Hur man organiserar ett välgörenhetsevenemang i ett köpcentrum: steg för steg instruktioner. Hur organiserar man ett insamlingsevenemang för välgörenhet? Företagsdagsevenemang utan finansiering

I ett sådant fall som hjälp måste man konstigt nog i första hand styras av förnuftet och inte av känslor. Hur man presenterar, arrangerar och genomför välgörenhetsgala? Vi delar erfarenhet!

Definiera först ett tydligt, transparent mål för evenemanget.

Det är ingen hemlighet att all välgörenhet i första hand är goda avsikter. Ofta beskrivs målen för sådana evenemang som "hjälp" till ett visst segment eller "företagets/samhällets sociala ansvar."

I själva verket borde välgörenhetsevenemang ha två tydliga mål: att generera investeringar i ett specifikt projekt och att uppmärksamma ämnet för problemet.

När du väl förstår detta blir det mycket lättare att planera dina nästa steg. Definiera ditt projekts mottagare tydligt - ju mer specifika de som behöver hjälp, desto mer sannolikt kommer de att få hjälp.

Markera de viktigaste förutsättningarna för deltagande och gör dem så transparenta som möjligt.

Du har ett projekt, så du har ett mål. Det är upp till det lilla – att sätta en bock i checklistan.

• Medlemmar
• Budget
• Formatera
• Sponsorer och partners
• Media
• Respons

1. Deltagare

Definiera din målgrupp. Vilka är de, dessa människor som är redo att spendera sin tid och sina resurser för en god sak? Organisation, individer, mecenater, allmänheten i en viss stad? Du bör inte ens börja utan att ha specifika uppgifter om de tilltänkta deltagarna.

2. Budget

Det största problemet vid denna tidpunkt är att vinsten från evenemanget (försäljning av biljetter, auktioner, aktiviteter etc.) uppenbarligen måste överstiga investeringen. Investeringarna måste vara tillräckliga för att locka erforderligt antal deltagare och hålla själva evenemanget. Du kommer att behöva arbeta hårt och beräkna hur många deltagare de insamlade medlen kommer att överstiga kostnaderna för detta evenemangsformat på en specifik webbplats.

3. Formatera

Svara dig själv på en fråga: att ha investeringar och socialt ansvar, är det mer sannolikt att du besöker presentationen socialt viktigt projekt eller ett konstgalleri följt av en presentation?

Du vet redan om deltagarna i evenemanget, så det kommer inte att vara svårt för din kreativa personal att välja ett ovanligt, men lämpligt format. Huvudregeln: "Välgörenhet ska inte vara tråkigt!". Lämna en välgörenhetsmiddag i det förflutna, tänk på ett välgörenhetsmaraton, ett framträdande eller en kreativ kväll.

Se till att det är ett evenemang som folk verkligen vill delta i, och som inte behöver delta av pliktkänsla. Studera webbplatsen noggrant, följ atmosfären och relevansen i varje detalj!

4. Sponsorer och partners

Här är de - de som hjälper dig att minska kostnaderna och öka projektets synlighet. Och det innebär att få mer pengar till de behövande. Lyckligtvis deltar fler och fler företag varje år i socialt betydelsefulla projekt och välgörenhet.

Var inte rädd för att även rikta ditt förslag till entreprenörer, ideella organisationer och stiftelser. Om du håller i ett storskaligt evenemang hjälper frivilliga dig gärna. Huvudsaken är att alla vet om ditt evenemang i tid. Allt du behöver är tacksamhet och publicitet.

Glöm inte att dra fram ditt trumfkort - en kändis. Så snart som en känd person kommer att vara involverad i ditt evenemang, kommer trafiken att öka, Informationsstöd, bildegenskaper.

5. Media

Återgå till syftet med välgörenhetsevenemanget: förutom materiell hjälp är det av stor vikt att uppmärksamma problemet. Ju större mediebevakning ditt evenemang har, desto mer omtänksamma människor kommer att lära sig om situationen på ett visst barnhem eller om patienter med en viss sjukdom.

Det mest mediatäckta problemet genererar alltid en diskussion om möjliga lösningar. Design utomhusreklam, trycksaker eller timing i sociala nätverk kommer att direkt påverka antalet deltagare och intresset för ditt projekt.

Deltagarna delar gärna med sig av information om projektet i händelse av att de också får något tillbaka: till exempel ett foto. Den ursprungliga fotozonen gör underverk när vi pratar om bilder på Instagram och att skapa en positiv bild av eventet.

6. Tillbakablick

En av nyckelkomponenterna som många glömmer bort. Betygsätt ditt evenemang efter avslutat. I vilken utsträckning har dina förväntningar bekräftats av verkliga indikatorer? Var formatet lämpligt för evenemanget? Vad kan ändras i timingen? Vilka svårigheter har uppstått? Kunden, partners och deltagare hjälper dig att svara på dessa frågor. Var noga med att fråga respons och analysera!

Det var retrospektiven och analysen som hjälpte TILLSAMMANS! komma till viktiga slutsatser och ge den perfekta balansen mellan aktiviteter, intryck och den officiella delen.

Syftet med att hålla välgörenhetsevenemang är att uppmärksamma största möjliga sociala skikt på sociala eller personliga problem.

De kan hjälpa till att samla in nödvändiga medel för att genomföra välgörenhetsprojekt. Till exempel ett härbärge för hemlösa djur eller restaurering av ett historiskt monument.För att hålla i evenemang av allvarlig omfattning är det mycket önskvärt att stödja företag och medvetna människor som vill bidra till en god sak. Det enklaste sättet att organisera en sådan aktion är för officiellt registrerade välgörenhetsstiftelser, frivilligrörelser och stora företag.

Näringslivets roll

Ofta hålls välgörenhetsevenemang i stora köpcentra. Händelsen kan tidsinställas så att den sammanfaller med vilken semester eller minnesvärd dag som helst. På barnens dag eller nyårshelger De som önskar har möjlighet att köpa presenter till föräldralösa barn och på Victory Day kan de samla in pengar för att hjälpa veteraner.

Ägarens samtycke krävs för att marknadsföringen ska kunna genomföras. shoppingcenter. För att komma i kontakt kan du använda mailsystemet eller göra en överklagan via presstjänsten hos en välgörenhetsstiftelse eller organisation. Det är nödvändigt att förklara programmet, villkoren för evenemanget, målet (viktigast), hur man uppnår det och reklam. Ledningen av shoppingkomplexet kan lockas genom att erbjuda förmånliga reklamvillkor. Du kan förklara dem som informationspartner och erbjuda dig att gå med i styrelsen. En positiv image spelar en mycket viktig roll för ett företag. Ja, och vinsten från att hålla sådana aktier hos ägarna ökar ofta avsevärt.

Medias roll

Insamling för behandling kan också göras genom ett välgörenhetsevenemang. Välgörenhetsstiftelser under deras genomförande ser till att människor verkligen behöver hjälp. Fonden tillhandahåller bankuppgifter, certifikat och dokument. Vanligtvis läggs bilder och detaljerade diagnoser ut på sajten, de berättar vilken typ av behandling som behövs. En storskalig aktion kräver inblandning av media. Många tryckta medier publicerar sådana meddelanden. De samarbetar uteslutande med registrerade organisationer, eftersom de endast kan publicera bekräftad information.

Ofta initierar publikationerna själva engångskampanjer under semestern. Föräldralösa barn skriver brev till jultomten och deras publikationer trycks så att omtänksamma läsare själva fungerar som adressaten och ger barnen sådana efterlängtade gåvor.

Välgörenhetsåtgärder är mycket viktiga eftersom de gör det möjligt att uppmärksamma myndigheter och medborgare på allvarliga offentliga och privata problem. Tack vare dessa evenemang samlar arrangörerna inte bara in pengar för genomförandet av betydande projekt, utan ger också människor möjlighet att göra goda gärningar. Att hålla sådana evenemang är endast möjligt med stöd av omtänksamma medborgare, stora affärer och myndigheter. Särskild uppmärksamhet bevakning av händelsen i media.

Först och främst är det nödvändigt att bestämma fördelen för vem välgörenhetsevenemanget kommer att hållas. Baserat på detta är det nödvändigt att utveckla evenemangets format: det kan vara en mässa, en sportfestival, en konsert, en auktion och mycket mer. Det är lika viktigt att hitta finansieringskällor som täcker kostnaderna för att organisera och hålla evenemanget. Slutligen bör du ta hjälp av media, som kommer att bevaka den planerade åtgärden på deras webbplatser och i tryckta medier.

Det enklaste sättet att organisera ett sådant evenemang är för en välgörenhetsstiftelse, stort företag eller frivilligrörelse. Till exempel håller stiftelser ofta välgörenhetsevenemang i köpcentra. Oftast är dessa händelser tidsinställda för att sammanfalla med vissa helgdagar. Deras kärna ligger i det faktum att alla får möjlighet att förbereda en gåva till ett föräldralöst barn och ge det till ett barnhem, lägga det i en speciell låda.

För att hålla en sådan åtgärd måste du först och främst bestämma dig för valet av en butik eller ett köpcentrum som kommer att vara värd för evenemanget. För detta är både utskick och direkt kommunikation med organisationens presstjänst lämpliga. Centrets administration ska ge en detaljerad beskrivning av den planerade åtgärden: hur den ska gå till, vilka mål den eftersträvar och vad de insamlade medlen ska användas till.

Ledningen för butiken bör vara intresserad av att förse den välgörande stiftelsen med sitt utrymme. Det kan lockas av utmärkta reklamvillkor, till exempel genom att erbjuda sig att gå in i listan över evenemangspartners eller dess styrelse. Men detta är långt ifrån den enda potentiella "vinsten" för köpcentret: deltagande i välgörenhet kan höja bilden av alla företag. Dessutom har man märkt att under dagarna med olika kampanjer ökar antalet kunder markant i butikerna.

En annan typ av välgörenhetsevenemang är insamling för medicinsk behandling. De fonder som anordnar sådana kampanjer garanterar att medlen kommer att riktas till det avsedda syftet och att de verkligen behövs. Som regel placerar välgörenhetsorganisationer på sina webbplatser fotografier av sjuka personer, åtföljda av detaljerad beskrivning diagnos och nödvändig behandling. Annonsen måste också innehålla ett löpande konto eller annan information för att överföra pengar. I en större version är även media inblandade i aktionen. Meddelanden om insamling till behandling finns idag i många större tidningar och tidskrifter. De samarbetar bara med stiftelser för att de kan publicera tillförlitlig information.

Men tryckmedierna själva kan också hålla ett välgörenhetsevenemang, både i samarbete med stiftelser och utan deras förmedling. I det andra fallet överför media själva de insamlade medlen till behövande. Vanligtvis är sådana händelser av engångskaraktär och tidsinställda för att sammanfalla med helgdagar. Till exempel före nyår publicerar vissa tidningar brev från föräldralösa barn adresserade till jultomten. Varje läsare kan, efter att ha läst meddelandet, köpa den "rätta" presenten och skicka den till ett barn som lämnats utan föräldravård.

Du kan också organisera ett välgörenhetsevenemang på ditt kontor. För att göra detta måste du kontakta en välgörenhetsstiftelse eller frivilligorganisation som har tillsyn över barnhem, sjukhus eller vårdhem. Du kan tajma evenemanget till vilken helgdag som helst. Volontärer kommer att ta med sig brev från sina församlingar, där de berättar vilken gåva de väntar på. Och anställda i företaget kommer att kunna köpa allt de behöver eller överföra donationer till stiftelsens bankkonto.

Att organisera välgörenhetsevenemang är inte alls svårt. Det viktigaste är att tydligt definiera målen och målen för en sådan viktig händelse.

Irina Goncharova
Foto: insales.ru, bfrenova.ru, shkolazhizni.ru

Läs också

När församlingen börjar organisera sig Sociala aktiviteter han stöter ofta på det faktum att de flesta av avdelningarna först och främst behöver materiell hjälp. Ett effektivt sätt att samla in saker och donationer är att hålla välgörenhetsevenemang. Hur man driver ett välgörenhetsevenemang köpcenter och var man ska börja, kommer vi att berätta i dagens material. Informationen utarbetades av synodala avdelningen för kyrklig välgörenhet och socialtjänst baserat på material från VII All-Church Congress on Social Service.

Det är nödvändigt att ta reda på behoven på dina avdelningar och göra en tydlig lista över de nödvändiga sakerna, dela upp dem i begripliga block: kläder, mat, medicin, behandling, utbildning, etc. Allt som kan samlas in med saker enligt listan ska samlas in på detta sätt och kontantdonationer bör sparas till de utgifter som inte kan betalas på annat sätt. Till exempel, medicinska tjänster, läkemedel (de kan bara accepteras som en gåva från läkemedelsföretag där du är säker), betalning för arbete personal projekt osv.

Befordran:

Alternativ 1: Dela in försäljningsstället, som utförs av själva outleten. Köpcentrum, livsmedels- eller konsumentvarubutiker, minilivs, stormarknader, stormarknader, marknader etc. kan fungera som outlet. Det här alternativet fungerar mycket effektivt om ledningen för butiken visar ett tydligt intresse av att hålla en kampanj, är redo att skriva ut och placera reklammaterial och involverar sina anställda. Det sista villkoret är nyckeln till evenemangets framgång. Det är särskilt effektivt att utföra en sådan åtgärd som ett "maraton", till exempel två veckor i rad.

Vad kommer att krävas av dig:

1. Ordna med en återförsäljare (en butikskedja, en stormarknad, etc.) att hålla en kampanj.

Som regel är förhandlingarna mer framgångsrika om du agerar genom "innersta cirkeln" - bekanta, bekanta vänner etc. Studier visar att inom välgörenhetsområdet har människor stort förtroende för rekommendationer från nära och kära. "Kalla" förhandlingar från grunden kan också bli framgångsrika, men kräver mycket mer tid och ansträngning.

2. Hjälp outleten med att utarbeta annonser och informationsblad om den pågående kampanjen.

Se till att informationsmaterialet anger syftet (till vem och för vad vi hjälper), datum och tider för åtgärden, en tydlig lista över vad kunder kan köpa i den här butiken och en plats där donationen kan lämnas. Det kan till exempel vara specialcontainrar i kassaområdet vid utgången från handelsgolvet. Det är också lämpligt att installera små lådor vid kassorna för att ta emot donationer. Se till att försegla dem och säkra dem noggrant. Lådor måste övervakas noga av butiksvakter.

Flygbladen ska även innehålla din logotyp, organisationens namn och kontakter för att skapa ett erkännande av dina projekt och öka deltagarnas förtroende.

3. Kom överens med ledningen för butiken att alla anställda kommer att informeras om kampanjen och dess villkor.

Ge vid behov hjälp med att sammanställa en PM-instruktion för anställda: en kort och tydlig beskrivning av vem och varför hjälpen samlas in, vilken organisation som leder projektet, hur donationer ska överföras och fördelas etc. Det är mycket viktigt att försäljningsassistenter på handelsplatser och kassörskor artigt och vänligt bjuder in butiksbesökare att delta i kampanjen. För samma ändamål, i kassaområdet och vid ingången till handelsplanet, på de platser i butiken där varorna du behöver finns, är det viktigt att lägga ut annonser/broschyrer om kampanjen med en lista över nödvändiga saker.

4. Tillkännage åtgärden på alla tillgängliga webbplatser, i sociala nätverk, publicera meddelanden på territoriet för tempel och vänliga organisationer.

5. Förbered ett lager (rum med tillräcklig kapacitet) för lagring, sortering och utgivning av det insamlade godset.

6. Ordna snabb borttagning av de insamlade sakerna på egen hand eller med hjälp av en återförsäljare.

Detta format är det minst arbetsintensiva för dig. Om en hel kedja av stormarknader är involverad i åtgärden (till exempel Magnit, Pyaterochka, Miratorg, etc.), blir effektiviteten mycket högre.

Alternativ 2: Marknadsföring vid försäljningsstället, som utförs av dina styrkor (anställda + volontärer)

En sådan åtgärd är svårare att organisera och genomföra, men med dess hjälp kommer du inte bara att samla in donationer, utan också kunna få nya vänner och likasinnade som lär sig om dina aktiviteter, kan bli volontärer, vanliga givare, etc. .

Vad kommer att krävas av dig: 1. Skriv ett överklagandebrev till administrationen av ett köpcentrum, stormarknad eller marknad med en begäran om att organisera en åtgärd på deras territorium. De mest effektiva åtgärderna äger rum i stora centra och stormarknader som "Auchan", "Carousel", det vill säga i butiker med stort sortiment och trafik. Men det är framgångsrika exempel hålla sådana kampanjer på livsmedelsmarknader. Helger är att föredra för kampanjer, när det finns fler köpare. Om du planerar att samla in inte bara varor utan också pengar för deras efterföljande köp, måste du diskutera detta med administrationen av uttaget i förväg och få officiellt tillstånd från dem.

2. Designa och skriv ut flygblad i förväg. Detta är det viktigaste ögonblicket i handlingen. Broschyren ska ange vem som organiserar aktionen (med Kontaktinformation), för vilka biståndet samlas in, hur du kan ta del av det - med detaljerad lista nödvändiga varor.

Det är viktigt att i förväg avgöra om du är redo att samla in och distribuera begagnade kläder etc. under kampanjer erbjuder folk ofta begagnade föremål i gott skick. Förbered ett svar på denna fråga (är du redo att acceptera eller inte, var kan du ta med den en annan dag och till vem du ska ge den, etc.), förmedla denna information till dina volontärer och alla anställda.

Var noga med att ange i broschyrer och meddelanden hur du kan hjälpa till senare, om en person inte har en sådan möjlighet just nu - en webbplats, SMS, detaljer. Det borde finnas många flygblad! Det är mest effektivt att distribuera dem vid ingångarna till försäljningsstället och i de områden av handelsgolv och butiker där varor från listan över nödvändiga föremål finns.

3. Lägg i förväg ett meddelande på försäljningsstället att en kampanj kommer att äga rum en sådan och en dag (dagar) (detta kan vara stora affischer). Om möjligt, på dagen för åtgärden, måste du organisera radio- eller videoreklam (muntliga meddelanden om den pågående åtgärden på uttagets högtalartelefon, reklam på monitorer).

4. Involvera frivilliga i förväg. Framgången för åtgärden beror på deras kvantitet och förberedelser. För att hitta volontärer behöver du lägga ut kungörelser på webbplatser (till exempel alla stiftets församlingar), skapa utlysningar och evenemangsgrupper i sociala nätverk (publicera information om behoven relaterade till aktionen, transport, förpackningsmaterial etc.). Det är lämpligt att meddela information i kyrkor efter gudstjänsten om själva aktionen och att det är möjligt att delta i den som frivillig. Mycket bra volontärer, som regel, bli barmhärtighetssystrar, skolbarn (under överinseende av föräldrar), studenter, templets ungdom, deltagare i teatercirklar.

5. Utse en samordnare som kommer att spela in volontärer och svara på deras frågor. Volontärer kan vanligtvis inte arbeta hela dagen, det är bättre att dela in dem i grupper och göra en detaljerad tidtabell. Samordnaren gör upp en lista över frivilliga så att tillräckligt många personer är närvarande vid varje tidslucka.

6. Utbilda volontärer i förväg och/eller ge dem instruktioner om vad de ska göra och vad de ska säga till människor. Instruktioner kan skickas för granskning via e-post. Glöm inte att ta med dig den tryckta versionen av instruktionerna till eventet. Alla kommer inte att kunna läsa den dagen innan, och någon kommer förmodligen utan tid.

Instruktionerna bör i detalj beskriva detaljerna för åtgärden: vem är arrangören, datum och villkor för evenemanget, mekaniken för deltagande, för vem hjälpen samlas in, hur och till vem hjälpen kommer att delas ut och i vilken på annat sätt kan du hjälpa till.

Volontärer bör veta vem de kan kontakta om de har frågor som de inte vet svaren på, förstå alla mekaniker i handlingen för att säkert och övertygande kunna svara på besökarnas frågor.

Volontärer bör vara vänliga, leende, redo att övervinna blyghet och inte vara rädda för att kommunicera och dela ut flygblad.

Framgången för aktionen beror på antalet broschyrer som delas ut och på volontärernas välvilja, leende och vänlighet.

Distributionsmetod för flygblad:

• Volontärer erbjuder sig att ta med sig flygblad till alla vuxna besökare i köpcentret. Du måste tilltala besökare med ett leende och en förberedd introduktionsfras, till exempel "Delta i ett välgörenhetsevenemang", "Idag har vi ett välgörenhetsevenemang."
• Det är bättre att närma sig en person lite från sidan, inte på pannan - detta är pinsamt och omedvetet uppfattas som aggression.
• Inget behov av att försöka välja "vänliga ansikten" från bäcken, utan vänd dig helt enkelt till alla besökare som befinner sig inom en radie av cirka 1,5 meter.
• Var inte överdrivet påstridig
• Bli INTE upprörd om personen reagerar på ett ovänligt eller aggressivt sätt (detta är sällsynt, men det händer). Uppmuntra nyanlända – anställda och volontärer.
• Det är INTE nödvändigt att "behandla" och övertyga de som börjar kritisera välgörenhet, politisk situation i världen osv. I det här fallet bör du artigt säga adjö och flytta iväg och fortsätta att dela ut flygblad till andra besökare.
• Om du kör en kampanj på ett stort outlet är det bäst att sluta dela ut flygblad en timme innan kampanjen slutar. Annars kan kunderna lämna butiken senare än din. informationsställ avsluta sitt arbete och ta emot varor.
• Ställ in frivilliga för att dela ut flygblad. I ett team blir de roligare och djärvare att kommunicera med besökarna på outleten. Men huvudsaken är att de inte kommunicerar med varandra om abstrakta ämnen.
• När kampanjen är slut, gå igenom outleten och samla in resterna av flygblad från gallerior, butiker, diskar och tomma varukorgar. Detta kommer att lämna ett gott intryck på administrationen av uttaget.

7. På dagen för kampanjen, vid utgången från marknaden eller köpcentret, bakom kassadiskarna i stormarknader (dvs. i utgångsområdet från handelsgolvet på en väl synlig och ganska ledig plats), måste du installera ett informationsställ.

Montern bör innehålla ett bord med informationsmaterial, en förseglad donationslåda (den får inte lämnas utan tillsyn!), en banderoll/roll-up eller bara en stor affisch som drar till sig besökarnas uppmärksamhet, vagnar (eller lådor) för att samla saker (du kan fråga snabbköpet under kampanjens varaktighet) där folk kan lämna köpta varor och ställa frågor. En representant för organisationen och välinformerade volontärer bör vara närvarande i montern, som korrekt kommer att kunna förklara hur man blir volontär, vart och till vem hjälpen kommer att skickas, vem som kommer att organisera evenemanget, hur du kan hjälpa efter åtgärdens slut.

Det är tillrådligt för besökare som har gjort en donation (pengar eller kläder) att ge en liten souvenir som påminner dem om din organisation (det kan vara en magnet, fickkalender, märke, etc.) och en broschyr med information om hur man gör att kontakta dig och hur vi kan hjälpa dig i framtiden.

Det är mycket önskvärt att föra ett register över de mest aktiva deltagarna som är redo att ge volontär och ekonomisk hjälp i framtiden. Se till att spara deras kontakter (först och främst adressen E-post), detta är din bas av välgörare.

En tid efter åtgärden (under de kommande två veckorna), se till att skicka dem tacksamhetsbrev och en kort rapport om hur mycket hjälp som samlades in, hur den överfördes till de behövande. Ett kompetent fotoreportage om utfärdande av assistans gör ett särskilt starkt intryck. I slutet av brevet lämnar du din organisations kontakter och information om hur du kan hjälpa till just nu, till exempel en länk till hemsidan med donationsmetoder, sms-donationens nummer och format.

8. Efter kampanjen måste du ta ut alla insamlade saker från köpcentrets eller marknadens territorium.

Du kan ta ut de insamlade varorna av frivilliga i delar under dagen eller allt på en gång i slutet av dagen efter åtgärdens slut (för detta måste du tillhandahålla en bil med större kapacitet). Om du valde det andra alternativet och det finns många insamlade påsar med saker kan du förhandla med köpcentret om att ge plats för förvaring av saker under dagen.

9. Inför kampanjen behöver du hitta och förbereda ett lager i förväg, där de insamlade varorna därefter kommer att lagras och sorteras.

10. Efter att kampanjen har slutförts, var noga med att tacka administrationen av outleten, samt lägga upp ett fotoreportage och en berättelse på din webbplats (med tacksamhet till outleten och alla som hjälpte till med att organisera och genomföra, inklusive volontärer, du kan lista efter namn), hur mycket som samlades in saker och pengar, hur de kommer att användas.