Унифицированная форма т 12 образец. Заполняем табель учета рабочего времени: важный документ для расчета зарплаты

Порядок ведения рабочего времени на 2018 год

Документ используется в целях учета времени , которое было фактически отработано или не отработано каждым сотрудником фирмы. Это нужно для контроля соблюдения работниками установленного режима времени труда в целях получения материалов об отработанных часах, днях, неделях.

Дальнейшая цель использования этих данных – расчет суммы, положенной для оплаты труда, составление отчетности по статистике.

Оформление этой бумаги происходит в одном экземпляре . Ответственным сотрудником является уполномоченное лицо (например, руководитель отдела), которое и подписывает документ, относит его руководителю структурного подразделения, работнику службы по работе с кадрами, а затем, в бухгалтерский отдел.

В зависимости от формы документа, для характеристики ежедневных затрат времени, а также отработанных дней за месяц в нем отведено несколько строк :

• по форме Т-12 их количество составляет 2 (отображение материалов в графе 4, 6);
• по форме Т-13 – 4 строчки (по две графы для каждой половины месяца).

Применение верхних строк предназначено для отметки условных обозначений, связанных с затратами рабочего времени, а в нижней строке речь идет о записи, связанной с продолжительностью отработанного или неотработанного времени, выраженного в часах, минутах.

Если есть необходимость, допустимым является увеличение числа граф в целях предоставления дополнительных данных по режиму трудового процесса.

Кто заполняет

Согласно соответствующим указаниям по использованию форм первичных документов, данная бумага составляется и ведется уполномоченными лицами:

• документация подписывается руководителем соответствующего подразделения, а также выдается под роспись каждому сотруднику службы;
• далее бумага отправляется в бухгалтерию.

Как можно заметить, правилами не установлена конкретная должность специалиста, который занимается ведением этого табеля. Поэтому за руководством закрепляется право назначать на эту должность любое лицо, подходящее для выполнения задачи.

Для этих целей происходит создание приказа , в котором указывается должность и фамилия ответственного лица. Если эта бумага по каким-то причинам не выпущена, обязательство сотрудника прописывается в рамках трудового договора. В противном случае требование от сотрудника о ведении соответствующего учета является неправомерным .

Необходимость использования

Документ, прошедший стадию утверждения в Постановлении Госкомстата, способствует улучшению работы кадровой службы и бухгалтерской части . Вот несколько ключевых задач , которые могут быть решены посредством использования табеля учета рабочего времени:

• учет периода, который был отработан либо не отработан сотрудниками;
• контроль соблюдения графика рабочего времени;
• получение официальных материалов о времени, которое отработано каждый сотрудником каждой отдельной должности;
• составление статистической отчетности;
• начисление зарплаты;
• подтверждение правомерности тех или иных начислений;
• отслеживание явок или неявок на работу;
• определение размеров штрафных взысканий при нарушении трудовой дисциплины.

Данный документ имеет отношение к формам, выдаваемым сотруднику в процессе увольнения совместно с трудовой книгой, если существует соответствующий запрос.

Данная норма регламентируется ст. 84 ТК РФ . С начала 2013 года унифицированные формы документа стали необязательными к применению. Однако каждая организация обязуется вести этот учет. По факту бланк, разработанный государственным комитетом статистики, является достаточно удобным и комфортным в использовании.

Особенности Т-12 и Т-13

Две утвержденные формы имеют между собой несколько различий . Основной нюанс заключается в том, что Т-13 применяется в фирмах, в которых имеется специальная система автоматики, способствующая контролю явки сотрудников. А что касается типа документации Т-12, то он универсален и содержит дополнительный второй раздел.

В нем может происходить отражение таких операций, как расчеты с сотрудниками, связанные с вознаграждением за труд. Но если фирма осуществляет эти мероприятия как отдельную группу, этот раздел остается пустым .

Порядок ведения данного документа подробно описан в данном видео.

Формат оформления

Каждый штатный сотрудник, присутствующий или отсутствующий на рабочем месте, фиксируется способом сплошной регистрации . Данный подход актуален, если количество отработанных часов отличается в разные дни.

Если же их число остается неизменным, то целесообразнее всего применить иной метод . Этот подход подразумевает возможность регистрации отклонений в виде сверхурочных мероприятий, неявок, опозданий.

При применении формы Т-13 часть сведений может быть заполнена в рамках автоматического режима . Если речь идет об условных обозначениях по отработанному времени, представленных на титульном листе формы Т-12, они же используются и при заполнении табеля по Т-13. В качестве условных обозначений выступают типовые коды.

Правильный образец составления

Подготовка этой документации производится в одном экземпляре, который может использоваться для ведения предпринимательской деятельности ИП и крупными компаниями. Когда пройдет отчетный месяц, документация подписывается руководителями всех звеньев и секторов, а также уполномоченным кадровиком.

А вот несколько основных граф , подлежащих обязательному заполнению в табеле по типовой форме:

• сверху слева отображаются данные о наименовании предприятия и его администрации;
• сверху справа указываются сведения о наименовании документа, ОКПО, ОКУД;
• на следующих строках слева проставляются отметки о названии документа, которое прописывается жирным шрифтом – «табель учета рабочего времени…»;
• рядом с прошлым пунктом, только справа, идет номер документации, отчетный период и дата ее формирования;
• в центральной части составляется таблица, где в строках отображаются данные по конкретному работнику, а в столбцах осуществляется учет рабочего времени, в последнем столбце подсчитываются итоговые значения;
• на основании этих данных делаются определенные выводы и расчеты, которые вносятся в таблицу и используются для начисления заработной платы и надбавок;
• в самых нижних строчках ставятся подписи и фамилии, а также инициалы всех ответственных лиц.

Заполнение этого документа может производиться с помощью специализированной программы Microsoft Office EXCEL . База информационной системы предприятия также может включать в себя несколько интегрированных решений .

Такая форма табельной документации удобна тем, что она подвергается более простому процессу корректировки.

Чтобы документ был составлен грамотно, важно учесть в нем все дни отдыха сотрудника, включая бюллетень и отпуск. Можно использовать специальные коды , которые состоят из букв или цифр.

Для больничного листа существует несколько общепринятых обозначений :

• «Б», «19» — при временной нетрудоспособности;
• «Т», «20» — если работник отсутствует на месте по листку, оформленному в ходе травмы или заболевания члена семьи;
• «НН», «30» — если сотрудник не проинформировал отдел о причине своего отсутствия, но есть вероятность того, что он ушел на больничный.

Что касается отпуска, то его учет ведется в следующем порядке :

• «Р», «14» — если речь идет об отпуске в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ», «15» — в ситуации, когда женщина берет период отпуска в связи с уходом за ребенком;
• «ДО», «16» — такая цифровая комбинация или буквы используются, когда речь ведется об отпуске, не предполагающем сохранения заработной платы, предоставленном по разрешению работодателя;
• «ОЗ», «17» — когда сотрудник уходит в отдых в законном порядке;
• «ОТ», «09» — при уходе в отпуск, который оплачивается и является ежегодным;
• «УД», «13» — отпуск, который предоставляется дополнительно в связи с обучением.

Учет праздничных дней

Когда речь идет о еженедельном отпуске, то есть условно – о выходных днях, а также о праздниках, в табеле учета рабочего времени проставляется значение «В» или «26» .

Еще есть комбинация «РП» или «03» , которая свидетельствует о рабочей продолжительности по выходным и нерабочим праздникам.

Другие обозначения

В рамках практики применяется несколько других цифровых и буквенных кодов, обозначающих различные ситуации . Рассмотрим самые распространенные случаи и особенности их оформления в рамках данной документации:

1. «Я», «01» и «Н», «02» — данные обозначения являются актуальными для указания продолжительности работы в дневное и ночное время соответственно.
2. «С», «ВМ», «К» «04», «05», «06» – это сверхурочный труд, вахтовый метод и отправление в командировку.
3. Если речь идет о повышении квалификации с отрывом от рабочего места, используются значения «ПК» 07 и «ПМ» 08 .

Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.

Задачи, решаемые с помощью унифицированной формы Т-12

В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:

• Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
• Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.

Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.

Правила оформления унифицированной формы табеля учета рабочего времени

Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.

В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:

• наименование юридического лица;
• ОКПО;
• порядковый номер документа;
• период, за который он оформлен;
• дату составления.

Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.

За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней - соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.

Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой - отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.

По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.

На что следует обратить особое внимание при составлении табеля

Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.

Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».

Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.

Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».

При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.

Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.

С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.

В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.

Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.

Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов - шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней - при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях - при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в . В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

• Больничный.
• Период простоев и т. д.

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по и по .

В формате Word.

В формате Excel.

Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней - на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 - для дополнительного отпуска.

Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован - на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

Командировка выпала на выходные

Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.

Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае - когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.

Внимание! Более подробно о том, как оплачивается, отмечается , а также другие особенности описаны в данной статье.

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

• учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
• контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
• иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

• табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
• подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
• после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

• сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
• заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

• 8 цифр для юрлиц;
• 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

• Номер документу присваивается по порядку.
• Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

• Порядковый номер в табеле.
• Фамилия и должность работника.

• Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

• Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

• В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

• В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

• 2000 — зарплата (оплата труда);
• 2012 — отпускные.

• Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

• В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

• 3 дня — в связи с командировкой;
• 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

• сотрудник, ответственный за ведение;
• руководитель отдела;
• кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

• какой именно вид отпуска проставлять;
• период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
• каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Отсутствие на рабочем месте:

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):

Заполненный образец табеля рабочего времени

Унифицированная форма Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» - одна из утвержденных Росстатом форм (), которую работодатели могут использовать для ведения учета времени, фактически отработанного сотрудниками. Такой учет должны вести как работодатели-организации, так и работодатели-предприниматели (ст. 91 ТК РФ).

В соответствии со сведениями, указанными в табеле, начисляется заработная плата работникам, а также формируются определенные виды статотчетности. Кроме того, табель может понадобиться в случае нарушения работником трудовой дисциплины.

Порядок заполнения формы Т-12

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда заполняется в соответствии с Указаниями Росстата (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Составляется он в одном экземпляре.

Затраты рабочего времени каждого работника могут быть отражены в табеле одним из двух способов. Для этого можно или ежедневно регистрировать явки и неявки работника, в том числе и количество отработанного им времени (в часах, минутах), или отражать в табеле только отклонения в работе сотрудника. К примеру, служебные командировки, сверхурочную работу и т.д.

Явки и неявки работника обозначаются в табеле с помощью кодов - цифровых и буквенных. К примеру, для работы в дневное время предусмотрены коды «Я» и «01», в ночное время - коды «Н» и «02», для работы в выходные и нерабочие праздничные дни - коды «РВ» и «03». Цифровые и буквенные коды равнозначны между собой, поэтому работодатель вправе использовать либо одни, либо другие коды на свой выбор. Перечислены они прямо на титульном листе формы Т-12.

Для каждого дня месяца в таблице раздела 1 «Учет рабочего времени» в графах 4 и 6 отведены две строки: в верхней указывается код, обозначающий явку работника, в нижней - продолжительность его работы в этот день. Если же сотрудник на работе отсутствовал, то в верхней строке указывается код, обозначающий неявку (из него, как правило, ясна и причина отсутствия), а нижняя строка не заполняется.

В графах 5 и 7 указываются сведения о работе сотрудника за I и II половину месяца соответственно. В них в верхней ячейке отражается суммарное количество отработанных сотрудником рабочих дней, а в нижней - количество отработанных рабочих часов.