ED-marknaden håller på att bli en marknad för ryska tillverkare. Huvudtrender, riktningar och framtidsutsikter för utvecklingen av den globala och ryska EDMS-marknaden Analys av det aktuella läget på den globala EDMS-marknaden

Den ryska marknaden för EDMS/ECM-system visar en lugn utveckling och går in i konsolideringsstadiet. Positiv dynamik upprätthålls tack vare projekt för underhåll, samt modernisering och skalning av system. Detta dokument analyserar den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem. Tillväxtdynamiken hos utvecklingsdrivkrafter beaktas, expertutlåtanden presenteras. Marknadens nuvarande och prognostiserade värden presenteras. Problemet med tillståndet på den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem i en kris övervägs. Ett obestridligt faktum är behovet av att införa elektroniska dokumenthanteringssystem i organisationer av alla storlekar. De mest populära EDMS som används i Ryssland övervägs och deras egenskaper bestäms.

elektronisk dokumenthantering

Informationsteknologi

ryska EDMS-marknaden.

1. Översikt över marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem 2017 [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (tillgänglig 2017-12-25).

2. Tillståndet på den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem i en kris [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge:

3. https://interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (tillgänglig 2017-12-25).

4. EDMS-marknaden i Ryssland - 2016 [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (tillgänglig 2017-12-25).

5. EDMS (ryska marknaden) [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C% D1 %8F: %D0 %A1 %D0 %AD %D0 %94_(%D1 %80 %D1 %8B %D0 %BD %D0 %BE %D0 %BA_ %D0 %A0 %D0 %BE %D1 %81% D1 %81 %D0 %B8 %D0 %B8) (tillgänglig 2017-12-25).

6. Ledare för den ryska EDMS/ECM-marknaden [Elektronisk resurs] - Åtkomstläge: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedem_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (tillgänglig 2017-12-25).

7. Bara om elektronisk dokumenthantering [Elektronisk resurs]. – Åtkomstläge: https://ecm-journal.ru/mustknow (tillgänglig 2017-12-25).

För närvarande växer mängden intern företagsinformation i organisationer snabbt, vilket medför ett behov av att bearbeta och lagra en enorm mängd pappersdokument. Som ett resultat blir denna process svår och ineffektiv. För att lösa detta problem har automatiserade elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) utvecklats. Detta gjorde det möjligt för oss att gå till en ny nivå av affärsutveckling, vilket ökade effektiviteten i att arbeta med dokument utan att förlora information.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet är ett organisatoriskt och tekniskt system som låter dig skapa och distribuera elektroniska dokument i organisationens informationsdatanät, styra dokumentflödet enligt fastställda vägar och den hierarkiska fördelningen av användare. Samtidigt syftar EDMS-tekniken till att säkerställa en högeffektiv hantering av organisationens dokumentära aktiviteter på olika ledningsnivåer, samt att upprätthålla kvalitetskontroll av dokumenthantering och optimera affärsprocesser.

EDMS inkluderar många produktion, strukturella funktioner, krav och företagsstandarder. Valet av det optimala elektroniska dokumenthanteringssystemet för drift beror på ett visst antal pappersdokument i organisationen, behovet av operativ arbetsflödeshantering, närvaron av speciella uppgifter, såväl som förmågan att söka information, säkerställa datasäkerhet, etc.

Trots den svåra ekonomiska situationen i Ryssland fortsätter den inhemska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS/ECM) att utvecklas. Vissa företag som specialiserat sig på utveckling och implementering av sådana lösningar visar mycket betydande tillväxt.

Enligt Tadviser-data som publicerades i slutet av 2017 kvarstod den positiva dynamiken på den ryska marknaden för EDMS/ECM-system 2016. Som ett år tidigare, 2015, var det 10%, medan marknadsvolymen i rubel ökade till 41,6 miljarder rubel.

Marknadens fortsatta tillväxt påverkas av både den allmänna ekonomiska återhämtningen och individuella drivkrafter. För EDMS/ECM-sfären är detta den växande processen för importsubstitution, kursen mot den digitala ekonomin, ökad mobilitet och den snabba utvecklingen av ny teknik.

Enligt TAdviser kommer dynamiken i slutet av 2017 att ligga kvar på 2016 års nivå.

Dynamiken på den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem, miljarder rubel

Majoriteten av deltagarna på den ryska EDMS/ECM-marknaden visade, efter 2016 års resultat, en positiv trend i intäkter från projekt inom detta område. Endast två företag av 16 noterade negativa indikatorer. Ledaren blev återigen Business Logic-företaget, vars intäkter från EDMS/ECM-projekt ökade med 25,7% och nådde 1,86 miljarder rubel. Nästan en tredjedel av detta belopp föll på licensförsäljning, två tredjedelar - på implementering och supporttjänster. Croc- och TerraLink-företag hamnade också i topp tre.

Importsubstitution har djupt penetrerat IT-branschen och effekten av denna process märks i alla dess segment. Inom området EDMS / ECM-system är ersättningen av utländska lösningar med inhemska produkter en av de viktigaste drivkrafterna.

Staten strävar konsekvent efter att se till att registret över inhemsk programvara har tjänat i full kraft. Det ökar pressen på företag som struntar i registret. Som ett resultat av detta börjar fler och fler organisationer använda inhemska ECM-system.

EDMS-lösningsleverantörer noterar en ökad efterfrågan på inhemska plattformar, främst på grund av den lagstiftande konsolideringen av övergången till ryska lösningar för statliga organisationer och statliga organ. Lanseringen av det ryska ministeriet för telekom och masskommunikation av registret för inhemsk programvara för att stödja importersättande produkter bidrog mycket till detta - IT-systemen som kom in i det rekommenderas för köp i statliga organisationer.

Stora industriföretag med statligt deltagande - huvudkunderna av EDMS-system - föreslår att de inom en snar framtid också måste överge utländska plattformar till förmån för ryska lösningar. I detta sammanhang håller många ryska IT-företag på att utveckla sina egna plattformar för EDMS.

En annan uppenbar drivkraft för EDMS-marknaden är den snabba utvecklingen av digital teknik för företag i Ryssland.

Användningen av moderna datalagrings- och bearbetningsverktyg i EDMS (blockchain, Big Data, AI) utökar funktionaliteten hos lösningar inom området databehandling, standardisering och analys (BI), och EDMS används allt mer som företagsdatalager. Datavisualiseringsverktyg visas i system.

Mycket som stimulerar utvecklingen av marknaden är den totala avgången för verksamheten till mobil. Idag är 4,8 miljarder människor – och det är mer än hälften av världens befolkning – aktiva användare av mobila enheter, och man kan förutspå att siffran kommer att växa till 6 miljarder år 2020. Naturligtvis börjar surfplattor och smartphones att bli ett vanligt inslag. av företagens IT-infrastruktur. För närvarande är konceptet BYOD (Bring Your Own Device) särskilt populärt, vilket innebär att anställda använder sina egna enheter för arbetsuppgifter - företagets ledning behöver inte spendera pengar på köp av mobil utrustning.

Politisk osäkerhet har ökat riskerna med att använda utländska lösningar i Ryssland, plus att de har blivit mycket dyra. Om fram till 2016 molnbaserade EDMS, inklusive importerade, snabbt utvecklades som en tjänst, finns det nu ett problem med deras användning i Ryssland (och ryska utomlands). .

Många företag lämnar marknaden, och de som finns kvar minskar investeringarna och kontrollerar finanserna hårt. För första gången börjar många utvärdera effektiviteten i sina affärsprocesser och leta efter sätt att optimera dem. Och medlen för detta är EDMS \ ECM-systemen. Men för att starta ett nytt IT-projekt under sådana förhållanden är det nödvändigt att motivera dess effektivitet i detalj. Därför efterfrågas bara de system som verkligen ökar verksamhetens effektivitet, - säger han.

Märkligt nog, men importsubstitution kan också vara ett hinder för marknaden. behovet av att omedelbart implementera stöd för inhemsk infrastruktur gör det svårt att investera i lovande innovationer som artificiell intelligens.

Ett annat exempel på en barriär är processen att involvera entreprenörer i EDI. Företag som har kommit att förstå och behöver använda EDI står inför entreprenörers motvilja att använda EDI. I detta avseende tvingas företag genomföra separata projekt för att involvera och motivera dem.

Det största hindret för marknaden är avsaknaden av en enda standard, förordningar och otillräcklig enhetlighet av elektroniska dokumenthanteringssystem i ryska företag. Så anställda i industriföretag är vana att, förutom standardrapporter, använda många tekniska dokument: till exempel ritningar i AutoCAD-programmet. Detta komplicerar övergången till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

Under 2016-2017 skedde viktiga lagändringar som radikalt kommer att förändra synen på implementering av IT i statliga myndigheter. Under 2016 utfärdades ordern från Ryska federationens regering av den 26 juli 2016 nr 1588-r, vilket förpliktade federala verkställande myndigheter och statliga fonder utanför budgeten att byta till inhemsk kontorsprogramvara. Dessutom gavs en mycket kraftfull impuls till marknaden av ytterligare krav på kontorsprogram, godkända genom dekret från Ryska federationens regering nr 325 av den 23 mars 2017, och de metodologiska rekommendationerna som följde i juli samma år om övergång av statliga myndigheter till inhemsk programvara, godkänd av kommunikationsministeriet.

Kursen mot den digitala ekonomin ger den ryska IT-marknaden i allmänhet och EDMS/ECM-systemmarknaden i synnerhet en enorm potential och många nya möjligheter.

Elektronisk dokumenthantering, tillhandahållande av offentliga tjänster i elektronisk form, utveckling av portaler - alla dessa områden är faktiskt delar av den digitala ekonomin, och i Ryssland är dessa tekniker ganska förenliga med världens. Kursen mot den digitala ekonomin kommer säkerligen att innebära ytterligare förändringar. Prognoserna är uppenbara: detta är en lavinliknande tillväxt i volymer och varianter av digital information, involvering av alla anställda i intensiv elektronisk kommunikation, digitalisering av "papper" och aktivering av relaterade affärsprocesser.

Bibliografisk länk

Utvecklingen av den mänskliga civilisationen åtföljs av en fantastisk ökning av mängden skapad, bearbetad och lagrad information. Till exempel, enligt tidningen ASAP, dyker det upp cirka 6 miljarder nya dokument årligen i världen. Enligt Delphi Consulting Group skapas för närvarande mer än 1 miljard sidor med dokument dagligen bara i USA, och mer än 1,3 biljoner finns redan lagrade i arkiv. olika dokument.

Det bör noteras att företagens informationsflöden är extremt olika vad gäller källor och presentationsformer. De kan dock villkorligt klassificeras enligt lagringsformen: elektroniska och pappersdokument. Det finns uppskattningar att för närvarande endast cirka 30 % av all företagsinformation lagras i elektronisk form (både strukturerad i databaser och ostrukturerad). All annan information (cirka 70 %) lagras på papper, vilket skapar stora svårigheter att hitta den. Ändå förändras detta förhållande gradvis till förmån för den elektroniska formen av lagring (särskilt genom utvecklingen av elektroniska arkivsystem). Enligt Delphi Consulting Group fördubblas volymen av företagets elektroniska textinformation vart tredje år. Enligt prognosen från samma tidning ASAP kommer 2004 endast cirka 30 % av företagsinformationen att finnas kvar i pappersform och 70 % av informationen kommer att lagras i elektronisk form. Det är förstås osannolikt att alla dokument någon gång blir enbart elektroniska, men det råder ingen tvekan om att den elektroniska formen av dokumentlagring kommer att råda i framtiden.

Dessa imponerande siffror och data säger bara att för alla företag eller organisationer är frågorna om dokumentflödesoptimering och kontroll över informationsbehandling av avgörande betydelse. Detta påstående kan bekräftas av följande data. Enligt Siemens Business Services lägger en chef upp till 80 % av sin arbetstid på att arbeta med information, upp till 30 % av de anställdas arbetstid går åt till att skapa, söka, godkänna och skicka dokument, varje internt dokument kopieras i genomsnitt , upp till 20 gånger och upp till 15 % av företagsdokumenten går oåterkalleligt förlorade (samtidigt, enligt tidningen ASAP, spenderar en genomsnittlig anställd upp till 150 timmar av sin arbetstid årligen på att söka efter förlorad information). Det finns också uppskattningar om att det är nödvändigt att lägga upp till 40 % av arbetskraftsresurserna och upp till 15 % av företagsinkomsterna på att arbeta med dokument.

Det är därför effektiviteten i ledningen av företag och organisationer Sist men inte minst beror det på den korrekta lösningen av problemen med snabb och högkvalitativ bildande av elektroniska dokument, kontroll av deras utförande, såväl som den genomtänkta organisationen av deras lagring, sökning och användning. Behovet av effektiv hantering av elektroniska dokument har lett till skapandet elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) som denna artikel ägnas åt. Huvudsyftet med artikeln är att ge Jet Infos läsare en retrospektiv av det aktuella läget på den globala EDMS-marknaden, utsikterna för dess utveckling, samt ett ganska stort antal exempel på användningen av EDMS i världen. Du kan lära dig mer om alla frågor relaterade till EDMS genom att använda ett ganska stort antal specialiserade webbresurser (både ryska och engelska), till exempel www.document.ru, www.docflow.ru, webbplatser för EDMS-utvecklare, etc. .

Grundläggande begrepp för elektroniska dokumenthanteringssystem

Syftet med EDMS

Enligt branschanalytiker inkluderar elektronisk dokumenthantering: skapande av dokument, deras bearbetning, överföring, lagring, produktion av information som cirkulerar i en organisation eller ett företag, baserat på användningen av datornätverk. Under ledning av elektronisk dokumenthantering, i det allmänna fallet, är det vanligt att förstå organisationen av rörelsen av dokument mellan avdelningar i ett företag eller organisation, grupper av användare eller enskilda användare. Samtidigt betyder förflyttning av dokument inte deras fysiska förflyttning, utan överföring av rättigheter till deras användning med meddelande från specifika användare och kontroll över deras utförande.

IDC definierar begreppet ERMS enligt följande (med hänvisning till EDMS” elektroniska dokumenthanteringssystem): "EDMS tillhandahåller processen att skapa, hantera åtkomst och distribuera stora volymer dokument i datornätverk, och ger även kontroll över dokumentflödet i en organisation. Ofta lagras dessa dokument i speciella arkiv eller i filsystemhierarkin. Filtyper som vanligtvis stöds av ERMS inkluderar: textdokument, bilder, kalkylblad, ljuddata, videodata och webbdokument. Vanliga EDMS-funktioner inkluderar skapande av dokument, åtkomstkontroll, datakonvertering och datasäkerhet."

Huvudsyftet med EDMS är att organisera lagringen av elektroniska dokument, samt arbeta med dem.(särskilt deras sökning både efter attribut och innehåll). EDMS bör automatiskt spåra ändringar i dokument, deadlines för utförande av dokument, förflyttning av dokument och även kontrollera alla deras versioner och underversioner. En omfattande EDMS bör täcka hela cykeln av kontorsarbete i ett företag eller en organisation, från att skapa uppgiften att skapa ett dokument till att skriva av det till arkivet, tillhandahålla centraliserad lagring av dokument i alla format, inklusive komplexa sammansatta dokument. EDMS bör kombinera olika flöden av dokument från geografiskt avlägsna företag till ett enda system. De måste tillhandahålla flexibel dokumenthantering, både genom den stela definitionen av trafikrutter och genom den fria routingen av dokument. EDMS måste implementera en strikt avgränsning av användarnas tillgång till olika dokument beroende på deras kompetens, position och de befogenheter som tilldelats dem. Dessutom måste EDMS anpassas till företagets befintliga organisationsstruktur och kontorsarbetssystem, samt integreras med befintliga företagssystem.

Huvudanvändarna av EDMS är stora statliga organisationer, företag, banker, stora industriföretag och alla andra strukturer vars aktiviteter åtföljs av en stor volym skapade, bearbetade och lagrade dokument.

Huvudegenskaper hos EDMS

öppenhet

Alla EDMS är byggda på modulbasis och deras API:er är öppna. Detta gör att du kan lägga till nya funktioner till EDMS eller förbättra befintliga. För närvarande har utvecklingen av applikationer som integreras med EDMS blivit en separat verksamhet inom mjukvarutillverkningsindustrin, och många tredjepartsföretag är redo att erbjuda sina tjänster inom detta marknadssegment. Möjligheten att relativt enkelt lägga till många moduler från tredje part till EDMS utökar deras funktionalitet avsevärt. Till EDMS har till exempel moduler för dokumentinmatning från en skanner, kommunikation med e-post, faxvidaresändningsprogram utvecklats.

Hög grad av integration med applikationsprogramvara

En nyckelfunktion hos EDMS är en hög grad av integration med olika mjukvaruapplikationer genom användning av teknik OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI Och direkt när du arbetar med dokument finns det inget behov av att använda EDMS-verktyg alls. Användare hanterar endast vanliga applikationsprogram: vid installationen av klientdelen av EDMS, kompletteras applikationsprogram med nya funktioner och menyalternativ. Till exempel, en användare av MS Word-ordbehandlaren, som öppnar en fil, ser omedelbart bibliotek och mappar med EDMS-dokument (därifrån han väljer det dokument han behöver). När du sparar ett dokument placeras det automatiskt i EDMS-databasen. Detsamma gäller andra kontors- och specialiserade program.

Det bör också noteras att i de flesta vanliga EDMS implementeras integration med de mest kända ERP-systemen (särskilt med SAP R / 3, Oracle Applications, etc.). Det är förmågan att integrera med olika applikationer som är en av de karakteristiska egenskaperna hos EDMS. Tack vare honom kan EDMS fungera som en länk mellan olika företagsapplikationer och på så sätt skapa grunden för att organisera kontorsarbete i ett företag. Vissa branschanalytiker tror till och med att EDMS mycket väl kan bli grunden för ett företags eller organisations företagsinformationssystem (det finns andra åsikter).

Funktioner för dokumentlagring

EDMS arbetar huvudsakligen utifrån distribuerade arkitekturer och använder olika kombinationer av teknologier för att samla in, indexera, lagra, söka och titta på elektroniska dokument. De flesta EDMS implementerar ett hierarkiskt dokumentlagringssystem (enligt principen "skåp/hylla/mapp"). Varje dokument placeras i en mapp, som i sin tur ligger på en hylla etc. Antalet kapslingsnivåer vid lagring av dokument är inte begränsat. Samma dokument kan inkluderas i flera mappar och hyllor genom att använda en länkmekanism (i detta fall förblir originaldokumentet oförändrat och lagras på en plats som anges av EDMS-administratören). Ett antal EDMS implementerar ännu mer kraftfulla lagringsmöjligheter genom att organisera länkar mellan dokument (dessa länkar kan ställas in och redigeras grafiskt).

Varje dokument i EDMS har en viss uppsättning attribut (till exempel dess namn, författaren till dokumentet, tidpunkten för dess skapande, etc.). Uppsättningen av attribut kan ändras från en typ av dokument till en annan (den förblir oförändrad inom en typ av dokument). I EDMS lagras dokumentattribut i en relationsdatabas. För varje typ av dokument skapas en kortmall med hjälp av visuella verktyg, där namnen på dokumentattribut presenteras i en begriplig grafisk form. När ett dokument läggs in i EDMS tas den önskade mallen och kortet fylls i (attributvärden matas in). När det är klart kopplas kortet till själva dokumentet.

I de flesta fall består serverdelen av EDMS av följande logiska komponenter (som kan finnas på en eller flera servrar):

• Lagring av dokumentattribut (kort);
• Dokumentlagring;
• Fulltextindexeringstjänster.

Ett dokumentlager förstås vanligtvis som ett lager av dokumentinnehåll. Attributlagret och dokumentlageret kombineras ofta under det allmänna namnet "dokumentarkiv". För att lagra attribut i de flesta EDMS används Oracle, Sybase, MS SQL Server och Informix DBMS, som ger sökning efter dokument efter attribut.

För att lagra det faktiska innehållet i dokument i de flesta EDMS används filservrar MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. I detta fall kan även heterogena kombinationer av nätverksmiljöer implementeras. Till exempel kan en databas med dokumentattribut köra UNIX på ett TCP/IP-nätverk, medan själva dokumenten kan lagras på Novell NetWare OS på ett IPX/SPX-nätverk. Det bör noteras att de stora fördelarna med EDMS är lagring av dokument i originalformat och automatisk igenkänning av många filformat.

På senare tid har det blivit allt mer populärt att lagra dokument tillsammans med attribut i en databas. Detta tillvägagångssätt har sina fördelar och nackdelar. Fördelen är en betydande ökning av säkerheten för tillgång till dokument, och den största nackdelen är den låga effektiviteten av att arbeta med dokument med en stor mängd lagrad information. Detta tillvägagångssätt kräver också användning av kraftfulla servrar med stora mängder RAM och hårddiskar. Dessutom, i händelse av ett databasfel, kommer det att vara mycket svårt att återställa de dokument som lagras i den. Det är också nödvändigt att vara strikt kopplad till ett specifikt DBMS.

Funktioner för dokumentdirigering

De EDMS-moduler som ansvarar för dokumentflödet kallas vanligtvis för dokumentdirigeringsmoduler. I det allmänna fallet används begreppen "gratis" och "hård" dokumentdirigering. Med "gratis" routing kan alla användare som deltar i arbetsflödet, efter eget gottfinnande, ändra den befintliga rutten för att skicka dokument (eller ställa in en ny rutt). Med "hård" routing är vägarna för att skicka dokument strikt reglerade, och användare har inte rätt att ändra dem. Men med "hård" routing kan logiska operationer bearbetas när rutten ändras när vissa fördefinierade villkor är uppfyllda (till exempel skicka ett dokument till ledningen när en specifik användare överskrider sin officiella auktoritet). I de flesta EDMS ingår routingmodulen i paketet, i vissa EDMS måste den köpas separat. Fullt fungerande routingmoduler utvecklas och levereras av tredje part.

Åtkomstkontroll

EDMS implementerar tillförlitliga metoder för avgränsning av befogenheter och kontroll över tillgång till dokument. I de flesta fall, med deras hjälp, definieras följande typer av åtkomst (uppsättningen med tilldelade behörigheter beror på den specifika EDMS):

• Full kontroll över dokumentet;
• Rätten att redigera men inte förstöra dokumentet;
• Rätten att skapa nya versioner av dokumentet, men inte redigera det;
• Rätten att kommentera dokumentet, men inte redigera det eller skapa nya versioner;
• Rätten att läsa dokumentet, men inte redigera det;
• Rätten att få tillgång till kortet, men inte innehållet i dokumentet;
• Den fullständiga frånvaron av åtkomsträttigheter till dokumentet (när man arbetar med EDMS loggas varje användaråtgärd, och därmed kan hela historiken för hans arbete med dokument enkelt kontrolleras).

Versions- och subversionsspårning av dokument

När flera användare arbetar med ett dokument samtidigt (särskilt när det behöver koordineras i olika instanser), är en mycket bekväm funktion hos EDMS att använda dokumentversioner och subversioner. Låt oss anta att utföraren skapade den första versionen av dokumentet och skickade den vidare till nästa användare för granskning. Den andra användaren ändrade dokumentet och skapade en ny version baserat på det. Sedan skickade han sin version av dokumentet till nästa instans till en tredje användare som skapade den tredje versionen. Efter en viss tid, efter att ha läst kommentarerna och korrigeringarna, beslutar den första exekutören av dokumentet att modifiera den ursprungliga versionen och skapar på grundval av den en subversion av den första versionen av dokumentet. Fördelen med EDMS är möjligheten att automatiskt spåra versioner och underversioner av dokument (användare kan alltid bestämma vilken version/underversion av ett dokument som är mest relevant i den ordning eller tidpunkt de skapas).

Verktyg för att visa dokument i olika format

De flesta EDMS inkluderar verktyg för att visa dokument (de så kallade viewers) som förstår många dussintals filformat. Med deras hjälp är det mycket bekvämt att arbeta, särskilt med grafiska filer (till exempel med ritfiler i CAD-system). Utöver den grundläggande uppsättningen av visningsverktyg (ingår i varje EDMS), kan ytterligare verktyg köpas från tredje part som integreras väl med EDMS.

Dokumentkommentar

När man organiserar grupparbete på dokument är förmågan att kommentera dem vanligtvis mycket användbar. Eftersom användare i vissa fall berövas rätten att göra ändringar i dokumentet i processen för dess godkännande, kan de dra nytta av möjligheten att kommentera det. I de flesta EDMS implementeras anteckningar genom att inkludera ett attribut för anteckning i dokumentkortet och överföra rättigheter att redigera ett sådant kortfält till användare. Men en sådan lösning är inte alltid acceptabel (särskilt när man kommenterar ett grafiskt dokument). I detta avseende finns det i vissa EDMS en så kallad "röd penna" -funktion, med vilken du grafiskt kan indikera bristerna i själva bilden. Mjukvaruverktyg som implementerar funktionen "röd penna" erbjuds i stor utsträckning av tredje part.

Support för olika klientprogram

De flesta EDMS-klienter kan vara datorer som kör MS Windows, Windows NT. Vissa EDMS använder även UNIX- och Macintosh-plattformar. Dessutom låter alla moderna EDMS dig arbeta med dokument genom vanliga webbnavigatorer. Eftersom webbläsare kan finnas på en mängd olika klientplattformar gör detta det lättare att lösa problemet med att stödja ERMS i heterogena nätverksmiljöer. När du använder internetteknik har EDMS en annan serverkomponent som ansvarar för åtkomst till dokument via webbnavigatorer.

Allmän klassificering av EDMS

ECM koncept

Frågan om EDMS-klassificering är ganska komplicerad på grund av den snabba utvecklingen av marknaden för dessa system. Dessutom, sedan 2001, begreppet "Enterprise Content Management (ECM)", inte elektronisk dokumenthantering (enligt "Forrester TechRankings"). Termin ECM dök upp med branschorganisationens lätta hand AIIM International och täcker alla företagsinformationshanteringssystem.

Samtidigt, om Forrester Research definierar ECM som ett integrerat tillvägagångssätt för att hantera dokument och webbinnehåll, sedan för konsultföretaget Doculabs, är ECM "en kategori som kombinerar kapaciteten hos företagsdokumenthanteringssystem och innehållshanteringssystem med förmågan att hantera hela livscykeln för företagsinnehåll (eftersom antalet innehållstyper fortsätter att växa)" .

Ur branschanalytikers perspektiv erbjuder ECM-konceptet många affärsfördelar. Ett ECM-system som integrerar alla innehålls- och processorienterade teknologier inom ett företag tillhandahåller en gemensam infrastruktur för att hantera dess dokumentflöde, vilket minimerar behovet av att distribuera och stödja flera tekniker för att implementera olika affärsfunktioner. Kärnan i detta tillvägagångssätt (det kallas även infrastruktur) är att företagsinnehåll inte bör tillhöra endast en applikation eller ett system. Det bör vara tillgängligt för många applikationer och fritt fördelat mellan dem. En viktig egenskap hos ECM-infrastrukturen (som inkluderar motsvarande applikationer från de flesta leverantörer i branschen) är dess oberoende från en enda universell innehållsbutik. ECM-infrastrukturen integrerar många specialiserade (eller äldre) dataförråd (även från konkurrerande leverantörer), inklusive, men inte begränsat till, elektroniska produktdokumentförråd, e-post, webbinnehållsförråd, filsystem och till och med DBMS. På det här sättet, ECM-infrastrukturen tillhandahåller ett gemensamt integrations- (eller virtualiserings-) lager för varje datalager(så att de kan frågas var som helst i företaget), vilket minimerar behovet av att integrera elektroniska dokumenthanteringssystem och innehållshanteringssystem från flera leverantörer. Med hjälp av ECM-infrastrukturen implementeras dessutom sådana företagsinnehållshanteringstjänster som personalisering, åtkomstkontroll, hantering av användarbehörigheter etc. (vilket förenklar administrationen och underhållet av ECM-systemet).

Förmågan hos ECM-system kan delas in i flera huvudkategorier:

Allmänna funktioner för innehållshantering, vilket hänvisar till förmågan att hantera en mängd olika elektroniska objekt (bilder, kontorsdokument, grafik, ritningar, webbinnehåll, e-post, video, ljud och multimedia). ECM-systemet tillhandahåller ett arkiv för alla dessa typer av elektroniska objekt med olika bibliotekstjänster (innehållsprofilering, in-/utcheckningsfunktioner, versionskontroll, revisionshistorik, dokumentåtkomstsäkerhet etc.), samt möjligheten att hantera dataobjekt under hela deras livscykel.

Processkontrollfunktioner, vilket hänvisar till förmågan att automatisera och hantera affärsprocesser och arbetsflöden.

Integration med andra ECM-system, vilket innebär möjligheten att integrera ett ECM-system med externa ERP-system, kontorsapplikationer, innehållsförråd och andra EDMS. Integration kan göras med en mängd olika tillvägagångssätt, inklusive användningen av objektorienterade gränssnitt (som EJB), kopplingar, API:er, teknologier för integration av företagsapplikationer EAI (Enterprise Application Integration) och så vidare.

Det bör noteras att ECM bara har funnits som koncept hittills, och ECM-infrastruktur idag i stor utsträckning är bara en titt på utsikterna för utvecklingen av EDMS-marknaden. Till exempel pratar vissa branschleverantörer mycket om innehållshantering, men de fokuserar bara sina system på att hantera webbinnehåll eller kontorsdokument. De saknar också en tydlig vision om hur man skapar en öppen ECM-infrastruktur som integrerar specialiserade arkiv över hela företaget. Enligt analytiker på Doculabs (som studerat lösningar från ledande EDMS-utvecklare), även om leverantörer inser vikten av ECM-konceptet, är de fortfarande långt ifrån att implementera det fullt ut i sina system.

EDMS klassificering

Enligt IDC-analytiker finns det för närvarande följande huvudtyper av EDMS (samtidigt kan vissa av EDMS tillhöra flera typer samtidigt, eftersom de har de funktioner som motsvarar dem):

EDMS fokuserade på affärsprocesser (business-process EDM). De är kärnan i ECM-konceptet. System av denna typ (EDMS) är designade för specifika vertikala och horisontella tillämpningar (ibland har de även industritillämpningar). EDMS-system tillhandahåller en komplett dokumentlivscykel, inklusive bildhantering, register- och arbetsflödeshantering, innehållshantering med mera. EDMS-system tillhandahåller lagring och hämtning av 2D-dokument i inbyggda format (bilder, CAD-filer, kalkylblad etc.) med möjlighet till gruppera dem i mappar. Det finns en åsikt från vissa branschanalytiker att (beroende på indexeringsschema och applikationer som används) kan detta dokumentorienterade tillvägagångssätt ge upp till 80 % av funktionaliteten hos ett PDM-system i ett antal EDMS-system till en lägre implementeringskostnad. De mest välkända EDMS-utvecklarna är Documentum (Documentum-system), FileNet (Panagon- och Watermark-system), Hummingbird (PC DOCS-system) och andra dess aktiviteter för implementering i EDMS av funktioner som mallhantering, dynamisk presentationshantering och webbinnehållspublicering. Det bör noteras att medan nästan alla EDMS-system tillhandahåller en god nivå av implementering av arkiv och bibliotekstjänster för hantering av elektroniskt innehåll (till exempel bilder och kontorsdokument), är vart och ett av dem starkast inom sitt område. Till exempel i system från företag Open Text och iManage är kontorsdokumenthanteringen mest välutvecklad. System från Tower Technology, FileNet, IBM och Identitech är i sin tur särskilt starka på att hantera produktbilder i stora volymer.

Corporate EDMS (enterprise-centric EDM). System av denna typ tillhandahåller en företagsinfrastruktur (tillgänglig för alla företagsanvändare) för att skapa dokument, samarbeta med dem och publicera dem. De grundläggande funktionerna i företags EDMS liknar funktionerna i EDMS fokuserade på affärsprocesser. Som regel är företags EDMS inte fokuserade på att endast användas i en viss bransch eller på att lösa ett smalt problem. De implementeras som företagsomfattande teknologier. Lotus (Domino.Doc-system), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink-system), Keyfile, Oracle (Context-system), iManage, etc. är engagerade i utveckling och marknadsföring av företags EDMS. Till exempel, Open Text Livelink-systemet tillhandahåller samlat arbete med projektdokument för externa och interna användare, onlinediskussioner, distribuerad planering och routing av dokument m.m.

Innehållshanteringssystem. System av denna typ tillhandahåller innehållsskapande, åtkomst och innehållshantering, innehållsleverans (upp till nivån för avsnitt av dokument och objekt för efterföljande återanvändning och kompilering). Tillgången på information inte i form av dokument, utan i form av mindre objekt underlättar processen för informationsutbyte mellan ansökningar. Webbinnehållshantering kräver förmågan att hantera olika innehållsobjekt som kan inkluderas i en webbpresentation (t.ex. HTML-sidor och webbgrafik). Dessutom kräver webbinnehållshantering möjligheten att skapa presentationsmallar som presenterar dynamiskt innehåll och anpassa det (baserat på användarpreferenser, profiler etc.). Innehållshanteringssystem från Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette med flera är kända på världsmarknaden, FileNet, Tower och Identitech erbjuder också en viss nivå av webbinnehållshantering. I sin tur implementerar IBM webbinnehållshanteringsfunktioner baserade på lösningar från Interwoven och Open Market (genom partnerskap med dem), och Tower har integrerat sin programvara för elektronisk dokumenthantering med Stellents lösningar för webbinnehållshantering. .

Informationshanteringssystem ”portaler. Sådana system tillhandahåller informationsaggregation, informationshantering och dess leverans via Internet/intranät/extranät. Med deras hjälp realiseras förmågan att ackumulera (och tillämpa) erfarenhet i en distribuerad företagsmiljö baserat på användningen av affärsregler, sammanhang och metadata. Portaler ger också åtkomst via en standardwebbläsare till ett antal e-handelsapplikationer (vanligtvis genom ett ERP-systemgränssnitt). Exempel på portaler är Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) system.

Bild-/bildhanteringssystem (bildsystem). Med deras hjälp omvandlas information som skannats från pappersmedia till elektronisk form (vanligtvis i TIFF-format). Denna teknik ligger till grund för digitaliseringen av information från alla äldre pappersdokument och mikrofilmer. De grundläggande funktionerna i ett standardbildsystem inkluderar skanning, lagring, en rad bildsökningsfunktioner och mer.

Arbetsflödeshanteringssystem. System av denna typ är designade för att tillhandahålla routing av arbetsflöden av alla slag (bestämma filroutingvägar) inom företagets strukturerade och ostrukturerade affärsprocesser. De används för att förbättra effektiviteten och kontrollerbarheten i företagens affärsprocesser. Arbetsflödessystem köps vanligtvis som en del av en lösning (t.ex. EDMS- eller PDM-system). Här kan vi nämna sådana utvecklare som Lotus (Domino / Notes och Domino Workflow-system), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, etc. En bra nivå av arbetsflödeshantering tillhandahålls också i deras lösningar av FileNet, IBM (genom integration med MQ Series Workflow), Identitech, Tower (genom integration med Plexus och Staffware), Gauss (genom integration med Staffware), etc.

Klassificeringen av EDMS som föreslås av IDC kan kompletteras samt företags elektroniska registerhanteringssystem. Marknadssegmentet för programvara för företagsregisterhantering är cirka 5 år gammalt. Företagsrekord är fixerade i tid och oföränderliga. De är bevis på affärstransaktioner, olika rättigheter och skyldigheter etc. Företagsanvändare måste själva bestämma vilket innehåll som ska göras till ett företagsregister (ett sådant beslut kräver en bedömning av deras framtida behov). Företagslösningar som kräver innehållslagring inkluderar stora affärssystem, inklusive ERP- och redovisningssystem, e-postsystem (som MS Exchange), rapporterings- och utdatahanteringssystem, e-handelssystem, samarbetsprogram (projektledningssystem, onlinekonferenser, etc. ). Exempel på registerhanteringssystem inkluderar programvara fånga av Tower Software iRIMS från OpenText och Främst från TrueArc.

Många viktiga registerhanteringsfunktioner i EDMS fanns inte tidigare (till exempel klassificeringsfunktioner). Metoder för att fysiskt ta bort poster och index i slutet av deras livscykel (om nödvändigt) implementerades inte heller. Enligt Gartner Group måste företagsanvändare utöka sina webbplatser med funktionerna i registerhanteringssystem. Ett antal utvecklare av webbinnehållshanteringssystem för att stödja webbplatsposter utökar redan sin funktionalitet med hjälp av registerhanteringssystem. Arbetet i denna riktning blev särskilt märkbart 2002. Till exempel integrerade Stellent sin mjukvara för innehållshantering med registerhanteringssystemet Foremost från TrueArc (det bör noteras att det är mycket svårt att integrera programvara för registerhantering med ett EDMS, eftersom det är nödvändigt att lösa problemen med duplicering av funktioner och arkiv). Med denna integration blev det möjligt att ta "snapshots" av en webbplats och hantera dem som poster. Intressanta funktioner implementeras också, såsom inspelning av skärmar som påträffas under en onlinetransaktion (till exempel i WebCapture-programvaran från Tower Technology). Open Text förvärvade PS Software (en utvecklare av registerhanteringssystem) och byggde sin iRIMS-mjukvara som en modul i sin LiveLink-mjukvara. Documentum, IBM och Interwoven (bland andra leverantörer av innehållshantering, bland andra leverantörer av innehållshanteringsprogram) kompletterar också sin programvara för innehållshantering med funktionaliteten hos registerhanteringssystem.

Många företagsanvändare vill samla in data från olika applikationer som körs i en heterogen miljö och generera rapporter elektroniskt. Denna möjlighet är särskilt nödvändig för företag som använder affärssystem (som alltid samlar in och lagrar mycket information, men inte alltid har möjlighet att generera alla nödvändiga rapporter på ett flexibelt sätt).

Det är därför den sk output management system (OMS), vars huvudsakliga syfte är genereringen av utdatadokument. I vissa OMS-system är möjligheten till arkivering och långtidslagring av utgående rapporter och dokument dessutom implementerad. I detta avseende klassificeras många av OMS-systemen av Gartner Group som integrerade system för arkivering och hämtning av dokument (IDARS "integrerade system för dokumentarkivering och hämtning)". Men huvudorsaken till populariteten för OMS-system är fortfarande den marknadsnisch de upptar - genereringen av dokument och rapporter i informationssystemen hos företag och organisationer byggda med ERP-system. Enligt Gartner Group-analytiker är en av svagheterna med moderna affärssystem just den dåliga hanteringen av genereringen av utdatadokument (utvecklare av affärssystem är mer fokuserade på att förbättra funktionaliteten hos nyckelmoduler i sin mjukvara än på "mindre" frågor av säkerställa genereringen av resultatrapporter som inte enligt deras åsikt har goda marknadsutsikter). Denna brist på ERP-system fungerade som huvudfaktorn i framväxten och snabba utvecklingen av marknaden för OMS-system. Ett antal OMS-system ansvarar endast för distribution och leverans av utdatadokument (i elektronisk form” i HTML-, XML- och PDF-format). OMS-system är ofta integrerade med mjukvarupaket för dokument- och bildskanning. En användbar funktion hos vissa OMS-system är interaktionen med äldre företagssystem.

Det kan också noteras specialmoduler för hantering av elektroniska dokument inbäddade i affärssystem (SAP R/3, Baan, etc.). Men funktionerna hos dessa moduler är ganska begränsade, eftersom det är nästan omöjligt att skapa ett universellt och fullt fungerande ERP-system.

Fördelar med att använda EDMS

Enligt Forrester Research tror 38 % av Fortune 500-företagen att köp av ett modernt EDMS är avgörande för framgången för deras verksamhet. I enlighet med branschanalytikers åsikt (det finns ganska många sådana åsikter som skiljer sig på vissa punkter från varandra), är fördelarna för företagsanvändare när de implementerar EDMS ganska olika. Till exempel, enligt Siemens Business Services, när du använder EDMS:

• Personalens produktivitet ökar med 20-25 %;
• Kostnaden för arkivlagring av elektroniska dokument är 80 % lägre jämfört med kostnaden för förvaring av pappersarkiv.

Det är också allmänt accepterat att taktiska och strategiska fördelar uppnås när man implementerar ett EDMS. Taktiska fördelar bestäms av kostnadsminskningen i implementeringen av EDMS i samband med: frigöra fysiskt utrymme för lagring av dokument; minska kostnaderna för att kopiera och leverera dokument i pappersform; minskning av personal- och utrustningskostnader etc. K strategisk inkluderar de fördelar som är förknippade med att förbättra företagets eller organisationens effektivitet. Dessa förmåner inkluderar:

• Framväxten av möjligheten till kollektivt arbete på d

FrågorPCVecka besvaras av Istomin Konstantin, verkställande direktör för företagetDIREKTUM. Frågorna ställdes som en del av PC Week/RE 20th Anniversary Review.

När segmentet EDMS/ECM-system började bildas i Ryssland, vilka är nyckelpunkterna och stegen i dess utveckling?

Början av bildandet av segmentet kan kallas 1995, när de första cirkulationssystemen fokuserade på kontorsarbete blev märkbara. Eufrat och Delo är exempel på sådana system. Den ryska traditionen av vertikalt arbetsflöde, där dokumentet, innan det når exekutören, måste gå igenom manualen, bestämde funktionerna i de första automatiseringssystemen. Huvuduppgifterna för automatisering var registrering och kontroll av utförande av dokument, utarbetande av rapporter. Arbetet i sådana system byggde på registreringskort. Det är för tidigt att prata om företagsinnehållshantering i detta skede, men så här indikerades själva början av segmentutvecklingen.

I nästa steg, som varade ungefär från 1997 till 2000, dök elektroniska dokumentarkiv upp på den ryska marknaden. En av representanterna är DOCS Open-systemet. Vid den tiden fick denna riktning ingen speciell utveckling i Ryssland, återigen på grund av den specifika traditionen av registerföring och dokumenthantering.

Ungefär under samma period dök de första arbetsflödessystemen upp, de syftade enbart till att automatisera interaktion och arbetade isolerat från dokumenthanteringsprocesser. Ett exempel är det ryska OPTIMA WorkFlow-systemet och Western Staffware.

Integrerade system dök upp 2002-2003. De kombinerade arbetsflödesmekanismer och möjligheten att organisera elektroniska arkiv av dokument. Just i detta skede kan vi prata om uppkomsten av fullfjädrade elektroniska dokumenthanteringssystem, som gjorde det möjligt att arbeta bland annat med innehållet i dokument. En teknisk milstolpe vid denna tidpunkt är skapandet av sina egna utvecklingsplattformar baserade på kapaciteten hos Microsoft SQL Server och/eller Oracle DBMS. En bra illustration av den perioden var utställningskonferensen DOCFLOW 2004. På den tiden var evenemanget mer som en utställning: deltagarna samlades för att se Jukeboxar och kraftfulla industriella skannrar som var utbredda utomlands ... Efter ett par år, konferens förvärvat en mer det finns ett praktiskt intresse för att använda lösningar. Docsvision och DIRECTUM har blivit framstående representanter för komplexa ryska system, och det västra Documentum-systemet har börjat aktivt marknadsföra i Ryssland. Dessutom utvecklades inhemska system baserade på Lotus Notes aktivt som en separat gren.

2006 kan kallas året för bildandet av moderna ECM-system, som kombinerar funktionaliteten för dokumenthantering och interaktion. Samtidigt formulerade undersökningsföretaget Gartner de kriterier som ECM-system ska uppfylla. De nya versionerna av ryska komplexa system återspeglar också det nya konceptet ECM. Även under denna period började olika affärslösningar aktivt utvecklas, utformade för att täcka en mängd olika uppgifter för företag baserade på en enda ECM-plattform.

Från 2011 till idag, inom ECM, liksom inom hela IT-området, har trenden mot användarorientering tydligt stuckit ut: systemen blir mer bekväma, det finns en betoning på att skapa intuitiva gränssnitt. Mobila lösningar utvecklas överallt, vilket de senaste åren inte längre har blivit en trend, utan en nödvändig förutsättning för att moderna ECM-system ska finnas. Trenden med utveckling av molnprodukter utvecklas, marknaden signalerar kundernas beredskap för SaaS-lösningar inom dokumenthanteringsområdet. Även här ligger Ryssland efter västerländska marknader med sensationer på 2-3 år.

Hur överlevde detta segment av IT-marknaden kriserna 1998 och 2008?

1998 fanns den ryska EDMS/ECM-marknaden som sådan ännu inte (den var mycket liten). Det viktigaste kännetecknet för krisen kan kallas vägran för användare från västerländska system - standarden har påverkat med alla dess konsekvenser.

Under 2008 skedde en aktiv tillväxt av EDMS/ECM-segmentet, ett stort intresse för kunderna. Därför, med den allmänna ekonomiska nedgången i IT-branschen, drabbades detta segment minst. Försäljningen minskade, men det var inga allvarliga chocker, återhämtningen tog ungefär ett år.

Hur skiljer sig situationen från den som observerades under kriserna 1998 och 2008? Vilka är utsikterna för detta marknadssegment inom en snar framtid?

Den nuvarande situationen liknar krisen 2008 när det gäller "vanliga" krismanifestationer. Det finns en generell nedgång i affärsaktivitet, dynamiken i försäljningen har minskat.

I allmänhet skiljer sig den nuvarande situationen markant från 2008.

För det första ses den nuvarande krisen som en utdragen sådan. grundläggande skäl för Ryssland - oljepriser och sanktioner - kommer sannolikt inte att förändras snabbt, det kommer att ta 2-3 år att återhämta sig.

För det andra, idag har ECM-marknaden nått sin mognad: kunderna vet vad de behöver av system och det ställs ganska tydliga krav på lösningar. I allmänhet har inställningen till frågan om automatisering förändrats: effektivitet har blivit en påtaglig indikator. Och om kunden ser "i siffror" fördelarna med att implementera ett ECM-system, fattar han ett helt medvetet, balanserat beslut.

Liksom tidigare har stora företag ett verkligt behov av automatisering, för vilka skalfördelar gör att de bättre kan uppskatta fördelarna med att implementera ECM-lösningar. De viktigaste stimulatorerna på marknaden är representanter för olje- och gasindustrin, försvarsindustrin och statliga företag samt exportorienterade företag.

Stöd ges också av statens aktiva ställning i förhållande till IT-sektorn: hinder för användningen av elektroniska dokument har minskat avsevärt, trenden med importsubstitution mot bakgrund av dollarns tillväxt och västerländska sanktioner ökar chanserna av inhemska utvecklare.

I framtiden förväntas ytterligare tillväxt av EDMS/ECM-marknaden bli mycket större än IT-marknaden som helhet, medan tillväxttakten under krisperioden kommer att bero på konjunkturläget. Framför allt kommer tillväxttrenden att fortsätta i stora företag, medelstora företag kommer att föredra lättare, färdiga, billiga lösningar. Det är här molntekniken kommer in i bilden. En större nedgång förväntas inom offentliga myndigheter på grund av kraftiga budgetnedskärningar. Inter-corporate workflow-marknaden, som skiljer sig lite från ECM, men relaterad till det, är nu i sin linda och förväntas växa kraftigt, vilket skapar nya möjligheter.

Vad tycker det ryska expertsamhället om utvecklingen av den inhemska ECM/EDMS-marknaden? Vilka är de viktigaste resultaten för det gångna året och vad kan förväntas under det kommande året?

Enligt IDC-klassificeringen tillhör de flesta inhemska EDMS klassen av system fokuserade på affärsprocesser (ofta med arbetsflödeskontroller). Olika källor noterar att följande funktioner är implementerade i de flesta inhemska EDMS:

• Behandling/lagring av dokument;
• Arbetsflödeshantering (överföring av dokument mellan utförare);
• Kontroll av dokumentutförande;
• Dokumentsökning med attribut och fulltextsökning;
• Arbeta med relaterade dokument;
• Reglering av tillträdesrättigheter;
• Avskrivning av dokument;
• Integration med externa e-postsystem m.m.

Den största fördelen med inhemska EDMS är en viss hänsyn till de ryska särdragen och traditionerna för att arbeta med dokument (ursprungligen fastställda i deras affärslogik).

Det bör noteras att vissa inhemska EDMS skapas i Lotus Domino/Notes-miljön (av olika objektiva och subjektiva skäl, som har blivit ganska utbredd i Ryssland): BOSS-Referent (IT), Cinderella-produktfamiljen och DIS-Assistant ( Moscow Development Institute), CompanyMedia och OfficemMedia (InterTrust), N.System (Computer Technology Center), Paperwork (KSK), etc.

Eftersom utvecklingen av EDMS i Ryssland generellt sett går i riktning mot att utöka den funktionalitet som beskrivs av ECM-konceptet, skulle det vara logiskt att se på denna process från sidan av ECM-klassificeringen. De flesta ryska kunder började bekanta sig med världen av ECM-teknologier med kontorsautomation, vars utbud av uppgifter kan klassificeras som Records Management. Men nu beror tillväxten på marknaden till stor del på inriktningen av Document Management och Business Process Management (BPM). Kunder sätter uppgifter på ett komplext sätt, arbetar med bredare koncept än inkommande/utgående dokument. En ökning av utbudet av bearbetade dokument kräver en kraftig expansion av användningen av strömskanning och dokumentigenkänningsmetoder, användning av tekniker som streckkodning.

Allt detta syns till exempel tydligt i att organisationer visar ett växande intresse för det ekonomiska arkivet. Fakturor, fakturor, betalningsdokument ligger utanför ramen för klassiskt kontorsarbete, men lösningen på detta problem kommer att uppnå positiva resultat inte bara för redovisning utan också för leveransavdelningen, ekonomiavdelningen, juridiska avdelningarna och ledningen.

Det finns andra exempel: det är automatisering av projektarbetsflöden, kontraktshantering, avstämning av fakturor för betalning, skadehantering, automatisering av personalprocesser. Det är nu allmänt känt att ett företags ECM-system kan användas för att hantera immateriella rättigheter och prestationshantering. Det har också skett ett ökat intresse hos kunderna för att automatisera icke-standardiserade eller organisationsspecifika affärsprocesser. Till exempel för banker - detta är hanteringen av klientfiler. Intresset för att automatisera icke-dokumentorienterade verksamheter, såsom samtal till supporttjänsten, affärsförfrågningar etc., kan kallas en långsiktig trend. , men nu är representanter för stora företag medvetna om behovet av automatisering.

Samtidigt delar inte alla experter uppfattningen att övergången till elektronisk dokumenthantering, även inom organisationer, redan är genomförd, åtminstone i allmänna termer. Dmitry Shushkin, Director of Corporate Projects på ABBYY Russia, säger att processen med övergången till papperslöst arbetsflöde fortskrider med tillförsikt, men fortfarande inte alls så snabbt som vi skulle önska och kunde förväntas: "Småningom kommer organisationer att vara där det är möjligt. , automatisera sina aktiviteter med hjälp av elektroniska dokument. Under de kommande fem åren är det dock osannolikt att volymen av pappersarbetsflödet i Ryssland kommer att minska. Verksamheten fortsätter att växa, antalet företag (inklusive små och medelstora) växer och som ett resultat växer volymen pappersdokument de producerar.”

Under 2013 fortsätter ECM-systemen att gå längre än kontorsarbete. Nya uppgifter är satta, funktionaliteten i befintliga system kommer att utökas med nya moduler. Införandet av nya uppgifter leder till en utvidgning av kretsen av användare av ECM-system. Dessutom kan företagets partners och kunder inkluderas i antalet användare. Juridiskt betydelsefull elektronisk dokumenthantering mellan företag tar fart. Tillsammans med standarddokument, såsom fakturor, fraktsedlar, handlingar, kommer företag aktivt att utbyta godtyckliga juridiskt betydelsefulla elektroniska dokument - brev, kontrakt, etc.

Många av er har använt EDMS under en längre tid i ert arbete, en del är på väg att implementeras, men det finns de som fortfarande tittar. Ändå kommer kunskap om moderna företagsregister och informationshanteringssystem att vara användbar för både nybörjare och erfarna användare. EDMS urvalskriterier

Det är ingen hemlighet att väldesignade och optimerade affärsprocesser är nyckeln till företagets framgång. En av de viktigaste och mest resurskrävande processerna är processen för dokumentationshantering. Först och främst är det tidskostnader (samordning, godkännande, signering, utförandekontroll), arbetskostnader (behovet av att ha en specialist som ansvarar för dokumenthantering på personalen), för att inte tala om kostnaderna för förbrukningsmaterial och kontorsutrustning. EDMS är utformade för att optimera denna process och därför avsevärt minska kostnaderna för dess tillhandahållande.

Trots de svåra ekonomiska förhållandena förblir EDMS på informationsteknologimarknaden bland de mest populära systemen, eftersom de tillåter:

• öka effektiviteten i företagsledningen genom att förse ledningen med all nödvändig information för beslutsfattande;
• optimera de anställdas arbete med dokument;
• bevara kritisk information och immateriella tillgångar i företaget (information som kan gå förlorad till följd av uppsägningar eller uppsägningar av anställda), dvs. säkerställa kontinuiteten i affärs- eller affärsprocesser.

Naturligtvis är information om användbarheten av modern teknik för kontorspersonal inte ny. Om du läser dessa rader, så ligger det här ämnet nära dig. Kanske har många av er använt EDMS i ert arbete länge, någon håller på att implementera, men det finns de som fortfarande tittar.

Ändå kommer kunskap om moderna företagsregister och informationshanteringssystem att vara användbar för både nybörjare och erfarna användare.

Marknaden utvecklas aktivt, det finns många produkter, affärslösningar, ytterligare alternativ utformade för att lösa en mängd olika problem. Och även om ditt företag redan har en lösning för kontorsautomation och teamwork av anställda, så funderar du förmodligen nu på hur du ska optimera det.

Det är viktigt att förstå att elektroniska dokumenthanteringssystem som implementeras i ett företag inte är ett fruset ämne, utan en levande organism som kräver betydande uppmärksamhet, kontroll och utveckling. Om systemet inte utvecklas i tid, kommer det mycket snart att bli föråldrat och kommer inte längre att användas av anställda.

DOW-tjänst - EDMS-kund

Du kanske nu ställer frågan: "Varför förstår vi - tjänstemän - EDMS-marknaden, om det finns "IT-folk" och det är deras bröd att välja program?".

Det är naivt att tro att IT-specialister kommer att lösa detta problem åt dig! De flesta dokument idag skapas, bearbetas och lagras elektroniskt. Medarbetarna koordinerar många dokument med hjälp av ICQ, Skype, e-post. Dessutom skapas och sparas dokument i olika format. Och det är tjänstemännens uppgift att hantera denna information.

Jag känner till många fall då tjänstemän faktiskt blev utvecklare av elektroniska dokumenthanteringssystem och ställde kraven för systemet från grunden. Detta var början på deras resa genom tiden och de långa processerna av utveckling, förfining och implementering av systemet.

Till en början agerade de som affärsanalytiker - och beskrev alla processer för dokumentcirkulation. Sedan i rollen som testare, acceptera resultaten. Tja, och sedan i rollen som lärare, lära anställda i deras organisation hur man arbetar med systemet. Naturligtvis är alla dessa processer mycket långa och tar en betydande tid - i bästa fall flera månader, i värsta fall år. Senare erkände de för mig att om de kunde ha deltagit tidigare i urvalsprocessen, skulle de ha sparat sig mycket kraft och tid, och anständiga pengar för sitt företag! Men det viktigaste är att de för länge sedan skulle ha organiserat ett gemensamt arbete i systemet – sitt eget och företagets anställda.

Utvecklare av anpassade lösningar styrs i de flesta fall av användarnas krav. Bara de tar inte hänsyn till att användarna ofta inte vet vilka krav de ska ställa och hur de ska genomföra sina uppgifter.

Bekantskap med de produkter som presenteras på marknaden, förståelse av principerna för deras arbete ger en fördel när du väljer och i slutändan låter dig välja den mest effektiva lösningen och spara din styrka, nerver och pengar för företaget.

Vilken lösning ska man välja?

Så du bestämde dig för att förstå situationen på EDMS-marknaden och hitta ett lämpligt system för att lösa dina problem. Du öppnar Internet och där ...

Och det finns så många namn, beskrivningar, diagram över analytiska företag, olika jämförelser att du helt enkelt kan drunkna i detta hav av information. Här är bara några siffror på antalet produkter på den ryska marknaden.

För februari 2010 i katalogen över elektroniska dokumenthanteringssystem på TAdvisers webbplats fanns det cirka 179 namn, listan över Docflow-katalogen innehåller 170 produkter, även det finns olika oberoende portaler om dokumenthanteringssystem där listan över lösningar innehåller 45 namn. DSS Consulting lyfter fram lösningarna från ett 15-20-tal företag som har flera och framgångsrika implementeringsprojekt under flera perioder.

Som du kan se har den ryska marknaden ett brett utbud av lösningar relaterade till klassen av elektroniska dokumenthanteringssystem.

System kan kallas på olika sätt: "kontorsautomationssystem", "elektroniskt kontor", "företagsoperativa ledningssystem", "innehållshanteringssystem", "ECM-system" etc.

Det verkar, vad är skillnaden? Alla system gör trots allt nästan samma sak - de tillhandahåller elektronisk dokumenthantering. Och dokumenthantering är ett ganska formaliserat område och alla lösningar för dess automatisering bör vara väldigt lika varandra.

Marknaden för mjukvaruprodukter är dock mycket varierande - det finns dyra system och lösningar i ekonomiklass, det finns högt specialiserade system och konstruktörer som låter dig förverkliga kundens idéer. All denna mångfald på marknaden härrör från det faktum att samma funktionskrav implementeras på olika sätt, på olika plattformar, med olika teknologier.

För närvarande har marknaden nått ett visst stadium av mognad, bland EDMS har deras ledare dykt upp, nya lösningar fortsätter att dyka upp, vilket indikerar att systemutvecklingsprocessen fortsätter. Till skillnad från marknaden för bokföringsprogram, där 1C utan tvekan är ledaren, är EDMS-marknaden inte så polariserad, köparen har ett extremt brett urval: från världens ledande tillverkare till skräddarsydda utvecklingar som tar hänsyn till specifikationerna hos en viss kund. Det är svårt att lista ut det, eller hur?

Problemet med att välja en EDMS

Det överflöd av erbjudanden på marknaden för kontorsprogram skapar ett valproblem. Men på grund av bristen på objektiva kriterier och allmänt accepterade metoder för att bedöma kvaliteten på det föreslagna EDMS och deras överensstämmelse med organisationens verkliga behov, finns det en risk att förvärva "fel" system: för svagt eller tvärtom , överflödig för att lösa specifika problem. Risken kan förvärras under implementeringsfasen, eftersom även ett bra system kan sättas upp så att det inte fungerar effektivt.

Som ett resultat av detta väljer de flesta organisationer mjukvarulösningar inom området för elektronisk dokumenthantering på egen risk och risk, styrda av sina egna kriterier, intuition eller litar på löften från utvecklare och specialister som implementerar systemet.

Oftast är orsaken till misslyckandet inte så mycket kvaliteten på mjukvarulösningen, utan dess felaktiga val och misstag som gjordes under implementeringen på grund av bristen på välformulerade krav för EDMS.

I slutet av 2008 - början av 2009. DSS Consulting genomförde en studie bland företag - användare av EDMS som implementerade EDMS 2008. På frågan: "Hur väljer företag EDMS?" de mest populära svaren var:

• väljs enligt rekommendationerna;
• analyserad information på Internet;
• valde den första tillgängliga lösningen;
• beslut "sänkt uppifrån".

Erfarenheterna från många företag visar att konsekvenserna av ett misslyckat val av EDMS inte bara är materiella, tillfälliga, organisatoriska förluster, utan också, viktigast av allt, organisationens misslyckande att uppnå sina mål och släpar efter i utvecklingen.

Därför finns det ett verkligt behov av information som skulle göra det möjligt att: baserat på analysen av systemet för dokumentationsstöd för ledning och affärsprocesser i organisationen formulera krav för EDMS, baserat på objektiva kriterier för att utvärdera och jämföra EDMS på marknaden, för att välja lämplig produkt och säkerställa att den används effektivt.

EDMS urvalskriterier

Innan vi går vidare till ett ganska omfattande ämne för att granska den nuvarande situationen på de ryska och internationella marknaderna för informationslösningar av denna klass, samt analysera specifika lösningar, låt oss uppehålla oss vid de viktigaste kriterierna som måste uppmärksammas oavsett klass av mjukvaruprodukter och marknadsandelar.

En organisations EDMS måste lösa ett brett spektrum av uppgifter och samtidigt vara bekvämt och flexibelt i anpassning så att det kan stödjas av kunden. Självklart kan du ta en ECM-plattform och få en finjusterad lösning som tar hänsyn till företagets alla affärsprocesser, men implementeringen av sådana system tar som regel från flera månader till ett år eller mer och kräver avsevärda ekonomiska kostnader . Du vill dock alltid att implementeringstiden ska vara minimal och att personalutbildningen ska vara snabb och helst utan avbrott från produktionsaktiviteterna.

Oftast görs valet av EDMS utifrån följande kriterier:

• kostnaden för EDMS-licenser och andra nödvändiga komponenter (hårdvara, DBMS);
• kostnader för implementering och support av EDMS;
• möjligheten att utöka systemet genom ytterligare moduler och integration med andra produkter;
• Informationssäkerhet;
• plattformen och teknikerna som används;
• rykte för utvecklaren och leverantören (organisationen som implementerar systemet);
• funktionell fullständighet.

Tänk på innebörden av ovanstående kriterier.

Kostnaden för licenser har alltid varit ett av huvudkriterierna vid val av system. EDS-kunder har länge vetat att en billig produkt inte alltid är bra.

Systemet bör vara tillgängligt så att kunden själv kan utföra vissa systeminställningar, till exempel självständigt ansluta och konfigurera ordböcker, kataloger, standarddokumentvägar, etc., utan att återigen tillgripa tjänster från utvecklare eller systemintegratörer. Kostnaden för att driva systemet blir lägre.

Systemet bör vara en lösning som möjliggör dess ytterligare expansion genom att lägga till nya moduler och funktioner.

Utbudet av möjligheter som utökas med ytterligare moduler kan innefatta både integration med vissa applikationer och utökning av systemets funktionalitet.

Vid val av system ägnas särskild uppmärksamhet åt dess informationssäkerhet, hur principerna för att skydda konfidentiella uppgifter implementeras, hur passersystemet är organiserat, om systemet stödjer användning av elektronisk signatur och kryptering.

När man väljer ett system tas det i regel hänsyn till vilken plattform det är byggt på och vilka tekniker som används. Och här prioriteras snarare inte till nyhet, utan till stabilitet och tillförlitlighet. Inte den sista rollen i valet spelas av det använda databashanteringssystemet (DBMS) och utvecklingsverktyg.

Om organisationen redan har en företagsstandard för DBMS, så är det mer logiskt om EDMS följer den. Det är inte önskvärt att utöka listan över DBMS som stöds om det inte är absolut nödvändigt. Detsamma gäller för utvecklingsverktyg. Ju mer kända och utbredda de är, desto fler specialister som äger dem och kommer att kunna utveckla ytterligare komponenter för EDMS, och desto mindre är risken för projektavbrott på grund av bristen på sådana specialister.

När du väljer en EDMS-utvecklare utvärderas som regel faktorer som arbetsperioden på EDMS-marknaden, rykte bland användare och konkurrenter, kvaliteten på teknisk support och frekvensen av släpp av systemuppdateringar. Lika viktigt är valet av ett pålitligt företag - leverantören av EDMS, om utvecklarföretaget inte arbetar direkt med kunderna.

I urvalsstadiet är det nödvändigt att i detalj utvärdera erfarenheten av framgångsrika projekt och implementeringar, nivån på personalens kvalifikationer. Det är på leverantörsföretaget som möjligheten att färdigställa informationssystemet inom rimlig tid (med acceptabla prisvillkor) beror på företagets särdrag.

Det kanske viktigaste kriteriet är systemets funktionella fullständighet. Oavsett hur bra systemet är i alla andra avseenden, är dess huvudsakliga uppgift att säkerställa utförandet av elektroniska dokumenthanteringsfunktioner.

Hittills har kunder sällan använt ett systematiskt tillvägagångssätt för att bedöma den funktionella fullständigheten av EDMS, förlitat sig på deras subjektiva åsikt baserat på studier av marknadsföringsmaterial eller i bästa fall på en översiktlig bekantskap med produkten på ett experimentställe. Detta räcker inte för framgångsrik praktisk användning av EDMS.

Det är praktiskt taget omöjligt att göra rätt val utan att göra en omfattande bedömning och jämförelse av system, främst när det gäller funktionella parametrar, utan att ta hänsyn till kundens strategiska mål och nuvarande uppgifter.

En preliminär analys av marknaden kan hjälpa till att lösa detta problem: en första bekantskap med dess huvuddeltagare, produkter på marknaden, nyckelteknologier och systematisering enligt huvudparametrarna.