Certificado de aceptación del equipo: muestras de llenado

Cuando llega equipo nuevo al almacén de la empresa, este hecho debe quedar registrado en documentación especial. La fijación se produce mediante la preparación de un documento denominado "acto de transferencia y aceptación de equipos", existe en diversas variaciones, según el tipo de propiedad tangible, y tiene fuerza legal.

Es difícil enumerar todos los tipos de actos existentes, si bien tienen una estructura unificada para cada caso, regulada por normas y reglamentos especiales. ¿Es obligatorio que las organizaciones elaboren dichos documentos y en qué casos específicos se requieren?

Como ya se mencionó, se utilizan diferentes formas de documentos en diferentes situaciones. Para esto, se utilizan muestras unificadas, a las que se les asignan nombres especiales: OS-1, OS-14 etc Sobre la base de estos formularios, la organización tiene derecho a desarrollar sus propios formularios, teniendo en cuenta los requisitos generales obligatorios.

En qué casos se redactan los actos de aceptación y transferencia, y en qué formas:

• En situaciones en las que la propiedad se acepta para uso temporal, las partes firman un contrato de arrendamiento de equipo con un certificado de aceptación. Estos documentos reflejan el hecho de la transferencia de bienes pertenecientes a un usuario a la posesión temporal de otro. La legislación no prevé un formulario especial para tal caso.. No obstante, se indican los datos de las partes, un enlace al contrato de arrendamiento y las características del inmueble. También se requiere la razón social de las firmas y los nombres completos de ambos gerentes que hayan celebrado el acto de aceptación de la cesión de equipos para uso temporal. La muestra se puede descargar.
• Cuando cualquier equipo u otra propiedad tangible que pertenezca a la organización se transfiere a la contraparte para trabajos de reparación, se redacta un documento adjunto. El contenido de su forma, como en el caso anterior, no está sujeto a requisitos estrictos. Se puede descargar un modelo de acta de aceptación y traslado de equipos para su reparación.
• Si la contraparte de la organización le transfiere ciertos dispositivos o equipos, al recibirlos se utiliza el formulario número 14. Puede descargar el acto de aceptación y transferencia del equipo OS-14. El formulario completado es la base para el registro de una nueva propiedad por parte de un contable.
• Si se encuentran deficiencias, se aplica un formulario adicional en el formulario.

Al recibir el equipo, se crea una comisión, cuyos miembros se enumeran necesariamente en el acto. La comisión en plena vigencia inspecciona la propiedad en busca de fallas y defectos.

Características del formulario OS-15

Si el equipo o equipo transferido por el proveedor o fabricante requiere montaje o instalación, se aplica otra forma uniforme: un acto sobre la aceptación y transferencia de equipo para su instalación. Se puede descargar un formulario OS-15 de muestra. El formulario de aceptación de activos fijos OS-14 previamente completado es la base para completar OS-15.

En el caso de que la instalación se realice con la ayuda de una organización de terceros, se deben indicar datos sobre la misma en la parte superior del formulario, junto con información sobre el proveedor y el fabricante. También en esta situación, se requiere indicar adicionalmente el número y la fecha del contrato, en base al cual se realizará el montaje o la instalación.

Si hay algún defecto, se redacta una solicitud en forma de formulario OS-16. La parte final es una indicación del hecho de que la propiedad es apta para la instalación.

Una vez finalizada la instalación, se redacta un acto simple de aceptación y transferencia de equipos. Se puede descargar una muestra en formato word. Ahora la propiedad se puede poner en funcionamiento.

La parte principal del formulario es una descripción del equipo, su configuración y el grado de preparación para el montaje.

Requerimientos generales

Todas las formas de formularios que registren el hecho de la aceptación y la transferencia deben tener en cuenta los requisitos legislativos generales:

1. Para redactar y firmar el acta se convoca una comisión de 2 o más personas, una de las cuales es nombrada presidenta. En el texto del formulario, los miembros de la comisión se enumeran en orden alfabético, indicando los cargos.
2. Al comienzo del texto, se describe la base para compilar el documento. Como regla, esta es una orden o una orden para convocar una comisión. Por ejemplo, “Motivo: Orden del administrador N° 044/1234 “Al realizar…”.
3. Se utiliza un formulario unificado, si se proporciona para este caso, o un formulario libre en el membrete estándar de la organización.
4. Se permite la presentación de datos en forma de tabla.
5. Se indica el número de copias del acta (que corresponde al número de partes).
6. Si se proporcionan aplicaciones adicionales para el formulario, se enumeran y se indican en el texto hasta la marca en el número de copias.
7. Los documentos indican los detalles legales de las partes, las características del equipo y reflejan la esencia de lo que está sucediendo durante la inspección de la propiedad.

Si el equipo o equipo transferido por el proveedor o fabricante requiere montaje o instalación, se aplica otra forma uniforme del certificado de aceptación.

¿Necesito seguir las formalidades?

Son varias las razones que explican la necesidad de redactar las citadas actas:

• Requisito de la ley. De acuerdo con la legislación rusa, el proceso de transferencia o aceptación de bienes para uso temporal, en caso de compra y venta, o sujeto a la necesidad de reparación o montaje, requiere que se refleje en la documentación pertinente.
• Fuerza legal. En caso de desacuerdo o disputa entre las partes que suscribieron el acta, el tribunal podrá apoyarse en los datos descritos en ella.
• Hoja de balance. Estos documentos son la base para el registro de equipos por parte del personal de contabilidad.

Puede estudiar un ejemplo de cómo completar un certificado de aceptación de equipo viendo un video