Cómo implementar un sistema de KPI en su empresa. Implementación de KPI Formación del sistema kpi

Indicadores clave de rendimiento KPI: qué es, ejemplos de tales sistemas, como una de las herramientas para aumentar la rentabilidad empresarial, son cada vez más demandados en el campo de la información dedicado al espíritu empresarial.

KPI resuelve el problema de trasladar la evaluación del desempeño de la empresa del ámbito de las valoraciones subjetivas al mundo de la realidad y la objetividad, permite identificar debilidades y cuellos de botella en el negocio, optimizar actividades encaminadas a obtener la mayor rentabilidad posible.

El KPI se utiliza como parte de un cuadro de mando integral estratégico, que realiza la tarea de establecer relaciones de causa y efecto entre indicadores y metas, identifica factores de influencia mutua y patrones comerciales a través de la dependencia de unos resultados de desempeño de otros (sistema BSC)

¿Qué significa KPI?

Esta abreviatura vino al ruso del inglés (Key Performance Indicators), que se traduce con mayor frecuencia como "indicadores clave de rendimiento". "Eficiencia" en la definición no corresponde al significado completo de la palabra "Rendimiento" en la ciencia de la gestión en inglés, donde este concepto vino de. El significado completo se describe en la norma ISO 9000:2008. Se aceptan 2 valores:

• desempeño, de acuerdo con la norma, corresponde al grado de consecución de los resultados previstos;
• eficiencia, este concepto determina la correlación de los recursos gastados y los resultados que se han logrado a través de su uso.

Por lo tanto, el término KPI se entiende mejor de manera más amplia, como "un indicador clave (principal) de rendimiento".

Comprender el término KPI en esta interpretación deja en claro que puede usarse para evaluar las actividades de la empresa solo en conjunto con el contenido de la meta, su contenido. Por lo tanto, fue KPI que formó la base del concepto moderno de gestión "Gestión por Objetivos". Y el KPI en sí mismo se utiliza para controlar la actividad comercial de los empleados, los departamentos de la empresa, el éxito de sus actividades en su conjunto.

Beneficios de un sistema KPI

El sistema KPI ha sufrido muchos cambios desde la época de Peter Drucker y, en un esfuerzo por cumplir con las realidades siempre cambiantes del mundo empresarial, ha absorbido muchos conceptos de gestión que desarrollan creativamente el principal: "Gestión por objetivos".

La ventaja del sistema KPI en comparación con otros destinados a resolver los mismos problemas, en primer lugar, es que KPI proporciona un vínculo inextricable entre componentes comerciales como el plan, la ejecución, el resultado y la motivación. Hoy en día, KPI permite, utilizando los datos que genera, no solo evaluar la eficacia de los empleados, los departamentos y la empresa en su conjunto, sino también construir un mecanismo de motivación perfecto para estimular a los empleados.

No todos los indicadores pueden considerarse clave. Esto incluye solo aquellos indicadores que están relacionados con el propósito del negocio y para los cuales se establecen indicadores y normas planificadas para los empleados. Por ejemplo, es analfabeto atribuir informes contables oportunos a los indicadores KPI, ya que no está directamente relacionado con las especificidades de las actividades de la unidad.

Tipos de KPI

Los KPI se dividen en varios tipos:

• KPI del resultado - qué resultados se han logrado y su expresión cuantitativa;
• KPI de costo: cuántos recursos necesarios se utilizaron;
• KPI de funcionamiento: determina la ejecución de los procesos comerciales actuales, evalúa su conformidad con el algoritmo de ejecución deseado;
• Los KPI de rendimiento son indicadores derivados que caracterizan la relación entre el tiempo dedicado a lograr el resultado planificado y el valor del resultado en sí mismo;
• Los KPI de eficiencia son indicadores derivados que sirven para evaluar la relación entre los costos de los recursos y los resultados logrados con su ayuda.

A su vez, los KPI de eficiencia se dividen en:

1. rezagado, es decir, aquellas que reflejarán los resultados del trabajo luego del transcurso de algún tiempo;
2. Principal(otro nombre - operativo): estos son aquellos que permiten a la gerencia administrar el trabajo durante el período de informe seleccionado, asignado para obtener los resultados especificados después de su finalización.

rezagado Estos son principalmente indicadores financieros. Su objetivo es demostrar la conexión entre el deseo de la dirección y la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo. Su desventaja es que debido a la demora en la manifestación de la eficiencia, no es posible describir la efectividad de la empresa en su conjunto y sus divisiones en el momento actual.

Indicadores adelantados si es necesario, participan en el análisis del trabajo de la empresa en el momento actual, dando una evaluación objetiva de la calidad de las actividades actuales, el grado de satisfacción del cliente, qué tan satisfechos están con la cooperación, identificando la posibilidad de aumentar los flujos de efectivo para el futuro, evaluando la calidad del producto.

Qué tener en cuenta al desarrollar KPIs

Al desarrollar indicadores, se deben observar las siguientes reglas:

• esforzarse por minimizar el conjunto de indicadores que se necesitan para gestionar el proceso de hacer negocios;
• cada indicador debe ser tal que pueda expresarse en un indicador numérico medible;
• el costo de los fondos que deben gastarse para medir el indicador no debe exceder el valor monetario de la ganancia como resultado de su uso.

Algoritmo de desarrollo de KPI

Este trabajo se lleva a cabo en varias etapas.

• Trabajo anteproyecto. Esta etapa consta de:

1. obtener la aprobación de un gerente superior y descubrir formas de interactuar con él;
2. iniciación y planificación de proyectos;
3. creación de un equipo de proyecto;
4. trabajar en la realización de un estudio de anteproyecto.

• Desarrollo de metodología KPI. En esta etapa, realice:

1. optimización de la estructura organizativa;
2. desarrollar un modelo metodológico;
3. desarrollar un proceso de gestión de la empresa utilizando KPI;
4. desarrollar reglamentos (un sistema de documentos normativos y metodológicos).

• La etapa de desarrollo del sistema de información de KPI. Incluye:

1. desarrollo de especificaciones técnicas para establecer un sistema de información y su configuración;
2. entrenamiento de usuario;
3. realizando una operación de prueba.

Al desarrollar una metodología de KPI, la atención debe centrarse en:

1. desarrollo de KPI como una estrategia de desarrollo integral;
2. la disponibilidad de una explicación de los beneficios de KPI para el personal;
3. identificación y registro claro de los factores corporativos clave de éxito;
4. crear informes comprensibles para todos los niveles;
5. formas de refinar los KPI para mantenerlos relevantes cuando cambien las condiciones comerciales existentes;
6. desarrollo de coordinación y aplicación de KPIs decisivos.

• Etapa de finalización del proyecto. Puesta en práctica de la metodología del sistema KPI.

Características de los KPI efectivos

Los indicadores clave de desempeño serán efectivos si cumplen con las siguientes características:

1. Dirección de afiliación. Esto significa que cada KPI debe estar asociado al ejecutor directo (puede ser un empleado individual o una unidad estructural), quienes son responsables por los resultados de las actividades que están en su área de responsabilidad;
2. Orientación correcta- Los KPI deben cumplir con proyectos clave de desarrollo, objetivos estratégicos de la empresa, procesos comerciales clave;
3. Accesibilidad- la implementación de los KPI debe mantener un equilibrio entre los esfuerzos necesarios para lograrlos y la probabilidad de su implementación, debe estar en el rango de 70% a 80%;
4. Apertura a la acción- Los KPI deben establecerse de tal manera que exista la oportunidad de intervenir en los procesos para mejorarlos;
5. Garantizar la previsión- debe ser posible evaluar los factores que determinan directamente los resultados planificados y tienen un impacto directo en el valor del negocio mismo;
6. Limitación- KPI debe orientarse de tal manera que los ejecutantes se centren en la implementación de tareas prioritarias y no dispersen sus esfuerzos en la implementación de tareas menores;
7. Facilidad de percepción- Los KPI deben ser accesibles para su comprensión por parte de los ejecutantes;
8. Equilibrio e interconexión- los indicadores clave de rendimiento no deben incluirse en la zona de conflicto mutuo, deben complementarse entre sí;
9. Iniciando el cambio- Las mediciones de KPI deben provocar cambios positivos en la empresa como una reacción en cadena, es decir, la implementación de unos provoca un proceso natural de mejora de otros;
10. Facilidad de medición- Los KPI deben dejarse de tal manera que los usuarios puedan cuantificar el progreso de forma independiente;
11. reforzamiento- Los KPI deben motivar a los empleados, es decir, estar respaldados por estímulos materiales individuales;
12. Relevancia- Dado que después de un tiempo, la influencia y la eficacia de los KPI creados profesionalmente pueden debilitarse significativamente, deben actualizarse periódicamente;
13. comparabilidad- Los KPI deben brindar la posibilidad de comparación en tales situaciones, por ejemplo, sería incorrecto usar la proporción de ingresos promedio por día para puntos de venta de un solo formato, pero teniendo una ubicación tan diferente como un centro regional y un pequeño distrito de la ciudad;
14. sensatez- cada indicador debe brindar la oportunidad de realizar un análisis basado en él y llevar una carga semántica. Como ejemplo negativo de la falta de significado, se puede citar un indicador de rendimiento clave de este tipo, que se calcula como todos los gastos para el mantenimiento del aparato administrativo hasta la masa de ganancias (total). Tal indicador cumplirá con las características anteriores, pero en realidad no tendrá sentido.

Principios generales y reglas para implementar KPI

Para completar con éxito las tareas a las que está destinado el sistema, se deben seguir ciertas reglas.

1. La regla 10/80/10 esta regla establece el número de indicadores clave en el sistema. Establece que una empresa debe tener diez indicadores clave de desempeño, no más de ochenta indicadores clave de producción, diez indicadores clave de desempeño. Esta relación evita sobrecargar a los gerentes, así como también reduce significativamente el tiempo que la gerencia dedica a discutir la implementación del programa.
2. La regla de observancia del principio de controlabilidad y manejabilidad. Dice que cada unidad responsable de un determinado indicador debe contar con los recursos necesarios para su implementación y gestión, y el resultado debe ser monitoreado.
3. Regla del principio de asociación. Al desarrollar, e incluso implementar, el momento de la aplicación obligatoria de establecer una asociación efectiva entre todos los elementos del sistema, los empleados, se debe tener en cuenta una comprensión clara de la necesidad de cambio.
4. El principio de centrar los esfuerzos en la dirección principal. Este principio establece la necesidad de analizar las actividades de los empleados para identificar la posibilidad de ampliar sus competencias, identificando aquellos que requieren formación avanzada, determinando qué formación necesitan los empleados, responsabilizándolos de desarrollar sus propios KPIs, estableciendo vínculos de comunicación efectivos (tanto vertical y horizontal).
5. El principio de integrar los procesos de mejora de la productividad, evaluación de informes y evaluación de indicadores. Es importante reflexionar e implementar tales sistemas de reporte y evaluación de indicadores, que estarían dirigidos a estimular acciones concretas y comprender la propia responsabilidad. También se debe establecer un horario estricto para las reuniones de informes.
6. El principio de coherencia entre la estrategia general y los indicadores de desempeño. Este principio requiere vincular los indicadores clave de rendimiento con los factores críticos de éxito actuales y la inclusión en el cuadro de mando integral y la estrategia de la empresa.

Variabilidad en las opciones de selección de KPI

KPI- estos son indicadores que dan forma a la dirección de las acciones de los empleados, son los principales indicadores sobre la base de los cuales es posible evaluar la efectividad de su trabajo

Por ejemplo, desea que el gerente de ventas genere algún beneficio para la empresa. ¿Cómo puede hacerlo?

1. Haga un trato muy importante con un cliente muy rico. Pero hay pocos de esos clientes, y hay una lucha activa por ellos.
2. Por lo tanto, debe trabajar a través de una gran variedad de clientes más pequeños. Para conseguir este grupo de clientes potenciales, el gerente tendrá que hacer una gran cantidad de llamadas telefónicas, enviar ofertas comerciales y trabajar mucho para crear vínculos de comunicación con los clientes potenciales.

Para un gerente, al construir un sistema de indicadores, KPI es la elección correcta de indicadores que influirán de manera más efectiva en el logro de la meta, por ejemplo, la ganancia de la empresa.

Cómo se construye el sistema KPI

Escribimos aquellos indicadores que, en su opinión, conducirán a los resultados requeridos. Por ejemplo:

• volumen de ventas;
• porcentaje de atención al cliente;
• cantidad de bienes vendidos x e y;
• margen.

Errores al crear KPIs

Como ejemplo, podemos analizar la creación de un sistema de KPI para una empresa que fabrica y vende productos.

Estructuralmente, dicha empresa puede representarse como compuesta por:

• departamento que compra los materiales necesarios;
• Departamento de producción;
• Departamento de ventas;
• división financiera.

El departamento de compras está enfocado en la reducción de costos en la compra de materiales. Naturalmente, para cumplir con su KPI planificado, debe crear un sistema para obtener descuentos sostenibles, bonificaciones, etc.

Para la unidad de producción, el KPI principal es la carga del equipo (debe estar por encima del 80%). Por ejemplo, si se producen dos tipos de productos, debe tener un esquema efectivo para redirigir el trabajo del equipo para que no permanezca inactivo.

Ahora analicemos los errores que inevitablemente ocurrirán si los KPI se introducen mecánicamente, sin tener en cuenta las actividades estratégicas de la empresa.

Cumplir con el objetivo del departamento de compras de reducir el costo de los materiales comprados incluye oportunidades para reducir su costo al:

• compras en grandes cantidades, y esto, en caso de exceso de materiales para la unidad de producción, implicará costos adicionales para almacenar y congelar dinero en existencias;
• compras de materiales de menor calidad: esto puede provocar la avería del equipo;
• compras prepagas: esto implica una congelación de fondos.

El segundo error es la implementación de KPI sin tener en cuenta la motivación de los empleados. Para un trabajo efectivo, es necesario garantizar la conexión de KPI con el sistema de bonificaciones y multas, es decir, con el sistema de motivación material.

El tercer error es la sustitución de indicadores KPI por indicadores de resultados, por ejemplo, ingresos, ganancias, ganancias marginales. Los indicadores KPI se correlacionan con las actividades del empleado para lograr un resultado tal que debe realizar específicamente hoy, mañana, pasado mañana, es decir, los indicadores principales descritos anteriormente. Si consideramos al gerente de ventas, este será:

• número de clientes a atender;
• cuántos contratos concluir;
• cuantas llamadas hacer;
• cuántos clientes potenciales encontrar.

El cuarto error es la falta de un sistema de planificación y contabilidad de KPI. Estos indicadores se pueden tomar del sistema de contabilidad operativa, el sistema de control de personal de gestión. La planificación significa establecer objetivos para un período determinado.

El uso del sistema KPI con fines motivacionales como un indicador que afecta el aumento de los salarios base debe hacerse con mucho cuidado y de forma legalmente correcta. Si esta parte variable se introduce en el contrato de trabajo, entonces el tribunal considerará como salarios aquellos pagos que se hicieron antes de que el caso fuera considerado en el tribunal. En caso de conflicto laboral, un empleado, aunque haya hecho mal su trabajo, podrá recibir dinero adicional de la empresa. Por lo tanto, es mejor redactar un contrato de producción adicional o un contrato de eficiencia al contrato de trabajo principal. que muestra la parte variable del salario.

Para que los KPI se conviertan no solo en una innovación de moda, una especie de marcador para la gestión de la empresa que intenta mantenerse al día, sino en herramientas realmente efectivas para aumentar la rentabilidad de la empresa, se deben observar tres puntos:

• introducción de una norma- este es el KPI que puede lograr un empleado durante el trabajo normal, este no es un indicador que cambia dinámicamente, sino estático, por ejemplo, para recibir un salario regular, un gerente debe concluir un mínimo de 10 y un máximo de quince contratos. La norma excluye el factor azar, así como el factor suerte;
• introducción del concepto de propósito- este es el dinero que un empleado puede recibir si logra resultados sobresalientes, por ejemplo, en base a lo anterior, un empleado concluirá de 15 a veinte contratos;
• introducción del concepto de "desafío"- este es el dinero que se puede recibir al lograr resultados que son significativamente más altos que el promedio de la empresa, por ejemplo, no trece contratos celebrados por mes, sino cuarenta.

Cómo evaluar el desempeño de un empleado

El primer indicador es el resultado, es decir, algo medible (metros cuadrados de baldosas colocadas, número de contratos cerrados, etc.).

El segundo factor por el cual es posible evaluar las actividades de los empleados es el factor tiempo, es decir, qué tan rápido se realiza el proceso comercial. Por ejemplo, el momento de corregir un error en un centro de llamadas por parte de los servicios de TI. Este tiempo, independientemente del tipo de negocio, puede normalizarse e ingresarse en KPI.

El tercer factor es el factor calidad, es decir, la ausencia de devoluciones, quejas, quejas, etc. Además, al introducir dicho indicador de desempeño, se requiere tener en cuenta que si un empleado ha logrado un resultado planificado satisfactorio durante un período de tiempo planificado, la calidad puede considerarse satisfactoria.

También puede medir la eficiencia estimando la cantidad de recursos que deben gastarse en la ejecución de un proceso empresarial.

Cómo desarrollar KPI para un departamento específico, ejemplos

Aunque el desarrollo competente de los índices de eficiencia es un proceso individual, teniendo en cuenta todas las características específicas de una empresa o producción, todavía se pueden dar ejemplos de desarrollos típicos. Esto es especialmente aplicable a los servicios con una funcionalidad típica, como la contabilidad. A continuación se muestran algunos ejemplos. Cabe señalar que los sistemas de KPI creados correctamente también tienen en cuenta la carga de trabajo, si es más del 100% (un empleado y bonificaciones, si cae por debajo del 70%) se multa al gerente porque no pudo proporcionar trabajo a los empleados.

Puede obtener más información sobre KPI, su desarrollo, implementación y uso al ver la grabación del seminario web.

El sistema KPI es un sistema para gestionar el rendimiento de los empleados en una empresa. Hoy en día, los líderes de las empresas son cada vez más conscientes del hecho de que la motivación adecuada de los empleados de la empresa puede dar mucho. Cuanto más se defienda la visión del mundo de cada empleado individual del principio soviético "Me pagan por sentarme en el lugar de trabajo hasta las 18:00", más beneficios recibirá la empresa. Antes de proceder a la implementación de KPI, vale la pena comprender los conceptos básicos, determinar el propósito y la estrategia del sistema KPI y elegir una solución de software para automatizar este sistema. Echemos un vistazo más de cerca a cada una de las etapas anteriores de la implementación de un sistema KPI en una empresa.

¿Qué es un KPI?

1. KPI de rendimiento: caracteriza la relación entre los resultados obtenidos y el tiempo empleado (por ejemplo, el número de ventas por mes);
2. KPI de eficiencia: caracteriza la relación entre el resultado obtenido y el costo de los recursos (por ejemplo, ROI, costo objetivo por venta).
3. KPI de funcionamiento: le permite evaluar el cumplimiento del proceso comercial ejecutable con el algoritmo de trabajo requerido para su implementación (por ejemplo, la integridad del cumplimiento de los requisitos establecidos).

Etapas de implementación de un sistema KPI en una empresa

Objetivos y desarrollo de estrategia.

• Aumentar la motivación de los empleados y el crecimiento de los principales indicadores de la empresa.
• Construya un sistema claro de objetivos a corto y largo plazo de la empresa para lograrlos de manera consistente.

Construir una jerarquía de objetivos no es trabajo para una persona y no para un día. Cuanta más información se recopile y procese, cuanto más empleados y jefes de departamento puedan hablar sobre este tema, más probable es que la lista de objetivos se corresponda con las capacidades y necesidades internas de la empresa.

Formación de los empleados

Los errores de liderazgo más comunes en esta etapa son:

• Falta de una explicación adecuada a los empleados por qué se necesita un sistema de este tipo. Si se introduce “por órdenes de arriba”, y no se tiene en cuenta la opinión de los empleados, entonces este es el peor ejemplo de motivación cuando se trata de introducir solo un sistema de motivación.
• Recortes salariales reales.

Si el gerente sigue el camino del ahorro, entonces el empleado que recibió, en términos relativos, una tasa de 10,000, después de cambiar a KPI, recibirá una tasa de 7,500, y para obtener sus 10,000 habituales, necesita mostrar milagros de eficiencia.

Es mejor no hacer esto, esto es un fuerte golpe a la motivación, que incluso puede empujar a un empleado a buscar un nuevo trabajo.

Antes de implementar los KPI, es muy recomendable preparar a los empleados para esto, lo mejor de todo, gradualmente. Si los empleados aún no están listos, no estará de más posponer la implementación de este sistema, ya que traerá un buen resultado solo sobre la base del favor del personal para los cambios que se están realizando y entendiendo por qué son necesarios.

Elegir los KPI correctos

Con la correcta implementación del sistema KPI, los indicadores clave de los empleados crecen, porque todos ven una clara conexión entre ellos y sus ingresos.

Automatización del sistema KPI

• Simplifique el proceso de planificación de actividades y elección de KPI para lograr los objetivos clave de la empresa.
• Recopilar datos sobre indicadores de rendimiento reales del sistema CRM utilizado.
• Consolide los datos sobre indicadores previstos y reales en una base de datos común para su posterior procesamiento.
• Calcular los beneficios de los empleados.
• Genere informes sobre la eficacia de empleados y departamentos individuales.

Cómo elegir una solución de software para la implementación de KPI

• No hay tiempo suficiente para recopilar estadísticas y calcular KPI.
• No quiero gastar mucho dinero en la compra y mantenimiento de un programa de automatización del sistema KPI.
• Los empleados no están ansiosos por dedicar tiempo a aprender nuevos programas.
• No hay ningún deseo de crear un departamento de TI o expandir uno existente.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de código bajo?

• Adáptese rápidamente a las cambiantes necesidades comerciales sin la participación de especialistas de TI
• Los costes de mantenimiento son mínimos.
• No requiere entrenamiento especial
• Claro y fácil para los empleados
• Disponible desde dispositivos móviles

Como ejemplo de sistemas KPI automatizados basados ​​en Comindware Business Application Platform, que ya utilizan las empresas nacionales para aumentar su rendimiento y aumentar la motivación de los empleados, puede leer

De acuerdo con la opinión de la gerencia de la cadena de restaurantes Chaikhona No. 1, el uso de la plataforma Comindware para automatizar el sistema de KPI de la cadena de restaurantes logró lograr resultados notables en poco tiempo, lo que demuestra la efectividad tanto de la estrategia de KPI en sí mismo y la solución de TI basada en la plataforma de aplicaciones comerciales Comindware.

Puede evaluar los beneficios de las soluciones de TI para la gestión del desempeño de los empleados basadas en la plataforma de aplicaciones comerciales Comindware solicitando una demostración.

Elena Gaidukova, analista de marketing, gerente de marca de soluciones basadas en, especialista en relaciones con socios.

Los KPI son indicadores clave de rendimiento para una empresa o un departamento separado. En el artículo, consideraremos ejemplos de KPI para varios especialistas y analizaremos cómo desarrollar e implementar un sistema.

¿Qué es KPI?

Ki ai significa Indicadores clave de rendimiento: indicadores clave de rendimiento.

El sistema KPI es un sistema de recompensas basado en indicadores clave.

Trabajar en un sistema de este tipo permite a los empleados comprender mejor lo que deben hacer para ser efectivos. Además, la eficiencia se refiere no solo a la cantidad de trabajo realizado por ellos, sino también a los beneficios recibidos por la empresa.

Cómo desarrollar un sistema de KPI

Para crear un sistema Ki Pi Eye en una empresa, debe:

1. Elija un modelo de indicador clave de rendimiento.
2. Determinar KPIs y asignar responsabilidades.
3. Crear informes.

Cómo elegir un modelo de indicador clave de rendimiento

Hay muchos métodos para definir y agrupar indicadores. En Rusia, el enfoque clásico se usa con mayor frecuencia, así como el cuadro de mando integral (Balanced Scorecard, BSC).

El enfoque clásico se basa en el uso de indicadores predominantemente financieros, tales como; ver figura.).

Imagen. Árbol de KPI basado en EVA

Cabe señalar que los indicadores financieros por sí solos pueden no ser suficientes para implementar la estrategia desarrollada. No menos importante para el negocio es el desarrollo de la relación con el cliente, la gestión del personal, la calidad del producto, es decir, aquellos aspectos de la actividad que son difíciles de valorar.

En el marco del cuadro de mando integral, se distinguen cuatro aspectos principales del trabajo de la empresa, que dan respuesta a las siguientes preguntas:

• cómo la empresa es evaluada por los accionistas ("Finanzas");
• cómo es evaluado por los clientes ("Clientes");
• cómo mejorar la calidad de las actividades (“Personal”);
• qué procesos pueden proporcionar a una empresa una posición exclusiva en el mercado (“Procesos de Negocio”).

que elegir

El enfoque a elegir depende del nivel de negocio. Para las pequeñas empresas, el enfoque clásico es más adecuado, ya que no requiere costos significativos para atraer consultores e implementar un sistema de información. En el futuro, será posible refinar el sistema clásico creado al incluir en él criterios no financieros.

Las grandes empresas deberían utilizar un cuadro de mando integral, ya que ofrece una imagen más completa de las actividades de la empresa.

Cómo desarrollar KPI para el personal de finanzas

Los editores de Sistema Financial Director prepararon esquemas de motivación e informes de desempeño de KPI para empleados de servicios financieros. Descargue y use ejemplos de contadores clave y otros empleados del departamento de contabilidad, empleados, departamento de presupuesto y otros departamentos de su empresa.

Cómo elegir indicadores clave

Para determinar qué KPI usar, debe:

1. Seleccione grupos de indicadores y distribuya la responsabilidad de los gerentes de los diferentes niveles de gestión para cada uno de los grupos.
2. Haga la lista más detallada de KPI utilizados por la administración.
3. Seleccionar los criterios que mejor caractericen el logro de los objetivos estratégicos.
4. Formalizar los algoritmos de cálculo de cada uno de los ki pi ai.

Selección de grupos de indicadores

Si una empresa utiliza un enfoque clásico para desarrollar un sistema KPI, se deben distinguir los siguientes grupos:

• ;

La responsabilidad de cada uno de los grupos se distribuirá entre los líderes de todos los niveles de gestión. Por ejemplo, el director general es responsable del todo, mientras que la gestión debe transferirse a los jefes de departamento.

Cuando se utiliza un modelo que incluye KPI tanto financieros como no financieros, se pueden distinguir los siguientes grupos de indicadores clave de desempeño:

• financiero y económico - para los negocios en general;
• la satisfacción del cliente;
• procesos de negocio principales y auxiliares (vea cómo describirlos);
• eficiencia del personal.

Después de identificar los grupos principales, es necesario determinar quién será el responsable de su implementación. Un ejemplo de la distribución de la responsabilidad, ver tabla 1.

tabla 1. Grupos de indicadores y distribución de responsabilidad

detallando

La lista de ki pi ai para cada uno de los grupos seleccionados debe ser lo más detallada posible. Pida a los gerentes que serán responsables de un grupo en particular que hagan una lista de este tipo. Por ejemplo, el director ejecutivo debe especificar qué criterios utiliza para evaluar la "satisfacción de los accionistas (propietarios)".

Como resultado, se pueden incluir varios cientos de criterios en la lista general de KPI. Es obvio que la construcción de un sistema de este tipo no está justificada, ya que conducirá a un aumento significativo de la carga de trabajo del personal asociado con la recopilación y el procesamiento de los datos necesarios para el cálculo. Por lo tanto, de la lista general, debe seleccionar aquellos datos que realmente son necesarios para que la gerencia los gestione y le permitan evaluar el grado de consecución de sus objetivos, y no solo ser controlados "a título informativo".

Elegir un KPI

Para seleccionar KPI, forme un grupo de expertos. Por regla general, incluye directores de divisiones y jefes de departamentos. Su tarea es caracterizar cada uno de los indicadores de acuerdo con los siguientes criterios:

• si refleja el grado de consecución de los objetivos estratégicos de la empresa;
• si es comprensible, en primer lugar, para aquellos gerentes que tendrán que tomar una decisión basada en él;
• si es útil para la toma de decisiones.

Además de los enumerados, se pueden aplicar otros criterios, por ejemplo, la capacidad de utilizar indicadores de desempeño en la planificación o el análisis.

El procedimiento de evaluación puede formalizarse en base al uso de un sistema de puntuación. Por ejemplo, 1 punto: no se cumple el criterio, 2 puntos: cumple parcialmente el criterio especificado, 3 puntos: cumple el criterio especificado. Los indicadores que reciban el mayor número de puntos durante la revisión por pares se incluirán en el sistema de IC.

Como resultado, aparecerá una lista "breve" de indicadores clave de desempeño de la empresa (ver tabla 2).

Tabla 2. Un ejemplo de una empresa comercial ki pi(fragmento)

La gran mayoría de los dueños de negocios no están satisfechos con los sistemas de medición de desempeño que utilizan. El problema es que no hay una secuencia clara entre la planificación, la ejecución y el resultado. Además, nadie sabe cómo conectar la motivación del personal con los objetivos de la organización. El desarrollo de KPI ayuda a cambiar la imagen. Este sistema le permite controlar la actividad comercial de los empleados y de la empresa en su conjunto y lleva a la empresa a un nuevo nivel.

Conceptos generales

El indicador KPI es voluminoso y contiene el grado de consecución del resultado, así como los costes de obtención del mismo. La formación del sistema es posible en áreas de actividad absolutamente diferentes. La implementación de KPI está acompañada de indicadores especiales que ayudan a crear un sistema efectivo de motivación e incentivos para los empleados de la organización. Por supuesto, estamos hablando de aquellos empleados cuyas actividades afectan directamente los ingresos de la empresa. KPI también se desarrolla para los empleados de personal administrativo y de gestión para determinar la eficacia.

Los indicadores clave de rendimiento se dividen en subespecies:

1. resultado KPI. Muestra tanto la cantidad como la calidad del resultado.
2. KPI de costes. Muestra los recursos anidados.
3. KPI de funcionamiento. Incluye indicadores de rendimiento de las operaciones previstas y le permite comparar lo que esperaba con lo que obtuvo.
4. KPI de rendimiento. Forma indicadores que caracterizan la relación entre el resultado y el tiempo empleado.
5. KPI de eficiencia. Caracteriza la relación entre el resultado y los recursos invertidos.

El desarrollo de KPI en la empresa es conveniente no solo para el director, sino para cada empleado. El sistema ayuda a calcular de manera más transparente los pasos que debe seguir un empleado para lograr el resultado deseado. Es decir, cada empleado entiende claramente el algoritmo de acciones necesarias para aumentar las ventas personales y los ingresos de toda la empresa.

Cómo se ve?

Demos un ejemplo del uso de KPI en los negocios. En el campo de las ventas directas, los indicadores de rendimiento se utilizan activamente. Los indicadores revelan la relación entre llamadas, reuniones con un cliente y el número de ventas. Se le explica al consultor cuánto producto necesita vender para llegar a la cifra planificada, así como cuántas llamadas y reuniones son necesarias para lograrlo. Un ejemplo de un resultado de KPI en este caso se centrará en el número mínimo permitido de clientes, así como en el volumen de ventas no inferior al límite establecido.

Al desarrollar KPI, lo principal es no dejarse llevar. Recuerde que los indicadores personales deben ser al menos tres, pero no más de cinco. Lo principal es una formulación clara y fácil de medir.

Además de los incentivos, el sistema KPI ayuda al director a determinar en qué etapa un empleado en particular experimentó una fuerte caída. Si tomamos el mismo gerente de ventas como ejemplo, entonces, gracias a los indicadores KPI, puede ver la cantidad de llamadas y ventas, así como considerar la base de clientes. Si todo está bien en estos puntos, pero por alguna razón no hay ventas, entonces la profesionalidad es el punto débil del empleado. En otras palabras, no hay conocimientos ni capacidad necesarios para convencer.

Aplicación en la práctica

Entonces, ha decidido aplicar el sistema dentro de su organización y no sabe por dónde empezar. El desarrollo de KPI en la empresa incluye las etapas de una determinada secuencia. En primer lugar, es necesario realizar un trabajo previo al proyecto.

Después de recibir la aprobación de la dirección, comienza la fase de planificación del proyecto. Aquí, se forman indicadores clave de rendimiento, se desarrollan y se tienen en cuenta todas las sutilezas. Se está creando un equipo de proyecto, que realiza todas las investigaciones necesarias.

La actividad preparatoria fluye suavemente hacia el desarrollo de la metodología del sistema. En esta etapa, se presta atención a la optimización de la estructura organizativa. Para ello, se desarrolla un modelo metodológico en base a la documentación reglamentaria. El proceso de gestión de la empresa se traslada íntegramente al sistema KPI.

Habiendo desarrollado documentos normativos y metodológicos, vale la pena pasar a organizar un sistema de información. Es decir, se crea un TK con una mayor personalización de la programación. Tan pronto como todo esté listo, el personal debe involucrarse en la implementación del sistema. Se lleva a cabo una sesión informativa competente sobre el uso del programa, se muestran claramente ejemplos de desarrollos y su aplicación práctica en la práctica. En la etapa final, se pone en funcionamiento el KPI.

¡Es importante saberlo!

La eficiencia del sistema se basa en los siguientes puntos:

• es importante desarrollar correctamente un árbol de objetivos de la empresa;
• es necesario distribuir correctamente todos los indicadores de desempeño;
• es importante definir claramente las responsabilidades entre los empleados por metas y procesos;
• es necesario introducir un sistema de contabilidad que permita calcular todas las fórmulas de KPI;
• es necesario involucrar a personas desinteresadas que estarán especialmente capacitadas para esto en el mantenimiento del sistema contable.

El último elemento debe estar restringido. El grupo de personas responsables del sistema contable no puede incluir empleados que cumplan con estos KPI. De lo contrario, puede afectar negativamente el funcionamiento de todo el sistema.

Hay varios puntos que tienen un efecto extremadamente desfavorable y, a veces, incluso interfieren con el funcionamiento del sistema. Se pueden identificar los principales factores negativos. El sistema de KPI no se iniciará correctamente si el director no participó en el desarrollo de los objetivos, y también si no se tuvieron en cuenta todos los indicadores de rendimiento al planificar.

El sistema contable creado debe reflejar absolutamente todos los datos. Por lo tanto, si falta al menos parte de la información o se ingresa incorrectamente, debe esperar problemas. En el caso de que los indicadores KPI se apliquen solo en ciertos departamentos, tampoco se puede lograr el resultado deseado. El sistema debe cubrir todos los departamentos.

Si los indicadores no están atados a la motivación, nada funcionará. Al construir un sistema, se deben tener en cuenta los objetivos personales de los empleados. Además, es importante no retrasar el pago de los bonos de desempeño por más de tres meses. De lo contrario, los empleados se cansarán de esperar y la motivación desaparecerá.

Eventualmente

La construcción de KPI está directamente relacionada con la motivación, cuyo sistema completo se basa en la primacía de los objetivos de la empresa. En este caso, también se tienen en cuenta los objetivos personales. Recuerde que las personas están más motivadas para actuar cuando creen que su trabajo los conducirá a la meta específica deseada.

Establecimiento de tareas preliminares: se lleva a cabo como una reunión introductoria con la dirección de la empresa o los iniciadores del proyecto para formar una tarea técnica actualizada en función de sus resultados. El documento mostrará:

• metas y objetivos del proyecto;
• restricciones para resolver estos problemas;
• forma de presentación del resultado;
• metodología y alcance del trabajo;
• la composición de la información solicitada por el consultor;
• formas de obtención de esta información (entrevistas, documentos normativos internos, cuestionarios, etc.);
• calendario de trabajo que refleje el calendario de la consecución de los resultados intermedios y principales.

Creación de un grupo de trabajo: el grupo de trabajo incluye empleados del lado de los consultores y los especialistas necesarios de su lado. Los empleados del grupo de trabajo de su lado están obligados a proporcionar información sobre la empresa, participar en la discusión de los documentos presentados y para la aceptación preliminar de los resultados del trabajo de los consultores.

En esta etapa, se recopila información primaria sobre la empresa mediante el estudio de los documentos internos de la empresa y la realización de entrevistas con los empleados:

• los consultores producen una descripción de las competencias básicas de la empresa y las unidades incluidas en el proyecto, así como la situación actual en estas unidades;
• los consultores forman solicitudes para el suministro de documentos reglamentarios internos, incluida una descripción de la estructura organizativa, los procesos comerciales básicos, descripciones de la funcionalidad de los empleados, descripciones de puestos (en la forma en que existen estos documentos), etc.;
• los consultores determinan y acuerdan una lista de especialistas de quienes es necesario obtener información adicional, luego de lo cual realizan una encuesta o entrevista a los empleados de la empresa (la metodología se determina de antemano y se acuerda con usted); El interrogatorio se realiza según un cuestionario especialmente diseñado para este fin, la entrevista se realiza según una guía previamente elaborada y acordada (guión de entrevista), son posibles las entrevistas individuales y grupales (tríadas, díadas, grupos focales).

En esta etapa, los consultores procesan los documentos y materiales recopilados, analizan los resultados de la encuesta y/o entrevistas, sistematizan, resumen y traducen la información recibida a un lenguaje formal.

Así, en el marco de esta etapa, se prevé realizar las siguientes obras:

• Descripción de procesos de negocio en formato gráfico y/o texto a nivel de departamentos y cargos;
• Descripción de las principales responsabilidades funcionales de los empleados a nivel de departamentos y puestos.

Como parte de esta etapa se lleva a cabo lo siguiente:

• identificación de cuellos de botella en la organización de los procesos de negocio;
• búsqueda y coordinación de soluciones para optimizar los procesos de negocio;
• desarrollo de esquemas y mapas de procesos de negocio optimizados.

Esta etapa no siempre tiene lugar, según sus deseos. En general, el desarrollo de KPI debe estar precedido por la etapa de optimización de procesos comerciales, pero a veces esto no es necesario y todos los procesos se consideran correctamente construidos y depurados.

Después de acordar los resultados del análisis, los consultores proceden directamente al desarrollo de un sistema de motivación basado en KPI. Como parte de esta etapa, usted necesita:

• desarrollar un esquema general del sistema de remuneración y motivación (la estructura de remuneración, palancas y mecanismos de motivación, acentos, etc.);
• definir y acordar metas y objetivos a nivel de la empresa en su conjunto, las principales divisiones y empleados individuales, identificar formas y métodos para lograr las metas;
• desarrollar fórmulas para evaluar los indicadores de desempeño a nivel de departamentos y posiciones bajo consideración (quizás dos o tres opciones para discusión);
• determinar la frecuencia de cálculo de estos indicadores y desarrollar una política motivacional basada en la “vinculación” de los indicadores de desempeño de los empleados a la parte variable de la remuneración.

Después del desarrollo y aprobación del sistema de motivación desarrollado, los consultores de la empresa forman los documentos reglamentarios pertinentes, que describen en detalle los principios de construcción del sistema de motivación, el esquema para calcular la remuneración, la frecuencia de los pagos, los incentivos no materiales, etc. El formato y el contenido de los documentos se acuerdan previamente con el Cliente.

Antes de implementar el sistema de KPI, es necesario probarlo para identificar cuellos de botella y puntos no contabilizados. Para ello, se elabora un plan de implementación y pruebas, se forma a los empleados y se realiza un seguimiento periódico del efecto. Como tal, el proceso de implementación comienza desde el momento en que se desarrolla el sistema KPI al informar a los empleados sobre los objetivos de implementar el sistema. Es necesario que los empleados entiendan que el objetivo de implementar el sistema no es reducir sus salarios, sino obtener una herramienta para una evaluación justa de su desempeño.

Como parte de esta etapa se espera:

• realizar cálculos de nómina de prueba de acuerdo con el modelo desarrollado: la nómina abierta se lleva a cabo de acuerdo con los sistemas antiguo y nuevo;
• realizar una encuesta (encuesta) de empleados y / o discusiones en el formato de discusiones grupales enfocadas;
• si es necesario, hacer ajustes al sistema desarrollado (composición de herramientas, coeficientes de cálculo, etc.) y preparar los cambios apropiados a los documentos reglamentarios;
• realizar una sesión de capacitación sobre el uso del nuevo sistema de motivación;
• adecuar el trabajo del personal de acuerdo con el nuevo orden de trabajo;
• preparar y configurar una plataforma de comunicación para informar oportunamente a los empleados y recibir comentarios.