Typer av affärsautomationssystem. Verklig automatisering: vad är det och varför behöver ett litet företag det


Idag är det ett av begreppen för deras förvaltning, vars utmärkande drag är användningen av informationsteknologi. Det föreskriver en utbredd användning av datorer och programvara och tillhandahåller hantering av information, resurser och åtgärder med minimalt eller inget mänskligt deltagande i dessa procedurer, i princip.
Huvuduppgiften som är tänkt att genomföras design av processautomation- Detta för att kvalitetsindikatorerna för processer till en fundamentalt högre nivå. Det uppnås främst på grund av det faktum att den största fördelen med det automatiserade läget jämfört med manuellt är dess större tillförlitlighet.

Vilket i sin tur bidrar till:

Tillväxt i produktivitet;
- acceleration;
- billigare;
- ökad noggrannhet och stabilitet.
Hittills processautomation i världen används den överallt - från att samordna de mest komplexa industrierna till att göra inköp i stormarknader. Företagets riktning, såväl som dess skala, är i det här fallet inte grundläggande: automatisering genomsyrar bokstavligen någon av dem. Och tack vare användningen av processormetoden tillämpas enhetliga principer för automatisering på hela uppsättningen av processer.

Principer

Även om processautomation har förmågan att implementeras på olika nivåer, är dess principer för var och en av dem, såväl som för någon av processerna, desamma. Denna omständighet ställer villkoren för den mest effektiva implementeringen av processer som utförs i automatiskt läge och bestämmer principerna för deras kontroll genom automatisering.
Dessa principer inkluderar:
1. Konsekvens. I en process som styrs av automatisering måste all verksamhet koordineras både ömsesidigt och med dess in- och utgångar. Underlåtenhet att följa detta villkor leder ofta till misslyckanden i utförandet av uppgiften.
2. Integration. Processen under kontroll av automatisering måste kunna integreras i organisationens övergripande system. I enlighet med automatiseringsnivån kan sådan integration implementeras på olika sätt. Det ändrar dock inte själva kärnan i själva principen, som förblir oförändrad. Syftet med att automatisera en process är att säkerställa dess interaktion med miljön, som är extern för den.
3. Oberoende av utförande.

Alla processer som implementeras genom automatisering bör implementeras utan mänskligt deltagande eller med en kontrollnivå som utövas av operatören minimerad. Under förutsättning att processen genomförs korrekt bör mänsklig inblandning i den inte ske.
Det är värt att notera att principerna som anges ovan kan vara avsevärt detaljerade, beroende på typen av processer och graden av automatisering.

Således tillhandahåller automatisering av produktionsprocesser sådana principer som:

Kontinuitet;
- specialisering;
- proportionalitet osv.
Nivåer
Automatisering av processer är en nödvändig förutsättning för att stödja ledningen av ett företag, som påverkar alla nivåer i dess hierarki, och nivån på automatisering bestäms i enlighet med ledningsnivån. Det finns tre huvudnivåer av ledning:
- operativt;
- taktisk;
- strategiskt.
Baserat på klassificeringen som beskrivs ovan särskiljs följande nivåer av automatisering:
1. Nivån på artister. Karakteristiska processer för honom är de som utförs regelbundet. Deras automatisering arbetar för att uppnå operativa mål (till exempel implementering av en av produktionsprocesserna), bibehålla de angivna parametrarna (till exempel autopiloten för ett flygplan) och bibehålla det önskade driftsättet (till exempel temperaturindikatorerna för pannan).
2. Nivån på produktionsledning. I det här fallet är målet med automatisering den korrekta fördelningen av uppgifter mellan processer som är lägre i den hierarkiska stegen. Ett exempel är genomförandet av produktions- och tjänsteplanering samt resurshanteringsprocesser, dokumentation m.m.
3. Nivån på företagsledning. Automatisering som utförs på denna nivå löser problem relaterade till analys och prognoser. Att bidra till det effektiva arbetet på den högsta nivån i företagshierarkin inom det finansiella och ekonomiska området är dess huvudsakliga syfte.
När det gäller implementeringen av processautomation på var och en av ovanstående nivåer är det möjligt genom användning av system som:

- CRM - system för hantering av kundrelationer;
- OLAP - analytisk bearbetning i realtid;
- ERP - Enterprise Resource Management.

Vart och ett av automationssystemen kan hänföras till en av deras tre huvudtyper:

1. Oföränderlig. Under processen är den angivna sekvensen av åtgärder inte föremål för några justeringar.
2. Programmerbar. Beroende på vilket program som används och funktionerna i processen kan sekvensen av åtgärder variera. Valet av önskad sekvens beror på den uppsättning instruktioner som systemet styrs av.
3. Självkonfigurerande. De nödvändiga alternativen för att lösa problemet kan väljas efter systemets gottfinnande under drift. Ändring av deras sekvens och exekveringsvillkor utförs genom att övervaka processens framsteg.
Dessa typer av processautomation kan användas separat eller som en del av ett kombinerat system: allt beror på situationen.

Typer

Beroende på var företagen befinner sig i naturresursbearbetningskedjan kan alla falla in i en av tre kategorier.
Den första är "gruvarbetarna" och producenterna av råvaror. Som exempel kan vi här nämna företrädare för jordbruket eller kolväteproduktionsindustrin.
Den andra är de som först bearbetar de utvunna råvarorna. Denna kategori inkluderar biltillverkare, företag som är engagerade i produktion av el, stål, elektronik, etc.
Den tredje är representanter för tjänstesektorn: underhållning, medicinsk, utbildning, finansiella och andra institutioner och institutioner.
För alla företag, oavsett vilken av de beskrivna grupperna de tillhör, finns det allmänna kategorier av processer kopplade till deras verksamhet.

Dessa processer är:

1. Affärer. Eller affärsprocesser, som de också kallas. Deras uppgift är att säkerställa effektiv interaktion både inom företaget och med olika externa intressenter (konsumenter av varor eller tjänster, produktleverantörer, tillsynsmyndigheter, etc.). Typiska affärsprocesser är alla typer av planering, marknadsföring och redovisning samt kundkontaktaktiviteter.
2. Design och utveckling. Sådana processer inkluderar insamling och analys av initial information, genomförandet av projektet, säkerställande av kontroll över dess genomförande, etc.
3. Produktion. Alla processer för implementering av produktion av varor eller tjänster bör hänföras till denna kategori. Detsamma kan sägas om de processer som är kopplade till olika typer av planering, leverans, service m.m.
4. Övervakning och analys. Insamling och bearbetning av data relaterade till utförande av processer är huvuduppgiften för processerna i denna kategori. Exempel - genomförandet av kvalitetskontroll av varor eller tjänster, förvaltning, lager.
Den som vill bekanta sig med exempel på olika tekniska uppgifter för att automatisera företags delsystem kan se och köpa dem i Kvalitetsledningswebbbutiken.

Strategi

Eftersom processautomatisering är en svår och ganska tidskrävande uppgift kräver den strikt efterlevnad av en viss strategi, vilket bidrar till ökad effektivitet i verksamheten och ger ett stort antal uppenbara fördelar.
För att utforma en strategi måste processen:
1. Förstå. Baserat på en noggrant genomförd analys kan du få den mest kompletta bilden av processen, in i minsta detalj. Så du bör få information om dess ingångar och utgångar, sekvensen av operationer, närvaron av kommunikation med andra processer, sammansättningen av dess resurser, etc.
2. Förenkla. Detta kan göras genom att ta bort operationer som inte är av värde. Vissa operationer kan kombineras, utföras parallellt och så vidare. Allt som är det mest rationella är välkommet här - till exempel förbättringen av tekniken för att implementera processen eller dess fullständiga ersättning.
3. Automatisera. Denna punkt bör närma sig först efter att den föregående har slutförts. Anledningen till detta är enkel: ju enklare processen är, desto lättare är den att automatisera och desto mer stabil och effektiv blir den.

Fördelar

Övning visar det processautomation i de allra flesta fall bidrar det till en påtaglig förbättring av kvaliteten på både produkter och hanteringen av dess produktion. När man implementerar QMS-hantering tillåter det företaget att förbättra kvalitetsindikatorerna för sitt arbete. Men innan du fattar ett slutgiltigt beslut om implementering av automatisering, rekommenderas det att du bekantar dig med dess främsta fördelar.
Så de viktigaste fördelarna med processautomatisering är:
1. Påskynda utförandet av upprepade operationer. Automatisering under sitt arbete är inte föremål för trötthet, vilket säkerställer dess felfria drift, oavsett aktivitetens varaktighet. Dessutom genomför den uppgifter av samma typ mycket snabbare än en person.
2. Förbättring av kvalitativa resultatindikatorer. Den främsta orsaken till detta är avsaknaden av en mänsklig faktor, vilket bidrar till att minska antalet olika typer av fel ibland.
3. Förbättrad kontrollnoggrannhet. Tack vare den informationsteknologi som används kan volymen processdata vara mycket stor, vilket bidrar till dess mer exakta utförande.
4. Möjlighet till samtidigt genomförande av flera uppgifter. Den parallella lösningen av sådana åtgärder med hjälp av automatisering ökar produktiviteten avsevärt, utan att kompromissa med noggrannhet och kvalitet.
5. Öka beslutshastigheten i situationer som är typiska. Denna fördel säkerställer att det inte finns några inkonsekvenser i nästa steg av processen.


När automatisering kanske inte är motiverad

Det bör dock beaktas att det i vissa situationer inte är motiverat att använda processautomation. Detta är möjligt när:
1. De åtgärder som utförs är för komplexa tekniskt eller ekonomiskt.
2. Produkten har en kort livscykel. I händelse av att produkter skapas och släpps ut på marknaden så snabbt som möjligt, eller efterfrågan på dem blir kortvarig, kan automatisering visa sig vara mindre rationellt än manuellt utförande av processer.
3. Produkterna är enkla, handgjorda av mästaren.
4. Efterfrågan på en produkt är föremål för alltför stora fluktuationer. Denna omständighet leder till förändringar i produktionsvolymer, vilket gör användningen av automatisering omotiverad.
I vilket fall som helst, innan man fattar ett slutgiltigt beslut om lämpligheten av att använda automatisering, bör den mest grundliga analysen utföras för att utesluta möjligheten till en felaktigt dragen slutsats.

Ständigt föränderliga marknadsförhållanden, hög hastighet i beslutsfattande, multitasking i kapitalförvaltning och behovet av att minska risker kräver moderna tillvägagångssätt för organisationen av affärsverksamheten. Vägen ut i företagets allt mer komplexa interna och externa miljö är den integrerade automatiseringen av affärsprocesser. Det låter dig frigöra värdefulla resurser för strategisk planering och koncentration av ledningen på nyckelområden i företagets arbete. Vi kommer att prata om vad automation och ett ERP-system är, varför ett processtänkande behövs och vilken programvara som är mest populär i världen och i Ryssland.

Affärer och automation: igår, idag, imorgon

Affärsautomatisering är en partiell eller fullständig överföring av stereotypa operationer och affärsuppgifter under kontroll av ett specialiserat informationssystem, eller mjukvara och hårdvara. Som ett resultat, frigörandet av mänskliga och finansiella resurser för att öka arbetsproduktiviteten och effektiviteten i strategisk ledning.

Automatisering utförs vanligtvis i två riktningar:

* Automatisering av de viktigaste affärsprocesserna: till exempel försäljning eller kundtjänsthantering. I det här fallet utförs det för att direkt öka försäljningen, antalet producerade produkter och öka lönsamheten för hela verksamheten som helhet.
* Automatisering av stödjande processer såsom redovisning, rapportering, kontorsarbete. Sådan automatisering påverkar inte direkt inkomstökningen, men den bidrar till att minska tiden och kostnaderna för att utföra rutinarbete.

Huvuduppgifterna för affärsautomatisering är följande:

* effektivt stöd för företagets operativa verksamhet, organisation av redovisning och kontroll;
* förberedelse av alla dokument för partners, inklusive fraktsedlar, fakturor, avstämningshandlingar och affärsförslag;
* snabb mottagning av rapporter om tillståndet i företaget under vilken tidsperiod som helst;
* optimering av personalkostnader, ökad effektivitet i användningen av arbetstid genom att befria anställda från rutinarbete;
* minimera den negativa inverkan av den "mänskliga faktorn" på de viktigaste affärsprocesserna;
* säker lagring av information;
* Förbättra kvaliteten på kundservice.

Automatisering av affärsprocesser kan avsevärt förbättra kvaliteten på ledningen i ett företag och kvaliteten på dess produkt. För företaget som helhet ger det ett antal betydande fördelar.

* Öka hastigheten på informationsbearbetningen och lösa repetitiva uppgifter.
* Öka verksamhetens transparens och dess tillverkningsbarhet.
* Tillväxt av samordning av personalens åtgärder och kvaliteten på dess arbete.
* Förmåga att kontrollera stora mängder information.
* Automatisering av manuellt arbete.
* Minska fel och förbättra kontrollnoggrannheten.
* Parallelllösning av flera uppgifter.
* Snabbt beslutsfattande i stereotypa situationer.

Som ett resultat av automatisering av affärsprocesshantering får företagets chef mer information för att analysera affärsprocesser i form av detaljerade analytiska rapporter och har möjlighet att hantera företaget kvalitativt, med hänsyn till externa och interna indikatorer.

Till exempel, när du använder programvaran "First Form" under de första sex månaderna av arbetet, ökar de viktigaste prestationsindikatorerna för företaget:

* planeringsnoggrannhet - med 40 %;
* total effektivitet - med 50%;
* Spara chefens tid - med 80 %.

De flesta företag börjar automatisera med rutinmässiga arbetsintensiva processer, såväl som med verksamheter som väsentligt påverkar vinster och intäkter: ekonomi och redovisning, dokumenthantering, produktion och lagerkontroll. Automatisering av sådana verksamhetsområden som företagsledning, marknadsföring, kvalitetsledning och extern kommunikation på de flesta ryska företag har bara börjat.

I samband med den ekonomiska krisen förändras prioriteringarna inom området för automatisering av affärsprocesser något. Huvudtrenderna för den nuvarande säsongen inkluderar följande:

1. Användning av molnteknik. Den största skillnaden med denna automatiseringsmetod är att företaget inte har någon egen server. Sådana system är mycket populära bland små företag, eftersom de kostar betydligt mindre än den traditionella versionen.
2. Aktiv automatisering av marknadsföringsverktyg: implementering av CRM-system, kontextuella reklamautomationssystem och BI-system.
3. Utveckling av maskin-till-maskin interaktionsteknologier. Den framväxande trenden med M2M - Machine to Machine - involverar ett minimum av en persons deltagande i dessa processer där det är möjligt, eftersom komplikationen av affärsprocesser och utrustning inte alltid tillåter en person att adekvat bedöma och reagera på en föränderlig situation.
4. Tillämpning av big data-verktyg. En annan trend i utvecklingen av automatisering av affärsprocesser är uppmärksamheten på big data och relaterad affärsintelligens. De efterfrågas av stora företag, eftersom specialiserad dyr utrustning krävs för att bearbeta stora data.
5. Dataanalys i realtid. Affärsautomationssystem kommer att utvecklas mot transaktionsbearbetning i realtid, vilket resulterar i helt synkroniserade operationer.

Nyckelområden och programvara för automatisering av affärsprocesser

En av de viktigaste förutsättningarna för affärsautomatisering är ett företags användning av en processmetod. Denna term förstås som ett tillvägagångssätt som definierar betraktandet av företagets aktiviteter som ett nätverk av affärsprocesser som är oupplösligt förbundna med dess huvudsakliga mål, mål och uppdrag. Processmetoden, i motsats till den strukturella strategin som råder i många företag, är inte fokuserad på företagets befintliga organisationsstruktur, utan på verkliga affärsprocesser, vars slutresultat är skapandet av en tjänst eller produkt.

Processmetoden hjälper till att öka verksamhetens flexibilitet, minska responstiden på marknadsförändringar och förbättra företagets prestanda.

Varje affärsprocess i ett företag består av en uppsättning individuella operationer med en utförandeordning som bestäms av teknik eller instruktioner. De nödvändiga egenskaperna hos en affärsprocess är vägar och regler, såväl som input, output, förbrukade resurser, deltagare och ägare.

Innan du fortsätter med automatiseringen av affärsprocesser är det nödvändigt att utföra arbete på deras isolering och beskrivning, såväl som att klassificera dem som huvud- eller hjälpprocesser. Detta är en ganska lång procedur, i praktiken kräver det deltagande av alla avdelningar i företaget i nära samarbete.

Typerna och antalet affärsprocesser är individuella för varje företag. Alla differentierade affärsprocesser kan sedan integreras i flera huvudområden, för var och en av dessa är det möjligt att automatisera både som helhet och som en del av en separat process:

1. Hantering:

* strategisk ledning;
* ekonomisk säkerhet;
* juridiskt stöd;
* Management Accounting;
* budgetering;
* Informationssäkerhet.

Du kan använda programsystemet "1C: Enterprise", styrmodulen för SAP R / 3-systemet.

2. Marknadsföring och försäljning:

* ledning av marknadsföringsaktiviteter;
* PR;
* ledning av reklamverksamhet;
* försäljningsledning;
* kundrelationshantering (CRM).

För att automatisera detta område används ofta programvara: CRM-system - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, reklamhantering - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, site management (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Produktion:

* ledning av produktionsprocesser;
* företagslagerhantering;
* hantering av materialförsörjning;
* hantering av produktionsutrustning;
* logistiksystem.

Mjukvaruprodukter: Kraft system, USU, AVA ERP produktionsmodul, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse och Sales.

4. Kvalitetsledning:

* Kvalitetsledningssystem (QMS);
* kvalitetskontroll av produkter och prestandaindikatorer;
* arbeta med reklamationer.

Använd programvara: Indikatoradministratör, FINEKS: Quality Management, Master: Quality Management, Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Personalhantering:

* rekrytering;
* utbildning och utveckling av personal;
* personalredovisning;
* Motivation och lön

Mjukvaruprodukter: E-Staff Recruiter från Datex Software, 1C: Lön och HR Management, Oracle/HR Management, Pharaoh, BOSS-Kadrovik.

6. Ekonomi:

* Bokföring;
* skatteredovisning;
* finansiell planering;
* Hantering av uppgörelser med kunder;
* beräkning av löner för anställda i företaget.

Automationsprogram: "1C: Redovisning", "1C: Lön", "AuditExpert", "Master Finance Analysis", "Fingrand".

7. Organisation av företagets verksamhet:

* dokumentflöde;
* Sekretariat.

Programvaruprodukter: "1C: Document Management", "E1 Euphrates" från Cognitive Technologies, "Master Doc" från Master Group, QPR 2014, Open Text.

ERP: ett nytt steg i utvecklingen av automationssystem

"Island"-automatisering av enskilda affärsprocesser i företaget blir förr eller senare ineffektiv, eftersom försök att kombinera flera olika automationssystem till en enda helhet oftast misslyckas. När man implementerar "ö"-metoden är målet att öka företagets totala effektivitet vanligtvis inte satt.

Däremot är det integrerade affärsautomatiseringssystemet ett system för hantering av företagets finansiella och ekonomiska aktiviteter och säkerställer upprätthållandet av drifts-, lednings- och redovisningshandlingar i allmänhet.

Konceptet med ett integrerat företagsledningssystem - ERP - utvecklades i slutet av 80-talet av förra seklet. I början av 90-talet började det bli populärt när kontrollsystem började dyka upp som kunde implementera detta koncept. ERP-systemet bygger på principen att skapa ett enda informationsutrymme som hjälper till att spåra all information om affärsprocesser på alla avdelningar av företaget i realtid.

ERP-system är byggda på modulbasis och deras struktur innebär att det finns separata block som är ansvariga för en specifik process. Tack vare denna organisationsprincip är det möjligt att förfina och utöka funktionaliteten i hela systemet i takt med att nya teknologier dyker upp, förändringar i lagstiftning eller kundbehov.

De flesta affärssystem inkluderar följande grupper av moduler:

* logistik;
* produktion;
* marknadsföring
* tillhandahålla;
* marknadsföring;
* Övrig.

I Ryssland dök ERP-system upp först i slutet av förra seklet och användes ursprungligen uteslutande av stora företag, men idag implementeras de på företag av alla storlekar.

Efter implementeringen av ett affärssystem kan ett företag sluta använda många olika program för att arbeta med ekonomi, lager, kontor och logistik. Detta kommer i sin tur att göra det möjligt för verksamheten att avsevärt minska kostnaderna för IT-stöd.

Under 2016, enligt bedömningen av konsultföretaget Panorama Consulting Solutions, inkluderade de tre bästa ledarna på den globala ERP-systemmarknaden SAP med en andel på 20 %; Oracle -13,9 % och Microsoft - 9,4 %. Vidare, i fallande ordning, finns följande företag: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Ledare när det gäller implementeringshastighet var Oracle, och när det gäller återbetalningstid - SAP.

I Ryssland, enligt analyscentret TAdviser, var det mest populära ERP-systemet 2016 "1C: Enterprise" (se fig.). Bland de mest efterfrågade programmen kan man också notera sådana produkter som Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Ris. Diagram över tillämpade mjukvaruprodukter för affärsautomatisering i Ryssland

Hur man väljer en mjukvaruprodukt

När du väljer programvara för affärsprocessautomation finns det två vägar att gå:

* användning av en typisk produkt;
* utveckling och implementering av individuell mjukvara.

På en lapp

En standardprodukt (förpackad) kommer att kosta företaget mindre och är också något lättare att implementera. Men vi får inte glömma att inte varje typisk programvara kan omprofileras för företagets individuella egenskaper, eftersom i ett antal program är möjligheterna till ytterligare inställningar begränsade eller till och med uteslutna. Samma problem finns med molntjänster.

För att välja rätt specifika program är det viktigt att svara på ett antal mycket allvarliga frågor:

1. Vilka affärsprocesser är planerade att automatiseras?
2. Kommer funktionaliteten hos det här eller det programmet att motsvara de uppgifter som tilldelats det?
3. Är det möjligt att anpassa för en specifik affärspraxis?
4. Är det möjligt att snabbt ändra systemet utan att avbryta driften vid förändringar i affärsprocesser eller affärsförhållanden?
5. Hur lätt är systemet att använda?
6. Är det möjligt att integrera systemet med befintliga tjänster eller automationsprogram?
7. Vem och hur tillhandahåller teknisk support?
8. Hur mycket kommer implementeringen och tekniskt stöd (ägande) att kosta?

Eftersom det är praktiskt taget omöjligt att svara på dessa frågor självständigt och samtidigt, är det lämpligt att få råd från leverantörsföretag (mjukvaruutvecklare). Dessutom bör du prata med affärskollegor, eftersom deras erfarenhet ibland hjälper till att göra ett val. Det är dock viktigt att förstå att åsikter i näringslivet kan vara mycket subjektiva, på grund av branschens särdrag, företagets storlek, begränsad erfarenhet av olika affärssystem och som ett resultat av oförmågan att se helheten. bild och jämför alla produkter i förhållande till dina villkor.

När det gäller om man ska automatisera enskilda processer eller installera ett ERP-system, beror allt på specifikationerna för ett visst företag.

Programvarukostnad och implementeringskostnader

Det är mycket svårt att entydigt svara på frågan om hur mycket affärsautomatisering kommer att kosta för ett visst företag, eftersom kostnaden för specifik programvara beror på flera faktorer, inklusive:

* uppgifter, som programvaran är utformad för att lösa;
* typ av program: typisk eller anpassad;
* Resurser krävs för genomförande;
* antal arbetsstationer anslutna till systemet.

Till exempel är priset för en licens för det populära integrerade programmet "1C: Enterprise" för 100 jobb 432 000 rubel, för 50 jobb - 187 200 rubel, för 20 jobb - 41 400 rubel.

Kostnaden för automatisering består också av flera komponenter:

* kostnaden för själva systemet, inklusive kostnaden för "boxen" eller hyresbetalningar vid användning av "moln"-versionen;
* Kostnaden för att inrätta ett automationssystem och utbildning av personal;
* kostnaden för regelbunden teknisk support.

Indirekta kostnader bör också läggas till priset för att automatisera affärsprocesser, till exempel den tid som chefen och nyckelanvändare lägger på att delta i projektet.

Det sägs att de som lever i det förflutna inte har någon framtid. Detsamma kan sägas om organisationer som vägrar acceptera allt som modern teknik har att erbjuda. Den moderna affärsvärlden utvecklas snabbt och det är ofta mycket svårt att hänga med i de ständigt föränderliga trenderna. Dessutom är det svårt att möta förväntningarna från kunder som förväntar sig ett omedelbart svar på deras förfrågningar. Ett sätt att hänga med i tekniken och med tiden är. Programvara för automatisering av affärsprocesser låter dig automatisera tidskrävande uppgifter, effektivisera genomförandet av verksamheten och ta företagets effektivitet till en ny nivå. Dessutom låter affärsautomatisering dina anställda använda sina färdigheter för att få jobbet gjort utan att slösa bort värdefull tid på rutinuppgifter.

Fördelar med Business Process Automation Software

Enligt en studie publicerad 2013 av CompTIA finns det fem områden där företag tror att programvara för automatisering av affärsprocesser kan bidra till att förbättra resultatet: flaskhalsar som saktar ner arbetet (48 % av de tillfrågade), utförande av vissa och samma uppgifter (46 % av respondenterna), dålig kommunikation mellan avdelningarna (39 % av de tillfrågade), svårigheter att hitta dokument (33 % av de tillfrågade) och bristande transparens i affärsprocesser (27 % av de tillfrågade).

I synnerhet kan olika processer optimeras, såsom:

  • Dokumenthantering
  • Arbetsflödesautomatisering
  • Uppgiftsaviseringar via e-post
  • E-postmarknadsföringskampanjer
  • Tacksägelsebrev
  • Betalningspåminnelser
  • Verifiering och godkännande av dokument
  • Hantering av personalförfrågningar

Bestäm vilka arbetsflöden som ska automatiseras. Efter det kan du modernisera dem genom att dela upp dem i etapper och anpassa varningar och påståenden. På så sätt kommer du att simulera verkliga processer som vanligtvis utförs manuellt. Populära användningsområden för automatisering inkluderar marknadsföring, kundhantering och kundsupport.

Fördelar med Business Process Automation

Utöver optimering finns det många fördelar med att implementera automatisering, inklusive:

  • Kostnadsminskning. Du kan anställa färre anställda, eftersom arbetsmängden minskar.
  • Effektivare användning av anställda. Chefer kan spendera mer tid med sina anställda och hålla reda på viktiga uppgifter, snarare än att drunkna i kontroller, godkännanden och förfrågningar.
  • Samarbetsoptimering. Programvara för automatisering av affärsprocesser kan användas för att skapa ett utrymme där teammedlemmar delar filer och får varningar när dokument har uppdaterats, ändrats eller delats från en medlem till en annan. Detta håller alla i slingan och förbättrar kommunikationen.
  • Förbättrad kundsupport. Utan automatisering av affärsprocesser kan det vara svårt för en kundtjänst eller helpdesk att hålla reda på alla förfrågningar. Med vår programvara för att skapa förfrågningar lämnas ingen kund utan uppsikt. Detta kommer att hjälpa supportpersonalen att svara på kundförfrågningar snabbare och mer effektivt, vilket ökar kundnöjdheten.
  • Förbättra den övergripande prestandan. Genom att automatisera affärsprocesser minskar manuella fel och medarbetarna är mer fokuserade på sitt arbete.
  • Öka medarbetarnas tillfredsställelse. Enligt 55 % av de anställda bedömer sin förmåga att använda sina färdigheter och styrkor som en "mycket viktig" faktor för att känna arbetstillfredsställelse. När du befriar anställda från rutinuppgifter har de mer tid att utföra det arbete de gör bäst.

Att välja rätt programvara för affärsprocessautomatisering

Det finns många faktorer att ta hänsyn till när du väljer, inklusive ett pris som matchar din budget, en lösning som integreras med dina nuvarande applikationer och leverantörens rykte och förmåga att förse dig med högkvalitativa lösningar och kvalitetsservice. Vad väntar du på? Ta ett steg in i framtiden och öka effektiviteten med automatisering av affärsprocesser.

På den nuvarande utvecklingsnivån är processautomation ett av tillvägagångssätten för processledning baserad på användningen av informationsteknologi. Detta tillvägagångssätt möjliggör hantering av verksamhet, data, information och resurser genom användning av datorer och programvara som minskar eller eliminerar mänskligt engagemang i processen.

Huvudsyftet med automatisering är att förbättra kvaliteten på processexekveringen. En automatiserad process är mer stabil än en manuell process. I många fall kan processautomation öka produktiviteten, minska processtiden, minska kostnaderna, öka noggrannheten och öka stabiliteten i verksamheten.

Hittills har processautomation täckt många branscher och verksamhetsområden: från produktionsprocesser till shopping i butik. Oavsett organisationens storlek och omfattning har nästan alla företag automatiserade processer. Processmetoden ger samma principer för automatisering för alla processer.

Trots att processautomatisering kan utföras på olika nivåer kommer principerna för automatisering för alla nivåer och alla typer av processer att förbli desamma. Dessa är allmänna principer som ställer villkoren för ett effektivt utförande av processer i automatiskt läge och fastställer reglerna för automatisk processkontroll.

Huvudprinciperna för processautomation är:

  • konsistensprincipen. Alla åtgärder i en automatiserad process måste samordnas med varandra och med ingångar och utgångar från processen. I händelse av att åtgärderna inte matchar, kan en kränkning av processen inträffa.
  • integrationsprincipen. Den automatiserade processen måste kunna integreras i organisationens övergripande miljö. På olika nivåer av automatisering utförs integrationen olika, men kärnan i principen förblir densamma. Processautomatisering bör säkerställa interaktionen mellan den automatiserade processen och den externa miljön (i relation till denna process).
  • principen om oberoende av utförande. En automatiserad process bör utföras oberoende, utan mänsklig inblandning eller med minimal mänsklig kontroll. En person ska inte lägga sig i processen om processen genomförs i enlighet med de uppställda kraven.

Dessa allmänna principer är detaljerade beroende på vilken automatiseringsnivå som övervägs och de specifika processerna. Till exempel inkluderar automatiseringen av produktionsprocesser sådana principer som specialiseringsprincipen, proportionalitetsprincipen, kontinuitetsprincipen etc.

Nivåer av processautomatisering

Processautomatisering är avgörande för att stödja ledningen på alla nivåer i ett företags hierarki. I detta avseende bestäms automationsnivåer beroende på kontrollnivån vid vilken processautomatisering utförs.

Ledningsnivåer brukar delas in i operativa, taktiska och strategiska.

I enlighet med dessa nivåer särskiljs också nivåerna av automatisering:

  • lägre nivå av automatisering eller nivå av artister. På denna nivå genomförs automatisering av regelbundet pågående processer. Processautomatisering syftar till att utföra operativa uppgifter (till exempel exekvera en produktionsprocess), upprätthålla etablerade parametrar (till exempel autopilotdrift), upprätthålla vissa driftlägen (till exempel temperaturförhållanden i en gaspanna).
  • produktionsledningsnivå eller taktisk nivå. Automatisering av processer på denna nivå säkerställer fördelningen av uppgifter mellan olika processer på den lägre nivån. Exempel på sådana processer är produktionsledningsprocesser (produktionsplanering, tjänsteplanering), resurshanteringsprocesser, dokumenthanteringsprocesser etc.
  • företagsledningsnivå eller strategisk nivå. Automatisering av processer på företagsledningsnivå tillhandahåller lösningen för analytiska och prediktiva uppgifter. Denna nivå av automatisering är nödvändig för att stödja arbetet i organisationens högsta ledning. Den syftar till finansiell, ekonomisk och strategisk förvaltning.

Automatisering av processer på var och en av dessa nivåer tillhandahålls genom användning av olika automationssystem (CRM-system, ERP-system, OLAP-system, etc.). Alla automationssystem kan delas in i tre grundtyper.

Typer av automationssystem inkluderar:

  • oföränderliga system. Dessa är system där sekvensen av åtgärder bestäms av utrustningens konfiguration eller processförhållanden och inte kan ändras under processen.
  • programmerbara system. Dessa är system där sekvensen av åtgärder kan variera beroende på den givna program- och processkonfigurationen. Valet av den nödvändiga sekvensen av åtgärder utförs på grund av en uppsättning instruktioner som kan läsas och tolkas av systemet.
  • flexibla (självinställande) system. Dessa är system som kan välja de nödvändiga åtgärderna under arbetets gång. Ändring av processkonfigurationen (sekvens och villkor för att utföra operationer) utförs på basis av information om processens framsteg.

Dessa typer av system kan användas på alla nivåer av processautomation individuellt eller som en del av ett kombinerat system.

Typer av automatiserade processer

I varje sektor av ekonomin finns det företag och organisationer som producerar produkter eller tillhandahåller tjänster. Alla dessa företag kan delas in i tre grupper, beroende på deras "avlägsenhet" i naturresursförädlingskedjan.

Den första gruppen företag är företag som utvinner eller producerar naturresurser. Sådana företag inkluderar till exempel jordbruksproducenter, olje- och gasföretag.

Den andra gruppen företag är företag som bearbetar naturliga råvaror. De tillverkar produkter från råvaror som bryts eller produceras av företagen i den första gruppen. Sådana företag inkluderar till exempel företag inom fordonsindustrin, stålföretag, företag inom elektronikindustrin, kraftverk och liknande.

Den tredje gruppen är tjänstesektorns företag. Sådana organisationer inkluderar till exempel banker, utbildningsinstitutioner, medicinska institutioner, restauranger etc.

För alla företag är det möjligt att peka ut allmänna grupper av processer i samband med produktion av produkter eller tillhandahållande av tjänster.

Dessa processer inkluderar:

  • affärsprocesser är processer som säkerställer interaktion inom organisationen och med externa intressenter (kunder, leverantörer, tillsynsmyndigheter etc.). Denna kategori av processer inkluderar processerna för marknadsföring och försäljning, interaktion med konsumenter, processer för ekonomi, personal, materialplanering och redovisning, etc.
  • design och utvecklingsprocesser Alla processer som är involverade i utvecklingen av en produkt eller tjänst. Dessa processer inkluderar processerna för utvecklingsplanering, insamling och förberedelse av initiala data, projektgenomförande, kontroll och analys av designresultat, etc.
  • produktionsprocessär de processer som krävs för att producera en produkt eller tillhandahålla en tjänst. Denna grupp omfattar alla produktions- och tekniska processer. De inkluderar även kravplanering och kapacitetsplaneringsprocesser, logistikprocesser och serviceprocesser.
  • kontroll- och analysprocesser- denna grupp av processer är förknippad med insamling och bearbetning av information om utförande av processer. Sådana processer inkluderar kvalitetskontrollprocesser, operativ ledning, lagerkontrollprocesser etc.

De flesta av processerna som tillhör dessa grupper kan automatiseras. Hittills finns det klasser av system som tillhandahåller automatisering av dessa processer.

TOR för delsystemet "Warehouses" är ett exempel på villkoren för automatisering av företagslagerhantering.

Detta dokument är ett exempel på en verklig referensvillkor, på grundval av vilken ett industriföretags lagerautomationssystem valdes och implementerades.

Dokumentet omfattar 26 sidor. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alla versioner av MS Word. Dokumentet tillåter redigering och ändringar.

TOR för delsystemet "Dokumenthantering" är ett exempel på en villkor för att automatisera hanteringen av dokumenthanteringsprocessen.

Detta dokument är ett exempel på en verklig referensvillkor, på grundval av vilken ett arbetsflödesautomationssystem för ett industriföretag valdes och implementerades.

Dokumentet omfattar 17 sidor. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alla versioner av MS Word. Dokumentet tillåter redigering och ändringar.

TOR för delsystemet "Inköp" är ett exempel på en villkor för automatisering av inköps- och leverantörshanteringsprocesser.

Detta dokument är ett exempel på en verklig referensvillkor, på grundval av vilken ett inköpsautomatiserings- och leverantörshanteringssystem för ett industriföretag valdes och implementerades.

Dokumentet omfattar 23 sidor. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alla versioner av MS Word. Dokumentet tillåter redigering och ändringar.

Processautomatiseringsstrategi

Processautomation är en komplex och tidskrävande uppgift. För att framgångsrikt lösa detta problem är det nödvändigt att följa en viss automatiseringsstrategi. Det låter dig förbättra processer och få ett antal betydande fördelar med automatisering.

Kortfattat kan strategin formuleras enligt följande:

  • processförståelse. För att automatisera en process är det nödvändigt att förstå den befintliga processen i alla dess detaljer. Processen måste analyseras fullständigt. Processens ingångar och utgångar, sekvensen av åtgärder, förhållandet till andra processer, sammansättningen av processresurserna etc. måste definieras.
  • processförenkling. När processanalysen väl är genomförd är det nödvändigt att förenkla processen. Extra operationer som inte ger värde bör minskas. Enskilda operationer kan kombineras eller köras parallellt. Andra tekniker för dess utförande kan föreslås för att förbättra processen.
  • processautomation. Processautomatisering kan endast utföras efter att processen har förenklats så mycket som möjligt. Ju enklare processflödet är, desto lättare är det att automatisera och desto effektivare blir den automatiserade processen.

Fördelar med processautomation

Automatisering av processer kan avsevärt förbättra kvaliteten på ledningen och produktkvaliteten. Vid implementering av ett QMS har automatisering en betydande effekt och gör det möjligt för organisationen att avsevärt förbättra sitt arbete. Men innan du fattar ett beslut om att automatisera processer är det nödvändigt att utvärdera fördelarna med att köra processer i automatiskt läge.

Vanligtvis ger processautomation följande fördelar:

  • ökar hastigheten för att utföra repetitiva uppgifter. På grund av det automatiska läget kan samma uppgifter utföras snabbare, eftersom. automatiserade system är mer exakta i sina handlingar och är inte föremål för en minskning av prestanda från tidpunkten för arbetet.
  • förbättra kvaliteten på arbetet. Elimineringen av den mänskliga faktorn minskar avsevärt variationerna i processexekveringen, vilket leder till en minskning av antalet fel och därmed ökar stabiliteten och kvaliteten på processen.
  • ökad kontrollnoggrannhet. På grund av användningen av informationsteknologi i automatiserade system blir det möjligt att lagra och ta hänsyn till mer processdata än vid manuell styrning.
  • parallellt utförande av uppgifter. Automatiserade system gör att du kan utföra flera åtgärder samtidigt utan förlust av kvalitet och noggrannhet i arbetet. Detta påskyndar processen och förbättrar kvaliteten på resultaten.
  • snabbt beslutsfattande i typiska situationer. I automatiserade system tas beslut relaterade till typiska situationer mycket snabbare än med manuell styrning. Detta förbättrar processprestanda och undviker inkonsekvenser i efterföljande steg.

Trots de uppenbara fördelarna är processautomatisering inte alltid lämplig. Efter analys och optimering kan det visa sig att processautomatisering inte är nödvändig eller ekonomiskt olönsam.

I ett antal situationer kan manuell exekvering av processer vara att föredra framför automatisering:

  • processoperationer är svåra att automatisera. Ur teknisk eller ekonomisk synvinkel kan vissa processsteg vara mycket svåra att automatisera.
  • kort produktlivscykel. Om en produkt måste utvecklas och implementeras på kort tid, eller om dess existens på marknaden är kort, kanske processautomatisering inte är lämplig. Manuell exekvering av processer blir billigare och snabbare än automatisering.
  • unika eller unika produkter. När en konsument behöver en produkt med unika manuella egenskaper kan en sådan produkt endast släppas om processerna utförs manuellt.
  • kraftiga svängningar i efterfrågan. En förändring i efterfrågan på en produkt kräver en förändring av produktionsvolymen. Sådana ändringar utförs lättare genom att utföra processen manuellt.
För att dela med vänner:
Liknande inlägg