Documentos primarios: acto de conciliación de acuerdos mutuos.
Informe de conciliación de acuerdos mutuos.- uno de los documentos contables primarios.
La esencia de dicho documento es registrar en un momento determinado el estado de los acuerdos mutuos entre dos contrapartes.
Así, se puede firmar un acta de conciliación entre el comprador y el proveedor, el pagador y el Fondo de Pensiones, entre dos empresas de un mismo holding e incluso entre dos divisiones estructurales de una misma empresa.
Los motivos para firmar el informe de conciliación incluyen los siguientes:
- cooperación a largo plazo entre dos contrapartes;
- la posibilidad de aplazar el pago de las mercancías;
- cuando una empresa trabaja con una amplia gama de productos;
- cuando los bienes son de muy alto valor;
- inventario del estado de las liquidaciones mutuas con contrapartes;
- la necesidad de confirmar las cuentas por cobrar o por pagar a las autoridades reguladoras o a la alta dirección, etc.
El acta de conciliación de acuerdos mutuos puede redactarse por un mes, trimestre, año o incluso por todo el período de trabajo. No existen requisitos estrictos para su diseño o frecuencia. Lo único que hay que tener en cuenta a la hora de redactar este documento es la separación de datos según contratos.
Por ejemplo, si la misma organización actúa como comprador de algunos bienes y proveedor de otros bienes, entonces es mejor realizar dos informes de conciliación, por separado para las cuentas por pagar (y el contrato de suministro correspondiente) y por separado para las cuentas por cobrar.
Elaboración de un informe de conciliación para acuerdos mutuos.
La legislación no establece reglas uniformes para la elaboración y emisión de un informe de conciliación, sin embargo, existen principios básicos que deben seguirse. Como cualquier documento primario, el informe de conciliación debe contener los siguientes detalles obligatorios:
- el nombre del documento, así como la fecha de su elaboración;
- el nombre de la organización del autor y el nombre de la contraparte con quien se firma el acto;
- indicación de los funcionarios autorizados para firmar actas de verificación de sus apellidos e iniciales, así como de las firmas.
El propio acto de conciliación suele redactarse en forma de registro de documentos, ordenados por la fecha de su creación. En ocasiones, en lugar de documentos, se indica la esencia de la transacción (venta, compra, pago, etc.).
Para que el acta de reconciliación esté actualizada, es mejor redactarla desde el inicio de la cooperación o desde el momento de la firma del último acta de reconciliación. Además del autor, este documento debe estar firmado por el director de la empresa.
El acta de conciliación original, firmada por los directores de las empresas contraparte y certificada por sus sellos húmedos, tiene fuerza legal.
Firma del acta de conciliación y su fuerza legal
Recuerde que la contraparte (especialmente su deudor) puede negarse a firmar el informe de conciliación y usted no podrá influir legalmente en su decisión. Por tanto, conviene estipular en el contrato la conciliación obligatoria de los acuerdos mutuos y la firma periódica de los actos pertinentes, indicando los plazos y el procedimiento para dicha conciliación. También vale la pena prever la responsabilidad por denegación o evasión de la reconciliación.
Al resolver disputas, los jueces han expresado repetidamente la opinión de que el acto de conciliación no es una prueba inequívoca de la deuda existente, pero puede ser un buen refuerzo de los documentos primarios disponibles que confirman su existencia.
Además, un acto de reconciliación firmado le permite "retrasar" el plazo de prescripción. El nuevo plazo de prescripción se cuenta a partir de la fecha de la firma del acta, independientemente de la fecha de la propia transacción controvertida.
Muestra de cómo completar un informe de conciliación para acuerdos mutuos
Formulario de informe de conciliación
Puede descargar un formulario en blanco para el informe de conciliación de acuerdos mutuos para Excel en
