Las principales características del acto de conciliación de acuerdos mutuos.

El acto de conciliación de acuerdos mutuos no es un documento obligatorio, sin embargo, al igual que la conciliación no es un procedimiento obligatorio. Se lleva a cabo a iniciativa de las partes. Este documento no pertenece a, por lo tanto, su forma no está regulada por la ley.

Se realiza la conciliación de los cálculos y la elaboración del acta correspondiente a fin de determinar si existe deuda de una contraparte con otra y cuál es su monto. El período de conciliación se determina en un orden arbitrario, generalmente desde el momento en que se llevó a cabo la última conciliación.

Las partes de la transacción tienen derecho a negarse a realizar la conciliación e incluso el tribunal no podrá influir en esta decisión, ya que no existen normas legislativas pertinentes que lo permitan. Para evitar una situación de conflicto en este caso, la dirección de una empresa que esté interesada en tal procedimiento debería anotar la cláusula correspondiente en un contrato tipo.

Lo que es

El acto de conciliación de liquidaciones mutuas es un documento que refleja el estado de las liquidaciones por un período de tiempo específico entre contrapartes. La ley no obliga a redactar este papel, pero la experiencia demuestra que es mejor hacerlo periódicamente. La conciliación eliminará posibles errores en impuestos y contabilidad.

Con este documento, puede verificar si todas las transacciones comerciales se reflejan correctamente en la contabilidad con una contraparte específica y si se pierde algún pago o envío. Además, el acto permite detectar el cumplimiento "duplicado" de las obligaciones. Este papel puede ser utilizado como evidencia en la corte, lo que confirmará la existencia de obligaciones incumplidas.

Otra función del acto de conciliación es que después de la expiración del plazo de prescripción, sirve como base para cancelar la deuda existente. La cuenta regresiva de este período comienza desde el momento en que se firma el acto.

La elaboración de este documento será obligatoria cuando se trate de compensaciones entre las partes de la transacción. Esto es relevante en el caso de que las empresas hayan celebrado dos o más contratos por los cuales existen deudas mutuas. En tal situación, es más fácil firmar un acuerdo sobre la compensación de deudas en virtud de dichos contratos. Para aclarar el monto de las deudas, es necesario redactar un acta de conciliación.

Hay ciertas reglas para la contabilidad en la organización. Según ellos, antes de preparar un informe anual, los contadores deben realizar un inventario de bienes y pasivos. La forma más cómoda y rápida de inventariar las liquidaciones con las contrapartes es la elaboración de actas de conciliación.

Características de la preparación de documentos.

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La ley de reconciliación no tiene una muestra desarrollada por el estado y aprobada legislativamente. En base a esto, las organizaciones desarrollan de forma independiente un formulario conveniente para ellas mismas o utilizan una muestra que se puede encontrar fácilmente en sitios especializados en Internet.

El documento tiene la forma de un registro. El formulario se puede encontrar en línea en formato word y excel. La mayoría de los sitios le permiten descargarlo de forma gratuita.

El formulario del acto incluye datos sobre transacciones con una contraparte específica durante un período de tiempo específico. Dichos datos se ingresan al acto en forma de una tabla que tiene dos columnas obligatorias: débito y crédito.

Un ejemplo del diseño correcto en línea.

Independientemente de si el contador redacta el formulario de acta de reconciliación por su cuenta o utiliza uno listo que descargó de Internet, debe tener una idea sobre la información que debe contener el documento.

El papel debe incluir:

número de registro de salida del documento;
la fecha en que se firmó el papel;
el período de tiempo para el cual se lleva a cabo la conciliación;
nombres de contratistas;
cargo y apellido de la persona que suscribe el acto;
inserte una tabla con débito y crédito, datos sobre entregas, liquidaciones y deudas;
saldo al principio y al final del período de conciliación;
información sobre la facturación total;
agregue una tabla vacía en la que la contraparte pueda ingresar sus datos en caso de que haya discrepancias en los cálculos.

El acta de conciliación, que está firmada por representantes de ambas organizaciones, es una confirmación de que las partes están de acuerdo con la información contenida en él y atestigua la existencia de una relación entre ellos de cierta naturaleza, a saber, la presencia de obligaciones de deuda que surgieron como resultado de la falta de liquidación total.

Requisitos para llenar documentos

En 2017, al realizar la contabilidad, a menudo se utilizan productos de software especiales. Dado esto, no es difícil realizar varias tareas, incluso completar un acto de conciliación de cálculos. Debido a que la información necesaria para redactar el acto se almacena en el sistema contable, es el departamento de contabilidad el responsable de la conciliación.

El acto se envía a la contraparte en dos copias. Si la segunda parte no tiene objeciones y está de acuerdo con los datos registrados en el documento, se firma el documento recibido del socio. Si hay discrepancias, los datos corregidos se ingresan en la tabla, que se envía como respuesta.

Si el contador que realiza la conciliación ha recibido de vuelta un acto con desacuerdos, debe analizar las causas de las discrepancias. Por ejemplo, es posible una situación en la que se envió al banco, el dinero se debitó de la cuenta del pagador, pero nunca llegó a la cuenta del destinatario. En tal situación, debe tratar con el banco y hacer las reclamaciones correspondientes.

Sin embargo, los desacuerdos entre las partes pueden ser más graves, por ejemplo, el cliente niega el hecho de que se le prestaron ciertos servicios.

En este caso, de acuerdo con los documentos normativos existentes sobre contabilidad, una entidad económica tiene derecho a mostrar cálculos en función de su posición. Se pueden hacer cambios en la contabilidad si hay una decisión apropiada del tribunal, que establecerá la verdad haciendo un análisis detallado de los materiales del caso.

Cómo escribirlo en 1C

El acta de conciliación se puede llenar en el 1C: Programa de Contabilidad. Para hacer esto, el proveedor debe ingresar al menú "Venta" y el comprador, "Comprar".

Cómo redactar un acto:

Abra la sección Liquidaciones con contrapartes.
Agregue un nuevo documento: un acto de reconciliación, para este propósito debe hacer clic en el botón Crear.
En el documento que se abre, ingrese:
- el nombre de la contraparte con la que se realiza la conciliación;
- qué moneda se utilizó para los asentamientos;
- detalles del contrato de compraventa.
Si hablamos del programa 8.2, contiene varias pestañas:
- en el primero, se ingresan datos sobre su empresa (si hay una deuda con su propia organización, entonces debe ingresarse en la columna Débito, y si la propia empresa es deudora, en Crédito);
- la segunda pestaña es información sobre la organización asociada;
- el tercero es cuentas corrientes, aquí se seleccionan las cuentas que necesitan ser revisadas;
- la cuarta columna contiene información sobre los funcionarios que firman el acta de conciliación (los ajustes de impresión se configuran inmediatamente).
El documento no requiere contabilizaciones. Debe guardarse y luego imprimirse.
Cuando se completa la reconciliación y las actas son firmadas por ambas partes, se puede anotar en el papel que se ha acordado la reconciliación. Esto significa que los datos ingresados en el documento no se pueden cambiar.

Quién puede firmar el formulario

Al preparar un acta de reconciliación, a menudo surge la pregunta de quién firma este documento. Este problema es muy relevante, ya que al firmar un papel especial que no tiene tales facultades, es muy fácil impugnarlo en los tribunales y excluirlo del expediente.

Así, el documento debe ser firmado por una persona autorizada, puede ser:

empresario individual;
el titular de la sociedad que actúa con base en el Estatuto: el presidente o director;
otro empleado, siempre que actúe en base a un poder notarial debidamente preparado.

A menudo, el documento también debe estar firmado por el contador jefe, esto se debe a que tiene derecho a una segunda firma cuando se trata de documentos de carácter financiero.

El papel solo puede ser firmado por un contador, si estamos hablando de control interno sobre la integridad de los cálculos. En caso de disputa, dicho documento no tendrá la fuerza legal adecuada.

Cabe señalar que el artículo 53 del Código Civil ruso determina que un contador no es una persona que pueda actuar en nombre de una organización sin un poder notarial adecuado. Además de las firmas de las personas autorizadas, el documento debe llevar el sello de la organización.

La forma del acto de conciliación de acuerdos mutuos como prueba en la corte

Por un lado, la redacción de un acta de conciliación puede ser muy útil en caso de litigio, que atañe al cumplimiento de las condiciones por las partes de la relación contractual. Sin embargo, la práctica judicial interna sugiere que la actitud hacia dicho documento es ambigua. Muchos jueces lo perciben solo como evidencia indirecta de que una parte reconoce que tiene una deuda con la otra parte.

También es común que el acusado se oponga a la legalidad de firmar el acta de reconciliación, que se presenta como prueba ante el tribunal.

El argumento más común es que el documento fue firmado por una persona que no tiene la autoridad apropiada. Y esto significa que las pretensiones del demandante son ilícitas, ya que la organización demandada no reconoció su deuda con él.

Cada vez más, para rechazar las pretensiones del actor, los tribunales aceptan el argumento de la parte demandada de que el acto de conciliación, al no ser un documento primario, no puede actuar como un reconocimiento de una deuda, así como un documento para extender la prescripción. período.

Si el demandado trata de salirse con la suya con el argumento de que el acto fue firmado por un contador que no tenía la autoridad apropiada para firmarlo, el denunciante puede seguir los siguientes pasos:

encontrar y proporcionar otros documentos de respaldo: certificados de aceptación, facturas, etc.;
solicitar al demandado que proporcione la descripción del trabajo del contador para familiarizarse con el alcance de sus deberes y poderes;
para protegerse en el futuro, debe revisar el contrato estándar con las contrapartes y prescribir en él el procedimiento para intercambiar actos de conciliación;
presentar como argumento una jurisprudencia positiva sobre un tema similar.

Carta de presentación cuando esté completa

La carta de presentación es un documento obligatorio que se adjunta al acta de conciliación. Se lleva a cabo en forma de un documento impreso separado. Tener una muestra de dicho documento facilitará enormemente la vida de un contador, especialmente durante los informes trimestrales o anuales.

Una vez que haya encontrado un ejemplo de un documento de este tipo en Internet, puede personalizarlo fácilmente haciendo ajustes menores que harán que sea más conveniente completarlo.

Los jóvenes profesionales pueden preguntarse por qué necesitan completar dicho documento. Todo se explica de manera simple: existen ciertas reglas de ética empresarial que, entre otras cosas, se relacionan con la forma de dirigirse y el estilo de la correspondencia.

Los documentos que se envían a las contrapartes no pueden simplemente empaquetarse y enviarse a los socios. La dirección de los papeles implica la necesidad de realizar algunos trámites, uno de ellos es la elaboración de una carta de presentación.

Una carta de muestra se ve así:

Para: cargo, nombre de la organización, nombre completo, dirección

De: cargo, nombre de la organización, nombre completo, dirección

Carta de envio

Para conciliar las liquidaciones entre nuestras organizaciones por (nombre de los servicios/bienes) que se produjeron (período), enviamos el informe de conciliación preparado.

Le pido que proporcione una versión del acto con las firmas de las personas autorizadas de su organización por _____.

Apéndice:

Acta de conciliación de liquidaciones por (nombre de los servicios/bienes)

Puesto de la persona autorizada ________

Fecha y firma ___________

Diferencias en la redacción

Ciertos desacuerdos pueden surgir entre organizaciones en el curso de la firma y el uso de actas de reconciliación.

Qué son y cómo evitarlos:

Algunas contrapartes se niegan a firmar el acta de reconciliación. Cabe señalar de inmediato que tienen todo el derecho de hacerlo, ya que la ley no prevé que este procedimiento se lleve a cabo sin falta. Además, no existen plazos y procedimientos fijos para la conciliación. Con esto en mente, uno puede guiarse por la jurisprudencia disponible sobre este tema. El tribunal no tiene derecho a influir en el acusado y exigirle que proporcione un acto firmado. Para protegerse, la gerencia de la empresa debe incluir inmediatamente una cláusula sobre la firma del acta de conciliación en su contrato estándar con las contrapartes. Esta será la palanca que le permitirá exigirles el cumplimiento de sus obligaciones.
En situaciones donde las organizaciones tienen obligaciones pendientes mutuas, el problema puede radicar en que una de las partes considera que las deudas existentes se superponen, mientras que la segunda empresa seguirá insistiendo en el cumplimiento de los términos del contrato y la conciliación. Para evitar malentendidos, es mejor enviar de inmediato una nota explicativa al socio, que establezca los beneficios recibidos por cada una de las partes en relación con la compensación de las obligaciones pendientes.
Muchos guardan cuidadosamente el acto de conciliación, sin prestar atención al hecho de que ya es hora de poner las cosas en orden en los documentos contables primarios, ya que a veces no es posible encontrar algo en ellos. Este es un gran error, ya que el acto en sí no tiene ningún valor y no puede servir como prueba ante un tribunal.
Al firmar el acta de conciliación, es importante asegurarse de que esté firmada por una persona con la autoridad apropiada por parte de la contraparte. De lo contrario, el documento no puede utilizarse en los tribunales como prueba del reconocimiento de las obligaciones de la deuda por parte del demandado. Y, por supuesto, es importante asegurarse de que el estatuto de limitaciones no expire al presentar reclamos. Es de 3 años a partir de la fecha de firma del acta.