Горизонтальные и вертикальные коммуникации в группе. Тема: формирование эффективных социально-трудовых коммуникаций в организации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Сущность, проблемы и роль коммуникации. Особенности процесса коммуникации в организации. Рекомендации по совершенствованию коммуникации в ОАО "Башкирэнерго". Взаимодействие между элементами управленческой структуры. Вербальная и невербальная коммуникация.

курсовая работа , добавлен 05.11.2014

Сущность коммуникации и определение ее значение в процессе управленческой деятельности менеджера. Разновидности коммуникации и ее основные этапы реализации, ступени противоречий. Пути взаимосвязи коммуникации и информации в управлении персоналом.

реферат , добавлен 28.05.2010

Процесс коммуникаций и эффективность управления. Межуровневые коммуникации в организациях. Межличностные коммуникации. Коммуникационный процесс. Ответственность руководителя за налаживание коммуникации. Совершенствование коммуникаций.

курсовая работа , добавлен 12.05.2002

Управленческая информация в организации. Разновидности и содержание процесса делового общения. Особенности организации процессов коммуникации. Характеристика связей между людьми в процессе коммуникации, роль и оформление управленческой документации.

реферат , добавлен 27.10.2011

Характеристика специфики деловых коммуникаций между руководителем и подчиненным, определение их влияния на эффективность деятельности предприятия. Структура организации и стиль руководства. Оценка психологической атмосферы в коллективе А.Ф. Фидпера.

контрольная работа , добавлен 01.12.2015

Теоретические аспекты коммуникаций в организации: понятие, классификация, барьеры, возникающие в процессе коммуникации, каналы коммуникации. Исследования особенностей коммуникационного процесса внутри крупной компании, поиск направлений его оптимизации.

курсовая работа , добавлен 20.10.2012

Признаки классификации информации. Коммуникации как процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменения его знаний установок или поведения. Преграды межличностных коммуникаций (микробарьеры). Пути улучшения системы коммуникации.

С точки зрения направления движения различают вертикальную (с направлением вверх или вниз) и горизонтальную коммуни-кацию.

Вертикальная коммуникация, направленная сверху вниз, поступает из высших уровней иерархической структуры в низшие: от начальника к подчиненным. Это, как правило, приказы, распоряжения с сопровождающими объяснения-ми задач, целей и методов исполнения, а также оценка ра-боты подчиненных, попытка стимулировать их мотивацию, поддержка и контроль .

К проблемам данного вида коммуникации можно от-нести следующие:

Исполнители и руководители часто говорят на раз-ных языках (в прямом и переносном смысле). Даже если рабочий язык общения английский, уровень профессиональной подготовки различен, следовательно, есть опасность остаться непонятым, если один из собеседни-ков злоупотребляет техническими или профессиональными терминами. Как правило, именно на низших уровнях работают представители местных национальных культур, для которых язык менеджеров часто неродной, поэтому необ-ходимо использовать простую, доступную лексику.

Руководителям порой трудно оценить, какую инфор-мацию необходимо направлять исполнителям: ее нехватка не позволит работнику правильно и эффективно выполнить задание, а избыток вызовет раздражение. Следовательно, информация должна быть правильно дозирована.

К вертикальной коммуникации, направленной снизу вверх относятся отчеты, служебные записки, различные сообщения подчиненных руково-дителю о ходе выполнения работы, возникших проблемах, новаторских идеях, рациональных предложениях, а также запросы. Это очень важная для менеджеров «обратная связь », содержа-щая информацию о состоянии дел, боевом духе работни-ков и возможных причинах недовольства.

Проблемы данного вида организационной коммуника-ции многочисленны:

Исполнители часто не посылают «наверх» негативные замечания из боязни быть наказанными или уволенными;

Часто направленные замечания остаются без ответа из-за занятости руководителя, и у рабочего создается ощу-щение бесполезности этого вида коммуникации;

Порой отправленная снизу критика не достигает сво-его адресата, поскольку перехватывается непосредственным начальником;

За разъяснением каких-то проблем подчиненные ча-сто предпочитают обращаться к равным по положению со-трудникам, а не к руководителям;

Часто возникает чисто географическая или террито-риальная причина отсутствия такого вида связи: помеще-ния, в которых работают подчиненные и руководители, могут находиться на разных этажах здания, а порой в раз-ных зданиях, городах, и даже странах, что препятствует бы-строй и эффективной коммуникации.

Есть несколько способов разрешения перечисленных проблем:

§ поставить в организации специаль-ные ящики для анонимных предложений и замечаний;

§ ру-ководство может разработать систему поощрений наиболее инициативных сотрудников;

§ ру-ководство может продумать систему ком-муникации без промежуточных барьеров, напрямую от са-мого низшего уровня к самому высшему;

§ ввести порядок обязательной регистрации всех сообщений с контролем принятых ответных мер.

Горизонтальная коммуникация - это обмен деловой ин-формацией между сотрудниками, занимающими равное по-ложение в организации, как внутри одного отдела, так и между отделами. Данный вид коммуникации необходим для создания хороших взаимоотношений между работниками организации, их полноценного общения, а следовательно, и для положительных результатов их совместной деятель-ности.

Среди проблем данного вида коммуникации следует прежде всего назвать:

Производственный жаргон, присущий каждому отде-лу и часто непонятный представителям других отделов, вы-ступающим в роли получателей информации;

В качестве методов преодоления этих проблем рекомендуется:

§ в пер-вом случае упрощать и объяснять сообща-емую информацию;

§ во втором случае развивать способность пред-ставлять всю картину деятельности организации и пони-мать важность для общего дела всех ее отделов и подраз-делений.

В многонациональных компаниях вертикальная коммуникация имеет место между менеджерами штаб-квартиры (головного офиса) и подразделений различного иерархического уровня. Она может принимать форму финансовой отчетности подразделений перед головным офисом, командировок из локальных подразделений в штаб-квартиры и, наоборот, участия подразделений в процессе планирования и т.д. Горизонтальная коммуника-ция , с другой стороны, происходит между равными по статусу сотрудниками МНК, но разных функциональных и территориальных подразделений.

Модели коммуникации.

Коммуникация в организациях – это сложный и динамичный процесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

Коммуникация как действие. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает или интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. В этой модели нет места для обратной связи.

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели – коммуникации как взаимодействия. Данная модель неоднократно критиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации. Развитие этой модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

Деловое общение - вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.) исходя из общих интересов и целей коммуникантов. Деловое общение - это коммуникативная предметно-целевая и по преимуществу профессиональная деятельность в сфере социально-правовых и экономических отношений (М. В. Колтунова 2005).

Особенности делового общения[править | править вики-текст]

1. Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта.

2. Общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела.

3. Основная задача делового общения - продуктивное сотрудничество .

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на: с точки зрения формы речи:

· письменное;

с точки зрения - однонаправленности/ двунаправленности речи между говорящим и слушающим:

· диалогическое

· монологическое;

с точки зрения количества участников:

· межличностное

· публичное;

с точки зрения отсутствия/наличия опосредующего аппарата:

· непосредственное

· опосредованное;

с точки зрения положения коммуникантов в пространстве:

· контактное

· дистантное .

Формы делового общения[править | править вики-текст]

Деловая беседа - межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Наиболее распространенная и чаще всего применяемая форма деловой коммуникации.

Деловая беседа по телефону - способ оперативной связи, значительно ограниченной по времени, требующей от обеих сторон знание правил этикета телефонных разговоров (приветствие, взаимопредставление, сообщение и обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание).

Деловые переговоры - обмен мнениями для достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон.

Служебное совещание - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Деловая дискуссия - обмен мнениями по деловому вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных её участников.

Пресс-конференция - встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Публичная речь - монологическая ораторская речь, адресованная определенной аудитории, которая произносится с целью информирования слушателей и оказания на них желаемого воздействия (убеждение, внушение, воодушевление, призыв к действию и т. д.) .

Деловая переписка - письменная форма взаимодействия с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте либо по электронной почте. Деловое письмо - это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии .

Также формами делового общения являются Публичные торги и Презентация .

Технология делового общения[править | править вики-текст]

1. Вербальное общение - устная словесная передача информации.

2. Невербальное общение - информация, передаваемая с помощью невербальных средств общения (жестов, мимики, интонации, позы тела и т. д.).

3. Дистанционное общение - передача информации с использованием различных видов технических средств (телефон, факсимильный метод, почта, интернет-коммуникации, электронная почта, системы теле- и радиовещания).

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления. Она является важным связующим звеном между руководителем и его подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.
Процессы коммуникации позволяют использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, заказчиков, поставщиков, руководителей того же уровня и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Коммуникация включает ряд терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвязи между используемыми символами; прагматика коммуникаций связана с результативностью и эффективностью при достижении определенных целей.
Различают следующие виды коммуникации:
- несловесные персональные;
- словесные устные;
- письменные персональные;
- письменные групповые внутри организации и за ее пределами.
В процессе коммуникации руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Важным этапом коммуникации и принятия решения руководителем является процесс обратной связи. Формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) информации. Это означает, что руководитель в своих действиях должен ориентироваться на получателя информации, а не на источник, т. е. он должен быть уверен, что говорит на одном языке с получателем информации и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя.
Наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источником и получателем, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке, они должны быть единообразными. Когда они становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Этот процесс называется энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению.
Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление подразделяется на нис- ходящие и восходящие потоки.
Нисходящее направление - коммуникативный поток перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню.
Он используется руководителем для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, предложить варианты обратной связи по результатам работы.
Восходящее направление - перемещение информации от более низкого к более высокому уровню. Оно используется для обратной связи подчиненных с руководством. Служит средством доведения мнения работников до руководителей, которые используют полученную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации.
Горизонтальное направление определяет использование коммуникации между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня. Оно экономит время и обеспечивает координированность действий. В одном случае такое общение является формальным и обязательным, в другом - происходит спонтанно.
Элементами коммуникации являются:
- источник;
- кодирование;
- передача сигнала;
- канал;
- расшифровка - прием;
- обратная связь;
- помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала.
Источник - в организации источником коммуникации являются сотрудники.
Кодирование - перевод идей источника в систематический набор символов, на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.
Передача сигнала - цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит от используемого канала.
Канал - передаточный механизм от источника к приемнику. В организации - это устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.
Расшифровка - прием. Для завершения процесса коммуникации необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации расшифровывает сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации.
Обратная связь определяет сигнал о получении информации получателем от источника, что позволяет руководителю оценить эффективность осуществления им коммуникации, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.
Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: отвлечения, неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации, различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы), статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними, получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка), не понят шифр, неувязка информации с положением лица, посылающего ее, при передаче обнаруживаются шумы.
Коммуникация в организациях - это сложный и динамичный процесс. Поэтому он может рассматриваться как действие, как взаимодействие, как процесс. В соответствии с этим и строятся модели коммуникации.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее (рис. 12.3).

Рассмотрим эти направления, проанализировав субъектов коммуникации, характеристику информации и организационно обусловленные проблемы (помехи).

Рис. 12.3.

Вертикальная коммуникация. Как известно, в централизованных структурах вертикальные коммуникации, и прежде всего нисходящие, рассматриваются как основные. Напомним, что централизованные структуры и принципы их построения были разработаны как наиболее адекватные самому распространенному типу персонала в начале XX в. Поэтому в основу построения организаций был положен принцип разделения управленческого и исполнительского труда ввиду массовой распространенности качеств персонала, не способствующих реализации организационных целей. Речь идет о безответственности, об отсутствии трудолюбия, о неориентированное™ на цели организации, низкой квалификации, об отсутствии ориентации на деятельность («немотивированное™»). Необходимо заметить, что эти черты персонала не канули в Лету - они достаточно распространены и в современных организациях. И задача любой организации - выстраивать принципы управления, адекватные такому типу персонала.

Другая характеристика централизованных структур - высокая степень специализации, стандартизации, формализации. Это обеспечивает такие черты вертикальных коммуникаций, как четкость, точность информации, точность адресата.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Основная форма нисходящей информации - приказы, но не только. Согласно Д. Катцу и К. Кану , существует пять элементов нисходящей коммуникации, с точки зрения ее содержания.

1. Информация о том, что и как надо делать (рабочая инструкция). Такая информация может быть в форме приказов, инструкций, учебных сессий, описания работ и т.д. Чем выше квалификация персонала, тем менее специфицированной должна быть инструкция.
2. Обоснование задачи и ее связи с организационной деятельностью в целом. Насколько полным будет обоснование, зависит как от политики организации, так и от характеристик персонала. Значение коммуникаций в организации - сделать взаимодействие и деятельность более предсказуемыми и определенными. Следовательно, все, что снижает определенность и нарушает предсказуемость, должно быть устранено из жизни организаций. Если квалификация персонала не позволяет адекватно оценить информацию и использовать ее в интересах организации, то объем такой информации должен быть минимален. Если же информации слишком мало - это может явиться демотивирующим фактором, поскольку персонал не видит значения своей работы для организации в целом, что может делать работу бессмысленной.
3. Информация, касающаяся процедур и традиций. Этот элемент считается достаточно простым и непротиворечивым, как и простые инструкции.
4. Обратная связь с индивидом, выражающая оценку его поведения и характеристик. Непротиворечивость этой информации обеспечивается наличием критериев оценки деятельности персонала. При отсутствии отклонений от одобряемого поведения обратной связи может и не быть, если не считать рутинных поощрений.
5. Информация, направленная на выработку у персонала доверия к организации и принятие общеорганизационных целей (или целей подразделения^.

Какие именно сообщения транслируются по каналам нисходящей коммуникации, показано на рис. 12.4.

Рис. 12.4.

Необходимо отметить, что большая часть нисходящей информации представлена в виде приказов. Требования к приказам нами были рассмотрены при анализе проблемы «принятого авторитета» в параграфе 10.1. Интересно, что форма информации может меняться в зависимости от типа структуры: централизованные и формализованные структуры предполагают форму приказов, в органических структурах используются советы, рекомендации.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также она служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Однако речь идет не только о мнениях. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Рис. 12.5. Содержание восходящих коммуникаций (по Р. Холлу) 1

Несмотря на то, что посредством нисходящей коммуникации до подчиненных доводятся принятые решения и эта информация является импульсом к действию, трудно переоценить значение восходящей коммуникации. Ведь восходящая информация - одно из важнейших оснований принятия решений, а потому, анализируя проблему рациональности решений, необходимо понимать специфику этой информации. Как уже отмечалось,

при повышении уровня иерархии меняется тип информации: если на нижних уровнях преобладает техническая информация (имеющая отношение к технико-технологическим аспектам деятельности), то на высших уровнях преобладает социальная информация (об отношениях) (А. Файоль,

Техническая информация может характеризоваться точностью. Социальная информация - информация об отношениях, поэтому здесь критерий точности не работает: социальная информация гибридная (от очень разных, плохо сопоставимых источников), эмоционально окрашена. Кроме того, для человека свойственно пытаться показать себя в более выгодном свете. Поэтому эта информация часто не может быть оценена по критерию истинности и точности. Последствия такой восходящей коммуникации могут быть различны.

Существуют также проблемы, связанные с объемом восходящей информации. Поскольку это информация об отношениях, то ее объем велик. Значит, любая крупная организация должна предусматривать фильтры для того, чтобы наверх поступала информация в максимально обобщенном виде. В этом случае, естественно, часть информации опускается (возникает пробел). Но в противном случае высшим иерархическим уровням грозят коммуникационные перегрузки.

Чем подробнее нисходящая информация, тем более сжатой может быть восходящая.

Горизонтальная коммуникация. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочими группами одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данный процесс необходим, гак как позволяет экономить время. Впервые проблема использования горизонтальных коммуникаций в целях экономии временных ресурсов была рассмотрена А. Файолем («мостик Файоля»).

Коммуникация между сотрудниками одной группы, являясь горизонтальной, способствует формированию общего представления об организационной реальности. Но при этом коммуникация между отделами вызывает большое количество негативных последствий, включая возникновение групповых стереотипов, а также такую серьезную проблему, как возникновение групповых целей, противоречащих общеорганизационным. Одним из первых эту проблему увидел Файоль: в его 14 принципах приводится в том числе и принцип подчинения индивидуальных интересов общему интересу . Впоследствии эта проблема была названа проблемой дивергенции целей.

Специализированные отделы изначально трактуют организационные проблемы по-разному.

Например, отдел продаж и отдел производства будут различным образом объяснять низкий уровень продаж продукта и предлагать разные способы решения этой проблемы. Это ведет к нарастанию потенциала конфликта между подразделениями. Для организации это означает отвлечение ресурсов от базовой организационной деятельности.

Известно, что эффективность коммуникаций зависит от того, насколько точно адресат понимает ее смысл и назначение. А поскольку теория организации рассматривает коммуникационную структуру, то изначально критерий эффективной коммуникации - соответствие организационным целям. Таким образом, с точки зрения теории организации, которая анализирует коммуникационную структуру как средство обеспечения целедостижения, самый главный вопрос - вопрос о рациональности коммуникаций. В этом смысле от информации требуется точность, релевантность, она должна давать адекватное представление о ситуации для принятия рационального решения.

Katz D., Kahn R. L. The social psychology of organizations. N. Y.: John Wiley, 1978; Холл P. X.Организации: структуры, процессы, результаты. С. 279-281.
Katz D.. Kahn R. L. The social psychology of organizations; Холл P. X. Организации: структуры, процессы, результаты. С. 279-280.
См.: Холл Р. X. Организации: структуры, процессы, результаты. С. 281.
2 См. подробнее: Гвишиани Д. М. Организация и управление. С. 221.
См.: Файоль А. Общее и промышленное управление.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей , т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменениях.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей . Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получившие название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между

руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и

ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Горизонтальные коммуникации

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

К примеру, представители разных отделов в институте периодически

обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания

занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть

утрачен. Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители -

это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса необходимо учитывать, что в условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус.

Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений. Общение нужно рассматривать не только как отправление и прием информации, так как мы имеем дело с отношением двух индивидов, каждый из которых является активным субъектом - взаимное информирование их предполагает налаживание совместной деятельности. Поэтому в коммуникативном процессе происходит не только движение информации, но и активный обмен ею.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.