Как оформить заказ клиента с резервированием товаров из текущего остатка на складе после предварительной оплаты клиента? Заказ клиента и продажа товаров по заказу Печать счета оплату не требуется.

Рассмотрим пример. Компания занимается продажей бытовой техники, которая закупает товар у поставщика под конкретный заказ клиента.

Шаг 1
Для начала надо выполнить необходимые настройки. Для этого в программе 1С: Управление торговлей 8 разделе «НСИ и Администрирование» подраздела «Настройка НСИ и разделов» открываем «Продажи». В разделе «Оптовые продажи» проставляем флажок «Заказы клиентов». Поскольку нам необходимо закупать недостающий товар у поставщика, нужно также установить флажок вариант работы с заказами «заказ со склада и под заказ». См. рис. 1.

Рисунок 1.

Для того чтобы была возможность создавать заказы поставщикам нужно установить соответствующую настройку. В разделе «НСИ и Администрирование» подраздела «Настройка НСИ и разделов» открываем «Закупки» и устанавливаем соответствующий флажок. См. рис. 2.

Рисунок 2.

Также нам нужна возможность создавать заказы поставщикам под конкретный заказ клиента. Для этого в разделе «НСИ и Администрирование» подраздела «Настройка НСИ и разделов» открываем «Склад и доставка». В разделе «Обеспечение потребностей» устанавливаем флажок «Обособленное обеспечение заказов». См. рис. 3.

Рисунок 3.

Шаг 2
Далее создаем документ «Заказ клиента». Для этого в разделе «Продажи» подраздела «Оптовый продажи» открываем «Заказы клиентов». Создаем и заполняем новый документ. При заполнении табличной части важно указать обеспечение. Для этого нажимаем кнопку «Обеспечение» -> «Заполнить обеспечение». Здесь устанавливаем переключатель «Обеспечивать обособленно» и нажимаем кнопку «Заполнить». При нажатии кнопки «Заполнить» дата отгрузки заполняется автоматически. Установка такого варианта обеспечит жесткий контроль: товар, заказанный у поставщика, можно будет отгрузить только по этому заказу клиента. Проводим документ. См. рис. 4.

Рисунок 4.

Шаг 3
Далее создаем документ «Заказ поставщику». Открываем созданный документ «Заказ клиента» и нажимаем кнопку «Ввести на основании». Выбираем «Заказ поставщику». На основании заказа клиента может быть оформлен заказ одному поставщику или несколько заказов разным поставщикам. При создании документа вкладка «Товары» заполняется из заказа клиента. Указываем только цену. На вкладке «Основное» заполняем сведения о партнере, также можно указать соглашение и договор. Нажимаем кнопку «Провести». На вкладке «Товары» в колонке «Назначение» видим, что там указан заказ клиента, под которого закупается товар. Информация о заказах поставщикам, оформленных на основании заказа клиента, будет показана в структуре подчиненности. Для этого в документе нажимаем «Отчеты». Далее выбираем «Связанные документы». См. рис. 5.

Рисунок 5.

Шаг 4
Далее нужно оформить фактическое поступление товара на склад. Для этого в разделе «Закупки» подраздела «закупки» открываем «Документы закупки(все)». Далее нажимаем кнопку «Создать» и выбираем «Приобретение товаров и услуг» с видом операции «Прием на комиссию». Также документ поступления можно ввести на основании заказа поставщика. Проводим документ поступления. См. рис. 6.

Рисунок 6.

Шаг 5
Теперь мы можем отгрузить товар клиенту. Для этого в заказе клиента нужно поменять способ обеспечения. Нажимаем кнопку «Обеспечение». Выбираем «Заполнить обеспечение» и устанавливаем флажок «Отгрузить (при необходимости обособленно)». Далее на основании заказа клиента вводим документ «Реализация товаров и услуг». Документ полностью заполняется на основании заказа клиента. Нажимаем кнопку «Провести». Выполняем необходимые расчёты с клиентом. См. рис. 7.

Рисунок 7.

Уважаемые читатели!
Получить ответы на вопросы по работе c программными продуктами 1С Вы можете на нашей Линии Консультаций 1С .
Ждем Вашего звонка!

О чем эта статья

В этой статье рассмотрим три варианта использования документа «Заказ клиента »:

• Заказ как счет
• Заказ только со склада
• Заказ со склада и под заказ

Применимость

Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2 . Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.

Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2 , это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.

Постановка задачи

Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляются продажи. Все продажи оформляются через предварительный заказ клиента.

Товар под заказ клиента резервируется на складе. В случае если необходимого количества на складе по заказу клиента нет, то оформляется заказ поставщику на этот же оптовый склад.

Если товар, который хочет заказать клиент, еще в пути, то необходимо, чтобы ожидаемый товар от поставщика зарезервировался под этот заказ.

Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».

Что необходимо получить

Отразить процедуру оформления заказов клиентов в релизе УТ 11.1.9.

Рассмотреть новый порядок резервирования товаров в программе.

Решение задачи по резервированию товара

Поскольку в компании присутствует только один склад, то в разделе Администрирование – Склад и доставка флаг Несколько складов устанавливать не будем (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Склад и доставка»).

Указать настройки склада можно в разделе Нормативно-справочная информация – Настройки и справочники – Настройка складского учета (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка складского учета»).

Установим флаг Контролировать обеспечение , график работы – «Пятидневка».

Дополнительно укажем способ обеспечения «Покупка у поставщика».

Способ обеспечения «Покупка у поставщика» предварительно нужно создать.

Например, со следующими настройками:

Начиная с релиза УТ 11.1.9 в программе изменен порядок резервирования и ведения заказов клиентов.

Теперь в программе есть три варианта использования документа «Заказ клиента»:

• Заказ как счет
• Заказ только со склада
• Заказ со склада и под заказ.

Установить необходимый вариант можно в разделе (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Продажи»).

В зависимости от выбранного варианта использования заказов документ «Заказ клиента» выполняет разные функции.

По порядку рассмотрим каждый из существующих вариантов.

Для начала установим вариант использования заказа «Заказ как счет».

В данном варианте заказы используются только для печати счетов на оплату. Созданный документ «Заказ клиента» не резервирует товар, его исполнение и обеспечение не контролируется.

Перейдем в раздел Продажи – Заказы клиентов и создадим новый документ «Заказ клиента». Заполним и проведем документ.

Как видим, в документе нет возможности указать статус документа и вариант обеспечения для товаров.

Данный вариант удобно использовать на предприятиях, когда для клиента нужно только распечатать счет на оплату с перечнем заказываемых товаров и при этом никакие условия оплаты и отгрузки товаров не контролируются. Создается заказ с перечнем товаров и распечатывается счет.

Данный вариант использования заказов клиентов не подходит под требования нашей задачи, так как нам нужно контролировать отгрузку и обеспечение товара под заказ на складе.

Опять перейдем в раздел Администрирование – CRM и продажи и установим вариант использования заказов «Заказ только со склада».

Откроем повторно уже ранее созданный нами «Заказ клиента».

В документе визуально ничего не изменилось кроме появления возможности указать статус документа.

При использовании заказов как «Заказ только со склада» в документе «Заказ клиента» можно выбрать один из трех статусов:

• На согласовании
• В резерве
• К отгрузке.

В нашем заказе статус установлен по умолчанию «На согласовании». В данном статусе товар по заказу не резервируется на складе.

Далее можно установить статус «В резерве» или «К отгрузке». Статус «В резерве» или «К отгрузке» соответствует установке для всех строк заказа варианта обеспечения «Резервировать на складе» (до релиза УТ 11.1.9 этот вариант обеспечения назывался «Со склада»).

Отличия статусов «В резерве» и «К отгрузке» заключается в том, что при установке и проведении документа со статусом «В резерве» в программе выполняется контроль остатков товаров под данный заказ, а при проведении документа в статусе «К отгрузке» – выполняется контроль наличия товара и контроль оплаты (предоплаты) по заказу.

На данный момент у компании есть в наличии на складе 9 шт. товара «Стол».

Проверить наличие товара можно с помощью отчета «Доступные для продажи товары» (раздел Продажи – Отчеты по продажам ).

Установим в нашем заказе клиента количество товара 10 шт. и вариант оплаты как «Предоплата (до отгрузки)».

Установим статус заказа как «В резерве» и попробуем провести документ.

Программа выдаст ошибку о том, что необходимого количества товара на складе нет. То есть, при проведении заказа в статусе «В резерве» выполняется контроль наличия товара на складе.

Теперь установим статус заказа «К отгрузке» и попробуем повторно провести документ.

Программа покажет еще одно сообщение о том, что нарушены условия оплаты (отсутствует предоплата).

Теперь установим количество в заказе как 1 шт., статус документа «В резерве» и проведем предоплату (документ «Приходный кассовый ордер» на основании заказа) по документу.

Отлично, теперь документ провелся без ошибок.

Повторно сформируем отчет «Доступные для продажи товары»:

Как видим, один стол у нас в резерве под заказ клиента.

При необходимости на основании заказа можно провести документ «Реализация товаров и услуг».

При использовании варианта «Заказ только со склада» заказы принимаются только на товары, которые есть в наличии на складе. Состояние и обеспечение заказов управляются с помощью статусов. Разницу между статусами документа мы рассмотрели. При варианте «Заказ только со склада» есть возможность планирования оплаты.

Но данный вариант использования заказов клиентов нам также не подходит, так как по условию нашей задачи к нам могут поступать заказы на товар, которого нет в наличии.

Еще раз перейдем в раздел Администрирование – CRM и продажи и установим последний вариант использования заказов как «Заказ со склада и под заказ».

Данный вариант использования заказов имеет похожие функции, что и предыдущий вариант «Заказ только со склада». Но в варианте «Заказ со склада и под заказ» можно оформлять заказы не только на товары, имеющиеся на остатках, но и на товары, которых нет в наличии на складе.

В данном варианте использования заказов контроль состояния обеспечения можно производить по каждой строке заказа.

Данный вариант использования заказов подходит под условие нашей задачи. Подробнее рассмотрим основные его возможности и отличия.

Повторно откроем созданный нами выше «Заказ клиента». При использовании заказа «Заказ со склада и под заказ» в документе возможно указать один из двух статусов:

• На согласовании
• К выполнению.

Теперь в нашем документе в табличной части «Товары» появилась возможность указания варианта действия (варианта обеспечения) – колонка «Действия».

Варианты действия позволяют управлять состоянием заказа. То есть, для каждой строки документа можно увидеть состояние обеспечения и выбрать нужное действие.

Для автоматической установки действий в строках предусмотрена команда «Заполнить обеспечение».

В окне, которое откроется по кнопке «Заполнить обеспечение», можно установить не более трех отметок, в зависимости от необходимых действий с товаром.

Для того чтобы провести заказ с товарами, которых нет в наличии и не ожидается их поставка, необходимо установить действие «К обеспечению».

Если товар заказывается только после оплаты, то следует сначала установить «Не обеспечивать», а после оплаты – «К обеспечению».

Если товар необходимо отгрузить – нужно установить действие «Отгрузить».

Резервирование товара со склада – вариант «Резервировать на складе».

Резервирование в ожидаемых поступлениях – вариант «Резервировать к дате отгрузки».

Допустим, что к нам поступил новый заказ клиента на 20 шт. товара «Стол». В наличии есть только 8 шт. (согласно отчету «Доступные для продажи товары»).

Но перед этим, например, у нас уже есть оформленный документ «Заказ поставщику» на 5 шт. товара «Стол».

Поставщик подтвердил, что он может поставить нам товар 6 января. В заказе поставщику установим флажок Поступление одной датой и заполним информацию о дате поставки для товара.
Теперь оформим заказ клиента.

Информацию о том, что товара на данный момент нет на складе, но ожидается его поставка, мы можем получить в момент подбора товара в документ. Программа подсказывает, что сейчас доступно только 8 ед. товара и ожидается поставка товаров 6 января.

При активизации строки с планируемой датой поставки будет автоматически заполнена информация о планируемой дате отгрузки товара в соответствии с планируемой поставкой.

Перенесем подобранную номенклатуру в документ через кнопку в подборе «Перенести в документ».

Для двух строк, по которым есть остаток товара на складе и ожидаемый товар от поставщика, программа автоматически установит вариант «Резервировать к дате отгрузки». Для строки, под которую нет товара, программа установит вариант действия «К обеспечению».

Теперь дополнительно выделим все строки заказа (Ctrl+A) и выполним команду над табличной частью «Заполнить обеспечение».

Так как нам нужно зарезервировать имеющиеся остатки, зарезервировать ожидаемый товар и обеспечить товар, которого нет в наличии, то установим три флажка: «Резервировать на складе», «Резервировать к дате отгрузки» и «К обеспечению».

Нажмем кнопку Заполнить .

Программа немного изменит имеющиеся строки.

Для товара, который есть в наличии, будет установлен вариант обеспечения «Резервировать на складе» и дата отгрузки как текущая.

Ожидаемый товар останется без изменений с вариантом обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» и датой отгрузки – дата ожидаемого поступления товара от поставщика.

Вариант «Резервировать к дате отгрузки» используется в том случае, если заказываемый товар необходимо разместить в ранее созданных документах поставки. Если мы создаем заказы поставщикам с помощью обработки «Формирование потребностей по заказам», то на последнем этапе можно указать, что необходимо размещать заказы клиентов во вновь созданных обработкой заказах поставщиков. В этом случае, после завершения обработки, в заказах клиентов будет происходить автоматическое размещение, и в этих заказах будет автоматически установлен вариант обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» и указана дата отгрузки, равная дате предполагаемой поставки по заказу.

Такой вариант размещения не предполагает жесткого размещения, однако следует отметить, что при таком варианте работы после автоматического размещения менеджерам для резервирования в предполагаемых поставках будет доступен только нераспределенный остаток.

В нашем случае был оформлен заказ клиента на 20 шт., 8 шт. было зарезервировано на складе, 5 шт. уже распределены по заказу (указан вариант «Резервировать к дате отгрузки»), и товар автоматически распределен.

При оформлении следующего заказа поставщику для распределения в предполагаемых поставках будет доступно только 7 шт.

Для товара, которого нет в наличии и нет ожидаемого остатка, будет установлен вариант «К обеспечению», и дата отгрузки – согласно способу обеспечения, указанному в карточке склада.
Дополнительно мы можем проконтролировать состояние обеспечения в одноименной обработке над табличной частью «Товары» документа.

Проведем «Заказ клиента».

Общее состояние обеспечения товаров по заказам менеджер сможет посмотреть в отчете «Состояние обеспечения заказов» (раздел «Закупки»). В отчете можно указать менеджера, чтобы отобрать те заказы, которые оформлены данным менеджером (менеджер указывается в заказе клиента на странице «Дополнительно»). Также можно установить отбор по складу, по конкретному товару или группе товаров. Используя кнопку «Настроить список» можно выполнить любые произвольные настройки по реквизитам номенклатуры, партнера или заказа клиента.

Зарегистрируем поставку товаров от поставщика. Оформим документ «Поступление товаров и услуг» на основании документа «Заказа поставщику». Мы ожидали поступление товара от поставщика 6 января, но допустим, что товар поступил 5 января.

Теперь проконтролируем состояние наших заказов после оформления приемки товаров на склад в отчете «Состояние обеспечения заказов».

Распределение поступивших товаров происходит автоматически по принципу ФИФО. При этом учитывается дата отгрузки, указанная в заказе. То есть если в заказе установлена более ранняя дата отгрузки, то в первую очередь товар распределится для него. При установке одинаковых дат отгрузки считается, что товар доступен к отгрузке по любому заказу. Далее пользователь должен сам решить, по какому именно заказу можно произвести отгрузку.

Как видим, поскольку товар под заказ поступил ранее, программа предлагает нам сместить дату отгрузки для товара в заказе – кнопка «Резервировать раньше» в колонке «Действия».

Программа зарезервирует поступивший товар (5 шт.) на складе под заказ клиента.
Если открыть сам документ «Заказ клиента», то мы увидим, что для строки, где ранее был вариант обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» теперь установлен вариант «Резервировать на складе» и дата отгрузки не 6 января, а 5 января.

Далее, например, товар по первому нашему заказу и по второму часть товара (с вариантом обеспечения «Резервировать на складе») можно отгрузить полностью. Для строк заказа следует установить действие «Отгрузить».

Если не установить действие «Отгрузить», то товар не перенесется в созданный на основании документ «Реализация товаров и услуг».

После этого можно оформить документ «Реализация товаров и услуг».

После отгрузки товаров по заказам информация в отчете «Состояние обеспечения заказов» изменится: первый заказ будет удален из списка, поскольку товар по нему полностью отгружен, а по второму заказу будет показано, что количество по заказу не обеспечено.

Оформим заказ поставщику на необходимое количество товара.

Для этого попробуем использовать обработку «Формирование потребностей по заказам».

Перейдем в раздел Закупки – Заказы поставщикам и нажмем кнопку Создать – По потребностям .

Первые 4 шага обработки оставим без изменений, нажимая кнопку Далее :

При использовании обработки «Формирование потребностей по заказам» на последнем этапе можно указать, что необходимо размещать заказы клиентов во вновь созданных обработкой заказах поставщиков.

В этом случае после завершения обработки в заказах клиентов будет происходить автоматическое размещение, и в этих заказах будет автоматически установлен вариант обеспечения «Резервировать к дате отгрузки» и указана дата отгрузки, равная дате предполагаемой поставки по заказу.

Откроем созданный через обработку «Заказ поставщику».

Видим, что дата поступления равна предварительно рассчитанной дате отгрузки в заказе клиента. Перейдем в заказ клиента.

После использования в обработке «Формирование потребностей по заказам» флажка Разместить заказы на отгрузку в сформированных заказах на поставку в заказе клиента для товара, где ранее был вариант обеспечения «К обеспечению» теперь установлен вариант «Резервировать к дате отгрузки».

Сформируем повторно отчет «Состояние обеспечения заказов»:

Количество 7 шт. теперь отображается не в колонке «Не обеспечено», а в колонке «Обеспечение из заказов».

Соответственно далее, после поступления товара по заказу поставщика, можно будет аналогично провести резервирование товара более ранней датой (через отчет «Состояние обеспечения заказов» или же из самого документа «Заказ клиента»), в случае если товар поступит раньше.

Итак, мы рассмотрели функционал резервирования и ведения заказов клиентов в программе «1С: Управление торговлей 11», начиная с релиза 11.1.9. Продемонстрировали все варианты использования заказов клиентов, проанализировали возможности разных вариантов обеспечения.

Настройки, как видим, не сложные и гибкие, что даст возможность каждой компании выбирать, какой вариант будет эффективнее на практике.

В этом уроке показана работа с заказами клиента при оформлении оптовой продажи юридическому лицу.

Документ заказ клиента в системе предназначен для фиксации намерения покупателя (юридическое лицо) приобрести у нас какой-либо товар, работу или услугу. В разрезе этих документов можно вести взаиморасчеты с клиентами, а также собирать различные дополнительные затраты.

Для начала напомню где включается функционал заказов клиента в программе:

Помимо включения использования собственно самих заказов, нужно выбрать тип использования заказов (просто как счет, как возможность резервирования товаров на складе, или дополнительно как возможность создания заказов поставщику на основе заказов клиента). Также включен контроль отгрузки при закрытии заказов (т.е. нельзя будет закрыть заказ, если по нему на завершена отгрузка) и контроль оплаты (нельзя будет закрыть заказ, если он не оплачен полностью):

Создание заказа клиента

Теперь создадим заказ клиента, для этого откроем список заказов:

В списке документов создаем новый заказ:

Форма документа очень похожа на форму документа реализации товаров :

На первой закладке указываем организацию, клиента, подтягивается контрагент, соглашение и договор:

Подбор товаров в документ

На второй закладке подбираем товары:

В форме подбора видим, что цены на номенклатуру у нас есть (используется вид цен, выбранный в соглашении), однако совсем нет складского остатка:

Потому что не выбран склад:

Исправляюсь, теперь появился складской остаток:

Подбираем нужную номенклатуру, при двойном клике на строке списка товаров появляется такое окно:

В нем нужно выбрать количество товара для продажи и действие по данному товару, на выбор несколько вариантов. Нас интересует только вариант Отгрузить (только по этому варианту можно оформить продажу данного товара). Детально о данных настройках и об обеспечении потребностей в программе будет говорить позднее в отдельном уроке.

После подбора нужных товаров переносим их в документ:

Табличная часть товаров в заказе полностью заполнилась:

В нижней части формы видим дату отгрузки товаров (именно эта дата будет считаться датой отгрузки при формировании графика оплаты по договору). При необходимости (если разные товары по заказу будут отгружаться в разные даты) можем снять эту галку и тогда нужно будет заполнить дату отгрузки во всех строках табличной части Товары .

На закладке Дополнительно указывается валюта заказа, вариант налогообложения, номер и дата входящих данных (по данным клиента). Обязательно нужно заполнить Подразделение (оно по умолчанию подтягивается из подразделения, к которому относится пользователь, оформивший заказ), иначе не проведется потом документ реализации:

Для того, чтобы можно было оформить реализацию, нужно установить статус К выполнению . После этого проводим документ. Заполнился график оплаты заказы:

По умолчанию график берется из соглашения. Если в соглашении он не заполнен, то график устанавливается как стопроцентная постоплата в день отгрузки:

На основании заказа можно ввести следующие документы:

Для того, чтобы оформить продажу по заказу, оформим реализацию товаров и услуг:

Документ заполнился автоматически, осталось провести.

По заказу можно формировать следующие печатные формы:

И различные отчеты:

Посмотрим, например, отчет по состоянию выполнения:

В нем мы видим, что заказ отгружен полностью, но не оплачен.

В списке заказов появляется строка документа, в текущем состоянии указано "Готов к закрытию":

Те заказы, по которым состоялась отгрузка и принята оплата от покупателя, рекомендуется закрывать. Несмотря на то, что оплату мы не получили и установили в настройках системы контроль оплат при закрытии заказов, попробуем все-таки заказ закрыть:

Повляется такое окно:

Видим, что заказ успешно закрылся:

Не нужно думать, что это системная ошибка. Просто дело в том, что контроль отгрузок и оплат при закрытии заказов работает только в том случае, если взаиморасчеты с покупателем ведутся в разрезе заказов (а у нас в данном случае по договорам). Ровно по этой же причине в списке заказов не отобразился процент отгрузки по заказу и процент долга.

Про взаиморасчеты поговорим подробно в отдельном уроке.

Для оформления данной операции используется документ Заказ клиента.

Для оформления данной операции в настройках программы (раздел Администрирование - CRM и Продажи) должен быть включен флажок Заказы клиентов. Для оформления данной операции можно использовать варианты работы Заказ со склада и Заказ со склада и под заказ. В методике применяется режим работы Заказ со склада и под заказ.

Новый документ может быть введен из списка документов Заказы клиентов (раздел Продажи) или создан на основании сделки с клиентом, коммерческого предложения или задания торговому представителю. Порядок ввода и заполнения полей в этих случаях описан в соответствующих разделах справочника. В данном разделе будем рассматривать тот вариант, когда заказ клиента вводится из списка документов.

Следует отметить, что порядок работы с заказом клиента зависит от тех условий, которые определяются соглашением с клиентом и не зависит от того, каким именно образом был создан новый заказ клиента.

При вводе нового документа после выбора информации о партнере автоматически устанавливаются реквизиты, которые мы установили в соглашении для данного партнера.

В предыдущих разделах справочника мы уже рассматривали вопрос о том, как оформить соглашение с клиентом, как ввести информацию о ценах и скидках, которые будут действовать в рамках данного соглашения.

Ввод нового клиента в форму заказа можно начать с ввода информации о партнере (Клиент) или информации о юридическом лице партнера (Контрагент). Для ввода информации о клиенте можно использовать режим быстрого ввода.

Например, если нам известна информация об ИНН клиента, то информацию о первых цифрах ИНН можно ввести в поле Клиент или Контрагент и нажать кнопку Enter. Если программа сможет однозначно идентифицировать эту информацию, то она автоматически заполнит данные о контрагенте. В том случае, если однозначной идентификации не произошло, будет предложен список значений (как это показано на рисунке), из которого требуется выбрать нужное.

Аналогичным образом можно произвести заполнение по первым буквам наименования партнера (клиента).

После ввода информации о клиенте автоматически заполняется вся доступная информация, если она может быть однозначным образом идентифицирована:

• если для клиента определено одно юридическое лицо, то после ввода информации о клиенте будет автоматически заполнена информация о контрагенте;
• если клиент работает всегда по одним и тем же условиям, то есть для него действует индивидуальное или вполне определенное типовое соглашение, то информация об этом соглашении будет автоматически заполнена в документе;
• если по условия соглашения расчеты должны вестись по договорам и для юридического лица партнера (контрагента) определен один договор, то информация об этом договоре будет автоматически заполнена в документе.

Если для клиента возможен выбор – клиент может работать по нескольким соглашениям или от имени нескольких юридических лиц, то эту информацию нужно дополнительно заполнить в документе, указав необходимые данные в соответствующих полях документа.

При вводе нового документа программа автоматически заполняет информацию об организации и складе в соответствии со статистикой указания этой информации в предыдущих документах данного типа, если эта информация не указана в соглашении. То есть если менеджер оформляет заказы от имени одной организации на один склад, то при вводе последующих документов (при вводе третьего документа) эта информация заполнится автоматически.

Итак, в качестве клиента, который заказал у нас товар, был выбран партнер «Саймон и Шустер». В качестве соглашения с клиентом выбрано соглашение Оптовые продажи (предоплата). При оформлении документа будут использоваться те параметры, которые установлены в этом соглашении.

Для просмотра параметров, установленных в соглашении, нужно нажать кнопку рядом с названием соглашения.

По условиям примера товар должен резервироваться по заказу клиента только после полной оплаты покупателем. Поэтому в соглашении с клиентом выбран график оплаты Предоплата, в котором указан 100 % авансовый платеж с отсрочкой платежа 5 дней. В соответствии с этим параметром будет автоматически рассчитана дата оплаты (гиперссылка К оплате) в документе. Заполнение даты оплаты будем производить позже, после того как определимся с суммой заказа (перечнем заказанных позиций).

Примечание

Дата оплаты может рассчитываться в соответствии с календарными или рабочими днями. Это определяется установкой флажка в графике оплаты. В нашем случае используется Учет отсрочки по календарным дням. Поэтому дата оплаты будет рассчитана с учетом выходных дней.

По умолчанию для данного клиента установлена оптовая цена (Вид цены – оптовая). Информация об этой цене и будет использоваться при заполнении цен на товары в документе.

В соглашении с клиентом установлена валюта – рубли (RUB). Эта валюта и установилась по умолчанию в заказе клиента. Заказ клиента может быть оформлен в любой валюте, зарегистрированной в справочнике Валюты. Информация о валюте заполняется на странице Дополнительно.

Валюта, установленная в заказе клиента, будет являться той валютой, в которой ведутся взаиморасчеты с партнером. Валюта взаиморасчетов, указанная в заказе, жестко связана с валютой взаиморасчетов по договору. Если взаиморасчеты с клиентом ведутся по договорам, то в качестве договора в заказе клиента можно будет указать только тот договор, валюта которого совпадает с валютой заказа.

В рамках одного соглашения могут быть оформлены заказы с ведением взаиморасчетов в разных валютах и по разным договорам. В соответствии с условиями, указанными в соглашении указание договора не требуется, поэтому в документе информация о договоре указана не будет.

Следует помнить, что если заказ клиента будет оформляться в валюте, отличной от валюты соглашения, то это будет нарушением условий продажи. Оформить такой заказ сможет только тот менеджер, для которого включено право отклонения от условий продаж, или для этого заказа необходимо будет провести дополнительное согласование отклонений от условий продаж.

В нашем примере заказ клиента будем оформлять в валюте, которая указана в соглашении, в рублях. В соответствии с условиями соглашения в документе автоматически заполнилась информация об организации «Торговый дом «Комплексный», от имени которой будет оформляться заказ клиента.

Информация о складе, на котором будет резервироваться товар, в заказе клиента заполнилась в соответствии с ранее оформленными документами (по статистике использования). Будем рассматривать вариант, когда товар резервируется и отгружается с одного склада. В соответствии со статистикой заполнился склад Центральный склад. Изменим склад и укажем склад «Бытовая техника». Следует напомнить, что склады в редакции 11 конфигурации «Управление торговлей» – это складские территории, которые могут быть разделены на несколько помещений. Фактическая отгрузка товаров может быть в дальнейшем произведена из разных помещений одной складской территории. В то же время предусмотрена возможность указать в одном заказе группу, в которую будет включено несколько складских территорий.

На складе «Бытовая техника» контролируются остатки товаров с учетом ранее зарезервированных товаров (установлен флажок Контролировать обеспечение).

После определения основных параметров заказа переходим к подбору товаров в табличную часть документа. При подборе товаров можно использовать вариант быстрого подбора по первым буквам краткого наименования или по артикулу товара.

При таком варианте подбора будут автоматически заполнены оптовые цены по товару (если они зарегистрированы на дату оформления документа).

Можно также использовать вариант подбора товаров с помощью диалогового окна Подбор номенклатуры. Вызов диалогового окна подбора производится при нажатии кнопки Подобрать товары.

Принцип подбора одинаков во всех документах. Он уже рассматривался при оформлении коммерческих предложений.

Остановимся на некоторых особенностях подбора при продаже товаров.

В рассматриваемом примере товар резервируется из текущего свободного остатка на складе. Поэтому при подборе следует анализировать текущие остатки товаров на складе и подбирать те товары, которые есть в доступном остатке. Информация о доступном остатке товаров показывается для склада, который указан в документе, если установлен вариант показа Подробная информация об остатках (показать). Поскольку в нашем примере товар должен отгружаться из текущего остатка, то следует установить фильтр по наличию товаров на текущем складе (Только в наличии на складе Бытовая техника).

Следует отметить, что обычно при продаже товара назначаются фиксированные цены. Информация о ценах заполняется в соответствии с тем типом цен, который указан в документе. Поэтому при подборе рекомендуется исключить запрос количества и цен. Это ускорит процесс подбора товаров в табличную часть документа. Однако если необходимо все-таки контролировать цены и указывать количество товаров при подборе, то можно оставить вариант запроса количества и цены (Все действия – Настройки – Запрашивать количество и цену).

При подборе товаров можно использовать различные варианты поиска товаров. Для ограничения списка товаров можно использовать фильтр по видам и свойствам номенклатуры.

Особенностью данного отбора является то, что при его использовании можно установить отбор по дополнительным сведениям (дополнительным свойствам и реквизитам), которые мы произвольным образом добавили для товаров. Список тех параметров, по которым необходимо производить отбор, нужно предварительно добавить в справочник Виды номенклатуры. Для каждого вида номенклатуры могут быть установлены свои параметры отбора.

Например, при установке флажка у конкретного значения параметра произойдет быстрый отбор и в списке будут показаны только те холодильники, которые имеют выбранный тип (марку). Если дополнительно установлен фильтр по наличию товара, то в списке будут показаны только те выбранные марки холодильников, которые есть в наличии на конкретном складе.

Этот способ подбора удобно использовать также для отбора товаров по свойствам характеристик. Например, если нам необходимо отобрать обувь 36-го размера, то мы можем установить отбор по виду номенклатуры «Обувь» и отбор по свойству характеристики – 36-й размер.

Используя возможность отбора по дополнительным свойствам, можно быстро найти те товары, которые обладают такими же свойствами, как исходный товар. Причем это можно сделать в общем списке, не устанавливая фильтр по видам и свойствам. Для этого используется команда контекстного меню Товар со схожими свойствами.

Для поиска товаров можно также использовать быстрый поиск по контексту. Например, если в списке электротоваров нужно найти кофеварки, то достаточно набрать эту информацию в строке поиска. При использовании такого варианта поиска следует использовать полнотекстовый поиск данных. Настройка варианта поиска производится по команде Все действия – Настройки – Настроить поиск.

Подбор товаров в документ производится двойным щелчком мыши или с помощью клавиши Enter. Товары могут быть сразу перенесены в документ или предварительно добавлены в диалоговое окно Подобранные товары, а затем перенесены в документ. Это зависит от положения переключателя Всего подобрано позиций... (показать).

Если флажок установлен, то после проверки списка подобранных товаров нужно нажать кнопку Перенести в документ. Если не установлен, то товары автоматически переносятся в документ в момент подбора.

При подборе товаров можно посмотреть список тех товаров, которые обычно продаются с подобранным товаром (С подобранной номенклатурой совместно продается). Для показа таких товаров должен быть установлен флажок Номенклатура, продаваемая совместно в разделе Администрирование – Номенклатура. Список товаров, которые совместно продаются настраивается в разделе Нормативно-справочная информация – Настройки и справочники.

После того как товары подобраны в документ, необходимо уточнить состояние обеспечения для данных товаров, то есть сможем ли мы обеспечить отгрузку данного товара с учетом ранее зарезервированных товаров. Для этого в заказе необходимо вызвать обработку Состояние обеспечения.

В состоянии обеспечения мы видим, что все отобранные нами позиции отмечены зеленым цветом. Это означает, что все товары можно отгрузить со склада (доступно полное обеспечение).

В данном случае мы не рассматриваем вариант, когда недостающий товар можно заказать у поставщика, а также возможность частичной отгрузки по заказу. Эти вопросы мы рассмотрим в следующих разделах.

Предварительный список товаров нам необходим для расчета суммы предоплаты и выставления счета клиенту. Резервирование товаров будет производиться после того, как мы зарегистрируем поступление оплаты от клиента. После того как мы определились с суммой заказа, необходимо заполнить информацию о сумме авансового платежа в соответствии с графиком оплаты.

Для заполнения информации о платеже нужно нажать кнопку Заполнить этапы по графику. При заполнении информации о платеже мы можем указать вид оплаты (наличная, безналичная, платежная карта).

Предположим, что клиент будет оплачивать заказ путем перевода денежных средств на расчетный счет нашего предприятия. Нужно указать все эти данные на странице в диалоговом окне Правила оплаты.

Следует обратить внимание еще на один параметр, который мы можем заполнить в документе, – Желаемая дата отгрузки.

Программа предлагает заполнить эту дату в соответствии с предполагаемой датой перечисления аванса клиентом, поскольку отгрузка товаров может производиться только после полной оплаты заказа клиента.

После того как все данные введены в документ, нужно установить в документе Заказ клиента статус К выполнению. Так как мы не хотим резервировать товар до момента получения оплаты от клиента, то для всех строк заказа установим действие Не обеспечивать. Для группового заполнения можно использовать командуЗаполнить обеспечение.

Поскольку мы оформили документ в соответствии с условиями продаж, то дополнительного согласования заказа у руководства нам производить не требуется.

После того как мы установили у заказа клиента статус К выполнению, изменилось состояние заказа. В заказе установился статус Ожидается аванс (до обеспечения). Товар по заказу нельзя будет отгрузить (установить действие Отгрузить для строк заказа), если не зарегистрирована оплата заказа.

Важно!

Контроль необходимости предоплаты будет происходить только в том случае, если используется порядок ведения взаиморасчетов По заказам.

Чтобы отразить факт продажи товаров или оказания услуг, в программе « » существует документ «Реализация товаров и услуг».

Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как создать и заполнить данный документ, а также разберем, какие бухгалтерские проводки он формирует.

Откроется окно нового документа 1С Бухгалтерии. Приступим к его заполнению:

Обязательные поля для заполнения, как правило, подчеркнуты красным пунктиром. Нетрудно догадаться, что в первую очередь необходимо указать:

• Организацию
• Контрагента
• Склад
• Тип цен

Тип цен задает, по какой цене будет продаваться товар. Если тип цен указан в договоре контрагента, он установится автоматически (из установленных ранее значений в документах ). Если тип цен не указан и у ответственного за заполнение документа есть права на редактирование цен продаж, цена во время оформления табличной части указывается вручную.

Замечу, что если в программе 1С 8.3 ведется учет только по одной организации, поле «Организация» заполнять не нужно, его просто не будет видно. То же касается и склада.

Необходимые реквизиты в шапке документа мы указали, перейдем к заполнению табличной части.

Можно воспользоваться кнопкой «Добавить» и заполнять документ построчно. Но в этом случае мы не будем видеть остаток товара на складе. Для удобства набора товаров в табличную часть нажмем кнопку «Подбор»:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Откроется окно «Подбор номенклатуры», где мы видим остаток товара и можем смело его выбирать. При выборе той или иной строки программа запросит количество и цену (если не выбран тип цен) выбранного товара.

В нижней части окна отражаются выбранные и готовые к переносу в документ позиции. После того как все нужные позиции выбраны, нажимаем «Перенести в документ».

Теперь добавим в документ услугу. Услуги выбираются на закладке «Услуги». Перейдем в нее и также нажмем кнопку «Подбор». Я выбрал позицию «Доставка», указал количество, стоимость и перенес в документ.

Для оказания одной услуги множеству контрагентов удобно оформлять одним документом — . Это может быть особенно полезно для предприятий, который оказывают периодические «абонентские услуги»: например, в сфере ЖКХ.

Вот, что у меня получилось:

Теперь документ можно провести. При проведении сформируются проводки, которые отразят факт реализации товара в бухгалтерском учете.

Проводки по реализации товаров и услуг в 1С

Давайте посмотрим, какие проводки по продаже сформировал нам документ в 1С. Для этого нажимаем кнопку в верхней части документа. Откроется окно со сформированными проводками:

Сформировались следующие виды проводок:

• Дебет 90.02.1 Кредит 41 (43) — отражение себестоимости товаров (или );
• Дебет 62.02 Кредит 62.01 — так как перед этим покупатель внес предоплату, программа 1С зачитывает аванс;
• Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — отражение выручки;
• Дебет 90.03 Кредит 68.02 — ;

Проводки можно отредактировать вручную, для этого вверху окна есть флажок «Ручная корректировка». Но делать это не рекомендуется.

Наше видео по продаже товара в программе 1с 8.3:

Настройка счетов в проводках и документах 1С

Если проводки автоматически формируются неправильно, лучше разобраться в настройках, почему так происходит, или исправить счета учета в документе. Дело в том, что в соответствии с при заполнении документа счета подставляются в документ, а уж потом по ним формируются проводки.

Давайте посмотрим, где их можно посмотреть и отредактировать (опять же скажу, что лучше один раз правильно настроить, чем каждый раз исправлять в документе).

То же самое касается и услуг:

Напоследок скажу, что правильная настройка счетов учета — очень важная задача, так как от этого зависит правильность ведения бухгалтерского учета. Для нашего примера настройка счетов производится в справочниках « » и « «, но это тема уже для отдельной статьи.

Продажа услуг в 1с 8.3: