অফিসের কাজে কি sed হয়. স্বয়ংক্রিয় নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম

আজ, অফিসে 100% নথি তৈরি করা হয় ইলেকট্রনিক বিন্যাসে, কিন্তু এখনও তাদের মধ্যে 80% এরও বেশি প্রিন্ট করা হয়েছে (অনুমোদন, পরিচিতি, স্টার্ট-আপের জন্য)। যেমন একটি পদ্ধতি কার্যকর হতে পারে?

মনে হয় যে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রবর্তন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদের পক্ষ থেকে সবচেয়ে যুক্তিসঙ্গত পদক্ষেপ। কিন্তু অটোমেশনের জন্য ব্যবসার প্রয়োজন তাৎক্ষণিক থেকে অনেক দূরে। এবং শুধুমাত্র বেশ কয়েকটি সংকেত পাওয়ার পরে, ব্যবস্থাপনা এই উপসংহারে আসে যে এন্টারপ্রাইজের বিষয়বস্তু পরিচালনার জন্য একটি বিশেষ তথ্য ব্যবস্থা প্রয়োজন (ECM-সিস্টেম)। তখনই এটি অপ্রচলিত না হওয়া পর্যন্ত তার অস্তিত্বের সমস্ত পর্যায়ে তথ্য পরিচালনা করার প্রয়োজন রয়েছে।

একটি ইলেকট্রনিক নথি কি, EDMS, ECM

অনেক সংজ্ঞা আছে. আমরা আপনাকে সবচেয়ে বোধগম্য এবং capacious দিতে চেষ্টা করবে.

ইলেকট্রনিক নথি- কম্পিউটারে সংরক্ষিত তথ্যের একটি সেট (টেক্সট, ইমেজ, সাউন্ড রেকর্ডিং) (ওয়ার্ড, এক্সেল ফাইল ইত্যাদি)। এটি বৈশিষ্ট্য সহ একটি কার্ড দ্বারা অনুষঙ্গী হয়, ঠিক যেমন একটি লাইব্রেরির বই একটি ফাইল ক্যাবিনেটের সাথে থাকে। গুণাবলী দ্বারা (শিরোনাম, লেখক, সৃষ্টির তারিখ, ইত্যাদি), একটি নথি দ্রুত খুঁজে পাওয়া যেতে পারে।

কর্মধারা(ওয়ার্কফ্লো) - একটি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার মধ্যে কর্মীদের কর্মের একটি ক্রম। এই ধরনের একটি অনুক্রমের একটি উদাহরণ হল একটি নথির প্রাপ্তি, তার নিবন্ধন, নথির বিবেচনা এবং সম্পাদন এবং একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া হল নাগরিকদের আপিলের সাথে কাজ করা।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা(EDI) হল নথিগুলির সাথে কাজ সংগঠিত করার একটি উপায়, যেখানে নথির বেশিরভাগ অংশ ইলেকট্রনিক আকারে ব্যবহৃত হয় এবং কেন্দ্রীয়ভাবে সংরক্ষণ করা হয়।

আপনি একটি ECM সিস্টেম প্রয়োজন

একটি EDMS বা একটি ECM সিস্টেম প্রয়োজন কিনা তা মূল্যায়ন করতে, নিজের জন্য নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দিন:

• আপনি কি দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন পছন্দসই নথিগুরুত্বপূর্ণ অংশীদারের সাথে ফোনে কথা বলছেন?
• আপনি জারি করা নির্দেশাবলীর মধ্যে কোনটি সম্পূর্ণ হয়নি এবং এই মুহুর্তে ওভারডিউ করা হয়েছে তা কি বলা সম্ভব?
• আপনি কি নিশ্চিত যে নথি অনুমোদনের বিদ্যমান গতি আপনার প্রতিষ্ঠানের একটি ইতিবাচক চিত্র তৈরি করে?
• আপনি কি আপনার ডেস্কে থাকা কাগজপত্রের পরিমাণ নিয়ে সন্তুষ্ট?
• আপনি আত্মবিশ্বাসের সাথে বলতে পারেন কোথায় এই মুহূর্তেনথিটি কি অনুমোদনের জন্য পাঠানো হয়েছিল?

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার সুবিধা

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতা. সিস্টেমের জন্য ধন্যবাদ, আপনি প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমের সমস্ত পর্যায়ে ট্র্যাক করতে পারেন। ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনার জন্য একেবারে স্বচ্ছ হয়ে ওঠে, সেগুলি নিয়ন্ত্রণ করা সহজ।

উচ্চ কর্মক্ষমতা শৃঙ্খলা. পরিসংখ্যান অনুসারে, প্রাপ্ত কাজগুলির 20% তাদের জন্য দায়ী কর্মচারীদের দ্বারা সঞ্চালিত হয় না। থেকে সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণকাজের সমস্ত পর্যায়ে, ECM সিস্টেম সরাসরি প্রভাবিত করে কর্মক্ষমতা শৃঙ্খলাকর্মচারী

ম্যানেজার এবং কর্মচারীদের জন্য কম শ্রম খরচ।সিস্টেমটি নথি সহ প্রায় সমস্ত রুটিন ক্রিয়াকলাপে কর্মীদের ব্যয় করা সময়কে হ্রাস করে: তৈরি, অনুসন্ধান, অনুমোদন ইত্যাদি। নথির প্রবাহকে ত্বরান্বিত করে। এবং ফলস্বরূপ, সংস্থার সমস্ত প্রক্রিয়া দ্রুত যায়।

তথ্যের গোপনীয়তা নিশ্চিত করা হয়. একটি ডেটা লঙ্ঘন একটি সংস্থাকে মিলিয়ন ডলার খরচ করতে পারে। প্রথাগত "কাগজ" কর্মপ্রবাহের বিপরীতে, ECM সিস্টেম নির্ধারিত ব্যবহারকারীর অধিকার অনুযায়ী কঠোরভাবে নথিতে অ্যাক্সেস প্রদান করে। নথিতে সমস্ত ক্রিয়া (পড়া, পরিবর্তন, স্বাক্ষর) লগ করা হয়৷

ISO 9000 মান মেনে চলে. মান ব্যবস্থাপনা সেট করা এখন রাশিয়ান কোম্পানিগুলির অগ্রাধিকারমূলক কাজগুলির মধ্যে একটি হয়ে উঠেছে। কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের (QMS) প্রয়োজনীয়তার মধ্যে একটি স্বচ্ছ নথি প্রবাহ, সেইসাথে কর্মীদের মধ্যে তথ্য বিনিময়।

সহজেই উদ্ভাবন করুন এবং নতুনদের প্রশিক্ষণ দিন. ECM সিস্টেমের ভিত্তিতে তৈরি বিজ্ঞপ্তি সিস্টেমের জন্য ধন্যবাদ, আপনি দ্রুত সমস্ত কর্মচারীদের জন্য নতুন কাজের নিয়ম আনতে পারেন। প্রয়োজনীয় তথ্য (নিয়ম, নির্দেশাবলী ইত্যাদি) জন্য দ্রুত অনুসন্ধানের কারণে নতুন কর্মীদের প্রশিক্ষণের সময় হ্রাস করা হয়েছে। রুট এবং নথির টেমপ্লেট পরিবর্তন করা সহজ, যার পরে কর্মচারীরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন উপায়ে কাজ শুরু করে।

কর্পোরেট সংস্কৃতির বিকাশ. একটি ECM সিস্টেমের প্রবর্তন প্রতিষ্ঠিত এবং বজায় রাখে অভ্যন্তরীণ রাজনীতিকোম্পানি টিম বিল্ডিং বাড়ে. একই সাথে, তাকে প্রদত্ত কাজের মানসম্পন্ন কর্মক্ষমতার জন্য প্রতিটি কর্মচারীর দায়িত্ব বৃদ্ধি পায়।

আরও প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা. ECM সিস্টেম অন্যান্য বাজারের খেলোয়াড়দের তুলনায় কোম্পানির প্রতিযোগিতামূলক সুবিধাগুলিকে সরাসরি প্রভাবিত করে। তথ্য প্রবাহের দ্রুত গতিবিধি এবং সমস্ত প্রক্রিয়ার সুনির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণের কারণে গ্রাহক পরিষেবার গতি এবং গুণমান বৃদ্ধি পায়। এমনকি কাজ বড় উদ্যোগকিছু "অপরিবর্তনীয়" কর্মচারীর উপর আরো মোবাইল এবং কম নির্ভরশীল হয়ে ওঠে।

ECM প্রযুক্তি

এন্টারপ্রাইজ সামগ্রী ব্যবস্থাপনা অনুশীলন এবং তত্ত্ব উভয় দিক থেকেই যোগাযোগ করা যেতে পারে।

শেষটা দিয়ে শুরু করা যাক। এআইআইএম (অ্যাসোসিয়েশন ফর ইনফরমেশন অ্যান্ড ইমেজ ম্যানেজমেন্ট) শব্দকোষ থেকে প্রামাণিক সংজ্ঞায় নির্দেশিত জীবনচক্রের উপাদানগুলিতে মনোযোগ দিন:

• ক্যাপচার (ক্যাপচার),
• ব্যবস্থাপনা (ব্যবস্থাপনা),
• স্টোরেজ (স্টোর),
• সুরক্ষা (সংরক্ষণ),
• তথ্য সরবরাহ করা (ডেলিভার)।

এটির সমগ্র জীবনচক্র জুড়ে তথ্য পরিচালনা করা প্রয়োজন: সংস্থার দ্বারা সৃষ্টি বা প্রাপ্তি থেকে, শেষ ব্যবহারকারীর কাছে বিতরণ বা স্টোরেজ সময়ের মেয়াদ শেষ হওয়ার পরে ধ্বংস হওয়া পর্যন্ত।

তথ্য সংস্থার সমস্ত প্রক্রিয়ায় প্রবেশ করে, এটি বিভিন্ন সফ্টওয়্যারে এবং বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের সাহায্যে তৈরি এবং প্রক্রিয়া করা হয়। কিন্তু শুধুমাত্র একটি ECM সিস্টেম তাদের সারা জীবন ডেটা ম্যানেজমেন্টের জন্য একীভূত পদ্ধতির উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে।

ব্যবসায়িক দৃষ্টিকোণ থেকে, জীবনচক্রগুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলি নথিভুক্ত করুন যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে সরাসরি প্রভাব ফেলে যখন এটি কর্মপ্রবাহে (ওয়ার্কফ্লো) অংশগ্রহণ করে। কিন্তু প্রযুক্তিগত দৃষ্টিকোণ থেকে, তারা একটি উচ্চারিত শব্দার্থিক লোড বহন করে না এবং সাধারণ শব্দ "ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট" দ্বারা মনোনীত হয়।

EDMS এবং ECM সিস্টেমের কার্যকারিতা এবং শ্রেণীবিভাগ

অনুসারে গবেষণা কোম্পানিগার্টনার, যে সিস্টেমগুলি 6টির মধ্যে কমপক্ষে 3টি ফাংশন সমর্থন করে সেগুলিকে ECM হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে:

• নথি ব্যবস্থাপনা: চেক-আউট/চেক-ইন, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ, নিরাপত্তা, নথি গ্রুপিং, ইত্যাদি;
• সাধারণ নথিতে সহযোগিতামূলক কাজ এবং প্রকল্প দলের সমর্থন;
• ডকুমেন্ট স্ক্যানিং এবং পেপার ডকুমেন্ট ইমেজ ম্যানেজমেন্ট;
• দীর্ঘমেয়াদী সংরক্ষণাগারের জন্য রেকর্ড ব্যবস্থাপনা, স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধরে রাখার নিয়ম এবং প্রবিধান, নিশ্চিত করে যে রেকর্ডগুলি আইন ও প্রবিধান মেনে চলে;
• ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সমর্থনের জন্য ওয়ার্কফ্লো, বিষয়বস্তু রাউটিং, কাজের কাজ এবং রাজ্যের নিয়োগ, রুট ট্রেসিং এবং সম্পাদন নিয়ন্ত্রণ;
• অটোমেশন প্রকাশের জন্য ওয়েব কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট, ডাইনামিক কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং এই কাজের জন্য ইউজার ইন্টারঅ্যাকশন ম্যানেজমেন্ট।

আপনি "EDMS এবং ECM কার্যকারিতা" বিভাগের শিরোনামে এই বিষয় সম্পর্কে আরও জানতে পারেন:

একটি ECM সিস্টেম থেকে কি আশা করা যায় না

বর্তমানে, এন্টারপ্রাইজগুলির জটিল স্বয়ংক্রিয়তা বেশ কয়েকটি সিস্টেমকে একীভূত করে তৈরি করা হয়েছে, যার প্রতিটি নির্দিষ্ট পরিসরের কাজের সমাধান করে। অতএব, প্রতিটি সিস্টেমের মধ্যে ঠিক কী বাস্তবায়ন করতে হবে তা বোঝা খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

সবচেয়ে সাধারণ ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়তাগুলি বিবেচনা করুন, যার বাস্তবায়ন EDMS এবং ECM সিস্টেমে যুক্তিসঙ্গত হওয়া উচিত।

এইচআর রেকর্ড ব্যবস্থাপনা. এটি সরাসরি নথির সাথে সম্পর্কিত হওয়া সত্ত্বেও, এই এলাকার কাজটি নথি প্রবাহ নিজেই নয়, তবে অ্যাকাউন্টিং এবং কর্মীদের ব্যবস্থাপনা।

একজন কর্মচারীর কর্মীদের দ্বারা বিভিন্ন নির্বাচনের প্রয়োজন - শিক্ষা, লিঙ্গ, বিশেষত্ব, ভর্তি / বরখাস্তের তারিখ ইত্যাদির জন্য, এই তথ্যগুলি একটি ডাটাবেসে একটি কাঠামোগত আকারে সংরক্ষণ করা উচিত, এবং পৃথক অসংগঠিত নথির আকারে নয়।

প্রতিটি নথির সৃষ্টি কর্মীদের অবস্থার পরিবর্তনে প্রতিফলিত হওয়া উচিত, তাই, অটোমেশনের জন্য কর্মীদের অফিসের কাজঅসংগঠিত তথ্য (সিভি, ফটোগ্রাফ, কর্মীদের আদেশ ইত্যাদি) সংরক্ষণের জন্য একটি ECM সিস্টেমের সাথে একীভূত করা যেতে পারে এমন বিশেষ কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলি ব্যবহার করা ভাল। উপরন্তু, ইসিএম সিস্টেমে এই নথিগুলির অনুমোদনের প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য এটি দরকারী।

আর্থিক নথির জন্য অ্যাকাউন্টিংকাঠামোগত আর্থিক নথিগুলির সাথে পরিস্থিতি একই রকম: চালান, ওয়েবিল, সম্পাদিত কাজের কাজ ইত্যাদি।

কর প্রশাসনের জন্য এবং অ্যাকাউন্টিং, যা প্রাথমিক নথির উপর ভিত্তি করে, বিশেষায়িত অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম, সেইসাথে ERP সিস্টেমের বিশেষ মডিউল। ECM সিস্টেম তাদের প্রতিস্থাপন করতে পারে না, যদিও আর্থিক নথিগুলির স্ক্যান করা চিত্রগুলির একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগার স্ক্যান করা এবং সংগঠিত করা EDMS-এর কাজ। এই জাতীয় সমাধানগুলি বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয়তা সাধারণত দেখা দেয় যখন প্রচুর সংখ্যক নথি এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণকারীরা EDMS নথির মতো আর্থিক নথির সাথে কাজ করবে, অ্যাকাউন্ট অ্যাক্সেসের অধিকার, ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর ইত্যাদি বিবেচনা করে।

উপরন্তু, এখন বৈদ্যুতিন আকারে প্রতিপক্ষের সাথে আর্থিক নথি (চালান, চুক্তি, ওয়েবিল এবং আইন) বিনিময় করা সম্ভব। এবং EDMS-এ এই জাতীয় নথি সংরক্ষণ একটি অতিরিক্ত সুবিধা দেবে। .

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণ এবং মডেলিং.

একটি নিয়ম হিসাবে, BPM ক্লাস () এর সিস্টেমগুলি প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণ এবং মডেলিংয়ের জন্য ব্যবহৃত হয়। এগুলি একটি এন্টারপ্রাইজ বা বহিরাগত পরামর্শকারী সংস্থার জন্য বিশেষ ব্যবসা বিশ্লেষক সরঞ্জাম। সিমুলেটেড ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিতে এমন ক্রিয়া থাকতে পারে যা নথিগুলির সাথে সম্পর্কিত নয়, ম্যানুয়ালি সম্পাদিত (উদাহরণস্বরূপ, কুরিয়ার দ্বারা নথি সরবরাহ করা হয়), বাহ্যিক সত্তা (উদাহরণস্বরূপ, সরবরাহকারী) বা অন্যান্য শ্রেণীর সিস্টেমের সমর্থনে (ERP, CRM)।

ধ্রুপদী EDMS ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির বিশ্লেষণের জন্য তথ্য সরবরাহ করতে পারে (উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট ধরণের কার্য সম্পাদনে বিলম্বের প্রতিবেদনের আকারে)। কিন্তু এটি সম্পূর্ণ বিশ্লেষণের জন্য প্রয়োজনীয় ডেটার একটি ছোট অংশ মাত্র।

রেফারেন্স ডেটার জন্য মডেলিং সিস্টেমের সাথে EDMS সংহত করা বোধগম্য হয়, উদাহরণস্বরূপ, নথির প্রকার বা সাংগঠনিক কাঠামো।

একটি ECM সিস্টেম বাস্তবায়ন

বাস্তবায়ন প্রভাব

একটি ইসিএম প্রকল্পের ফলাফলের মূল্যায়ন একটি আইটি প্রকল্পের কার্যকারিতার বিশ্লেষণ থেকে আলাদা নয়, এবং পরবর্তীটি - যে কোনও কোম্পানির প্রকল্পের মূল্যায়ন থেকে।

এখানে, উদ্দেশ্য হল কোম্পানির প্রযুক্তির পরিপক্কতা, যা ছাড়া এন্টারপ্রাইজটি কেবল কার্যকর বলে বিবেচিত হতে পারে না। অন্যান্য ক্ষেত্রে, সুবিধাগুলি গণনা করা প্রায় অসম্ভব, যদিও বাস্তবায়নের প্রয়োজনীয়তা সন্দেহের বাইরে। এবং কখনও কখনও প্রভাবের গণনা প্রযুক্তির চেয়ে বেশি ব্যয়বহুল (যেমন, কর্মীদের ইন্টারনেটে সীমাহীন অ্যাক্সেস সরবরাহ করা)। এই সমস্ত ক্ষেত্রে, ফোকাস বরং প্রকল্পের ব্যয় এবং সমাধানের সম্ভাবনার উপর, যার মধ্যে বাস্তবায়িত সিস্টেমটি কোম্পানির অন্যান্য সমস্যাগুলি কত সহজে সমাধান করবে।

ইডিএমএস এবং এর উপর ভিত্তি করে সমাধানগুলি সর্বদা সিস্টেমগুলিতে দায়ী করা যায় না, যার প্রভাব সম্পর্কে সবকিছু পরিষ্কার। সম্পদ ব্যবহারের কার্যকারিতা বিশ্লেষণের ঐতিহ্যগত পদ্ধতি তথ্যের জন্য প্রযোজ্য নয়, সেইসাথে সূত্র "মোট খরচের সাথে লাভের অনুপাত হল দক্ষতা।" এটি এই কারণে যে তথ্য একটি অস্পষ্ট সম্পদ যা মূর্ত এবং একসঙ্গে উৎপাদনে অংশগ্রহণ করে শ্রম সম্পদ. একটি ECM সিস্টেম প্রবর্তনের সাথে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং শ্রম খরচের পরিবর্তন হয়। ইসিএম সহ তথ্য ব্যবস্থার খরচ বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই পরোক্ষ, যা শুধুমাত্র কিছু অর্থনৈতিক পরিকল্পনা মডেল ব্যবহার করে আউটপুট প্রতি ইউনিট গণনা করা যেতে পারে। এবং আনুষ্ঠানিককরণ প্রায়ই বেশ কঠিন।

একটি ইসিএম সিস্টেমের পছন্দ এবং ক্রয় একটি প্রতিষ্ঠানে একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরির প্রথম পদক্ষেপ। এটি কাজ শুরু করার আগে এবং সত্যিই একটি প্রভাব আনতে শুরু করার আগে, একটি বাস্তবায়ন প্রক্রিয়া হবে।

একটি ECM সিস্টেমের বাস্তবায়ন সাধারণত নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি নিয়ে গঠিত:

• প্রকল্পের সংগঠন, কর্মীদের বরাদ্দ (প্রকল্প ব্যবস্থাপক এবং কাজ গ্রুপ);
• এন্টারপ্রাইজের গবেষণা এবং ECM সিস্টেম ব্যবহারের জন্য সমাধানের নকশা;
• ECM সিস্টেম সেট আপ এবং অভিযোজিত;
• প্রশিক্ষণ;
• ট্রায়াল অপারেশন।

যে কোন ক্ষেত্রে, বাধ্যতামূলক সফল বাস্তবায়ননিম্নলিখিত নিয়ম আছে:

• ECM সিস্টেম বাস্তবায়ন এবং ব্যবহার প্রক্রিয়ায় ব্যবস্থাপনার সক্রিয় অংশগ্রহণ;
• হাইলাইটিং এবং গভীর শিক্ষা কী কর্মীদেরসফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন এবং সমর্থনের জন্য;
• সমস্ত ব্যবহারকারীদের জন্য প্রশিক্ষণের আয়োজন করা এবং কীভাবে সিস্টেমের সাথে কাজ করতে হয় তার নির্দেশাবলী প্রদান করা।

অনেক উপায়ে, তারা অন্যান্য তথ্য সিস্টেমের বাস্তবায়ন প্রকল্পের সাথে মিলে যায় এবং নিম্নলিখিতগুলির দিকে পরিচালিত করে নেতিবাচক পরিণতি:

• প্রকল্পের সময়সীমা এবং বাজেট লঙ্ঘন করা হয়;
• সমস্ত লক্ষ্য অর্জিত হয় না (সিস্টেম কাজ করে, কিন্তু সম্পূর্ণ নয়: পরিকল্পনার চেয়ে কম/খারাপ);
• বাস্তবায়ন সম্পূর্ণরূপে ব্যাহত হয় (সিস্টেম সত্যিই কাজ করে না)।

ঝুঁকি সুনির্দিষ্টএই কারণে যে এন্টারপ্রাইজের বেশিরভাগ কর্মচারীকে অল্প সময়ের মধ্যে তাদের জন্য সম্পূর্ণ নতুন পদ্ধতিতে স্থানান্তর করতে হবে (ইলেকট্রনিক আকারে নথি পড়া, রেজোলিউশন গ্রহণ করা এবং ইলেকট্রনিক আকারে পরিচালনার স্বাক্ষর ইত্যাদি)। একটি ECM সিস্টেম বাস্তবায়নের সবচেয়ে চরিত্রগত ঝুঁকির মধ্যে রয়েছে:

• ব্যবহারকারীদের রক্ষণশীলতা, কাজের নতুন পদ্ধতি প্রত্যাখ্যান;
• কম কম্পিউটার সাক্ষরতাসাধারণ ব্যবহারকারী এবং সিনিয়র ব্যবস্থাপনা;
• অসংগঠিত প্রক্রিয়া (নিয়মের অভাব);
• অপর্যাপ্ত/অপ্রতুল প্রযুক্তিগত যন্ত্রপাতি;
• অস্পষ্ট প্রকল্প ব্যবস্থাপনা।

ঝুঁকি প্রতিরোধের উপায়মান

• ECM সিস্টেমের অপারেশনের বিস্তারিত এবং প্রাথমিক নকশা এই এন্টারপ্রাইজ;
• স্পষ্ট নির্দেশাবলী এবং নেতৃত্বের ব্যক্তিগত উদাহরণ;
• কর্মীদের প্রশিক্ষণ এবং সমস্যা সমাধানে অপারেশনাল সহায়তা;
• পর্যায়ক্রমে বাস্তবায়ন।

ইলেকট্রনিক বিষয়বস্তু পরিচালনার ক্ষেত্র এবং কোম্পানিগুলিতে কাগজবিহীন মিথস্ক্রিয়া এখন সক্রিয়ভাবে বিকাশ করছে। আইনও পরিবর্তিত হচ্ছে, কিছু নিয়ম জীবনে প্রতিষ্ঠিত হওয়ার পরে তাতে স্থির করা হয়, এবং কিছু, বিপরীতে, রাষ্ট্রীয় স্তরে নতুন নিয়ম গ্রহণের পরে প্রবর্তিত হয়।

একটি কাগজের নথির সত্যতা এবং আইনি তাত্পর্য নির্ধারণ করা প্রত্যেকের জন্য একটি পরিষ্কার পদ্ধতি: নথিতে প্রয়োজনীয় স্বাক্ষর এবং সীল থাকতে হবে। কিন্তু আপনি কিভাবে সত্যতা নির্ধারণ করবেন? ইলেকট্রনিক নথি?

এর জন্য তৈরি করা হয়েছে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর (ES)- জালিয়াতি থেকে রক্ষা করার জন্য ডিজাইন করা একটি ইলেকট্রনিক নথির বিবরণ। আপনি স্বাক্ষরের মালিককে সনাক্ত করতে পারেন, সেইসাথে স্বাক্ষর করার পরে বৈদ্যুতিন নথিতে পরিবর্তনের অনুপস্থিতি স্থাপন করতে পারেন।

এর সহজতম আকারে, EP প্রক্রিয়াটি নিম্নরূপ কাজ করে:

• একটি সার্টিফিকেশন কর্তৃপক্ষ বরাদ্দ করা হয় (উপবিভাগ বা বহিরাগত সংস্থা), যা, একটি বিশেষ সাহায্যে সফটওয়্যারপ্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য তথাকথিত "কী সার্টিফিকেট" তৈরি করে;
• একটি ES কী তৈরি করা হয়েছে - এটি অক্ষরের একটি অনন্য ক্রম। এটি একটি ব্যক্তিগত কী নিয়ে গঠিত, যা শুধুমাত্র তার মালিকের কাছে উপলব্ধ এবং তারা ES নথিতে স্বাক্ষর করতে পারে, এবং একটি সর্বজনীন কী - প্রত্যেকের জন্য উপলব্ধ, এর সাহায্যে আপনি নির্ধারণ করতে পারেন কে এবং কখন ইলেকট্রনিক নথিতে স্বাক্ষর করেছে৷

একটি ECM সিস্টেম ব্যবহার করার সময়, ব্যবহারকারীর সম্মুখীন হতে পারে এমন সমস্ত "সমস্যা" লুকানো থাকে। ব্যবহারকারী সাধারণত শুধুমাত্র নির্বাচন করতে হবে পছন্দসই ফাংশন: "দস্তাবেজে স্বাক্ষর করুন" (ইএস দ্বারা স্বাক্ষরিত নথিটি একই সময়ে পরিবর্তনের জন্য বন্ধ করা হবে) বা "স্বাক্ষর সম্পর্কে তথ্য পান"। ইলেকট্রনিক নথির বৈধতা স্বীকৃত।

আমরা আপনাকে নতুন জ্ঞান আয়ত্তে সাফল্য কামনা করি, এবং আমাদের উপকরণগুলি সর্বদা আপনাকে এতে সহায়তা করবে।

সেঞ্চুরি তথ্য প্রযুক্তিআপনাকে অনেক স্বয়ংক্রিয় করতে দেয়। এবং একটি বৃহৎ কোম্পানীর বিপুল পরিমাণ কাগজের কাজ কম্পিউটারের "হাতে" স্থানান্তর করার জন্য - স্বয়ং ঈশ্বর আদেশ করেছিলেন। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম - কাজের সরলীকরণ বা অতিরিক্ত সমস্যা?

নিবন্ধ থেকে আপনি শিখবেন:

ওয়ার্কফ্লোকে একটি নথি তৈরি করা, একটি সংস্থায় এর গতিবিধি, অ্যাকাউন্টিং, সঞ্চয়স্থান, সংরক্ষণাগার, তৃতীয় পক্ষের অ্যাক্সেস থেকে সুরক্ষা এবং এর সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কিত সমস্ত পদ্ধতি হিসাবে বোঝা যায়।

যদি এই সমস্ত প্রক্রিয়া একটি বিশেষভাবে তৈরি সেট দ্বারা প্রদান করা হয় কম্পিউটার প্রোগ্রাম, এবং তথ্য ইলেকট্রনিক নথি দ্বারা গঠিত হয়, তারপর যেমন নথি প্রবাহইলেকট্রনিক বলা হয়। ফিলিস্তিন পর্যায়ে একে "কাগজবিহীন"ও বলা হয়।

সুবিধাদি

কাগজবিহীন নথি আন্দোলনের অনেক সুবিধা রয়েছে। উদাহরণ স্বরূপ:

• স্থান এবং কাগজ সংরক্ষণ (কোন কাগজের নথি নেই - ক্যাবিনেট, ফোল্ডার, তাক, সংরক্ষণাগারের প্রয়োজন নেই);
• কর্মচারীদের জন্য সময় বাঁচানো (একজন পেশাদারের জন্য একটি ইলেকট্রনিক ডাটাবেসে একটি নথি খোঁজা কয়েক মিনিটের ব্যাপার, কিন্তু একটি বড় অফিসে একটি কাগজের সংস্করণ খুঁজে পাওয়া, এবং এমনকি কিছু সময় আগে তৈরি করা, আরেকটি অনুসন্ধান);
• তথ্যে কঠোর তৃতীয়-পক্ষের অ্যাক্সেসের সম্ভাবনা, আরও চিন্তাশীল গোপনীয়তা সুরক্ষা (নিরাপত্তা সমস্যাটি চিন্তা করা হলে এলোমেলো লোকেদের জন্য একটি ইলেকট্রনিক সিস্টেমে তথ্য পাওয়া আরও কঠিন হবে, তবে সাধারণ গোলমেলে একটি কাগজের নথি অনুলিপি করা প্রাথমিক);
• নথি আন্দোলনের পদ্ধতির স্বচ্ছতা (যদি সিস্টেমটি কনফিগার করা হয়, তবে অনেক লোক একই সাথে নির্বাহক, নিয়ন্ত্রক, পরিচালকদের দ্বারা নথির উত্তরণ নিরীক্ষণ করতে পারে, পর্যায়গুলি, অধ্যবসায়, প্রাসঙ্গিকতা ইত্যাদি নিয়ন্ত্রণ করা সহজ);
• সিস্টেম আপনাকে একে অপরের সাথে বেশ কয়েকটি নথি লিঙ্ক করতে দেয়, সেগুলি দেখতে দেয় যেগুলি কোনওভাবে একটি নির্দিষ্ট নির্বাচিত একের সাথে সম্পর্কিত, বা একটি ভিন্ন ধরণের কার্যকারিতা সেট আপ করতে পারে);
• একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কর্মচারীদের দূরবর্তীভাবে কাজ করার অনুমতি দেয়, ভৌগলিকভাবে একে অপরের থেকে দূরবর্তী বিভাগে থাকাকালীন ডকুমেন্টেশন অ্যাক্সেস করতে দেয়, যদিও এখনও সাধারণত নিয়মিত কুরিয়ার, আকৃষ্ট কুরিয়ার কোম্পানি, ডাক ইত্যাদিতে ব্যয় করা অর্থ সঞ্চয় করে;
• কাগজে টাকা সঞ্চয়।

সেডের প্রকারভেদ

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম sed একটি নির্দিষ্ট সফটওয়্যার পণ্য। তারা হতে পারেন বিভিন্ন ধরণের. প্রকারভেদে বিভাজন এই কারণে যে এই সিস্টেমগুলি কার্যকলাপের বিভিন্ন ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয় এবং বিভিন্ন কাজ সম্পাদনের জন্যও অর্জিত হয়। একটি সংস্থাকে নিশ্চিত করতে হবে, প্রথমত, বিপুল পরিমাণ ইলেকট্রনিক নথির সঞ্চয়স্থান, অন্যটি বিভাগগুলির মধ্যে তাদের বিনিময় নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ, তৃতীয়টি নথির মধ্যে বিশ্লেষণ এবং সম্পর্ক হাইলাইট করে। চাহিদা অফারগুলির জন্ম দেয় - অতএব, সিস্টেমগুলি আলাদা, এবং কখনও কখনও ব্যবহারকারীর একটি কঠিন পছন্দ হবে।

সুতরাং, ইলেকট্রনিক নথি বিনিময় সিস্টেম করতে পারে:

একটি ইলেকট্রনিক সংরক্ষণাগারের প্রতিনিধিত্ব করুন এবং সঞ্চয় করার এবং দ্রুত ডকুমেন্টেশন অনুসন্ধান করার ক্ষমতা প্রদান করুন; এই ধরনের প্রোগ্রাম বিশেষ ডাটাবেস হয়;

ওয়ার্কফ্লো প্রদান করুন (এই ক্ষেত্রে, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট একটি প্রধান ভূমিকা পালন করে না, এটি একটি অ্যাপ্লিকেশন, সিস্টেম দ্বারা নিয়ন্ত্রিত ওয়ার্কফ্লোতে একটি প্রয়োজনীয় সংযোজন);

দিন যৌথ উদ্যোগএকই সময়ে অনেক কর্মচারীর নথির উপর (যদি কোম্পানির কর্মপ্রবাহের একটি শ্রেণিবদ্ধ কাঠামো প্রদানের প্রয়োজন না হয়, এবং এটি নথিগুলির যৌথ সৃষ্টি যা সামনে আসে);

ডকুমেন্ট সার্কুলেশন সিস্টেমে অন্যান্য প্রয়োজনীয় পরিষেবাগুলি (ই-মেইল, প্রকল্প পরিচালনা এবং অন্যান্য পরিষেবা) অন্তর্ভুক্ত করুন।

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনাবর্ণিত ধরনের উপাদান একত্রিত করতে পারে. এগুলি কার্যকলাপের ধরন, শিল্প দ্বারা এবং অন্যান্য মানদণ্ড দ্বারাও আলাদা করা যেতে পারে। কোম্পানির জন্য এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি EDMS-এর সাহায্যে কোন কাজগুলি সম্পাদন করতে চায়, কর্মপ্রবাহকে অবশ্যই বাণিজ্যিক কাঠামোর দক্ষতা এবং লাভ এবং অন্যান্য সংস্থার বিধিবদ্ধ কাজগুলির পরিপূর্ণতা নিশ্চিত করতে হবে।

আরও পড়ুন:

কাজ sed

প্রধান কাজ ছাড়াও, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অন্যান্য কার্যকারিতা বাস্তবায়ন প্রদান করে, কখনও কখনও কোম্পানির জন্য গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, এটি হতে পারে:

1. বিপুল পরিমাণ ইলেকট্রনিক ডকুমেন্টেশন আপলোড করার ক্ষমতা;
2. "অনলাইন" মোডে একটি নথি সহ একদল কর্মচারীর সাথে একযোগে কাজ করুন;
3. নথির একটি অনলাইন আলোচনা তৈরি করা;
4. নথির বিভিন্ন সংস্করণের তুলনা;
5. নথিতে থাকা তথ্য রক্ষা করার পদ্ধতি;
6. অনুলিপি এবং সংরক্ষণাগার;
7. পৃথকীকরণের উপায়ের প্রয়োগ (উদাহরণস্বরূপ, ওয়াটারমার্ক);
8. ইলেকট্রনিক ব্যবহার করার সম্ভাবনা ডিজিটাল স্বাক্ষরএবং ইত্যাদি.

চাহিদা, কাজের উপর ভিত্তি করে, আর্থিক সুযোগ, একটি শাখা ব্যবস্থার উপস্থিতি বা অনুপস্থিতি কাঠামোগত বিভাগ, কোম্পানির কার্যকলাপের ক্ষেত্র, এই বা যে সিস্টেম নির্বাচিত হয়. বাজারে যথেষ্ট অফার আছে।

অসুবিধা এবং সমস্যা

অনেক সুবিধার মধ্যে (উপরে আলোচনা করা হয়েছে), সমস্যাও রয়েছে। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ব্যবহারের জন্য কর্মীদের পক্ষ থেকে কিছু প্রচেষ্টা প্রয়োজন। ব্যবহার সমস্যা অন্তর্ভুক্ত:

প্রোগ্রামগুলি অর্জন, ইনস্টল এবং রক্ষণাবেক্ষণের খরচ (বা বিশেষজ্ঞ বিকাশকারীদের আপনার নিজস্ব কর্মীদের রক্ষণাবেক্ষণের খরচ);

সিস্টেমের সমস্ত কার্যকারিতা শিখতে এবং ব্যবহার করার জন্য কর্মীদের অনুপ্রেরণা;

সফ্টওয়্যার পণ্যে কোম্পানির ক্রিয়াকলাপের সমস্ত সূক্ষ্মতা এবং পরিবর্তনগুলি বিবেচনায় নেওয়ার অসুবিধা;

অন্যান্য সংস্থাগুলির সাথে যোগাযোগ করার প্রয়োজন যা তাদের কাজে ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা তথ্য সিস্টেম ব্যবহার করে না, যার মানে হল যে কখনও কখনও আপনাকে কাগজের নথিতে ফিরে যেতে হবে বা ইলেকট্রনিকগুলির নকল করতে হবে;

কখনও কখনও নথিগুলিতে আইনি শক্তি দেওয়ার সমস্যা রয়েছে যখন ডিজিটাল স্বাক্ষর বিকল্পগুলি ব্যবহার করা হয় না।

উত্তরণের জন্য কর্মীদের প্রশিক্ষণ এবং প্রেরণা ডিজিটাল প্রযুক্তিএকটি পৃথক কাজ, বিশেষ করে যদি কোম্পানি অনেকক্ষণ ধরে"কাগজের জগতে" বিদ্যমান, এবং কর্মচারীরা নতুন প্রজন্মের তরুণ এবং সৃজনশীল মানুষ নয়। তাছাড়া উন্নয়নের মাত্রা সফ্টওয়্যার পণ্যসমস্ত কর্মচারী ভিন্ন। এবং কখনও কখনও বাস্তব বাস্তবায়নে ডিজিটাল হওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার মুহুর্ত থেকে অনেক সময় এবং পর্যায় কেটে যায়। প্রক্রিয়াটি প্রথম নজরে সহজ।

পছন্দের অসুবিধা

অনেক তথ্য পুনরুদ্ধার আজকাল শুধুমাত্র অনুসন্ধান বারে একটি ক্যোয়ারী টাইপ দিয়ে শুরু হয়. সুতরাং, এই ক্রিয়াটির প্রতিক্রিয়া হিসাবে (অনুসন্ধান শব্দটিতে বাক্যাংশের উপস্থিতি " ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমএবং কাগজপত্র"), তথ্য সন্ধানকারী বিপুল সংখ্যক অফার পান বিভিন্ন সিস্টেমরাশিয়ান এবং বিদেশী উভয় বিশেষজ্ঞদের দ্বারা উন্নত। সবাই উচ্চস্বরে এই বিষয়ে সমস্ত ভোক্তা সমস্যার নিঃশর্ত সমাধান ঘোষণা করে। এবং এখানে আবিষ্কার আসে - পছন্দের সমস্যা। কীভাবে ভুল করবেন না? প্রকৃতপক্ষে, কম্পিউটার প্রোগ্রামগুলির কার্যকরী বৈশিষ্ট্যগুলি বোঝার জন্য, প্রোগ্রামার এবং উন্নত ব্যবহারকারীদের দক্ষতার কমপক্ষে প্রাথমিক ধারণা থাকা প্রয়োজন। কখনও কখনও আপনাকে পেশাদারদের জড়িত করতে হবে। তারপরে প্রশ্ন ওঠে কীভাবে একে অপরকে সঠিকভাবে বোঝা যায়, কীভাবে প্রোগ্রামারকে সংস্থার কাজগুলি ব্যাখ্যা করা যায়, যাতে তিনি প্রস্তাবিত সিস্টেমগুলিতে এই সমস্যাগুলির সমাধানের জন্য সবচেয়ে সঠিকভাবে অনুসন্ধান করেন।

একটি পণ্য নির্বাচন করার সময়, আপনাকে একটি সম্পূর্ণ অধ্যয়ন পরিচালনা করতে হবে, এমন পরিস্থিতিতে কার্যকারিতা অধ্যয়ন করতে হবে যেখানে বিকাশকারী-বিক্রেতা সর্বদা পণ্যটির সমস্ত সূক্ষ্মতা সবার কাছে প্রকাশ করতে আগ্রহী হন না। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম EDMS হওয়া উচিত সুবিধাজনক, কার্যকরী এবং ভোক্তার জন্য উপযোগী। তদুপরি, এর কার্যকলাপের বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনায় নেওয়া। আপনাকে প্রোগ্রামটি সম্পর্কে ভিডিও অধ্যয়ন করতে হবে, ব্যবহারকারীর পর্যালোচনা, স্ক্রিনশট দেখতে হবে, সম্ভবত পরীক্ষা করতে হবে এবং অনুশীলনে যাচাই করতে হবে, পৃথক মডিউল এবং ব্লক কিনতে হবে, যদি প্রোগ্রামটি অনুমতি দেয় তবে ধীরে ধীরে সিস্টেমটি চালু করতে হবে ইত্যাদি। ঠিক আছে, ইস্যুটির দাম কখনও কখনও তালিকার শেষ ইস্যু নয়।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সংগঠন বাস্তবায়নের আগে ব্যবহারকারী বিভিন্ন উপায়ে একটি প্ল্যাটফর্ম বেছে নেওয়ার সমস্যাগুলি সমাধান করে - কেউ এটি নিজেরাই বোঝে, কেউ বাইরে থেকে বিশেষজ্ঞ এবং পরামর্শদাতাদের আকর্ষণ করে, অনেকে তাদের পূর্ণ-সময়ের কর্মীদের সহায়তায় পরিচালনা করে। . যাই হোক না কেন, আপনাকে বুঝতে হবে যে SED সিস্টেমটি একটি কোম্পানির জীবনে একটি দায়িত্বশীল পদক্ষেপ, যা একটি ভারসাম্যপূর্ণ এবং সচেতন পদ্ধতিতে করা হয়।

অতিরিক্ত এবং সংরক্ষণাগার উপকরণ

আইটি পণ্য এবং পরিষেবার বাজারে সফ্টওয়্যার বিকাশকারীদের সফল অস্তিত্ব একটি উন্নত অংশীদার নেটওয়ার্ক ছাড়া প্রায় অসম্ভব। অংশীদাররা বিপণন এবং বিক্রয় প্রক্রিয়ার খরচ কমাতে সাহায্য করে, সফ্টওয়্যার পণ্যগুলির প্রস্তুতকারক এবং ভোক্তাদের মধ্যে যোগাযোগ সংগঠিত করে, সরবরাহ করে অতিরিক্ত সেবা(মূল সফ্টওয়্যার কার্যকারিতা এবং গ্রাহক প্রশিক্ষণের বিকাশ সহ), ব্যবসার ভৌগলিক সম্পূর্ণতার সমস্যা সমাধান করুন। TAdviser একটি পর্যালোচনা এবং রেটিং প্রস্তুত করেছে অধিভুক্ত প্রোগ্রাম EDMS / ECM পণ্যের রাশিয়ান বিক্রেতারা ()।

রাশিয়ান বাজারব্যবসায়িক পন্থা এবং পরিবর্তনের প্রয়োজন হিসাবে EDMS পরিবর্তিত হচ্ছে। ফোকাস শুধুমাত্র নথি এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেসের কাস্টমাইজড আন্দোলনের উপর নয়, তবে প্রথমত প্রক্রিয়াগুলির দক্ষতার উপর। তাদের অটোমেশনের গুণমান অন্যান্য জিনিসের মধ্যে, ওয়ার্কফ্লো ইঞ্জিন দ্বারা প্রতিফলিত হয়। ওয়ার্কফ্লো আপনাকে রুটিন প্রক্রিয়া এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলির গতি বাড়ানোর অনুমতি দেয়, শেষ পর্যন্ত উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করে এবং অপারেশনাল এবং উভয়ই সমাধান করে কৌশলগত উদ্দেশ্যব্যবস্থাপনা বর্তমান সুযোগ বিশ্লেষণ রাশিয়ান সিস্টেমপ্রক্রিয়া অটোমেশন পরিপ্রেক্ষিতে বৈদ্যুতিন নথি ব্যবস্থাপনা TAdviser দ্বারা পরিচালিত সরবরাহকারীদের একটি সমীক্ষার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে করা যেতে পারে।

TAdviser অধ্যয়নের কোর্সে, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের 12 জন ডেভেলপারের সাথে সাক্ষাত্কার নেওয়া হয়েছিল তারা যে কার্যপ্রবাহ ইঞ্জিনগুলি অফার করে (ডকুমেন্ট রাউটিং-এর জন্য দায়ী মডিউলগুলি) এর কাঠামোর মধ্যে: প্রসেস শুরু করা, প্রক্রিয়া শুরু করা, রুটে চলাফেরা করা এবং রুটগুলি বিকাশ করা . কার্যকারিতা বাস্তবায়নের স্তর এবং গ্রাহকদের () দ্বারা এর ব্যবহারের সত্যতা বিবেচনায় নিয়ে সিস্টেমগুলি 35 প্যারামিটার অনুসারে মূল্যায়ন করা হয়েছিল।

একটি এন্টারপ্রাইজের ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অনেক নির্দিষ্ট সাংগঠনিক, কাঠামোগত এবং উত্পাদন বৈশিষ্ট্য, কর্পোরেট সেটিংস, কর্পোরেট মান এবং প্রয়োজনীয়তা, পরিষেবা এবং পারফর্মারদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া জন্য নির্দিষ্ট পদ্ধতি, এবং তাই অন্তর্ভুক্ত করে।
| | |

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS) প্রবর্তন উল্লেখযোগ্যভাবে দক্ষতা বৃদ্ধি করতে পারে এবং সমিতিবদ্ধ সংস্কৃতিযে কোনো ধরনের মালিকানার উদ্যোগে, সেইসাথে পাবলিক প্রতিষ্ঠানে নথি নিয়ে কাজ করুন।
| | | | |

মৌলিক পরিভাষা(GOST R 7.0.8-2013)

• নথি - একটি ক্যারিয়ারে বিশদ বিবরণ সহ রেকর্ড করা তথ্য যা এটি সনাক্ত করার অনুমতি দেয়
• ইলেকট্রনিক নথি - একটি নথি যার তথ্য ইলেকট্রনিক আকারে উপস্থাপন করা হয়।
• ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা - স্বয়ংক্রিয় ব্যবহার করে নথি ব্যবস্থাপনা তথ্য পদ্ধতি(ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম)।

বর্তমানে, ব্যবসায়িক সত্তা এবং ব্যক্তিদের মধ্যে নথির আদান-প্রদান ধীরে ধীরে কাগজ থেকে ইলেকট্রনিকের দিকে চলে যাচ্ছে। ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের সাধারণ কাগজের তুলনায় অনেক সুবিধা রয়েছে - এটি সময় বাঁচায় এবং সিদ্ধান্তের দক্ষতা বাড়ায়। EDMS একটি কোম্পানির মধ্যে এবং ইন্টারনেটের মাধ্যমে বিভিন্ন কোম্পানির মধ্যে উভয়ই তৈরি করা যেতে পারে।

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনাইলেকট্রনিক আকারে নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য প্রক্রিয়াগুলির একটি সিস্টেম। বেশিরভাগ আধুনিক অ্যাকাউন্টিং এবং কর্মী প্রোগ্রামগুলি আইনী স্তরে প্রতিষ্ঠিত একটি আদর্শ বিন্যাসে ইলেকট্রনিক নথি তৈরি করতে সক্ষম। কিন্তু এই ধরনের নথির আইনি ওজন থাকার জন্য, এটি একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর সহ উভয় পক্ষের দ্বারা স্বাক্ষর করা আবশ্যক।

ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টকে দুটি বৃহৎ প্রকারে ভাগ করা যেতে পারে - কোম্পানির মধ্যে বা যোগাযোগ চ্যানেলের মাধ্যমে বিভিন্ন কোম্পানির মধ্যে নথি বিনিময়। এই দুটি সিস্টেমকে একটি বিশ্বব্যাপী একত্রিত করার অনুমতি দেওয়া হয়েছে।

কোম্পানির মধ্যে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহারের জন্য প্রয়োজনীয় সফ্টওয়্যার প্যাকেজ (EDI প্ল্যাটফর্ম) কেনার পাশাপাশি এর অপারেশনের জন্য সরঞ্জাম (নেটওয়ার্ক সরঞ্জাম, সার্ভার, ইত্যাদি) প্রয়োজন।

দুটি কোম্পানির মধ্যে নথি বিনিময় করার জন্য, একটি ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা অপারেটর প্রয়োজন। এটি বার্তা সরবরাহের গ্যারান্টি দেয়, প্রেরিত নথির বিন্যাস নিয়ন্ত্রণ করে, একটি ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর দ্বারা ডেটা সহ কাজের শংসাপত্রের প্রয়োজন এবং নথিগুলির একটি সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ করে৷

মনোযোগ!এই পরিষেবাগুলির মধ্যে একটি হল। এর মাধ্যমে প্রাপ্ত নথিগুলি আইনত তাৎপর্যপূর্ণ যদি তাদের উভয় পক্ষের ইপিসি থেকে নথির প্রবাহে একটি চিহ্ন থাকে।

EDI এর সুবিধা এবং অসুবিধা

প্রধান সুবিধা

কাগজের তুলনায় বৈদ্যুতিন নথি ব্যবস্থাপনার অনস্বীকার্য সুবিধা রয়েছে:

• অফিসের কাজ স্ট্রিমলাইন করা - সিস্টেম আপনাকে একই নম্বর বরাদ্দ করার অনুমতি দেবে না বিভিন্ন নথি, কারণ এটি ক্রমে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘটবে;
• প্রতিটি নথির অবস্থান ট্র্যাকিং - যে কোনো সময় আপনি নথির সাথে ঠিক কারা কাজ করছে তা খুঁজে বের করতে পারেন। কর্মচারী এটি লুণ্ঠন বা হারাতে সক্ষম হবে না। দুর্ঘটনাক্রমে বা উদ্দেশ্যমূলকভাবে মুছে ফেলা একটি নথি এখনও পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে;
• নথি প্রক্রিয়াকরণের ত্বরণ - যদি কোম্পানির বিভাগগুলি বেশ কয়েকটি বিল্ডিং জুড়ে ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকে, তবে অনুমোদনের জন্য একটি কাগজের নথি ব্যক্তিগতভাবে সেখানে বহন করতে হবে। ইডিআই সহ প্রয়োজনীয় নথিএক সেকেন্ডের ভগ্নাংশে কর্মচারীর কাছে যায়;
• সংস্করণগুলির সাথে সুবিধাজনক কাজ - সম্পাদনা করার সময়, সিস্টেম প্রতিটি সংস্করণ সংরক্ষণ করে। প্রয়োজনে, আপনি ট্র্যাক করতে পারেন কে এবং কখন নথিতে পরিবর্তন করেছে;
• 24/7 দূরবর্তী প্রবেশাধিকার- প্রয়োজনে, বিশ্বের যেকোনো কম্পিউটার থেকে ইন্টারনেটের মাধ্যমে ইডিআই সিস্টেমে অ্যাক্সেসের ব্যবস্থা করা যেতে পারে। একজন কর্মচারী ব্যবসায়িক ভ্রমণে, ছুটিতে বা অসুস্থ ছুটিতে থাকাকালীন নথি নিয়ে কাজ করতে পারেন;
• কাজের সময়সূচী - তৈরির তারিখ এবং নির্ধারিত তারিখ উল্লেখ করে, আপনি সারি অনুসারে ইনকামিং ডকুমেন্টগুলি সম্পাদনের পরিকল্পনা করতে পারেন;
• নথি অনুসন্ধান - আপনি অনুসন্ধান করতে পারেন সাধারণ ভিত্তিকীওয়ার্ড এবং এক্সপ্রেশন দ্বারা নথি;
• কাগজ সংরক্ষণ - প্রয়োজনীয় পরিমাণে সমস্ত নথি মুদ্রণ করার প্রয়োজন নেই।

প্রধান অসুবিধা

সুস্পষ্ট সুবিধা থাকা সত্ত্বেও, ইডিআই সিস্টেমের অসুবিধাগুলিও রয়েছে যা একটি কোম্পানিকে এটি বাস্তবায়ন থেকে আটকাতে পারে।

এর মধ্যে রয়েছে:

• খরচ করতে হবে নগদসিস্টেম কেনার জন্য, যা ব্যবহারকারীর সংখ্যার উপর নির্ভর করে 100 হাজার রুবেল পর্যন্ত হতে পারে;
• ক্রয়ের পরে, এটি ইনস্টল, বাস্তবায়ন এবং ডিবাগ করতে দীর্ঘ সময় নেয়;
• এটির সাথে জড়িত সকল ব্যবহারকারীদের জন্য প্রশিক্ষণ পরিচালনা করা প্রয়োজন;
• সিস্টেমের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা - ব্যবহারকারীদের মধ্যে অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, প্রয়োজনীয় ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর জারি করা, বাইরে থেকে অনুপ্রবেশের বিরুদ্ধে সুরক্ষা;
• কোম্পানির কর্মীদের অবশ্যই একজন প্রশাসক থাকতে হবে যিনি সিস্টেমের কার্যকারিতা নিরীক্ষণ করবেন, পরিষেবা ক্রিয়া সম্পাদন করবেন এবং ব্যবহারকারীর সমস্যাগুলি সমাধান করবেন;
• তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য, ডকুমেন্ট সহ ডাটাবেস ব্যাক আপ করা প্রয়োজন;
• যদি অংশীদার সংস্থাগুলির একটি EDI না থাকে তবে একটি ইলেকট্রনিক এবং একটি কাগজ সিস্টেম উভয়ই নিশ্চিত করতে হবে৷

ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনার কার্যকারিতা

যে কোনো ওয়ার্কফ্লো সিস্টেমকে কর্মের একটি সেট প্রদান করা উচিত:

• যেকোনো ধরনের নথি নিয়ে কাজ করুন - সেগুলি তৈরি করুন, অঙ্কন করুন, প্রক্রিয়া করুন, নিবন্ধন করুন, তাদের বাস্তবায়ন নিয়ন্ত্রণ করুন, সমন্বয় করুন ইত্যাদি;
• ওয়ার্কফ্লো ফ্লো সংগঠিত করুন - কোম্পানির মধ্যে রুটগুলি সংজ্ঞায়িত করুন, পৃথক ব্যবহারকারীদের মধ্যে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন, এক সাথে একাধিক লোককে একটি নথির সাথে কাজ করার ক্ষমতা প্রদান করুন;
• তাদের অনুসন্ধান, সঞ্চয়স্থানের সম্ভাবনা সহ নথিগুলির একটি সংরক্ষণাগার সংগঠিত করুন।

মনোযোগ!বৈদ্যুতিন নথি ব্যবস্থাপনাকে প্রথাগত কাগজের মতো নথিগুলির সাথে কাজ করার একই ক্ষমতা প্রদান করা উচিত।

বড় উন্নত সিস্টেম এর জন্য সুযোগ প্রদান করে:

• সমস্ত পাস করা নথির নিবন্ধন - আগত, বহির্গামী, অভ্যন্তরীণ, তাদের মাথায় আরও পুনঃনির্দেশ সহ;
• কোম্পানির প্রতিটি বিভাগে নথির সাথে কাজ করার জন্য একটি অভিন্ন পদ্ধতি নিশ্চিত করুন;
• নথির সাথে পৃথকভাবে এবং সমষ্টিগতভাবে কাজ করুন;
• বিভাগ এবং নির্দিষ্ট কর্মচারীদের মধ্যে নথি বিনিময়;
• নথি অ্যাক্সেস সীমিত;
• সমস্ত নথির জন্য আদর্শ ফর্ম ব্যবহার করুন;
• নথির সাথে অনুমোদন, সম্পাদন এবং অন্যান্য কাজ সময়মতো সম্পন্ন হবে তা নিয়ন্ত্রণ করুন;
• রিপোর্টিং তৈরি করুন - বিশ্লেষণাত্মক, পরিসংখ্যানগত, ইত্যাদি;
• ব্যবহারকারীদের দ্বারা তাদের অ্যাক্সেসের তারিখ এবং সময় ঠিক করে সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ করুন৷

ইলেকট্রনিকের সাথে কাগজের নথি ব্যবস্থাপনাকে একত্রিত করা কি সম্ভব?

সুইচ করার পর ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনাএকটি সংস্থায়, প্রথমে কাগজের নথিগুলি সম্পূর্ণরূপে পরিত্যাগ করা এখনও সম্ভব হবে না।

এটি বিভিন্ন কারণে ঘটতে পারে:

• সব ঠিকাদার EDI ব্যবহার করে না;
• সংস্থাটির ইতিমধ্যেই আর্কাইভে প্রচুর কাগজের নথি রয়েছে।

যাইহোক, আছে মৌলিক পার্থক্যইলেকট্রনিক এবং কাগজ নথি সঙ্গে কাজ. উদাহরণস্বরূপ, একটি কাগজের নথি প্রিন্ট করতে হবে এবং স্বাক্ষরের জন্য মাথায় আনতে হবে, যখন একটি ইলেকট্রনিক একটি সিস্টেমে স্বাক্ষরিত হয়। কাউন্টারপার্টির কাছে পাঠানো কাগজের অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি চালানের সময় মেইলে হারিয়ে যেতে পারে, যখন ইলেকট্রনিকগুলি ঠিকানার কাছে পৌঁছায়।

দুই ধরনের নথির সাথে কাজ করার মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল তাদের স্টোরেজ। ইলেকট্রনিক নথিগুলি অবিলম্বে সিস্টেমে প্রবেশ করে, যেখানে সমস্ত ব্যবহারকারী তাদের সাথে কাজ করতে পারে। কাগজের নথিগুলির জন্য, একটি সংরক্ষণাগার এখনও সংগঠিত করা উচিত যেখানে সেগুলি সুশৃঙ্খলভাবে সংরক্ষণ করা হবে। একই সময়ে, কোম্পানিতে প্রবেশ করার পরে, কাগজের নথিটি অবশ্যই স্ক্যান করতে হবে এবং এই স্ক্যান করা অনুলিপিটি আরও কাজের জন্য সিস্টেমে আপলোড করতে হবে।

মনোযোগ!সুতরাং, কোম্পানির মধ্যে কাজ এখনও শুধুমাত্র বৈদ্যুতিন আকারে করা উচিত। যদি একটি কাগজের নথি আসে, তবে যারা এটি গ্রহণ করে বা স্বাক্ষর করে তারাই এটি দেখতে পায়। একই সময়ে, একটি বৈদ্যুতিন অনুলিপি নিয়ে কাজ করা আপনাকে প্রায় কোনও ক্ষতি থেকে আসলটিকে রক্ষা করতে দেয় এবং একাধিক ব্যবহারকারীকে একবারে এটির সাথে কাজ করার অনুমতি দেয়।

ইডি প্রোগ্রাম কি?

বাজারে অনেক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম রয়েছে, যার প্রত্যেকটির নিজস্ব সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে। সবচেয়ে সাধারণ সিস্টেম:

অন্যান্য প্রোগ্রামের সাথে একটি ইলেকট্রনিক নথির মিথস্ক্রিয়া

সংস্থার বৈদ্যুতিন পরিবেশে এর স্থান গ্রহণ করে, ইডিআই সিস্টেমটি অবাধে অন্যান্য ব্যবসায়িক অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে সমর্থন করা উচিত যা ইতিমধ্যেই অপারেশন চলাকালীন এটিতে কাজ করছে। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং নথিগুলি অবাধে প্রক্রিয়া করা প্রয়োজন - চালান, আইন, চালান, অ্যাটর্নি ক্ষমতা ইত্যাদি।

উপরন্তু, ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে অবশ্যই প্রত্যেকের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে কাজ করতে হবে এবং একই ডেটা দিয়ে কাজ করতে হবে। অতএব, এটি প্রয়োজনীয় যে সিস্টেমটি ইলেকট্রনিক পরিবেশে ব্যবহৃত ডিরেক্টরিগুলিকে সমর্থন করতে সক্ষম হবে এবং সেগুলিতে ডেটা আপডেট করতে সক্ষম হবে।

এছাড়াও, বাহ্যিক ডেটা সহ কাজটি বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন - ইমেইল, ট্রেডিং প্ল্যাটফর্মইত্যাদি

একটি ইডিআই নির্বাচন করার সময়, এন্টারপ্রাইজে উপলব্ধ অন্যান্য উপায় এবং ডেটা উত্সগুলির সাথে এর মিথস্ক্রিয়া হওয়ার সম্ভাবনার দিকে মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন। সাধারণত, জনপ্রিয় এবং সেইজন্য সক্রিয়ভাবে বিকাশকারী সিস্টেমগুলি, সর্বাধিক জনপ্রিয় প্রোগ্রামগুলির জন্য অনেকগুলি মডিউল অন্তর্ভুক্ত করে - 1C, পারুস, ওরাকল এবং আরও অনেকগুলি।

উদাহরণস্বরূপ, 1C প্রোগ্রামের ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট আপনাকে এটি থেকে সরাসরি ইলেকট্রনিক অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্ট তৈরি করতে, গ্রহণ করতে এবং পাঠাতে দেয়, যখন সেগুলি একটি যোগ্য স্বাক্ষরের সাথে নিশ্চিত করে।

ডকুমেন্টেশন কাজ লাগে সিংহের ভাগযে কোনো প্রতিষ্ঠানের সময় এবং সম্পদ, কারণ কাগজপত্র সব পর্যায়ের সাথে থাকে উদ্যোক্তা কার্যকলাপ. ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রসেসগুলির স্ট্রিমলাইনিং অবিলম্বে নাটকীয়ভাবে পরিচালনা এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের দক্ষতা বাড়ায়, নথি সঞ্চালন সিস্টেমের ত্রুটিগুলি ব্যবসার জন্য অনেক সমস্যা তৈরি করে।

অটোমেশন উদ্যোক্তাদের এই দিকটিকেও প্রভাবিত করেছে।

• একটি একক এন্টারপ্রাইজের সৃষ্টি এবং কার্যকারিতার বৈশিষ্ট্যগুলি বিবেচনা করুন সাংগঠনিক ব্যবস্থা, যা ইলেকট্রনিক আকারে নথির চলাচল নিশ্চিত করে,
• সবচেয়ে উপযুক্ত সিস্টেম নির্বাচন কিভাবে আলোচনা,
• আসুন সবচেয়ে জনপ্রিয় SED এর সাথে পরিচিত হই।

EDMS সিস্টেমের সারাংশ

নথি প্রবাহ- একটি শব্দ যা একটি এন্টারপ্রাইজের সমস্ত প্রক্রিয়াকে ডকুমেন্টেশন আকারে বিভিন্ন আইনের স্থিরকরণের সাথে সম্পর্কিত করে:

• প্রাথমিক লেখা বা রসিদ;
• নিবন্ধন
• নথির অধীনে প্রাসঙ্গিক কর্ম সম্পাদন নিশ্চিত করা;
• মৃত্যুদন্ড নিয়ন্ত্রণ;
• অ্যাকাউন্টিং
• সংরক্ষণাগার;
• স্টোরেজ;
• পুনরায় ব্যবহার
• অনুসন্ধান;
• মেইলিং

রেফারেন্স!নথি ব্যবস্থাপনাও উপরোক্ত সমস্ত ক্রিয়াকলাপ সংগঠিত করার প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করে। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং অফিসের কাজের মধ্যে পার্থক্য করা গুরুত্বপূর্ণ: পরবর্তী ধারণাটি আরও বিস্তৃত, এটি ডকুমেন্টেশনের সাথে যুক্ত সমগ্র ব্যবসায়িক শিল্পকে বোঝায় এবং পূর্বেরটি অন্তর্ভুক্ত করে।

একটি দীর্ঘ সময়ের জন্য, নথি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া কাগজ আকারে একচেটিয়াভাবে বাহিত হয়, কিন্তু আধুনিক প্রযুক্তিআপনাকে এই সিস্টেমটি স্বয়ংক্রিয় করতে এবং একটি সম্পূর্ণ কাগজবিহীন সংস্করণে স্যুইচ করতে বা কাগজে ডকুমেন্টেশনের প্রবাহকে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করার অনুমতি দেয়।

এই ধরনের একটি স্বয়ংক্রিয় নামকরণের জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প রয়েছে ইলেকট্রনিক সিস্টেমডকুমেন্টেশন কাজ:

• EDMS - ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম;
• EDDD - ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা এবং অফিসের কাজের সিস্টেম;
• CAD - অফিস অটোমেশন সিস্টেম;
• SEDO - ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম;
• SADO একটি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম।

সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয় সংক্ষিপ্ত নাম SED।

SED এর একটি বাধ্যতামূলক উপাদান হল এর ব্যবহার ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর- একটি ইলেকট্রনিক নথির একটি শনাক্তকারী যা এর সত্যতা নিশ্চিত করে (একটি কাগজের নথিতে ব্যক্তিগত ভিসা হিসাবে কাজ করে)।

একটি EDMS বাস্তবায়নের সুবিধা

একটি এন্টারপ্রাইজে ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করার সবচেয়ে সুস্পষ্ট সুবিধা হল অফিসের কাজের ঐতিহ্যগত কাগজের ফর্মের সাথে প্রায় অনিবার্য অনেক সমস্যা সুখের সাথে এড়ানোর ক্ষমতা। এর মধ্যে রয়েছে:

• মানুষের কারণের কারণে ত্রুটি;
• প্রয়োজনীয় নথির ক্ষতি;
• প্রয়োজনীয় কাগজ খুঁজতে সময় ব্যয়;
• ডকুমেন্টেশন প্রেরণ, বিতরণ এবং গ্রহণে সমস্যা;
• প্রয়োজনে ডুপ্লিকেট তৈরিতে অসুবিধা;
• সঞ্চিত কাগজপত্র সংরক্ষণ, সংরক্ষণাগার এবং ধ্বংস সংক্রান্ত অতিরিক্ত কর্ম;
• অফিস সরবরাহ খরচ;
• নকল এবং সম্ভাব্য ক্ষতি, ইত্যাদি থেকে নিম্ন স্তরের সুরক্ষা।

EDMS-এর ইতিবাচক গুণাবলী, যা নাটকীয়ভাবে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার দক্ষতাকে প্রভাবিত করে, এই সিস্টেম ব্যবহারের নীতিগুলি অনুসরণ করে।

1. স্বতন্ত্র পরিচয়- বৈদ্যুতিন আকারে, একটি নথি একবার নিবন্ধিত হয়, যার পরে এটি সহজেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে সনাক্ত করা যায়।
2. সমান্তরাল অপারেশন- বৈদ্যুতিন আকারে, আপনি প্রায় একই সাথে বেশ কয়েকটি নথির সাথে যোগাযোগ করতে পারেন, যা দক্ষতা বাড়ায় এবং সময় ব্যয় হ্রাস করে।
3. প্রামাণ্য ভিত্তির ঐক্য- সমস্ত নথি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ সিস্টেমে একত্রিত করা হয়, যার ফলস্বরূপ সেগুলি নকল বা হারিয়ে যায় না।
4. সহজ অনুসন্ধান- স্বয়ংক্রিয় শনাক্তকরণ সিস্টেম আপনাকে ন্যূনতম প্রাথমিক ডেটা সহ পছন্দসই নথিটি দ্রুত খুঁজে পেতে দেয়।
5. সংযুক্তির সম্ভাবনা- এক বা একাধিক ফাইল ইলেকট্রনিক আকারে যেকোনো নথিতে সংযুক্ত করা যেতে পারে, যা আপনাকে প্রয়োজনীয় সংযুক্তি এবং গুণাবলী প্রদান করতে দেয়।
6. উন্নত রিপোর্টিং – ইলেকট্রনিক ফর্মআপনাকে প্রয়োজনীয় ভিত্তি অনুসারে নথিগুলিকে গোষ্ঠীভুক্ত করার অনুমতি দেয়, যা আপনাকে ডকুমেন্টেশনের গতিবিধির সমস্ত স্তর নিয়ন্ত্রণ করতে এবং প্রয়োজনীয় কারণগুলির জন্য সম্পূর্ণ এবং নির্ভরযোগ্য অ্যাকাউন্টিং প্রদান করতে দেয়।
7. নমনীয় অভিযোজন- ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট যেকোন উৎপাদন প্রয়োজনের সাথে দ্রুত মানিয়ে নেওয়া সহজ।

বিঃদ্রঃ! EDMS-এর সমস্ত উল্লেখযোগ্য সুবিধা প্রদানের জন্য, ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করা কর্মীদের পুনরায় প্রশিক্ষণ এবং নতুন দক্ষতা অর্জন করতে হবে।

SED কি?

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন ফাংশন সঞ্চালনের জন্য ডিজাইন করা একটি সফ্টওয়্যার পণ্য এতে এমবেড করা ফাংশনগুলির সেটের মধ্যে আলাদা।

1. ইউনিভার্সাল EDMS(এগুলিকে "প্যাকেজ" বা "বক্সড"ও বলা হয় - প্রমিত সিস্টেম যা প্রাথমিক অফিসের কাজগুলি প্রদান করে। তাদের বিশিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি:
   • অপেক্ষাকৃত ছোট কার্যকারিতা;
   • কোম্পানির নির্দিষ্টকরণের অপর্যাপ্ততা;
   • অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং ইনস্টলেশন এবং বাস্তবায়নের সহজতা;
   • খরচের দিক থেকে সবচেয়ে সস্তা।

মনোযোগ!একটি এন্টারপ্রাইজে একটি সর্বজনীন EDMS প্রবর্তন করার সময়, নিয়োগকর্তাকে নতুন কর্মক্ষেত্র চালু করার জন্য একটি লাইসেন্স কিনতে হবে।

2. স্বতন্ত্র বিকাশের EDMS- একটি নির্দিষ্ট গ্রাহকের চাহিদা মেটাতে বিশেষভাবে তৈরি করা সিস্টেম। এই পণ্যগুলি দ্বারা চিহ্নিত করা হয়:
   • সর্বাধিক ব্যক্তিত্ব;
   • কর্মচারীদের পুনরায় প্রশিক্ষণ এবং সরঞ্জাম ক্রয়ের জন্য অতিরিক্ত ব্যয়;
   • মূল্য বৃদ্ধি;
   • বিকাশ, ইনস্টল এবং প্রয়োগ করতে আরও সময় লাগে।
3. সম্মিলিত EDMS- সার্বজনীন প্ল্যাটফর্মের ভিত্তিতে, অতিরিক্ত পৃথক অ্যাড-অন চালু করা হয়। এই জাতীয় সিস্টেম ইনস্টল করা আপনাকে নিম্নলিখিত কাজগুলি সমাধান করতে দেয়:
   • প্রতিষ্ঠানের চাহিদা পূরণের জন্য সম্পূর্ণরূপে উপযুক্ত;
   • উন্নয়ন, ইনস্টলেশন এবং কমিশনিং খরচ হ্রাস করা হয়;
   • মৌলিক মডিউল আপনাকে দ্রুত সিস্টেম আয়ত্ত করতে এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেয়;
   • অন্যান্য সফ্টওয়্যার পণ্যগুলির সাথে যোগাযোগ করতে পারে;
   • গ্রাহক সফ্টওয়্যার পণ্যের সম্পূর্ণ অধিকার পান।

কনফিগারেশনের উপর নির্ভর করে, একটি নির্দিষ্ট EDMS-এর ক্ষমতা বিভিন্ন ক্ষেত্রের অটোমেশন প্রদান করে উত্পাদন কার্যক্রম, যা বিভিন্ন উপায়ে একত্রিত করা যেতে পারে:

1. অফিসের কাজ.
2. নথির সাধারণ প্রচলন।
3. চুক্তি ব্যবস্থাপনা.
4. সংরক্ষণাগার।
5. প্রকল্প ব্যবস্থাপনা।
6. বিশেষ ডকুমেন্টেশন।
7. ইনকামিং ডকুমেন্টেশন সঙ্গে মিথস্ক্রিয়া.

কিভাবে সঠিক EDMS নির্বাচন করবেন

বাজারে মোটামুটি বিস্তৃত পণ্যগুলির থেকে প্রতিষ্ঠানের কর্মপ্রবাহকে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য সর্বোত্তম বিকল্পটি বেছে নিতে, আপনাকে কোন পরামিতিগুলিতে মনোযোগ দিতে হবে তা জানতে হবে।

নির্বাচনের মূল বিষয়গুলি হল সংগঠনের বৈশিষ্ট্য নিম্নলিখিত বিষয়গুলি:

• কাগজের ডকুমেন্টেশনকে এর ইলেকট্রনিক প্রতিরূপ দিয়ে প্রতিস্থাপন করার প্রস্তুতি (ওয়ার্কফ্লো এর "পরিপক্কতা");
• EDMS বাস্তবায়নের লক্ষ্য;
• আরও উন্নয়নের সম্ভাবনা;
• বাস্তবায়নের জন্য বরাদ্দ সম্পদ (সময় এবং অর্থ)।

আসুন আরও বিস্তারিতভাবে প্রতিটি ফ্যাক্টর দেখুন:

1. মূল কর্মপ্রবাহের পরিপক্কতা।কোম্পানিতে কাগজের কার্যপ্রবাহ যত ভাল সংগঠিত হবে, EDMS বাস্তবায়ন করা তত সহজ হবে, যেহেতু এটি অবিলম্বে সমস্ত অসুবিধা দূর করবে, বিনিময়ে আরও দক্ষ অফিস কাজের সুবিধা প্রদান করবে। সিস্টেম ইনস্টল এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণের জন্য অপেক্ষাকৃত কম সময় এবং আর্থিক খরচ প্রয়োজন হবে। কর্মপ্রবাহ সংস্থার নিম্ন স্তরে, আপনাকে প্রথমে মূল নথি ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলিকে আনুষ্ঠানিককরণের জন্য শক্তি ব্যয় করতে হবে এবং তারপরে সেগুলিকে বৈদ্যুতিন আকারে রূপান্তর করতে হবে।
2. বাস্তবায়ন লক্ষ্য.পছন্দটি ফাংশনগুলির সেট দ্বারা নির্ধারিত হয় যা এই বা সেই EDMS প্রদান করবে। প্রতিটি ক্ষেত্রে, নেতৃত্ব সিদ্ধান্ত নেয় যে মৌলিক বৈশিষ্ট্যগুলি যথেষ্ট হবে বা ব্যক্তিগতকরণের প্রয়োজন হবে কিনা।
3. মজুদ. যখন ইতিমধ্যে আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়াগুলির জন্য অটোমেশনের প্রয়োজন হয়, তখন তাদের নির্দিষ্টতার উচ্চ সম্ভাবনা থাকে। সংস্থার বিকাশ কর্মপ্রবাহের পরিবর্তনের জন্য সরবরাহ করে, যা সিস্টেমটি সম্ভাব্যভাবে সক্ষম হওয়া উচিত। তাই, উন্নয়নের রিজার্ভের সাথে, বাস্তবায়িত EDMS যতটা সম্ভব নমনীয় হওয়া উচিত।
4. সম্পদ. মূল্য, সময় এবং অর্থে প্রকাশ করা হয়, শেষ পর্যন্ত বিনিয়োগের উপাদান। অতএব, কেবলমাত্র সফ্টওয়্যারটির দাম এবং এটির ইনস্টলেশন নয়, এই সিস্টেমের মালিকানার জন্য কত খরচ হবে তাও বিবেচনায় নেওয়া প্রয়োজন। অতিরিক্ত খরচগুলি ইতিমধ্যে কার্যকরী EDMS-এর "আপগ্রেড", কর্মীদের পুনরায় প্রশিক্ষণ ইত্যাদির জন্য তহবিল হতে পারে।

বেশ কিছু জনপ্রিয় EDMS এর সংক্ষিপ্ত বিবরণ

উপরে আধুনিক বাজারআজ, রাশিয়ায় প্রায় 20 টি ভিন্ন EDMS ব্যবহৃত হয়। আসুন তাদের মধ্যে সর্বাধিক ব্যবহৃত বিশ্লেষণ করা যাক, যা সফলভাবে এন্টারপ্রাইজ পরিচালনার দক্ষতার উন্নতিতে নিজেদের প্রমাণ করেছে।

1. "অনুশীলন করা". 2012 সালে, টেলিকম এবং গণযোগাযোগ মন্ত্রক এই সিস্টেমটিকে নথি পরিচালনার জন্য প্রধান হিসাবে চালু করেছিল, এতে প্রায় 4 হাজার ক্লায়েন্ট রয়েছে। অধিকাংশ মানুষ সিস্টেম ব্যবহার গণ প্রতিষ্ঠানমস্কো। এই প্রোগ্রামটি ক্লাউড বা সার্ভার সংস্করণে ব্যবহার করা যেতে পারে। একটি প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি সাবস্ক্রিপশন ফি খরচ তুলনামূলকভাবে কম, প্রতিটি অতিরিক্ত ব্যবহারকারীর জন্য একটি অতিরিক্ত অর্থ প্রদান করা হয়।
2. "নৌমেন ডিএমএস"- NauDoc-এর উপর ভিত্তি করে উন্নয়ন (সাম্প্রতিককালে, সবচেয়ে জনপ্রিয় EDMSগুলির মধ্যে একটি), কিন্তু একটি উন্নত এবং পরিপূরক সংস্করণে। এটি একটি বৃহত্তর ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের অংশ।
3. ডাইরেক্টাম- একটি সিস্টেম যা সম্মিলিত মিথস্ক্রিয়া নীতির উপর জোর দেয়। এতে ডকুমেন্টেশন, সম্মেলন, সাক্ষাৎকার, মিটিং ইত্যাদির জন্য ডাটাবেস তৈরির সুবিধাজনক প্রক্রিয়া রয়েছে।
4. "কোম্পানি মিডিয়া"বিপরীতভাবে, এটি সর্বাধিক ব্যক্তিগতকরণ প্রদান করে। এই EDMS-এর সাহায্যে ব্যক্তিগত কর্মক্ষেত্র তৈরি করা এবং তাদের কার্যকারিতা নিশ্চিত করা সহজ।
5. "একটি ব্যবসা"- শীর্ষস্থানীয় পণ্য, যা রাশিয়ান ফেডারেশনের EDMS বাজারের প্রায় অর্ধেক দখল করে, যা সেন্ট্রাল ব্যাংক, Sberbank, Rostelecom এবং অন্যান্য বড় সংস্থাগুলি দ্বারা ব্যবহৃত হয়।