Un simple acto de aceptación y transferencia de equipos durante la venta: una muestra y un formulario + el procedimiento para la aceptación y transferencia de equipos + consejos útiles sobre qué buscar al procesar documentos

Un simple acto de aceptación y transferencia de equipos para la venta: una muestra y un formulario es el tema de nuestra revisión de hoy. El acto de transferencia es un documento obligatorio al registrarse la compraventa de bienes de este tipo. Por lo general, se considera un anexo al contrato de compraventa.

Dicho acto también sirve como base para registrar el equipo con la organización: el comprador y la cancelación del registro con la parte vendedora. El acto es redactado por una comisión autorizada, que debe incluir representantes de ambas organizaciones que participan en la transacción. Además, la comisión también podrá incluir a expertos técnicos o especialistas de la organización instaladora contratante, quienes también podrán poner su firma en el acta y reflejar su opinión en la celebración de la comisión. El acto deberá reflejar necesariamente la presencia o ausencia de averías técnicas del equipo en el momento de la aceptación.

Hoy veremos más de cerca cómo redactar una ley de transferencia de equipos de este tipo, qué reglas existen al completar un formulario estándar y cómo debe llevarse a cabo el proceso de transferencia de equipos en general.

Objeto del acto de aceptación y transferencia de equipos

El acto tiene por objeto documentar el hecho de entrega y aceptación de equipos, que luego serán instalados y puestos en funcionamiento, de una entidad comercial a otra. Pero este documento le permite reflejar no solo el hecho de la transferencia de equipos en una fecha específica, sino también el estado de los objetos transferidos. En el acto, es posible y necesario dejar constancia de todos los desperfectos y daños del equipo, su conformidad con las características registradas en el contrato del equipo transferido.

El acto es un documento de título importante y, por lo tanto, solo puede ser redactado por una comisión, que debe incluir representantes de ambas partes del contrato, con la participación de expertos técnicos calificados, a veces empleados del contratista que instalará el equipo. Si no es posible redactar inmediatamente un acto calificado por alguna razón, entonces se redacta primero un acto preliminar.

El formulario de esta ley está estandarizado por el Comité Estatal de Estadísticas, este es el formulario OS-14. Al aceptar equipos, la organización de aceptación debe redactar dicho acto, en 2 copias, para cada una de las partes en la transacción de compraventa.

La forma normalizada del acto consta de 2 hojas. En la parte superior de la carátula, se indican los datos de las partes que realizan la transferencia y aceptación del equipo, seguido de una tabla que indica la fecha y hora de aceptación del equipo. En la segunda hoja del formulario de acta, en la parte tabular se indican las características de los equipos recibidos, y en la parte inferior se dan los cargos y nombres de los responsables que transfieren y reciben los equipos.

Si, durante la aceptación de los activos, durante su examen, se identificaron defectos significativos, se debe redactar un acto defectuoso adicional. La forma del acto defectuoso prevé el reflejo en él de una lista completa de todos los defectos y deficiencias del equipo existentes.

Dicho acto sobre los defectos detectados también puede redactarse después de la aceptación del equipo, por ejemplo, si se descubrieron defectos durante la instalación o prueba del equipo instalado.

Después de firmar el acta por todas las juntas de la comisión, debe ser refrendada por el contador jefe y aprobada por el jefe de la organización anfitriona, y solo entonces el departamento de contabilidad tiene en cuenta el equipo.

Formas estándar de actos para la transferencia de equipos.

Por el momento, existen tres formas estándar de actos de transferencia de equipos:

Formulario OS-14, se utiliza al aceptar equipos en el almacén. El acto es redactado y firmado por una comisión especial autorizada, compuesta por empleados de las partes que transfieren y reciben el equipo que participó en la transacción de compraventa, así como especialistas técnicos. El acto se redacta en 2 copias, una para el comprador y el vendedor. El certificado de aceptación es aprobado por el jefe de la organización.
Formulario OS-15, se completa cuando los activos se transfieren para la instalación, si el trabajo de instalación será realizado por un contratista externo. El representante del contratista es miembro del comité de aceptación, firma el certificado de aceptación y recibe una copia del certificado en sus manos.
Formulario OS-16, es necesario para reflejar y describir todos los defectos y deficiencias del equipo identificados. Este acto refleja todas las inconsistencias y desacuerdos entre la parte que recibe y la que transfiere el equipo, según la condición técnica o la composición cuantitativa del equipo transferido.

También es posible redactar un acto de forma arbitraria, si el acuerdo entre las partes preveía condiciones especiales no estándar para la transferencia de objetos.

La hoja de formulario consta de dos hojas. La portada está destinada a indicar los detalles de las partes involucradas en la transferencia y aceptación del equipo, la segunda hoja contiene los detalles del equipo.

En la primera hoja, es necesario indicar los detalles de las partes que transfieren y reciben el equipo, la fecha y el número del acto, así como los datos básicos sobre el fabricante y el transportista:

Nombre de la organización receptora del equipo;
Número de teléfono de la organización receptora;
código OKPO de la organización receptora;
Datos bancarios de la cuenta corriente de la organización receptora;
El nombre de la unidad estructural de la organización de donde vino exactamente el equipo;
La base para la redacción del acto es el Contrato de Compraventa;
Nombre del proveedor del equipo;
Dirección, número de teléfono de la organización-proveedor de equipos;
código OKPO de la organización proveedora;
Datos bancarios de la cuenta de liquidación de la organización proveedora;
Nombre del fabricante del equipo, indicando el país de origen;
Código OKPO del fabricante (si corresponde);
Nombre de la organización de transporte y su OKPO

Si el transporte lo realiza el proveedor, se debe indicar que el remitente es la organización proveedora y su OKPO.

Número de teléfono del transportista;
Datos bancarios de la cuenta de liquidación de la organización transportista;
Lugar de aceptación del equipo: nombre de la organización, su unidad estructural, dirección;
Método de entrega: tipo de vehículo (por ejemplo, camión GAZ 3302) y su matrícula;
Detalles del conocimiento de embarque - serie, número y fecha;
Indicar la presencia o ausencia de un precinto de transporte;
Especifique información sobre el lugar y la hora de aceptación del equipo: dirección, fecha y hora de inicio y finalización de la aceptación;
Número y fecha de elaboración del acto en forma de OS-14;
Fecha de aceptación del equipo para la contabilidad (generalmente coincide con la fecha de aceptación);
Número de cuenta y subcuenta, número de grupo de depreciación, código OKOF, número de serie contable.

En la segunda hoja del formulario, es necesario indicar datos sobre el equipo recibido y sobre la comisión que lo acepta.

Para el equipo recibido, los datos obligatorios son:

Nombre;
número de serie del fabricante;
marca de equipo;
Unidad de medida;
Tipo de embalaje: en qué embalaje llegó o sin embalaje;
Número de asientos o piezas enviadas;
Peso;
Costo por unidad y costo total de este artículo;
Número de asientos/piezas y peso aceptado;
¿Se encontraron defectos en el momento de la aceptación?

Todas las características dadas del equipo deben estar reflejadas en la parte tabular del acta de este formulario. Son estos datos los que permiten identificar de forma única el equipo y evitar disputas.

Al redactar el acta, la comisión autorizada debe realizar una inspección minuciosa del equipo recibido y dejar constancia de los siguientes hechos:

Integridad del paquete: dañado o no dañado;
Integridad de la entrega, indicar si hay datos incompletos;
Dar una conclusión sobre la aceptación e inspección del equipo.

Por lo general, la conclusión estándar se ve así: "La aceptación se realizó durante la inspección externa, las reclamaciones de calidad se pueden considerar durante la instalación". Para reflejar defectos en el equipo entrante, se proporciona otro formulario estándar de acto defectuoso OS-16, que se puede completar algún tiempo después de la aceptación, ya que los defectos generalmente se detectan durante la instalación y puesta en servicio del equipo.

Si se adjuntaron documentos de acompañamiento al equipo - pasaportes técnicos o de otro tipo, esto debe reflejarse en el acto en la línea correspondiente a este.

Luego, todos los miembros de la comisión deben firmar este certificado de aceptación, confirmando que conocen y están de acuerdo con los resultados de la inspección del equipo. El acto debe indicar el cargo, apellido e iniciales de las personas que lo firman, así como la base de su autoridad (por ejemplo, poder No. fecha tal y tal fecha emitido por la organización receptora). Por separado, se indica la persona responsable que aceptó el equipo y ahora tiene toda la responsabilidad por él, indicando la posición del apellido y las iniciales y su firma, así como un documento, la base que confirma su autoridad. Por separado, es necesario indicar la persona que acepta el equipo para su custodia, indicando también el cargo, apellido, iniciales y firma de esta persona. El contador jefe de la organización también debe refrendar este acto de aceptación. El responsable de la organización debe aprobar el acto poniendo su firma en la portada.

El formulario estándar generalmente aceptado para el certificado de aceptación del equipo ya no es estrictamente obligatorio, las partes pueden firmar su propia versión del certificado en cualquier forma. Sin embargo, para excluir situaciones discutibles, el acto aún debe contener las características del equipo y los detalles de las partes en la transacción.

Detalles de las partes que transfieren el equipo y detalles de la transacción:

título y fecha del documento;
partes de la transacción: el nombre de las organizaciones que transfieren y reciben el equipo;
el hecho de la transmisión, su contenido;
estimación cuantitativa y de costos de los equipos transferidos;
una indicación de los cargos, apellidos e iniciales de las personas que transfieren y reciben el equipo, indicando los documentos de respaldo que acrediten su autoridad, las firmas de estas personas;
documento - la base para la transferencia de equipos.

El acto también debe indicar el lugar de aceptación; esto permitirá que la parte receptora tenga en cuenta los costos de transporte del equipo.

Además, es imperativo indicar los detalles del equipo transferido, que pueden identificarlo de manera única:

nombre y modelo del equipo;
números de fábrica;
fabricante;
año de emisión,
el número de plazas/equipos a transferir;
precio.

Los datos sobre el estado técnico del equipo, la fecha de emisión, la vida útil, el desgaste, etc. se pueden ingresar en el acto si se desea.

Cualquiera que sea la forma en que se redacte el acta, es necesario hacer constar los detalles exactos de las partes y las principales características del equipo transferido, así como las desviaciones en cantidad o valor, si las hubiere. Ambas partes deberán ponerse de acuerdo sobre la aceptación del equipo y poner sus firmas, lo que evitará temas polémicos. El acto debe ser firmado por el contador jefe y aprobado por el jefe de la organización.

La información especificada en el certificado de aceptación es la base para aceptar el equipo para la contabilidad, y esto luego afecta el informe final, tanto de la organización que transfiere el equipo como de la que lo recibe. Tenga en cuenta que, según los datos contables, también se producen impuestos, lo que significa que será muy problemático realizar correcciones más adelante.

Al momento de la conclusión de la transacción de compraventa, las partes aceptan los derechos y obligaciones indicados en los términos del contrato. La entrega del equipo en virtud del contrato se confirma mediante el certificado de aceptación. En la venta de equipos, no basta con traerlos y descargarlos, se debe realizar un acta de aceptación, la cual es firmada por una comisión autorizada especialmente para ello. La comisión puede incluir expertos técnicos invitados. En el momento de la aceptación, se debe realizar una inspección minuciosa del equipo, se debe realizar su verificación técnica, la prueba de funcionamiento.

La aceptación de equipos técnicamente complejos se puede realizar por etapas. Si en el momento de la entrega del equipo no es posible realizar su examen completo, entonces se transfiere sobre la base de una simple inspección y verificación de su conformidad con la documentación adjunta. Luego, en primer lugar, se redacta un acta preliminar en la que se indica que sólo se ha realizado un examen preliminar externo. La aceptación final se emite después del examen cualitativo necesario. En este caso, en cada etapa se redactan y firman los actos correspondientes indicando las actividades realizadas. En todas las etapas de aceptación, la comisión registra la presencia o ausencia de defectos, el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el contrato de venta. Cumplimiento del activo o incumplimiento de la documentación técnica que lo acompaña. Ausencia o presencia de averías y necesidad de trabajos de reparación.

Las actividades de verificación y firma de actas deberán realizarse en presencia de todas las personas autorizadas. No debe haber correcciones o errores en los actos. El acto se redacta con una indicación obligatoria de la ausencia o presencia de mal funcionamiento en el equipo recibido. A los certificados de aceptación se pueden adjuntar dictámenes de expertos adicionales, documentación técnica, etc.. Las firmas de todos los miembros autorizados de la comisión se colocan solo cuando se completa el proceso de aceptación y nadie tiene reclamos o desacuerdos con respecto a los activos transferidos.

Los certificados de aceptación ejecutados correctamente ayudarán al comprador a tener en cuenta todos los costos adicionales incurridos por el transporte de equipos, instalación, reparación, etc.

Tenga en cuenta que, aunque existen oportunidades legislativas para usar certificados de aceptación arbitrarios, generalmente se usan formularios estándar, ya que indican claramente los principales puntos clave para la transferencia de equipos. El llenado correcto y preciso de todas las posiciones necesarias de los documentos estándar le permitirá evitar muchas situaciones controvertidas y conflictivas.

Junto con el equipo, se deben trasladar los documentos técnicos del mismo (certificado de registro, etc.), así como los documentos que lo acompañan (cartas de porte y transporte, etc.).

La firma del acto significa que el bien es aceptado en los términos y condiciones especificados en el contrato de compraventa, en las condiciones técnicas en que el comprador se comprometió a transferirlo en virtud del contrato. El acto de aceptación del bien por parte del nuevo propietario faculta al vendedor para dar de baja el bien de su cuenta y formalizar su enajenación.

El formulario estándar OS-14 generalmente se completa durante la aceptación inicial del equipo y sirve como base para la aceptación para la contabilidad. Después de la aceptación inicial del equipo, se puede enviar para su instalación. Si un representante de la organización de instalación contratante es miembro de la comisión de aceptación, también firma el acto OS-14 y luego se puede omitir el acto OS-15. Si el equipo se transfiere a la organización de instalación contratante más tarde, se redacta un acto OS-15 adicional. Si durante la instalación y puesta en marcha del equipo se detectan defectos, se redacta un acto defectuoso OS-16.

Además, la ley OS-14 en la práctica es un documento que confirma el hecho de la aceptación del equipo por parte de la organización de instalación contratante, que lo acepta para su custodia para el trabajo de instalación.

El formulario estándar del acto también le permite reflejar la recepción de equipos según el proveedor (peso, cantidad) y la condición de los equipos realmente recibidos. La comisión que realizó la aceptación debe hacer su celebración y ésta también debe reflejarse en el acta. El acto puede ser una vista general del equipo, su estado técnico y la necesidad de su reparación.

La forma del acto también prevé una indicación clara de todas las personas responsables y la legitimidad de sus acciones.

Conclusión

El acto de aceptación y transferencia le permite documentar el hecho de la transferencia de equipos de una entidad comercial a otra. Además, este documento puede y debe reflejar las características técnicas, cualitativas y cuantitativas de los bienes cedidos según el proveedor y el estado real de los bienes en el momento de su recepción. El acto también refleja la conformidad técnica de los bienes con los requisitos especificados en el contrato de compraventa, ya que este documento suele ser parte integrante del mismo.

En el acto, es necesario indicar los números de serie y la marca del equipo recibido, verificar su conformidad durante la inspección. Para redactar un certificado de aceptación, es mejor utilizar un formulario estándar, ya que aunque a primera vista parezca demasiado detallado, describe los puntos principales que deben documentarse al aceptar un equipo. Son los datos de este acto los que sirven de base para el correcto registro de nuevos equipos, aceptación y validez de los costes asociados incurridos (gastos de transporte, reparaciones, instalación, puesta en marcha, etc.)

En el proceso de inspección del equipo en el momento de la aceptación, una comisión especial autorizada da su opinión sobre el estado del equipo recibido, su conformidad con las características técnicas declaradas. La comisión incluye miembros de ambas partes en la transacción de compraventa, y pueden estar involucrados especialistas técnicos de terceros. Todos los miembros de la comisión deben firmar el certificado de aceptación y la conclusión general acordada, lo que a veces puede ser un hecho muy importante en caso de cuestiones controvertidas. En conclusión, señalamos que el acto debe ser firmado por el contador jefe de la organización anfitriona, aprobado por el director.