En enkel handling för godkännande och överföring av utrustning under försäljningen: ett prov och ett formulär + förfarandet för godkännande och överföring av utrustning + användbara tips om vad du ska titta efter när du behandlar dokument

En enkel handling av acceptans och överföring av utrustning till försäljning: ett prov och ett formulär är ämnet för vår dagens översyn. Överlåtelsehandlingen är ett obligatoriskt dokument vid registrering av försäljning och köp av tillgångar av detta slag. Vanligtvis anses det vara en bilaga till köpeavtalet.

En sådan handling fungerar också som grund för registrering av utrustningen hos organisationen - köparen och avregistrering hos den säljande parten. Lagen utarbetas av en auktoriserad kommission, som bör inkludera representanter för båda organisationerna som deltar i transaktionen. Utöver det kan kommissionen även inkludera tekniska experter eller specialister från den kontrakterande installationsorganisationen, som också kan sätta sina underskrifter i lagen och återspegla sin åsikt i uppdragets slut. Handlingen måste nödvändigtvis återspegla närvaron eller frånvaron av tekniska fel i utrustningen vid tidpunkten för godkännandet.

Idag ska vi titta närmare på hur man utformar en sådan utrustningsöverlåtelselag, vilka regler som finns vid ifyllning av en standardblankett och hur utrustningsöverlåtelseprocessen generellt sett bör ske.

Syftet med handlingen med acceptans och överföring av utrustning

Lagen är avsedd att dokumentera leverans och mottagande av utrustning, som sedan kommer att installeras och tas i drift, från en ekonomisk enhet till en annan. Men detta dokument låter dig återspegla inte bara överföringen av utrustning på ett visst datum, utan också tillståndet för de överförda objekten. I lagen är det möjligt och nödvändigt att registrera alla funktionsfel och skador på utrustningen, dess överensstämmelse med egenskaperna som registreras i avtalet för den överförda utrustningen.

Lagen är ett viktigt titeldokument och kan därför endast utarbetas av en kommission, som bör inkludera representanter för båda parter i kontraktet, med inblandning av kvalificerade tekniska experter, ibland anställda hos entreprenören som ska installera utrustningen. Om det av någon anledning inte är omedelbart möjligt att upprätta en kvalificerad handling, upprättas först en preliminär handling.

Formen för denna lag är standardiserad av den statliga statistikkommittén, detta är OS-14-formuläret. Vid mottagande av utrustning måste acceptansorganisationen upprätta en sådan handling, i 2 exemplar, för var och en av parterna i försäljnings- och köptransaktionen.

Lagens standardiserade form består av 2 blad. Överst på titelsidan anges detaljerna om de parter som genomför överföringen och godkännandet av utrustningen, följt av en tabell som anger datum och tidpunkt för godkännande av utrustningen. På det andra bladet av aktformuläret, i tabelldelen, anges egenskaperna hos den mottagna utrustningen, och i den nedre delen anges positioner och namn på de ansvariga personerna som överför och tar emot utrustningen.

Om det under godkännandet av tillgångar, under dess granskning, betydande defekter identifierades, måste ytterligare en defekt handling upprättas. Formen för den defekta handlingen ger möjlighet att i den återspegla en fullständig lista över alla befintliga defekter och utrustningsbrister.

En sådan handling om de upptäckta defekterna kan också upprättas efter att utrustningen tagits emot, till exempel om brister upptäckts vid installation eller provning av den installerade utrustningen.

Efter att ha undertecknat handlingen av alla kommissionens styrelser måste den godkännas av chefsrevisorn och godkännas av chefen för värdorganisationen, och först då tar redovisningsavdelningen hänsyn till utrustningen.

Standardformer för handlingar för överföring av utrustning

För närvarande finns det tre standardformer av överföringshandlingar för utrustning:

Form OS-14, används när du tar emot utrustning till lagret. Lagen är upprättad och undertecknad av en särskild auktoriserad kommission, bestående av anställda hos parterna som överför och tar emot den utrustning som ingick i försäljnings- och köptransaktionen, samt tekniska specialister. Lagen är upprättad i 2 exemplar, ett för köparen och säljaren. Antagningsbeviset godkänns av organisationens chef.
Form OS-15, fylls i när tillgångarna överlåts för installation, om installationsarbetet kommer att utföras av en tredjemansentreprenör. Entreprenörens representant är medlem i antagningskommittén, undertecknar antagningsbeviset och får en kopia av intyget i sina händer.
Form OS-16, behövs för att reflektera och beskriva alla identifierade defekter och utrustningsbrister. Denna lag återspeglar alla inkonsekvenser och motsättningar mellan den part som tar emot och överför utrustningen, beroende på det tekniska skicket eller den kvantitativa sammansättningen av den överförda utrustningen.

Det är också möjligt att utarbeta en handling i godtycklig form, om avtalet mellan parterna föreskriver särskilda icke-standardiserade villkor för överföring av föremål.

Formulärbladet består av två ark. Titelsidan är avsedd att ange detaljerna om de parter som är inblandade i överföringen och godkännandet av utrustning, det andra bladet innehåller detaljerna om utrustningen.

På det första bladet är det nödvändigt att ange detaljerna om parterna som överför och tar emot utrustningen, datum och nummer för handlingen, samt grundläggande uppgifter om tillverkaren och transportören:

Namn på den mottagande organisationen av utrustningen;
Telefonnummer till den mottagande organisationen;
OKPO-kod för den mottagande organisationen;
Bankuppgifter för mottagarorganisationens löpande konto;
Namnet på organisationens strukturella enhet där exakt utrustningen kom;
Grunden för upprättandet av lagen är Köp- och försäljningsavtalet;
Namn på utrustningsleverantören;
Adress, telefonnummer till organisationen-leverantör av utrustning;
OKPO-kod för leverantörsorganisationen;
Bankuppgifter för leverantörsorganisationens avvecklingskonto;
Namn på utrustningstillverkaren, som anger ursprungsland;
OKPO-kod för tillverkaren (om någon);
Namn på transportörens organisation och dess OKPO

Om transporten utförs av leverantören ska det anges att avsändaren är leverantörsorganisationen och dess OKPO.

operatörens telefonnummer;
Bankuppgifter för transportörorganisationens avvecklingskonto;
Plats för godkännande av utrustning - organisationens namn, dess strukturella enhet, adress;
Leveransmetod - typ av fordon (till exempel GAZ 3302 lastbil) och dess registreringsskylt;
Uppgifter om konossementet - serie, nummer och datum;
Ange närvaro eller frånvaro av en transportsigill;
Ange information om plats och tid för godkännande av utrustning - adress, datum och tid för början och slutet av godkännandet;
Nummer och datum för upprättandet av lagen i form av OS-14;
Datum för godkännande av utrustning för redovisning (sammanfaller vanligtvis med datumet för godkännande);
Konto- och underkontonummer, avskrivningsgruppnummer, OKOF-kod, bokföringslöpnummer.

På det andra arket i formuläret är det nödvändigt att ange data om den mottagna utrustningen och om kommissionen som accepterar den.

För den mottagna utrustningen är de obligatoriska uppgifterna:

Namn;
Tillverkarens serienummer;
märke av utrustning;
Måttenhet;
Typ av förpackning - i vilken förpackning den kom eller utan förpackning;
Antal säten eller stycken skickade;
Vikt;
Kostnad per enhet och total kostnad för denna artikel;
Antal platser/stycken och vikt accepteras;
Fanns några defekter vid acceptansen?

Alla givna egenskaper hos utrustningen måste återspeglas i den tabellformade delen av handlingen i detta formulär. Det är dessa data som gör det möjligt att unikt identifiera utrustningen och undvika tvister.

Vid utarbetandet av handlingen måste den auktoriserade kommissionen genomföra en noggrann inspektion av den mottagna utrustningen och registrera följande fakta:

Förpackningens integritet - skadad eller inte skadad;
Leveransens fullständighet, ange eventuell ofullständighet;
Ge en slutsats om godkännande och inspektion av utrustning.

Vanligtvis ser standardslutsatsen ut så här: "Godkännande gjordes vid extern inspektion, kvalitetskrav kan beaktas vid installation." För att återspegla defekter i inkommande utrustning tillhandahålls en annan standardform av defektakt OS-16, som kan fyllas i en tid efter godkännandet, eftersom defekter vanligtvis upptäcks under installation och driftsättning av utrustning.

Om medföljande handlingar bifogats utrustningen - tekniska pass eller annat, ska detta återspeglas i akten i raden som motsvarar detta.

Sedan måste alla medlemmar i kommissionen underteckna detta acceptansintyg, vilket bekräftar att de är bekanta med och håller med om resultatet av inspektionen av utrustningen. Akten måste ange ställning, efternamn och initialer för de personer som undertecknar den, samt grunden för deras befogenhet (till exempel fullmaktsnummer daterat till sådant och sådant datum utfärdat av den mottagande organisationen). Separat anges den ansvariga personen som accepterade utrustningen och nu bär det fulla ansvaret för den, med angivande av positionen för efternamnet och initialerna och hans underskrift, samt ett dokument - grunden som bekräftar hans auktoritet. Separat är det nödvändigt att ange den person som accepterar utrustningen för förvaring, även ange denna persons position, efternamn, initialer och underskrift. Organisationens chefsrevisor måste också godkänna denna acceptans. Organisationens chef måste godkänna handlingen genom att sätta sin underskrift på titelbladet.

Det allmänt accepterade standardformuläret för certifikatet för godkännande av utrustning är inte längre strikt obligatoriskt, parterna kan underteckna sin egen version av certifikatet i vilken form som helst. Men för att utesluta tvistiga situationer måste handlingen fortfarande innehålla egenskaperna hos utrustningen och detaljerna om parterna i transaktionen.

Uppgifter om parterna som överför utrustningen och detaljer om transaktionen:

dokumentets titel och datum;
parter i transaktionen - namnet på de organisationer som överför och tar emot utrustningen;
faktumet av överföring, dess innehåll;
kvantitativ och kostnadsuppskattning av överförd utrustning;
En uppgift om positioner, efternamn och initialer för de personer som överför och tar emot utrustningen, med angivande av styrkande handlingar som bekräftar deras auktoritet, dessa personers underskrifter;
dokument - grunden för överföring av utrustning.

Akten måste också ange platsen för godkännande - detta gör det möjligt för den mottagande parten att ta hänsyn till kostnaderna för att transportera utrustning.

Dessutom är det absolut nödvändigt att ange detaljerna för den överförda utrustningen, som unikt kan identifiera den:

utrustningens namn och modell;
fabriksnummer;
tillverkare;
utgivningsår,
antalet platser/utrustning som ska överföras;
pris.

Uppgifter om utrustningens tekniska skick, utfärdandedatum, livslängd, slitage etc. kan läggas in i lagen om så önskas.

Oavsett vilken form handlingen är utformad, är det nödvändigt att registrera de exakta detaljerna om parterna och de viktigaste egenskaperna hos den överförda utrustningen, samt eventuella avvikelser i kvantitet eller värde. Båda parter måste komma överens om att acceptera utrustningen och sätta sina underskrifter, vilket kommer att undvika kontroversiella frågor. Lagen ska vara undertecknad av huvudrevisorn och godkänd av organisationens chef.

De uppgifter som anges i mottagningsbeviset ligger till grund för att ta emot utrustningen för redovisning och detta påverkar då slutrapporteringen, både hos den överlåtande organisationen och den mottagande. Observera att enligt bokföringsdata så förekommer även beskattning vilket gör att det blir mycket problematiskt att göra korrigeringar senare.

Vid tidpunkten för ingåendet av köp- och försäljningstransaktionen accepterar parterna de rättigheter och skyldigheter som anges i villkoren i kontraktet. Leverans av utrustning enligt kontraktet bekräftas av mottagningsbeviset. Vid försäljning av utrustning räcker det inte att bara ta med och lossa den, utan ett mottagningsbevis ska upprättas som är undertecknat av en auktoriserad kommission speciellt för detta. I kommissionen kan ingå inbjudna tekniska experter. Vid godkännande ska en noggrann inspektion av utrustningen utföras, dess tekniska kontroll, provkörning ska utföras.

Acceptans av tekniskt komplex utrustning kan utföras i etapper. Om det vid tidpunkten för leverans av utrustningen inte är möjligt att utföra dess grundliga undersökning, överförs den på grundval av en enkel inspektion och verifiering av dess överensstämmelse med den medföljande dokumentationen. Därefter upprättas först en preliminär akt som visar att endast en förhandsgranskning har genomförts. Det slutliga godkännandet utfärdas efter erforderlig kvalitativ undersökning. I det här fallet utarbetas och undertecknas relevanta akter i varje skede som anger vilka aktiviteter som utförts. I alla stadier av acceptans registrerar kommissionen närvaron eller frånvaron av defekter, överensstämmelse med de tekniska specifikationerna som anges i försäljningskontraktet. Tillgångens överensstämmelse eller bristande överensstämmelse med den medföljande tekniska dokumentationen. Frånvaro eller förekomst av haverier och behov av reparationsarbete.

Verifieringsaktiviteter och undertecknande av handlingar måste utföras i närvaro av alla behöriga personer. Det ska inte finnas några korrigeringar eller fel i handlingarna. Lagen är upprättad med en obligatorisk indikation på frånvaro eller närvaro av funktionsfel i den mottagna utrustningen. Ytterligare expertutlåtanden, teknisk dokumentation etc. kan bifogas acceptationsintyg Underskrifter av alla auktoriserade ledamöter av kommissionen sätts först när acceptprocessen är avslutad och ingen har några anspråk eller oenighet om de överförda tillgångarna.

Korrekt utförda acceptcertifikat kommer att hjälpa köparen att ta hänsyn till alla extra kostnader som uppstår för transport av utrustning, installation, reparation etc.

Observera att även om det finns lagstiftande möjligheter att använda godtyckliga acceptanscertifikat, används vanligtvis standardformulär, eftersom de tydligt anger de viktigaste nyckelpunkterna för överföring av utrustning. Korrekt och korrekt fyllning av alla nödvändiga positioner i standarddokument gör att du kan undvika många kontroversiella och konfliktsituationer.

Tillsammans med utrustningen ska tekniska dokument för den (registreringsbevis etc.), samt medföljande dokument (fraktsedlar och fraktsedlar etc.) överföras.

Undertecknandet av lagen innebär att tillgången accepteras på de villkor som anges i köpeavtalet, i det tekniska skick i vilket köparen åtagit sig att överlåta den enligt avtalet. Handlingen att den nya ägaren accepterar tillgången ger säljaren skäl att ta bort tillgången från sitt konto och formalisera dess förfogande.

Standardformuläret OS-14 fylls vanligtvis i vid det första godkännandet av utrustning och fungerar som grund för godkännande för redovisning. Efter det första godkännandet av utrustningen kan den skickas för installation. Om en representant för den avtalsslutande installationsorganisationen är medlem i godkännandekommissionen, undertecknar han också OS-14-lagen och då kan OS-15-lagen utelämnas. Om utrustningen överförs till den kontrakterande installationsorganisationen senare, utarbetas en ytterligare OS-15-akt. Om defekter upptäcks under installationen och idrifttagningen av utrustningen, upprättas en defekt handling OS-16.

Dessutom är lagen OS-14 i praktiken ett dokument som bekräftar att utrustningen har godkänts av den kontrakterande installationsorganisationen, som accepterar den för förvaring för installationsarbete.

Standardformen för lagen låter dig också återspegla mottagandet av utrustning enligt leverantören (vikt, kvantitet) och skicket på den utrustning som faktiskt mottagits. Den kommission som genomförde godkännandet måste göra sin slutsats och detta bör också återspeglas i lagen. Handlingen kan vara en allmän bild av utrustningen, dess tekniska skick och behovet av dess reparation.

Lagens form ger också en tydlig indikation på alla ansvariga personer och legitimiteten i deras handlingar.

Slutsats

Acceptans- och överföringshandlingen låter dig dokumentera överföringen av utrustning från en affärsenhet till en annan. Dessutom kan och bör detta dokument återspegla de tekniska, kvalitativa och kvantitativa egenskaperna hos de överförda tillgångarna enligt leverantören och tillgångarnas faktiska tillstånd vid tidpunkten för deras godkännande. Lagen återspeglar också tillgångarnas tekniska överensstämmelse med de krav som anges i försäljningsavtalet, eftersom detta dokument vanligtvis är en integrerad del av det.

I lagen är det nödvändigt att ange serienummer och märke för den mottagna utrustningen, kontrollera deras överensstämmelse under inspektionen. För att upprätta ett godkännandebevis är det bättre att använda ett standardformulär, eftersom det vid första anblicken verkar vara för detaljerat, men det beskriver huvudpunkterna som måste dokumenteras när du tar emot utrustning. Det är uppgifterna i denna lag som fungerar som grund för korrekt registrering av ny utrustning, godkännande och giltighet av de relaterade kostnaderna (transportkostnader, reparationer, installation, idrifttagning, etc.)

I processen med att inspektera utrustning vid godkännande ger en särskild auktoriserad kommission sin åsikt om tillståndet för den mottagna utrustningen, dess överensstämmelse med de deklarerade tekniska egenskaperna. I provisionen ingår medlemmar från båda parter i försäljnings- och köptransaktionen, och tekniska specialister från tredje part kan vara inblandade. Alla kommissionsledamöter måste underteckna acceptansbeviset och den allmänt överenskomna slutsatsen, vilket ibland kan vara ett mycket viktigt faktum i händelse av kontroversiella frågor. Sammanfattningsvis noterar vi att lagen måste undertecknas av värdorganisationens huvudrevisor, godkänd av direktören.