Средства создания и использования презентаций MS PowerPoint. Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций

Средства создания презентаций широко распространены в связи с тем, что применять их можно практически во всех сферах деятельности человека, где есть необходимость выразить и донести до слушателей свои мысли, идеи, разработки, либо просто наглядно представить какой-ни­будь материал. Среди обычных пользователей особенно распространено приложение Microsoft Рower Рoint. Одна из основных причин его попу­лярности заключена в том, что Рower Рoint является компонентом интег­рированной системы Microsoft Office. Не менее важно и то, что данное приложение очень удобно и просто в применении.

Microsoft Power Point позволяет включать в презентацию тексты, таб­лицы, диаграммы и иллюстрации; предоставляет большой выбор эф­фек­тов анимации; очень удобен в использовании мастер автосодержания. Созданная презентация может быть продемонстрирована в сетях Интер­нет/интранет, разослана в виде печатного документа или средствами электронной почты, либо автономно просматриваться на компьютере.

Данные методические указания дают возможность приобрести прак­тические навыки на примерах, расписанных в заданиях. Полученные зна­ния студенты могут использовать в дальнейшем при защите дипломных работ, а также в своей будущей профессиональной деятельности.

Цель лабораторной работы: приобрести практические навыки работы в приложении MICROSOFT POWER POINT.

1. MICROSOFT POWER POINT КАК СРЕДСТВО

СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

1.1. Основные понятия и определения

Презентации в широком смысле слова. У термина презентация два значения – широкое и узкое. В широком смысле слова презентация – это выступление, доклад, защита законченного или перспективного проекта, представление на обсуждение бизнес-плана, технического пред­ложения, эскизного или рабочего проекта, готового товара и услуги, ре­зультатов внедрения, контроля, испытаний и многое другое. В этом смысле защита курсовой или дипломной работы – это тоже презентация. Ее цель – убедить экзаменационную комиссию в том, что докладчик по­лучил за время подготовки необходимый уровень знаний, владеет терми­нами, понятиями, методами и приемами в той научной области, в преде­лах которой он претендует на получение квалификации.

Презентации в узком смысле слова. В узком смысле слова презен­тации – это электронные документы особого рода. Они отличаются комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями управления воспроизведением. Воспроизведение может быть автомати­ческим или интерактивным, в том числе и дистанционным. Документы этого типа готовят с помощью специальных программных средств, но при этом широко используют и традиционные универсальные средства, такие, как текстовые и табличные процессоры, графические редакторы, средства обработки звуковой и видеоинформации и другие.

Одним из средств автоматизации процессов воплощения авторских идей в готовый продукт и процессов его публичного воспроизведения служит приложение Microsoft Power Point, входящее в комплект поставки пакета Microsoft Office. Любой документ Power Point представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров (страниц, по аналогии с книгой), называемых слайдами.

1.2. Возможности Microsoft Power Point

В сфере подготовки презентаций Power Point является одним из наи­более мощных приложений и обеспечивает разработку следующих доку­ментов:

· вспомогательные материалы (как правило, цветные) презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонст­рации через оптический проектор;

· вспомогательные материалы (как правило, цветные) презентации, рассчитанные на распечатку на 35 мм диапозитивной фотопленке с це­лью их демонстрации через оптический слайд-проектор;

· вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на воспро­изведение через компьютерный проектор или на демонстрацион­ной панели (светодиодной, плазменной, LCD);

· материалы презентации для автономного показа на экране компью­тера или демонстрационной панели;

· материалы презентации для воспроизведения в сетевом окружении в режиме реального времени;

· материалы презентации для публикации в сетевом окружении с по­следующим автономным просмотром пользователями;

· материалы презентации (как правило, черно-белые) для распечатки на бумаге (именуются в Power Point выдачами) с целью последующей раздачи заинтересованным лицам.

1.3. Интерфейс приложения MICROSOFT POWER POINT

Приложение MICROSOFT POWER POINT запускается двойным на­жатием левой кнопки мыши на ярлык приложения, расположенный на рабочем столе, либо через кнопку Пуск/Программы.

2. ЭТАПЫ РАЗРАБОТКИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

2.1. Подготовка содержательной части презентации

Разработка презентационных документов, как и любых других, вы­полняется в несколько этапов. Но прежде чем приступить к описанию со­держания этих этапов, мы должны обратить особое внимание на важ­ность «нулевого этапа» – подготовки содержательной части презента­ции. Компьютер для этого не нужен, и основная часть работы должна быть проведена заранее. Приложение PowerPoint служит лишь инстру­ментом и не может определить за автора ни содержания, ни целевой ау­дитории, ни структуры презентации. Переходить к работе с программой следует лишь тогда, когда все уже продумано.

Создавая презентацию «с нуля», особенно в первый раз, удобно воспользоваться имеющимся в PowerPoint автоматическим средством – мастером автосодержания .

2.2. Планирование презентации

Прежде всего, необходимо определить, на кого ориентирована пре­зентация, каковы знания потенциальных слушателей по данной теме. Следует оценить потребности и предпочтения аудитории. Очень важно правильно сформулировать цель презентации и установить, как она соот­носится с ожидаемыми результатами. Сформулируйте задачи презента­ции в следующей последовательности:

Что необходимо довести до аудитории;

В чем следует убедить слушателей;

Нужно ли чему-то научить аудиторию;

Как мотивировать свои тезисы.

Когда цель и задачи точно сформулированы, можно приступать к от­бору средств для их реализации.

2.3. Подготовка структуры презентации

На следующем этапе формируется структура презентации. Доку­мент, подготовленный средствами PowerPoint, должен быть в центре док­лада. Для этого включите в него важнейшие моменты, опирающиеся на факты.

Подготовьте эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Можно удивить аудиторию курьезным или необыкновенным случаем, добиться внимания бесспорными фактами, цитированием вы­сказываний по данной теме выдающихся людей. При расчете времени на вводную часть отводится не более 10 % от общей продолжительности презентации.

Правильное завершение презентации, соответствующее цели док­лада и создающее надолго запоминающееся впечатление, является важ­ной частью успеха. Это может быть подведение итогов, другая формули­ровка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Завершение пре­зентации должно занимать не более 10 % времени.

2.4. Работа с мастером автосодер­жания

При запуске Power Point (если не изменены установки, принятые по умолчанию) автоматически появляется диалоговое окно Power Point с пе­реключателями: Мастер автосодержания, Шаблон оформления, Пустая презентация, Открыть презентацию . Перейти к работе с мастером можно, открыв диалоговое окно Создать презентацию (Файл / Создать ) и выбрав в нем пункт Мастер автосодержания (на самом деле создается, конечно же, не содержание, а шаблон презентации, который следует заполнить самостоятельно). В диалоговом окне Мастер автосодержания переход к следующему этапу осуществляется щелчком на кнопке Далее .

2.5. Работа с текстовым содержа­нием

В нижнем колонтитуле на каждом слайде следует указать заголовок презентации. Он должен совпадать с темой презентации. На левой панели структуры презентации показаны значки всех слайдов и весь текст, раз­мещенный на них. Если использованы шаблоны, предлагаемые Power Point, то их текст следует заменить собственным содержанием.

Ниже заголовка обычно размещен текстовый блок, в который авто­матически заносятся сведения об авторе, взятые программой из данных операционной системы. При необходимости надо подставить данные о реальном авторе презентации.

На следующем этапе полезно выровнять положение текстовых бло­ков на слайде, для чего их можно выделить (при этом границы блока должны обозначаться серым цветом) и с помощью клавиш управления курсором разместить в нужном месте.

Любая часть текста на слайдах может быть отформатирована со­гласно предпочтениям автора. Для этого служат кнопки управления па­раметрами форматирования на панели инструментов и средства, предос­тавляемые диалоговыми окнами Шрифт и Список. Важным инструментом Power Point при работе с текстом являются средства проверки орфо­графии.

2.6. Работа с таблицами

Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть про­стыми и понятными. Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформления: разделительные линии разной тол­щины и цвета; фоновый цвет для отдельных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом; эффекты анимации. Таблица в PowerPoint может быть создана несколькими способами:

1. Рисованием непосредственно в поле слайда с помощью ин­струмента Таблицы и Границы панели инструментов.

2. Интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в рабочем поле) инструмента Добавить таблицу панели инструментов.

3. Копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложений (например, Microsoft Word, Microsoft Excel и других). Объект, созданный в родительском приложении, копируется в Буфер обмена (Ctrl+C) и вставляется (Ctrl+V) в документ Power Point. Этот способ обычно применим к другим относительно простым объектам (текст, графика и др.).

4. Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с вне­дрением или связыванием) средствами меню Вставка.

2.7. Работа с диаграммами

Диаграммы и графики являются одним из наиболее эффективных и наглядных средств представления данных. Непосредственно на слайде диаграмму создают с помощью внешнего приложения Microsoft Graph, запускающая кнопка которого находится на панели инструментов Power­Point. К диаграммам в формате Microsoft Graph может быть применена особая анимация, позволяющая выводить элементы диаграммы по час­тям.

Другим способом размещения диаграммы на слайде является вставка объекта Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае редактирование со­держания возможно только средствами Excel. Однако такой объект мо­жет автоматически отслеживать изменения в файле-родителе (при их свя­зывании) и тем самым приобретает свойство автоматического обеспече­ния актуальности. Это особенно важно при групповой разработке про­екта, когда согласованность данных, используемых разными исполните­лями, имеет ключевое значение.

2.8. Работа с иллюстрациями

Под иллюстрацией мы понимаем графическое изображение, создан­ное во внешних по отношению к Power Point приложениях. Простые ил­люстрации можно взять из библиотек готовых элементов (клипартов), входящих в пакет поставки Microsoft Office. Существуют также библио­теки изображений самой разной тематики, распространяемые на CD-ROM. Важным источником иллюстраций является Интернет.

Некоторые специализированные приложения позволяют создать бо­лее качественные объекты, чем стандартные средства Microsoft Office. Например, растровую графику лучше готовить в графическом редакторе Adobe Photoshop, а векторную – в векторном редакторе CorelDraw. Од­нако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее тесно интегрированными и могут обмениваться данными без риска потерь и искажений.

2.9. Работа с эффектами анимации

Под анимацией в Power Point понимается порядок появления объекта на слайде, его представления и, при необходимости, скрытия. Анимация является свойством, которое может быть присвоено любому объекту пре­зентации, кроме фона. Параметры анимации настраиваются индивиду­ально для каждого объекта на слайде. Сгруппированные объекты воспри­нимаются и анимируются как одно целое.

2.10. Режим сортировщика слайдов

В презентации может присутствовать произвольное число слайдов. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места расположения (рис. 2).

Рис. 2. Сортировщик слайдов.

Последовательность слайдов (а следовательно и их связь, и нумера­ция) в документе линейная. Такая линейность автоматически поддержи­вается Power Point. То есть, удаление, вставка, перемещение, скрытие или показ слайдов не нарушают линейной структуры документа.

В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, за­нимающими все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстное меню, от­крываемое щелчком правой кнопкой мыши на эскизе слайда. Двойной щелчок на эскизе автоматически переводит программу в режим слайдов.

При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбран­ного) слайда. Завершить ее можно в любой момент нажатием клавиши ESC. При этом происходит возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.

2.11. Управление показом презен­тации

Презентация запускается либо непосредственно из Power Point, либо с Рабочего стола. Для автономного просмотра используются: специаль­ное средство просмотра, поставляемое в комплекте Power Point; браузер Internet Explorer для отображения презентаций в формате HTML.

В ходе презентации с помощью средства Перо можно рисовать знаки и писать текстовые заметки на слайдах. Если во время сетевой конферен­ции включен доступ всех участников, любой из них может воспользо­ваться данным средством.

Указатель мыши может быть скрыт во время демонстрации слайдов. По умолчанию он отображается, но автоматически скрывается, если не задействован в течение 15 секунд.

В процессе показа слайдов можно создать отдельный список дейст­вий (для каждого слайда), который по окончании презентации помеща­ется на автоматически создаваемый последний слайд. Такое средство по­зволяет учитывать изменения, вносимые докладчиком. Во время показа слайдов в полноэкранном режиме рекомендуется использовать сочетания клавиш, управляющих демонстрацией. Полный список команд управле­ния отображается после нажатия клавиши F1 во время показа.

3. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание I. Быстрое создание презентации

с помощью мастера авто­содержания

Получено задание в кратчайшие сроки разработать и представить короткую презентацию на тему «Гимн профессии»

Пуск / Программы / Microsoft Power Point ).

2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 3) Power Point установите переклю­чатель Мастер автосодержания (если появление этого окна по умолчанию отключено, запустите мастер командой Файл / Создать и выберите в от­крывшемся окне пункт Мастер автосодержания ).

3. В окне Мастер автосодержания щелкните на кнопке Далее .

Рис. 3. Мастер автосодержания.

4. В следующем окне выберите строку Общий доклад и щелкните на кнопке Далее .

5. На этапе выбора стиля презентации установите переключатель Презентация на экране и щелкните на кнопке Далее .

6. На этапе выбора параметров презентации введите в окно заголовка название «Электронная торговля», в окне нижнего колонтитула повто­рите название. Щелкните на кнопке Далее , а потом – Готов о.

7. На открывшемся рабочем поле в окне структуры выберите по­очередно слайды с 5 по 9 либо выделите все слайды сразу (щелкнуть мышью на 5-м слайде, затем, удерживая клавишу Shift, щелкнуть на 9-м слайде) и удалите их (клавиша DELETE). В презентации должно остаться четыре слайда (рис. 4).

Рис. 4. Удаление лишних слайдов.

8. Перейдите к первому слайду и введите собственное имя в качестве автора разработки вместо указанного по умолчанию (рис. 5).

Рис. 5. Ввод заголовка . Слайд №1

9. Перейдите в окно слайда, выберите блок заголовка и с помощью инструментов панели управления задайте выравнивание текста по цен­тру. Разместите с помощью мыши или клавиш управления курсором тек­стовый блок с заголовком в верхней части слайда, выше красной линии, выровняв его по центру относительно горизонтали. То же самое проде­лайте с текстовым блоком с именем автора, но расположите его ниже красной линии.

10. Удалите с титульного слайда колонтитул установкой флажка (Вид / Колонтитулы / Не показывать на титульном слайде ).

11. Перейдите на второй слайд (в окне структуры или клавишей PAGEDOWN). Вместо заголовка «Введение» наберите текст Преимуще­ства электронной торговли (рис. 6).

12. Перейдите к маркированному списку и введите вместо шаблон­ного текста следующее содержание:

Массовое обслуживание миллионов покупателей;

Индивидуальный подход к каждому клиенту;

Интерактивное общение с покупателем;

Накопление информации о предпочтениях клиента;

Снижение расходов покупателя и издержек продавца.

13. Выровняйте текстовые блоки по своему усмотрению.

Рис. 6. Слайд № 2.

14. Перейдите к третьему слайду. Введите заголовок Почему люди покупают товары в Сети . Удалите второй текстовый блок (рис. 7).

15. Выберите на панели инструментов инструмент Добавить таблицу и в интерактивном поле протягиванием задайте размер поля таблицы 5è2.

16. Заполните в таблице левый столбец следующими значениями (сверху вниз): Удобство оплаты; Удобство поиска; Приемлемые цены; Хороший выбор; Прочее . Заполните в таблице правый столбец следующими значе­ниями (сверху вниз): 50 %; 21 %; 11 %; 11 %; 7 % . Выберите протягиванием мыши правый столбец и с помощью кнопки По центру на панели инструментов задайте выравнивание по центру.

Рис.7. Слайд №3.

17. Перейдите к четвертому слайду. В поле заголовка введите текст “Что покупают в Сети ”. Удалите второй текстовый блок.

18. Щелкните на кнопке Добавление диаграммы на панели инстру­ментов или меню Вставка / Диаграмма . В появившемся окне Презентация – Таблица данных в левом столбце введите следующие тексты (сверху вниз): Компьютеры и комплектующие ; Книги ; Одежда ; Музыка ; Прочее . В ячейках с названиями кварталов замените их на значения: 1997; 1998; 1999; 2000 (рис. 8).

19. В ячейках с данными введите следующие значения (сверху вниз, справа налево):

40,20,15,5,20;

38,22,15,5,20;

36,24,20,7,13;

35,25,20,8,12.

Рис. 8. Слайд № 4.

20. Перейдите к первому слайду. Выберите заголовок, щелчком пра­вой кнопкой мыши откройте интерактивное меню, выберите в нем пункт Настройка анимации (рис. 9). Поставьте флажок в окне Объекты для анимации напротив строки Заголовок 1 . В раскрывающемся списке в группе Выберите эффект и звук назначьте эффект Вращение (рис. 10). В раскрывающемся списке в группе Появление текста выберите строку По словам . Щелчком на кнопке ОК закройте окно.

Рис. 9. Выбор из контекстно-зависимого меню пункта «Настройка анимации».

Рис. 10. Окно «Настройка анимации».

21. Откройте окно Смена слайдов (Показ слайдов / Смена слайдов ). В группе Эффект выберите эффект по своему усмотрению. В группе Про­движение установите флажок автоматически после и задайте время 10 се­кунд, снимите флажок по щелчку. Щелчком на кнопке Применить ко всем закройте окно (рис. 11).

Рис. 11. Окно Смена слайдов

22. Перейдите на последний слайд, выберите диаграмму, откройте окно Настройка анимации . На вкладке Видоизменения в диаграмме само­стоятельно выберите эффекты анимации элементов диаграммы.

23. Вернитесь к первому слайду, запустите показ презентации (Показ слайдов / Начать показ ) и проверьте демонстрацию слайдов. Исправьте при необходимости ошибки. Сохраните презентацию на диске под име­нем E_Commerce.

Задание II. Улучшение оформления презентации

Презентация на тему «Преимущества электронной торговли» в принципе одобрена руководством вашей организации и дано задание улучшить ее оформление (рис. 12).

1. Запустите программу Power Point 2000 (Пуск / Программы Microsoft Power Point ).

2. Откройте сохраненную презентацию E_Commerce (Файл / Открыть / Имя файла ).

3. Находясь в обычном режиме, откройте диалоговое окно Фон (Формат / Фон ). Установите флажок Исключить фон образца .

4. В группе Заливка фона в раскрывающемся списке выберите пункт Способы заливки . В открывшемся диалоговом окне Способы заливки перейдите на вкладку Градиентная . В группе Цвета установите переключатель Заготовка . В раскрывающемся списке Название заготовки выберите пункт Поздний закат . Щелчком на кнопке ОК закройте окно. В окне Фон щелкните на кнопке Применить .

5. Перейдите ко второму слайду. Создайте другой фон, например Медь , способом, описанным выше.

6. На третьем и четвертом слайдах создайте фон, выполненный дру­гими методами: Текстура и Узор . Убедитесь, что выбранный фон хорошо выглядит на экране.

7. Перейдите на первый слайд. На панели инструментов WordArt (если панели на экране нет, то установите ее самостоятельно: Вид / Панели инструментов / WordArt ) щелкните на кнопке Добавить объект WordArt (рис. 13). В окне Коллекция WordArt выберите нужный стиль надписи и после щелчка на кнопке ОК в появившемся окне Изменение текста WordArt на­берите текст заголовка презентации – Электронная торговля . Назначьте размер шрифта 66 пунктов. Щелчком на кнопке ОК закройте окно.

Рис. 13. Панель инструментов WordArt.

8. Удалите старый заголовок Электронная торговля и переместите на его место созданный объект WordArt. Назначьте новому заголовку эф­фект анимации Вращение .

9. Перейдите на второй слайд. Назначьте тексту, оформленному как нумерованный список, эффект анимации Вылет с параметрами: справа , Все вместе , по абзацам , 1-го уровня .

10. Перейдите на третий слайд. Выберите в таблице левый столбец, назначьте ему фон с градиентной заливкой на вкладке Заливка в окне Формат таблицы (Формат / Цвета и линии ). Подобным образом оформите правый столбец.

11. Перейдите к четвертому слайду. Оформите фон диаграммы гра­диентной заливкой.

12. Сохраните презентацию под прежним именем (E_Commerce).

Задание III. Одна из новых возможностей

Microsoft Power Point 2001 (выполняется,

если вы работаете с Microsoft Power Point 2001)

В Microsoft Power Point появились новые эффекты анимации, включая эффекты входа и выхода, дополнительные возможности управления временными параметрами и новые пути перемещения (заранее заданные пути, по которым перемещаются элементы, перечисленные в списке по­рядка выполнения эффектов анимации). Все это позволяет синхронизи­ровать эффекты анимации текста и объектов.

1. Перейдите на первый слайд. Выделите заголовок «Электронная торговля». Нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Настройка Анимации . Справа в окошке выберите пункт Добавить Эффект / Вход / Ромб . Затем выберите эффекты для Выделения и Выхода объекта.

2. Теперь сделаем так чтобы наш заголовок перемещался по кривой линии, для этого выберите Добавить Эффект / Пути перемещения / Нарисовать пользовательский путь / Кривая , как показано на рис. 14, после нажатия на пункт Кривая указатель мыши примет вид крестика – необходимо нарисовать на слайде траекторию движения объекта. Если вы хотите изменить существующую кривую, нажмите на ней правую кнопку мыши. Затем в окошке справа с помощью кнопки поменяйте местами 3 и 4 эффекты (рис. 15).

Рис. 14. Создание пользовательского пути перемещения объекта .

3. Схемы анимации позволяют применять готовые наборы эффектов анимации и смены слайдов ко всей презентации одновременно. Область задач Схемы анимации позволяет выбрать схему анимации, наиболее подходящую для данной аудитории и используемого материала, напри­мер, такую схему, как Изысканный , или нечто более экстравагантное, на­пример, Колесо . И, конечно же, можно по-прежнему применять разные эффекты анимации на каждом слайде отдельно.

Чтобы применить схему анимации, зайдите в меню Показ слайдов / Схемы анимации , затем в окошке справа выберите любой эффект, напри­мер Развертывание . Примените схемы анимации к любым из созданных Вами слайдов.

Рис. 15. Вычерчивание кривой перемещения объекта и замена

последовательности эффектов анимации .

Задание IV. Подготовка и печать выдач

Ваше руководство в восторге от подготовленной вами презентации на тему «Преимущества электронной торговли» и просит подготовить выдачи для раздачи менеджерам.

1. Запустите программу Power Point 2000 (Пуск / Программы / Micro­soft Power Point ).\ 2. Откройте сохраненную презентацию E_Commerce (Файл / Открыть / Имя файла ).

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Просмотр в оттенках серого .

4. Просмотрите все слайды. Очевидно, что на третьем и четвертом слайдах некоторые объекты читаются неразборчиво. Выберите все ячейки таблицы, щелкните правой кнопкой мыши и в интерактивном меню укажите пункты Черно-белый / Оттенки серого . Таким же образом оформите диаграмму на четвертом слайде.

5. Откройте образец выдач (Вид / Образец / Образец выдач ).

6. На панели инструментов Выдачи щелкните на кнопке Показать размещение при четырех слайдах на странице.

7. На странице в области верхнего колонтитула введите фамилию автора презентации.

8. С помощью средства WordArt вставьте в центр страницы заголовок Электронная торговля .

9. Вставьте подходящий рисунок из коллекции ClipArt (Вставка / Рисунок / Картинки ) и поместите его на задний план под текст заголовка.

10. Щелчком на кнопке Закрыть на панели инструментов Образец закройте образец выдач.

11. Откройте диалоговое окно Печать (Файл / Печать ). В раскрывающемся списке Печатать выберите пункт Выдачи . Установите флажок Оттенки серого .

4. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Понятие презентации.

2. Понятие слайда.

3. Интерфейс окна приложения MICROSOFT POWER POINT.

4. Какие объекты можно создавать в Power Point?

5. Можно ли встраивать в Power Point объекты из дру­гих приложений, если да, то из каких?

6. В каких редакторах лучше готовить растровую и векторную графику?7. Как осуществляются копирование и вставка объектов в Power Point?

8. Разработку каких документов обеспечивает Power Point?

9. Понятие выдач в Power Point.

10. Что называют слайдами в Power Point?

11. Назовите этапы разработки презентаций.

12. Назначение режима сортировщика слайдов.

13. Как работать с мастером автосодержания?

14. Какие эффекты анимации Вы знаете?

15. Как создать таблицу?

16. Как построить диаграмму?

17. Назовите виды просмотра презентаций

Вставка таблиц

Существует два способа добавления таблиц в презентацию. Во-первых, можно нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная .

Указать в открывшемся окне нужное число строк и столбцов и щелкнуть кнопкой мыши на слайде.

Во-вторых, можно выбрать макет слайда, который предполагает таблицу в качестве одного из элементов содержимого слайда (Разметка слайда). В этом случае достаточно щелкнуть на изображении таблицы и в диалоговом окне Вставка таблицы (Двойной щелчок левой кнопкой мыши на изображении таблицы) и указать число столбцов и число строк.

Для создания более сложной таблицы воспользуйтесь кнопкой Нарисовать таблицу панели инструментовТаблицы и границы . После ее нажатия курсор примет вид карандаша. Теперь для определения внешних границ таблицы щелкните в произвольном месте экрана и перетащите курсор по диагонали, задав требуемый размер. Затем с помощью этой же операции разделите таблицу на строки и столбцы. Для удаления ненужной линии нажмите кнопку Ластик и щелкните на этой линии.

Изменить внешний вид таблицы (удалить и вставить строки и столбцы, добавить границы, изменить выравнивание текста, изменить цвет ячеек и т.д.) можно с помощью инструментов панели Таблицы и границы (Главное менюВид -> Панели инструментов ). Оформить таблицу можно с помощью диалогового окнаФормат таблицы , для его вызова дваджы щелкните левой кнопкой мыши на таблице.

Периодически возникает необходимость отражения в презентации большого массива числовых данных. Но нужно учитывать тот факт, что длинные ряды чисел трудно проанализировать за короткое время, пока демонстрируется слайд. В этом случае предпочтительней использовать диаграммы.

Вставка диаграмм

Размещение на слайде таких важных элементов презентации, как таблицы и диаграммы, в сущности, мало отличается от вставки любых других объектов. Ведь на самом деле за эти объекты “отвечает” не PowerPoint, а приложение, в котором они создаются - Microsoft Graph, Word или Excel.

Создайте в PowerPoint диаграмму при помощи кнопки . Для выбора типа диаграммы щелкните правой кнопкой мыши на столбики диаграммы и в контекстном меню пункт - Тип диаграммы

Вставка организационных диаграмм

Для создания организационной диаграммы в PowerPoint выберите слайд, на который вы хотите добавить диаграмму, и на панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить диаграмму или организационную диаграмму . Появится диалоговое окно Библиотека диаграмм в котором выберите любой из предложенных типов диаграмм и нажмите кнопку ОК , чтобы вставить ее в слайд.

Вставка WordArt

Вставка Видео

На любой слайд можно вставить один или несколько видеоклипов. Для этого, если у вас есть элемент электронного шаблона Вставить клип из коллекции , дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши. Если нужный элемент электронного шаблона отсутствует, выберите команду Фильмы и звук меню Вставка и в появившемся подменю выберите вариант Фильм из коллекции картинок . В результате панель задач откроется на вкладке Вставка картинки, где вы сможете нужный клип. Дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши, чтобы добавить его на слайд.

Для того чтобы добавить фильм из файла, находящегося на жестком диске, выберите в дополнительном меню, появившемся после выбора команды Фильмы и звук меню Вставка , вариант Фильм из файла . Найдите папку, содержащую нужный файл, и дважды щелкните на его имени. Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы, чтобы фильм автоматически воспроизводился при показе слайдов. Если вы предпочитаете, чтобы демонстрация начиналась по вашему желанию, выберите вариант Нет . В этом случае для начала показа фильма вам придется щелкнуть кнопкой мыши.

Вставка звука

Музыка является хорошим способом для начала и завершения презентации. Основными форматами звуковых файлов являются.wav и.mid. На слайде, в который добавлена музыка или звуковые эффекты, появляется значок звука.

Если вы хотите найти звуковой файл в коллекции, выберите команду Фильмы и звук меню Вставка , а затем в появившемся подменю команду Звук из коллекции картинок. Найдите нужный файл на вкладке Вставка картинки панели задач и дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши, чтобы добавить его к слайду. Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы, чтобы воспроизведение звука начиналось автоматически в момент появления слайда. Выберите нужный вам вариант ответа.

Для вставки звукового файла из существующего на диске файла в формате.wav или.mid выберите в менюВставка подменю Фильмы и звук команду Звук из файла . Появится диалоговое окно Вставка звука , в котором вам нужно выбрать файл и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на его имени. Также выберите, хотите ли вы, чтобы воспроизведение звукового файла начиналось автоматически в момент появления слайда, или нет.

Если размер файла превышает 100 Кбайт, звуки автоматически связываются с соответствующим файлом, а не внедряются в него. Установленное по умолчанию значение 100 Кбайт можно изменить. Если презентацию, имеющую связанные файлы, планируется переместить на другой компьютер, нужно скопировать эти файлы вместе с презентацией.

Для редактирования звукового файла или фильма нужно щелкнуть на значке звука или на клипе правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся меню команду Изменить звуковой объект или Изменить объект-фильм соответственно. Появится диалоговое окно Параметры звука или сходное с ним диалоговое окноПараметры фильма .

Если вы хотите, чтобы фильм или звук повторялся циклически, установите флажок Непрерывное воспроизведение . Для автоматической перемотки фильма или звука на начало после окончания воспроизведения установите флажок По завершении установить на начало .

PowerPoint позволяет во время показа воспроизводить звуковые файлы, находящиеся на компакт-диске. Для этого в подменю Фильмы и звук меню Вставка выберите команду Запись с компакт-диска . В результате появится диалоговое окно Параметры фильма и звука . Введите в счетчики Запись номера начальной и конечной дорожки. При желании можно указать даже время начала и окончания музыки. Нажмите кнопку ОК и ответьте на вопрос, хотите ли вы, чтобы воспроизведение начиналось автоматически при появлении на экране соответствующего файла. После этого на слайде появится значок с изображением компакт-диска.

Для того чтобы отредактировать добавленный таким способом звуковой файл щелкните правой кнопкой мыши на значке с изображением компакт-диска. Выберите в появившемся меню команду Настройка анимации , чтобы открыть соответствующую вкладку панели задач. Нажмите серую кнопку с указывающей вниз стрелкой, расположенную справ от названия файла, который вы хотите отредактировать, и выберите в появившемся меню команду Параметры эффектов . Редактирование можно осуществить на вкладке Эффект диалогового окнаВоспроизвести звук .

Чтобы записать звуковое сопровождение слайд-фильма в меню Показ слайдов выберите командуЗвукозапись… . В открывшемся диалоговом окне щелкните на кнопкеГромкость микрофона . Скажите в микрофон какую-нибудь фразу и проверьте, чтобы на экране появилась полоска, показывающая уровень сигнала. При необходимости настройте уровень записи с помощью ползунка. Затем щелкните на кнопке ОК . В окне диалога Запись речевого сопровождения отображается выбранный режим записи. Здесь указывается интенсивность использования дискового пространства, свободное пространство диска и соответствующее ему максимальное время записи. Щелкнув на кнопке Изменить качество вы можете открыть окно диалога, позволяющее изменить параметры качества записи. После выбора необходимых параметров звукозаписи щелкните на кнопке ОК и приступайте к записи звукового сопровождения через подключенный к звуковой карте микрофон. В нужных местах сменяйте слайды презентации щелчком мыши в любой точке экрана. По завершении презентации появится окно диалога, запрашивающее о необходимости обновления ранее настроенного хронометража. Чтобы заменить прежний хронометраж щелкните на кнопке Да .

В настоящее время существуют прикладные программы для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. К таким приложениям относится Mіcrosoft PowerPoint, входящее в комплект Mіcrosoft Office

Каждая страница презентации называется слайдом. Презентация состоит из множества слайдов, которые хранятся в одном файле. Расширение файла ".ppt". Презентации можно представлять в электронном виде, распечатывать в виде раздаточного материала (копии всех слайдов) или распространять через Интернет.

Основными элементами презентации являются слайды. С помощью редактора PowerPoint можно создавать слайды, в которых текст сочетается с таблицами, диаграммами, графическими объектами, картинками, рисунками, фотографиями, фильмами и звуком, видео клипами.

Каждый слайд презентации обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации:

размер слайда;

разметка слайда (расположение заголовков, текста и объектов на слайде);

шаблон оформления (дизайн слайда);

эффект перехода от слайда к слайду

Презентацию можно создать несколькими способами :

Новая презентация (без разметки или на базе: макетов текста, макетов содержимого или макетов текста и содержимого).

Из шаблона оформления.

Из мастера автосодержания (на базе шаблонов презентации).

Из имеющейся на компьютере презентации.

Окно PowerPoint

Widows позволяет запустить Power Point несколькими способами. Проще всего воспользоваться кнопкой Пуск/Программы/ PowerPoint. По умолчанию приложение PowerPoint открывается в режиме «Обычный», в правой части окна приложения выводится область задач с панелью «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие презентации и «Создать презентацию».

В левой части окна приложения находится область Структура или Слайды для переключения между режимами Слайды и Структура. По умолчанию в области Структура / Слайды устанавливается режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме в этой области отображаются миниатюрные изображения слайдов, входящих в презентацию.

В режиме Структура в этой области отображается иерархическая структура, содержащая заголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка.

В центре приложения находится область слайда, в которой отображается слайд. Режим обычный - это основной режим для создания, редактирования и форматирования отдельных слайдов.

Ниже главного окна находится область заметок. В этой области к каждому слайду можно добавить заметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов.

Строка меню предоставляет доступ ко всем важным командам программы PowerPoint. Панели инструментов предоставляют быстрый доступ к используемым командам. В Power Point используется группа команд меню Показ слайдов вместо меню Таблица редактора Word.

На панели форматирования размещены следующие инструменты: Конструктор и Создать слайд. При выборе кнопки Конструктор в области задач отображается панель Дизайн слайда, в которой размещены три раздела: Шаблоны оформления; Цветовые схемы; Эффекты анимации. С помощью команд этих разделов можно к слайду применить шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации.

При выборе на панели инструментов команды Создать слайд, в области задач отображается панель Разметка слайда, с помощью которой можно изменять разметку слайдов (Макет текста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого).

Бегунок линии прокрутки позволяет переходить между слайдами, а не по тексту в пределах одного слайда. Кроме того, во время перетаскивания бегунка редактор показывает номер и название каждого слайда.

Кнопки режима просмотра слева от горизонтальной полосы прокрутки, позволяют быстро переключиться в один из режимов просмотра Power Point (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов). В левой части строки состояния отображается номер слайда, над которым идет работа в данный момент, и тип создаваемой презентации

Переключение режимов отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Переключение режимов можно также осуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов).

Режимы отображения слайдов :

Режим «Обычный». . В этом режиме в окне приложения отображаются три области: Структура/Слайды; область Слайда; Заметки к слайду. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

Режим «Сортировщик слайдов» – это режим, в котором все слайды презентации отображаются виде миниатюр. В этом режиме можно легко перемещать слайды, изменяя порядок их следования в презентации.

Режим «Показ слайдов» - это режим, с помощью которого можно просмотреть презентацию на экране.

Режим «Страницы заметок» – режим просмотра, в котором к каждому из слайдов можно добавить заметки докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижней половине отображается большая панель для текста заметок.

В последнее время возникло множество трудно класси-фицируемых программ, которые роднит среда их применения – делопроизводство, различные аспекты управления мелкими и средни-ми предприятиями и учреждениями. Эти программы получили назва-ния офисных.

Представителями семейства офисных программ являются: средства разработки презентаций (например, PowerPoint из пакета MS Office), электронные организаторы – средства планирования деятельности (Lotus Organizer), системы хранения и коллективной разработки документов (Lotus Notes), системы складского и бухгалтерского учета (1C: Предприятие, 1С: Бухгалтерия), консультационные юридические системы («Консультант+»).

Программные средства подготовки публикаций типа PowerPoint не только позволяют оформить представляемую информацию в едином стиле с использованием видеоэффектов, значительно улучшающих ее восприятие, но и помогают разработать само выступление, сильно сокращая время на его подготовку. Типичная презентация, подготовленная в PowerPoint, представляет собой последовательность слайдов, содержащих план и основные положения выступления, а также необходимые таблицы, формулы, схемы, диаграммы и рисунки.

Рассмотрим этапы подготовки презентации. При запуске PowerPoint (для версии PowerPoint 2003) создать новую презентацию возможно в одном из режимов меню «Конструктор»: «мастер автосодержания», «шаблон оформления», «новая презентация» или «имеющаяся презентация».

Для титульного слайда вводятся следующие данные: заголовок презентации, имя автора, дополнительные текстовые данные. После титульного слайда следуют слайды с целями проекта, его описанием, рецензиями и т.д. «Мастер автосодержания» презентации помогает рационально построить доклад, не забыв при этом никаких важных деталей. Всегда можно удалить лишние слайды, выделив их и нажав на клавиатуре клавишу Del, перенести или скопировать с помощью стандартных действий выделения, вырезания (копирования) и вставки, а также вставить чистый слайд, предварительно выбрав его разметку (с помощью меню «Вставка»).

Изменить оформление конкретного слайда можно, перейдя в режим «Разметка слайда» с помощью меню «Формат». Необходимо выбрать разметку слайда в соответствии с требуемым стилем. Например, заголовок и текст; заголовок и четыре объекта; заголовок, текст и диаграмма; заголовок, клип и текст или другие разметки. При этом в слайд внедряется объект, который можно непосредственно редактировать, либо вставить из файла стандартным образом. С помощью меню «Формат/Оформление слайда» можно выбрать или изменить цветовую гамму слайда или его оформления, пользуясь набором, разработанным профессиональными дизайнерами. Если никакой стандартный вид презентации не подходит, ее можно разработать, создав новую презентацию и добавляя к ней слайды, определяя их оформление, содержание и т.д.

Можно просматривать созданную презентацию с помощью меню «Показ слайдов». Это же меню позволяет сделать прокрутку автоматической, определив время показа каждого слайда, а также внедрить на слайды кнопки навигации, использовать анимационные эффекты. Сохраняется презентация в одном файле с расширением.ppt и может быть показана с помощью программы PowerPoint.

Применение современной техники для презентаций стало обычным при проведении семинаров, конференций и в ходе учебного процесса. В последнее время получили распространение цветные жидкокристаллические панели, непосредственно подключаемые к экрану компьютера.

В связи с этим на рынке программного обеспечения представителей этих программных продуктов - пакет PowerPoint фирмы Microsoft.

PowerPoint - это графический пакет подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая обрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданное средствами Powerpoint слайды можно распечатать на черно-белом или цветном принтере. Раздаточный материал - в качестве раздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Термины и определения используемые в PowerPoint: Тemplate (Шаблон) - это презентация, формат которой и схема цветов могут использоваться для подготовки других презентаций. PowerPoint поставляется более с 100 профессионально оформленных шаблонов, которые вы можете использовать для подготовки ваших собственных презентаций.

Представление информации на экране

PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или вставляем в слайд графику - можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

• 1. Вид слайдов наиболее удобен, если мы постепенно формируем каждый слайд, выбираем для него оформление, вставляем текст или графику.
• 2. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае, возможно, просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.
• 3. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.
• 4. Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.
• 5. Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид.

При решении различных задач довольно часто обрабатываемую информацию удобнее представлять в виде таблиц. Это позволяет упростить проведение расчетов, процесс поиска и анализа данных, их графическое представление.

Для выполнения подобных задач разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они предназначены для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации.

Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел - денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.

Так, программа MS Ехсеl, входящая в пакет MS офис является универсальной системой, которая может хранить текстовую информацию и выполнять функции текстового редактора, кроме того, выполняет функции СУБД и систем математической обработки данных.

Назначение

• Excel - самый современный табличный процессор на сегодняшний день.
• Excel позволяет создавать книги, состоящие из нескольких листов с электронными таблицами.
• В Excel автоматизированы процессы ввода данных, построения диаграмм и многие другие.
• Выполнение вычислений с использованием встроенных функций;
• Математическое моделирование процессов;
• Графическое представление данных;
• Создание баз данных.

Рабочая область Excel - это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги, в верхней и нижней части находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Строки нумеруются целыми числами (1, 2 3, …65 536), а столбцы - буквами латинского алфавита (A, B,… Z, AA, AB…). Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки. На пересечении столбца и строки располагается - ячейка . Адрес каждой ячейки можно узнать, посмотрев на левый верхний угол окна программы. Например: на приведенном выше рисунке активная ячейка имеет адрес А1, а ее расширенный адрес [окно Excel] Лист 1! А1. ячейке можно так же присваивать собственные имена, особенно в случае сложных расчетов.

Например: ячейке А1 присвоим имя Общая Стоимость:

• 1. Выделить ячейку.
• 2. Выбрать пункт меню ВставкаИмяПрисвоить.
• 3. В поле Имя окна Присвоение имени ввести имя ячейки и нажать кнопку Ок или Добавить.

Активная ячейка , т.е. ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия, выделяются толстой рамкой. Ее адрес можно узнать, посмотрев на левый верхний угол строки формул.

Строка формул является отличительным элементом окна программы Ехсеl. Его можно установить в окне, используя пункт меню ВидСтрока формул .

Назначение строки формул:

• 1. Отображение содержимого выделенной ячейки.
• 2. Просмотр содержащейся в ячейке формулы, так как в самой ячейке отображается результат вычислений по данной формуле.
• 3. Редактирование содержащейся в ячейке информации.

В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму:

внутри ячейки - белый знак «плюс», используется для выделения диапазона ячеек;

в нижнем правом углу текущей ячейки - черный крестик - маркер автозаполнения, используется для ввода различных спиcков, последовательностей и копирования формул;

на границе текущей ячейки - стрелка влево, используется для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек.

В нижней части окна (см. рис.) расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки навигации по листам и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться или по щелчку левой кнопки мыши, или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl+Page Down - перейти на следующий лист, Ctrl+Page Up - к предыдущему листу или воспользоваться кнопками навигации.

Находящаяся в нижней части экрана строка состояния отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции. Например, состояние Готово означает, что Ехсеl выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Luck и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться сумма, среднее, максимум 1 исел выделенного блока ячеек.

Рабочая книга - это основной документ, используемый Excel для хранения и обработки данных (электронный эквивалент папки-скоросшивателя, состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана). Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные. По умолчанию каждая вновь созданная рабочая книга содержит 3 рабочих листа, количество их можно изменять. Кроме рабочих листов можно создавать диаграммы, макросы и листы диалога.

Рабочий лист Ехсеl

Каждая книга состоит из рабочих листов. Одновременно на нескольких листах данные можно водить, править, производить с ними вычисления.

Под рабочими листами, или просто листами, понимают основную электронную таблицу. Рабочие листы и рабочие книги являются неотъемлемой частью среды Ехсе1.

По умолчанию рабочая книга содержит три рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части рабочей книги.

Над рабочими листами можно выполнять операции удаление, добавления, изменения названия листа, копирования. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

• 1. Выделить ярлык листа или группы листов (удерживая клавишу С1г1 для несмежных листов или Shift - для смежных).
• 2. а) вызвать один из пунктов меню (в зависимости от операции):

Правка Удалить (Переместить / Скопировать);

Вставка Лист;

Формат Лист Переименовать;

б) вызвать контекстное меню ярлычка листа и выполнить нужную команду.