Yrkessekreterare. Arbetsbeskrivning av sekreteraren för referenten för generaldirektören Arbetsbeskrivning för sekreteraren för referensprovet

Sekreterare-referenten är en tjänsteman som är direkt assistent till chefen för en affärsenhet. Specialisten organiserar sin verksamhet, genomför telefonsamtal, utarbetar intern administrativ dokumentation, utgående korrespondens till motparter och auktoriserade organ. Hans uppgifter inkluderar också att reglera flödet av besökare och övervaka att direktören genomför de evenemang som planerats av honom.

Den biträdande sekreterarens specialitet

En biträdande direktör behövs i varje företag, eftersom oro för chefen för en affärsenhet kan göra hans arbete ineffektivt. Sekreterare-referenten etablerar direktörens arbete och skapar förutsättningar under vilka han rationellt kommer att sätta prioriterade uppgifter och inte distraheras av mindre problem. Huvuduppgiften för en specialist är att organisera effektivt arbete inom kontorsarbete, att utföra aktiviteter med databaser, samt att säkerställa relationer mellan avdelningar.

Vilken specialitet har en biträdande sekreterare

Yrkesutbildningskrav

För det kvalitativa utförandet av arbetsuppgifter måste en specialist vara en säker användare av en persondator och annan utrustning som tillhör kategorin organisationsteknik. Kunskaper i ryska och främmande språk kommer att möjliggöra en kompetent sammanställning av dokumentation, och kunskap om kontorsarbete kommer att förenkla hans arbete inom området för att utarbeta administrativa dokument, sammanställa svar på brev och förfrågningar, samt upprätta protokoll från mötet.

Utbildning

En sekreterares specialitet kan erhållas i gymnasieskolor, såväl som i specialiserade klasser.

Det är lättare för personer som har gått kurser efter examen från en högskola att få jobb än bara efter en teknisk skola. Förutom teoretiska kunskaper inom kontorsarbete kommer en specialist att behöva datorkunskaper, samt besitta en tillräcklig skrivhastighet.

Personliga egenskaper hos en specialist

Personliga kvaliteter

Eftersom företagets chef helt litar på sin assistent inom området för att organisera aktiviteter, måste specialisten ha en hög grad av ansvar och kommunikationsförmåga. Frånvaron av dessa egenskaper hos den biträdande sekreteraren kan leda till att en affärsenhet förlorar ryktet.

Utöver en hög professionalitet ska en specialist ha ett gott bild-figurativt minne, normal hörsel och måttlig sällskaplighet i kombination med välvilja, punktlighet, påhittighet och flit samt en vilja att arbeta med människor.

Medicinska kontraindikationer för att fungera

Arbetsuppgifterna som biträdande sekreterare kräver ett väl framfört tal och psykiskt motstånd mot stress orsakad av arbetsmiljön. Detta förklarar ett antal sjukdomar där det inte rekommenderas att hitta ett jobb som biträdande chef. Störningar i nervsystemet, sjukdomar i inre organ, manifesterade i irritabilitet, bidrar inte till att säkerställa en normal arbetsmiljö. Hjärt- och kärlsjukdomar kan förvärras i processen att fullgöra skyldigheter, eftersom tjänsten innebär att arbeta huvudsakligen sittande vid ett skrivbord. En talstörning och uppenbara fysiska funktionshinder bidrar inte till att upprätthålla ett företags betyg.

Läs också: Arbetsuppgifter som biträdande chef

Arbetsplats, karriär och lönenivå

Kunskapskrav

Efter att ha tagit reda på vem referenten är och vad han gör, blir det tydligt att specialiteten är efterfrågad, eftersom sådana arbetare behövs i alla företag vars huvud använder hyrd arbetskraft. Kontor, företag, företag eller organisationer oavsett profil och form av ägande kan bli en arbetsplats. Yrket är ett utmärkt startskott för unga som inte har arbetslivserfarenhet.

I denna position kan den anställde räkna med karriärtillväxt genom överföring till en annan avdelning för en annan specialitet, på grund av mottagandet av en ny specialiserad utbildning. Kvalificerade anställda värderas av arbetsgivare, därför rekommenderas att ständigt förbättras inom området kontorsarbete, arbete med korrespondens, entreprenörer, besökare och korrekta telefonsamtal.

Lönen till den biträdande sekreteraren beror på regionen där affärsenheten är belägen, på omfattningen av dess verksamhet, på den anställdes arbetserfarenhet, omfattningen av arbetsuppgifter som tilldelats honom av arbetsgivaren, samt på tillgången till ytterligare kunskap som kan utöka skyldigheternas omfattning. Enligt uppgifter från 2017 är lönen för en biträdande sekreterare som verkar i Moskva 30 000-60 000 rubel och upp till 35 000 rubel i andra regioner.

Andra tolkningar av specialiteten

Aktiviteter

När du söker efter en ledig tjänst via specialiserade tjänster kan du i frågesträngen ange inte bara specialiteten för den biträdande sekreteraren utan även dess alternativa namn, såsom sekreterare, assistent, kontorschef, personalchef och arkivarie eller arkivarie. Användningen av synonymer till specialiteten ökar chanserna till anställning.

Den biträdande sekreterarens huvudsakliga arbetsansvar är att organisera normala arbetsvillkor för chefen för en affärsenhet. För dess genomförande måste specialisten ta itu med:

1. Kontorsarbete, vilket innefattar upprättande och registrering av intern dokumentation, samt hantering av korrespondens.
2. Direktörens arbetstidsplanering.
3. Mottagande av besökare.
4. Utarbetande av dokumentation för granskning och undersökning av specialister under ledning av chefen.
5. Utarbeta rapporter och protokollföra möten.
6. Godkännande av dokument för underskrift.
7. Föra telefonsamtal, samt redogöra för telefonsamtal.
8. Samordning av relationer mellan representanter för strukturella divisioner.
9. Ta emot och skicka fax.
10. Bokning av biljetter för affärsresenärer.
11. Lösningen av ekonomiska frågor, uttryckt i tillhandahållandet av anställda med pappersvaror.

GODKÄNNA:

_______________ "____" ___________ 2005

ARBETSBESKRIVNING
Sekreterare-referent.

1. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER.

1.1. Denna arbetsbeskrivning definierar sekreterarens - referentens funktionella skyldigheter, rättigheter och skyldigheter.

1.2. Sekreterare-referenten utses till tjänsten och entledigas från den av generaldirektören.

1.3. Sekreterare-referenten rapporterar direkt.

1.4. En anställd med fullständig gymnasieutbildning, som har minst 2 års erfarenhet som sekreterare eller assistent och har PC-kunskaper, kunskaper i engelska, färdigheter i att arbeta med kontorsutrustning, kunskaper i grunderna för kontorsarbete, kan utses till tjänst som biträdande sekreterare.

1.5. Till den biträdande sekreterarens uppgifter hör - administrativt stöd för generaldirektörens arbete.

1.6. Sekreterare-referenten i sitt arbete vägleds av generaldirektörens order, föreskrifter och denna arbetsbeskrivning.

2. FUNKTIONELLT ANSVAR.

Assisterande sekreterare:

2.1. Utför tryck- och kopieringsarbete.

2.2. Hanterar inkommande och utgående samtal.

2.3. Utför telefonsamtal.

2.10. Organiserar mottagningens ekonomiska verksamhet.

2.11. Ta emot besökare.

2.12. Organisering av oavbrutet arbete av förare och mottagning.

Sekreterare-referenten har rätt:

3.1. Kontakta företagets tjänstemän för att ge information som behövs för pappersarbete och rapportering.

3.2. Kräv inlämnande av dokument korrekt utförda, baserat på kraven i företagets interna regelverk.

3.3. Meddela generaldirektören om förekomsten av hinder för fullgörandet av uppgifter på grund av tredje parts fel.

3.4. Förhandla för bolagets räkning inom ramen för frågor som rör den biträdande sekreterarens kompetens.

4. ANSVAR.

4.1. Den biträdande sekreteraren ansvarar för:

- snabb och högkvalitativ utförande av de uppgifter som tilldelas i arbetsbeskrivningen;

- falsk information om läget och utförandet av funktionella uppgifter;

— Bevarande av affärshemligheter inom de gränser som bestäms av gällande lagstiftning och interna regler för företaget.

– Underlåtenhet att lämna ut all information som erhållits till följd av yrkesverksamhet.

- brott som begås under utövandet av sin verksamhet - inom de gränser som fastställs av gällande administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftning;

- orsaka skada (materiell eller skada på företagets rykte) på företaget inom de gränser som bestäms av gällande arbets- och civillagstiftning;

- Underlåtenhet att följa order, instruktioner och instruktioner från generaldirektören;

– felaktigt beteende mot företagets anställda och tredje part;

- brott mot reglerna för interna arbetsföreskrifter, säkerhet och brandsäkerhet.

5. ARBETSLÄGE.

5.1. Arbetssättet för den biträdande sekreteraren bestäms i enlighet med villkoren i anställningsavtalet och de interna arbetsbestämmelserna som fastställts på företaget.

5.2. På grund av operativa behov kan den biträdande sekreteraren skickas på tjänsteresor (även lokala).

5.3. I samband med produktionsbehovet kan sekreterare-referenten vara involverad i arbete utanför ordinarie dygnslängd.

ARBETSINSTRUKTIONER FÖR SEKRETERAREN FÖR REFERENTEN FÖR GENERALDIREKTÖREN

1. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

1.1. Sekreterare-referenten tillhör kategorin specialister i företaget, accepteras och avskedas av direktören.

1.2. Den biträdande sekreterarens huvudsakliga uppgifter är organisatoriskt och dokumentärt stöd till ledningsverksamheten.

1.3. Sekreterare-referenten rapporterar direkt till företagets direktör.

1.4. I sitt arbete vägleds sekreteraren-referenten av:
- Ryska federationens lagstiftningsakter;
- Företagets stadga;
- Föreskrifter om företagets funktionella tjänster;
- order (instruktioner) från företagsledningen;
- Reglerande och metodologiskt material för organisation av kontorsarbete;
- denna arbetsbeskrivning.

1.5. Till tjänsten som biträdande sekreterare förordnas personer med högre gymnasieutbildning och arbetslivserfarenhet av minst 1 år eller utan arbetslivserfarenhet, dock under förutsättning att de genomgår kurser för biträdande sekreterare.

1.6. Sekreterare-referenten måste äga frågorna:
- utsikter för företagets utveckling, dess finansiella och ekonomiska verksamhet;
- organisation av arbetet med dokument, förberedelse av dokumentation;
- organisation av ledningsarbete;
- Användning av dator- och organisationsteknik;
— Översättning av tjänstedokumentation till ett främmande språk för en handelspartner.
— Arbetskultur och arbetsetik.
— Arbetsmiljö, säkerhet och brandskydd.

1. FUNKTIONER

Sekreterare-referenten har anförtrotts följande funktioner:

2.1. Informations- och referenstjänst enligt företagets dokument.

2.2. Metodisk vägledning och kontroll över organisationen av kontorsarbete i företagets strukturella divisioner och grenar.

2.3. Dokumentera verksamheten i företagets rådgivande organ.

2.4. Drifts- och organisationsledningstjänst.

Och vem kan räkna med en löneökning Mark Bershidsky Enligt en studie i december av Hays planerar 46 % av arbetsgivarna att utöka sin personal nästa år. 45 % säger att de inte planerar att utöka personalstyrkan utan kommer bara att ta itu med...

En sekreterare är en oumbärlig assistent på alla kontor. Denna position kan tillskrivas kontoristen och chefens personliga assistent och receptionisten. Sekreterare-referenten tar hand om företagets dokumentflöde, övervakar lagring och användning av dokument. Hur kom detta yrke till?

Det uppstod under Peter I:s aktiva reformverksamhet, som introducerade ett sådant begrepp som "sekreterares rang". Till en början var det just tjänstemännen som var inblandade i bokföringen och numreringen av inkommande brev. I början av 1900-talet blev yrket som sekreterare utbrett, och 1875 var det möjligt att få specialkurser för maskinskrivare i många stora städer i Europa och Amerika. Med skrivmaskinens uppfinning 1880 fick yrket gradvis ett feminint ansikte. I slutet av första världskriget var det nästan omöjligt att hitta en manlig sekreterare. På den tiden var det ett av de få jobb som fanns tillgängliga för kvinnor. De mest ambitiösa av dem genomförde kurser och fick jobb på företag och kontor runt om i världen. De var respekterade och välbetalda. Tjänsten som biträdande sekreterare var ett av de första stegen mot kvinnors frigörelse.

Idag har yrket redan tappat sin forna prestige, men efterfrågan på kontorsproffs är fortfarande stor. Den senaste trenden är distanssekreterare, vars närvaro inte ens är nödvändig på kontoret. Tjänsterna från onlineassistenter används av många internetplattformar som behöver upprätthålla kommunikationen med kunderna.

En sekreterares ansvar

Det finns många skämt och talesätt om sekreterare bland folket. Men trots deras dåliga rykte har den biträdande sekreteraren en hel del arbetsuppgifter. Om du vill arbeta inom denna specialitet kommer du inte att kunna klara dig utan disciplin, ansvar och viss kunskap. Vilka uppgifter har en sådan anställd?

• Pappersarbete: Kvinnor har den svåra uppgiften att noggrant kontrollera alla papper och hålla ordning på dem. Hjälp kan behövas av alla anställda i företaget, och i stora företag rekryteras som regel flera personer till tjänsten som biträdande sekreterare.
• Organisering av möten, resor, möten: sekreteraren ska alltid vara medveten om alla nyheter och hålla fingret på pulsen. Han brukar inte bara koordinera ledningens arbetsschema, utan förbereder också affärsresor och affärsmöten.
• Ta emot telefonsamtal: systemet med direkta uppgifter för en anställd inkluderar kommunikation med kunder, partners och andra människor.
• Mottagande av besökare: ett personligt utseende är mycket viktigt för detta yrke, eftersom den första personen som ses i företaget ofta är sekreteraren.
• Beställning av pappersvaror och annan livsuppehållande av kontoret.
• Efterlevnad av ledningsförfrågningar. I vissa företag tar den här artikeln upp det mesta av arbetstiden. För att få ett jobb måste du därför omedelbart tydligt diskutera omfattningen av dina uppgifter med din framtida chef.

Som du kan se är den biträdande sekreterarens ansvar ganska högt. Och listan med krav väcker också vördnad. Vilka egenskaper bör en sekreterare ha för att bli anställd?

Krav för detta jobb

• God datorvana och snabb skrivning. Moderna system har ersatt de gamla skrivmaskinerna, men huvudbestämmelserna i den biträdande sekreterarens arbetsbeskrivning förblir desamma: förmågan att hantera kontorsutrustning och skrivhastigheten.
• Representativt utseende: Ryska federationens lag förbjuder all diskriminering på grund av ras, kön eller ålder vid rekrytering av anställda. Men ett snyggt och snyggt utseende, artigt tal och förmågan att hålla uppe konversationen kommer att vara dina otvivelaktiga fördelar.
• Punktlighet och organisation: dessa egenskaper kommer inte att störa andra specialister, men för en sekreterare är de särskilt viktiga.
• Gymnasieutbildning eller högre.
• Vissa lediga tjänster kan kräva kunskaper i engelska. Detta gäller särskilt i stora företag.

Anställdas rättigheter

Att arbeta som sekreterare innebär mycket ansvar, men anställda har också rättigheter som de kan skydda vid kränkningar av överordnade.

• Sekreteraren har rätt att begära och få den information som är nödvändig för att han ska kunna utföra sina uppgifter på ett korrekt sätt.
• Arbetsgivaren ska ge arbetstagaren förutsättningar för arbetet och säkerheten för dokument.
• Sekreterare-referenten kan komma med idéer för att förbättra arbetsprocessen. Han kan också fatta självständiga beslut inom ramen för sina arbetsbeskrivningar.
• Sekreterare-referenten kan missa arbetet av hälsoskäl och försämrat välbefinnande.

Yrket som kontorist, enligt statistik, är ett av de "längsta" på marknaden: arbetare lämnas ofta efter arbetstid. Med kännedom om sina rättigheter och skyldigheter kan den anställde agera i sitt eget intresse till förmån för företaget.

Vilken utbildning behöver du för att få det här jobbet?

I tjänstebeskrivningen för biträdande sekreteraren framgår att den som söker den lediga tjänsten ska ha en högre eller gymnasial specialiserad utbildning och arbetslivserfarenhet på minst ett år. Om du inte har erfarenhet ännu, du inte är bekant med kontorsprogram och inte skriver ut särskilt självsäkert, då kan du genomföra specialkurser för en sekreterare-assistent, där du får lära dig hur man sköter affärskorrespondens och hanterar en dator på nivån för en säker användare. Du kan få all denna kunskap på egen hand genom att hitta information i böcker eller på Internet. Lite övning - och du kommer definitivt att bli antagen till ett företag som behöver en sådan specialist.

Var hittar man ett jobb?

Tjänsten som sekreterare-referent finns i nästan alla företag. Arbetsmarknaden är fylld av olika erbjudanden, bland vilka du kan hitta ett alternativ med lämplig tillgänglighet och lön. Men tänk på att konkurrensen även på detta område är hög. För att få en plats behöver du sticka ut från dussintals andra sökande. Dessutom är den biträdande sekreterarens uppgifter ofta inte tydligt reglerade i små företag, och den anställde måste utföra mycket varierande arbete. För att undvika detta, välj stora företag, de definierar vanligtvis tydligt omfattningen av ditt ansvar. Om du inte har en sådan möjlighet, diskutera bara i detalj alla uppgifter som du måste utföra på ett nytt jobb.

Hur mycket tjänar affärsmän?

Den genomsnittliga lönen för specialistsekreterare varierar från 25-45 tusen rubel. Verkställande assistenter får vanligtvis lite mer än kontorister. Dessutom kan biträdande sekreterare under sitt arbete lära av sina överordnades unika arbetserfarenhet. En nybörjare kommer sannolikt inte att få en lön över 25 000 rubel, även i så stora städer som St. Petersburg och Moskva. Men i takt med att erfarenheten och kunskapen växer kommer även lönegraden att öka.

Att få jobb som sekreterare är mycket lättare om du vet vad som efterfrågas i intervjuer. Förmåga att arbeta med Word- och Excel-program är avgörande när du söker jobb. Du behöver också höghastighetsutskrift. På Internet kan du hitta speciella program för att lära ut touchtypning, vilket avsevärt minskar tiden för att skriva. För snabbare anställning är det användbart att uppdatera ditt CV på jobbsöksajter och för intervjuer, förbereda en liten portfölj som beskriver dina färdigheter och förmågor.

För att klä sig för ett möte med en potentiell arbetsgivare måste du bära en strikt kontorsdräkt i mörka nyanser. Han kommer genast att sätta tonen för mötet och visa dig som en ansvarsfull och professionell medarbetare. Om du söker tjänsten som biträdande chef, kom ihåg att du i det här fallet bör uppträda mycket eftertänksamt. Undersök företagets historia innan intervjun. Arbetsgivaren kommer att se att du har förberett dig ordentligt inför mötet och du slipper ett antal irriterande misstag.

Resultat

Trots den stora listan med arbetsuppgifter och krav på biträdande sekreterare kan vem som helst sköta det här jobbet. Med ordentliga förberedelser är det inte heller svårt att klara en intervju. Och även om du inte har erfarenhet, misströsta inte, försök först få ett jobb i ett medelstort företag. Genom att följa några enkla regler kan du göra karriär inom kontorsarbete.

Ansökan nr. ___ till anställningsavtalet

"GODKÄNNA"
vd
OOO ____________
«___» _______________

ARBETSBESKRIVNING
Biträdande sekreterare

• 1.1. Sekreterare-referenten tillhör kategorin specialister i företaget, accepteras och avskedas av direktören.
• 1.2. Den biträdande sekreterarens huvudsakliga uppgifter är organisatoriskt och dokumentärt stöd till ledningsverksamheten.
• 1.3. Sekreterare-referenten rapporterar direkt till företagets direktör.
• 1.4. I sitt arbete vägleds sekreteraren-referenten av:
• Ryska federationens rättsakter;
• företagets stadga;
• Föreskrifter om företagets funktionella tjänster;
• order (instruktioner) från företagsledningen;
• reglerande och metodologiskt material för organisation av kontorsarbete;
• denna arbetsbeskrivning.
• 1.5. Till tjänsten som biträdande sekreterare förordnas personer med högre gymnasieutbildning och arbetslivserfarenhet av minst 1 år eller utan arbetslivserfarenhet, dock under förutsättning att de genomgår kurser för biträdande sekreterare.
• 1.6. Sekreterare-referenten måste äga frågorna:
• utsikter för företagets utveckling, dess finansiella och ekonomiska verksamhet;
• organisation av arbetet med dokument, förberedelse av dokumentation;
• organisation av ledningsarbete;
• användningen av dator- och organisationsteknik;
• översättning av tjänstedokumentation till ett främmande språk för en kommersiell partner;
• arbetskultur och arbetsetik;
• arbetsmiljö, säkerhet och brandskydd.

2. FUNKTIONER

Sekreterare-referenten har anförtrotts följande funktioner:

• 2.1. Informations- och referenstjänst enligt företagets dokument.
• 2.2. Metodisk vägledning och kontroll över organisationen av kontorsarbete i företagets strukturella divisioner och grenar.
• 2.3. Dokumentera verksamheten i företagets rådgivande organ.
• 2.4. Drifts- och organisationsledningstjänst.
• 2.5. Upprätthålla utförande av personaldokumentation och redovisning (i frånvaro av en personalinspektör).

3. ARBETSANSVAR

Sekreterare-referenten måste:

• 3.1. Förbered de nödvändiga dokumenten, säkerställ företagets finansiella och ekonomiska verksamhet.
• 3.2. Tillhandahålla mottagning, bokföring, registrering, kontroll över utförande av dokument, informations- och referenstjänster samt lagring av dokumentinformation.
• 3.3. Kontrollera kvaliteten på förberedelserna, förberedelsens korrekthet, samordning, godkännande av dokument som lämnats in för underskrift till företagets ledning.
• 3.4. Övervaka genomförandet av dokument och instruktioner från ledningen, vidta snabba åtgärder som syftar till att de utförs i rätt tid och av hög kvalitet.
• 3.5. Att genomföra organisationen av förberedelser, beslutsfattande och föra dem till de direkta exekutörerna. Analysera referenser och rapporter till ledningen, ge kompetenta åsikter om dem.
• 3.6. Att utföra operativ kommunikation med tredjepartsorganisationer (både kommersiella och statliga) och enskilda medborgare om företagets nuvarande aktiviteter (telefon, fax, etc.).
• 3.7. Ta emot besökare.
• 3.8. Utför arbete med dokumentärt stöd för företagets personalaktiviteter:
• utförande av order för personal;
• registrering av personliga kort av T-2-formuläret eller personliga filer;
• registrering av arbetsböcker;
• registrering och underhåll av arbetskontrakt (kontrakt);
• utarbetande av resedokument;
• registrering av handikappblad;
• föra en tidrapport;
• utfärdande av anställningsbevis och löner.
• 3.9. Tillhandahålla maskinskrivning och kopiering.
• 3.10. Använd en PC som ett sätt att automatisera dokumentationsstödet för ett företag.
• 3.11. Genomför ett årligt urval av dokument för arkivlagring eller förstörelse.
• 3.12. Utför separata instruktioner från ledningen om profilen för företagets finansiella och ekonomiska verksamhet.

4. RÄTTIGHETER

• 4.1. Begär från de funktionella tjänsterna nödvändigt material, samt förklaringar av orsakerna till förseningen med att slutföra uppgifter och instruktioner från ledningen.
• 4.2. Granska dokument och skicka dem för utförande till chefer och specialister på företaget.
• 4.3. Kräv att utförare slutför dokument som utarbetats i strid med de fastställda reglerna för deras förberedelse och utförande (GOST 6.38-90), internationella regler för utarbetande av dokument (ISO).
• 4.4 Godkännande av dokument av ledningsverksamhet inom deras kompetensområde.
• 4.5. Lämna förslag för övervägande av ledningen om att förbättra företagets dokumentationsstöd, förbättra formerna och metoderna för ledningsarbete baserat på användningen av elektronisk teknik.
• 4.6. Kräv att ledningen skapar normala förhållanden för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som genereras i företagets verksamhet.
• 4.7. Arbeta med dokument märkta "CT" eller "Konfidentiellt".
• 4.8. Ta beslut inom din kompetens.
• 4.9. Interagera med alla tjänster (anställda) i företaget för att verifiera utförandet av dokument och tillhandahålla nödvändig information till ledningen.

5. ANSVAR

• 5.1. Kvaliteten på dokument som lämnats in för underskrift till företagets ledning.
• 5.2. Slarv, försumlig inställning till registrering och underhåll av handlingar.
• 5.3. Bevarande av dokumentation, utlämnande av information klassad som "Konfidentiell" eller "CT".
• 5.4. Otydligt och otidligt utförande av officiella uppgifter enligt denna instruktion.

VD ________________ __________________________

Juridiskt biträde ________________ __________________________

Jag är bekant med instruktionen ________________ __________________________

Tillagd: 2017-03-03 19:53:39

Sekreteraren kallas chefens trogna assistent och högra hand och av goda skäl, eftersom chefens sekreterares uppgifter inkluderar att säkerställa effektiv lednings- och administrativ verksamhet.

Vilka uppgifter har en sekreterare?

Chefens sekreterare är engagerad i förberedelser och utförande av affärspapper och dokument, hjälper chefen i affärer och löser många organisatoriska frågor.

Den biträdande sekreterarens position kan också betraktas som representativ, eftersom han är företagets ansikte utåt - han möter gäster, svarar på samtal och brev. Ett sådant arbete kräver mycket lugn, kommunikation och organisation. Av denna anledning kan yrket som sekreterare lova stora framtidsutsikter - i framtiden kan en specialist bli kontorschef och sedan en av direktörerna eller toppcheferna.

Arbetsplatser

Tjänsten som verkställande sekreterare krävs i nästan alla företag som har kontor för kunder och besökare. Det kan vara både stora företag och små företag.

Yrkets historia

De första sekreterarna kan betraktas som tjänstemän och krönikörer - de skrev ner kungliga dekret och order, krönikerade aktuella händelser och var ansvariga för korrespondens. Med tiden har sekreterarens befogenheter utökats avsevärt och idag kan de utföra en mängd olika funktioner. Så det fanns ett behov av specialister med smal specialisering, som ett resultat av vilket yrket som sekreterare-referent, kontorist, sekreterare-översättare och kontorschef dök upp.

Sekreterarens ansvar

Den biträdande sekreterarens ansvarsområden inkluderar:

• mottagande av besökare;
• ta emot telefonsamtal;
• journalföring;
• planering av chefens arbetsdag;
• anordnande av möten;
• beställa biljetter och boka hotell för chefen och andra anställda under en affärsresa;
• beställa pappersvaror för kontoret;
• uppfyllande av chefens önskemål.

Ibland inkluderar funktionerna för chefens sekreterare korrespondens på engelska.

krav på en sekreterare

Krav för sekreterare-referenten inkluderar:

• sekundär eller högre utbildning;
• PC-ägande;
• kunskap om grunderna för kontorsarbete;
• kunskaper i engelska (ibland).

Dessutom kräver tjänsten som sekreterare följande kompetens:

• punktlighet;
• förmågan att se bra ut (presentabilitet);
• organisation.

sekreterare CV mall

Återuppta prov

Hur man blir sekreterare

Hur blir man sekreterare? Detta kan vara ägare till valfri högskoleutbildning som genomgått kurser för biträdande sekreterare eller fått utbildning direkt på arbetsplatsen. Arbetsgivare ställer som regel inga särskilda krav på den sökandes specialitet, utan fokuserar på att den sökande har nödvändiga personliga egenskaper och kan utföra arbetsuppgifter på rätt nivå.

sekreterarlön

Lönen för en sekreterare kan vara annorlunda - från 15 till 45 tusen rubel. Inkomsten beror på omfattningen av arbetsuppgifterna för den anställde och den region där han arbetar. Medellönen för en biträdande sekreterare är 30 tusen rubel.

Arbetsbeskrivningar

Öppna i WORD-format

I. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

1.1. Anställning och avskedande av den biträdande sekreteraren sker på order av generaldirektören.

1.2. Den biträdande sekreterarens huvudsakliga uppgifter är organisatoriskt och dokumentärt stöd till ledningsverksamheten i Bolaget, samt förbättring av dokumentationsstödet till ledningen.

1.3. Den biträdande sekreteraren rapporterar direkt till chefen för den administrativa och ekonomiska avdelningen vid logistikstödsavdelningen och i dennes frånvaro till administratören för den administrativa och ekonomiska avdelningen på logistikstödsavdelningen.

1.4. Under frånvaro av sekreterare-referenten (affärsresa, semester, sjukdom, etc.) överförs hans rättigheter och skyldigheter till den tillförordnade sekreteraren-referenten, som utses på order av generaldirektören.

1.5. Sekreterare-referenten i sin verksamhet vägleds av:

— Ryska federationens konstitution.

— Ryska federationens civillag.

— Ryska federationens arbetslagstiftning.

— Ryska federationens federala lag nr 24-FZ av den 20 februari 1995 "Om information, informatisering och informationsskydd";

— Dekret från Ryska federationens statliga statistikkommitté nr 26 av den 6 april 2001 "Om godkännande av enhetliga former av primära register för registrering av arbete och dess ersättning";

- Instruktioner om förfarandet för att upprätthålla arbetsböcker på företaget, i institutioner, organisationer, reglerande och metodologiskt material från Ryska federationens arbetsministerium;

- GSDOU. Grundläggande bestämmelser. Grundläggande krav för dokument och tjänster för dokumentärt stöd för ledningen;

- GOST R6,30-97. Enade dokumentationssystem. Enade dokumentationssystem. Krav på pappersarbete (som ändrat 2000);

- Standardinstruktioner för kontorsarbete i de federala verkställande myndigheterna;

- GOST R51141-98. Kontorsarbete och arkivvillkor.

Biträdande sekreterare: arbetsbeskrivning, arbetsuppgifter och ansvar

Termer och definitioner;

- En lista över standardhanteringsdokument som genererats i organisationers verksamhet, som anger lagringsperioderna, godkänd av chefen för Federal Archival Service den 06.10.2000;

— Arkiv för företaget (icke-statlig organisation). En metodisk guide och en ungefärlig lista över dokument som genererats i icke-statliga institutioners verksamhet, som anger lagringsperioderna;

— Enat statligt system för kontorsarbete;

- Regler och instruktioner för Rosaarkivet;

— Bolagets bolagsordning;

— Instruktioner för företagets kontorsarbete;

— Regler för företagets interna arbetsbestämmelser;

— Order, order från Bolagets ledning;

- Den här arbetsbeskrivningen.

1.6. Till tjänsten som biträdande sekreterare förordnas personer med högre yrkesutbildning utan att uppvisa krav på arbetslivserfarenhet eller personer med gymnasieutbildning och specialutbildning enligt fastställt program och arbetslivserfarenhet på minst 1 år.

II. FUNKTIONER

Sekreterare-referenten har anförtrotts följande funktioner:

- ta emot, skicka och registrera inkommande och utgående korrespondens;

— Utarbetande av utkast till dokument enligt anvisningar från generaldirektören.

— Kvalitetskontroll av dokument som lämnats in för undertecknande till generaldirektören.

— Kontroll av verkställandet av dokument och order.

— Organisation av arbetet med mottagandet av generaldirektören.

— dokumentera verksamheten i företagets rådgivande organ;

— utveckling av lokala regler för dokumentationsstöd för företaget;

- organisation av dokument i kontorsarbete;

— Organisation av dokumentlösa tjänster för generaldirektören.

III. PLIKTER

Assisterande sekreterare:

3.1. utför tekniska funktioner för att säkerställa och betjäna företagets generaldirektörs eller dess divisioners arbete;

3.2. accepterar och registrerar inkommande korrespondens i registret över inkommande handlingar, i enlighet med beslut av cheferna för företaget eller dess avdelningar, lämnar in handlingar för verkställighet;

3.3. övervakar överföringen av dokument, utövar kontroll över deras utförande;

3.4. utfärdar nödvändiga intyg på registrerade handlingar;

3.5. skickar ifylld dokumentation till mottagare (inklusive via e-post);

3.6. säkerställer säkerheten för att passera servicedokumentation;

3.7. tar emot information från anställda vid avdelningar för generaldirektören, ringer dem på hans vägnar;

3.8. organiserar telefonsamtal med generaldirektören;

3.9. tar emot och sänder telefonmeddelanden, skriver ner mottagna meddelanden i frånvaro av generaldirektören och gör honom uppmärksam på dem;

3.10. utför arbete med att förbereda möten eller möten som hålls av generaldirektören (insamling av nödvändigt material, meddelande till deltagare om tid, plats, dagordning för mötet eller mötet och deras registrering), upprätthåller och upprättar protokoll;

3.11. utför tryck- och kopieringsarbeten;

3.12. övervakar generaldirektörens försörjning med kontorsmaterial, organisatorisk utrustning, skapar förutsättningar som främjar chefens effektiva arbete;

3.13. accepterar dokument för undertecknande av generaldirektören;

3.14. kontrollerar kvaliteten på förberedelserna, korrektheten av utarbetandet, samordningen och godkännandet av dokument som lämnats in för undertecknande till generaldirektören;

3.15. kontrollerar utförandet av dokument och instruktioner från företagets generaldirektör, vidtar snabba åtgärder som syftar till att de genomförs i rätt tid och av hög kvalitet;

3.16. organiserar mottagandet av besökare, bidrar till ett snabbt övervägande av önskemål och förslag från företagets anställda;

3.17. upprätthåller en journal över förseningar av företagets anställda att arbeta;

3.18. lämnar en månatlig rapport till generaldirektören om de anställdas försening;

3.19. håller ett schema över förare;

3.20. löser frågor relaterade till utfärdande av inbjudningar, visum, pass, bokning och köp av biljetter för företagsanställda som reser på affärsresa;

3.21. accepterar för förvaring från de strukturella underavdelningarna av företagets dokument kompletterade med kontorsarbete;

3.22. deltar i utvecklingen av nomenklaturer för ärenden, kontrollerar riktigheten av bildandet och utförandet av ärenden när de överförs till arkivet;

3.23. krypterar ärenden i enlighet med gällande bestämmelser;

3.24. systematiserar och placerar ärenden, för deras register;

3,25. upprättar sammanfattande inventeringar av ärenden med permanenta och tillfälliga lagringsperioder, samt handlingar för att överföra ärenden till statlig förvaring, för att avskriva och förstöra handlingar vars lagringsperioder har löpt ut;

3,26. deltar i granskningen av värdet av arkivhandlingar;

3,27. utfärdar arkivkopior och handlingar, upprättar erforderliga intyg baserat på den information som finns i arkivets handlingar och för register över dem;

3,28. ger råd till anställda om förberedelse av filer för arkivering.

IV. RÄTTIGHETERNA

Sekreterare-referenten har rätt:

4.1. utveckla tekniska processer för att arbeta med dokument baserade på användningen av organisations- och datorteknik;

4.2. att begära det nödvändiga materialet från företagets strukturella avdelningar, samt förklaringar av orsakerna till förseningen i fullgörandet av uppgifter och instruktioner från ledningen;

4.3. granska dokument och skicka dem för utförande till chefer och specialister på företaget;

4.4. lägga fram förslag för behandling av ledningen för att förbättra förbättringen av formerna och metoderna för ledningsarbete baserat på användning av elektronisk teknik;

4.5. kräva att ledningen skapar normala förhållanden för utförande av officiella uppgifter och säkerheten för personalregister;

4.6. arbeta med dokument märkta "För officiellt bruk";

4.7. att utföra "filtrering" av telefonsamtal;

4.8. förhandsgranska dokument och avgöra vilka av dem som kan överföras till exekutörer, förbi generaldirektören;

4.9. organisera mottagning och prioritera besökare;

4.10. kräva efterlevnad av de fastställda reglerna för att arbeta med dokument i företagets strukturella divisioner;

4.12. utveckla enhetliga dokumentationssystem, tidrapporter, listor över dokument;

4.13. fatta beslut och godkänna dokument inom deras behörighet;

4.14. lägga fram förslag som syftar till att förbättra arbetet med personalen;

4.15. begära skriftliga förklaringar från anställda som har brutit mot arbetsdisciplinen;

4.16. kräva från verkställarna att slutföra de dokument som utarbetats i strid med de fastställda reglerna för utarbetande och utförande av dokument om personal;

4.17. arbeta med dokument som klassificeras som "Konfidentiell" eller "Kommersiell hemlighet".

V. ANSVAR

Den biträdande sekreteraren ansvarar för:

5.1. snabb överföring av inkommande information till mottagare;

5.2. aktualitet för att skicka utgående korrespondens;

5.3. kvaliteten på dokument som lämnats in för underskrift till företagets ledning;

5.4. slarvig, försumlig inställning till registrering och underhåll av dokument;

5.5. otidig överföring av information till generaldirektören;

5.6. säkerhet för utgående, inkommande och intern dokumentation;

5.7. röjande av information som utgör en affärshemlighet för företaget och annan information som blev känd under arbetets gång;

5.8. säkerhet för egendom som tillhandahålls honom av företaget för genomförandet av dess funktioner;

5.9. taktlös attityd mot företagets anställda, andra medborgare som sökte sig till sekreteraren-referenten;

5.10. underlåtenhet att följa kraven i denna handbok.

VI. RELATIONER PER POSITION

6.1. med generaldirektören - om dokumentärt och icke-dokumentärt stöd för hans verksamhet;

6.2. med den administrativa och ekonomiska avdelningen - i frågor om att förse den biträdande sekreteraren med pappersvaror och nödvändig utrustning;

6.3. med alla strukturella underavdelningar av företaget - i frågor om dokumentationsstöd för ledningen.

VII. UTVÄRDERING AV PRESTANDA

7.1. Huvudkriteriet för den biträdande sekreterarens arbete är effektivitet och noggrannhet.

VIII. PROCEDUR FÖR ATT GRANSKA JOBBINSTRUKTIONER

8.1. Denna instruktion kan revideras i följande fall:

— förändringar i företagets struktur;

— Förändring av tekniken för dokumentationsstöd.

— Ändringar av den biträdande sekreterarens funktioner.

Den biträdande sekreterarens arbetsbeskrivning reglerar arbetsrelationerna mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Dokumentet innehåller krav på kvalifikationer, arbetslivserfarenhet, kunskaper och färdigheter hos en tjänsteman. Den fastställer ordningen för underordning, utnämning, uppsägning, beskriver de funktionella skyldigheterna, den anställdes rättigheter, hans ansvar.

jag. Allmänna bestämmelser

1. Till tjänsten som biträdande sekreterare förordnas person med högre utbildning och arbetslivserfarenhet i liknande befattning under minst ett år.

2. Utnämning eller entledigande av den biträdande sekreteraren sker på uppdrag av generaldirektören.

3. Sekreteraren-referenten rapporterar direkt till generaldirektören.

4. Under den biträdande sekreterarens frånvaro överförs hans rättigheter, funktionella skyldigheter, ansvar till en annan tjänsteman, enligt vad som anges i organisationens order.

5. Sekreteraren-referenten måste känna till:

• regler för att arbeta med dokument;
• främmande språk;
• affärsetikett;
• regler för driften av organisations- och datorutrustning;
• normer för säkerhet, arbetsskydd och brandskydd;
• grunderna i civil- och arbetslagstiftningen.

6. Sekreterare-referenten vägleds i sin verksamhet av:

• Ryska federationens lagstiftning;
• organisationens stadga;
• ledningens order och direktiv;
• interna arbetsbestämmelser, andra styrande handlingar för organisationen;
• denna arbetsbeskrivning.

II. Sekreterare-referentens ansvar

Sekreterare-referenten utför följande funktionella uppgifter:

1. Bedriver informations- och referenstjänster för organisationen.

2. Bedriver mottagning av besökare.

3. Organiserar möten, affärsresor, huvudresor.

4. Förbereder nödvändiga dokument, utför deras mottagning, redovisning, lagring.

5. Kontrollerar kvaliteten på förberedelserna, riktigheten av innehållet, samordningen av dokument som lämnas in för godkännande till organisationens ledning.

6. Analyserar informationen som ges till ledningen, ger kompetenta åsikter om den.

7. Kontrollerar utförande av dokument och instruktioner från ledningen.

8. Engagerad i förberedelser av möten, möten med deltagande av chefen. Samlar in nödvändigt material, informerar deltagarna om tid och plats för deras innehav, dagordning, underhåller och upprättar protokoll.

9. Utför chefens officiella uppdrag inom gränserna för hans kompetens.

III. Rättigheterna

Sekreterare-referenten har rätt:

1. Ta emot officiell information som är nödvändig för att utföra sina funktionella uppgifter.

2. Kräva att ledningen skapar normala förutsättningar för utövandet av sina befogenheter och säkerheten för dokument och materiella tillgångar.

3. Skicka rationaliseringsförslag till ledningen för att förbättra deras arbete och verksamheten i organisationen.

4. Fatta självständiga beslut inom sin kompetens.

5. Få från avdelningarna nödvändigt material och förklaringar till orsakerna till förseningen i att slutföra uppgifter, instruktioner från ledningen.

6. Informera den närmaste chefen om bristerna i organisationens verksamhet, lämna förslag för att eliminera dem.

7. Börja inte utföra dina arbetsuppgifter när det är fara för hälsa och liv.

IV. Ansvar

Den biträdande sekreteraren ansvarar för:

Yrkessekreterare

Underlåtenhet att utföra sina uppgifter korrekt.

2. Kvaliteten på dokument som lämnats in för godkännande till organisationens ledning.

3. Konsekvenser av fattade beslut, egna handlingar.

4. Hålla otillåtna möten av ledningen, som företräder organisationens intressen.

5. Brott mot bestämmelserna i organisationens styrande dokument.

6. Olagligt röjande av personlig information, överföring av affärshemligheter, konfidentiell information.

7. Att orsaka skada på organisationen, dess anställda, staten, entreprenörer.

8. Brott mot bestämmelserna om arbetsdisciplin, säkerhetsstandarder, interna arbetsbestämmelser, brandskydd.

9. Brott mot normerna för affärskommunikation och etikett.

Arbetsbeskrivning för biträdande sekreterare

Sekreterare arbetsbeskrivning

GODKÄNNA
vd
Efternamn I.O. ________________
"_______"_____________ ____ G.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Sekreteraren tillhör kategorin tekniska utförare.
1.2. Sekreteraren utses till tjänsten och entledigas från den på uppdrag av bolagets generaldirektör.
1.3. Sekreteraren rapporterar direkt till generaldirektören/chefen för bolagets strukturella avdelning.
1.4. Under sekreterarens frånvaro överförs hans rättigheter och skyldigheter till annan tjänsteman, vilket meddelas i organisationens ordning.
1.5. En person som uppfyller följande krav utses till tjänsten som sekreterare: utbildning - högre, ofullständig högre eller sekundär specialiserad, erfarenhet av liknande arbete från sex månader, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare), Microsoft Office-program (Word, Excel).
1.6. Sekreteraren vägleds i sin verksamhet av:
- Ryska federationens lagstiftningsakter;
— Bolagets stadga, de interna arbetsföreskrifterna, andra reglerande handlingar för företaget.
- ledningens order och direktiv;
- denna arbetsbeskrivning.

2. Sekreterarens uppgifter

Sekreteraren utför följande uppgifter:
2.1. Utför arbete med det organisatoriska och tekniska stödet till chefens administrativa och administrativa verksamhet.
2.2. Accepterar inkommande korrespondens för övervägande av chefen, överför den i enlighet med det beslut som fattats till strukturavdelningar eller en specifik entreprenör för användning i arbetet eller beredningen av svar.
2.3. Accepterar dokument och personliga uttalanden för huvudets underskrift.
2.4. Svarar på telefonsamtal, registrerar och överför officiell information till chefen, organiserar telefonsamtal med chefen.
2.5. På uppdrag av chefen upprättar han brev, förfrågningar och andra dokument.
2.6. Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samlar in nödvändigt material, meddela deltagarna tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), upprätthåller och upprättar protokoll från möten och möten.
2.7. Utför kontroll över företagets anställdas utförande av utfärdade order och instruktioner, samt efterlevnaden av tidsfristerna för genomförandet av instruktioner och instruktioner från chefen som tas under kontroll.
2.8. Ger huvudets arbetsplats de nödvändiga medlen för organisatorisk teknik, pappersvaror, skapar förutsättningar som främjar huvudets effektiva arbete.
2.9. Organiserar mottagandet av besökare, bidrar till ett snabbt övervägande av önskemål och förslag från anställda.
2.10. Formar ärenden i enlighet med den godkända nomenklaturen, säkerställer deras säkerhet och lämnar in dem till arkivet i god tid.
2.11. Organiserar affärsresor för huvudet: beställer flyg- och tågbiljetter, bokar hotell.
2.12. Utför enskilda tjänsteuppdrag av sin närmaste chef.

3. Sekreterarens rättigheter

Sekreteraren har rätt:
3.1. Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa de tilldelade uppgifterna.
3.2. Ge ledningen förslag för att förbättra deras arbete och företagets arbete.
3.3. Begär personligen eller på uppdrag av chefen från företagets avdelningar och andra specialister information och dokument som är nödvändiga för att han ska kunna utföra sina uppgifter.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala förhållanden för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som härrör från företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom din kompetens.

4. Sekreterarens ansvar

Sekreteraren ansvarar för:
4.1. För underlåtenhet att utföra och/eller otidligt, försumligt utförande av sina uppgifter.
4.2. För bristande efterlevnad av gällande instruktioner, order och order om bevarande av affärshemligheter och konfidentiell information.
4.3. För brott mot de interna arbetsbestämmelserna, arbetsdisciplin, säkerhet och brandsäkerhetsregler.

Om du efter att ha läst den här artikeln inte har fått ett tydligt svar, sök snabb hjälp.