Secretaria de profesión. Descripción del cargo del secretario del referente del director general Descripción del cargo del secretario del referente muestra

Secretario-referente es un funcionario que es asistente directo del titular de una entidad empresarial. El especialista organiza sus actividades, realiza conversaciones telefónicas, redacta documentación administrativa interna, correspondencia saliente a contrapartes y organismos autorizados. Sus deberes también incluyen regular el flujo de visitantes y monitorear la implementación oportuna por parte del director de los eventos planificados por él.

Especialidad del subsecretario

Se necesita un subdirector en toda empresa, ya que la preocupación del jefe de una entidad comercial puede hacer que su trabajo sea ineficiente. El secretario-referente establece el trabajo del director y crea las condiciones bajo las cuales establecerá racionalmente las tareas prioritarias y no se distraerá con problemas menores. La tarea principal de un especialista es organizar el trabajo efectivo en el campo del trabajo de oficina, realizar actividades con bases de datos y garantizar las relaciones entre departamentos.

¿Cuál es la especialidad de un subsecretario?

Requisitos de formación profesional

Para el desempeño cualitativo de las tareas laborales, un especialista debe ser un usuario seguro de una computadora personal y otro equipo que pertenezca a la categoría de tecnología organizacional. El conocimiento del ruso y de los idiomas extranjeros permitirá compilar la documentación de manera competente, y el conocimiento del trabajo de oficina simplificará su trabajo en el campo de la redacción de documentos administrativos, la compilación de respuestas a cartas y solicitudes, así como la redacción de actas de la reunión.

Educación

La especialidad de secretaria se puede obtener en instituciones de educación secundaria, así como en clases especializadas.

Es más fácil para las personas que han tomado cursos después de graduarse de una institución de educación superior conseguir un trabajo que solo después de una escuela técnica. Además de los conocimientos teóricos en el campo del trabajo de oficina, un especialista necesitará conocimientos informáticos, así como la posesión de una velocidad de escritura suficiente.

Cualidades personales de un especialista.

Cualidades personales

Dado que el jefe de la empresa confía plenamente en su asistente en el campo de la organización de actividades, el especialista debe tener un alto grado de responsabilidad y habilidades de comunicación. La ausencia de estas cualidades en el subsecretario puede conducir a la pérdida de la reputación de una entidad comercial.

Además de un alto nivel de profesionalismo, un especialista debe tener una buena memoria visual-figurativa, audición normal y sociabilidad moderada en combinación con buena voluntad, puntualidad, ingenio y diligencia, así como un deseo de trabajar con personas.

Contraindicaciones médicas para trabajar.

Las funciones de un subsecretario requieren un discurso bien pronunciado y resistencia psicológica al estrés causado por el ambiente de trabajo. Esto explica una serie de enfermedades en las que no se recomienda encontrar trabajo como asistente de dirección. Los trastornos del sistema nervioso, las enfermedades de los órganos internos, que se manifiestan en irritabilidad, no contribuyen a garantizar un entorno de trabajo normal. La enfermedad cardiovascular puede exacerbarse en el proceso de cumplimiento de obligaciones, ya que el puesto implica trabajar principalmente sentado en un escritorio. Un impedimento del habla y discapacidades físicas obvias no contribuirán a mantener la calificación de una empresa.

Lea también: Responsabilidades laborales del subgerente

Lugar de trabajo, carrera y nivel salarial

Requisitos de conocimiento

Habiendo descubierto quién es el referente y qué hace, queda claro que la especialidad está en demanda, ya que tales trabajadores son necesarios en cualquier empresa cuyo jefe utilice mano de obra contratada. Oficinas, empresas, firmas u organizaciones de cualquier perfil y forma de propiedad pueden convertirse en un lugar de trabajo. La profesión es una excelente plataforma de lanzamiento para jóvenes que no tienen experiencia laboral.

Al ocupar este puesto, el empleado puede contar con un crecimiento profesional a través de la transferencia a otro departamento para otra especialidad, debido a la recepción de una nueva educación especializada. Los empleados calificados son valorados por los empleadores, por lo que se recomienda mejorar constantemente en el campo del trabajo de oficina, el trabajo con la correspondencia, los contratistas, los visitantes y las conversaciones telefónicas adecuadas.

El salario del subsecretario depende de la región donde se encuentra la entidad comercial, del alcance de su actividad, de la experiencia laboral del empleado, del alcance de las funciones que le asigna el empleador, así como de la disponibilidad de conocimientos adicionales. que pueden ampliar el alcance de las obligaciones. Según datos de 2017, el salario de un subsecretario que opera en Moscú es de 30 000 a 60 000 rublos, y en otras regiones, hasta 35 000 rublos.

Otras interpretaciones de la especialidad

Actividades

Al buscar un puesto vacante a través de servicios especializados, en la cadena de consulta puede ingresar no solo la especialidad del subsecretario, sino también sus nombres alternativos, como secretario, asistente, gerente de oficina, gerente de personal y archivero o archivista. El uso de sinónimos de la especialidad aumentará las posibilidades de empleo.

La principal responsabilidad laboral del subsecretario es la provisión organizativa de las condiciones normales de trabajo para el jefe de una entidad comercial. Para su implementación, el especialista debe ocuparse de:

1. Trabajo de oficina, que incluye la elaboración y registro de la documentación interna, así como la tramitación de la correspondencia.
2. Planificación del tiempo de trabajo del director.
3. Recepción de visitantes.
4. Elaboración de documentación para revisión y estudio por especialistas bajo la dirección del jefe.
5. Redacción de informes y levantamiento de actas de reuniones.
6. Aceptación de documentos para su firma.
7. Realización de conversaciones telefónicas, así como la contabilidad de las llamadas telefónicas.
8. Coordinación de relaciones entre representantes de divisiones estructurales.
9. Recepción y envío de faxes.
10. Reserva de billetes para viajeros de negocios.
11. La solución de cuestiones económicas, expresadas en la dotación de papelería a los empleados.

APROBAR:

______________ "____" ___________ 2005

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Secretario-referente.

1. DISPOSICIONES GENERALES.

1.1. Esta descripción de trabajo define los deberes funcionales, derechos y responsabilidades del secretario - referente.

1.2. El secretario-referente es designado para el cargo y destituido del mismo por el director general.

1.3. El secretario-referente reporta directamente.

1.4. Un empleado con una educación secundaria completa, que tenga al menos 2 años de experiencia como secretaria o asistente y tenga conocimientos de informática, conocimientos de inglés, habilidades para trabajar con equipos de oficina, conocimiento de los conceptos básicos del trabajo de oficina, puede ser designado para el cargo. puesto de subsecretario.

1.5. Las tareas del subsecretario incluyen - apoyo administrativo para el trabajo del director general.

1.6. El secretario-referente en su labor se guía por las órdenes del director general, el reglamento y esta descripción de funciones.

2. RESPONSABILIDADES FUNCIONALES.

Asistente secretaria:

2.1. Realiza trabajos de impresión y copiado.

2.2. Maneja llamadas entrantes y salientes.

2.3. Realiza conversaciones telefónicas.

2.10. Organiza las actividades económicas de la recepción.

2.11. Recibir visitantes.

2.12. Organización del trabajo ininterrumpido de conductores y recepción.

El secretario-referente tiene derecho:

3.1. Póngase en contacto con los funcionarios de la empresa para proporcionar la información necesaria para el papeleo y la presentación de informes.

3.2. Requerir la presentación de documentos debidamente ejecutados, con base en los requisitos de la normativa interna de la empresa.

3.3. Notificar al Director General la ocurrencia de obstáculos al cumplimiento de las tareas por culpa de terceros.

3.4. Negociar en nombre de la sociedad en el marco de los asuntos relacionados con la competencia del subsecretario.

4. RESPONSABILIDAD.

4.1. El Subsecretario es responsable de:

- desempeño oportuno y de alta calidad de las funciones asignadas por la descripción del puesto;

- información falsa sobre el estado de cosas y el desempeño de deberes funcionales;

— la conservación de los secretos comerciales dentro de los límites determinados por la legislación vigente y los reglamentos internos de la empresa;

– no divulgación de cualquier información obtenida como resultado de la actividad profesional;

- infracciones cometidas en el ejercicio de sus actividades - dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente;

- causar daños (materiales o daños a la reputación empresarial) a la empresa dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente;

- incumplimiento de las órdenes, instrucciones e instrucciones del Director General;

– comportamiento incorrecto hacia los empleados de la empresa y terceros;

- violación de las Normas de reglamentos internos de trabajo, seguridad y seguridad contra incendios.

5. MODO DE TRABAJO.

5.1. La modalidad de trabajo del subsecretario se determina de acuerdo con los términos del contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo establecido en la empresa.

5.2. Debido a necesidades operativas, el subsecretario puede ser enviado en viajes de negocios (incluidos los locales).

5.3. En relación con la necesidad de producción, el secretario-referente puede estar involucrado en un trabajo fuera de la duración estándar de la jornada.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA EL SECRETARIO DEL REFERENTE DEL DIRECTOR GENERAL

1. PROVISIONES GENERALES

1.1. El secretario-referente pertenece a la categoría de especialistas de la empresa, es aceptado y destituido por el director.

1.2. Las principales tareas del subsecretario son el apoyo organizativo y documental de las actividades de gestión.

1.3. El secretario-referente reporta directamente al director de la empresa.

1.4. En su trabajo, el secretario-referente se guía por:
- actos legislativos de la Federación Rusa;
- la Carta de la empresa;
- Reglamento sobre los servicios funcionales de la empresa;
- órdenes (instrucciones) de la dirección de la empresa;
- materiales normativos y metodológicos para la organización del trabajo de oficina;
- esta descripción de trabajo.

1.5. Para el cargo de subsecretario son designadas personas con educación superior, secundaria especializada y experiencia laboral de al menos 1 año o sin experiencia laboral, pero con la condición de que tomen cursos para subsecretarios.

1.6. El secretario-referente debe poseer las preguntas:
- perspectivas para el desarrollo de la empresa, sus actividades financieras y económicas;
- organización del trabajo con documentos, preparación de documentación;
- organización del trabajo de gestión;
- el uso de tecnología informática y organizativa;
— traducción de la documentación del servicio a un idioma extranjero de un socio comercial;
— cultura laboral y ética laboral;
— salud y seguridad en el trabajo y protección contra incendios.

1. FUNCIONES

El secretario-referente tiene encomendadas las siguientes funciones:

2.1. Servicio de información y referencia según los documentos de la empresa.

2.2. Orientación metodológica y control sobre la organización del trabajo de oficina en las divisiones estructurales y sucursales de la empresa.

2.3. Documentar las actividades de los órganos consultivos de la empresa.

2.4. Servicio de gestión operativa y organizativa.

¿Y quién puede contar con un aumento de salario? Mark Bershidsky Según un estudio de diciembre de Hays, el próximo año el 46% de los empleadores planea aumentar su personal. El 45% dice que no tiene previsto aumentar la plantilla, sino que sólo se ocupará de...

Una secretaria es una asistente indispensable en cualquier oficina. Este puesto se puede atribuir al empleado, al asistente personal del jefe y al recepcionista. El secretario-referente se ocupa del flujo de documentos de la empresa, supervisa el almacenamiento y el uso de los documentos. ¿Cómo surgió esta profesión?

Se originó durante las actividades de reforma activa de Pedro I, quien introdujo un concepto como "rango de secretario". En un principio, eran precisamente los funcionarios los que participaban en la contabilidad y numeración de las cartas entrantes. A principios del siglo XX, la profesión de secretaria se generalizó y, en 1875, en muchas ciudades grandes de Europa y América era posible obtener cursos especiales para mecanógrafos. Con la invención de la máquina de escribir en 1880, la profesión adquirió un rostro femenino. Al final de la Primera Guerra Mundial, encontrar un secretario masculino era casi imposible. En ese momento, era uno de los pocos trabajos disponibles para las mujeres. Los más ambiciosos completaron cursos y consiguieron empleos en empresas y oficinas de todo el mundo. Eran respetados y bien pagados. El cargo de subsecretaria fue uno de los primeros pasos hacia la emancipación de la mujer.

Hoy en día, la profesión ya ha perdido su antiguo prestigio, pero la demanda de profesionales de oficina sigue siendo alta. La última tendencia son las secretarias remotas, cuya presencia ni siquiera es necesaria en la oficina. Los servicios de los asistentes en línea son utilizados por muchas plataformas de Internet que necesitan mantener la comunicación con los clientes.

Responsabilidades de un secretario.

Hay muchos chistes y dichos sobre secretarias entre la gente. Pero, a pesar de su mala reputación, el subsecretario tiene muchas responsabilidades laborales. Si desea trabajar en esta especialidad, no podrá hacerlo sin disciplina, responsabilidad y cierto conocimiento. ¿Cuáles son los deberes de tal empleado?

• Papeleo: Las mujeres tienen la abrumadora tarea de revisar escrupulosamente todos los papeles y mantenerlos en orden. Todos los empleados de la empresa pueden necesitar ayuda y, por regla general, en las grandes empresas, se contrata a varias personas para el puesto de subsecretario.
• Organización de reuniones, viajes, encuentros: la secretaria debe estar siempre al tanto de todas las novedades y estar al día. No solo suele coordinar la agenda de trabajo de la gerencia, sino que también prepara viajes de negocios y reuniones de negocios.
• Recepción de llamadas telefónicas: el sistema de deberes directos de un empleado incluye la comunicación con clientes, socios y otras personas.
• Recepción de visitas: una apariencia agradable es muy importante para esta profesión, ya que muchas veces la primera persona que se ve en la empresa es la secretaria.
• Pedidos de papelería y demás soporte vital de la oficina.
• Cumplimiento de las solicitudes de gestión. En algunas empresas, este artículo ocupa la mayor parte del tiempo de trabajo. Por lo tanto, al obtener un trabajo, debe discutir claramente de inmediato el alcance de sus deberes con su futuro jefe.

Como puede ver, la responsabilidad del subsecretario es bastante alta. Y la lista de requisitos también inspira asombro. ¿Qué cualidades debe tener una secretaria para ser contratada?

Requisitos para este trabajo

• Buenos conocimientos de informática y mecanografía rápida. Los sistemas modernos han reemplazado a las viejas máquinas de escribir, pero las principales disposiciones de la descripción del trabajo del subsecretario siguen siendo las mismas: la capacidad de manejar equipos de oficina y la velocidad de escritura.
• Apariencia representativa: la ley de la Federación Rusa prohíbe cualquier discriminación por motivos de raza, género o edad al contratar empleados. Pero una apariencia limpia y ordenada, un discurso cortés y la capacidad de mantener la conversación serán sus ventajas indudables.
• Puntualidad y organización: estas cualidades no interferirán con otros especialistas, pero para una secretaria son especialmente importantes.
• Formación profesional secundaria o superior.
• Algunas vacantes pueden requerir conocimientos de inglés. Esto es especialmente cierto en las grandes empresas.

Derechos de los empleados

Trabajar como secretaria implica mucha responsabilidad, pero los empleados también tienen derechos que pueden proteger en caso de violaciones por parte de los superiores.

• El secretario tiene derecho a solicitar y recibir la información necesaria para el correcto desempeño de sus funciones.
• El empleador debe proporcionar al trabajador las condiciones de trabajo y la seguridad de los documentos.
• El secretario-referente puede aportar ideas para mejorar el proceso de trabajo. También puede tomar decisiones independientes dentro de los límites de las descripciones de su trabajo.
• El secretario-referente puede faltar al trabajo por motivos de salud y deterioro del bienestar.

La profesión de oficinista, según las estadísticas, es una de las “más largas” del mercado: los trabajadores a menudo se quedan fuera de horario. Conociendo sus derechos y obligaciones, el empleado puede actuar en interés propio en beneficio de la empresa.

¿Qué educación necesitas para conseguir este trabajo?

La descripción del trabajo del subsecretario establece que el solicitante de la vacante debe tener una educación superior o secundaria especializada y experiencia laboral de al menos un año. Si aún no tiene experiencia, no está familiarizado con los programas de oficina y no imprime con mucha confianza, puede completar cursos especiales para un asistente de secretaria, en el que se le enseñará cómo llevar a cabo la correspondencia comercial y manejar una computadora en el nivel de un usuario confiado. Puede obtener todo este conocimiento por su cuenta buscando información en libros o en Internet. Un poco de práctica, y definitivamente será aceptado en una empresa que necesita un especialista así.

¿Dónde encontrar trabajo?

El puesto de secretario-referente está disponible en casi todas las empresas. El mercado laboral está repleto de diversas ofertas, entre las que puedes encontrar una opción con disponibilidad y salario adecuados. Pero tenga en cuenta que la competencia en esta área también es alta. Para obtener un lugar, debe sobresalir entre docenas de otros solicitantes. Además, en las empresas pequeñas, las funciones del subsecretario a menudo no están claramente reguladas y el empleado tiene que realizar una gran cantidad de trabajo variado. Para evitar esto, elige grandes empresas, ellas suelen definir claramente el alcance de tus responsabilidades. Si no tiene esa oportunidad, simplemente analice en detalle todas las funciones que debe realizar en un nuevo trabajo.

¿Cuánto ganan los profesionales de negocios?

El salario promedio de las secretarias especializadas oscila entre 25 y 45 mil rublos. Los asistentes ejecutivos suelen recibir un poco más que los empleados. Además, los subsecretarios pueden, durante su trabajo, aprender de la experiencia laboral única de sus superiores. Es poco probable que un empleado novato reciba un salario superior a 25,000 rublos, incluso en ciudades tan grandes como San Petersburgo y Moscú. Pero con el crecimiento de la experiencia y el conocimiento, la tasa salarial también aumentará.

Conseguir un trabajo como secretaria es mucho más fácil si sabes lo que te preguntan en las entrevistas. La capacidad de trabajar con programas de Word y Excel es decisiva a la hora de solicitar un puesto de trabajo. También necesitará impresión de alta velocidad. En Internet, puede encontrar programas especiales para enseñar mecanografía al tacto, lo que reduce significativamente el tiempo de escritura. Para una contratación más rápida, es útil actualizar su currículum en los sitios de búsqueda de empleo, y para las entrevistas, prepare una pequeña carpeta que describa sus habilidades y capacidades.

Para vestirse para una reunión con un empleador potencial, debe usar un traje de oficina estricto en tonos oscuros. Inmediatamente establecerá el tono de la reunión y lo mostrará como un empleado responsable y profesional. Si está solicitando el puesto de subgerente, recuerde que en este caso debe comportarse con mucha consideración. Investigue la historia de la empresa antes de la entrevista. El empleador verá que te has preparado a fondo para la reunión y evitarás una serie de errores molestos.

Resultados

A pesar de la gran lista de deberes y requisitos para los secretarios adjuntos, cualquiera puede manejar este trabajo. Con la preparación adecuada, tampoco es difícil pasar una entrevista. E incluso si no tienes experiencia, no te desesperes, intenta primero conseguir un trabajo en una empresa mediana. Siguiendo algunas reglas simples, puede hacer una carrera en el trabajo de oficina.

Número de solicitud ___ al contrato de trabajo

"APROBAR"
CEO
OO ____________
«___» _______________

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Asistente secretaria

• 1.1. El secretario-referente pertenece a la categoría de especialistas de la empresa, es aceptado y destituido por el director.
• 1.2. Las principales tareas del subsecretario son el apoyo organizativo y documental de las actividades de gestión.
• 1.3. El secretario-referente reporta directamente al director de la empresa.
• 1.4. En su trabajo, el secretario-referente se guía por:
• actos legislativos de la Federación Rusa;
• la Carta de la empresa;
• Reglamento sobre los servicios funcionales de la empresa;
• órdenes (instrucciones) de la dirección de la empresa;
• materiales normativos y metodológicos para la organización del trabajo de oficina;
• esta descripción de trabajo.
• 1.5. Para el cargo de subsecretario son designadas personas con educación superior, secundaria especializada y experiencia laboral de al menos 1 año o sin experiencia laboral, pero con la condición de que tomen cursos para subsecretarios.
• 1.6. El secretario-referente debe poseer las preguntas:
• perspectivas para el desarrollo de la empresa, sus actividades financieras y económicas;
• organización del trabajo con documentos, preparación de documentación;
• organización del trabajo de gestión;
• el uso de tecnología informática y organizativa;
• traducción de documentación de servicio a un idioma extranjero de un socio comercial;
• cultura laboral y ética laboral;
• seguridad y salud en el trabajo y protección contra incendios.

2. FUNCIONES

El secretario-referente tiene encomendadas las siguientes funciones:

• 2.1. Servicio de información y referencia según los documentos de la empresa.
• 2.2. Orientación metodológica y control sobre la organización del trabajo de oficina en las divisiones estructurales y sucursales de la empresa.
• 2.3. Documentar las actividades de los órganos consultivos de la empresa.
• 2.4. Servicio de gestión operativa y organizativa.
• 2.5. Mantener la ejecución de la documentación y contabilidad del personal (en ausencia de un inspector de personal).

3. RESPONSABILIDADES LABORALES

El secretario-referente debe:

• 3.1. Preparar los documentos necesarios, garantizar las actividades financieras y económicas de la empresa.
• 3.2. Prestar servicios de recepción, contabilidad, registro, control de ejecución de documentos, información y referencia y almacenamiento de información documental.
• 3.3. Controlar la calidad de la preparación, la corrección de la preparación, la coordinación, la aprobación de los documentos presentados para su firma a la dirección de la empresa.
• 3.4. Supervisar la ejecución de los documentos e instrucciones de la dirección, tomar medidas oportunas encaminadas a su ejecución oportuna y de alta calidad.
• 3.5. Llevar a cabo la organización de la preparación, toma de decisiones y llevarlas a los ejecutores directos. Analizar referencias e informes proporcionados a la gerencia, dar opiniones competentes sobre ellos.
• 3.6. Realizar comunicación operativa con terceras organizaciones (tanto comerciales como gubernamentales) y ciudadanos individuales sobre las actividades actuales de la empresa (teléfono, fax, etc.).
• 3.7. Recibir visitantes.
• 3.8. Realizar trabajos de soporte documental de las actividades del personal de la empresa:
• ejecución de órdenes para el personal;
• alta de tarjetas personales del modelo T-2 o ficheros personales;
• registro de libros de trabajo;
• registro y mantenimiento de contratos laborales (acuerdos);
• preparación de documentos de viaje;
• registro de hojas de invalidez;
• mantener una hoja de tiempo;
• expedición de certificados de trabajo y salarios.
• 3.9. Proporcionar mecanografía y fotocopias.
• 3.10. Utilice una PC como medio para automatizar el soporte de documentación de una empresa.
• 3.11. Llevar a cabo una selección anual de documentos para su almacenamiento o destrucción.
• 3.12. Llevar a cabo instrucciones separadas de la gerencia sobre el perfil de las actividades financieras y económicas de la empresa.

4. DERECHOS

• 4.1. Solicitar a los servicios funcionales los materiales necesarios, así como explicaciones de los motivos del retraso en la realización de tareas e instrucciones de la dirección.
• 4.2. Revisar documentos y enviarlos para su ejecución a los gerentes y especialistas de la empresa.
• 4.3. Requerir que los artistas finalicen los documentos preparados en violación de las reglas establecidas para su preparación y ejecución (GOST 6.38-90), reglas internacionales para la preparación de documentos (ISO).
• 4.4 Aprobación de los documentos de las actividades de gestión de su competencia.
• 4.5. Presentar propuestas para consideración de la gerencia sobre el mejoramiento del soporte documental de la empresa, mejorando las formas y métodos de trabajo gerencial basados ​​en el uso de tecnología electrónica.
• 4.6. Exigir a la dirección que cree las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos generados en las actividades de la empresa.
• 4.7. Trabaje con documentos marcados como "CT" o "Confidencial".
• 4.8. Tomar decisiones dentro de su competencia.
• 4.9. Interactuar con todos los servicios (empleados) de la empresa para verificar la ejecución de los documentos y proporcionar la información necesaria a la gerencia.

5. RESPONSABILIDAD

• 5.1. La calidad de los documentos presentados para su firma a la dirección de la empresa.
• 5.2. Actitud descuidada y negligente en el registro y mantenimiento de documentos.
• 5.3. Conservación de documentación, divulgación de información clasificada como "Confidencial" o "CT".
• 5.4. Desempeño poco claro e inoportuno de los deberes oficiales previstos en esta instrucción.

CEO ________________ __________________________

Consejero legal ________________ __________________________

Estoy familiarizado con la instrucción ________________ __________________________

Añadido: 03/03/2017 19:53:39

El secretario es llamado el asistente fiel y la mano derecha del jefe y por una buena razón, porque los deberes del secretario del jefe incluyen garantizar actividades gerenciales y administrativas efectivas.

¿Cuáles son las funciones de una secretaria?

El secretario del jefe se dedica a la preparación y ejecución de documentos y documentos comerciales, ayuda al jefe en los negocios y resuelve muchos problemas organizativos.

El puesto de subsecretario también puede considerarse representativo, ya que es la cara de la empresa: se encuentra con los invitados, responde llamadas y cartas. Tal trabajo requiere mucha compostura, comunicación y organización. Por esta razón, la profesión de secretaria puede prometer grandes perspectivas: en el futuro, un especialista puede convertirse en gerente de oficina y luego en uno de los directores o gerentes principales.

Lugares de trabajo

El puesto de secretaria ejecutiva es requerido en casi todas las empresas que tienen una oficina para clientes y visitantes. Pueden ser tanto grandes empresas como pequeñas empresas.

historia de la profesion

Los primeros secretarios pueden considerarse escribas y cronistas: escribieron los decretos y órdenes reales, relataron los acontecimientos actuales y fueron responsables de la correspondencia. Con el tiempo, los poderes del secretario se han ampliado significativamente y hoy en día pueden desempeñar una amplia variedad de funciones. Entonces, hubo una necesidad de especialistas de especialización estrecha, como resultado de lo cual apareció la profesión de secretario-referente, empleado, secretario-traductor y gerente de oficina.

Responsabilidades del secretario

Las responsabilidades del Subsecretario incluyen:

• recepción de visitantes;
• recibir llamadas telefónicas;
• Mantenimiento de registros;
• planificar la jornada laboral del jefe;
• organización de reuniones;
• ordenar boletos y reservar hoteles para el gerente y otros empleados durante un viaje de negocios;
• encargar papelería para la oficina;
• cumplimiento de las solicitudes del administrador.

A veces, las funciones del secretario del jefe incluyen correspondencia en inglés.

requisitos para una secretaria

Los requisitos para el secretario-referente incluyen:

• educación secundaria o superior;
• propiedad de PC;
• conocimiento de los conceptos básicos del trabajo de oficina;
• conocimientos de inglés (a veces).

Asimismo, el cargo de secretario requiere las siguientes competencias:

• puntualidad;
• la capacidad de verse bien (presentabilidad);
• organización.

modelo de currículum de secretaria

muestra de currículum

Cómo convertirse en secretaria

¿Cómo convertirse en secretaria? Este puede ser el titular de cualquier educación superior que haya realizado cursos para asistentes de secretaria o recibido capacitación directamente en el lugar de trabajo. Como regla general, los empleadores no imponen requisitos especiales sobre la especialidad del solicitante, sino que se centran en el hecho de que el solicitante tiene las cualidades personales necesarias y es capaz de realizar tareas al nivel adecuado.

salario de secretaria

El salario de una secretaria puede ser diferente: de 15 a 45 mil rublos. Los ingresos dependen de la variedad de funciones del empleado y de la región en la que trabaja. El salario promedio de una secretaria adjunta es de 30 mil rublos.

Descripciones de trabajo

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I. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. La contratación y destitución del Subsecretario se realiza por orden del Director General.

1.2. Las funciones principales del subsecretario son el soporte organizativo y documental de las actividades de gestión en la Compañía, así como la mejora del soporte documental a la gestión.

1.3. El subsecretario reporta directamente al Jefe del Departamento Administrativo y Económico del Departamento de Apoyo Logístico y, en su ausencia, al Administrador del Departamento Administrativo y Económico del Departamento de Apoyo Logístico.

1.4. Durante la ausencia del Secretario-Referente (viaje de negocios, vacaciones, enfermedad, etc.), sus derechos y obligaciones se transfieren al Secretario-Referente Interino, quien es designado por orden del Director General.

1.5. El secretario-referente en sus actividades se guía por:

— la Constitución de la Federación Rusa;

— el Código Civil de la Federación Rusa;

— el Código Laboral de la Federación Rusa;

— Ley Federal de la Federación Rusa No. 24-FZ del 20 de febrero de 1995 “Sobre Información, Informatización y Protección de la Información”;

— Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación Rusa No. 26 del 06/04/2001 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago";

- Instrucciones sobre el procedimiento para mantener libros de trabajo en la empresa, en instituciones, organizaciones, materiales normativos y metodológicos del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa;

- GSDOU. Disposiciones básicas. Requisitos básicos para documentos y servicios de soporte documental de gestión;

-GOST R6.30-97. Sistemas de documentación unificada. Sistemas de documentación unificada. Requisitos para el papeleo (modificado en 2000);

- Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales;

-GOST R51141-98. Trabajo de oficina y condiciones de archivo.

Asistente de secretaria: descripción del trabajo, deberes y responsabilidades

Términos y definiciones;

- Una lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por el jefe del Servicio Federal de Archivos el 10.06.2000;

— Archivo de la firma (organización no gubernamental). Una guía metodológica y una lista aproximada de documentos generados en las actividades de las instituciones no gubernamentales, indicando los períodos de almacenamiento;

— Sistema estatal unificado de trabajo de oficina;

- Reglas e instrucciones del Rosarchive;

— los estatutos de la sociedad;

— Instrucciones para el trabajo de oficina de la Sociedad;

— Reglamento interno de trabajo de la Empresa;

— Órdenes, órdenes de la dirección de la Sociedad;

- Esta descripción de trabajo.

1.6. Para el cargo de subsecretario son designadas personas con educación profesional superior sin presentar requisitos de experiencia laboral o personas con educación secundaria (completa) y capacitación especial de acuerdo al programa establecido y experiencia laboral de al menos 1 año.

II. FUNCIONES

El secretario-referente tiene encomendadas las siguientes funciones:

- recibir, enviar y registrar la correspondencia entrante y saliente;

— preparación de borradores de documentos según lo indique el Director General;

— control de calidad de los documentos presentados para su firma al Director General;

— control de la ejecución de documentos y órdenes;

— organización de los trabajos de recepción del Director General;

— documentar las actividades de los órganos consultivos de la Sociedad;

— desarrollo de normativa local sobre soporte documental de la Compañía;

- organización de documentos en el trabajo de oficina;

— organización de servicios sin documentos para el Director General.

tercero RESPONSABILIDADES

Asistente secretaria:

3.1. realiza funciones técnicas para asegurar y dar servicio al trabajo del Director General de la Sociedad o de sus divisiones;

3.2. acepta y registra la correspondencia entrante en el registro de documentos entrantes, de acuerdo con la resolución de los jefes de la Compañía o sus divisiones, presenta documentos para su ejecución;

3.3. supervisa el paso de documentos, ejerce control sobre su ejecución;

3.4. emite los certificados necesarios sobre los documentos registrados;

3.5. envía la documentación completa a los destinatarios (incluso por correo electrónico);

3.6. garantiza la seguridad de pasar la documentación del servicio;

3.7. recibe información de los empleados de los departamentos para el Director General, los llama en su nombre;

3.8. organiza conversaciones telefónicas del Director General;

3.9. recibe y transmite mensajes telefónicos, toma nota de los mensajes recibidos en ausencia del Director General y se los pone en conocimiento;

3.10. lleva a cabo trabajos de preparación de reuniones o reuniones celebradas por el Director General (recopilación de materiales necesarios, notificación a los participantes sobre la hora, el lugar, la agenda de la reunión o reunión y su registro), mantiene y redacta actas;

3.11. realiza trabajos de imprenta y fotocopias;

3.12. supervisa la provisión del Director General con papelería, equipo organizativo, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe;

3.13. acepta documentos para la firma del Director General;

3.14. controla la calidad de la preparación, corrección de la redacción, coordinación y aprobación de los documentos presentados para su firma al Director General;

3.15. controla la ejecución de los documentos e instrucciones del Director General de la Compañía, toma las medidas oportunas para su implementación oportuna y de alta calidad;

3.16. organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados de la Empresa;

3.17. lleva un diario de las tardanzas de los empleados de la Compañía al trabajo;

3.18. presenta un informe mensual al Director General sobre la impuntualidad de los empleados;

3.19. mantiene un horario de conductores;

3.20. resuelve asuntos relacionados con la emisión de invitaciones, visas, pasaportes, reserva y compra de boletos para empleados de la empresa que parten en viaje de negocios;

3.21. acepta para custodia de las subdivisiones estructurales de la Compañía los documentos completados por el trabajo de oficina;

3.22. participa en el desarrollo de nomenclaturas de casos, verifica la corrección de la formación y ejecución de casos cuando se transfieren al archivo;

3.23. encripta casos de acuerdo con las regulaciones aplicables;

3.24. sistematiza y ubica casos, lleva sus registros;

3.25. prepara inventarios resumidos de casos de períodos de almacenamiento permanente y temporal, así como actos para transferir casos al almacenamiento estatal, para dar de baja y destruir documentos cuyos períodos de almacenamiento hayan expirado;

3.26. participa en el examen del valor de los documentos de archivo;

3.27. emite copias y documentos de archivo, redacta los certificados necesarios con base en la información disponible en los documentos del archivo y lleva registros de los mismos;

3.28. asesora a los empleados en la elaboración de expedientes para su archivo en el archivo.

IV. DERECHOS

El secretario-referente tiene derecho:

4.1. desarrollar procesos tecnológicos para trabajar con documentos basados ​​en el uso de tecnología organizacional e informática;

4.2. solicitar a las divisiones estructurales de la Empresa los materiales necesarios, así como explicaciones de los motivos de la demora en el cumplimiento de las tareas e instrucciones de la gerencia;

4.3. revisar documentos y enviarlos para su ejecución a los gerentes y especialistas de la Compañía;

4.4. presentar propuestas para la consideración de la gerencia sobre el perfeccionamiento de las formas y métodos de trabajo gerencial basados ​​en el uso de tecnología electrónica;

4.5. exigir a la dirección que cree las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de los registros del personal;

4.6. trabajar con documentos marcados como "Para uso oficial";

4.7. para realizar "filtrado" de llamadas telefónicas;

4.8. previsualizar los documentos y determinar cuáles de ellos pueden ser transferidos a los albaceas, sin pasar por el Director General;

4.9. organizar la recepción y priorizar a los visitantes;

4.10. exigir el cumplimiento de las normas establecidas para el trabajo con documentos en las divisiones estructurales de la Empresa;

4.12. desarrollar sistemas de documentación unificados, hojas de tiempo, listas de documentos;

4.13. tomar decisiones y refrendar los documentos de su competencia;

4.14. hacer propuestas encaminadas a mejorar el trabajo con el personal;

4.15. exigir explicaciones por escrito a los empleados que hayan violado la disciplina laboral;

4.16. exigir a los ejecutores que finalicen los documentos preparados en violación de las reglas establecidas para la preparación y ejecución de documentos sobre el personal;

4.17. trabajar con documentos clasificados como "Confidencial" o "Secreto Comercial".

V. RESPONSABILIDAD

El Subsecretario es responsable de:

5.1. transmisión oportuna de la información entrante a los destinatarios;

5.2. puntualidad en el envío de la correspondencia saliente;

5.3. la calidad de los documentos presentados para su firma a la dirección de la Sociedad;

5.4. actitud descuidada y negligente en el registro y mantenimiento de documentos;

5.5. traslado intempestivo de información al Director General;

5.6. seguridad de la documentación saliente, entrante e interna;

5.7. divulgación de información que constituye un secreto comercial de la Compañía y otra información que se conoció en el curso del trabajo;

5.8. seguridad de los bienes que le proporcione la Sociedad para el cumplimiento de sus funciones;

5.9. actitud de falta de tacto hacia los empleados de la Compañía, otros ciudadanos que solicitaron al Secretario-Referente;

5.10. incumplimiento de los requisitos de este manual.

VI. RELACIONES POR CARGO

6.1. con el Director General - sobre el soporte documental y no documental de sus actividades;

6.2. con el Departamento Administrativo y Económico - en temas de dotación al subsecretario de papelería y equipo necesario;

6.3. con todas las subdivisiones estructurales de la Compañía - en los temas de soporte de documentación de gestión.

VIII. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

7.1. El criterio principal para el trabajo del subsecretario es la eficiencia y la diligencia.

VIII. PROCEDIMIENTO PARA REVISAR INSTRUCCIONES DE TRABAJO

8.1. Esta instrucción podrá ser revisada en los siguientes casos:

— cambios en la estructura de la Sociedad;

— cambio en la tecnología de apoyo a la documentación;

— cambios en las funciones del Subsecretario.

La descripción del cargo de subsecretario regula las relaciones laborales entre el empleador y el empleado. El documento contiene requisitos de calificaciones, experiencia laboral, conocimientos y habilidades de un funcionario. Establece el orden de subordinación, nombramiento, destitución, describe los deberes funcionales, derechos del empleado, su responsabilidad.

YO. Provisiones generales

1. Se nombra para el cargo de vicesecretario a una persona con estudios superiores y experiencia laboral en un puesto similar durante al menos un año.

2. El nombramiento o cese del vicesecretario se hace por orden del director general.

3. El secretario-referente reporta directamente al director general.

4. Durante la ausencia del subsecretario, sus derechos, deberes funcionales, responsabilidad se transfieren a otro funcionario, según se informa en la orden de organización.

5. El secretario-referente debe saber:

• reglas para trabajar con documentos;
• idioma extranjero;
• etiqueta de negocios;
• reglas para el funcionamiento de equipos organizativos e informáticos;
• normas de seguridad, protección laboral y protección contra incendios;
• fundamentos de la legislación civil y laboral.

6. El secretario-referente se guía en sus actividades por:

• la legislación de la Federación Rusa;
• la carta de la organización;
• órdenes y directivas de la dirección;
• reglamento interno de trabajo, otros actos rectores de la organización;
• esta descripción de trabajo.

II. Responsabilidades del Secretario-Referente

El secretario-referente realiza las siguientes funciones funcionales:

1. Realiza servicios de información y referencia para la organización.

2. Realiza la recepción de visitantes.

3. Organiza reuniones, viajes de negocios, viajes de la cabeza.

4. Prepara los documentos necesarios, lleva a cabo su recepción, contabilidad, almacenamiento.

5. Controla la calidad de la preparación, la corrección del contenido, la coordinación de los documentos presentados para su aprobación a la dirección de la organización.

6. Analiza la información proporcionada a la gerencia, emite opiniones competentes sobre la misma.

7. Controla la ejecución de los documentos e instrucciones de la gerencia.

8. Participa en la preparación de reuniones, reuniones con la participación del jefe. Recoge el material necesario, informa a los participantes sobre la hora y lugar de su celebración, la agenda, mantiene y elabora protocolos.

9. Realiza las asignaciones oficiales del jefe dentro de los límites de su competencia.

tercero Derechos

El secretario-referente tiene derecho:

1. Recibir la información oficial necesaria para el desempeño de sus funciones funcionales.

2. Exigir a la dirección que cree las condiciones de normalidad para el ejercicio de sus facultades y la seguridad de los documentos y bienes materiales.

3. Enviar propuestas de racionalización a la gerencia para mejorar su trabajo y las actividades de la organización.

4. Tomar decisiones independientes dentro de su competencia.

5. Recibir de los departamentos los materiales necesarios y explicaciones de los motivos del retraso en la realización de las tareas, instrucciones de la dirección.

6. Informar al jefe inmediato sobre las deficiencias en las actividades de la organización, hacer propuestas para su eliminación.

7. No comience a desempeñar sus funciones cuando exista peligro para la salud y la vida.

IV. Responsabilidad

El Subsecretario es responsable de:

secretaria de profesion

No cumplir debidamente con sus funciones.

2. La calidad de los documentos presentados para su aprobación a la dirección de la organización.

3. Consecuencias de las decisiones tomadas, acciones propias.

4. Celebración de reuniones no autorizadas por la dirección, en representación de los intereses de la organización.

5. Violación de las disposiciones de los documentos rectores de la organización.

6. Divulgación ilegal de información personal, transferencia de secretos comerciales, información confidencial.

7. Causar perjuicios a la organización, a sus empleados, al estado, a los contratistas.

8. Infracción a las disposiciones de disciplina laboral, normas de seguridad, reglamento interno de trabajo, protección contra incendios.

9. Violación de las normas de comunicación y etiqueta empresarial.

Descripción del trabajo del subsecretario

Descripción del puesto de secretaria

APROBAR
CEO
Apellido I.O. ________________
"________"_____________ ____G.

1. Disposiciones generales

1.1. El secretario pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
1.2. El secretario es designado para el cargo y separado del mismo por orden del director general de la sociedad.
1.3. El secretario reporta directamente al director general/responsable de la división estructural de la empresa.
1.4. Durante la ausencia del secretario, sus derechos y deberes se transfieren a otro funcionario, lo que se anuncia en la orden de organización.
1.5. Para el cargo de secretario se designa a una persona que cumpla con los siguientes requisitos: educación - superior, superior incompleta o secundaria especializada, experiencia de trabajo similar de seis meses, conocimiento de equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office (Word Excel).
1.6. El secretario se guía en sus actividades por:
- actos legislativos de la Federación Rusa;
— el Acta Constitutiva de la empresa, el Reglamento Interno del Trabajo, otros actos reglamentarios de la empresa;
- órdenes y directivas de la dirección;
- esta descripción de trabajo.

2. Funciones del secretario

El Secretario realiza las siguientes funciones:
2.1. Realiza trabajos en el soporte organizativo y técnico de las actividades administrativas y administrativas del jefe.
2.2. Acepta la correspondencia entrante para la consideración del jefe, la transfiere de acuerdo con la decisión tomada a las divisiones estructurales o un contratista específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
2.3. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del jefe.
2.4. Contesta llamadas telefónicas, registra y transmite información oficial al jefe, organiza conversaciones telefónicas del jefe.
2.5. En nombre del jefe, redacta cartas, solicitudes y otros documentos.
2.6. Realiza trabajos en la preparación de reuniones y reuniones celebradas por el jefe (recopilación de los materiales necesarios, notificación a los participantes de la hora y el lugar de la reunión, agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
2.7. Realiza el control sobre la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para la implementación de las instrucciones e instrucciones del jefe bajo control.
2.8. Proporciona al lugar de trabajo del jefe los medios necesarios de tecnología organizacional, papelería, crea condiciones propicias para el trabajo efectivo del jefe.
2.9. Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
2.10. Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
2.11. Organiza los viajes de negocios del jefe: encarga los billetes de avión y de tren, reserva los hoteles.
2.12. Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.

3. Derechos del secretario

El secretario tiene derecho:
3.1. Recibir información, incluida la confidencial, en la medida necesaria para la resolución de las tareas asignadas.
3.2. Proporcionar a la gerencia sugerencias para mejorar su trabajo y el trabajo de la empresa.
3.3. Solicitar personalmente o en nombre del jefe de las divisiones de la empresa y otros especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
3.4. Exigir a la dirección que cree las condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos resultantes de las actividades de la empresa.
3.5. Tomar decisiones dentro de su competencia.

4. Responsabilidad del secretario

El secretario es responsable:
4.1. Por incumplimiento y/o cumplimiento intempestivo, negligente de sus funciones.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones, órdenes y órdenes vigentes de conservación de secretos industriales e información confidencial.
4.3. Por violación al reglamento interno de trabajo, disciplina laboral, normas de seguridad y contra incendios.

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