачи, поставленные в начале написания работы были решены в полной мере.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Базаров Т.Ю. Управление персоналом: Учебник для вузов/ Т.Ю.Базаров, Б.Л.Еремина.- М.: Банки и биржи: ЮНИТИ, 2010.

2. Басовский Л. Е. Менеджмент: Учебное пособие. 2-е изд. - М.:ИНФРА-М, 2005.

3. Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учеб. пос. - М.: ГЕЛАН, 2009.

4. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник/ Т.А. Быкова - М.: МЦФР, 2006.

5. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2003.

6. Единый тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих// http://www.tehdoc.ru/tariffing.htm

7. Зайцев Г.Г., Файбушевич С.И. Управление кадрами на предприятии: персональный менеджмент. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербургского университета экономики и финансов, 2012.

8. Зайцева Т.В., Зуб А.Т. Управление персоналом. М.: ИД "ФОРУМ", "ИНФРА-М", 2006.

9. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина. - М.: Омега-Л, 2007.

10. Какора Е.В. Актуальная кадровая информация способна влиять на успешное развитие бизнеса // Управление персоналом. 2009. №12. С. 40-41.

11. Кибанов А. Я. /ред./ Управление персоналом организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2007.

12. Лагина, Шакирова Организация работы с кадрами и её совершенствовании. - М.: ВНИИЭгазпром, 2010.

13. Мансуров Р.Е. «Опыт формирования экономически и технологически обоснованного штатного расписания промышленного предприятия»//Управление персоналом, 2008, N 1.

14. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. Учебное пособие. М. - Новосибирск, 2009 г.

15. Поршнев А. Г., Румянцева З. П., Саломатин Н. А. /ред./ Управление организацией: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008.

16. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»// http://www.businesspravo.ru

17. Постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих//http://www.aup.ru/docs

18. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. - М.; Юстицинформ, 2011.

19. Смирнов Б.М. Кадровые нововведения в системе управления персоналом. - М.: ГАУ, 2006.

20. Томилов В.В., Бабкина Л.Н., Песоцкая Е.В. и др. Менеджмент. Учебник / Под ред. В.В. Томилова. - М.: Юрайт-Издат, 2009.

21. Травин В.В. Основы кадрового менеджмента/В.В.Травин, В.А.Дятлов. - 2-е изд. - М.: Дело, 2007.

22. Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2009 г.

23. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации /учебно-практическое пособие. Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002 г.

24. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. - М.: Норма - Инфра - М, 2010.

25. Якимов В.Н., Томашевич В.Е., Постников М.А. Социальное развитие предприятия и работа с кадрами: Учебное пособие./ Под ред. В.Н. Якимова и др. -- М.: Экономика, 2011.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А

Подобные документы

Расчет потребного числа обслуживающего персонала гостиничного комплекса "Киевская Русь", составление штатного расписания и органиграммы. Организационная структура гостиничного комплекса, утверждение штатного расписания. Образцы оформления документов.

контрольная работа , добавлен 25.03.2010


Способы компьютерного учета сведений о различных организациях. Инструментарий корректировки и изменений организационной структуры предприятий и организаций. Особенности формирования штатного расписания с применением программного комплекса PersonPro 2.0.

лабораторная работа , добавлен 26.12.2009


Роль штатного расписания в обосновании расходования денежных средств. Унифицированная форма Т-3: понятие, правила заполнения. Месячный фонд заработной платы. Внесение изменений в штатное расписание. Структура и штатная численность АКБ "Инфо-банк".

контрольная работа , добавлен 12.10.2012


Определение численности производственных и вспомогательных рабочих. Расчет численности специалистов системы управления автотранспортным предприятием. Составление штатного расписания, годового фонда заработной платы. Трудовой договор со слесарем.

курсовая работа , добавлен 01.06.2015


Понятие, сущность и значение организации в менеджменте. Теоретические аспекты производственной деятельности предприятия и его штата. Общая характеристика деятельности, а также анализ производственной структуры и штатного расписания компании "НОDON".

курсовая работа , добавлен 01.12.2010


Перечень и объём услуг, оказываемых Call-центром. Расчёт количества рабочих мест операторов, телефонных линий, годовых операционных расходов, рентабельности. Разработка штатного расписания. Оценка эффективности инвестиционной деятельности предприятия.

курсовая работа , добавлен 29.09.2014


Планирование и организация деятельности туристского предприятия ОАО "Salsa". Выработка и описание миссии организации. Организационно-управленческая структура. Разработка штатного расписания. Расчет себестоимости продукта. Установление цен на услуги.

курсовая работа , добавлен 11.01.2008


Анализ внешней среды организации по производству сладостей: конкуренты, поставщики, потребители. Функциональное проектирование организации. Проект организационной культуры, структуры управления и штатного расписания. Положение об отделах и службах.

курсовая работа , добавлен 10.03.2014


Расчет нормативов оборотных средств в расходах будущих периодов, мероприятия по интенсификации производственной и коммерческой деятельности и ускорению процессов вращения ресурсов. Утверждение нового штатного расписания управленческого персонала.

контрольная работа , добавлен 25.03.2010


Анализ сильных и слабых сторон предприятия. Принципы создания организации. Оценка основных конкурентов. Описание составляющих процессов производства и управления. Построение организационной и административной структуры и разработка штатного расписания.

Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

• структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
• список всех вакансий с указанием количественного значения;
• указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

Составление штатной расстановки

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

• образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
• обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
• сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
• показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
• срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Теоретические особенности изучения профессиональных качеств работников сервисных служб, особенности оценки компетенций работников. Проведение анализа профессиограммы менеджера как нормативной основы сервисной деятельности на примере ООО "Ресторатор".

курсовая работа , добавлен 19.06.2012


Сущность и методика применения конкурсных испытаний на должности. Рассмотрение краткой характеристики предприятия ОАО "Дорремстрой". Анализ трудовых ресурсов и система подбора кадров на должности. База для создания резерва сотрудников в организации.

курсовая работа , добавлен 18.02.2012


Основы анализа и описания работы и рабочего места. Понятие анализа работы, его сущность и необходимость, выбор и обоснование методики. Анализ и описание работы инспектора по кадрам в ООО "Вита". Понятие и методы определения требований к кандидатам.

курсовая работа , добавлен 25.12.2009


Цели, элементы и подходы к организации и проведению конкурса. Методы определения требований к кандидату на замещение вакантной должности. Организация конкурса на замещение вакантной должности в ООО "Полярная звезда". Эффективность конкурсного отбора.

курсовая работа , добавлен 04.12.2007


Особенности и характеристика должности гражданской службы. Анализ должностной структуры федерального гражданского управления. Классифкация чинов в гражданской службе. Индивидуальные служебные споры по вопросам, связанным с присвоением классных чинов.

контрольная работа , добавлен 17.04.2011


Методика конкурсного набора персонала на замещение вакантной должности. Подходы к организации, проведение конкурса. Организация и методика проведения конкурса на замещение вакантной должности в библиотеке. Создание конкурсной комиссии, порядок ее работы.

курсовая работа , добавлен 24.10.2011


Методы получения первичной информации о кандидатах на вакантные должности. Характеристика производственной деятельности и качественного состава предприятия. Анализ существующей системы привлечения персонала в организацию. Проведение собеседования.

дипломная работа , добавлен 28.11.2012

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ПРИКАЗ

Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия

Зарегистрировано в реестре нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия: Номер государственной регистрации: N 032013255 от 5 июля 2013 года

В соответствии с распоряжением Правительства Республики Бурятия от 03.04.2013 N 200-р и в целях совершенствования механизмов оценки эффективности расходования средств республиканского бюджета Республики Бурятия государственными учреждениями Республика Бурятия п р и к а з ы в а е м:

1. Утвердить Методические рекомендации по оптимизации штатной численности работников в государственных (муниципальных) учреждениях, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета, (далее - Методические рекомендации) согласно приложению.

Полученные результаты учитывать при проведении оценки эффективности деятельности республиканских государственных учреждений, осуществляемой в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Правительства Республики Бурятия от 20 ноября 2009 г. N 434 "О порядке оценки эффективности деятельности республиканских государственных учреждений" ;

В срок до 15.08.2013 г. установить пороговые значения предельной штатной численности и структуры штатного расписания для каждого подведомственного учреждения.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр экономики

Республики Бурятия

Т.Г. Думнова

Министр финансов

Республики Бурятия

И.Ю.Шутенков

Консультант сектора

кадрово-правовой

и специальной работы

Ч.Д-С. Нимаев

ПРИЛОЖЕНИЕ. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по оптимизации штатной численности работников в государственных учреждениях, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу
Министерства экономики
Республики Бурятия и
Министерства финансов
Республики Бурятия
от 27.06.2013 N 45/149

1. Общие положения

1. Методические рекомендации по оптимизации штатной численности работников государственных учреждений, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета (далее - Методические рекомендации) предназначены для формирования исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия единого подхода при оптимизации структуры и штатных расписаний подведомственных государственных учреждений Республики Бурятия (далее - учреждения), обеспечения возможности проведения главными распорядителями бюджетных средств мониторинга эффективности использования трудовых ресурсов в подведомственных учреждениях.

2. При проведении оптимизации штатной численности необходимо руководствоваться действующим трудовым законодательством, а также другими нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих выработку государственной политики и нормативное регулирование в социальной сфере.

3. Оптимизация штатной численности работников учреждений осуществляется в целях повышения эффективности внутреннего управления в учреждении, исключения избыточных, дублирующих функций работников учреждений, повышения эффективности труда работников учреждений, а также повышения эффективности расходов на оплату труда.

4. Оптимизация штатной численности работников учреждений осуществляется путем проведения структурного и количественного анализа штатных расписаний учреждений с последующим принятием органом исполнительной власти организационных решений о целесообразности сокращения или сохранения отдельных штатных единиц или структурных подразделений.

5. Анализ штатных расписаний учреждений проводится на основе принципа соответствия специфике и принципа оптимального соотношения.

1.6. Принцип соответствия специфике заключается в том, что структура штатного расписания должна соответствовать мощности и отраслевой специфике учреждения.

1.7. Принцип оптимального соотношения означает, что для эффективного построения штатного расписания необходимо определить оптимальное для группы однородных учреждений взаимное соотношение численности управленческого и прочего персонала, численности работников подразделений, выполняющих основные и вспомогательные функции, а также соотношение общего объема трудовых ресурсов с мощностью учреждения.

2. Проведение анализа штатных расписаний учреждений

2.1. Проведение анализа штатных расписаний осуществляется на основании полученных от учреждений утвержденных штатных расписаний, действующих в соответствующем периоде, в формате Excel.

2.2. Для проведения анализа полученных данных учреждения группируются по сфере деятельности, по однородным признакам, соответствующим группировке государственных услуг и специфике деятельности учреждения, независимо от ведомственного подчинения.

В сфере образования рекомендуется выделять следующие группы: учреждения общего образования (в отдельную группу выделяются школы-интернаты для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, коррекционные школы-интернаты объединяются в две группы 1-5 видов и 6-8 видов), учреждения дополнительного образования, учреждения среднего профессионального образования.

В сфере социальной защиты и обслуживания рекомендуется выделять следующие группы: дома-интернаты для престарелых и инвалидов (специальные дома-интернаты выделяются в отдельную группу), психоневрологические интернаты, реабилитационные центры, комплексные центры социального обслуживания населения.

В случае если учреждение осуществляет различные виды деятельности и не может быть отнесено только к одной группе, его одновременно относят к нескольким соответствующим группам. В случае если учреждение имеет филиал, в целях анализа штатного расписания, рекомендуется рассматривать штатное расписание филиала отдельно от штатного расписания учреждения.

2.3. После распределения учреждений по группам проводится анализ количества учреждений, отнесенных к той или иной группе. Если в группе оказывается одно учреждение - оно признается нетиповым и не подлежащим унификации в силу уникальности их деятельности и/или особой значимости для региона. Анализ штатного расписания нетипового учреждения рекомендуется проводить экспертным путем. Если в группе оказывается более одного учреждения – такие учреждения признаются типовыми и подлежат анализу в общем порядке.

2.4. Независимо от существующей в учреждениях структуры штатного расписания, перед проведением анализа осуществляется перегруппировка штатного состава. Выделяются три основные категории персонала: административно-управленческий персонал, основной персонал, вспомогательный персонал, которые в свою очередь группируются по функциональным категориям персонала.

2.4.1. К административно-управленческому персоналу относятся:

Руководство (директор, главный врач, их заместители);

Административное обслуживание (инженеры по технике безопасности, секретари, делопроизводители, программисты, операторы персональных компьютеров и т.п.);

Бухгалтерское, кадровое и юридическое сопровождение (главный бухгалтер, его заместители, бухгалтеры, экономисты, кассиры, инспекторы и специалисты по кадрам, юристы и т.п.);

2.4.2. К основному персоналу относятся штатные единицы, в основные обязанности которых входит осуществление деятельности, непосредственно связанное с предоставлением услуг, закрепленных за учреждением в государственном задании. Если учреждение, в процессе типизации было отнесено к нескольким типовым группам, его штатная структура в части основного персонала разбивается на несколько соответствующих частей.

2.4.3. К вспомогательному персоналу относятся специалисты, осуществляющие:

Материальное обеспечение (заведующий складом, снабженцы, кастелянши, кладовщики, сестры-хозяйки и т.п.);

Хозяйственное обслуживание зданий и территорий (завхоз, рабочие по обслуживанию зданий, подсобные рабочие, слесари, электрики, уборщики, сторожа, дворники, кочегары и т.п.);

Транспортное обеспечение (начальник гаража, водители, автослесари);

Дополнительное обслуживание получателей услуг (библиотекари за исключением библиотек и архивов, парикмахеры, швеи, машинисты по стирке белья, банщики, гладильщицы, сапожники и т.п.);

Организация питания (повара, кондитеры, кухонные работники, мойщики посуды, буфетчицы и т.п.);

Обслуживание работников учреждения.

2.5. В целях приведения штатных расписаний к единой структуре проводится инвентаризация и упорядочивание штатных ставок.

При наличии в штатном расписании учреждений одного типа различных наименований должностей с одинаковыми функциональными обязанностями, подобные должности приводятся к единому наименованию.

Получившаяся в результате инвентаризации и упорядочивания номенклатура штатных должностей должна соответствовать Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих и Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.

2.6. Для проведения оценки количественного состава штатной численности учреждений используются следующие коэффициенты:

Коэффициент нормы управляемости;

Коэффициент основного обеспечения;

Коэффициент административного обеспечения;

Коэффициент технического обеспечения.

2.6.1. Коэффициент нормы управляемости рассчитывается по следующей формуле:

Купр = (Робщ-Ррук)/Ррук,

где Робщ - общее количество штатных ставок единиц в штатном расписании,

Ррук - количество штатных ставок единиц руководящих должностей. Коэффициент нормы управляемости отражает количество работников, приходящихся на одного руководителя, и может рассчитываться как в целом по учреждению, так и отдельно для каждого подразделения. При расчете в целом по учреждению суммируются все штатные ставки, занятые руководителями любого уровня, в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих.

Целевое значение коэффициента нормы управляемости устанавливается в зависимости от вида деятельности учреждения или группы типовых учреждений, уровня стандартизации и автоматизации задач, выполняемых работниками учреждения.

2.6.2. Коэффициент основного обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Косн = М/Росн,

где М - количественный показатель, характеризующий мощность учреждения,

Росн - количество штатных ставок основного персонала. Показатель мощности устанавливается для каждого типа учреждения в соответствии с таблицей N 1

Таблица N 1. Показатель мощности учреждения

Сопоставление полученных значений коэффициентов основного обеспечения проводится по группам учреждений каждого типа. Целевое значение коэффициента основного обеспечения устанавливается в соответствии с нормами, установленными нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих выработку государственной политики и нормативное регулирование в социальной сфере.

2.6.3. Коэффициент административного обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Кадм = (Робщ-Радм)/Радм,

где Робщ - общее количество штатных ставок в штатном расписании, Радм - количество штатных ставок должностей, в функциональные обязанности которых входит руководство учреждением, административное, бухгалтерское, кадровое и юридическое сопровождение.

Коэффициент административного обеспечения отражает количество работников учреждения, приходящихся на одного работника административно-управленческой категории, и рассчитывается в целом по учреждению. Целевое значение коэффициента административного обеспечения устанавливается в зависимости от выбранного способа обеспечения учреждения административными ресурсами, собственными силами учреждения или передача части административных функций на аутсорсинг.

2.6.4. Коэффициент технического обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Ктехн = (Робщ-Ртехн)/Ртехн, где Робщ - общее количество штатных ставок в штатном расписании, Ртехн - количество штатных ставок должностей, в функциональные обязанности которых входит техническое, транспортное сопровождение, обеспечение безопасности, организация питания, дополнительное обеспечение получателей услуг.

Коэффициент технического обеспечения отражает количество работников учреждения, приходящихся на одного работника вспомогательной категории, и рассчитывается в целом по учреждению. Целевое значение коэффициента технического обеспечения устанавливается в зависимости от выбранного способа обеспечения учреждения техническими ресурсами, собственными силами учреждения или передача части функций на аутсорсинг.

3. Принятие решения о необходимости оптимизации штатной численности.

3.1. Решение о необходимости оптимизации штатной численности конкретного учреждения или оптимизации штатной численности группы учреждений принимается учредителем на основании полученных в ходе проведения анализа данных. В случае, если все рассчитанные значения по учреждению отклоняются не более чем на 10% от установленных пороговых значений, принимается решение о том, что штатная численность не требует оптимизации.

При отклонении одного или двух коэффициентов от 10% до 20% от установленных пороговых значений руководителю учреждения рекомендуется предоставить учредителю анализ причин отклонения показателя и разработать мероприятия по его устранению.

При отклонении свыше двух коэффициентов более чем на 20% от установленных пороговых значений учредителем принимается решение о необходимости проведения оптимизации штатного расписания.

Таблица N 2. Матрица принятия решений по результатам анализа штатной численности учреждения

3.2. Основными способами оптимизации являются:

Сокращение избыточных штатных ставок;

Использование внутреннего совмещения штатных ставок;

Вывод части функционала административных и вспомогательных подразделений на аутсорсинг.

3.3. При проведении оптимизации необходимо руководствоваться нормами штатной численности, установленными для учреждений отдельных отраслей социальной сферы.

3.4. В процессе проведения оптимизации для каждого учреждения определяется наиболее оптимальная штатная численность и структура штатного расписания, способная обеспечить выполнение учреждением поставленных перед ним задач.

3.5. При проведении оптимизации штатной численности путем сокращении отдельных штатных ставок необходимо учитывать нормы трудового законодательства, предусматривающие социальные гарантии работникам, увольняемым по сокращению.

3.6. На внешнее обслуживание (аутсорсинг) рекомендуется передавать функции подразделений учреждения, осуществляющих непрофильную деятельность, только после проведения оценки экономической эффективности такой передачи.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА