ইডি বাজার রাশিয়ান নির্মাতাদের জন্য একটি বাজার হয়ে উঠছে। বিশ্বব্যাপী এবং রাশিয়ান EDMS বাজারের বিকাশের জন্য প্রধান প্রবণতা, দিকনির্দেশ এবং সম্ভাবনা বিশ্বব্যাপী EDMS বাজারের বর্তমান অবস্থার বিশ্লেষণ

EDMS/ECM সিস্টেমের রাশিয়ান বাজার একটি শান্ত বিকাশ প্রদর্শন করে এবং একত্রীকরণের পর্যায়ে প্রবেশ করে। রক্ষণাবেক্ষণের জন্য প্রকল্পগুলির পাশাপাশি সিস্টেমগুলির আধুনিকীকরণ এবং স্কেলিংয়ের কারণে ইতিবাচক গতিশীলতা বজায় রাখা হয়। এই কাগজটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের জন্য রাশিয়ান বাজার বিশ্লেষণ করে। উন্নয়ন চালকদের বৃদ্ধির গতিশীলতা বিবেচনা করা হয়, বিশেষজ্ঞের মতামত উপস্থাপন করা হয়। বাজারের বর্তমান এবং পূর্বাভাস মান উপস্থাপন করা হয়. একটি সংকটে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের রাশিয়ান বাজারের অবস্থার সমস্যা বিবেচনা করা হয়। একটি অনস্বীকার্য সত্য যে কোনও আকারের সংস্থাগুলিতে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম চালু করার প্রয়োজন। রাশিয়ায় ব্যবহৃত সবচেয়ে জনপ্রিয় EDMS বিবেচনা করা হয় এবং তাদের বৈশিষ্ট্য নির্ধারণ করা হয়।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা

তথ্য প্রযুক্তি

রাশিয়ান EDMS বাজার।

1. ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম 2017 [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স]-এর জন্য বাজারের ওভারভিউ - অ্যাক্সেস মোড http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (12/25/2017 অ্যাক্সেস করা হয়েছে)।

2. একটি সংকটে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের রাশিয়ান বাজারের অবস্থা [ইলেক্ট্রনিক সম্পদ] - অ্যাক্সেস মোড:

3. https://interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (12/25/2017 অ্যাক্সেস করা হয়েছে)।

4. রাশিয়ার EDMS বাজার - 2016 [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স] - অ্যাক্সেস মোড: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (12/25/2017 অ্যাক্সেস করা হয়েছে)।

5. EDMS (রাশিয়ান বাজার) [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স] - অ্যাক্সেস মোড: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C% D1 %8F: %D0 %A1 %D0 %AD %D0 %94_(%D1 %80 %D1 %8B %D0 %BD %D0 %BE %D0 %BA_ %D0 %A0 %D0 %BE %D1 %81% D1 %81 %D0 %B8 %D0 %B8) (অ্যাক্সেস করা হয়েছে 12/25/2017)।

6. রাশিয়ান EDMS/ECM বাজারের নেতারা [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স] - অ্যাক্সেস মোড: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedem_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (অ্যাক্সেস 12/272/)।

7. শুধু ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে [ইলেক্ট্রনিক রিসোর্স]। – অ্যাক্সেস মোড: https://ecm-journal.ru/mustknow (12/25/2017 অ্যাক্সেস করা হয়েছে)।

বর্তমানে, সংস্থাগুলিতে অভ্যন্তরীণ কর্পোরেট তথ্যের পরিমাণ দ্রুত বৃদ্ধি পাচ্ছে, যার জন্য প্রচুর পরিমাণে কাগজের নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং সংরক্ষণ করার প্রয়োজন রয়েছে। ফলস্বরূপ, এই প্রক্রিয়া কঠিন এবং অকার্যকর হয়ে ওঠে। এই সমস্যা সমাধানের জন্য, অটোমেটেড ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS) তৈরি করা হয়েছে। এটি আমাদের ব্যবসায়িক উন্নয়নের একটি নতুন স্তরে যাওয়ার অনুমতি দেয়, তথ্য হারানো ছাড়াই নথিগুলির সাথে কাজ করার দক্ষতা বৃদ্ধি করে।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল একটি সাংগঠনিক এবং প্রযুক্তিগত সিস্টেম যা আপনাকে প্রতিষ্ঠানের তথ্য কম্পিউটার নেটওয়ার্কগুলিতে ইলেকট্রনিক নথি তৈরি এবং বিতরণ করতে, প্রতিষ্ঠিত রুট অনুযায়ী নথির প্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করতে এবং ব্যবহারকারীদের শ্রেণিবদ্ধ বন্টন করতে দেয়। একই সময়ে, EDMS প্রযুক্তির লক্ষ্য হল ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন স্তরে প্রতিষ্ঠানের ডকুমেন্টারি ক্রিয়াকলাপগুলির অত্যন্ত দক্ষ ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার পাশাপাশি নথি ব্যবস্থাপনার মান নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করা।

EDMS-এ অনেক উত্পাদন, কাঠামোগত বৈশিষ্ট্য, প্রয়োজনীয়তা এবং কর্পোরেট মান অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। অপারেশনের জন্য সর্বোত্তম ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের পছন্দটি সংস্থার নির্দিষ্ট সংখ্যক কাগজের নথির উপর নির্ভর করে, অপারেশনাল ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টের প্রয়োজনীয়তা, বিশেষ কাজের উপস্থিতি, সেইসাথে তথ্য অনুসন্ধান করার ক্ষমতা, ডেটা সুরক্ষা নিশ্চিত করার ক্ষমতা, ইত্যাদি

রাশিয়ার কঠিন অর্থনৈতিক পরিস্থিতি সত্ত্বেও, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের (EDMS/ECM) অভ্যন্তরীণ বাজার বিকাশ অব্যাহত রয়েছে। এই জাতীয় সমাধানগুলির বিকাশ এবং বাস্তবায়নে বিশেষজ্ঞ কিছু সংস্থা খুব উল্লেখযোগ্য বৃদ্ধি দেখায়।

2017 সালের শেষে প্রকাশিত Tadviser ডেটা অনুসারে, 2016 সালে EDMS/ECM সিস্টেমের রাশিয়ান বাজারের ইতিবাচক গতিশীলতা রয়ে গেছে। এক বছর আগের হিসাবে, 2015 সালে, এটি ছিল 10%, যখন রুবেলের পরিপ্রেক্ষিতে বাজারের পরিমাণ 41.6 বিলিয়ন রুবেলে বেড়েছে।

বাজারের ক্রমাগত বৃদ্ধি সাধারণ অর্থনৈতিক পুনরুদ্ধার এবং পৃথক ড্রাইভার উভয় দ্বারা প্রভাবিত হয়। ইডিএমএস/ইসিএম গোলকের জন্য, এটি আমদানি প্রতিস্থাপনের ক্রমবর্ধমান প্রক্রিয়া, ডিজিটাল অর্থনীতির দিকে পথ, গতিশীলতা বৃদ্ধি এবং নতুন প্রযুক্তির দ্রুত বিকাশ।

TAdviser এর মতে, 2017 এর শেষে গতিশীলতা 2016-এর স্তরে থাকবে।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের রাশিয়ান বাজারের গতিবিদ্যা, বিলিয়ন রুবেল

রাশিয়ান EDMS/ECM বাজারে বেশিরভাগ অংশগ্রহণকারী, 2016 এর ফলাফল অনুসরণ করে, এই এলাকার প্রকল্পগুলি থেকে আয়ের একটি ইতিবাচক প্রবণতা দেখিয়েছে। 16টির মধ্যে মাত্র দুটি কোম্পানি নেতিবাচক সূচক রেকর্ড করেছে। নেতা আবার বিজনেস লজিক কোম্পানি হয়ে ওঠেন, যার ইডিএমএস/ইসিএম প্রকল্প থেকে আয় 25.7% বেড়েছে এবং 1.86 বিলিয়ন রুবেলে পৌঁছেছে। এই পরিমাণের প্রায় এক তৃতীয়াংশ লাইসেন্স বিক্রয়, দুই তৃতীয়াংশ - বাস্তবায়ন এবং সহায়তা পরিষেবাগুলিতে পড়েছে। Croc এবং TerraLink কোম্পানিগুলিও শীর্ষ তিনে উঠে এসেছে।

আমদানি প্রতিস্থাপন আইটি শিল্পে গভীরভাবে প্রবেশ করেছে এবং এই প্রক্রিয়ার প্রভাব এর সমস্ত বিভাগে অনুভূত হয়েছে। EDMS / ECM সিস্টেমের ক্ষেত্রে, দেশীয় পণ্যগুলির সাথে বিদেশী সমাধানগুলির প্রতিস্থাপন প্রধান চালকগুলির মধ্যে একটি।

দেশীয় সফ্টওয়্যার নিবন্ধন পূর্ণ শক্তি অর্জন করেছে তা নিশ্চিত করার জন্য রাষ্ট্র ক্রমাগত চেষ্টা করে। রেজিস্ট্রিতে অবহেলাকারী কোম্পানিগুলোর ওপর চাপ বাড়ছে। ফলস্বরূপ, আরো অনেক প্রতিষ্ঠান দেশীয় ECM সিস্টেম ব্যবহার করতে শুরু করছে।

EDMS সলিউশন প্রদানকারীরা দেশীয় প্ল্যাটফর্মের চাহিদা বৃদ্ধি লক্ষ্য করে, প্রাথমিকভাবে সরকারী সংস্থা এবং সরকারী সংস্থাগুলির জন্য রাশিয়ান সমাধানে রূপান্তরের আইনী একীকরণের কারণে। আমদানি-প্রতিস্থাপন পণ্যগুলিকে সমর্থন করার জন্য দেশীয় সফ্টওয়্যার রেজিস্ট্রির রাশিয়ান টেলিকম এবং গণযোগাযোগ মন্ত্রকের প্রবর্তন এতে অনেক অবদান রেখেছিল - এতে যে আইটি সিস্টেমগুলি রয়েছে তা রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলিতে কেনার জন্য সুপারিশ করা হয়।

রাষ্ট্রীয় অংশগ্রহণ সহ বৃহৎ শিল্প সংস্থাগুলি - EDMS সিস্টেমগুলির প্রধান গ্রাহকরা - পরামর্শ দেয় যে অদূর ভবিষ্যতে তাদের রাশিয়ান সমাধানগুলির পক্ষে বিদেশী প্ল্যাটফর্মগুলিও ত্যাগ করতে হবে৷ এই সংযোগে, অনেক রাশিয়ান আইটি কোম্পানি EDMS-এর জন্য তাদের নিজস্ব প্ল্যাটফর্ম তৈরি করছে।

EDMS বাজারের আরেকটি সুস্পষ্ট চালক হ'ল রাশিয়ায় ব্যবসার জন্য ডিজিটাল প্রযুক্তির দ্রুত বিকাশ।

EDMS (ব্লকচেন, বিগ ডেটা, AI) এ আধুনিক ডেটা স্টোরেজ এবং প্রক্রিয়াকরণ সরঞ্জামগুলির ব্যবহার ডেটা প্রক্রিয়াকরণ, মানককরণ এবং বিশ্লেষণ (BI) ক্ষেত্রে সমাধানগুলির কার্যকারিতাকে প্রসারিত করে এবং EDMS কর্পোরেট ডেটা গুদাম হিসাবে ক্রমবর্ধমানভাবে ব্যবহৃত হচ্ছে। ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজেশন টুল সিস্টেমে উপস্থিত হয়।

বাজারের বিকাশকে অনেকটাই উৎসাহিত করে মোবাইলে ব্যবসার সম্পূর্ণ প্রস্থান। আজ অবধি, 4.8 বিলিয়ন মানুষ - এবং এটি বিশ্বের জনসংখ্যার অর্ধেকেরও বেশি - মোবাইল ডিভাইসের সক্রিয় ব্যবহারকারী, এবং এটি ভবিষ্যদ্বাণী করা যেতে পারে যে 2020 সালের মধ্যে এই সংখ্যাটি 6 বিলিয়ন হবে৷ স্বাভাবিকভাবেই, ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোনগুলি একটি সাধারণ হয়ে উঠছে৷ কোম্পানির আইটি অবকাঠামোর উপাদান। এই মুহুর্তে, BYOD (আপনার নিজের ডিভাইস আনুন) ধারণাটি বিশেষভাবে জনপ্রিয়, যা বোঝায় যে কর্মীরা কাজের কাজের জন্য তাদের নিজস্ব ডিভাইসগুলি ব্যবহার করে - কোম্পানির পরিচালনার মোবাইল সরঞ্জাম কেনার জন্য অর্থ ব্যয় করার দরকার নেই।

রাজনৈতিক অনিশ্চয়তা রাশিয়ায় বিদেশী সমাধান ব্যবহার করার ঝুঁকি বাড়িয়েছে, এছাড়াও তারা খুব ব্যয়বহুল হয়ে উঠেছে। যদি 2016 পর্যন্ত ক্লাউড-ভিত্তিক EDMS, আমদানি করা সহ, একটি পরিষেবা হিসাবে দ্রুত বিকাশ লাভ করে, এখন রাশিয়ায় (এবং রাশিয়ান বিদেশে) তাদের ব্যবহারের সমস্যা রয়েছে। .

অনেক কোম্পানী বাজার ছেড়ে চলে যায়, এবং যারা রয়ে যায় তারা বিনিয়োগ কমিয়ে দেয় এবং শক্তভাবে আর্থিক নিয়ন্ত্রণ করে। প্রথমবারের মতো, অনেকেই তাদের ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির কার্যকারিতা মূল্যায়ন করতে শুরু করে এবং তাদের অপ্টিমাইজ করার উপায়গুলি সন্ধান করে৷ আর এর মাধ্যম হল EDMS \ ECM সিস্টেম। কিন্তু এই ধরনের পরিস্থিতিতে একটি নতুন আইটি প্রকল্প চালু করার জন্য, এটির কার্যকারিতা বিস্তারিতভাবে যুক্তিযুক্ত করা প্রয়োজন। অতএব, শুধুমাত্র সেই সিস্টেমগুলি যা সত্যিই ব্যবসার দক্ষতা বাড়ায় চাহিদা রয়েছে, - তিনি বলেছেন।

অদ্ভুতভাবে যথেষ্ট, কিন্তু আমদানি প্রতিস্থাপনও বাজারের জন্য একটি বাধা হতে পারে। অভ্যন্তরীণ অবকাঠামোর জন্য অবিলম্বে সমর্থন বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয়তা কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার মতো প্রতিশ্রুতিশীল উদ্ভাবনে বিনিয়োগ করা কঠিন করে তোলে।

একটি বাধার আরেকটি উদাহরণ হল EDI-তে ঠিকাদারদের জড়িত করার প্রক্রিয়া। যে কোম্পানিগুলি বুঝতে পেরেছে এবং ইডিআই ব্যবহার করতে হবে তারা ইডিআই ব্যবহার করতে ঠিকাদারদের অনিচ্ছার সম্মুখীন হয়। এই বিষয়ে, কোম্পানিগুলি তাদের জড়িত এবং অনুপ্রাণিত করার জন্য পৃথক প্রকল্প বাস্তবায়ন করতে বাধ্য হয়।

বাজারের প্রধান বাধা হ'ল রাশিয়ান সংস্থাগুলিতে একক মান, প্রবিধান এবং ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলির অপর্যাপ্ত একীকরণের অভাব। সুতরাং, শিল্প উদ্যোগের কর্মীরা স্ট্যান্ডার্ড রিপোর্ট ছাড়াও প্রচুর প্রকৌশল নথি ব্যবহার করতে অভ্যস্ত: উদাহরণস্বরূপ, অটোক্যাড প্রোগ্রামে অঙ্কন। এটি একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে রূপান্তরকে জটিল করে তোলে।

2016-2017 সালে, গুরুত্বপূর্ণ আইনী পরিবর্তন হয়েছে যা সরকারী সংস্থাগুলিতে আইটি বাস্তবায়নের পদ্ধতিকে আমূল পরিবর্তন করবে। 2016 সালে, রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের 26 জুলাই, 2016 নং 1588-আর আদেশ জারি করা হয়েছিল, যা ফেডারেল নির্বাহী কর্তৃপক্ষ এবং রাজ্যের অতিরিক্ত-বাজেটারি তহবিলগুলিকে ঘরোয়া অফিস সফ্টওয়্যারে স্যুইচ করতে বাধ্য করেছিল। এছাড়াও, অফিস সফ্টওয়্যারের জন্য অতিরিক্ত প্রয়োজনীয়তা, 23 মার্চ, 2017 এর রাশিয়ান ফেডারেশন নং 325 সরকারের ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত এবং একই বছরের জুলাইয়ে অনুসরণ করা পদ্ধতিগত সুপারিশগুলির দ্বারা বাজারে একটি খুব শক্তিশালী প্রেরণা দেওয়া হয়েছিল। সরকারী সংস্থাগুলিকে দেশীয় সফ্টওয়্যারে স্থানান্তরের বিষয়ে, যা যোগাযোগ মন্ত্রনালয় দ্বারা অনুমোদিত৷

ডিজিটাল অর্থনীতির দিকের কোর্সটি সাধারণভাবে রাশিয়ান আইটি বাজার এবং বিশেষ করে EDMS/ECM সিস্টেম বাজারকে একটি বিশাল সম্ভাবনা এবং অনেক নতুন সুযোগ দেয়।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, ইলেকট্রনিক আকারে পাবলিক সার্ভিসের বিধান, পোর্টালগুলির বিকাশ - এই সমস্ত ক্ষেত্রগুলি আসলে ডিজিটাল অর্থনীতির উপাদান এবং রাশিয়ায় এই প্রযুক্তিগুলি বিশ্বের সাথে বেশ সামঞ্জস্যপূর্ণ। ডিজিটাল অর্থনীতির পথে অবশ্যই আরও পরিবর্তন আসবে। পূর্বাভাসগুলি সুস্পষ্ট: এটি ডিজিটাল তথ্যের ভলিউম এবং বৈচিত্র্যের মধ্যে একটি তুষারপাতের মতো বৃদ্ধি, নিবিড় ইলেকট্রনিক যোগাযোগে সমস্ত কর্মচারীদের সম্পৃক্ততা, "কাগজ" এর ডিজিটাইজেশন এবং সংশ্লিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির সক্রিয়করণ।

গ্রন্থপঞ্জী লিঙ্ক

মানব সভ্যতার বিকাশের সাথে তৈরি, প্রক্রিয়াজাত এবং সংরক্ষিত তথ্যের পরিমাণে একটি আশ্চর্যজনক বৃদ্ধি রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, ASAP ম্যাগাজিন অনুসারে, বিশ্বে বছরে প্রায় 6 বিলিয়ন নতুন নথি উপস্থিত হয়। ডেলফি কনসাল্টিং গ্রুপের মতে, বর্তমানে, শুধুমাত্র মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রেই প্রতিদিন 1 বিলিয়ন পৃষ্ঠার বেশি নথি তৈরি করা হয় এবং 1.3 ট্রিলিয়নেরও বেশি ইতিমধ্যে সংরক্ষণাগারে সংরক্ষণ করা হয়েছে। বিভিন্ন নথি।

এটি উল্লেখ করা উচিত যে কর্পোরেট তথ্য প্রবাহ উত্স এবং উপস্থাপনার ফর্মগুলির ক্ষেত্রে অত্যন্ত বৈচিত্র্যময়। যাইহোক, তারা শর্তসাপেক্ষে স্টোরেজ ফর্ম অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে: ইলেকট্রনিক এবং কাগজ নথি। অনুমান করা হয়েছে যে বর্তমানে সমস্ত কর্পোরেট তথ্যের মাত্র 30% ইলেকট্রনিক আকারে সংরক্ষণ করা হয় (উভয়ই ডাটাবেসে কাঠামোবদ্ধ এবং অসংগঠিত)। অন্যান্য সমস্ত তথ্য (প্রায় 70%) কাগজে সংরক্ষণ করা হয়, এটি খুঁজে পেতে যথেষ্ট অসুবিধা সৃষ্টি করে। তবুও, এই অনুপাতটি ধীরে ধীরে সঞ্চয়ের বৈদ্যুতিন ফর্মের পক্ষে পরিবর্তিত হচ্ছে (বিশেষত, ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার সিস্টেমের বিকাশের মাধ্যমে)। ডেলফি কনসাল্টিং গ্রুপের মতে, কর্পোরেট ইলেকট্রনিক পাঠ্য তথ্যের পরিমাণ প্রতি 3 বছরে দ্বিগুণ হয়। একই ম্যাগাজিন ASAP এর পূর্বাভাস অনুসারে, 2004 সালের মধ্যে প্রায় 30% কর্পোরেট তথ্য কাগজের আকারে থাকবে এবং 70% তথ্য ইলেকট্রনিক আকারে সংরক্ষণ করা হবে। এটি অসম্ভাব্য, অবশ্যই, যে কোনও দিন সমস্ত নথিগুলি কেবলমাত্র ইলেকট্রনিক হয়ে উঠবে, তবে কোনও সন্দেহ নেই যে ভবিষ্যতে নথি সংরক্ষণের বৈদ্যুতিন রূপটি প্রাধান্য পাবে।

এই চিত্তাকর্ষক পরিসংখ্যান এবং ডেটা কেবল বলে যে কোনও উদ্যোগ বা সংস্থার জন্য, নথি প্রবাহ অপ্টিমাইজেশান এবং তথ্য প্রক্রিয়াকরণের উপর নিয়ন্ত্রণের বিষয়গুলি গুরুত্বপূর্ণ। এই বিবৃতি নিম্নলিখিত তথ্য দ্বারা নিশ্চিত করা যেতে পারে. সিমেন্স বিজনেস সার্ভিসের মতে, একজন ম্যানেজার তার কাজের সময়ের 80% পর্যন্ত তথ্য নিয়ে কাজ করেন, কর্মচারীদের কাজের সময়ের 30% পর্যন্ত নথি তৈরি, অনুসন্ধান, অনুমোদন এবং প্রেরণে ব্যয় হয়, প্রতিটি অভ্যন্তরীণ নথি কপি করা হয়, গড়ে , 20 বার পর্যন্ত এবং 15% পর্যন্ত কর্পোরেট নথিগুলি অপূরণীয়ভাবে হারিয়ে গেছে (একই সময়ে, ASAP ম্যাগাজিনের মতে, গড় কর্মচারী বার্ষিক হারানো তথ্য অনুসন্ধান করতে তার কাজের সময়ের 150 ঘন্টা পর্যন্ত ব্যয় করে)। এছাড়াও অনুমান করা হয়েছে যে শ্রম সম্পদের 40% পর্যন্ত এবং কর্পোরেট আয়ের 15% পর্যন্ত নথির সাথে কাজ করতে ব্যয় করতে হবে।

এই জন্য উদ্যোগ এবং সংস্থা পরিচালনার দক্ষতাশেষ তবে অন্তত নয়, এটি ইলেকট্রনিক নথিগুলির দ্রুত এবং উচ্চ-মানের গঠন, তাদের সম্পাদনের নিয়ন্ত্রণ, সেইসাথে তাদের স্টোরেজ, অনুসন্ধান এবং ব্যবহারের চিন্তাশীল সংগঠনের সমস্যার সঠিক সমাধানের উপর নির্ভর করে। ইলেকট্রনিক নথির কার্যকর ব্যবস্থাপনার প্রয়োজনীয়তা সৃষ্টির দিকে পরিচালিত করেছে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS)যার প্রতি এই নিবন্ধটি উৎসর্গ করা হয়েছে। নিবন্ধটির মূল উদ্দেশ্য হল জেট ইনফো-এর পাঠকদের বৈশ্বিক EDMS বাজারের বর্তমান অবস্থা, এর বিকাশের সম্ভাবনা, সেইসাথে বিশ্বে EDMS-এর ব্যবহারের উদাহরণগুলির একটি মোটামুটি বড় সংখ্যক উদাহরণ প্রদান করা। আপনি মোটামুটি বড় সংখ্যক বিশেষ ওয়েব রিসোর্স (রাশিয়ান এবং ইংরেজি উভয়) ব্যবহার করে EDMS সম্পর্কিত সমস্ত সমস্যা সম্পর্কে আরও জানতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, www.document.ru, www.docflow.ru, EDMS বিকাশকারীদের ওয়েবসাইট ইত্যাদি।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মৌলিক ধারণা

EDMS এর উদ্দেশ্য

শিল্প বিশ্লেষকদের মতে, ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার মধ্যে রয়েছে: কম্পিউটার নেটওয়ার্ক ব্যবহারের উপর ভিত্তি করে নথি তৈরি, তাদের প্রক্রিয়াকরণ, সংক্রমণ, সঞ্চয়স্থান, তথ্যের আউটপুট একটি সংস্থা বা এন্টারপ্রাইজে প্রচার করা। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের অধীনে, সাধারণ ক্ষেত্রে, একটি এন্টারপ্রাইজ বা সংস্থার বিভাগ, ব্যবহারকারীদের গোষ্ঠী বা স্বতন্ত্র ব্যবহারকারীদের মধ্যে নথিগুলির আন্দোলনের সংগঠন বোঝার প্রথা রয়েছে। একই সময়ে, নথিগুলির নড়াচড়া মানে তাদের শারীরিক আন্দোলন নয়, তবে নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের বিজ্ঞপ্তির সাথে তাদের ব্যবহারের অধিকার হস্তান্তর এবং তাদের কার্যকর করার উপর নিয়ন্ত্রণ।

IDC ERMS এর ধারণাকে নিম্নরূপ সংজ্ঞায়িত করে (উল্লেখ করে EDMS” ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম): “EDMS কম্পিউটার নেটওয়ার্কগুলিতে প্রচুর পরিমাণে নথি তৈরি, অ্যাক্সেস পরিচালনা এবং বিতরণ করার প্রক্রিয়া সরবরাহ করে এবং একটি সংস্থায় নথির প্রবাহের উপর নিয়ন্ত্রণও সরবরাহ করে। প্রায়শই এই নথিগুলি বিশেষ সংগ্রহস্থলে বা ফাইল সিস্টেমের শ্রেণিবিন্যাসে সংরক্ষণ করা হয়। সাধারণত ERMS দ্বারা সমর্থিত ফাইলের ধরনগুলির মধ্যে রয়েছে: পাঠ্য নথি, ছবি, স্প্রেডশীট, অডিও ডেটা, ভিডিও ডেটা এবং ওয়েব নথি৷ সাধারণ EDMS বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে নথি তৈরি, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, ডেটা রূপান্তর এবং ডেটা সুরক্ষা।

EDMS এর মূল উদ্দেশ্য হল ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণের সংগঠন, সেইসাথে তাদের সাথে কাজ করা।(বিশেষ করে, বৈশিষ্ট্য এবং বিষয়বস্তু উভয় দ্বারা তাদের অনুসন্ধান)। ইডিএমএস স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিতে পরিবর্তন, নথি সম্পাদনের সময়সীমা, নথির গতিবিধি এবং তাদের সমস্ত সংস্করণ এবং উপ-সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। একটি বিস্তৃত EDMS একটি এন্টারপ্রাইজ বা সংস্থার অফিসের কাজের পুরো চক্রকে কভার করতে হবে, একটি নথি তৈরির কাজ সেট করা থেকে শুরু করে সংরক্ষণাগারে লেখা পর্যন্ত, জটিল যৌগিক নথি সহ যেকোনো বিন্যাসে নথির কেন্দ্রীভূত স্টোরেজ প্রদান করে। EDMS-এর উচিত ভৌগোলিকভাবে প্রত্যন্ত এন্টারপ্রাইজগুলি থেকে একটি একক সিস্টেমে নথির ভিন্ন প্রবাহকে একত্রিত করা। তাদের অবশ্যই নমনীয় নথি ব্যবস্থাপনা প্রদান করতে হবে, উভয়ই ট্রাফিক রুটের কঠোর সংজ্ঞার মাধ্যমে এবং নথির বিনামূল্যে রাউটিং এর মাধ্যমে। ইডিএমএসকে অবশ্যই তাদের যোগ্যতা, অবস্থান এবং তাদের অর্পিত ক্ষমতার উপর নির্ভর করে বিভিন্ন নথিতে ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেসের একটি কঠোর সীমাবদ্ধতা বাস্তবায়ন করতে হবে। উপরন্তু, এন্টারপ্রাইজের বিদ্যমান সাংগঠনিক কাঠামো এবং অফিসের কাজের সিস্টেমের সাথে EDMS-কে অবশ্যই বিদ্যমান কর্পোরেট সিস্টেমের সাথে একত্রিত করতে হবে।

EDMS-এর প্রধান ব্যবহারকারীরা হল বড় সরকারী সংস্থা, উদ্যোগ, ব্যাঙ্ক, বৃহৎ শিল্প প্রতিষ্ঠান এবং অন্যান্য সমস্ত কাঠামো যাদের ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে তৈরি, প্রক্রিয়াকৃত এবং সংরক্ষিত নথিগুলির একটি বিশাল পরিমাণ রয়েছে৷

EDMS এর প্রধান বৈশিষ্ট্য

উন্মুক্ততা

সমস্ত EDMS একটি মডুলার ভিত্তিতে তৈরি করা হয়েছে, এবং তাদের API খোলা আছে। এটি আপনাকে EDMS-এ নতুন বৈশিষ্ট্য যোগ করতে বা বিদ্যমান বৈশিষ্ট্যগুলিকে উন্নত করতে দেয়। বর্তমানে, EDMS-এর সাথে একীভূত হওয়া অ্যাপ্লিকেশনগুলির বিকাশ সফ্টওয়্যার উত্পাদন শিল্পে একটি পৃথক ব্যবসায় পরিণত হয়েছে এবং অনেক তৃতীয় পক্ষের কোম্পানি এই বাজার বিভাগে তাদের পরিষেবাগুলি অফার করতে প্রস্তুত৷ তুলনামূলকভাবে সহজে EDMS-এ তৃতীয় পক্ষের অনেক মডিউল যোগ করার ক্ষমতা তাদের কার্যকারিতাকে ব্যাপকভাবে প্রসারিত করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্ক্যানার থেকে ডকুমেন্ট ইনপুট, ই-মেইলের সাথে যোগাযোগ, ফ্যাক্স ফরওয়ার্ডিং প্রোগ্রাম ইত্যাদির জন্য মডিউল EDMS-এর জন্য তৈরি করা হয়েছে।

অ্যাপ্লিকেশন সফ্টওয়্যার সঙ্গে একীকরণ উচ্চ ডিগ্রী

EDMS-এর একটি মূল বৈশিষ্ট্য হল প্রযুক্তি ব্যবহারের মাধ্যমে বিভিন্ন সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনের সাথে উচ্চ মাত্রার একীকরণ। OLE অটোমেশন, DDE, ActiveX, ODMA, MAPIএবং অন্যান্য। এবং সরাসরি নথির সাথে কাজ করার সময়, EDMS ইউটিলিটি ব্যবহার করার কোন প্রয়োজন নেই। ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র সাধারণ অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রামগুলির সাথে ডিল করে: EDMS-এর ক্লায়েন্ট অংশ ইনস্টল করার সময়, অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রামগুলি নতুন ফাংশন এবং মেনু আইটেমগুলির সাথে সম্পূরক হয়। উদাহরণস্বরূপ, MS Word ওয়ার্ড প্রসেসরের একজন ব্যবহারকারী, একটি ফাইল খোলার সাথে সাথে EDMS নথি সহ লাইব্রেরি এবং ফোল্ডারগুলি দেখেন (যেখান থেকে তিনি তার প্রয়োজনীয় নথি নির্বাচন করেন)। আপনি যখন একটি নথি সংরক্ষণ করেন, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে EDMS ডাটাবেসে স্থাপন করা হয়। একই অন্যান্য অফিস এবং বিশেষ প্রোগ্রাম প্রযোজ্য.

এটিও উল্লেখ করা উচিত যে সর্বাধিক সাধারণ EDMS-এ, সর্বাধিক বিখ্যাত ERP সিস্টেমগুলির সাথে একীকরণ প্রয়োগ করা হয় (বিশেষত, SAP R/3, Oracle অ্যাপ্লিকেশন, ইত্যাদির সাথে)। এটি বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের সাথে একীভূত করার ক্ষমতা যা EDMS-এর অন্যতম বৈশিষ্ট্য। তাকে ধন্যবাদ, EDMS বিভিন্ন কর্পোরেট অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে একটি লিঙ্ক হিসাবে কাজ করতে পারে, এইভাবে একটি এন্টারপ্রাইজে অফিসের কাজ সংগঠিত করার ভিত্তি তৈরি করে। কিছু শিল্প বিশ্লেষক এমনকি বিশ্বাস করেন যে EDMS একটি এন্টারপ্রাইজ বা সংস্থার কর্পোরেট তথ্য ব্যবস্থার ভিত্তি হয়ে উঠতে পারে (অন্যান্য মতামত আছে)।

নথি সংরক্ষণের বৈশিষ্ট্য

EDMS প্রধানত বিতরণকৃত আর্কিটেকচারের ভিত্তিতে কাজ করে এবং ইলেকট্রনিক নথি সংগ্রহ, সূচীকরণ, সংরক্ষণ, অনুসন্ধান এবং দেখার জন্য বিভিন্ন প্রযুক্তির সমন্বয় ব্যবহার করে। বেশিরভাগ EDMS একটি শ্রেণীবদ্ধ নথি সংরক্ষণের ব্যবস্থা প্রয়োগ করে ("ক্যাবিনেট/শেল্ফ/ফোল্ডার" নীতি অনুসারে)। প্রতিটি নথি একটি ফোল্ডারে স্থাপন করা হয়, যা, ঘুরে, একটি তাক, ইত্যাদিতে অবস্থিত। নথি সংরক্ষণ করার সময় নেস্টিং স্তরের সংখ্যা সীমাবদ্ধ নয়। একই নথিটি একটি লিঙ্ক প্রক্রিয়া ব্যবহারের মাধ্যমে বেশ কয়েকটি ফোল্ডার এবং তাকগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে (এই ক্ষেত্রে, মূল নথিটি অপরিবর্তিত থাকে এবং EDMS প্রশাসকের দ্বারা নির্দিষ্ট স্থানে সংরক্ষণ করা হয়)। অনেকগুলি EDMS নথিগুলির মধ্যে লিঙ্কগুলি সংগঠিত করে আরও শক্তিশালী স্টোরেজ ক্ষমতা প্রয়োগ করে (এই লিঙ্কগুলি গ্রাফিকভাবে সেট এবং সম্পাদনা করা যেতে পারে)।

EDMS-এর যেকোন নথিতে বৈশিষ্ট্যের একটি নির্দিষ্ট সেট থাকে (উদাহরণস্বরূপ, এর নাম, নথির লেখক, এটি তৈরির সময় ইত্যাদি)। বৈশিষ্ট্যের সেট এক ধরনের নথি থেকে অন্য ধরনের নথিতে পরিবর্তিত হতে পারে (এক ধরনের নথির সীমার মধ্যে এটি অপরিবর্তিত থাকে)। EDMS-এ, নথির গুণাবলী একটি রিলেশনাল ডাটাবেসে সংরক্ষণ করা হয়। প্রতিটি ধরনের নথির জন্য, ভিজ্যুয়াল টুল ব্যবহার করে একটি কার্ড টেমপ্লেট তৈরি করা হয়, যেখানে নথির বৈশিষ্ট্যের নাম একটি বোধগম্য গ্রাফিকাল আকারে উপস্থাপিত হয়। যখন একটি নথি EDMS-এ প্রবেশ করা হয়, প্রয়োজনীয় টেমপ্লেট নেওয়া হয় এবং কার্ডটি পূরণ করা হয় (অ্যাট্রিবিউটের মানগুলি প্রবেশ করানো হয়)। একবার সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, কার্ডটি নথির সাথেই লিঙ্ক করা হয়।

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, EDMS-এর সার্ভার অংশে নিম্নলিখিত লজিক্যাল উপাদান থাকে (যা এক বা একাধিক সার্ভারে অবস্থিত হতে পারে):

• নথির বৈশিষ্ট্যের স্টোর (কার্ড);
• নথি সংরক্ষণ;
• সম্পূর্ণ টেক্সট ইন্ডেক্সিং পরিষেবা।

একটি নথির দোকান সাধারণত নথি সামগ্রীর একটি দোকান হিসাবে বোঝা হয়। অ্যাট্রিবিউট স্টোর এবং ডকুমেন্ট স্টোরকে প্রায়ই সাধারণ নামের "ডকুমেন্ট আর্কাইভ" এর অধীনে একত্রিত করা হয়। বেশিরভাগ EDMS-এ অ্যাট্রিবিউট সঞ্চয় করার জন্য, Oracle, Sybase, MS SQL সার্ভার এবং Informix DBMS ব্যবহার করা হয়, যেগুলো অ্যাট্রিবিউটের মাধ্যমে নথি অনুসন্ধান করে।

বেশিরভাগ EDMS-এ নথির প্রকৃত বিষয়বস্তু সঞ্চয় করতে, ফাইল সার্ভার MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, ইত্যাদি ব্যবহার করা হয়৷ এই ক্ষেত্রে, নেটওয়ার্ক পরিবেশের ভিন্নধর্মী সমন্বয়গুলিও প্রয়োগ করা যেতে পারে৷ উদাহরণ স্বরূপ, ডকুমেন্ট অ্যাট্রিবিউট সহ একটি ডাটাবেস টিসিপি/আইপি নেটওয়ার্কে ইউনিক্স চালাতে পারে, যখন নথিগুলি নিজেই একটি IPX/SPX নেটওয়ার্কের নভেল নেটওয়্যার ওএসে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। এটা উল্লেখ করা উচিত যে EDMS-এর বড় সুবিধা হল নথিগুলিকে তাদের আসল বিন্যাসে সংরক্ষণ করা এবং অনেক ফাইল ফরম্যাটের স্বয়ংক্রিয় স্বীকৃতি।

সম্প্রতি, একটি ডাটাবেসে গুণাবলী সহ নথিগুলি সংরক্ষণ করা ক্রমশ জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে। এই পদ্ধতির তার সুবিধা এবং অসুবিধা আছে। সুবিধা হ'ল নথিগুলিতে অ্যাক্সেসের সুরক্ষায় উল্লেখযোগ্য বৃদ্ধি এবং প্রধান অসুবিধা হ'ল প্রচুর পরিমাণে সঞ্চিত তথ্য সহ নথিগুলির সাথে কাজ করার কম দক্ষতা। এই পদ্ধতির জন্য প্রচুর পরিমাণে RAM এবং হার্ড ড্রাইভ সহ শক্তিশালী সার্ভার ব্যবহার করা প্রয়োজন। উপরন্তু, একটি ডাটাবেস ব্যর্থতার ঘটনায়, এটিতে সংরক্ষিত নথিগুলি পুনরুদ্ধার করা খুব কঠিন হবে। এটি একটি নির্দিষ্ট DBMS-এর সাথে কঠোরভাবে সংযুক্ত হওয়াও প্রয়োজনীয়।

নথি রাউটিং বৈশিষ্ট্য

নথি প্রবাহের জন্য দায়ী EDMS মডিউলগুলিকে সাধারণত ডকুমেন্ট রাউটিং মডিউল বলা হয়। সাধারণ ক্ষেত্রে, "ফ্রি" এবং "হার্ড" ডকুমেন্ট রাউটিং ধারণা ব্যবহার করা হয়। "বিনামূল্যে" রাউটিং সহ, কর্মপ্রবাহে অংশগ্রহণকারী যেকোন ব্যবহারকারী তার নিজস্ব বিবেচনার ভিত্তিতে, নথি পাস করার জন্য বিদ্যমান রুট পরিবর্তন করতে পারেন (বা একটি নতুন রুট সেট করতে পারেন)৷ "হার্ড" রাউটিং সহ, নথি পাস করার রুটগুলি কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয় এবং ব্যবহারকারীদের সেগুলি পরিবর্তন করার অধিকার নেই। যাইহোক, "হার্ড" রাউটিং এর সাথে, কিছু পূর্বনির্ধারিত শর্ত পূরণ হলে রুট পরিবর্তিত হলে যৌক্তিক ক্রিয়াকলাপগুলি প্রক্রিয়া করা যেতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, যখন কোনও নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী তার অফিসিয়াল কর্তৃত্ব অতিক্রম করে তখন ব্যবস্থাপনার কাছে একটি নথি পাঠানো)। বেশিরভাগ EDMS-এ, রাউটিং মডিউল প্যাকেজে অন্তর্ভুক্ত থাকে, কিছু EDMS-এ এটি আলাদাভাবে কিনতে হবে। সম্পূর্ণরূপে কার্যকরী রাউটিং মডিউল তৃতীয় পক্ষ দ্বারা উন্নত এবং সরবরাহ করা হয়।

প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ

EDMS ক্ষমতার সীমাবদ্ধতা এবং নথিতে অ্যাক্সেসের উপর নিয়ন্ত্রণের নির্ভরযোগ্য উপায় প্রয়োগ করে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, তাদের সাহায্যে, নিম্নলিখিত ধরণের অ্যাক্সেস সংজ্ঞায়িত করা হয় (অর্পিত অনুমতিগুলির সেট নির্দিষ্ট EDMS-এর উপর নির্ভর করে):

• নথির উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ;
• সম্পাদনা করার অধিকার কিন্তু নথি ধ্বংস না;
• নথির নতুন সংস্করণ তৈরি করার অধিকার, কিন্তু এটি সম্পাদনা না করা;
• নথিটি টীকা করার অধিকার, কিন্তু এটি সম্পাদনা না করা বা নতুন সংস্করণ তৈরি না করা;
• নথি পড়ার অধিকার, কিন্তু সম্পাদনা না করা;
• কার্ড অ্যাক্সেস করার অধিকার, কিন্তু নথির বিষয়বস্তু নয়;
• নথিতে অ্যাক্সেসের অধিকারের সম্পূর্ণ অনুপস্থিতি (EDMS-এর সাথে কাজ করার সময়, প্রতিটি ব্যবহারকারীর ক্রিয়া লগ ইন করা হয়, এবং এইভাবে, নথির সাথে তার কাজের সম্পূর্ণ ইতিহাস সহজেই নিয়ন্ত্রণ করা যায়)।

নথির সংস্করণ এবং সাবভার্সন ট্র্যাকিং

যখন একাধিক ব্যবহারকারী একবারে একটি নথির সাথে কাজ করে (বিশেষত যখন এটি বিভিন্ন ক্ষেত্রে সমন্বয় করা প্রয়োজন), তখন EDMS-এর একটি খুব সুবিধাজনক ফাংশন হল নথির সংস্করণ এবং সাবভার্সন ব্যবহার করা। ধরা যাক যে পারফর্মার ডকুমেন্টের প্রথম সংস্করণ তৈরি করেছে এবং পর্যালোচনার জন্য পরবর্তী ব্যবহারকারীর কাছে পাঠিয়েছে। দ্বিতীয় ব্যবহারকারী দস্তাবেজটি সংশোধন করেছেন এবং এর উপর ভিত্তি করে একটি নতুন সংস্করণ তৈরি করেছেন। তারপরে তিনি তার নথির সংস্করণটি পরবর্তী উদাহরণে তৃতীয় সংস্করণ তৈরিকারী তৃতীয় ব্যবহারকারীর কাছে প্রেরণ করেন। একটি নির্দিষ্ট সময়ের পরে, মন্তব্য এবং সংশোধনগুলি পড়ার পরে, নথির প্রথম নির্বাহক মূল সংস্করণটি সংশোধন করার সিদ্ধান্ত নেয় এবং এর ভিত্তিতে, নথির প্রথম সংস্করণের একটি বিপর্যয় তৈরি করে। EDMS-এর সুবিধা হল স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিগুলির সংস্করণ এবং উপ-সংস্করণগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা (ব্যবহারকারীরা সর্বদা নির্ধারণ করতে পারে কোন নথির সংস্করণ/উপ-সংস্করণটি তাদের তৈরির ক্রম বা সময়ে সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক)।

বিভিন্ন ফরম্যাটের নথি দেখার জন্য উপযোগিতা

বেশিরভাগ EDMS-এ নথি দেখার জন্য ইউটিলিটি অন্তর্ভুক্ত থাকে (তথাকথিত দর্শকরা) যা অনেক ডজন ফাইল ফর্ম্যাট বোঝে। তাদের সহায়তায়, বিশেষত, গ্রাফিক ফাইলগুলির সাথে কাজ করা খুব সুবিধাজনক (উদাহরণস্বরূপ, সিএডি সিস্টেমে ফাইল আঁকার সাথে)। দেখার ইউটিলিটিগুলির মৌলিক সেট ছাড়াও (প্রতিটি EDMS-এ অন্তর্ভুক্ত), অতিরিক্ত ইউটিলিটিগুলি তৃতীয় পক্ষের কাছ থেকে কেনা যেতে পারে যা EDMS-এর সাথে ভালভাবে সংহত করে৷

নথির টীকা

নথিতে গোষ্ঠীর কাজ সংগঠিত করার সময়, তাদের টীকা করার ক্ষমতা সাধারণত খুব দরকারী। যেহেতু কিছু ক্ষেত্রে ব্যবহারকারীরা ডকুমেন্টের অনুমোদনের প্রক্রিয়ায় কোনও পরিবর্তন করার অধিকার থেকে বঞ্চিত হয়, তাই তারা এটিকে টীকা করার সুযোগের সদ্ব্যবহার করতে পারে। বেশিরভাগ EDMS-এ, ডকুমেন্ট কার্ডে টীকার জন্য একটি বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করে এবং ব্যবহারকারীদের কাছে এই জাতীয় কার্ড ক্ষেত্র সম্পাদনা করার অধিকার হস্তান্তর করে টীকা প্রয়োগ করা হয়। কিন্তু এই ধরনের একটি সমাধান সবসময় গ্রহণযোগ্য নয় (বিশেষ করে যখন একটি গ্রাফিক নথি টীকা করা)। এই বিষয়ে, কিছু EDMS-এ একটি তথাকথিত "লাল পেন্সিল" ফাংশন রয়েছে, যার সাহায্যে আপনি চিত্রের ত্রুটিগুলি গ্রাফিকভাবে নির্দেশ করতে পারেন। "লাল পেন্সিল" ফাংশন বাস্তবায়নকারী সফ্টওয়্যার সরঞ্জামগুলি তৃতীয় পক্ষের দ্বারা ব্যাপকভাবে অফার করা হয়।

বিভিন্ন ক্লায়েন্ট প্রোগ্রামের জন্য সমর্থন

বেশিরভাগ EDMS ক্লায়েন্ট এমএস উইন্ডোজ, উইন্ডোজ এনটি চালিত পিসি হতে পারে। কিছু EDMS এছাড়াও UNIX এবং Macintosh প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে। উপরন্তু, সমস্ত আধুনিক EDMS আপনাকে স্ট্যান্ডার্ড ওয়েব-নেভিগেটরগুলির মাধ্যমে নথিগুলির সাথে কাজ করার অনুমতি দেয়। যেহেতু ওয়েব ব্রাউজারগুলি বিভিন্ন ক্লায়েন্ট প্ল্যাটফর্মে হোস্ট করা যেতে পারে, তাই এটি ভিন্ন ভিন্ন নেটওয়ার্ক পরিবেশে ERMS সমর্থন করার সমস্যা সমাধান করা সহজ করে তোলে। ইন্টারনেট প্রযুক্তি ব্যবহার করার সময়, EDMS-এর আরেকটি সার্ভার উপাদান রয়েছে যা ওয়েব নেভিগেটরগুলির মাধ্যমে নথি অ্যাক্সেস করার জন্য দায়ী।

EDMS এর সাধারণ শ্রেণীবিভাগ

ECM ধারণা

এই সিস্টেমগুলির জন্য বাজারের দ্রুত বিকাশের কারণে EDMS শ্রেণীবিভাগের বিষয়টি বেশ জটিল। তদুপরি, 2001 সাল থেকে, ধারণাটি "এন্টারপ্রাইজ কনটেন্ট ম্যানেজমেন্ট (ECM)", ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা নয় ("ফরেস্টার টেকর্যাঙ্কিংস" অনুসারে)। মেয়াদ ইসিএমহাল্কা হাত নিয়ে হাজির হন ব্যবসায়ী সমিতি এআইআইএম ইন্টারন্যাশনালএবং সমস্ত কর্পোরেট তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কভার করে।

একই সময়ে, যদি ফরেস্টার গবেষণা ECM হিসাবে সংজ্ঞায়িত করে নথি এবং ওয়েব সামগ্রী পরিচালনার জন্য একটি সমন্বিত পদ্ধতি, তারপর পরামর্শকারী সংস্থা Doculabs-এর জন্য, ECM হল "একটি বিভাগ যা এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ক্ষমতাকে এন্টারপ্রাইজ সামগ্রীর সম্পূর্ণ জীবনচক্র পরিচালনা করার ক্ষমতার সাথে একত্রিত করে (যেমন বিষয়বস্তুর প্রকারের সংখ্যা বাড়তে থাকে)"।

শিল্প বিশ্লেষকদের দৃষ্টিকোণ থেকে, ECM ধারণাটি অনেক ব্যবসায়িক সুবিধা প্রদান করে। একটি ECM সিস্টেম যা একটি এন্টারপ্রাইজের মধ্যে সমস্ত বিষয়বস্তু এবং প্রক্রিয়া-ভিত্তিক প্রযুক্তিগুলিকে একীভূত করে তার নথি প্রবাহ পরিচালনা করার জন্য একটি সাধারণ অবকাঠামো প্রদান করে, বিভিন্ন ব্যবসায়িক ফাংশন বাস্তবায়নের জন্য একাধিক প্রযুক্তি স্থাপন এবং সমর্থন করার প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে। এই পদ্ধতির সারমর্ম (এটিকে অবকাঠামোও বলা হয়) হল যে কর্পোরেট সামগ্রী শুধুমাত্র একটি অ্যাপ্লিকেশন বা সিস্টেমের অন্তর্গত হওয়া উচিত নয়। এটি অনেক অ্যাপ্লিকেশনের জন্য উপলব্ধ হওয়া উচিত এবং তাদের মধ্যে অবাধে বিতরণ করা উচিত। ইসিএম অবকাঠামোর একটি গুরুত্বপূর্ণ সম্পত্তি (যা শিল্পের বেশিরভাগ বিক্রেতাদের সংশ্লিষ্ট অ্যাপ্লিকেশন অন্তর্ভুক্ত করে) একটি একক সার্বজনীন সামগ্রী স্টোর থেকে স্বাধীনতা. ইসিএম পরিকাঠামো অনেক বিশেষায়িত (বা উত্তরাধিকারী) ডেটা ভান্ডারকে (এমনকি প্রতিযোগী বিক্রেতাদের থেকে) একত্রিত করে, যার মধ্যে রয়েছে, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়, ইলেকট্রনিক পণ্য নথি সংগ্রহস্থল, ইমেল, ওয়েব সামগ্রী সংগ্রহস্থল, ফাইল সিস্টেম এবং এমনকি DBMS। এইভাবে, ECM অবকাঠামো প্রতিটি ডেটা সংগ্রহস্থলের জন্য একটি সাধারণ ইন্টিগ্রেশন (বা ভার্চুয়ালাইজেশন) স্তর প্রদান করে(এগুলিকে এন্টারপ্রাইজ জুড়ে যে কোনও জায়গা থেকে জিজ্ঞাসা করার অনুমতি দেয়), যার ফলে একাধিক বিক্রেতাদের থেকে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলিকে একীভূত করার প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করা হয়। এছাড়াও, ECM অবকাঠামো ব্যবহার করে, ব্যক্তিগতকরণ, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, ব্যবহারকারীর অনুমতি ব্যবস্থাপনা ইত্যাদির মতো এন্টারপ্রাইজ সামগ্রী ব্যবস্থাপনা পরিষেবাগুলি প্রয়োগ করা হয় (যা ECM সিস্টেমের প্রশাসন এবং রক্ষণাবেক্ষণকে সহজ করে)।

ECM সিস্টেমের ক্ষমতাগুলিকে কয়েকটি প্রধান বিভাগে ভাগ করা যেতে পারে:

সাধারণ বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা ফাংশন, যা বিভিন্ন ইলেকট্রনিক বস্তু (ছবি, অফিস নথি, গ্রাফিক্স, অঙ্কন, ওয়েব সামগ্রী, ই-মেইল, ভিডিও, অডিও এবং মাল্টিমিডিয়া) পরিচালনা করার ক্ষমতা বোঝায়। ইসিএম সিস্টেম এই সমস্ত ধরণের ইলেকট্রনিক বস্তুর জন্য বিভিন্ন লাইব্রেরি পরিষেবার (কন্টেন্ট প্রোফাইলিং, চেক-ইন/চেক-আউট ফাংশন, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ, পুনর্বিবেচনা ইতিহাস, নথি অ্যাক্সেস নিরাপত্তা, ইত্যাদি) এবং সেইসাথে একটি সংগ্রহস্থল সরবরাহ করে। তাদের সমগ্র জীবন চক্র জুড়ে ডেটা অবজেক্টগুলি পরিচালনা করে।

প্রক্রিয়া নিয়ন্ত্রণ ফাংশন, যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয় এবং পরিচালনা করার ক্ষমতা বোঝায়।

অন্যান্য ECM সিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেশন, বহিরাগত ERP সিস্টেম, অফিস অ্যাপ্লিকেশন, বিষয়বস্তু সংগ্রহস্থল, এবং অন্যান্য EDMS এর সাথে একটি ECM সিস্টেমকে একীভূত করার ক্ষমতা বোঝায়। অবজেক্ট-ওরিয়েন্টেড ইন্টারফেস (যেমন ইজেবি), সংযোগকারী, এপিআই, এন্টারপ্রাইজ অ্যাপ্লিকেশন ইন্টিগ্রেশন প্রযুক্তির ব্যবহার সহ বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করে ইন্টিগ্রেশন করা যেতে পারে। EAI (এন্টারপ্রাইজ অ্যাপ্লিকেশন ইন্টিগ্রেশন)এবং ইত্যাদি.

এটা উল্লেখ করা উচিত যে ECM শুধুমাত্র একটি ধারণা হিসাবে বিদ্যমান ছিল, এবং ইসিএম পরিকাঠামো আজএকটি বৃহৎ পরিসর শুধুমাত্র EDMS বাজারের বিকাশের সম্ভাবনার দিকে নজর দেওয়া হয়. উদাহরণস্বরূপ, কিছু শিল্প বিক্রেতা বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে অনেক কথা বলে, কিন্তু তারা শুধুমাত্র ওয়েব সামগ্রী বা অফিস নথি পরিচালনার উপর তাদের সিস্টেম ফোকাস করে। উপরন্তু, এন্টারপ্রাইজ জুড়ে বিশেষ সংগ্রহস্থলগুলিকে সংহত করে এমন একটি উন্মুক্ত ECM পরিকাঠামো কীভাবে তৈরি করা যায় সে সম্পর্কে তাদের স্পষ্ট দৃষ্টিভঙ্গির অভাব রয়েছে। Doculabs-এর বিশ্লেষকদের মতে (যারা নেতৃস্থানীয় EDMS ডেভেলপারদের কাছ থেকে সমাধান অধ্যয়ন করেছেন), যদিও বিক্রেতারা ECM ধারণার গুরুত্ব স্বীকার করে, তারা এখনও তাদের সিস্টেমে এটি সম্পূর্ণরূপে প্রয়োগ করা থেকে অনেক দূরে।

EDMS শ্রেণীবিভাগ

IDC বিশ্লেষকদের মতে, বর্তমানে নিম্নলিখিত প্রধান ধরনের EDMS রয়েছে (একই সময়ে, কিছু EDMS একই সাথে বিভিন্ন ধরনের হতে পারে, যেহেতু তাদের জন্য সংশ্লিষ্ট ফাংশন রয়েছে):

EDMS ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে (ব্যবসা-প্রক্রিয়া EDM)।তারা ECM ধারণার কেন্দ্রবিন্দুতে রয়েছে। এই ধরণের সিস্টেমগুলি (EDMS) নির্দিষ্ট উল্লম্ব এবং অনুভূমিক অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য ডিজাইন করা হয়েছে (কখনও কখনও তাদের শিল্প অ্যাপ্লিকেশনও থাকে)। ইডিএমএস সিস্টেমগুলি ইমেজিং, রেকর্ড এবং ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট, কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং আরও অনেক কিছু সহ একটি সম্পূর্ণ নথির জীবনচক্র প্রদান করে৷ EDMS সিস্টেমগুলি 2-ডি নথিগুলিকে স্থানীয় বিন্যাসে (ছবি, CAD ফাইল, স্প্রেডশীট ইত্যাদি) স্টোরেজ এবং পুনরুদ্ধার প্রদান করে। ফোল্ডারে তাদের দলবদ্ধ করা। কিছু শিল্প বিশ্লেষকদের মতামত রয়েছে যে (ব্যবহৃত সূচীকরণ স্কিম এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলির উপর নির্ভর করে) এই নথি-ভিত্তিক পদ্ধতিটি কম বাস্তবায়ন খরচে বেশ কয়েকটি EDMS সিস্টেমে একটি PDM সিস্টেমের কার্যকারিতার 80% পর্যন্ত প্রদান করতে পারে। সবচেয়ে সুপরিচিত EDMS ডেভেলপাররা হল ডকুমেন্টাম (ডকুমেন্টাম সিস্টেম), ফাইলনেট (প্যানাগন এবং ওয়াটারমার্ক সিস্টেম), হামিংবার্ড (পিসি ডক্স সিস্টেম), এবং অন্যান্য। টেমপ্লেট ম্যানেজমেন্ট, ডাইনামিক প্রেজেন্টেশন ম্যানেজমেন্টের মতো ফাংশনগুলির ইডিএমএসে বাস্তবায়নের উপর এর কার্যক্রম এবং ওয়েব কন্টেন্ট প্রকাশনা. এটি লক্ষ করা উচিত যে প্রায় সমস্ত EDMS সিস্টেম ইলেকট্রনিক সামগ্রী (উদাহরণস্বরূপ, ছবি এবং অফিসের নথি) পরিচালনার জন্য সংগ্রহস্থল এবং লাইব্রেরি পরিষেবাগুলির বাস্তবায়নের একটি ভাল স্তর প্রদান করে, তাদের প্রত্যেকটি তার এলাকায় সবচেয়ে শক্তিশালী। উদাহরণস্বরূপ, ওপেন টেক্সট এবং iManage কোম্পানিগুলির সিস্টেমে, অফিস নথি ব্যবস্থাপনা সবচেয়ে ভালভাবে বিকশিত হয়। পরিবর্তে, টাওয়ার টেকনোলজি, ফাইলনেট, আইবিএম, এবং আইডেন্টিটেকের সিস্টেমগুলি বড়-আয়তনের পণ্যের চিত্রগুলি পরিচালনার ক্ষেত্রে বিশেষভাবে শক্তিশালী।

কর্পোরেট EDMS (এন্টারপ্রাইজ-কেন্দ্রিক EDM)।এই ধরনের সিস্টেমগুলি দস্তাবেজ তৈরি, তাদের সাথে সহযোগিতা এবং সেগুলি প্রকাশ করার জন্য একটি কর্পোরেট অবকাঠামো (সমস্ত কর্পোরেট ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ) প্রদান করে। কর্পোরেট EDMS-এর মৌলিক ফাংশনগুলি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে ফোকাস করা EDMS-এর ফাংশনের অনুরূপ। একটি নিয়ম হিসাবে, কর্পোরেট EDMS শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট শিল্পে ব্যবহার বা একটি সংকীর্ণ সমস্যা সমাধানের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে না। তারা কোম্পানি ব্যাপী প্রযুক্তি হিসাবে প্রয়োগ করা হচ্ছে. Lotus (Domino.Doc সিস্টেম), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink system), Keyfile, Oracle (প্রসঙ্গ সিস্টেম), iManage, ইত্যাদি কর্পোরেট EDMS-এর উন্নয়ন ও প্রচারে নিযুক্ত রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, Open Text লাইভলিংক সিস্টেম বহিরাগত এবং অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারীদের জন্য প্রকল্প নথিতে সম্মিলিত কাজ প্রদান করে, অনলাইন আলোচনা, বিতরণ পরিকল্পনা এবং নথির রাউটিং ইত্যাদি।

কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম।এই ধরণের সিস্টেমগুলি সামগ্রী তৈরি, অ্যাক্সেস এবং বিষয়বস্তু পরিচালনা, সামগ্রী সরবরাহ (তাদের পরবর্তী পুনঃব্যবহার এবং সংকলনের জন্য নথি এবং বস্তুর বিভাগগুলির স্তর পর্যন্ত) প্রদান করে। তথ্যের প্রাপ্যতা নথি আকারে নয়, তবে ছোট বস্তুর আকারে অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে তথ্য বিনিময় প্রক্রিয়াটিকে সহজতর করে। ওয়েব কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য বিভিন্ন বিষয়বস্তু অবজেক্ট পরিচালনা করার ক্ষমতা প্রয়োজন যা একটি ওয়েব উপস্থাপনায় অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে (যেমন, HTML পেজ এবং ওয়েব গ্রাফিক্স)। উপরন্তু, ওয়েব বিষয়বস্তু পরিচালনার জন্য উপস্থাপনা টেমপ্লেট তৈরি করার ক্ষমতা প্রয়োজন যা গতিশীল বিষয়বস্তু উপস্থাপন করে এবং এটি ব্যক্তিগতকৃত করে (ব্যবহারকারীর পছন্দ, প্রোফাইল, ইত্যাদির উপর ভিত্তি করে)। Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette এবং অন্যান্যদের থেকে কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি বিশ্ব বাজারে পরিচিত৷ FileNet, Tower এবং Identitech এছাড়াও ওয়েব বিষয়বস্তু পরিচালনার একটি নির্দিষ্ট স্তর অফার করে৷ পরিবর্তে, আইবিএম ইন্টারউভেন এবং ওপেন মার্কেট (তাদের সাথে অংশীদারিত্বের মাধ্যমে) সমাধানের উপর ভিত্তি করে ওয়েব সামগ্রী ব্যবস্থাপনা ফাংশনগুলি প্রয়োগ করে এবং টাওয়ার তার ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার স্টেলেন্টের ওয়েব সামগ্রী ব্যবস্থাপনা সমাধানগুলির সাথে একীভূত করেছে।

তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেম ”পোর্টাল।এই ধরনের সিস্টেম তথ্য একত্রিতকরণ, তথ্য ব্যবস্থাপনা এবং ইন্টারনেট/ইন্ট্রানেট/এক্সট্রানেটের মাধ্যমে প্রদান করে। তাদের সাহায্যে, একটি বিতরণ করা কর্পোরেট পরিবেশে অভিজ্ঞতা সঞ্চয় (এবং প্রয়োগ) করার ক্ষমতা ব্যবসার নিয়ম, প্রসঙ্গ এবং মেটাডেটা ব্যবহারের উপর ভিত্তি করে উপলব্ধি করা হয়। পোর্টালগুলি একটি স্ট্যান্ডার্ড ওয়েব ব্রাউজারের মাধ্যমে বেশ কয়েকটি ই-কমার্স অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে অ্যাক্সেস সরবরাহ করে (সাধারণত একটি ইআরপি সিস্টেম ইন্টারফেসের মাধ্যমে)। পোর্টালগুলির উদাহরণগুলি হল এক্সক্যালিবার, ওরাকল প্রসঙ্গ, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) সিস্টেম।

ইমেজ/ইমেজ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ইমেজিং সিস্টেম)।তাদের সাহায্যে, কাগজের মিডিয়া থেকে স্ক্যান করা তথ্য ইলেকট্রনিক আকারে (সাধারণত TIFF ফর্ম্যাটে) রূপান্তরিত হয়। এই প্রযুক্তিটি সমস্ত উত্তরাধিকারী কাগজের নথি এবং মাইক্রোফিল্ম থেকে তথ্যের ডিজিটাইজেশনকে অন্তর্নিহিত করে। একটি স্ট্যান্ডার্ড ইমেজিং সিস্টেমের মৌলিক ফাংশনগুলির মধ্যে রয়েছে স্ক্যানিং, স্টোরেজ, ইমেজ অনুসন্ধান ক্ষমতার একটি পরিসীমা এবং আরও অনেক কিছু।

ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম।এই ধরণের সিস্টেমগুলি কর্পোরেট কাঠামোগত এবং অসংগঠিত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে যে কোনও ধরণের (ফাইল রাউটিং পাথ নির্ধারণ) কর্মপ্রবাহের রাউটিং প্রদানের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এগুলি কর্পোরেট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির দক্ষতা এবং নিয়ন্ত্রণযোগ্যতা উন্নত করতে ব্যবহৃত হয়। ওয়ার্কফ্লো সিস্টেমগুলি সাধারণত একটি সমাধানের অংশ হিসাবে কেনা হয় (যেমন EDMS বা PDM সিস্টেম)। এখানে আমরা লোটাস (ডোমিনো/নোটস এবং ডোমিনো ওয়ার্কফ্লো সিস্টেম), জেটফর্ম, ফাইলনেট, অ্যাকশন টেকনোলজিস, স্টাফওয়্যার ইত্যাদির মতো ডেভেলপারদের উল্লেখ করতে পারি। FileNet, IBM (MQ-এর সাথে একীকরণের মাধ্যমে) তাদের সমাধানে একটি ভাল স্তরের ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টও প্রদান করে। সফ্টওয়্যার। সিরিজ ওয়ার্কফ্লো), আইডেন্টিটেক, টাওয়ার (প্লেক্সাস এবং স্টাফওয়্যার সফ্টওয়্যারের সাথে একীকরণের মাধ্যমে), গাউস (স্টাফওয়্যার সফ্টওয়্যারের সাথে একীকরণের মাধ্যমে) ইত্যাদি।

IDC দ্বারা প্রস্তাবিত EDMS-এর শ্রেণীবিভাগ সম্পূরক হতে পারে পাশাপাশি কর্পোরেট ইলেকট্রনিক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম. এন্টারপ্রাইজ রেকর্ডস ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার মার্কেট সেগমেন্টটি প্রায় 5 বছর পুরানো৷ কর্পোরেট রেকর্ড সময়মতো স্থির এবং অপরিবর্তনীয়। এগুলি ব্যবসায়িক লেনদেন, বিভিন্ন অধিকার এবং বাধ্যবাধকতা ইত্যাদির প্রমাণ৷ কর্পোরেট ব্যবহারকারীদের অবশ্যই নিজেদের জন্য নির্ধারণ করতে হবে কোন বিষয়বস্তুকে একটি কর্পোরেট রেকর্ড করা উচিত (এই ধরনের সিদ্ধান্তের জন্য তাদের ব্যবসার ভবিষ্যতের চাহিদাগুলির মূল্যায়ন প্রয়োজন)৷ এন্টারপ্রাইজ সলিউশনের জন্য বিষয়বস্তু ধারণ করার প্রয়োজন হয় তার মধ্যে রয়েছে প্রধান ব্যবসায়িক সিস্টেম, যার মধ্যে রয়েছে ERP এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম, মেল সিস্টেম (যেমন MS Exchange), রিপোর্টিং এবং আউটপুট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, ই-কমার্স সিস্টেম, সহযোগিতা সফ্টওয়্যার (প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সিস্টেম, অনলাইন কনফারেন্সিং, ইত্যাদি। ) রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের উদাহরণ সফ্টওয়্যার অন্তর্ভুক্ত ক্যাপচারটাওয়ার সফটওয়্যার দ্বারা iRIMS OpenText থেকে এবং সর্বপ্রথম TrueArc থেকে।

EDMS-এ অনেক গুরুত্বপূর্ণ রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট ফাংশন আগে বিদ্যমান ছিল না (উদাহরণস্বরূপ, শ্রেণীবিভাগ ফাংশন)। তাদের জীবনচক্রের শেষে (যদি প্রয়োজন হয়) রেকর্ড এবং সূচকগুলিকে শারীরিকভাবে মুছে ফেলার পদ্ধতিগুলিও বাস্তবায়িত হয়নি। গার্টনার গ্রুপের মতে, কর্পোরেট ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়েব সাইটগুলিকে রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বৈশিষ্ট্য সহ প্রসারিত করতে হবে। ওয়েব সাইট রেকর্ড সমর্থন করার জন্য ওয়েব বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের অনেক ডেভেলপার ইতিমধ্যেই রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাহায্যে তাদের কার্যকারিতা প্রসারিত করছে। এই দিকে কাজ 2002 সালে বিশেষভাবে লক্ষণীয় হয়ে ওঠে। উদাহরণ স্বরূপ, স্টেলেন্ট তার বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যারকে TrueArc থেকে ফরমোস্ট রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাথে একীভূত করেছে (এটি উল্লেখ্য যে একটি EDMS-এর সাথে রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার একীভূত করা খুবই কঠিন, কারণ এটি সমাধান করা প্রয়োজন। ফাংশন এবং রিপোজিটরির নকলের সমস্যা)। এই একীকরণের মাধ্যমে, একটি ওয়েব সাইটের "স্ন্যাপশট" নেওয়া এবং সেগুলিকে রেকর্ডের মতো পরিচালনা করা সম্ভব হয়েছে৷ আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্যগুলিও প্রয়োগ করা হয়, যেমন একটি অনলাইন লেনদেনের সময় রেকর্ডিং স্ক্রিনগুলি (উদাহরণস্বরূপ, টাওয়ার প্রযুক্তির ওয়েবক্যাপচার সফ্টওয়্যারে)। ওপেন টেক্সট পিএস সফ্টওয়্যার (রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বিকাশকারী) অধিগ্রহণ করেছে এবং এর লাইভলিঙ্ক সফ্টওয়্যারে একটি মডিউল হিসাবে এর আইআরআইএমএস সফ্টওয়্যার তৈরি করেছে। ডকুমেন্টাম, আইবিএম, এবং ইন্টারওভেন (অন্যান্য বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা বিক্রেতাদের মধ্যে, অন্যান্য বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার বিক্রেতাদের মধ্যে) তাদের বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যারকে রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের কার্যকারিতার সাথে পরিপূরক করছে।

অনেক এন্টারপ্রাইজ ব্যবহারকারী ভিন্ন ভিন্ন পরিবেশে চলমান বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন থেকে ডেটা সংগ্রহ করতে চায় এবং ইলেকট্রনিকভাবে প্রতিবেদন তৈরি করতে চায়। এই সম্ভাবনাটি বিশেষ করে ERP সিস্টেম ব্যবহারকারী সংস্থাগুলির জন্য প্রয়োজনীয় (যা সবসময় প্রচুর তথ্য সংগ্রহ করে এবং সঞ্চয় করে, কিন্তু নমনীয় উপায়ে সমস্ত প্রয়োজনীয় প্রতিবেদন তৈরি করার ক্ষমতা সবসময় থাকে না)।

এজন্যই তথাকথিত আউটপুট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (OMS), যার প্রধান উদ্দেশ্য হল আউটপুট নথি তৈরি করা। কিছু ওএমএস-সিস্টেমগুলিতে, আউটপুট রিপোর্ট এবং নথিগুলির সংরক্ষণাগার এবং দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজের সম্ভাবনা অতিরিক্তভাবে প্রয়োগ করা হয়। এই বিষয়ে, অনেক ওএমএস সিস্টেমকে গার্টনার গ্রুপ দ্বারা শ্রেণীবদ্ধ করা হয়েছে সমন্বিত নথি সংরক্ষণাগার এবং পুনরুদ্ধার সিস্টেম (IDARS "ইন্টিগ্রেটেড নথি সংরক্ষণাগার এবং পুনরুদ্ধার সিস্টেম)". যাইহোক, ওএমএস সিস্টেমগুলির জনপ্রিয়তার প্রধান কারণ হল এখনও বাজারের বিশেষ স্থান যা তারা দখল করে - ইআরপি সিস্টেম ব্যবহার করে নির্মিত উদ্যোগ এবং সংস্থাগুলির তথ্য সিস্টেমে নথি এবং প্রতিবেদন তৈরি করা। গার্টনার গ্রুপের বিশ্লেষকদের মতে, আধুনিক ইআরপি সিস্টেমের দুর্বলতাগুলির মধ্যে একটি হল আউটপুট নথি তৈরির দুর্বল ব্যবস্থাপনা (ইআরপি সিস্টেমের বিকাশকারীরা তাদের সফ্টওয়্যারগুলির মূল মডিউলগুলির কার্যকারিতা উন্নত করার জন্য "ছোট" সমস্যাগুলির চেয়ে বেশি মনোযোগী। আউটপুট রিপোর্টের প্রজন্ম নিশ্চিত করা যা তাদের মতে নেই, ভাল বাজার সম্ভাবনা)। ইআরপি-সিস্টেমগুলির এই অভাবটি ওএমএস-সিস্টেমগুলির বাজারের উত্থান এবং দ্রুত বিকাশের প্রধান কারণ হিসাবে কাজ করেছে। অনেকগুলি OMS সিস্টেম শুধুমাত্র আউটপুট নথি বিতরণ এবং বিতরণের জন্য দায়ী (এইচটিএমএল, এক্সএমএল এবং পিডিএফ ফর্ম্যাটে ইলেকট্রনিক আকারে)। খুব প্রায়ই, OMS সিস্টেম ডকুমেন্ট এবং ইমেজ স্ক্যানিং সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলির সাথে একত্রিত হয়। কিছু OMS সিস্টেমের একটি দরকারী বৈশিষ্ট্য হল লিগ্যাসি এন্টারপ্রাইজ সিস্টেমের সাথে মিথস্ক্রিয়া।

এটাও লক্ষ করা যেতে পারে ইলেকট্রনিক নথি পরিচালনার জন্য বিশেষ মডিউল ERP সিস্টেমে এম্বেড করা (SAP R/3, Baan, ইত্যাদি)। যাইহোক, এই মডিউলগুলির ক্ষমতাগুলি বেশ সীমিত, যেহেতু একটি সর্বজনীন এবং সম্পূর্ণ কার্যকরী ERP সিস্টেম তৈরি করা প্রায় অসম্ভব।

EDMS ব্যবহারের সুবিধা

ফরেস্টার রিসার্চ অনুসারে, ফরচুন 500 কোম্পানিগুলির 38% বিশ্বাস করে যে একটি আধুনিক EDMS কেনা তাদের ব্যবসার সাফল্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। শিল্প বিশ্লেষকদের মতামত অনুসারে (এরকম প্রচুর মতামত রয়েছে যা একে অপরের থেকে নির্দিষ্ট পয়েন্টে আলাদা), EDMS প্রয়োগ করার সময় কর্পোরেট ব্যবহারকারীদের জন্য সুবিধাগুলি বেশ বৈচিত্র্যময়। উদাহরণস্বরূপ, সিমেন্স বিজনেস সার্ভিসের মতে, EDMS ব্যবহার করার সময়:

• কর্মীদের উত্পাদনশীলতা 20-25% বৃদ্ধি পায়;
• কাগজ সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের খরচের তুলনায় ইলেকট্রনিক নথির সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের খরচ 80% কম।

এটিও সাধারণত গৃহীত হয় যে একটি EDMS বাস্তবায়নের সময় কৌশলগত এবং কৌশলগত সুবিধা অর্জিত হয়। কৌশলগত সুবিধাএর সাথে যুক্ত EDMS বাস্তবায়নে ব্যয় হ্রাস দ্বারা নির্ধারিত হয়: নথি সংরক্ষণের জন্য প্রকৃত স্থান খালি করা; কাগজের আকারে নথিগুলি অনুলিপি এবং বিতরণের ব্যয় হ্রাস করা; কর্মী এবং সরঞ্জাম খরচ, ইত্যাদি হ্রাস কৌশলগতএন্টারপ্রাইজ বা সংস্থার দক্ষতা বৃদ্ধির সাথে সম্পর্কিত সুবিধাগুলি অন্তর্ভুক্ত করে। এই সুবিধাগুলির মধ্যে রয়েছে:

• সম্মিলিত কাজের সম্ভাবনার উদ্ভব ঘ

প্রশ্নপিসিসপ্তাহে কোম্পানির নির্বাহী পরিচালক ইস্তোমিন কনস্ট্যান্টিন উত্তর দিয়েছেননির্দেশিকা। প্রশ্নগুলি পিসি সপ্তাহ/আরই 20 তম বার্ষিকী পর্যালোচনার অংশ হিসাবে জিজ্ঞাসা করা হয়েছিল।

রাশিয়ায় যখন EDMS/ECM-সিস্টেম সেগমেন্ট তৈরি হতে শুরু করে, তখন এর বিকাশের মূল পয়েন্ট এবং পর্যায়গুলি কী কী?

বিভাগটির গঠনের শুরুকে 1995 বলা যেতে পারে, যখন অফিসের কাজের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা প্রথম সঞ্চালন সিস্টেমগুলি লক্ষণীয় হয়ে ওঠে। ইউফ্রেটিস এবং ডেলো এই ধরনের সিস্টেমের উদাহরণ। উল্লম্ব কর্মপ্রবাহের রাশিয়ান ঐতিহ্য, যেখানে নথি, নির্বাহকের কাছে পৌঁছানোর আগে, ম্যানুয়ালটির মধ্য দিয়ে যেতে হবে, প্রথম অটোমেশন সিস্টেমের বৈশিষ্ট্যগুলি নির্ধারণ করে। স্বয়ংক্রিয়করণের প্রধান কাজগুলি ছিল নথিগুলি সম্পাদনের নিবন্ধকরণ এবং নিয়ন্ত্রণ, প্রতিবেদন তৈরি করা। এই ধরনের সিস্টেমে কাজ নিবন্ধন কার্ডের উপর ভিত্তি করে ছিল. এই পর্যায়ে এন্টারপ্রাইজ কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে কথা বলা খুব তাড়াতাড়ি, কিন্তু এইভাবে সেগমেন্ট ডেভেলপমেন্টের শুরুটি চিহ্নিত করা হয়েছিল।

পরবর্তী পর্যায়ে, যা প্রায় 1997 থেকে 2000 পর্যন্ত স্থায়ী হয়েছিল, রাশিয়ান বাজারে নথিগুলির বৈদ্যুতিন সংরক্ষণাগার উপস্থিত হয়েছিল। প্রতিনিধিদের মধ্যে একটি হল DOCS ওপেন সিস্টেম। সেই সময়ে, রেকর্ড রাখা এবং নথি ব্যবস্থাপনার নির্দিষ্ট ঐতিহ্যের কারণে আবার রাশিয়ায় এই দিকটি বিশেষ বিকাশ লাভ করেনি।

একই সময়ে, প্রথম ওয়ার্কফ্লো সিস্টেমগুলি উপস্থিত হয়েছিল, সেগুলি সম্পূর্ণরূপে স্বয়ংক্রিয় মিথস্ক্রিয়া করার লক্ষ্য ছিল এবং নথি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলি থেকে বিচ্ছিন্নভাবে কাজ করেছিল। একটি উদাহরণ হল রাশিয়ান OPTIMA ওয়ার্কফ্লো সিস্টেম এবং ওয়েস্টার্ন স্টাফওয়্যার।

ইন্টিগ্রেটেড সিস্টেম 2002-2003 সালে উপস্থিত হয়েছিল। তারা ওয়ার্কফ্লো মেকানিজম এবং নথির ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার সংগঠিত করার সম্ভাবনাকে একত্রিত করেছে। ঠিক এই পর্যায়ে, আমরা পূর্ণাঙ্গ ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের উত্থান সম্পর্কে কথা বলতে পারি, যা নথির বিষয়বস্তু সহ অন্যান্য জিনিসগুলির সাথে কাজ করা সম্ভব করে তোলে। এই সময়ে একটি প্রযুক্তিগত মাইলফলক হল মাইক্রোসফ্ট এসকিউএল সার্ভার এবং/অথবা ওরাকল ডিবিএমএসের ক্ষমতার উপর ভিত্তি করে তাদের নিজস্ব বিকাশ প্ল্যাটফর্ম তৈরি করা। সেই সময়ের একটি ভাল উদাহরণ ছিল প্রদর্শনী-সম্মেলন ডকফ্লো 2004। সেই সময়ে, অনুষ্ঠানটি একটি প্রদর্শনীর মতো ছিল: অংশগ্রহণকারীরা জুকবক্স, শক্তিশালী শিল্প স্ক্যানার দেখতে জড়ো হয়েছিল যা বিদেশে প্রচলিত... কয়েক বছর পর, সম্মেলন অর্জিত হয় একটি আরো ব্যবসার মত চরিত্র, এর অংশগ্রহণকারীদের সমাধান ব্যবহার করার একটি বাস্তব আগ্রহ আছে শুরু. Docsvision এবং DIRECTUM জটিল রাশিয়ান সিস্টেমের বিশিষ্ট প্রতিনিধি হয়ে উঠেছে, এবং পশ্চিমী ডকুমেন্টাম সিস্টেম রাশিয়ায় সক্রিয় প্রচার শুরু করেছে। এছাড়াও, লোটাস নোটের উপর ভিত্তি করে গার্হস্থ্য সিস্টেমগুলি সক্রিয়ভাবে একটি পৃথক শাখা হিসাবে বিকশিত হয়েছিল।

2006 কে আধুনিক ইসিএম-সিস্টেম গঠনের বছর বলা যেতে পারে, ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং ইন্টারঅ্যাকশনের কার্যকারিতা একত্রিত করে। একই সময়ে, গবেষণা সংস্থা গার্টনার ECM সিস্টেমগুলি অবশ্যই পূরণ করতে হবে এমন মানদণ্ড তৈরি করেছে। রাশিয়ান জটিল সিস্টেমের নতুন সংস্করণগুলি ECM এর নতুন ধারণাকেও প্রতিফলিত করে। এছাড়াও এই সময়ের মধ্যে, বিভিন্ন ব্যবসায়িক সমাধান সক্রিয়ভাবে বিকশিত হতে শুরু করে, একটি একক ECM প্ল্যাটফর্মের উপর ভিত্তি করে কোম্পানিগুলির জন্য বিভিন্ন কাজ কভার করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছিল।

2011 থেকে বর্তমান পর্যন্ত, ECM-তে, সমগ্র IT ক্ষেত্রের মতো, ব্যবহারকারীর অভিযোজনের দিকে প্রবণতা স্পষ্টভাবে দাঁড়িয়েছে: সিস্টেমগুলি আরও সুবিধাজনক হয়ে উঠেছে, স্বজ্ঞাত ইন্টারফেস তৈরির উপর জোর দেওয়া হয়েছে। মোবাইল সমাধানগুলি সর্বত্র বিকাশ করা হচ্ছে, যা সাম্প্রতিক বছরগুলিতে আর একটি প্রবণতা নয়, আধুনিক ইসিএম সিস্টেমগুলির অস্তিত্বের জন্য একটি প্রয়োজনীয় শর্ত হয়ে উঠেছে। ক্লাউড পণ্যগুলির বিকাশের প্রবণতা বিকাশ করছে, বাজারটি নথি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে SaaS সমাধানগুলির জন্য গ্রাহকদের প্রস্তুতির সংকেত দিচ্ছে। যদিও এখানে রাশিয়া 2-3 বছরের সংবেদন দ্বারা পশ্চিমা বাজার থেকে পিছিয়ে রয়েছে।

কিভাবে আইটি বাজারের এই অংশটি 1998 এবং 2008 সালের সংকট থেকে বেঁচে ছিল?

1998 সালে, রাশিয়ান ইডিএমএস/ইসিএম বাজারটি এখনও বিদ্যমান ছিল না (এটি খুব ছোট ছিল)। সঙ্কটের প্রধান বৈশিষ্ট্যটিকে পশ্চিমা সিস্টেম থেকে ব্যবহারকারীদের প্রত্যাখ্যান বলা যেতে পারে - ডিফল্টটি তার সমস্ত পরিণতি সহ প্রভাবিত করেছে।

2008 সালে EDMS/ECM সেগমেন্টের একটি সক্রিয় বৃদ্ধি ছিল, যা গ্রাহকদের একটি বড় আগ্রহ। অতএব, আইটি শিল্পে সাধারণ অর্থনৈতিক মন্দার সাথে, এই অংশটি সবচেয়ে কম ক্ষতিগ্রস্থ হয়েছিল। বিক্রয় হ্রাস পেয়েছে, তবে কোনও গুরুতর ধাক্কা ছিল না, পুনরুদ্ধারে প্রায় এক বছর সময় লেগেছিল।

1998 এবং 2008 সালের সংকটের সময় পরিলক্ষিত পরিস্থিতি থেকে কীভাবে ভিন্ন? অদূর ভবিষ্যতে এই বাজার বিভাগের জন্য সম্ভাবনা কি?

বর্তমান পরিস্থিতি "স্বাভাবিক" সংকট প্রকাশের ক্ষেত্রে 2008 সালের সংকটের মতো। ব্যবসায়িক কার্যকলাপে একটি সাধারণ পতন হয়েছে, বিক্রয়ের গতিশীলতা হ্রাস পেয়েছে।

সাধারণভাবে, বর্তমান পরিস্থিতি 2008 থেকে উল্লেখযোগ্যভাবে ভিন্ন।

প্রথমত, বর্তমান সংকটকে দীর্ঘস্থায়ী হিসেবে দেখা হচ্ছে। রাশিয়ার জন্য মৌলিক কারণ - তেলের দাম এবং নিষেধাজ্ঞা - দ্রুত পরিবর্তন হওয়ার সম্ভাবনা নেই, এটি পুনরুদ্ধার করতে 2-3 বছর সময় লাগবে।

দ্বিতীয়ত, আজ ECM বাজার তার পরিপক্কতায় পৌঁছেছে: গ্রাহকরা জানেন যে তাদের সিস্টেম থেকে কী প্রয়োজন, এবং সমাধানের জন্য বেশ স্পষ্ট প্রয়োজনীয়তা সামনে রাখা হয়েছে। সাধারণভাবে, অটোমেশন ইস্যুতে দৃষ্টিভঙ্গি পরিবর্তিত হয়েছে: দক্ষতা একটি বাস্তব সূচক হয়ে উঠেছে। এবং যদি গ্রাহক "সংখ্যায়" একটি ECM সিস্টেম বাস্তবায়নের সুবিধাগুলি দেখেন, তাহলে তিনি সম্পূর্ণ সচেতন, ভারসাম্যপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেন।

আগের মতোই, বড় কোম্পানিগুলির অটোমেশনের প্রকৃত প্রয়োজন রয়েছে, যার জন্য স্কেল অর্থনীতিগুলি তাদের ECM সমাধানগুলি বাস্তবায়নের সুবিধাগুলিকে আরও ভালভাবে উপলব্ধি করতে দেয়৷ বাজারের প্রধান উদ্দীপক হ'ল তেল এবং গ্যাস শিল্প, প্রতিরক্ষা শিল্প এবং রাষ্ট্রীয় কর্পোরেশনগুলির পাশাপাশি রপ্তানিমুখী উদ্যোগের প্রতিনিধি।

আইটি সেক্টরের সাথে সম্পর্কিত রাষ্ট্রের সক্রিয় অবস্থান দ্বারাও সমর্থন প্রদান করা হয়: ইলেকট্রনিক নথির ব্যবহারে বাধাগুলি উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করা হয়েছে, ডলারের বৃদ্ধি এবং পশ্চিমা নিষেধাজ্ঞার পটভূমিতে আমদানি প্রতিস্থাপনের প্রবণতা সম্ভাবনাকে বাড়িয়ে তোলে। গার্হস্থ্য বিকাশকারীদের।

ভবিষ্যতে, EDMS/ECM বাজারের আরও বৃদ্ধি সামগ্রিকভাবে IT বাজারের তুলনায় অনেক বড় হবে বলে আশা করা হচ্ছে, যখন সংকটের সময় বৃদ্ধির হার অর্থনীতির অবস্থার উপর নির্ভর করবে। প্রধানত, বড় উদ্যোগগুলিতে বৃদ্ধির প্রবণতা অব্যাহত থাকবে, মাঝারি আকারের সংস্থাগুলি হালকা, তৈরি-তৈরি, সস্তা সমাধানগুলিকে অগ্রাধিকার দেবে। এখানেই ক্লাউড প্রযুক্তি খেলায় আসে। গুরুতর বাজেট কাটার কারণে সরকারী কর্তৃপক্ষের মধ্যে একটি বড় পতন প্রত্যাশিত। আন্তঃ-কর্পোরেট ওয়ার্কফ্লো বাজার, যা ECM থেকে কিছুটা আলাদা, কিন্তু এটির সাথে সম্পর্কিত, এখন তার শৈশবকালে এবং দ্রুত বৃদ্ধির আশা করা হচ্ছে, যা নতুন সুযোগ তৈরি করে।

রাশিয়ান বিশেষজ্ঞ সম্প্রদায় গার্হস্থ্য ECM/EDMS বাজারের উন্নয়ন সম্পর্কে কি মনে করে? গত বছরের প্রধান ফলাফল কি এবং আগামী বছরে কি আশা করা যেতে পারে?

IDC শ্রেণীবিভাগ অনুসারে, বেশিরভাগ গার্হস্থ্য EDMS ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে (প্রায়শই ওয়ার্কফ্লো নিয়ন্ত্রণ সহ) সিস্টেমের শ্রেণীভুক্ত। বিভিন্ন উত্স লক্ষ্য করে যে নিম্নলিখিত ফাংশনগুলি বেশিরভাগ গার্হস্থ্য EDMS-এ প্রয়োগ করা হয়:

• নথির প্রক্রিয়াকরণ/সঞ্চয়স্থান;
• কর্মপ্রবাহ ব্যবস্থাপনা (পারফর্মারদের মধ্যে নথি স্থানান্তর);
• নথি সম্পাদন নিয়ন্ত্রণ;
• গুণাবলী এবং পূর্ণ-পাঠ্য অনুসন্ধান দ্বারা নথি অনুসন্ধান;
• সম্পর্কিত নথি নিয়ে কাজ করা;
• অ্যাক্সেস অধিকার নিয়ন্ত্রণ;
• নথিপত্র লিখুন;
• বহিরাগত ইমেল সিস্টেমের সাথে ইন্টিগ্রেশন, ইত্যাদি

গার্হস্থ্য EDMS-এর প্রধান সুবিধা হ'ল নথিগুলির সাথে কাজ করার রাশিয়ান বৈশিষ্ট্য এবং ঐতিহ্যগুলির একটি নির্দিষ্ট বিবেচনা (প্রাথমিকভাবে তাদের ব্যবসায়িক যুক্তিতে দেওয়া)।

এটা উল্লেখ করা উচিত যে লোটাস ডোমিনো/নোটস পরিবেশে কিছু ঘরোয়া EDMS তৈরি করা হয়েছে (বিভিন্ন উদ্দেশ্যমূলক এবং বিষয়গত কারণে, যা রাশিয়ায় বেশ ব্যাপক হয়ে উঠেছে): BOSS-রেফারেন্ট (IT), সিন্ডারেলা পণ্য পরিবার এবং ডিআইএস-সহকারী ( মস্কো ডেভেলপমেন্ট ইনস্টিটিউট), কোম্পানিমিডিয়া এবং অফিসমিডিয়া (ইন্টারট্রাস্ট), এন.সিস্টেম (কম্পিউটার প্রযুক্তি কেন্দ্র), পেপারওয়ার্ক (কেএসকে) ইত্যাদি।

যেহেতু রাশিয়ায় EDMS-এর বিকাশ সাধারণত ECM ধারণা দ্বারা বর্ণিত কার্যকারিতা সম্প্রসারণের দিকে, তাই এই প্রক্রিয়াটিকে ECM শ্রেণিবিন্যাসের দিক থেকে দেখা যৌক্তিক হবে। বেশিরভাগ রাশিয়ান গ্রাহকরা অফিস অটোমেশনের মাধ্যমে ECM প্রযুক্তির বিশ্বের সাথে তাদের পরিচিতি শুরু করেছিলেন, যার কাজের পরিসর রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। তবে এখন বাজারের বৃদ্ধি মূলত ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং বিজনেস প্রসেস ম্যানেজমেন্ট (বিপিএম) এর নির্দেশনার কারণে। গ্রাহকরা একটি জটিল পদ্ধতিতে কাজ সেট করে, ইনকামিং/আউটগোয়িং ডকুমেন্টের চেয়ে বিস্তৃত ধারণার সাথে কাজ করে। প্রক্রিয়াকৃত নথির পরিসর বৃদ্ধির জন্য স্ট্রীম স্ক্যানিং এবং নথি শনাক্তকরণ পদ্ধতি, বার কোডিং-এর মতো প্রযুক্তির ব্যবহার একটি তীক্ষ্ণ প্রসার প্রয়োজন।

এই সব, উদাহরণস্বরূপ, স্পষ্টভাবে দেখা যাচ্ছে যে সংস্থাগুলি আর্থিক সংরক্ষণাগারে ক্রমবর্ধমান আগ্রহ দেখাচ্ছে। চালান, চালান, অর্থপ্রদানের নথিগুলি ক্লাসিক্যাল অফিসের কাজের সুযোগের বাইরে, তবে এই সমস্যার সমাধান শুধুমাত্র অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য নয়, সরবরাহ বিভাগ, আর্থিক, আইনি বিভাগ এবং ব্যবস্থাপনার জন্যও ইতিবাচক ফলাফল অর্জন করবে।

অন্যান্য উদাহরণ রয়েছে: এটি প্রকল্পের কর্মপ্রবাহের স্বয়ংক্রিয়তা, চুক্তি পরিচালনা, অর্থপ্রদানের জন্য চালানগুলির পুনর্মিলন, দাবি ব্যবস্থাপনা, কর্মীদের প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা। এটি এখন ব্যাপকভাবে বোঝা যায় যে একটি এন্টারপ্রাইজ ECM সিস্টেম মেধা সম্পত্তি এবং কর্মক্ষমতা ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। অ-মানক বা সংস্থা-নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার ক্ষেত্রে গ্রাহকদের আগ্রহও বৃদ্ধি পেয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, ব্যাঙ্কগুলির জন্য - এটি ক্লায়েন্ট ফাইলগুলির পরিচালনা। নন-ডকুমেন্ট-ভিত্তিক ক্রিয়াকলাপগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার আগ্রহ, যেমন সমর্থন কল, ব্যবসায়িক অনুরোধ ইত্যাদি, একটি দীর্ঘমেয়াদী প্রবণতা বলা যেতে পারে। , কিন্তু এখন বড় ব্যবসার প্রতিনিধিরা অটোমেশনের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে সচেতন।

একই সময়ে, সমস্ত বিশেষজ্ঞরা মতামত ভাগ করে না যে বৈদ্যুতিন নথি ব্যবস্থাপনায় রূপান্তর, এমনকি সংস্থাগুলির মধ্যেও, অন্তত সাধারণ শর্তে ইতিমধ্যে সম্পন্ন হয়েছে। ABBYY রাশিয়ার কর্পোরেট প্রজেক্টের ডিরেক্টর দিমিত্রি শুশকিন বলেছেন যে কাগজবিহীন ওয়ার্কফ্লোতে রূপান্তরের প্রক্রিয়াটি আত্মবিশ্বাসের সাথে এগিয়ে চলেছে, তবে এখনও আমরা যতটা চাই এবং আশা করা যায় ততটা দ্রুত নয়: “ধীরে ধীরে, সংস্থাগুলি যেখানে সম্ভব হবে সেখানে হবে , ইলেকট্রনিক নথির সাহায্যে তাদের কার্যক্রম স্বয়ংক্রিয় করে। যাইহোক, আগামী পাঁচ বছরে, রাশিয়ায় কাগজের কর্মপ্রবাহের পরিমাণ কমার সম্ভাবনা নেই। ব্যবসা ক্রমাগত বৃদ্ধি পাচ্ছে, কোম্পানির সংখ্যা (ছোট এবং মাঝারি আকারের সহ) বাড়ছে এবং ফলস্বরূপ, তাদের তৈরি কাগজের নথির পরিমাণ বাড়ছে।"

2013 সালে, ECM সিস্টেমগুলি অফিসের কাজের বাইরে যেতে থাকে। নতুন কাজগুলি সেট করা হয়েছে, বিদ্যমান সিস্টেমগুলির কার্যকারিতা নতুন মডিউলগুলির সাথে প্রসারিত হবে। নতুন কাজের সেটিং ইসিএম সিস্টেমের ব্যবহারকারীদের বৃত্তের সম্প্রসারণের দিকে নিয়ে যায়। তাছাড়া, কোম্পানির অংশীদার এবং ক্লায়েন্টদের ব্যবহারকারীর সংখ্যা অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। কোম্পানির মধ্যে আইনগতভাবে উল্লেখযোগ্য ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা গতি লাভ করছে। স্ট্যান্ডার্ড নথির সাথে, যেমন চালান, ওয়েবিল, আইন, কোম্পানিগুলি সক্রিয়ভাবে যথেচ্ছ আইনিভাবে গুরুত্বপূর্ণ ইলেকট্রনিক নথি বিনিময় করবে - চিঠি, চুক্তি, ইত্যাদি।

আপনারা অনেকেই আপনাদের কাজে দীর্ঘদিন ধরে ইডিএমএস ব্যবহার করছেন, কেউ কেউ বাস্তবায়নের প্রক্রিয়াধীন আছে, কিন্তু কেউ আছেন যারা এখনো চোখ বুজে আছেন। তবুও, আধুনিক কোম্পানির ডকুমেন্টেশন এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের জ্ঞান নবীন এবং অভিজ্ঞ উভয় ব্যবহারকারীদের জন্যই উপযোগী হবে। EDMS নির্বাচনের মানদণ্ড

এটি কোনও গোপন বিষয় নয় যে ভালভাবে ডিজাইন করা এবং অপ্টিমাইজ করা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি কোম্পানির সাফল্যের চাবিকাঠি। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ এবং সম্পদ-নিবিড় প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি হল ডকুমেন্টেশন ব্যবস্থাপনা সমর্থনের প্রক্রিয়া। প্রথমত, এগুলি হল সময়ের খরচ (সমন্বয়, অনুমোদন, স্বাক্ষর, সম্পাদন নিয়ন্ত্রণ), শ্রমের খরচ (কর্মীদের উপর নথি ব্যবস্থাপনার জন্য একজন বিশেষজ্ঞের দায়বদ্ধ থাকা প্রয়োজন), ভোগ্য সামগ্রী এবং অফিস সরঞ্জামের খরচ উল্লেখ না করা। EDMS এই প্রক্রিয়াটিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে এবং তাই, এর বিধানের খরচ উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে৷

কঠিন অর্থনৈতিক অবস্থা সত্ত্বেও, তথ্য প্রযুক্তির বাজারে EDMS সবচেয়ে জনপ্রিয় সিস্টেমগুলির মধ্যে থেকে যায়, কারণ তারা অনুমতি দেয়:

• সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য পরিচালনার মাধ্যমে কোম্পানি পরিচালনার দক্ষতা বৃদ্ধি করা;
• নথি সহ কর্মীদের কাজ অপ্টিমাইজ করুন;
• কোম্পানির সমালোচনামূলক তথ্য এবং অস্পষ্ট সম্পদ সংরক্ষণ (তথ্য যা কর্মচারীদের বরখাস্ত বা ছাঁটাইয়ের ফলে হারিয়ে যেতে পারে), অর্থাৎ ব্যবসা বা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করা।

স্বাভাবিকভাবেই, কেরানি পেশাজীবীদের জন্য আধুনিক প্রযুক্তির উপযোগিতা সম্পর্কে তথ্য নতুন নয়। আপনি যদি এই লাইনগুলি পড়ছেন, তাহলে এই বিষয়টি আপনার কাছাকাছি। সম্ভবত আপনার মধ্যে অনেকেই দীর্ঘদিন ধরে আপনার কাজে EDMS ব্যবহার করছেন, কেউ বাস্তবায়নের প্রক্রিয়াধীন রয়েছে, তবে এমন কিছু যারা এখনও নজর রাখছেন।

তবুও, আধুনিক কোম্পানির ডকুমেন্টেশন এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের জ্ঞান নবীন এবং অভিজ্ঞ উভয় ব্যবহারকারীদের জন্যই উপযোগী হবে।

বাজার সক্রিয়ভাবে বিকাশ করছে, অনেকগুলি পণ্য, ব্যবসায়িক সমাধান, বিভিন্ন সমস্যা সমাধানের জন্য ডিজাইন করা অতিরিক্ত বিকল্প রয়েছে। এবং এমনকি যদি আপনার কোম্পানির ইতিমধ্যেই অফিস অটোমেশন এবং কর্মীদের দলগত কাজের জন্য একটি সমাধান থাকে, তাহলে আপনি সম্ভবত এখন এটিকে কীভাবে অপ্টিমাইজ করবেন তা নিয়ে ভাবছেন।

এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে একটি কোম্পানিতে বাস্তবায়িত ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি একটি হিমায়িত বিষয় নয়, কিন্তু একটি জীবন্ত জীব যার জন্য উল্লেখযোগ্য মনোযোগ, নিয়ন্ত্রণ এবং বিকাশ প্রয়োজন। যদি সিস্টেমটি সময়মতো বিকশিত না হয়, তবে খুব শীঘ্রই এটি অপ্রচলিত হয়ে যাবে এবং কর্মচারীরা আর ব্যবহার করবে না।

DOW পরিষেবা - EDMS গ্রাহক

সম্ভবত এখন আপনি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করছেন: "কেন আমরা - কেরানি - EDMS বাজার বুঝতে পারি, যদি "আইটি লোক" থাকে এবং এটি তাদের প্রোগ্রাম বেছে নেওয়ার রুটি হয়?"।

আইটি বিশেষজ্ঞরা আপনার জন্য এই সমস্যাটি সমাধান করবেন বলে বিশ্বাস করা নির্বোধ! বর্তমানে বেশিরভাগ নথি ইলেকট্রনিকভাবে তৈরি, প্রক্রিয়াজাত এবং সংরক্ষণ করা হয়। কর্মচারীরা আইসিকিউ, স্কাইপ, ই-মেইল ব্যবহার করে অনেক নথি সমন্বয় করে। এছাড়াও, নথিগুলি বিভিন্ন বিন্যাসে তৈরি এবং সংরক্ষণ করা হয়। এবং এই তথ্য পরিচালনা করা কেরানিদের কাজ।

আমি অনেক কেস জানি যখন কেরানিরা প্রকৃতপক্ষে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বিকাশকারী হয়ে ওঠে, স্ক্র্যাচ থেকে সিস্টেমের জন্য প্রয়োজনীয়তা নির্ধারণ করে। এটি ছিল তাদের যাত্রার সূচনা এবং সিস্টেমের উন্নয়ন, পরিমার্জন এবং বাস্তবায়নের দীর্ঘ প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে।

প্রথমে তারা ব্যবসায়িক বিশ্লেষক হিসাবে কাজ করেছিল - নথি সঞ্চালনের সমস্ত প্রক্রিয়া বর্ণনা করে। তারপর পরীক্ষার্থীদের ভূমিকায়, ফলাফল গ্রহণ। ঠিক আছে, এবং তারপরে শিক্ষকদের ভূমিকায়, তাদের সংস্থার কর্মচারীদের কীভাবে সিস্টেমের সাথে কাজ করতে হয় তা শেখানো। স্বাভাবিকভাবেই, এই সমস্ত প্রক্রিয়াগুলি খুব দীর্ঘ এবং একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ সময় নেয় - সর্বোত্তমভাবে, কয়েক মাস, সবচেয়ে খারাপ, বছরগুলি। পরে, তারা আমার কাছে স্বীকার করেছে যে তারা যদি বাছাই প্রক্রিয়ায় আগে অংশগ্রহণ করতে পারত, তাহলে তারা নিজেদের অনেক প্রচেষ্টা এবং সময় বাঁচাতে পারত, এবং তাদের কোম্পানির জন্য উপযুক্ত অর্থ! তবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল তারা অনেক আগেই সিস্টেমে যৌথ কাজ সংগঠিত করবে - তাদের নিজস্ব এবং কোম্পানির কর্মচারীরা।

বেশিরভাগ ক্ষেত্রে কাস্টম সমাধানের বিকাশকারীরা ব্যবহারকারীদের প্রয়োজনীয়তা দ্বারা পরিচালিত হয়। শুধুমাত্র তারা বিবেচনা করে না যে ব্যবহারকারীরা প্রায়শই জানেন না যে কোন প্রয়োজনীয়তাগুলি উপস্থাপন করতে হবে এবং তাদের কাজগুলি বাস্তবায়নের উপায়গুলি কী।

বাজারে উপস্থাপিত পণ্যগুলির সাথে পরিচিতি, তাদের কাজের নীতিগুলি বোঝা নির্বাচন করার সময় একটি সুবিধা দেয় এবং শেষ পর্যন্ত, আপনাকে সবচেয়ে কার্যকর সমাধান চয়ন করতে এবং কোম্পানির জন্য আপনার শক্তি, স্নায়ু এবং অর্থ সঞ্চয় করতে দেয়।

কোন সমাধান নির্বাচন করতে?

সুতরাং, আপনি EDMS বাজারের পরিস্থিতি বুঝতে এবং আপনার সমস্যা সমাধানের জন্য একটি উপযুক্ত ব্যবস্থা খুঁজে বের করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। আপনি ইন্টারনেট খুলুন, এবং সেখানে ...

এবং এমন অনেক নাম, বর্ণনা, বিশ্লেষণাত্মক সংস্থাগুলির চার্ট, বিভিন্ন তুলনা রয়েছে যে আপনি কেবল তথ্যের এই সাগরে ডুবে যেতে পারেন। এখানে রাশিয়ান বাজারে পণ্যের সংখ্যার কিছু পরিসংখ্যান রয়েছে।

ফেব্রুয়ারী, 2010 এর জন্য TAdviser এর ওয়েবসাইটে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ক্যাটালগে প্রায় 179টি নাম ছিল, ডকফ্লো ক্যাটালগের তালিকায় 170টি পণ্য রয়েছে, এছাড়াও ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সম্পর্কে বিভিন্ন স্বাধীন পোর্টাল রয়েছে যেখানে সমাধানগুলির তালিকায় 45টি রয়েছে নাম ডিএসএস কনসাল্টিং প্রায় 15-20টি কোম্পানির সমাধান হাইলাইট করে যাদের বেশ কয়েকটি মেয়াদে একাধিক এবং সফল বাস্তবায়ন প্রকল্প রয়েছে।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, রাশিয়ান বাজারে বৈদ্যুতিন ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ক্লাস সম্পর্কিত বিভিন্ন ধরণের সমাধান রয়েছে।

সিস্টেমগুলিকে বিভিন্ন উপায়ে বলা যেতে পারে: "অফিস অটোমেশন সিস্টেম", "ইলেক্ট্রনিক অফিস", "কোম্পানি অপারেশনাল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম", "কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম", "ECM সিস্টেম" ইত্যাদি।

মনে হবে, পার্থক্য কি? সব পরে, সমস্ত সিস্টেম প্রায় একই জিনিস করে - তারা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা প্রদান করে। এবং নথি ব্যবস্থাপনা একটি মোটামুটি আনুষ্ঠানিক এলাকা এবং এর অটোমেশনের জন্য সমস্ত সমাধান একে অপরের সাথে খুব মিল হওয়া উচিত।

যাইহোক, সফ্টওয়্যার পণ্যগুলির বাজারটি খুব বৈচিত্র্যময় - সেখানে ব্যয়বহুল সিস্টেম এবং অর্থনীতি-শ্রেণীর সমাধান রয়েছে, সেখানে অত্যন্ত বিশেষায়িত সিস্টেম এবং কনস্ট্রাক্টর রয়েছে যা আপনাকে ক্লায়েন্টের যে কোনও ধারণা উপলব্ধি করতে দেয়। এই সমস্ত বাজারের বৈচিত্র্য এই সত্য থেকে উদ্ভূত হয় যে একই কার্যকরী প্রয়োজনীয়তাগুলি বিভিন্ন উপায়ে, বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে, বিভিন্ন প্রযুক্তি ব্যবহার করে প্রয়োগ করা হয়।

বর্তমানে, বাজার পরিপক্কতার একটি নির্দিষ্ট পর্যায়ে পৌঁছেছে, EDMS-এর মধ্যে তাদের নেতারা উপস্থিত হয়েছেন, নতুন সমাধানগুলি উপস্থিত হতে থাকে, যা নির্দেশ করে যে সিস্টেম বিকাশের প্রক্রিয়া অব্যাহত রয়েছে। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বাজারের বিপরীতে, যেখানে 1C নিঃসন্দেহে নেতা, EDMS বাজারটি এত মেরুকৃত নয়, ক্রেতার একটি অত্যন্ত বিস্তৃত পছন্দ রয়েছে: বিশ্বের নেতৃস্থানীয় নির্মাতারা থেকে শুরু করে কাস্টম-তৈরি উন্নয়ন যা একটি নির্দিষ্ট গ্রাহকের বৈশিষ্ট্য বিবেচনা করে। এটা বের করা কঠিন, তাই না?

একটি EDMS বেছে নেওয়ার সমস্যা

অফিস সফ্টওয়্যার বাজারে প্রচুর অফার পছন্দের সমস্যা তৈরি করে। কিন্তু প্রস্তাবিত EDMS-এর গুণমান মূল্যায়নের জন্য বস্তুনিষ্ঠ মানদণ্ড এবং সাধারণত গৃহীত পদ্ধতির অভাবের কারণে এবং সংস্থার প্রকৃত চাহিদাগুলির সাথে তাদের সম্মতির কারণে, "ভুল" সিস্টেমটি অর্জনের ঝুঁকি রয়েছে: খুব দুর্বল বা, বিপরীতভাবে , নির্দিষ্ট সমস্যা সমাধানের জন্য অপ্রয়োজনীয়। বাস্তবায়ন পর্যায়ে ঝুঁকি আরও বাড়তে পারে, কারণ এমনকি একটি ভাল সিস্টেম সেট আপ করা যেতে পারে যাতে এটি কার্যকরভাবে কাজ না করে।

ফলস্বরূপ, বেশিরভাগ সংস্থা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সফ্টওয়্যার সমাধানগুলি তাদের নিজস্ব বিপদ এবং ঝুঁকিতে বেছে নেয়, তাদের নিজস্ব মানদণ্ড, অন্তর্দৃষ্টি, বা সিস্টেম বাস্তবায়নকারী বিকাশকারী এবং বিশেষজ্ঞদের প্রতিশ্রুতিতে বিশ্বাস করে।

প্রায়শই, ব্যর্থতার কারণ সফ্টওয়্যার সমাধানের গুণমান নয়, তবে এটির ভুল পছন্দ এবং EDMS-এর জন্য ভালভাবে প্রণয়নকৃত প্রয়োজনীয়তার অভাবের কারণে বাস্তবায়নের সময় করা ভুলগুলি।

2008 এর শেষে - 2009 এর শুরুতে। ডিএসএস কনসাল্টিং কোম্পানিগুলির মধ্যে একটি সমীক্ষা পরিচালনা করেছে - 2008 সালে EDMS প্রয়োগকারী EDMS-এর ব্যবহারকারীরা৷ এই প্রশ্নে: "কোম্পানিগুলি কীভাবে EDMS বেছে নেয়?" সবচেয়ে জনপ্রিয় প্রতিক্রিয়া ছিল:

• সুপারিশ অনুযায়ী নির্বাচিত;
• ইন্টারনেটে তথ্য বিশ্লেষণ;
• প্রথম উপলব্ধ সমাধান বেছে নিন;
• সিদ্ধান্ত "উপর থেকে নিচে"।

অনেক কোম্পানির অভিজ্ঞতা দেখায় যে EDMS-এর একটি অসফল পছন্দের ফলাফলগুলি কেবলমাত্র উপাদান, অস্থায়ী, সাংগঠনিক ক্ষতিই নয়, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, সংস্থার লক্ষ্য অর্জনে ব্যর্থতা এবং উন্নয়নে পিছিয়ে থাকা।

অতএব, তথ্যের একটি বাস্তব প্রয়োজন রয়েছে যা অনুমতি দেবে: সংস্থার ব্যবস্থাপনা এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থনের সিস্টেমের বিশ্লেষণের উপর ভিত্তি করে, উপস্থাপিত EDMS মূল্যায়ন এবং তুলনা করার জন্য উদ্দেশ্যমূলক মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে EDMS-এর জন্য প্রয়োজনীয়তা প্রণয়ন করা। বাজারে, উপযুক্ত পণ্য নির্বাচন এবং এর কার্যকর ব্যবহার নিশ্চিত করতে।

EDMS নির্বাচনের মানদণ্ড

এই শ্রেণীর তথ্য সমাধানের জন্য রাশিয়ান এবং আন্তর্জাতিক বাজারের বর্তমান পরিস্থিতি পর্যালোচনা করার পাশাপাশি নির্দিষ্ট সমাধানগুলি বিশ্লেষণ করার একটি বরং বিস্তৃত বিষয়ের দিকে এগিয়ে যাওয়ার আগে, আসুন আমরা মূল মানদণ্ডের উপর আলোকপাত করি যা ক্লাস নির্বিশেষে মনোযোগ দেওয়া দরকার। সফ্টওয়্যার পণ্য এবং বাজার শেয়ার.

একটি প্রতিষ্ঠানের EDMS-কে অবশ্যই বিস্তৃত কাজের সমাধান করতে হবে এবং একই সাথে কাস্টমাইজেশনে সুবিধাজনক এবং নমনীয় হতে হবে যাতে এটি গ্রাহকের দ্বারা সমর্থিত হতে পারে। অবশ্যই, আপনি একটি ECM প্ল্যাটফর্ম নিতে পারেন এবং একটি সূক্ষ্মভাবে সুর করা সমাধান পেতে পারেন যা কোম্পানির সমস্ত ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে বিবেচনা করে, তবে এই জাতীয় সিস্টেমগুলির বাস্তবায়ন, একটি নিয়ম হিসাবে, কয়েক মাস থেকে এক বছর বা তার বেশি সময় নেয় এবং যথেষ্ট আর্থিক খরচের প্রয়োজন হয়। . যাইহোক, আপনি সর্বদা চান বাস্তবায়নের সময় ন্যূনতম হোক, এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণ দ্রুত এবং পছন্দসইভাবে উৎপাদন কার্যক্রমে বাধা ছাড়াই হোক।

প্রায়শই, EDMS এর পছন্দ নিম্নলিখিত মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়:

• EDMS লাইসেন্স এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় উপাদানের খরচ (হার্ডওয়্যার, DBMS);
• EDMS বাস্তবায়ন এবং সহায়তার খরচ;
• অতিরিক্ত মডিউল এবং অন্যান্য পণ্যগুলির সাথে একীকরণের মাধ্যমে সিস্টেমটি প্রসারিত করার সম্ভাবনা;
• তথ্য নিরাপত্তা;
• ব্যবহৃত প্ল্যাটফর্ম এবং প্রযুক্তি;
• বিকাশকারী এবং সরবরাহকারীর খ্যাতি (সিস্টেমটি বাস্তবায়নকারী সংস্থা);
• কার্যকরী সম্পূর্ণতা।

উপরের মানদণ্ডের অর্থ বিবেচনা করুন।

একটি সিস্টেম বাছাই করার সময় লাইসেন্সের খরচ সবসময়ই একটি প্রধান মাপকাঠি। ইডিএস গ্রাহকরা দীর্ঘদিন ধরেই জানেন যে একটি সস্তা পণ্য সবসময় ভালো হয় না।

সিস্টেমটি অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত যাতে গ্রাহক নিজেই কিছু সিস্টেম সেটিংস পরিচালনা করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, বিকাশকারী বা সিস্টেম ইন্টিগ্রেটরদের পরিষেবাগুলিকে পুনরায় অবলম্বন না করে স্বাধীনভাবে অভিধান, ডিরেক্টরি, স্ট্যান্ডার্ড নথির রুট ইত্যাদি সংযোগ এবং কনফিগার করতে পারেন। সিস্টেম অপারেটিং খরচ কম হবে.

সিস্টেমটি এমন একটি সমাধান হওয়া উচিত যা নতুন মডিউল এবং ক্ষমতা যুক্ত করে এর আরও সম্প্রসারণের জন্য প্রদান করে।

অতিরিক্ত মডিউল দ্বারা বর্ধিত সম্ভাবনার পরিসরে নির্দিষ্ট অ্যাপ্লিকেশনের সাথে একীকরণ এবং সিস্টেমের কার্যকারিতা সম্প্রসারণ উভয়ই অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

একটি সিস্টেম বাছাই করার সময়, তার তথ্য সুরক্ষায় বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয়, কীভাবে গোপনীয় ডেটা সুরক্ষার নীতিগুলি প্রয়োগ করা হয়, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কীভাবে সংগঠিত হয়, সিস্টেমটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর এবং এনক্রিপশন ব্যবহার সমর্থন করে কিনা।

একটি সিস্টেম নির্বাচন করার সময়, একটি নিয়ম হিসাবে, এটি কোন প্ল্যাটফর্মে নির্মিত এবং কোন প্রযুক্তি ব্যবহার করা হয় তা বিবেচনা করে। এবং এখানে অগ্রাধিকারটি অভিনবত্ব নয়, বরং স্থিতিশীলতা এবং নির্ভরযোগ্যতাকে দেওয়া হয়েছে। পছন্দের শেষ ভূমিকাটি ব্যবহৃত ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ডিবিএমএস) এবং ডেভেলপমেন্ট টুলস দ্বারা পরিচালিত হয় না।

যদি সংস্থার ইতিমধ্যেই DBMS-এর জন্য একটি কর্পোরেট মান থাকে, তাহলে EDMS এটি অনুসরণ করলে এটি আরও যৌক্তিক। একেবারে প্রয়োজনীয় না হলে সমর্থিত DBMS-এর তালিকা প্রসারিত করা অবাঞ্ছিত। একই উন্নয়ন সরঞ্জামের জন্য সত্য. তারা যত বেশি বিখ্যাত এবং বিস্তৃত, তত বেশি বিশেষজ্ঞ যারা তাদের মালিক এবং EDMS-এর জন্য অতিরিক্ত উপাদানগুলি বিকাশ করতে সক্ষম হবেন এবং এই জাতীয় বিশেষজ্ঞের অভাবের কারণে প্রকল্প ব্যাহত হওয়ার ঝুঁকি তত কম।

একটি EDMS বিকাশকারী নির্বাচন করার সময়, একটি নিয়ম হিসাবে, EDMS বাজারে কাজের সময়কাল, ব্যবহারকারী এবং প্রতিযোগীদের মধ্যে খ্যাতি, প্রযুক্তিগত সহায়তার গুণমান এবং সিস্টেম আপডেট প্রকাশের ফ্রিকোয়েন্সির মতো বিষয়গুলি মূল্যায়ন করা হয়। সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ একটি নির্ভরযোগ্য কোম্পানির পছন্দ - EDMS সরবরাহকারী, যদি বিকাশকারী কোম্পানি সরাসরি গ্রাহকদের সাথে কাজ না করে।

নির্বাচনের পর্যায়ে, সফল প্রকল্প এবং বাস্তবায়নের অভিজ্ঞতা, কর্মীদের যোগ্যতার স্তর বিশদভাবে মূল্যায়ন করা প্রয়োজন। এটি সরবরাহকারী সংস্থার উপর যে যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে তথ্য ব্যবস্থা চূড়ান্ত করার সম্ভাবনা (গ্রহণযোগ্য মূল্যের শর্তাবলী সহ) এন্টারপ্রাইজের সুনির্দিষ্টতার উপর নির্ভর করে।

সম্ভবত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ মানদণ্ড হল সিস্টেমের কার্যকরী সম্পূর্ণতা। সিস্টেমটি অন্য সব দিক থেকে যতই ভালো হোক না কেন, এর প্রধান কাজ হল ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ফাংশনগুলির কার্যকারিতা নিশ্চিত করা।

এখন অবধি, গ্রাহকরা খুব কমই EDMS-এর কার্যকরী সম্পূর্ণতা মূল্যায়ন করার জন্য একটি পদ্ধতিগত পদ্ধতি ব্যবহার করেছেন, বিপণন সামগ্রীর অধ্যয়নের উপর ভিত্তি করে বা সর্বোত্তমভাবে, একটি পরীক্ষামূলক স্ট্যান্ডে পণ্যটির সাথে একটি অভিশাপ পরিচিতির উপর নির্ভর করে। এটি EDMS এর সফল ব্যবহারিক ব্যবহারের জন্য যথেষ্ট নয়।

গ্রাহকের কৌশলগত লক্ষ্য এবং বর্তমান কাজগুলিকে বিবেচনায় না নিয়ে প্রাথমিকভাবে কার্যকরী পরামিতিগুলির পরিপ্রেক্ষিতে একটি ব্যাপক মূল্যায়ন এবং সিস্টেমের তুলনা না করে সঠিক পছন্দ করা প্রায় অসম্ভব।

বাজারের একটি প্রাথমিক বিশ্লেষণ এই সমস্যাটি সমাধানে সাহায্য করতে পারে: এর প্রধান অংশগ্রহণকারীদের সাথে একটি প্রাথমিক পরিচিতি, বাজারে পণ্য, মূল প্রযুক্তি এবং প্রধান পরামিতি অনুসারে পদ্ধতিগতকরণ।