Metod fem varför exempel. Hur man förstår alla problem: "5 Whys"-tekniken

Idén om att studera orsak-och-verkan-förhållanden lades fram av Sokrates. Men själva metoden, kallad "5 Whys", utvecklades av Toyotas grundare Sakichi Toyoda. Tekniken var ursprungligen tänkt att lösa produktionsuppgifter företag.

Ställer frågan "Varför?" fem gånger definierar du problemets natur, lösningen blir tydlig.
Taiichi Ohno, skapare av Toyota Production System

Först och främst formuleras den initiala. Forskaren ställer sedan frågan: "Varför hände det här?" Efter att ha fått svaret frågar han igen: "Varför hände detta?" - på så sätt ta reda på orsaken till orsaken. Som ett resultat byggs en logisk kedja som leder till grundorsaken. Det antas att det är påverkan på grundorsaken som kommer att vara mest effektiv för att lösa det ursprungliga problemet. Låt oss illustrera detta med ett exempel.

Originalproblem: Konflikter har blivit vanligare i familjen och relationerna mellan makar är spända.

Steg 1. Varför händer detta? Eftersom min man ständigt är på jobbet och inte ägnar någon tid åt sin familj.

Steg 2. Varför spenderar han så mycket tid på jobbet? På grund av de många saker som kräver hans uppmärksamhet.

Steg 3. Varför kräver så många saker hans uppmärksamhet? För ingen kan göra dem.

Steg 4. Varför kan ingen göra dem? För det finns inga anställda som skulle vara kompetenta i dessa frågor.

Steg 5. Varför finns det inga sådana anställda? Ingen anställde dem.

I det här exemplet gick vi från missnöje med familjerelationer till ett otillräckligt antal mellanchefer.

Du behöver inte ställa exakt fem frågor. Detta tal väljs empiriskt och är ett genomsnitt. Vissa problem kan lösas i färre (eller fler) steg. För bästa resultat rekommenderas det att skriva ner alla steg så att du inte missar något viktigt. Ökar effektiviteten: gruppen kan identifiera objektivt mer betydande orsaker.

"5 Whys"-metoden har ett antal otvivelaktiga fördelar. För det första, enkelhet. Dess användning är tillgänglig för alla. För det andra tar det lite tid jämfört med de flesta andra tekniker. För det tredje, minimikraven för utrustning: du kan till och med leta efter orsaker i ditt sinne.

Men det finns också betydande begränsningar. Metoden är endast lämplig för enkla problem när du behöver hitta en, den viktigaste orsaken. Resultatet beror mycket på forskarens förmåga att hitta det. Så i exemplet ovan kan det korrekta svaret på den tredje frågan vara "Eftersom han inte är anställd", och grundorsaken skulle vara helt annorlunda. Vissa av dessa begränsningar kan övervinnas genom att tillåta flera svar att ges. Då blir resultatet av att tillämpa tekniken ett "träd" av orsaker. Men i det här fallet finns det inget sätt att välja en som den ledande.

Trots dessa begränsningar har 5 Whys-metoden använts framgångsrikt i många produktionsledningskoncept. Till exempel inom lean manufacturing och andra.

De flesta källor insisterar på "5why?"-metodens universalitet. och ge de mest eleganta exemplen på dess användning. Kopplingen mellan skytteln och en del av hästens rygg är ett exempel på detta. Minoriteten klagar över att "5why?"-metoden lämpar sig endast för analys av enkla problem, vars orsaker är kända för oss eller farbror Vasya mekanikern. Dessa. Det räcker att gå till gemba och fråga "varför?" 5 gånger. Forum och bloggar är fulla av enskilda fall och åsikter som bara är en återspegling av deras författares erfarenhet.

Så mycket tid och uppmärksamhet ägnas åt dessa åsikter att ingen kommer ihåg det viktigaste. Men hur är det med de praktiska uppgifterna som ställs för forskaren som tillämpar denna teknik? Hur är det med rekommendationer och know-how? Så det visar sig att vi har tillgång till två lager av kunskap: ett från kategorin "allmän" (lägre nivå), det andra från kategorin "filosofi" (högsta nivån). Ser ut som en hamburgare utan patty.

Var är kotletten? Jag kan försäkra dig om att i den här artikeln kommer vi att steka henne.

Varför fungerar det inte "5why?"

1. När du svarar på frågor gissar du svaret snarare än använder data.

Trots enkelheten i "5why?"-metoden uppmuntrar den inte alls till gissningar. Efter att ha läst bokexemplen får man idén att "5varför?" liknande en fråga-och-svar-intervju. Men föreställ dig din besvikelse när varken den första eller andra, eller någon av de efterföljande gångerna du lyckas hitta grundorsaken! Om du inte motiverar när du svarar på en fråga, så går metoden från att söka efter grundorsaken till att söka efter det bästa svaret. Det är som att du spelar på lotto, utan att ta hänsyn till att dina chanser att vinna är försumbara.

Råd: använda uppgifterna för att stödja ditt svar. Använd logiska argument, hypotesprov, diagram, uteslut andra möjligheter... vad du än behöver göra för att motivera ditt svar. Du trodde säkert att metoden plötsligt förvandlades från en enkel till ett megakomplext statistiskt test? Inga! Metoden förblir lika enkel. Du slutade bara hoppas att du skulle gissa rätt och tog hänsyn till att även enkel analys kräver data.

2. Du litar på metoden som om det vore ett trollspö.

Det är otroligt hur enkel 5why-metoden är. Så enkelt att vilken bok som helst ägnar max en halv sida åt att förklara den. Det tar inte mycket tid eller ansträngning att läsa och förstå ett så litet lager av information. Och hur många människor, efter att ha förstått allt kortfattat, tar metoden på allvar som en trollstav, och tror vårdslöst att detta vapen är tillräckligt för att övervinna alla problem. Om det inte förklarades för dig i tid att du behöver veta åtminstone något om analysobjektet innan du tillämpar metoden, då var du förmodligen en av dem?

Råd: åtminstone "5why?"-metoden och universell, detta utesluter inte hinder i dess tillämpning. Det är bäst när ett team av specialister kan analystekniken och kan tillämpa den själva. Men om det händer att du, som inte är specialist på någon process eller teknik, letar efter möjligheter att förbättra den - för att hitta och eliminera grundorsaken - ta dig besväret att träna teamet eller lära dig något om analysobjektet . Eller ännu bättre, båda.

3. Du kastar sten i "någon annans trädgård"

Mycket ofta tar svaret på en av "5 varför?"-frågor dig in på ett område där du inte har någon expertis. Till exempel produktdesign eller specifika kundkrav... Till exempel många tillverkande företag De tror att roten till alla problem ligger i designen av produkten, utrustningen eller något annat oberoende av dem. Till slut, "5 varför?" stannar och börjar halka redan kring 2-3:e frågan.

Alla svar måste stödjas av data. Detta står skrivet ovan - i punkt 1. Om du anser att designen inte är lämplig för produktion, baserat på vilken data då? Eftersom personal på produktionsplatsen sällan har en grundlig förståelse för hur en produkt är utformad, är det extremt svårt att bekräfta att en design inte är lämplig för produktion. Detta utesluter inte helt denna möjlighet, men det innebär begränsningen att du först måste utesluta processen från listan över misstänkta.

Råd: i jakten på grundorsaken, stanna till det sista inom ramen för de processer du kontrollerar. Förutom att göra det lättare för dig att bekräfta och eliminera en möjlig grundorsak, tänk på följande: vilken designer har som mål att skapa en dålig produkt? Eller vilken tillverkare har som mål att skapa dålig utrustning?

4. Du ställer en fråga så att du kan svara på den, eller så ger du ett svar som du kan implementera en lösning på

Jo, ja. Händer. Med alla också. Och detta ska inte förnekas. Det är bättre att erkänna att alla människor tenderar att "klippa hörn" och läsa om punkt 1 igen. Endast genom att använda data kan du eliminera detta problem.

Råd: Förutom att använda data, dubbelkolla dig själv på varje fråga. Om du tror att du har hittat grundorsaken, svara då på frågan: kommer eliminering av denna grundorsak faktiskt att eliminera problemet som helhet?

5. Använder du "5why?" för rapportering, inte analys

Inte det största problemet, jag säger er, men "5 varför?" - det här är fortfarande en metod för att söka efter grundorsaken. Om du inte håller med definitionen av "5 varför?" som en metod, acceptera den sedan som ett ramverk. Naturligtvis kan detta ramverk också tjäna i rapportering, men att använda ramverket enbart för rapportering är svårare än det verkar. Tro mig, jag kollade)))

Råd: Utbilda anställda i metoden ”5whys”, tvinga dem att använda den för att hitta bakomliggande orsaker, kräva ett strukturerat tillvägagångssätt (analys innan beslut fattas) och hitta fel på brister. Endast genom träning och praktisk tillämpning du kan se till att analys utförs innan ändringar implementeras, och därför "5varför?" kommer att användas specifikt för att hitta grundorsaken, och inte efter alla ändringar för att dekorera rapporten.

Är det värt att använda modifierade tekniker? Kommer de att hjälpa till att hantera ovanstående problem?

Du stöter ofta på det faktum att "5why?"-metoden försöker förbättra. Vissa försöker förgrena analysen, ge flera svar på en fråga, andra lägger till olika visualiseringar, underavsnitt och anvisningar, etc. Ska vi lita på "hybrid" tekniker?

Om detta hjälper dig att hitta grundorsaken är svaret ja. Om du, trots alla tjusningar, inte använder data för svar, gissa svaren, lita på ditt sjätte sinne... då oavsett hur väl tekniken modifieras, kommer du inte att uppnå målet. Punkterna som beskrivs ovan är universella och gäller metoden och inte metoden för dess implementering eller visualisering.

Istället för slutsatser

Om du tittar på de 5 punkterna ovan kan de alla kombineras till bara 2: bristande kunskap och bristande tillämpningspraxis. Så försök att känna till processen du fördjupar dig i och öva på "5why?"-metoden. Detta är det enda sättet du kan lära dig att tillämpa det och endast på detta sätt kan du välja den visualiseringsmetod som hjälper dig att hitta grundorsakerna.

Kommunicera med ryska affärsmän, V nyligen Jag hör allt oftare att det bästa och nästan enda sättet att öka effektiviteten är att automatisera processer. Jag vill göra alla som tycker så besvikna.

Om systemfel gjordes i organisationen av ditt företags arbete kan du installera det dyraste systemet, omskola alla anställda, men problemen kommer inte att försvinna och det kommer inte att bli något verkligt språng i effektivitet.

Min erfarenhet visar att för att förbättra effektiviteten räcker det ofta med att helt enkelt analysera läget i företaget och vända sig till att lösa de mest angelägna och vanligaste problemen.

Du bör inte omedelbart skylla på slarviga arbetare och deras slarv för allt, du behöver leta djupare och leta efter roten till problemet. Olika tekniker utvecklade inom ramen för teorin kan hjälpa till med detta. mager tillverkning och dess analoger.

Det enklaste och samtidigt mycket produktiva tillvägagångssättet är den så kallade ”5 Whys”-metoden. Det fungerar helt enkelt. Du ställer helt enkelt dig själv och dina anställda frågan: "Varför uppstod det här problemet?" (naturligtvis kan det finnas fler än fem frågor) tills du kommer till botten med det.

Som en illustration ska jag ge ett exempel från vår industriell praxis Denna teknik är dock lämplig för alla företag från alla branscher.

En dag upptäckte vi att på en av våra fabriker, förpackningar med färdiga produkter- byggskivor.

Den första frågan var: "Varför håller paketet ihop?" Svar: "Anledningen är att plattorna har en mycket hög temperatur vid förpackningstillfället."

Andra frågan: "Varför har kaminerna höga temperaturer?" Svar: "Mattan i kylutrymmet hinner inte svalna."

Tredje frågan: "Varför händer detta?" Svar: "Med den befintliga designen av kylkammaren räcker inte fläktkraften för att blåsa mattan både uppifrån och ner och från botten till toppen."

Fjärde frågan: "Varför blåses inte mattan jämnt?" Svar: "Kamerans filter är igensatta av damm."

Och slutligen, den femte frågan: "Varför är filtren igensatta?" Svar: "Kontroll över deras inspektion och regelbunden utbyte kunde inte fastställas."

Så var kommer vi ifrån? Först fick vi veta att problemet inte var relaterat till kvaliteten på förpackningen. För det andra fick vi reda på att det är lätt att lösa – det räcker med att ändra arbetsföreskrifterna. För det tredje undvek vi den oändliga ansvarsförskjutningen mellan anställda, som idag, enligt mina observationer, i många organisationer nästan har blivit en del av företagskulturen.

Orsak-och-verkan diagram kan också användas för att formalisera analysen. Ibland är det inte möjligt att omedelbart fastställa det ursprungliga problemet. Ibland finns det flera anledningar. I sådana fall är det viktigt att noggrant skriva ner och systematisera allt möjliga orsaker. Sedan måste du lyfta fram de viktigaste av dem - och göra en sökning nivå för nivå efter grundorsaken.

För att lösa komplexa problem arbetar vårt företag ofta med tvärfunktionella team, dit inte bara direkt intresserade avdelningsanställda bjuds in, utan även kollegor som inte är knutna till en specifik process. Detta gör att du kan få ett nytt perspektiv utifrån.

För att organisera arbetet i sådana lag är det mycket bekvämt att använda vanliga magnetkort formaterade för uppgiften. Fält att fylla i kan innehålla:

Beskrivning av problemet;

Typ av förlust;

Sammansättning av teamet som ska lösa problemet;

Problemanalys;

"5 Varför"-metoden;

Orsak-och-verkan diagram (eller annan analysmetod);

Fastställande av grundorsaken;

Sätt att lösa problemet;

Förväntade resultat;

Alternativ för att extrapolera erfarenheterna till andra arbetsområden eller företagsstrukturer.

Det är mycket viktigt att problemen i företaget inte tystas ner. Det är viktigt att medarbetarna inte är rädda för att prata om dem. Lösningar bör vara så detaljerade som möjligt - med specifika utförare, kontrollzoner och deadlines.

Ofta börjar kraftfulla positiva förändringar i produktivitet med små saker som inte kräver mycket ansträngning att fixa. Vårt företag har länge haft principen om "innovation före investering". Jag rekommenderar alla att ta den i bruk.

Omslagsfoto: Zuma

"5 varför"-metoden

5 Ws (Five Whys)-tekniken uppfanns av en man vid namn Sakishi Toyoda, grundaren av Toyota 1930.

Metoden används inom olika områden mänsklig aktivitet i färd med att analysera problem och söka efter grundorsakerna till att de uppstår.

Syftet med metoden är att söka efter de verkliga orsakerna till det aktuella problemet för att effektivt lösa dem.

Fem "varför" - effektivt verktyg, som använder frågor för att utforska orsak-och-verkan-sambanden som ligger bakom ett visst problem, identifiera orsaksfaktorer och identifiera grundorsaken. Genom att betrakta logik i riktning mot "Varför?", avslöjar vi gradvis hela kedjan av sekventiellt sammankopplade orsaksfaktorer som påverkar problemet.

Handlingsplanen för att tillämpa tekniken är som följer:

1 identifiera ett specifikt problem som behöver lösas;
2 nå enighet om formuleringen av det aktuella problemet;
3 när du letar efter en lösning på ett problem bör du börja med slutresultatet (problemet) och arbeta baklänges (mot grundorsaken), och fråga varför problemet uppstår;
4 skriv ner svaret under problemet;
5 Om svaret inte avslöjar grundorsaken till problemet, ställ frågan "Varför?" och skriv ner det nya svaret nedan;
Fråga 6: "Varför?" måste upprepas tills grundorsaken till problemet blir uppenbar;
7 Om svaret löser problemet och gruppen håller med om det, görs en lösning med hjälp av svaret.

Samtidigt som man hyllar intresset som visas i principen "Fem varför?", bör det noteras att denna teknik inte är ny. Från barndomen, för att ta reda på något obegripligt, ställer vi ständigt frågan "Varför?"

Ursprunget till användningen av frågan "Varför?" för att analysera problemet och söka efter grundorsaken till dess förekomst finns i arvet från filosofer från 4-300-talen. B.C e. Det är rimligt att notera att Sokrates anses vara författaren till orsak-och-verkan-begreppet som används i logiken för alla bevis.

Han var dock den första som föreslog att man skulle använda principen "Fem varför?", som blev populär på 70-talet av 1900-talet, för att minska eller eliminera kostnader och öka produktiviteten. tack vare produktionssystem Toyota (TPS), blev Sakishi Toyoda. Siffran "fem" är godtycklig. Faktum är att du kanske upptäcker att du måste ställa frågan färre eller mer än fem gånger, bygga en logisk kedja, innan du kan fastställa grundorsaken till problemet. Genom att hitta svar på frågor som ingår i den logiska kedjan kan du strukturera forskningssituationen, d.v.s. utveckla en metodik för effektiv analys av det aktuella problemet.

Processen att identifiera, analysera och förstå orsakerna är nyckeln för att strukturera problemet och övergå till korrigerande åtgärder.

För att få fullständig och korrekt information är det nödvändigt att formulera frågorna korrekt.

"Fem varför"-principen kan användas antingen självständigt eller som en komponent olika metoder lösa ett brett spektrum av problem och problem inom olika områden vardagsliv och aktiviteter.

"Fem varför"-principen mest användbar för att lösa problem relaterade till mänsklig faktor och mellanmänskliga relationer.

Detta tillvägagångssätt vägleder inte alltid forskare mot att identifiera orsaken till problem eftersom det inte har inbyggd expertis och vanligtvis bara ger åsikter om varför ett problem existerar.

För att ställa frågan "Varför?" Det är bara det att folk älskar att använda "Fem varför"-tekniken. Men att bara ställa frågan "Varför?" kommer inte att få dig utöver din kunskap. "Komplexa problem kan inte lösas på samma nivå av tänkande som vi skapade dem." (A. Einstein).

Att utföra arbete och ta emot effektiva lösningar Det är lämpligt att använda en dator med en inbyggd kunskapsbas.

Fördelar med metoden:

1 ett av de enklaste verktygen;
2 hjälper till att fastställa grundorsaken till problemet;
3 identifierar sambanden mellan de olika orsakerna till problemet.

Nackdelar med metoden:

1 endast lösa enkla problem;
2 beaktar inte den logiska verifieringen av kedjan av orsaker som leder till grundorsaken, dvs. detta verktyg Det finns inga regler för att kontrollera baklänges från grundorsaken till resultatet.

Använder 5 "varför"

Hälsningar kära entreprenörer och marknadsförare. Jag har länge funderat på hur jag kan hjälpa dig att öka effektiviteten i din annonsering. Under reflektionen kom jag fram till att alla har en individuell situation och du kan hjälpa till att vidta rätt åtgärder bara om du tar reda på vad den verkliga orsaken är till det som händer (de resultat du har). Och tekniken "5 Varför" kommer att hjälpa oss med detta.

Varför pratar jag om den verkliga anledningen? Poängen är att vi väldigt ofta slösar mycket energi på att bekämpa konsekvenserna, snarare än källan till problemet.

Enkelt uttryckt, om du kommer till en lägenhet och det är vatten runtom, så är det ingen idé att genast rusa efter en hink och en trasa för att ta bort vattnet. Det är nödvändigt att hitta hålet där vattnet rinner ifrån, eliminera läckan och först därefter ta bort vattnet från lägenheten.z>

Vad är tekniken 5 Varför?

Du har säkert redan hört mer än en gång om en beslutsteknik som heter 5 varför. Denna teknik uppfanns av Sakishi Toyoda, grundaren av det legendariska Toyota-företaget (som Forbes version gick in i topp tio dyra företag 2016). Metoden han uppfann tillåter i de flesta situationer att gå till roten av problemet genom att analysera dess grundläggande (sanna) orsaker.

2 exempel:

Ett klassiskt exempel är ett bilhaveri. Problemet är att motorn inte startar.

Varför? - Batteriet är slut.
Varför? – Generatorn är trasig och laddar inte batteriet.
Varför? – Generatorremmen är trasig.
Varför? – Generatorremmen har förbrukat sin livslängd och har inte bytts ut.
Varför? – Maskinen har inte genomgått erforderligt underhåll.

Andra exemplet:

Central stadspark. Någon gång ökade kvartalskostnaderna för att underhålla monument och monument kraftigt.

Problem: budgetöverskridande.

Varför? – Kostnaderna för att byta ut fasadstenar har ökat.
Varför? – De började behandla det med aggressiva kemikalier, vilket förstörde materialet.
Varför? – Beklädnadsmaterialet började kräva mer noggrant underhåll.
Varför? – Antalet insekter som skadat granit har ökat.
Varför? – De började lysa upp monument på natten och locka därmed insekter till monumentet.

Lösning: De slutade sätta på belysningen av monument på natten.

Svaret på den sista frågan är grundorsaken till problemet. När vi väl har eliminerat det kommer det inte att bli några följder och inget slöseri med vår energi.

"Vad har marknadsföring med det att göra?" - frågar du.

Varje dag kommunicerar jag med ett stort antal entreprenörer, inklusive våra partners, nya kunder och mina vänner. Kretsen av företagare jag känner närmar sig 2000. Därför kommer jag att tala på deras vägnar.

Om du frågar de entreprenörer jag känner, kommer mer än 90% att säga att de vill ha mer försäljning och inte har tillräckligt med ansökningar.

Som är problem- få ansökningar. Och det är här det roliga börjar.

Det kan finnas många grundorsaker (fler än 10). Men jag vill lyfta fram de 4 viktigaste.

Det finns få applikationer eftersom produkten är svag (det finns inga fördelaktiga skillnader från konkurrenterna). Svagt värdeerbjudande.
Få ansökningar eftersom priset är för högt (höga kostnader/för hög marginal).
Det finns få applikationer eftersom produkten är dåligt förpackad (de kan inte motivera produktens värde för kunden och få dem att vilja köpa den). Svag webbplats (låg konvertering).
Det finns få applikationer eftersom det finns lite riktad trafik på sajten eller att den är för dyr (konkurrenterna klämmer ur den).

Nu återstår det att förstå vilken eller vilka skäl som hindrar dig från att ta emot fler ansökningar.

Om du verkligen är intresserad av att diagnostisera ditt företag, skriv om det i kommentarerna och lämna ditt e-postadress. Jag skickar en länk till våra tester.

Har du fortfarande frågor? Fråga dem också i kommentarerna, så kommer jag definitivt att svara på dem.