Как организовать благотворительную акцию в торговом центре: пошаговая инструкция. Как организовать благотворительное мероприятие по сбору средств? День компании мероприятия без финансовых средств

В таком деле как помощь, как ни странно, нужно руководствоваться в первую очередь рассудком, а не чувствами. Как правильно представить, оформить и провести благотворительное мероприятие? Делимся опытом!

Сначала определите чёткую, прозрачную цель ивента.

Не секрет, что любая благотворительность – это прежде всего добрые намерения. Часто цели таких мероприятий описывают как «помощь» определенному сегменту или «социальная ответственность компании/общества».

На самом деле, благотворительные мероприятия должны преследовать две чёткие цели: генерировать вложения в конкретный проект и привлечь внимание к субъекту проблемы.

Как только вы осознаете это, планировать дальнейшие действия станет намного проще. Определите адресатов вашего проекта чётко – чем конкретнее те, кто нуждается в помощи, тем вероятнее им помогут.

Выделите главные условия участия и сделайте их максимально прозрачными.

У вас есть проект, значит, есть цель. Дело за малым — поставить галочки в в чек-листе.

• Участники
• Бюджет
• Формат
• Спонсоры и партнёры
• Медиа
• Фидбэк

1. Участники

Определите свою целевую аудиторию. Кто они, эти люди, готовые потратить своё время и ресурсы на доброе дело? Организация, частные лица, меценаты, общественность конкретного города? Не стоит даже начинать, не имея конкретных данных о предполагаемых участниках.

2. Бюджет

Основная проблема в этом пункте: прибыль, полученная от мероприятия (продажи билетов, аукционов, активностей итд.) очевидно должна превышать вложения. Вложения должны быть достаточными для привлечения нужного числа участников и проведения самого ивента. Придётся потрудиться и посчитать, с какого количества участников собранные средства превысят затраты на данный формат ивента на конктретной площадке.

3. Формат

Ответьте себе на один вопрос: располагая вложениями и социальной ответственностью, вы скорее посетите презентацию социально важного проекта или арт-галерею с последующей презентацией?

Вы уже знаете об участниках мероприятия, поэтому вашему креативному персоналу не составит труда выбрать необычный, но уместный формат. Главное правило: «Благотворительность не должна быть скучной!». Оставьте благотворительный ужин в прошлом, задумайтесь о благотворительном марафоне, спектакле или творческом вечере.

Сделайте всё, чтобы это был ивент, который люди действительно хотят посетить, а не должны посетить из чувства долга. Внимательно изучите площадку, следите за атмосферой и уместностью каждой детали!

4. Спонсоры и партнёры

Вот и они — те, кто помогут вам снизить затраты и повысить узнаваемость проекта. А значит, получить больше средств для нуждающихся. К счастью, с каждым годом всё больше компаний участвует в социально-значимых проектах и благотворительности.

Не бойтесь также адресовать своё предложение подрядчикам, некоммерческим организациям и фондам. Если вы проводите масштабное мероприятие – вам с радостью помогут волонёры. Главное, чтобы все они вовремя узнали о вашем ивенте. Всё, что потребуется от вас – благодарность и паблисити.

Не забудьте вытащить из рукава свой козырь – знаменитость. Как только известный человек будет вовлечён в ваше мероприятие, увеличится трафик, информационная поддержка, имиджевые характеристики.

5. Медиа

Возвращаясь к цели благотворительного мероприятия: помимо материальной помощи огромное значение имеет привлечение внимания к проблеме. Чем больше медиа-охват вашего ивента, тем больше неравнодушных людей узнает о ситуации в конкретном детском доме или о пациентах с конкретным заболеванием.

Наиболее освещаемая в медиа проблема всегда порождает обсуждение возможных решений. Дизайн наружной рекламы, печатной продукции или тайминг в социальных сетях напрямую повлияет на количество участников и интерес к вашему проекту.

Участники охотно делятся информацией о проекте в том случае, когда они тоже получают что-то взамен: например, фото. Оригинальная фотозона творит чудеса, когда речь идет о фото в инстаграм и создании позитивного имиджа ивента.

6.Ретроспектива

Одна из ключевых составляющих, о которой многие забывают. Оцените свой ивент после завершения. Насколько ваши ожидания подтвердились реальными показателями? Соответствовал ли формат мероприятию? Что можно было изменить в тайминге? Какие трудности возникли? На эти вопросы вам помогут ответить клиент, партнёры и участники. Обязательно просите обратной связи и анализируйте!

Именно ретроспектива и анализ помогла команде «ВМЕСТЕ!» прийти к важным выводам и обеспечить идеальный баланс активностей, впечатлений и официальной части.

Целью проведения благотворительных акций является привлечение внимания максимально широких социальных слоёв к каким-либо общественным или личным проблемам.

Они могут помочь в сборе нужных средств, чтобы реализовать благотворительные проекты. Например, приют для бездомных животных или восстановление исторического памятника.Для проведения серьёзных по масштабу мероприятий крайне желательна поддержка бизнеса и сознательных людей, желающих внести вклад в доброе дело. Проще всего организовать подобную акцию официально зарегистрированным благотворительным фондам, волонтёрским движениям и крупным компаниям.

Роль бизнеса

Часто благотворительные акции проводятся в больших торговых комплексах. Мероприятие могут приурочить к какому-либо празднику или памятному дню. На День защиты детей или в новогодние праздники, желающие имеют возможность купить подарки сиротам, а на День победы могут собирать средства для помощи ветеранам.

Для осуществления акции нужно согласие владельца торгового комплекса. Чтобы выйти на контакт, можно использовать систему рассылки или сделать обращение через пресс-службу благотворительного фонда или организации. Необходимо разъяснить программу, условия проведения мероприятия, цель (что наиболее важно), способы её достижения, реклама. Руководство торгового комплекса можно привлечь, предложив выгодные рекламные условия. Можно объявить их информационным партнёром и предложить вступить в попечительский совет. Положительный имидж играет для бизнеса весьма существенную роль. Да и прибыль от проведения подобных акций у владельцев зачастую существенно увеличивается.

Роль СМИ

Сбор денег на лечение также можно осуществить при помощи благотворительного мероприятия. Благотворительные фонды при их проведении гарантируют, что люди действительно нуждаются в помощи. Фонд предоставляет банковские реквизиты, справки и документы. Обычно на сайте размещают фотографии и подробные диагнозы, сообщают, какого рода лечение необходимо. Широкомасштабная акция требует привлечения СМИ. Многие печатные издания публикуют такие объявления. Они сотрудничают исключительно с зарегистрированными организациями, поскольку могут публиковать лишь подтверждённую информацию.

Часто сами издания выступают инициаторами разовых акций во время праздников. Дети-сироты пишут письма Деду Морозу, а издания их печатают, чтобы неравнодушные читатели сами выступили в роли адресата, подарив детишкам столь долгожданные подарки.

Благотворительные акции очень важны, поскольку позволяют привлечь внимание власти и граждан к серьезным общественным и частным проблемам. Благодаря этим мероприятиям, организаторы не только собирают средства на реализацию значимых проектов, но предоставляют людям возможность делать добрые дела. Проведение таких событий возможно лишь при поддержке неравнодушных граждан, крупного бизнеса и органов власти. Особое внимание нужно уделить освещению мероприятия в средствах массовой информации.

Прежде всего, необходимо определиться с тем, в пользу кого будет проведена благотворительная акция. Исходя из этого, нужно разработать формат мероприятия: это может быть ярмарка, спортивный праздник, концерт, аукцион и многое другое. Не менее важно найти источники средств, которые позволят покрыть расходы на организацию и проведение события. Наконец, следует заручиться поддержкой СМИ, которые осветят планируемую акцию на своих сайтах и в печатных изданиях.

Проще всего организовать такое мероприятие благотворительному фонду, крупной компании или волонтерскому движению. Например, фонды зачастую проводят благотворительные акции в торговых центрах. Чаще всего эти события приурочены к каким-либо праздникам. Их суть заключается в том, что каждому желающему предоставляется возможность подготовить подарок для ребенка-сироты и передать его в детский дом, положив в специальный бокс.

Чтобы провести такую акцию, прежде всего, нужно определиться с выбором магазина или торгового центра, который примет у себя событие. Для этого подойдут и рассылки, и непосредственное общение с пресс-службой организации. Администрации центра необходимо предоставить подробное описание планируемой акции: как она будет проходить, какие цели она преследует, и на что будут направлены собранные средства.

Руководство магазина должно быть заинтересовано в том, чтобы предоставить благотворительному фонду свои площади. Его можно привлечь отличными рекламными условиями, например, предложив войти в список партнеров мероприятия или в его попечительский совет. Но это далеко не единственный потенциальный «выигрыш» торгового центра: участие в благотворительности способно поднять имидж любого бизнеса. Кроме того, замечено, что в дни проведения различных акций у магазинов значительно увеличивается количество покупателей.

Другой тип благотворительных мероприятий – сбор средств на лечение. Фонды, которые организуют такие акции, гарантируют, что средства будут направлены по назначению и что они действительно необходимы. Как правило, благотворительные организации размещают на своих сайтах фотографии больных людей, сопровождающиеся подробным описанием поставленного диагноза и необходимого лечения. Также объявление обязательно должно содержать расчетный счет или иные реквизиты для перечисления денег. В более масштабном варианте к акции подключаются еще и СМИ. Объявления о сборе средств на лечение можно встретить сегодня во многих крупных газетах и журналах. Они сотрудничают только с фондами, потому что могут публиковать достоверную информацию.

Однако и сами печатные издания также могут провести благотворительную акцию, причем как в сотрудничестве с фондами, так и без их посредничества. Во втором случае СМИ сами передают собранные средства нуждающимся. Обычно такие мероприятия носят разовый характер и приурочены к праздникам. Например, в некоторых газетах перед Новым годом публикуются письма детей-сирот, адресованные Деду Морозу. Каждый читатель, прочитав послание, может приобрести «правильный» подарок и отправить его ребенку, оставшемуся без попечения родителей.

Благотворительную акцию можно организовать и в своем офисе. Для этого необходимо связаться с благотворительным фондом или волонтерской организацией, курирующей детские дома, больницы или дома престарелых. Приурочить мероприятие можно к какому-либо празднику. Волонтеры привезут письма от своих подопечных, в которых те рассказывают, какого подарка ждут. А сотрудники компании смогут приобрести все необходимое или перечислить пожертвования на банковский счет фонда.

Организация благотворительных акций – это совсем не сложно. Самое главное – четко определиться с тем, каковы цели и задачи столь важного события.

Ирина Гончарова
Фото: insales.ru, bfrenova.ru, shkolazhizni.ru

Читайте также

Когда приход начинает организацию социальной деятельности он нередко сталкивается с тем, что большинству подопечных в первую очередь необходима материальная помощь. Эффективным способом сборов вещей и пожертвований является проведение благотворительных акций. Как провести благотворительную акцию в торговом центре и с чего начать, расскажем в сегодняшнем материале. Информация подготовлена Синодальным отделом по церковной благотворительности и социальному служению по материалам VII Общецерковного съезда по социальному служению.

Необходимо выяснить нужды ваших подопечных и составить четкий список требуемых вещей, разделив их на понятные блоки: одежда, продукты питания, лекарства, лечение, обучение и т.д. Все, что по списку можно собрать вещами, надо собирать именно так, а денежные пожертвования беречь для тех расходных статей, которые невозможно оплатить другим способом. Например, медицинские услуги, лекарства (их можно принимать в дар только от фармакологических компаний, в которых вы уверены), оплата работы штатных сотрудников проекта и т.п.

Проведение акции:

Вариант 1: Акция в торговой точке, которая проводится силами самой торговой точки В качестве торговой точки могут выступать торговые центры, магазины продуктов или потребительских товаров, минимаркеты, супермаркеты, гипермаркеты, рынки и т.д. Этот вариант работает очень эффективно в случае, если руководство торговой точки проявляет явную заинтересованность в проведении акции, готовность напечатать и разместить рекламные материалы, привлечь к участию своих сотрудников. Последнее условие является ключевым для успеха мероприятия. Особенно эффективно проводить такую акцию «марафоном», например, в течение двух недель подряд.

Что потребуется от Вас:

1. Договориться с торговой точкой (сетью магазинов, супермаркетом и т.п.) о проведении акции.

Как правило, переговоры идут успешнее, если действовать через «ближний круг» - знакомых, знакомых друзей и т.п. Исследования показывают, что в благотворительной сфере люди очень доверяют рекомендациям близких людей. «Холодные» переговоры с нуля тоже могут быть успешными, но требуют гораздо больше времени и сил.

2. Помочь торговой точке с составлением объявлений и информационных листовок о проходящей акции.

Удостовериться, что в инфо материалах указана цель (кому и для чего помогаем), даты и время проведения акции, указан понятный список того, что покупатели могут купить в этом магазине, и определено место, где пожертвование можно оставить. Например, это могут быть специальные контейнеры в прикассовой зоне на выходе из торгового зала. Желательно также установить на кассах небольшие ящики для приема денежных пожертвований. Обязательно их опечатать и тщательно закрепить. Ящики должны находиться под пристальным надзором охраны магазина.

В листовках также должен присутствовать ваш логотип, название организации и контакты, чтобы формировалась узнаваемость ваших проектов, и повышалось доверие участников.

3. Договориться с руководством торговой точки о том, что все сотрудники будут проинформированы об акции и ее условиях.

При необходимости окажите содействие в составлении памятки-инструкции для сотрудников: краткое и четкое описание, кому и зачем собирается помощь, что за организация ведет проект, как будут переданы и распределены пожертвования и т.п. Очень важно, чтобы продавцы-консультанты в торговых залах и кассиры вежливо и доброжелательно приглашали посетителей магазина участвовать в акции. В этих же целях в прикассовой зоне и на входе в торговый зал, в тех местах магазина, где присутствуют необходимые вам товары, важно разместить объявления/листовки про акцию со списком необходимых вещей.

4. Анонсировать акцию на всех доступных сайтах, в соцсетях, развесить объявления на территории храмов и дружественных организаций.

5. Подготовить склад (помещение достаточной вместимости) для хранения, сортировки и выдачи собранных товаров.

6. Организовать оперативный вывоз собранных вещей своими силами или при помощи торговой точки.

Этот формат наименее трудозатратен для вас. Если в акции будет задействована целая сеть супермаркетов (например, Магнит, Пятерочка, Мираторг и т.д.), эффективность будет намного выше.

Вариант 2: Акция в торговой точке, которая проводится вашими силами (сотрудники+добровольцы)

Такую акцию сложнее организовать и провести, но с ее помощью вы не только соберете пожертвования, но и сможете приобрести новых друзей и единомышленников, которые узнают о вашей деятельности, могут стать добровольцами, постоянными жертвователями и т.п.

Что потребуется от Вас: 1. Написать письмо-обращение в администрацию торгового центра, супермаркета или рынка с просьбой об организации акции на их территории. Наиболее эффективно акции проходят в крупных центрах и супермаркетах типа «Ашан», «Карусель», то есть в магазинах с большим ассортиментом и проходимостью. Но есть успешные примеры проведения таких акций и на продуктовых рынках. Для акции предпочтительны выходные дни, когда покупателей больше. Если вы планируете собирать не только товары, но и деньги для их последующего приобретения, нужно заранее обсудить это с администрацией торговой точки и получить с их стороны официальное разрешение.

2. Заранее разработать и напечатать листовки. Это ключевой момент акции. На листовке должно быть прописано, кто организует акцию (с контактной информацией), для кого собирается помощь, как в ней можно принять участие - с подробным списком необходимых товаров.

Важно заранее решить, готовы ли вы собирать и распределять одежду б/у и т.п., во время проведения акций люди часто предлагают использованные вещи в хорошем состоянии. Подготовьте ответ на этот вопрос (готовы принять или нет, куда можно привезти в другой день и кому отдать и т.п.), передайте эту информацию своим добровольцам и всем сотрудникам.

Обязательно укажите в листовках и объявлениях, как можно помочь позже, на случай если прямо сейчас у человека такой возможности нет – сайт, смс, реквизиты. Листовок должно быть много! Наиболее эффективно раздавать их на входах в торговую точку и в тех зонах торговых залов и магазинов, где расположены товары из списка необходимого.

3. Заранее разместить в торговой точке объявления, что в такой-то день (дни) будет проходить акция (это могут быть большие плакаты). Если есть возможность, в день проведения акции нужно организовать радио или видео рекламу (устные объявления о проходящей акции по громкой связи торговой точки, реклама на мониторах).

4. Заранее привлечь к проведению акции добровольцев. От их количества и подготовки зависит успех акции. Чтобы найти добровольцев, нужно разместить объявления на сайтах (например, всех приходов епархии), создать объявления и группы мероприятия в социальных сетях (там же публиковать информацию о нуждах, связанных с акцией транспорт, упаковочные материалы и т.п.). Желательно объявить информацию в храмах после богослужения о самой акции и о том, что в ней можно поучаствовать в качестве добровольцев. Очень хорошими добровольцами, как правило, становятся сестры милосердия, школьники (под присмотром родителей), студенты, молодежь храма, участники театральных кружков.

5. Назначить координатора, который будет вести запись добровольцев и отвечать на их вопросы. Добровольцы обычно не могут работать целый день, лучше делить их на группы и составить подробное расписание по времени. Координатор составляет список добровольцев так, чтобы в каждый временной интервал присутствовало достаточное количество людей.

6. Заранее провести тренинг с добровольцами и/или выдать им инструкцию о том, что они должны делать и что говорить людям. Инструкцию можно выслать для ознакомления по электронной почте. Не забудьте также взять распечатанный вариант инструкции с собой на акцию. Не все смогут прочитать ее накануне, а кто-то наверняка придет и без предварительной записи.

В инструкции нужно подробно расписать детали акции: кто организатор, даты и сроки проведения, механика участия, для кого собирается помощь, как и кому помощь будет распределяться, каким еще способом можно помочь.

Волонтеры должны знать, к кому они могут обратиться в случае возникновения вопросов, на которые они не знают ответов, понимать всю механику акции, чтобы уверенно и убедительно отвечать на вопросы посетителей.

Волонтеры должны быть доброжелательны, улыбчивы, готовы преодолеть стеснительность и не бояться общаться и раздавать листовки.

От количества розданных листовок и от доброжелательности, улыбчивости и приветливости добровольцев зависит успех акции

Методика раздачи листовок:

• Волонтеры предлагают взять листовки всем совершеннолетним посетителям торгового центра. Обращаться к посетителям нужно с улыбкой и подготовленной вступительной фразой, например, «Поучаствуйте в благотворительной акции», «Сегодня у нас проходит благотворительная акция».
• Подходить к человеку лучше немного сбоку, не в лоб - это смущает и подсознательно воспринимается как агрессия.
• Не нужно пытаться выбирать из потока «доброжелательные лица», а просто обращаться ко всем посетителям, находящимся в радиусе примерно 1.5 метров.
• НЕ нужно проявлять излишнюю настойчивость
• НЕ расстраивайтесь, если человек среагировал недоброжелательно или агрессивно (такое случается редко, но все же бывает). Подбадривайте новичков – сотрудников и добровольцев.
• НЕ нужно «лечить» и убеждать в своей правоте тех, кто начинает критиковать благотворительность, политическую ситуацию в мире и т.п. В этом случае надо вежливо попрощаться и отойти, продолжая раздавать листовки другим посетителям.
• Если вы проводите акцию в большой торговой точке, лучше прекратить раздачу листовок за час до завершения акции. Иначе покупатели могут выйти из магазина позже, чем ваш информационный стенд закончит свою работу и прием товаров.
• Для раздачи листовок выставляйте добровольцев по несколько человек. В команде им будет веселее и смелее общаться с посетителями торговой точки. Но главное чтобы между собой они не общались на отвлеченные темы.
• После окончания акции пройдите по торговой точке и соберите остатки листовок с торговых рядов, лавочек, прилавков и пустых покупательских корзин. Это оставит хорошее впечатление у администрации торговой точки.

7. В день проведения акции на выходе с рынка или торгового центра, за кассами в супермаркетах (т.е. в зоне выхода из торгового зала на хорошо видном и достаточно свободном месте) нужно установить информационный стенд.

Стенд должен включать в себя стол с информационными материалами, опечатанный ящик для денежных пожертвований (его нельзя оставлять без присмотра!), баннер/ролл-ап или просто большой плакат, привлекающий внимание посетителей, тележки (или ящики) для сбора вещей (можно попросить у супермаркета на время проведения акции), где люди могут оставлять приобретенные товары и задавать вопросы. У стенда должен присутствовать представитель организации и хорошо информированные добровольцы, которые смогут правильно объяснить, как стать добровольцем, куда и кому будет направлена помощь, кто организует мероприятие, как можно помочь после окончания акции.

Посетителям, сделавшим пожертвование (денежное или вещевое), желательно дарить какой-нибудь маленький сувенир, который будет напоминать им про вашу организацию (это может быть магнит, карманный календарь, значок и т.п.) и листовку с информацией о том, как с вами связаться и чем можно помочь в дальнейшем.

Очень желательно вести запись наиболее активных участников, готовых в дальнейшем оказывать добровольческую и денежную помощь. Обязательно сохраните их контакты (в первую очередь, адрес электронной почты), это ваша база благотворителей.

Через некоторое время после проведения акции (в ближайшие две недели) обязательно вышлите им письма с благодарностью и кратким отчетом, сколько было собрано помощи, как она была передана нуждающимся. Особенно сильное впечатление производит грамотный фотоотчет о выдаче помощи. В конце письма оставьте контакты вашей организации и информацию о том, как можно помочь прямо сейчас, например, ссылку на страницу сайта со способами пожертвования, номер и формат смс-пожертвования.

8. После проведения акции нужно вывезти все собранные вещи с территории торгового центра или рынка.

Вывозить собранное можно силами добровольцев частями в течение дня или все сразу в конце дня после завершения акции (для этого нужно предусмотреть машину большей вместимости). Если вы выбрали второй вариант и собранных мешков с вещами очень много, можно договориться с торговым центром о предоставлении помещения под складирование вещей в течение дня.

9. До проведения акции заранее нужно найти и подготовить помещение склада, где будут впоследствии храниться и сортироваться собранные товары.

10. После завершения акции обязательно нужно поблагодарить администрацию торговой точки, а также разместить на своем сайте фотоотчет и рассказ (с благодарностью торговой точке и всем, кто оказал содействие в организации и проведении, в том числе добровольцев можно перечислить по именам), сколько было собрано вещей и денег, как они будут использованы.