Простой акт приема-передачи оборудования при продаже: образец и бланк + порядок приёма-передачи оборудования+полезные советы, на что обратить внимание при оформлении документов

Простой акт приема-передачи оборудования при продаже: образец и бланк - тема нашего сегодняшнего обзора. Акт передачи, является обязательным документом при оформлении продажи и покупки активов подобного рода. Обычно, он считается приложением к договору купли-продажи.

Такой акт служит основанием и для постановки оборудования на учет у организации - покупателя и снятия с учета у продающей стороны. Акт составляется уполномоченной комиссией, в которую должны входить представители обеих организаций участвующих в сделке. Кроме того, в комиссию могут войти и технические эксперты или специалисты подрядной монтажной организации, которые также могут поставить свои подписи в акте и отразить свое мнение в заключении комиссии. В акте обязательно должно быть отражено наличие или отсутствие технических неисправностей оборудования на момент приемки.

Сегодня мы подробно рассмотрим, как составить такой акт передачи оборудования, какие правила существуют при заполнении стандартной формы и как вообще должен происходить процесс передачи оборудования.

Назначение акта приёма-передачи оборудования

Акт предназначен для документирования факта сдачи и приемки оборудования, которое затем будет установлено и введено в эксплуатацию, от одного хозяйствующего субъекта другому. Но этот документ позволяет отразить не только сам факт передачи оборудования на конкретную дату, а также и состояние передаваемых объектов. В акте можно и нужно зафиксировать все неисправности и повреждения оборудования, его соответствие характеристикам, записанным в договоре на передаваемое оборудование.

Акт является важным правоустанавливающим документом и потому может составляться только комиссией, куда должны войти представители обоих сторон договора, с привлечением квалифицированных технических экспертов, иногда и сотрудников подрядной организации, которая будет осуществлять монтаж оборудования. Если сразу не удается составить квалифицированный акт по каким-то причинам, то составляют сначала предварительный акт.

Форма данного акта стандартизована Госкомстатом, это форма ОС-14. При принятии оборудования организация приемщик должна оформить такой акт, в 2 экземплярах, для каждой из сторон сделки купли-продажи.

Стандартизованная форма акта состоит из 2 листов. В верхней части титульного листа указываются реквизиты сторон, осуществляющих передачу и приемку оборудования, далее следует таблица, где указываются дата и время приемки оборудования. На втором листе формы акта в табличной части указываются характеристики поступившего оборудования, а в нижней части, приводятся должности и фамилии ответственных лиц, осуществляющих передачу и прием оборудования.

Если при приемке активов, в процессе его обследования были выявлены существенные дефекты, то надо составить дополнительно дефектный акт. Форма дефектного акта, предусматривает отражения в нем полного списка всех имеющихся дефектов и недостатков оборудования.

Такой акт на обнаруженные дефекты может быть составлен и после произведенной приемки оборудования, например, если дефекты обнаружились в процессе монтажа или испытаний установленного оборудования.

После подписания акта всеми кленами комиссии, его должен завизировать главный бухгалтер и утвердить руководитель принимающей организации, и только затем бухгалтерия принимает оборудование у себя к учету.

Стандартные формы актов для передачи оборудования

На данный момент существуют три стандартные формы передаточных актов для оборудования:

Форма ОС-14 , используется при приемке оборудования на склад. Акт составляет и подписывает специальная уполномоченная комиссия, состоящая из работников передающей и принимающей оборудование сторон, заключивших сделку купли-продажи, а также технических специалистов. Акт составляется в 2 экземплярах, по экземпляру для покупателя и продавца. Приемочный акт утверждает руководитель организации.
Форма ОС-15 , заполняется при передаче активов в монтаж, если работы по монтажу будет производить сторонняя подрядная организация. Представитель подрядчика входит в состав приемочной комиссии, подписывает акт приемки и получает копию акта на руки.
Форма ОС-16 , нужна для отражения и описания всех выявленных дефектов и недостатков оборудования. В этом акте отражаются все несоответствия и разногласия между принимающей и передающей оборудование стороной, по тех.состоянию или количественному составу передаваемого оборудования.

Возможно также составление акта в произвольной форме, если договором между сторонами были предусмотрены специальные нестандартные условия передачи объектов.

Бланк формы состоит из двух листов. Титульный лист предназначен для указания реквизитов сторон, осуществляющих передачу и приемку оборудования, второй лист содержит реквизиты оборудования.

На первом листе необходимо указать реквизиты передающей и принимающей оборудование сторон, дату и номер акта, а также основные данные об изготовителе и перевозчике:

Наименование организации-получателя оборудования;
Телефон организации-получателя;
Код ОКПО организации-получателя;
Банковские реквизиты расчетного счета организации-получателя;
Наименование структурного подразделения организации, куда именно пришло оборудование;
Основание для составления акта - Договор купли-продажи;
Наименование организации-поставщика оборудования;
Адрес, телефон организации-поставщика оборудования;
Код ОКПО организации-поставщика;
Банковские реквизиты расчетного счета организации-поставщика;
Наименование организации-производителя оборудования, с указанием страны происхождения;
Код ОКПО организации-изготовителя (если есть);
Наименование организации-перевозчика и его ОКПО

Если перевозку осуществляет поставщик, то нужно указать, что грузоотправителем является организация-поставщик и его ОКПО.

Телефон организации-перевозчика;
Банковские реквизиты расчетного счета организации-перевозчика;
Место приемки оборудования - наименование организации, ее структурного подразделения, адрес;
Способ доставки - вид транспортного средства (например, Грузовой автомобиль ГАЗ 3302) и его номерной знак;
Реквизиты транспортной накладной - серия, номер и дата;
Указать наличие или отсутствие транспортной пломбы;
Указать сведения о месте и времени приемки оборудования - адрес, дата и время начала и окончания приемки;
Номер и дату составления акта по форме ОС-14;
Дата принятия оборудования к учету (обычно совпадает с датой приемки);
Номер счета и субсчета бухучета, номер амортизационной группы, код ОКОФ, порядковый номер по учету.

На втором листе формы необходимо указать данные о поступившем оборудовании и о комиссии, которая производит его приемку.

Для поступившего оборудования обязательными реквизитами являются:

Наименование;
Заводской номер изготовителя;
Марка оборудования;
Единица измерения;
Вид упаковки - в какой упаковке оно поступило или без упаковки;
Количество мест или штук отправлено;
Масса;
Стоимость за единицу и общая стоимость по данному наименованию;
Количество мест/ штук и масса принято;
Были ли обнаружены дефекты при приемке.

се приведенные характеристики оборудования необходимо отразить в табличной части акта данной формы. Именно эти данные позволяют однозначно идентифицировать оборудование и избежать возникновения спорных ситуаций.

При составлении акта, уполномоченная комиссия должна произвести тщательный осмотр полученного оборудования и зафиксировать, следующие факты:

Целостность упаковки - повреждена или не повреждена;
Комплектность поставки, указать некомплектность при наличии;
Дать заключение по приемке и осмотру оборудования.

Обычно стандартное заключение выглядит так: «Приемка произведена при наружном осмотре, претензии по качеству могут быть рассмотрены при осуществлении монтажа». Для отражения дефектов поступающего оборудования предусмотрена другая стандартная форма дефектного акта ОС-16, которая может заполняться спустя некоторое время после приемки, так как обычно недостатки выявляются при монтаже и наладке оборудования.

Если к оборудованию прилагались сопроводительные документы - техпаспорта или иное, это надо отразить в акте в соответствующей для этого строке.

Затем, все члены комиссии должны подписать данный акт приемки, подтверждая то, что они ознакомлены и согласны с результатами осмотра оборудования. В акте обязательно указывается должность, фамилия и инициалы подписывающих его лиц, а также основание их полномочий (например, доверенность № от такой-то даты, выданной организацией-получателем). Отдельно указывается, матответственное лицо принявшее оборудование и несущее теперь за него полную ответственность с указанием должности фамилии и инициалов и его подписью, а также документ - основание подтверждающий его полномочия. Отдельно необходимо указать лицо, принимающее оборудование на ответственное хранение также с указанием должности, фамилии, инициалов и подписи этого лица. Главный бухгалтер организации, должен также завизировать этот акт приемки. Руководитель организации должен утвердить акт, поставив свою подпись на титульном листе.

Общепринятая стандартная форма для акта приемки оборудования не является теперь строго обязательной, стороны могут подписать свой вариант акта в произвольной форме. Однако, для того, чтобы исключить спорные ситуации в акте все же должны присутствовать характеристики оборудования и реквизиты сторон сделки.

Реквизиты сторон, передающих оборудование и реквизиты сделки:

название и дата составления документа;
стороны сделки - название организаций, передающей и принимающей оборудование;
факт передачи, его содержание;
количественная и стоимостная оценка передаваемого оборудования;
указание должностей, фамилий и инициалов лиц, передающих и принимающих оборудование, с указанием документов-оснований, подтверждающих их полномочия, подписи этих лиц;
документ - основание для передачи оборудования.

В акте надо указать и место приемки - это позволит принимающей стороне учесть расходы на транспортировку оборудования.

Кроме того, обязательно необходимо указать реквизиты передаваемого оборудования, которые могут его однозначно идентифицировать:

название и модель оборудования;
заводские номера;
изготовитель;
год выпуска,
количество передаваемого оборудования мест/штук;
стоимость.

В акт могут по желанию вноситься данные о техническом состоянии оборудования, дата выпуска, срок эксплуатации, износ и др.

В какой форме бы не составлялся акт, в нем необходимо зафиксировать точные реквизиты сторон и основные характеристики передаваемого оборудования, а также отклонения в количестве или стоимости, при их наличии. Обе стороны должны согласовать приемку оборудования и поставить свои подписи, что позволит избежать, спорных вопросов. Акт должен быть подписан главбухом и утвержден руководителем организации.

Информация, указанная в акте приемки, является основанием для принятия оборудования к учету, а это влияет затем на итоговую отчетность, как передающей оборудование организации, так и принимающей. Заметим, что по данным бухучета потом происходит и налогообложение, а значит вносить исправления, потом будет весьма проблематично.

В момент заключения сделки купли-продажи, стороны принимают права и обязанности, обозначенные в условиях договора. Поставка оборудования по договору подтверждается актом приема-передачи. При продаже оборудования не достаточно его просто привести и разгрузить, должен быть составлен акт приемки, который подписывает специально для этого уполномоченная комиссия. В состав комиссии могут входить привлеченные технические эксперты. При приемке должен быть произведен тщательный осмотр оборудования, должна быть осуществлена его техническая проверка, тестовый запуск.

Приемка технически сложного оборудования может производиться и поэтапно. Если в момент доставки оборудования нет возможности произвести его тщательное обследование, то оно передается на основании простого осмотра и проверки его соответствия с сопроводительной документацией. Тогда, сначала оформляется предварительный акт с указанием того, что совершен только предварительный внешний осмотр. Окончательная приемка оформляется после проведения необходимого качественного обследования. В таком случае, на каждом этапе составляются и подписываются соответствующие акты с указанием проводимых мероприятий. На всех этапах приемки, комиссия фиксирует наличие или отсутствие дефектов, соответствие заявленным в договоре купли-продажи техническим характеристикам. Соответствие актива или несоответствие сопроводительной технической документации. Отсутствие или наличие поломок и необходимость проведения ремонтных работ.

Проверочные мероприятия и подписание актов должно производиться в присутствии всех уполномоченных лиц. В актах не должно быть исправлений или ошибок. Акт оформляется с обязательным указанием об отсутствии или наличии неисправностей у принимаемого оборудования. К актам приемки могут прилагаться дополнительные экспертные заключения, техническая документация и др. Подписи всех уполномоченных членов комиссии ставятся только тогда, когда процесс приемки окончен и ни у кого нет претензий или разногласий по передаваемым активам.

Правильно оформленные акты приемки помогут учесть покупателю все дополнительно понесенные расходы на транспортировку оборудования, монтаж, ремонт и др.

Заметим что, хотя, имеющиеся законодательные возможности использовать произвольные акты приемки, обычно используют стандартные формы, так как в них четко обозначены основные ключевые моменты передачи оборудования. Правильное и точное заполнение всех необходимых позиций стандартных документов, позволит вам избежать многих спорных и конфликтных ситуаций.

Вместе с оборудованием, обязательно должны передаваться технические документы на него (техпаспорт и др.), а также сопроводительные документы (товарные и транспортные накладные и др.).

Подписание акта, означает, что актив принят на записанных в договоре купли-продажи условиях, в том техническом состоянии в котором покупатель обязался передать его по договору. Акт о приемке актива новым владельцем, дает основание продавцу снять актив со своего учета и оформить его выбытие.

Стандартная форма ОС-14, обычно заполняется при первичной приемке оборудования и служит основанием для принятия к учету. После проведения первичной приемки оборудования оно может быть направлено на монтаж. Если представитель подрядной монтажной организации входит в состав комиссии при приемке, то он также подписывает акт ОС-14 и тогда акт ОС-15 можно не составлять. Если оборудование передается подрядной монтажной организации позже, то составляется дополнительно акт ОС-15. Если в процессе монтажа и наладки оборудования выявляются дефекты, то составляется дефектный акт ОС-16.

Кроме того, акт ОС-14 на практике является документом, подтверждающим факт принятия оборудования подрядной монтажной организацией, принимающей его на ответственное хранение для произведения монтажных работ.

Стандартная форма акта, позволяет также отразить поступление оборудования по данным поставщика (масса, количество) и состояние фактически принятого оборудования. Комиссия, проводившая приемку должна сделать свое заключение и это также должно отразиться в акте. В акте можно общий вид оборудования, его техническое состояние и необходимость его ремонта.

Форма акта также предусматривает, четкое указание всех ответственных лиц и правомочность их действий.

Заключение

Акт приема-передачи позволяет документировать факт передачи оборудования от одного хозяйствующего субъекта другому. Кроме того, в этом документе можно и нужно отразить технические, качественные и количественные характеристики передаваемых активов по данным поставщика и фактическое состояние активов на момент осуществления их приемки. В акте отражается и техническое соответствие активов требованиям, указанным в договоре купли-продажи, так как этот документ обычно является его неотъемлемой частью.

В акте следует обязательно указать заводские номера и марку поступившего оборудования, сверить их соответствие при осмотре. Для оформлении акта приемки лучше использовать стандартный бланк, так как хоть он и кажется на первый взгляд излишне подробным, однако в нем обозначены основные моменты, которые нужно зафиксировать документально, принимая оборудование. Именно данные этого акта, служат основанием для правильной постановки нового оборудования на учет, принятия и обоснованности понесенных сопутствующих расходов (транспортные расходы, ремонт, монтаж, пуско-наладочные работы и др.)

В процессе осмотра оборудования при приемке, специальная уполномоченная комиссия, дает свое заключение по состоянию принимаемого оборудования, его соответствие заявленным теххарактеристикам. В состав комиссии входят члены обеих сторон сделки купли-продажи, могут быть привлечены и сторонние технические специалисты. Все члены комиссии должны подписать акт приемки и общее согласованное заключение, что иногда может быть очень важным фактом, при возникновении спорных вопросов. В завершение отметим, что акт должен быть обязательно подписан главным бухгалтером принимающей организации, утвержден директором.